時(shí)間：2023-06-19 16:29:48
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關(guān)鍵詞：中小企業(yè)；合同管理系統(tǒng)；設(shè)計(jì)；研發(fā)
由于我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展處于重要的轉(zhuǎn)型期，而國(guó)家也加強(qiáng)對(duì)中小企業(yè)扶持的力度，在此背景下，我國(guó)的中小企業(yè)獲得了良好的發(fā)展機(jī)遇，這對(duì)中小企業(yè)而言，需要進(jìn)一步抓住其機(jī)遇而更好地發(fā)展和強(qiáng)大，從而為我國(guó)經(jīng)濟(jì)穩(wěn)定上升注入新的力量。其中是企業(yè)的合同管理是一項(xiàng)十分重要的任務(wù)，這不僅直接和企業(yè)經(jīng)營(yíng)狀況有十分密切的關(guān)系，而且也是企業(yè)在實(shí)踐工作中能夠需要高度重視的方面，合同涉及到企業(yè)發(fā)展過程中的直接利益。因此，本文從合同的基本含義人手分析當(dāng)前中小企業(yè)如何在管理方面設(shè)計(jì)系統(tǒng)，進(jìn)一步提升中小企業(yè)在合同管理方面的能力。
1.概述合同的含義
根據(jù)我國(guó)民法規(guī)定中對(duì)合同所給出的定義可知，合同有狹義與廣義，廣義合同指的是民事主體（兩個(gè)或者以上）就某件事而設(shè)立、變更以及終止權(quán)利義務(wù)的協(xié)議；而狹義合同的含義則指的是債權(quán)合同，民事主體（兩個(gè)或者以上）設(shè)立、變更以及終止債權(quán)的協(xié)議，也將其稱之為民事合同。這是保護(hù)當(dāng)事人權(quán)益的重要的文件，同時(shí)對(duì)維護(hù)良好的經(jīng)濟(jì)秩序和促進(jìn)社會(huì)和諧等方面具有重要意義。在當(dāng)前經(jīng)濟(jì)體制下，各個(gè)市場(chǎng)主體都需要通過一定的方式保護(hù)自己的權(quán)益，然而企業(yè)作為重要的市場(chǎng)主體，更需要在生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)中加強(qiáng)管理合同，從而使得企業(yè)自身利益不會(huì)受到威脅。
2.分析中小企業(yè)在合同管理方面存在的問題
當(dāng)前，我國(guó)許多中小型的企業(yè)對(duì)合同管理基本是依靠人工，例如通過簡(jiǎn)單的Word和Excel辦公軟件對(duì)企業(yè)中的各種合同進(jìn)行處理、歸檔以及統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)等，通過這種方式管理合同存在許多的問題，第一，如文檔整理和管理具有一定的困難性，因?yàn)椴捎卯?dāng)前中小企業(yè)所簽訂的紙質(zhì)合同基本是一式三份，然而企業(yè)管理的方式基本采用的是直接保存原件，這種方式在長(zhǎng)時(shí)間保存工作中將難以保障合同的完整性，可能會(huì)出現(xiàn)蟲蛀等問題，從而影響了合同的質(zhì)量。此外，由于人工保存合同還會(huì)導(dǎo)致查閱工作帶來不便性的問題，如查閱時(shí)需要花費(fèi)大量時(shí)間，從而造成時(shí)間浪費(fèi)的問題。第二，合同管理工作難度大，由于中小企業(yè)在發(fā)展過程中和不同的對(duì)象之間會(huì)建立合同管理，此時(shí)企業(yè)中的合同將會(huì)越來越多，而采用傳統(tǒng)的方式管理合同，工作人員只能是通過手工的方式將合同中的內(nèi)容錄入文檔中，這就增加了管理人員的工作量，再者由于管理人員每天處理大量，難免會(huì)出現(xiàn)一些誤差，這不僅導(dǎo)致企業(yè)中利益難以得到保護(hù)，而且嚴(yán)重的情況下還會(huì)對(duì)企業(yè)發(fā)展帶來較大的困難。第三，合同信息匯總存在較大的困難，由于中小企業(yè)在合同管理工作中主要采用的手工的方式，然而企業(yè)各個(gè)部門中所需要的合同不同、簽訂的合同也存在較大的差異性，因此，對(duì)于合同管理人員而言，他們對(duì)合同進(jìn)行匯總過程中存在較大的難度，例如需要耗費(fèi)大量的時(shí)間，這對(duì)企業(yè)發(fā)展中做出重要的決策帶來不良影響。第四，對(duì)合同管理過程中沒有有效的預(yù)警機(jī)制，例如運(yùn)用傳統(tǒng)的合同管理方式難以有效掌握合同內(nèi)容的執(zhí)行情況，尤其是其中的結(jié)款情況，并沒有通過良好的方式進(jìn)行控制和預(yù)警珂，這就難以準(zhǔn)確掌握當(dāng)前合同內(nèi)容的執(zhí)行情況，從而對(duì)企業(yè)準(zhǔn)確預(yù)測(cè)某個(gè)項(xiàng)目的收支情況沒有提供有效幫助，這對(duì)企業(yè)發(fā)展中掌握資金流以及運(yùn)作資源等帶來許多問題。
3.結(jié)合信息技術(shù)而設(shè)計(jì)合同管理的系統(tǒng)
由于當(dāng)前我國(guó)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展越來越快，再加上國(guó)家對(duì)中小企業(yè)的扶植力度較大，因此，我國(guó)許多中小企業(yè)在發(fā)展中就積極參與各種不同的市場(chǎng)主體合作，其中就需要通過簽訂合同的方式保證雙方的利益，這就需要企業(yè)做好合同管理的工作。而現(xiàn)代化的技術(shù)管理過程中，需要結(jié)合中小企業(yè)的實(shí)際情況而設(shè)計(jì)合同管理的系統(tǒng)，本文中主要是采用的是面向?qū)ο蠓绞竭M(jìn)行分析，運(yùn)用信息技術(shù)而提升合同管理的效率。中小企業(yè)采用這一系統(tǒng)可以在合同管理過程中實(shí)現(xiàn)如下的目標(biāo)：第一，監(jiān)控好合同的工作進(jìn)度，并根據(jù)良好的工作狀態(tài)而對(duì)實(shí)時(shí)監(jiān)控企業(yè)中各個(gè)不同的工作情況，例如根據(jù)合同執(zhí)行進(jìn)度等；第二，充分明確合同雙方的責(zé)任情況，通過面向?qū)ο蟮姆绞皆O(shè)計(jì)合同管理的系統(tǒng)，可以更好地幫助合同當(dāng)事人更好地履行合同，同時(shí)也能夠增加合同履行合同當(dāng)事人的責(zé)任感。而在企業(yè)中則可以通過這種方式而不斷明確各個(gè)崗位工作權(quán)限，一方面是防止工作人員出現(xiàn)越權(quán)的情況，另一方面則是進(jìn)一步明確合同的責(zé)任，并能夠落實(shí)到對(duì)應(yīng)的人中，這對(duì)解決合同中的協(xié)同問題帶來一定的幫助；第三，減少企業(yè)合同管理的開支，同時(shí)也能夠促使企業(yè)降低成本。
4.分析合同管理的系統(tǒng)設(shè)計(jì)情況
本文根據(jù)當(dāng)前我國(guó)中小企業(yè)發(fā)展的特點(diǎn)和企業(yè)中的組織結(jié)構(gòu)，而設(shè)計(jì)合同管理的系統(tǒng)。具體的工作模塊請(qǐng)見圖1所示。
4.1分析企業(yè)市場(chǎng)部合同管理的情況
由于企業(yè)中的市場(chǎng)部在合同簽訂之后才能夠更好地便于其他部分開展工作，此時(shí)，市場(chǎng)部在合同管理中所需要完成的任務(wù)有：發(fā)放合同登記表格、合同報(bào)批以及作廢處理等。合同登記是企業(yè)中的市場(chǎng)專員在掌握企業(yè)的業(yè)務(wù)的情況而在企業(yè)合同管理的系統(tǒng)中補(bǔ)充空白項(xiàng)，并根據(jù)合同的種類而進(jìn)行編號(hào)和保存。在此管理系統(tǒng)中就可以便于管理人員找出對(duì)應(yīng)業(yè)務(wù)的合同，并實(shí)時(shí)掌握合同的執(zhí)行情況。
4.2分析企業(yè)業(yè)務(wù)部合同管理的情況
企業(yè)市場(chǎng)部在簽訂合同條款之后，其業(yè)務(wù)部主管就可以安排企業(yè)中的相關(guān)人員根據(jù)合同內(nèi)容而完成對(duì)應(yīng)的工作內(nèi)容，同時(shí)也是實(shí)際履行合同義務(wù)的重要體現(xiàn)。其中業(yè)務(wù)部分在工作分配中，則需要主管人員更好地掌握合同內(nèi)容，并做到嚴(yán)格遵守合同要求。計(jì)劃報(bào)批指的是業(yè)務(wù)員根據(jù)自己負(fù)責(zé)工作的情況而掌握信息系統(tǒng)中的合同登記的情況，然后將具體的工作進(jìn)度交給企業(yè)中對(duì)應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批，尤其是在重大的項(xiàng)目中，業(yè)務(wù)員就需要即使將問題報(bào)告至主管領(lǐng)導(dǎo)，并根據(jù)工作情況而提出對(duì)應(yīng)的意見。
4.3分析企業(yè)綜合部對(duì)合同管理的情況
由于企業(yè)的綜合部在工作中所涉及的內(nèi)容較多，例如合同登記、蓋章處理、發(fā)票登記、業(yè)務(wù)人員的績(jī)效登記、收費(fèi)登記、報(bào)告登記以及發(fā)票作廢處理等。其中合同蓋章指的是工作人員根據(jù)企業(yè)中市場(chǎng)部和業(yè)務(wù)部的情況而對(duì)其中的合同進(jìn)行集中蓋章處理，并在合同管理的系統(tǒng)中及時(shí)做好登記。而開具發(fā)票則主要指的是履行合同中對(duì)發(fā)票情況的登記，在合同管理的系統(tǒng)中能夠便于今后工作查閱，進(jìn)而提升工作效率。此外，績(jī)效登記就是按照合同中的所設(shè)計(jì)的績(jī)效而發(fā)放給員工對(duì)應(yīng)的獎(jiǎng)金，這在系統(tǒng)中能夠透明化的展示出來。
4.4企業(yè)中工作審核
在合同管理的系統(tǒng)，可以增加幾個(gè)不同的模塊，例如合同審核、計(jì)劃審核、鑒證類以及服務(wù)類的工作計(jì)劃等，從而便于工作人員做好對(duì)應(yīng)的工作檢查，進(jìn)而提升合同管理的工作效率。
4.5合同y計(jì)和查詢模
在合同管理過程中還涉及對(duì)查詢工作和統(tǒng)計(jì)工作，此時(shí)在合同系統(tǒng)中就可以便于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)適時(shí)根據(jù)自己的工作情況而掌握企業(yè)中的合同的執(zhí)行情況，例如對(duì)于已簽訂的合同，則可以在管理系統(tǒng)中通過已簽?zāi)K中進(jìn)行查詢。
4.6系統(tǒng)維護(hù)
隨著企業(yè)中合同數(shù)量不斷增加，各個(gè)模塊所包含的業(yè)務(wù)也會(huì)增加，因此，在管理合同中就需要定期維護(hù)這些系統(tǒng)，例如做好數(shù)據(jù)備份以及恢復(fù)的工作等。
5.分析企業(yè)中合同管理的工作流程
第一，市場(chǎng)部在軟件系統(tǒng)中完成合同登記，主要包括合同的編號(hào)、領(lǐng)取時(shí)間、領(lǐng)取人、合同發(fā)放人（這可以自動(dòng)填寫）、回收提醒等。第二，員工領(lǐng)用登記，其基本信息如名稱、聯(lián)系人、分局、工商執(zhí)照號(hào)等。第三，業(yè)務(wù)部收回從系統(tǒng)中發(fā)出的合同情況，然后將這些紙質(zhì)的合同進(jìn)行核查，沒有發(fā)現(xiàn)問題之后再將系統(tǒng)中的信息補(bǔ)充完整，此時(shí)可以通過附件的形式或者是電子稿的形式而在合同管理的系統(tǒng)進(jìn)性報(bào)批，只有當(dāng)企業(yè)中批復(fù)人同意之后，此合同才能夠進(jìn)入系統(tǒng)中，而工作人員才可以在查閱合同中找到對(duì)應(yīng)的合同編號(hào)。第四，企業(yè)中的綜合部主要是在系統(tǒng)中沒有充分顯示的位置處設(shè)置合同催款，并提示具體的時(shí)間，從而便于綜合部更好地開展工作。
勞動(dòng)合同是處理勞動(dòng)爭(zhēng)議的重要依據(jù)，勞動(dòng)合同的管理是處理勞動(dòng)爭(zhēng)議的重點(diǎn)工作。自1995年1月1日《勞動(dòng)法》實(shí)施起，國(guó)有企業(yè)實(shí)施人全員勞動(dòng)合同制已經(jīng)十多年了，取得了一定的效果，但管理方面還存在諸多不足：
其一，意識(shí)淡薄，觀念陳舊。由于員工在實(shí)施全員勞動(dòng)合同制時(shí)，對(duì)勞動(dòng)合同的責(zé)權(quán)利認(rèn)識(shí)不夠，認(rèn)為自己在企業(yè)已工作多年，勞動(dòng)合同只是履行一個(gè)手續(xù)罷了，未能真正理解勞動(dòng)合同的含義，未能真正認(rèn)識(shí)到勞動(dòng)合同雙方當(dāng)事人的權(quán)利義務(wù)、勞動(dòng)合同對(duì)保護(hù)勞動(dòng)者的合法權(quán)益、促進(jìn)企業(yè)持續(xù)發(fā)展的重要意義。
其二，勞動(dòng)合同期限的分布不合理。勞動(dòng)合同期限在勞動(dòng)合同管理中起著重要作用，不同期限的分布決定著不同的管理辦法。簽訂的中長(zhǎng)期勞動(dòng)合同及無固定期限勞動(dòng)合同所占比例過高，大中專及年輕員工簽訂的勞動(dòng)合同期限較短。
其三，管理不到位，水平待提高。1995年《勞動(dòng)法》實(shí)施，由于國(guó)家的有關(guān)配套文件還未完善，因此當(dāng)時(shí)簽訂勞動(dòng)合同的文件依據(jù)不是很全面，對(duì)勞動(dòng)合同的約束力認(rèn)識(shí)不夠，管理不到位，造成企業(yè)勞動(dòng)合同未及時(shí)簽訂、變更、續(xù)訂、終止、解除勞動(dòng)合同等情況。此外，有的企業(yè)對(duì)勞動(dòng)合同的管理還停留在依靠手工臺(tái)帳管理的水平，管理內(nèi)容僅為勞動(dòng)合同期限的常規(guī)管理，未能實(shí)現(xiàn)人力資源的優(yōu)化配置功能。
強(qiáng)化員工的合同意識(shí)。勞動(dòng)合同簽訂后，要適時(shí)對(duì)員工進(jìn)行政策宣傳，使員工理解勞動(dòng)合同制的真正含義，從根本上扭轉(zhuǎn)員工的意識(shí)觀念，通過員工身邊發(fā)生的具體事例進(jìn)行分析說明，轉(zhuǎn)變思想觀念，提高員工對(duì)勞動(dòng)合同的認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)員工維權(quán)的意識(shí)。
克服思維定勢(shì)的影響。長(zhǎng)期的固定工制度對(duì)員工的要求是：要做用人單位一塊磚，東西南北任挑選；要做企業(yè)的螺絲釘，那里需要那里擰，由此形成企業(yè)管理者要求員工必須無條件地服從組織調(diào)動(dòng)的思維定勢(shì)。勞動(dòng)合同法全面實(shí)施后，對(duì)于員工的流動(dòng)，不再是被動(dòng)服從，員工的流動(dòng)須經(jīng)雙方協(xié)商一致。因此，企業(yè)管理者必須按勞動(dòng)合同法進(jìn)行規(guī)范操作，以提高勞動(dòng)合同管理效率，避免勞動(dòng)爭(zhēng)議的發(fā)生。
加強(qiáng)日常管理，提高管理水平。勞動(dòng)合同管理作為目前勞動(dòng)人事部門的一項(xiàng)重要工作內(nèi)容，必須依法制定切實(shí)可行的規(guī)章制度，對(duì)勞動(dòng)合同管理的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行具體規(guī)定，加強(qiáng)管理，責(zé)任到人，保證勞動(dòng)合同管理工作的順利進(jìn)行。
合同期限短期化，控制增量，提高員工素質(zhì)。通過勞動(dòng)合同期限對(duì)員工產(chǎn)生心理壓力，可促進(jìn)員工提高自身素質(zhì)，增強(qiáng)選擇勞動(dòng)合同限期類型主動(dòng)性。勞動(dòng)合同短期化是目前的趨勢(shì)，勞動(dòng)合同短期化后為企業(yè)和員工的雙向選擇提供了良好的基礎(chǔ)。企業(yè)新招聘的員工，如果是技術(shù)含量低、可替代性強(qiáng)的簡(jiǎn)單勞動(dòng)崗位，企業(yè)初次與其訂立勞動(dòng)合同可以只簽訂期限為一年的勞動(dòng)合同，可根據(jù)員工一年來的業(yè)績(jī)來確定是否與其續(xù)訂勞動(dòng)合同，也可把臨時(shí)性、輔或者替代性的工作崗位實(shí)行勞務(wù)派遣，讓大眾化的員工能進(jìn)能出，控制增量，提高員工整體素質(zhì)。
合同期限長(zhǎng)期化，增強(qiáng)企業(yè)凝聚力。雖然勞動(dòng)合同短期化是目前的趨勢(shì)，但也不能片面追求勞動(dòng)合同的短期化，在執(zhí)行過程中還要具體問題具體分析。由于國(guó)有企業(yè)成立時(shí)間較長(zhǎng)，大多數(shù)勞動(dòng)者都1995年固定工轉(zhuǎn)制時(shí)的員工，這些員工大部分是企業(yè)成立時(shí)的元老，企業(yè)工作年限長(zhǎng)達(dá)十余年，在1995年實(shí)行勞動(dòng)合同制時(shí)與企業(yè)所簽訂的勞動(dòng)合同為無固定期限勞動(dòng)合同，勞動(dòng)合同終止為這些員工正式退休時(shí)間。再者從國(guó)有企業(yè)員工勞動(dòng)合同簽訂具體期限上看，反映出勞動(dòng)合同期限與員工文化程度成反比，員工文化程度的高低基本體現(xiàn)了一個(gè)企業(yè)的素質(zhì)水平，因此在勞動(dòng)合同的管理應(yīng)根據(jù)實(shí)際具體問題具體分析。
長(zhǎng)期無固定期限勞動(dòng)合同是指只約定勞動(dòng)合同終止條件而未規(guī)定勞動(dòng)合同的終止時(shí)間，它并不是過去固定工的延續(xù)，對(duì)于無固定期限勞動(dòng)合同不能與以前的固定工概念混淆，通過加強(qiáng)對(duì)無固定期限勞動(dòng)合同終止解除條件的約定，實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)管理，只要出現(xiàn)《勞動(dòng)合同法》第十九條規(guī)定的條件之一者，企業(yè)就可以終止員工與企業(yè)簽訂的其勞動(dòng)合同。由于大多數(shù)與企業(yè)簽訂無固定期限勞動(dòng)合同的員工，由于在企業(yè)工作的時(shí)間較長(zhǎng)，具有豐富的生產(chǎn)經(jīng)驗(yàn)和高度的責(zé)任心，對(duì)這些員工的管理事關(guān)企業(yè)生產(chǎn)安全和穩(wěn)定，員工隊(duì)伍的穩(wěn)定，對(duì)于簽訂長(zhǎng)期勞動(dòng)合同的員工可從以下幾個(gè)方面進(jìn)行管理。
重塑主人翁意識(shí)，增強(qiáng)企業(yè)凝聚力。通過建立起長(zhǎng)期穩(wěn)定的勞動(dòng)關(guān)系，可為員工發(fā)揮主人翁作用創(chuàng)造良好的基礎(chǔ)，尤其是從事科研工作的技術(shù)骨干，必須與他們簽訂長(zhǎng)期穩(wěn)定的勞動(dòng)合同，解除這部分員工的后顧之憂，保證他們能夠充分發(fā)揮自己的主觀能動(dòng)性。在初次簽訂短期勞動(dòng)合同的員工中尋找企業(yè)所需的核心人才，并與簽訂無固定期限勞動(dòng)合同，對(duì)于素質(zhì)較好的員工，也可考慮與其簽訂期限較長(zhǎng)的勞動(dòng)合同。
有了長(zhǎng)期勞動(dòng)合同做基礎(chǔ)，培養(yǎng)員工主人翁意識(shí)，企業(yè)應(yīng)從實(shí)際出發(fā)，適當(dāng)拉開收入差距，強(qiáng)化激勵(lì)約束條件，用量化的經(jīng)濟(jì)指標(biāo)來衡量員工不同的能力和價(jià)值，在企業(yè)內(nèi)部建立能力優(yōu)先機(jī)制，提高員工對(duì)工作、生活的幸福感，只有提高員工幸福感，讓員工快樂地工作，才能更有效地激勵(lì)員工，增加企業(yè)的凝聚力。
完善激勵(lì)機(jī)制，調(diào)動(dòng)員工的積極性。激勵(lì)的作用就是激發(fā)動(dòng)機(jī)，鼓勵(lì)行為，形成動(dòng)力，使人朝著所期望的目標(biāo)前進(jìn)。人力資源是現(xiàn)代企業(yè)的戰(zhàn)略性資源，也是企業(yè)發(fā)展的最關(guān)鍵的因素，而激勵(lì)是人力資源的重要內(nèi)容。中國(guó)有句古話：是金子總會(huì)發(fā)光。但是，假如沒有適宜的激勵(lì)機(jī)制，即使是足金，也會(huì)黯然無光。
關(guān)鍵詞：企業(yè)法律顧問 合同管理 預(yù)防性合同 救濟(jì)性合同
“企業(yè)法律顧問”本既可包括身為企業(yè)雇員、擔(dān)當(dāng)法律顧問職責(zé)的工作人員,又包括依法在律師事務(wù)所執(zhí)業(yè)、受托從事企業(yè)常年或?qū)ｍ?xiàng)法律顧問工作的社會(huì)律師,但進(jìn)一步考察1997年國(guó)家經(jīng)貿(mào)委《企業(yè)法律顧問管理辦法》以及國(guó)務(wù)院國(guó)資委近年來的一系列規(guī)章,可以發(fā)現(xiàn),“企業(yè)法律顧問”似乎專指“企業(yè)內(nèi)部法律顧問”;其次,律師受聘從事企業(yè)法律顧問工作,并不對(duì)律師的身份有任何影響或產(chǎn)生一種新的律師種類。因此,本文就將所要探討的問題——“企業(yè)內(nèi)部法律顧問的合同管理”徑直表述為“企業(yè)法律顧問的合同管理”,應(yīng)該不會(huì)造成管理主體上的誤解。
一、企業(yè)合同管理的主要內(nèi)容與分類
(一)合同管理:一項(xiàng)重要的管理內(nèi)容與管理方法
和國(guó)外相似,我國(guó)企業(yè)法律顧問同樣具有廣泛的職能,可歸納為:(1)決策參與;(2)合同管理;(3)公司設(shè)立和運(yùn)行中的法律事務(wù)管理;(4)企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù);(5)訴訟管理,即運(yùn)用訴訟、仲裁、調(diào)解等手段解決已產(chǎn)生的涉及企業(yè)利益的爭(zhēng)議,維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益;(6)聘請(qǐng)社會(huì)律師為企業(yè)服務(wù),并代表企業(yè)參與工作,行使聯(lián)絡(luò)、協(xié)助以及監(jiān)督職責(zé)。
合同管理無疑是上述工作中的一項(xiàng)重要內(nèi)容,而此外的(3)至(6)項(xiàng)工作中,起草、審查、管理、監(jiān)督合同不僅不可避免,而且還是企業(yè)重要的管理手段或管理成果。因此,企業(yè)法律顧問的合同管理既是企業(yè)法律顧問本身的工作職責(zé),還是貫穿于企業(yè)管理的每一個(gè)環(huán)節(jié)(生產(chǎn)、銷售、財(cái)務(wù)、人事、權(quán)利救濟(jì)等)的管理方法,在企業(yè)法律顧問工作中占據(jù)著十分重要的地位。
(二)企業(yè)合同管理的主要分類及內(nèi)容
我國(guó)合同法學(xué)上對(duì)合同有各種理論分類,如有名合同與無名合同、要式合同與非要式合同、格式合同與非格式合同、諾成合同與實(shí)踐合同等,這些分類在法學(xué)研究層面當(dāng)然各具理論價(jià)值,但從企業(yè)實(shí)務(wù)層面來說,主要考慮將合同管理中所涉各種合同進(jìn)行如下三類劃分:
1.業(yè)務(wù)合同、勞動(dòng)合同及其他合同
視企業(yè)所在行業(yè)或經(jīng)營(yíng)范圍的差異,合同涉及本企業(yè)商品或服務(wù)正常生產(chǎn)與銷售的,則為“業(yè)務(wù)合同”。
“勞動(dòng)合同”為本企業(yè)作為用人單位與勞動(dòng)者簽訂的以勞動(dòng)用工內(nèi)容為核心的各種合同。
除了上述兩類合同以外,以本企業(yè)作為合同當(dāng)事人的任何合同均可劃入“其他合同”之列。最常見的“其他合同”有銀行借款合同、保險(xiǎn)合同、建設(shè)工程合同,以及運(yùn)輸合同、倉儲(chǔ)合同等等,其范圍十分廣泛,難以也不必逐一羅列。
2.涉外合同與非涉外合同
以本企業(yè)作為合同當(dāng)事人的合同中,如果合同含有“涉外因素”,如對(duì)方當(dāng)事人為境外主體、合同客體在境外,或者合同內(nèi)容與境外有關(guān)的,則為“涉外合同”。它們同樣可以納入上述涉外業(yè)務(wù)合同、涉外勞動(dòng)合同及其他涉外合同三項(xiàng)分類當(dāng)中。
與涉外合同相對(duì)應(yīng),不含涉外因素的合同,無論是業(yè)務(wù)合同、勞務(wù)合同還是其他合同,均為“非涉外合同”。
3.防范性合同與救濟(jì)性合同
從訂立合同的根本原因來看,企業(yè)的各種合同僅為兩類,一類是為了便于事后有約可循、操作規(guī)范、減少或避免爭(zhēng)議、防范合同風(fēng)險(xiǎn)而訂立的,另一類則是爭(zhēng)議已經(jīng)發(fā)生、為解決爭(zhēng)議而達(dá)成的各類協(xié)議。前者稱之為“防范性(或規(guī)范性)合同”,后者則為“救濟(jì)性合同”。
二、企業(yè)法律顧問在防范性合同管理中的主要工作
(一)完善合同管理制度與制定常用格式合同,發(fā)揮制度的作用與“批發(fā)性管理”的效率
凡事預(yù)則立,不預(yù)則廢。合同管理也應(yīng)重在防范,即企業(yè)法律顧問應(yīng)該擔(dān)當(dāng)防范企業(yè)法律風(fēng)險(xiǎn)的“防火員”,而不該只在風(fēng)險(xiǎn)已經(jīng)產(chǎn)生后充當(dāng)“滅火員”。不過,企業(yè)涉及的合同份數(shù)眾多、種類復(fù)雜,法律顧問人手有限,往往又難以事事參與、件件過問、款款親為、字字把關(guān)。
為了解決這一管理效率上的矛盾,首先必須從完善合同管理制度與制定格式合同開始,為企業(yè)建立或完善合同管理規(guī)章制度,發(fā)揮制度的作用與“批發(fā)性管理”的效率。相關(guān)管理制度包括:(1)交易對(duì)象審查制度。從合同相對(duì)主體究竟如何開始,弄清交易相對(duì)方的身份、狀況、資信等基本信息,做到不談、不訂連交易對(duì)象基本狀況都沒有搞清楚的糊涂合同;(2)高水準(zhǔn)格式合同使用制度。對(duì)于常用、非重大的書面業(yè)務(wù)合同,區(qū)別其性質(zhì)與種類,由企業(yè)法律顧問會(huì)同外聘社會(huì)律師制定比較規(guī)范的合同格式,供業(yè)務(wù)、勞資管理等人員在工作中經(jīng)常使用;(3)合同條款及法律講解、培訓(xùn)制度。定期為業(yè)務(wù)、勞資管理人員講解條款、研讀法律,讓他們?cè)谔岣吆贤杉帮L(fēng)險(xiǎn)意識(shí)的同時(shí),能夠真正理解有關(guān)條款的具體含義及利害關(guān)系,避免不知其所以然的機(jī)械套用;(4)合同簽訂前的最終把關(guān)制度;(5)已簽合同的企業(yè)法律顧問留存?zhèn)浒钢贫?(6)履行過程中風(fēng)險(xiǎn)出現(xiàn)或極有可能出現(xiàn)時(shí),對(duì)企業(yè)法律顧問的第一時(shí)間報(bào)告或通報(bào)制度。
(二)對(duì)于重大、復(fù)雜的業(yè)務(wù)合同,企業(yè)法律顧問必須從各個(gè)環(huán)節(jié)真正參與其中,必要時(shí)與單位外聘的常年或?qū)ｍ?xiàng)法律顧問律師協(xié)同管理
標(biāo)的較大、法務(wù)復(fù)雜、事關(guān)企業(yè)重大利益的合同,從一開始洽談時(shí)就應(yīng)該有企業(yè)法律顧問的全程參與,以便在交易對(duì)象、交易標(biāo)的、結(jié)算方式、品質(zhì)保證、合同擔(dān)保、爭(zhēng)議解決方式、訴訟管轄乃至于適用法律、合同文本等方面從嚴(yán)把關(guān),在合同簽訂、履行、協(xié)商等各個(gè)環(huán)節(jié),為企業(yè)爭(zhēng)取進(jìn)了能多的合法權(quán)益。
考慮到專業(yè)知識(shí)、執(zhí)業(yè)經(jīng)驗(yàn)等方面可能存在的局限,可會(huì)同單位外聘的常年或?qū)ｍ?xiàng)法律顧問律師進(jìn)行合同協(xié)同管理,以真正幫助企業(yè)避免法律風(fēng)險(xiǎn),維護(hù)企業(yè)最大的合法權(quán)益。
(三)注意合同簽訂、履行、協(xié)商、聯(lián)絡(luò)等環(huán)節(jié)證據(jù)的留存與收集工作
對(duì)于與合同相關(guān)的票據(jù)、文書、往來業(yè)務(wù)資料認(rèn)真收集,妥善保管;對(duì)于未能順利履行、可能發(fā)生糾紛的合同,相關(guān)往來文書必須由企業(yè)法律顧問起草與經(jīng)企業(yè)法律顧問修改發(fā)出,避免業(yè)務(wù)人員因不諳法律而可能造成的被動(dòng)局面;同時(shí),又為其后的救濟(jì)性合同管理留下證據(jù)、打好基礎(chǔ)。
三、企業(yè)法律顧問在救濟(jì)性合同管理中的主要工作
關(guān)鍵詞:勞動(dòng)合同合同管理勞動(dòng)合同制度
企業(yè)勞動(dòng)合同的管理是一種指揮、監(jiān)督、協(xié)調(diào)和控制的活動(dòng)，其目的在于通過管理，進(jìn)一步完善勞動(dòng)合同制度，有利于勞動(dòng)合同制度的正常運(yùn)行，有效發(fā)揮勞動(dòng)合同制度激勵(lì)機(jī)制作用，從而調(diào)動(dòng)職工積極性，促進(jìn)企業(yè)深化改革，提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。
1勞動(dòng)合同的含義
在現(xiàn)代社會(huì)中，勞動(dòng)關(guān)系通常以勞動(dòng)合同來確立。簽訂勞動(dòng)合同是建立勞動(dòng)關(guān)系的具體方式。所謂勞動(dòng)合同，就是職工與企業(yè)確立勞動(dòng)關(guān)系、明確雙方權(quán)利和義務(wù)的協(xié)議，是企業(yè)和職工之間確立勞動(dòng)關(guān)系的法律憑證。我們可以從以下幾個(gè)方面來理解勞動(dòng)合同這一概念。
(1)企業(yè)和職工之間建立勞動(dòng)關(guān)系，必須簽訂勞動(dòng)合同。勞動(dòng)合同一經(jīng)簽訂，就是一種法律文件，具有法律效力，就成為規(guī)范雙方當(dāng)事人勞動(dòng)權(quán)力和義務(wù)的依據(jù)，合同規(guī)定的各項(xiàng)條款雙方當(dāng)事人都必須認(rèn)真履行，否則必須承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。
(2)勞動(dòng)合同的主體是職工和企業(yè)雙方。作為勞動(dòng)合同關(guān)系當(dāng)事人一方的勞動(dòng)者，必須具備法律規(guī)定的條件，即必須達(dá)到法定的最低勞動(dòng)年齡。同時(shí)還必須具備企業(yè)根據(jù)工作需要規(guī)定的資格條件，才有可能成為勞動(dòng)合同的一方。作為勞動(dòng)合同另一方當(dāng)事人的企業(yè)，必須是依法設(shè)立的企業(yè)。
(3)勞動(dòng)合同作為確立勞動(dòng)關(guān)系的協(xié)議，其主要內(nèi)容是職工與企業(yè)雙方的責(zé)任、權(quán)利和義務(wù)。職工為企業(yè)承擔(dān)一定的工作，按企業(yè)的要求，完成勞動(dòng)任務(wù)，并遵守企業(yè)的各項(xiàng)規(guī)章制度;企業(yè)為職工提供一定的工作條件和符合國(guó)家法定標(biāo)準(zhǔn)的安全衛(wèi)生環(huán)境，付給職工相應(yīng)的報(bào)酬，保障職工享有法定合同規(guī)定的各項(xiàng)政治經(jīng)濟(jì)待遇。
2勞動(dòng)行政部門對(duì)勞動(dòng)合同管理的作用
各級(jí)勞動(dòng)行政部門是法律規(guī)定的統(tǒng)一管理勞動(dòng)合同的機(jī)關(guān)，在勞動(dòng)合同管理中占有重要地位，起著主導(dǎo)作用。
(1)統(tǒng)一管理企業(yè)勞動(dòng)合同的訂立和履行情況。各級(jí)勞動(dòng)行政部門通過經(jīng)常性的了解情況和定期分析檢查，掌握企業(yè)勞動(dòng)合同訂立和履行的全面情況，培訓(xùn)企業(yè)勞動(dòng)合同管理人員，完善企業(yè)勞動(dòng)合同的管理制度，自上而下地形成完整的勞動(dòng)合同管理網(wǎng)絡(luò)，并通過與企業(yè)建立廣泛的聯(lián)系，幫助和指導(dǎo)企業(yè)依法訂立和履行勞動(dòng)合同。
(2)廣泛宣傳勞動(dòng)合同法規(guī)，進(jìn)行勞動(dòng)合同法制教育，是企業(yè)勞動(dòng)合同管理的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作。各級(jí)勞動(dòng)行政部門應(yīng)當(dāng)擬定企業(yè)勞動(dòng)合同法制宣傳教育計(jì)劃，結(jié)合貫徹勞動(dòng)合同法規(guī)組織實(shí)施。通過舉辦學(xué)習(xí)班、研討班、培訓(xùn)班，總結(jié)推廣先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，文流信息，分析案例，組織勞動(dòng)合同法規(guī)知識(shí)競(jìng)賽等，大力宜傳勞動(dòng)合同法規(guī)知識(shí)，增強(qiáng)廣大職工的勞動(dòng)合同法律意識(shí)和觀念，增強(qiáng)執(zhí)行勞動(dòng)合同的自覺性。
(3)進(jìn)行企業(yè)勞動(dòng)合同鑒證。勞動(dòng)合同鑒證是勞動(dòng)行政部門對(duì)勞動(dòng)合同實(shí)施行政管理的有效手段，是一項(xiàng)監(jiān)督服務(wù)措施。企業(yè)勞動(dòng)合同訂立后，對(duì)于當(dāng)事人申請(qǐng)勞動(dòng)合同鑒證的，勞動(dòng)合同簽訂地或履行地的勞動(dòng)行政部門負(fù)責(zé)進(jìn)行鑒證。
(4)查處違法勞動(dòng)合同。對(duì)于違反法律、法規(guī)和國(guó)家政策的勞動(dòng)合同，由勞動(dòng)行政部門負(fù)責(zé)依法查處。勞動(dòng)行政部門在檢查勞動(dòng)法律、法規(guī)貫徹執(zhí)行情況時(shí)，對(duì)于發(fā)現(xiàn)或告知的違法勞動(dòng)合同，根據(jù)有關(guān)法律、法規(guī)的規(guī)定可以給予違法者以警告、罰款，提請(qǐng)工商行政機(jī)關(guān)吊銷營(yíng)業(yè)執(zhí)照，對(duì)有關(guān)責(zé)任人員可提請(qǐng)其主管機(jī)關(guān)給予行政處分，觸犯刑律的，要由司法機(jī)關(guān)追究刑事責(zé)任。
3建立健全企業(yè)勞動(dòng)合同的管理制度
企業(yè)勞動(dòng)合同的管理，除了勞動(dòng)行政部門主要負(fù)責(zé)外，企業(yè)的管理也是非常重要的。因此，企業(yè)應(yīng)高度重視、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，切實(shí)做好加強(qiáng)勞動(dòng)合同管理、完善勞動(dòng)合同制度的工作。
(1)建立企業(yè)內(nèi)部勞動(dòng)合同管理機(jī)制。企業(yè)內(nèi)部勞動(dòng)合同管理是建立現(xiàn)代企業(yè)制度所要求的。企業(yè)建立勞動(dòng)合同管理機(jī)制，主要應(yīng)做好3個(gè)方面的工作:一是要有管理機(jī)構(gòu)，從企業(yè)制度上保證勞動(dòng)合同的管理;二是要有專人管理，明確職責(zé)，各司其職;三是要有切實(shí)可行的規(guī)章制度，使企業(yè)對(duì)勞動(dòng)合同的管理有章可循。
(2)健全企業(yè)勞動(dòng)合同管理制度。企業(yè)勞動(dòng)合同管理的內(nèi)容一般應(yīng)包括:招聘、用人的條件和標(biāo)準(zhǔn)，崗位責(zé)任或崗位說明書，勞動(dòng)合同的訂立、變更、解除、終止和續(xù)訂的條件，勞動(dòng)合同履行情況的考評(píng)獎(jiǎng)懲制度，企業(yè)內(nèi)部勞動(dòng)合同檔案制度，勞動(dòng)合同統(tǒng)計(jì)報(bào)告制度，勞動(dòng)糾紛調(diào)解制度等。
(3)配合勞動(dòng)行政部門或主管部門做好企業(yè)勞動(dòng)合同管理工作。企業(yè)作為用人單位，與職工簽訂勞動(dòng)合同、建立勞動(dòng)關(guān)系后，除了按職責(zé)范圍對(duì)勞動(dòng)合同進(jìn)行管理外，在合同的訂立、變更、解除，合同的鑒證，合同法制教育，勞動(dòng)爭(zhēng)議處理，合同履行情況的檢查以及合同統(tǒng)計(jì)報(bào)告方面，要積極主動(dòng)配合各級(jí)勞動(dòng)行政部門做好管理工作，接受各級(jí)勞動(dòng)行政部門的管理指導(dǎo)，不斷提高管理水平。
對(duì)建筑企業(yè)來說，加強(qiáng)合同管理是企業(yè)管理活動(dòng)中非常重要的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。合同管理的強(qiáng)弱直接關(guān)系到建筑企業(yè)利潤(rùn)的高低，建筑企業(yè)必須從頭到尾注重合同管理，并進(jìn)行全面、全方位、全過程及實(shí)時(shí)、動(dòng)態(tài)的管理，無論在意向、草擬、商洽、談判過程中，還是在合同正式簽訂、生效、中間履行、再次修改、補(bǔ)充及終止、失效等過程中，都需要全過程、系統(tǒng)性地把控跟蹤，做到合同細(xì)節(jié)無小事，在終止及失效前一天，仍需要認(rèn)真執(zhí)行、履約，避免因合同履約和合同管理問題造成未履行自身義務(wù)，進(jìn)而造成損失等情況發(fā)生。
2加強(qiáng)合同管理措施
2.1加強(qiáng)合同事前管理控制
合同事前管理控制主要是指在合同正式簽署、生效前的管理控制，它是整個(gè)合同管理控制的核心和前提，因?yàn)樗苯記Q定了合同簽署的全部?jī)?nèi)容和合同簽訂生效后的履行、終止等全部規(guī)定。合同“事前”管理控制過程中存在的問題及其加強(qiáng)措施主要有以下幾點(diǎn)：①在合同標(biāo)準(zhǔn)范本填寫過程中，不認(rèn)真填寫甚至出現(xiàn)前后填寫內(nèi)容矛盾的情況。這就需要合同填寫人員認(rèn)真填寫，并由專人對(duì)合同填寫內(nèi)容進(jìn)行復(fù)核，避免出現(xiàn)內(nèi)容模糊、矛盾甚至錯(cuò)誤的情況發(fā)生。②公司內(nèi)部職能部門、涉及的相關(guān)利害方未能夠充分認(rèn)真解讀合同擬定條款，甚至不清楚條款，將給合同的執(zhí)行帶來隱患和問題。這就需要在合同草擬好后送于相關(guān)職能部門、以后具體執(zhí)行部門及主要具體負(fù)責(zé)人處進(jìn)行詳細(xì)的修改、補(bǔ)充和完善，并綜合單位的法律、經(jīng)營(yíng)、施工管理等方面的專業(yè)人才進(jìn)行綜合評(píng)審。特別是在關(guān)鍵條款內(nèi)容方面，更要采取慎之又慎的態(tài)度予以完善，從源頭上避免因條款本身存在問題而在簽訂時(shí)未發(fā)現(xiàn)造成履約的被動(dòng)及公司的損失。③在合同原則和細(xì)節(jié)方面，出現(xiàn)違反合同相關(guān)法律、法規(guī)情況，導(dǎo)致無效合同，合同構(gòu)成主、次未分清，合同條款不完備，合同主體不明確及出現(xiàn)矛盾等情況。這就需要首先從合同有效性方面入手，所有條款及后續(xù)的補(bǔ)充條款都不得與國(guó)家法律、法規(guī)相違背，確保合同的有效性，同時(shí)明確合同主體，前后做到一致并始終不變，避免出現(xiàn)主體非法或者無民事權(quán)利和民事行為能力的主體，影響合同正常履行；嚴(yán)格合同條款，避免因表達(dá)不準(zhǔn)確、不完整、不嚴(yán)謹(jǐn)甚至容易出現(xiàn)歧義等情況，造成合同履行糾紛，甚至提前終止合同而給公司造成不可避免的損失。在筆者身上就有曾因兩個(gè)字的表達(dá)不嚴(yán)謹(jǐn)而損失數(shù)十萬元的例子，而某單位也由于合同條款的漏洞造成了幾百萬元的損失。因此，要從源頭上堵住合同漏洞，避免合同條款出現(xiàn)不全面、不專業(yè)、不完備、存在漏洞等情況，從而避免公司違約，造成巨大的經(jīng)濟(jì)損失。
2.2加強(qiáng)合同事中管理控制
合同的事中管理控制主要是指在合同正式簽署、生效后的全面管理控制，它是整個(gè)合同實(shí)施履約階段的管理控制，因?yàn)樗苯由婕昂贤炇鸬娜績(jī)?nèi)容履行、修訂及終止。在合同履行過程中，仍存在一些問題，需要采取加強(qiáng)管理措施予以解決，主要有：①《建設(shè)工程施工合同（示范文本）》規(guī)定的相關(guān)程序沒有及時(shí)響應(yīng)。例如在施工過程中，承包方在應(yīng)該行使自己權(quán)利的時(shí)候卻沒有正常行使，礙于各種因素，不愿在合同方面與發(fā)包方翻臉；在出現(xiàn)變更情況時(shí)，沒有及時(shí)按合同相關(guān)條款進(jìn)行變更；遇到屬于發(fā)包方的問題而需要書面發(fā)函確認(rèn)時(shí)，不及時(shí)進(jìn)行發(fā)函確認(rèn)；對(duì)于施工過程中的隱蔽工程簽認(rèn)，不及時(shí)書面通知發(fā)包方進(jìn)行隱蔽工程簽認(rèn)等種種不嚴(yán)格履約的情況，一旦發(fā)生履約糾紛，承包方就會(huì)處于劣勢(shì)地位，極不利于根據(jù)合同規(guī)定維護(hù)承包方的權(quán)利。出現(xiàn)上述情況的原因主要是建筑企業(yè)作為承包方，法律意識(shí)和合同履約意識(shí)不強(qiáng)，承包方與發(fā)包方鑒于曾經(jīng)是上、下級(jí)關(guān)系，怕犯上，認(rèn)為只要過程中協(xié)調(diào)好即可，沒必要逐一履行合同條款中的規(guī)定，造成國(guó)內(nèi)大量建筑企業(yè)同發(fā)包方對(duì)薄公堂而以敗訴收?qǐng)觯瑲w根結(jié)底就是沒有嚴(yán)格執(zhí)行合同相關(guān)條款，規(guī)范雙方行為。由此可見，建筑企業(yè)在合同履約過程中，要嚴(yán)格按照規(guī)定履約，避免出現(xiàn)不必要的損失，或因?yàn)樾〉氖д`造成更大的不可控的損失和出現(xiàn)潛在的合同隱患或漏洞。②建筑施工企業(yè)的合同管理制度不健全，人才缺乏，缺少經(jīng)常性的培訓(xùn)教育，且合同知識(shí)的更新速度慢，特別是曾經(jīng)屬于事業(yè)編制的建筑企業(yè)在國(guó)家由計(jì)劃經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)換到市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)后，其觀念仍停留在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代，認(rèn)為建筑施工合同的實(shí)行僅僅是表面文章，企業(yè)自己吃虧或者讓步也是應(yīng)該的，卻不知隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的到來，建筑施工企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)愈加激烈，沒有準(zhǔn)備或者不夠重視合同管理的企業(yè)往往會(huì)在初期遭受損失。這就需要建筑施工企業(yè)建立健全合同管理制度，嚴(yán)格按制度辦事，不走過場(chǎng)、拍腦袋決定，嚴(yán)格按照國(guó)家法律、法規(guī)規(guī)定的合同條款執(zhí)行，不打人情牌，真正參與到市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的競(jìng)爭(zhēng)大潮中。當(dāng)然，作為施工建筑企業(yè)，也可以充分利用有利的合同條款，真正通過加強(qiáng)合同管理實(shí)現(xiàn)企業(yè)利潤(rùn)的最大化。③責(zé)任不清，崗位設(shè)置不完善，缺乏整體系統(tǒng)。這就要求建筑企業(yè)在合同管理方面加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，加強(qiáng)崗位建設(shè)，建立健全企業(yè)合同管理控制體系，完善合同管理。
2.3加強(qiáng)合同事后管理控制
合同的事后管理控制主要是指在合同終止后要總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、吸取教訓(xùn)，它是對(duì)整個(gè)合同草擬、談判、簽訂到實(shí)施履約階段管理控制的總結(jié)提煉，以為后續(xù)類似工程合同的管理提供第一手資料和參考。
3結(jié)束語
關(guān)鍵詞：信息化條件 企業(yè) 合同管理
企業(yè)合同管理是企業(yè)對(duì)以其自身為當(dāng)事人的合同依法進(jìn)行簽訂、履行、變更、解除、終止、審查審批、數(shù)據(jù)分析、控制監(jiān)督等一系列管理行為的總和。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷發(fā)展與進(jìn)步，國(guó)內(nèi)許多企業(yè)借助各類信息系統(tǒng)與管理軟件對(duì)合同進(jìn)行全方位管理，以適量投入獲取最佳經(jīng)濟(jì)效益。它改變了僅由業(yè)務(wù)部門分管合同的現(xiàn)狀，完善了管理體制，優(yōu)化了工作流程，使合同管理真正意義上成為一個(gè)整體。
1.簽約授權(quán)管理
實(shí)施信息化管理的企業(yè)通過信合同信息系統(tǒng)對(duì)簽約授權(quán)管理實(shí)施集中管控。規(guī)模企業(yè)在傳統(tǒng)模式下難以實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一集中管理，在信息化條件下，合同承辦部門在信息系統(tǒng)內(nèi)提出授權(quán)申請(qǐng)，審批人員審批通過后形成簽約授權(quán)委托書，在得到授權(quán)許可后受托人員方可成辦理合同業(yè)務(wù)。企業(yè)對(duì)簽約授權(quán)進(jìn)行統(tǒng)一集中審批監(jiān)管，管理部門對(duì)整個(gè)企業(yè)的授權(quán)情況隨時(shí)掌握，動(dòng)態(tài)管理簽約授權(quán)范圍、授權(quán)人員、授權(quán)時(shí)限、授權(quán)變動(dòng)等項(xiàng)目?jī)?nèi)容。
2.合同文本管理
企業(yè)合同管理部門依據(jù)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理特點(diǎn)在信息系統(tǒng)中放置標(biāo)準(zhǔn)合同文本及相關(guān)法律法規(guī)，幫助合同承辦部門完成格式標(biāo)準(zhǔn)、形式規(guī)范、內(nèi)容準(zhǔn)確、易于管理的合同文書。合同承辦人選取模板網(wǎng)上制作合同，也可下載標(biāo)準(zhǔn)文本編輯制作后上傳申報(bào)，承辦人系統(tǒng)中填寫空白內(nèi)容就可以完成合同制作。信息系統(tǒng)將企業(yè)合同文本規(guī)范化，實(shí)現(xiàn)法律管理關(guān)口前移。
3.合同評(píng)審管理
合同評(píng)審管理在信息管理系統(tǒng)中的應(yīng)用是企業(yè)跨部門智能化管理的標(biāo)志之一，合同可在線申報(bào)、瀏覽、檢索、審查審批，管理人員足不出戶就可完成合同業(yè)務(wù)。合同評(píng)審采用分級(jí)授權(quán)、逐級(jí)審批，下級(jí)單位評(píng)審?fù)ㄟ^后上級(jí)單位才能評(píng)審，杜絕了上級(jí)審?fù)晗录?jí)走過場(chǎng)的現(xiàn)象。
4.合同相對(duì)人管理
合同相對(duì)人信息可包含企業(yè)名稱、住所、性質(zhì)、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、經(jīng)營(yíng)范圍、注冊(cè)資本等相關(guān)信息，無論是客戶還是供應(yīng)商，無論是法人單位還是自然人主體，信息系統(tǒng)都可提供一份完整的檔案資料，也可以作為通訊錄使用。企業(yè)根據(jù)自身經(jīng)營(yíng)管理情況選擇管控范圍，應(yīng)重點(diǎn)對(duì)供應(yīng)商、客戶狀況進(jìn)行動(dòng)態(tài)監(jiān)控。對(duì)資質(zhì)較差的供應(yīng)商、客戶在合同相對(duì)人數(shù)據(jù)庫予以標(biāo)注，在簽訂合同時(shí)信息系統(tǒng)會(huì)做出警示。企業(yè)把供應(yīng)商準(zhǔn)入放置在信息系統(tǒng)中，供應(yīng)商資格審核、供應(yīng)商資質(zhì)評(píng)定都通過系統(tǒng)加以認(rèn)定，新增合同相對(duì)人只有先通過信息系統(tǒng)評(píng)定，才可以辦理合同簽訂與后續(xù)業(yè)務(wù)。
5.合同履約管理
企業(yè)通過信息系統(tǒng)對(duì)合同履約過程進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)控管理，通過生產(chǎn)管理軟件將合同履約信息集成到信息系統(tǒng)中，相關(guān)管理者可以掌握合同產(chǎn)品的材料采購、加工進(jìn)度、倉儲(chǔ)發(fā)運(yùn)、合同款結(jié)算、合同違約等相關(guān)信息。依據(jù)信息系統(tǒng)獲取的合同履約信息，企業(yè)調(diào)整相應(yīng)供應(yīng)鏈環(huán)節(jié)與市場(chǎng)營(yíng)銷策略，在工作中做到有的放矢。企業(yè)合同管理周期較長(zhǎng)，在合同履約的過程中，隨著條件的不斷變化進(jìn)行調(diào)整，保證合同目標(biāo)實(shí)現(xiàn)。對(duì)合同履約信息進(jìn)行網(wǎng)上跟蹤，實(shí)現(xiàn)合同的全壽命周期監(jiān)管，保證了合同信息的完整性，提高各單位及部門對(duì)合同管理過程的了解，確保合同管理良性發(fā)展。
6.數(shù)據(jù)共享管理
兼容性較強(qiáng)的合同管理軟件可以與企業(yè)ERP系統(tǒng)、生產(chǎn)加工執(zhí)行系統(tǒng)、審計(jì)管理系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)等信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。通過信息數(shù)據(jù)共享，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)集成，避免企業(yè)不必要的重復(fù)勞動(dòng)與投入。合同信息系統(tǒng)為ERP系統(tǒng)提供各類合同數(shù)據(jù)、幫助審計(jì)部門實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上合同審計(jì)監(jiān)督、幫助檔案管理系統(tǒng)完成合同電子歸檔管理。合同信息系統(tǒng)從企業(yè)ERP系統(tǒng)、生產(chǎn)加工執(zhí)行系統(tǒng)中抽取各類相關(guān)數(shù)據(jù)，供合同管理部門使用。
7.查詢統(tǒng)計(jì)與分析管理
企業(yè)通過信息系統(tǒng)動(dòng)態(tài)采集、匯總、分析合同數(shù)據(jù)，從合同角度反映企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)狀況。合同信息系統(tǒng)收集錄入的各類數(shù)據(jù)，通過自定義查詢字段、設(shè)定報(bào)表模塊，形成各類商務(wù)智能報(bào)表，統(tǒng)計(jì)合同信息。信息系統(tǒng)通過系統(tǒng)數(shù)據(jù)過濾分析合同信息，對(duì)合同簽訂、合同資金流向、合同履約、合同變更率、合同違約率、合同相對(duì)人信用度、合同相對(duì)人貢獻(xiàn)度等內(nèi)容進(jìn)行深入細(xì)致的分析，甚至還可以合同管理中的工作效率進(jìn)行分析。信息系統(tǒng)在企業(yè)運(yùn)行情況評(píng)價(jià)、經(jīng)營(yíng)狀況分析等諸多方面。助力企業(yè)管理者分析決策。
8.風(fēng)險(xiǎn)防范與違約管理
關(guān)鍵詞：建筑施工企業(yè)；成本管理；成本控制
成本管理是建筑施工企業(yè)項(xiàng)目施工管理的核心內(nèi)容，而成本控制是貫穿在工程建設(shè)自招投標(biāo)階段直到竣工驗(yàn)收的全過程，它是企業(yè)全面成本管理的重要環(huán)節(jié)。因此建筑施工企業(yè)不僅要做好合同管理工作，而且要在工程管理方面降低企業(yè)成本，做好成本的預(yù)測(cè)、計(jì)劃、控制和核算工作，促進(jìn)建筑施工企業(yè)持續(xù)發(fā)展。
1 合同管理在施工企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中的作用
1.1 合同管理與投標(biāo)工作的聯(lián)系
施工企業(yè)投標(biāo)工作的核心是編寫投標(biāo)文件，其主要內(nèi)容有投標(biāo)書、報(bào)價(jià)清單或概預(yù)算書、施工組織設(shè)計(jì)等。這就確定了合同的三大目標(biāo)：
（1）工期：包括工程的總工期，工程開始、工程結(jié)束的具體日期以及工程中的一些主要活動(dòng)的持續(xù)時(shí)間。它在合同協(xié)議書中，在施工進(jìn)度計(jì)劃中規(guī)定。
（2）價(jià)格：包括工程總價(jià)格，各單項(xiàng)工程的價(jià)格（又叫單價(jià)）。它們由中標(biāo)通知書，合同協(xié)議書或報(bào)價(jià)單來定義，是承包人完成工程責(zé)任所應(yīng)得的報(bào)酬。
（3）工程質(zhì)量、規(guī)模和范圍：如質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)規(guī)范，這由圖紙、規(guī)范、合同條件、工程量表來確定。合同管理就是通過規(guī)范管理約束施工過程中的具體活動(dòng)，來保證這些目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。在制定這三大目標(biāo)時(shí)，要考慮企業(yè)的經(jīng)濟(jì)實(shí)力、技術(shù)能力以及盈利能力等綜合因素的承受力，考慮合同簽訂后其履行能力的可行性。因此，投標(biāo)工作是合同管理目標(biāo)的確定工作，是合同管理的基礎(chǔ)工作，投標(biāo)水平的高低直接影響施工企業(yè)的盈虧有，合同談判、合同評(píng)審，都只是減少合同目標(biāo)風(fēng)險(xiǎn)系數(shù)的行為。
1.2 合同管理與項(xiàng)目管理的關(guān)系
施工項(xiàng)目管理是施工企業(yè)對(duì)一個(gè)工程項(xiàng)目產(chǎn)品的施工過程及成果進(jìn)行計(jì)劃、組織、指揮、協(xié)調(diào)和控制。項(xiàng)目管理是合同管理的具體實(shí)踐，項(xiàng)目經(jīng)理部是依據(jù)施工合同而成立的。工程項(xiàng)目中標(biāo)了，才有可能成立項(xiàng)目經(jīng)理部。成立項(xiàng)目經(jīng)理部是合同管理的繼續(xù)，項(xiàng)目經(jīng)理部與企業(yè)之間簽訂的內(nèi)部承包合同是合同目標(biāo)的具體化。工程項(xiàng)目管理以合同管理作為起點(diǎn)，施工合同確定工程項(xiàng)目的質(zhì)量、工期、價(jià)格三個(gè)目標(biāo)值，這三大目標(biāo)正是項(xiàng)目經(jīng)理部控制質(zhì)量、進(jìn)度、成本三個(gè)方面的依據(jù)，是將施工合同的目標(biāo)作為項(xiàng)目實(shí)施的目的、工程項(xiàng)目的實(shí)施和管理全部工作都可以納人合同管理的范圍，合同管理配合項(xiàng)目實(shí)施的全過程和各個(gè)方面，對(duì)整個(gè)項(xiàng)目的實(shí)施起總控制和總保證作用。從上述看，合同管理是工程項(xiàng)目管理的核心，工程項(xiàng)目管理圍繞著合同管理而進(jìn)行。
2 施工企業(yè)項(xiàng)目管理中存在的問題
2.1 對(duì)工程成本管理認(rèn)識(shí)上的誤區(qū)
建筑施工企業(yè)工程成本管理是一個(gè)全員全過程的管理，目標(biāo)成本要通過施工生產(chǎn)組織和實(shí)施過程來實(shí)現(xiàn)。成本管理的主體是施工組織和直接生產(chǎn)人員，而不是財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)人員。長(zhǎng)期以來，有些企業(yè)的經(jīng)理一提到成本管理就想到這是財(cái)務(wù)部門管的事情，有些工程項(xiàng)目經(jīng)理簡(jiǎn)單地將項(xiàng)目成本管理的責(zé)任歸于項(xiàng)目成本管理主管或財(cái)務(wù)人員。其結(jié)果是技術(shù)人員只負(fù)責(zé)技術(shù)和工程質(zhì)量，工程組織人員只負(fù)責(zé)施工生產(chǎn)和工程進(jìn)度，材料管理人員只負(fù)責(zé)材料的采購和點(diǎn)驗(yàn)、發(fā)放工作。這表面上看起來分工明確，職責(zé)清晰，各司其職，但卻弱化了成本管理責(zé)任。由此可見，財(cái)務(wù)人員是成本管理的組織者，而不是成本管理的主體，不走出這個(gè)認(rèn)識(shí)上的誤區(qū)，就不可能搞好工程成本管理。
2.2 企業(yè)體制不健全，責(zé)、權(quán)、利不對(duì)稱
在現(xiàn)實(shí)生活中，普通存在的問題是利益與風(fēng)險(xiǎn)不對(duì)等，權(quán)利與義務(wù)不相稱。有的項(xiàng)目經(jīng)理權(quán)利很大，但風(fēng)險(xiǎn)卻很小，企業(yè)的盈虧很大程度依賴于項(xiàng)目經(jīng)理的個(gè)人素質(zhì)，而最終的結(jié)果往往是包盈不包虧損，正是由于這種弊端的存在，可能導(dǎo)致項(xiàng)目經(jīng)營(yíng)者對(duì)各類成本不重視，管理不精細(xì)，甚至有可能出現(xiàn)“黑洞”，而項(xiàng)目的職工由于成本與自己的切身利益并無太大關(guān)系，對(duì)企業(yè)的發(fā)展，企業(yè)的成本控制欲管理模式是漠不關(guān)心，可能導(dǎo)致工作的失誤，給企業(yè)帶來不必要的損失，所以企業(yè)對(duì)實(shí)施過程，個(gè)人的行為進(jìn)行控制、約束、跟蹤監(jiān)督。
2.3 缺乏成本競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)，市場(chǎng)應(yīng)變能力差
近年來，隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的深入發(fā)展，建筑市場(chǎng)招標(biāo)競(jìng)爭(zhēng)激烈。面對(duì)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的沉重壓力，不少施工企業(yè)盲目攬任務(wù)，不惜賠血本中標(biāo)，使企業(yè)陷入越干越虧的境地。有的企業(yè)不計(jì)成本盲目鋪展，貸款墊資施工，結(jié)果使企業(yè)背上沉重的包袱，危及企業(yè)的生存與發(fā)展。這些企業(yè)在經(jīng)營(yíng)決策時(shí)，忽視最基本的市場(chǎng)調(diào)查，缺乏最基本的成本管理意識(shí)，增加了大量的無效成本，給企業(yè)造成嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失。有的企業(yè)以謀求業(yè)主多計(jì)價(jià)來實(shí)現(xiàn)成本盈利，忽視了企業(yè)是以追求利潤(rùn)最大化為目標(biāo)的經(jīng)濟(jì)組織及企業(yè)成本管理追求極限的基本特征，缺乏風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)和競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制。
3 加強(qiáng)施工企業(yè)成本管理與成本控制的對(duì)策
3.1 抓好合同管理，減少工程索賠
施工階段成本控制的關(guān)鍵是對(duì)工程變更實(shí)行有效控制，針對(duì)目前工程量清單投價(jià)，施工單位往往采取“低價(jià)中標(biāo)，索賠贏利”的方式承攬工程，作為業(yè)主方造價(jià)管理人員要做到事前把關(guān)，主動(dòng)控制。嚴(yán)格審核工程變更，計(jì)算各項(xiàng)變更對(duì)總投資的影響，從使用功能，經(jīng)濟(jì)美觀等角度確定是否需要進(jìn)行工程變更，減少不必要的工程費(fèi)用支出，避免投資失控；另外對(duì)施工單位及材料供應(yīng)商不履行的約定義務(wù)及時(shí)提出及索賠，使成本得到有效控制。
3.2 加強(qiáng)施工單位競(jìng)投標(biāo)過程監(jiān)管
在建筑市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)異常激烈的今天，施工單位在投標(biāo)過程中使工程報(bào)價(jià)既能體現(xiàn)自己的水平又切合工程實(shí)際，提高競(jìng)爭(zhēng)能力，成為工程中標(biāo)的關(guān)鍵。建筑施工企業(yè)要以成本加利潤(rùn)確定投標(biāo)價(jià)格，結(jié)合本企業(yè)的在建或已建完同類工程，確定利潤(rùn)率。在確定合適利潤(rùn)率的報(bào)價(jià)情況下，為工程成本管理打好基礎(chǔ)。在確定合理價(jià)格同時(shí)，應(yīng)靈活運(yùn)用不平衡報(bào)價(jià)法、多方案報(bào)價(jià)法、增加建議方案法等投標(biāo)技巧，增加施工企業(yè)合理利潤(rùn)。
3.3 控制直接和間接成本
施工企業(yè)的管理目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)利潤(rùn)的最大化，而利潤(rùn)的最大化來自于嚴(yán)格的成本費(fèi)用控制。在施工過程中，最大的成本支出來自材料成本、人工費(fèi)用和機(jī)械施工費(fèi)用三大類。目前各施工企業(yè)在直接成本方面基本上做到了有效降低成本，而忽略間接成本的節(jié)約，間接成本指為了完成工程或有助于工程形成的施工措施性成本和施工經(jīng)營(yíng)性成本，間接成本的節(jié)約可起到很好的成本控制作用。由于各施工項(xiàng)目的具體條件不同，施工組織設(shè)計(jì)和管理決定了工程成本的投入，只有提高施工項(xiàng)目的科學(xué)管理水平，優(yōu)化施工方案，提高生產(chǎn)效率，積極研究采用各種新工藝、新技術(shù)才能帶來施工中技術(shù)成本的節(jié)約。
4 結(jié) 語
施工企業(yè)項(xiàng)目管理與成本控制是在保證滿足工程質(zhì)量的前提下，主要通過技術(shù)、經(jīng)濟(jì)和管理對(duì)項(xiàng)目實(shí)施的全過程所發(fā)生的費(fèi)用、通過、計(jì)劃、組織、控制和協(xié)調(diào)等活動(dòng)實(shí)現(xiàn)預(yù)定成本目標(biāo)。科學(xué)的降低成本費(fèi)用，必須以提高經(jīng)濟(jì)效益為目的，認(rèn)真分析影響施工成本的主要因素，強(qiáng)調(diào)項(xiàng)目在抓質(zhì)量、抓進(jìn)度的同時(shí)，對(duì)工程中的人、機(jī)、材、費(fèi)實(shí)行“預(yù)測(cè)預(yù)控分析對(duì)比”的方法進(jìn)行管理與控制，使項(xiàng)目施工成本始終處于受控狀態(tài)。
參考文獻(xiàn)
[1]楊東成.加強(qiáng)施工企業(yè)成本管理尋求降低工程成本的途徑[J].廣西電業(yè)，2003（7）.
Abstract： The market economy is both contract economy and rule of law economy， and the contract is a legal form of the exchange of commodities. The contract links to the enterprises' economic exchanges. Effectively doing a good job on contract management is an important magic weapon for the success of enterprises. Therefore， the role of contract management in the enterprise is of vital importance. The paper mainly discusses contract management of petroleum and construction enterprises.
關(guān)鍵詞： 石油企業(yè)；合同管理；發(fā)展
Key words： petroleum enterprise；contract management；development
中圖分類號(hào)：F272 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1006-4311（2012）34-0144-03
0 引言
石油企業(yè)是根據(jù)國(guó)務(wù)院機(jī)構(gòu)改革方案，在原中國(guó)石油天然氣總公司的基礎(chǔ)上重組設(shè)立的上下游一體化，跨地區(qū)、跨行業(yè)、跨國(guó)經(jīng)營(yíng)的特大型石油石化企業(yè)集團(tuán)。重組改制以來，集團(tuán)公司外部環(huán)境和內(nèi)部機(jī)制都發(fā)生了很大變化，法律風(fēng)險(xiǎn)防控工作在企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理中的重要性日益顯現(xiàn)。我們對(duì)法律環(huán)境變化及其對(duì)經(jīng)營(yíng)管理的影響作了系統(tǒng)的分析評(píng)估，認(rèn)為集團(tuán)公司屬于法律風(fēng)險(xiǎn)較高的企業(yè)。因此石油企業(yè)的合同管理工作就顯的更為重要了。
1 石油企業(yè)合同管理的特點(diǎn)及發(fā)展改革情況
石油企業(yè)對(duì)外交易量大、類型復(fù)雜、管理層次多，優(yōu)化合同管理機(jī)制，對(duì)防范控制交易法律風(fēng)險(xiǎn)，提高交易效率和管理水平具有重要意義。集團(tuán)公司在總結(jié)以往合同管理經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)基礎(chǔ)上，重點(diǎn)突出了合同管理制度化、標(biāo)準(zhǔn)化和信息化建設(shè)。一是完善合同管理制度體系。根據(jù)合同管理實(shí)際需要，強(qiáng)化了合同選商、談判、審查、訂立、履行等交易管理主要環(huán)節(jié)的制度構(gòu)建，明確規(guī)定了合同管理在制度層面上的職能、流程、責(zé)任、權(quán)利等，實(shí)現(xiàn)了合同管理全過程的制度覆蓋，加強(qiáng)了對(duì)合同管理薄弱環(huán)節(jié)的控制，解決了合同管理中存在的重訂立輕履行、重實(shí)體輕程序、重業(yè)務(wù)輕法律、重效率輕安全等弊端。二是推進(jìn)合同文本標(biāo)準(zhǔn)化。石油企業(yè)合同專業(yè)化程度高，不同企業(yè)的交易類型、交易方式和交易條件有共同規(guī)律，分散制作文本效率低、風(fēng)險(xiǎn)大。2002年以來，本著整合資源、提高效率、減少關(guān)聯(lián)交易矛盾、防范法律風(fēng)險(xiǎn)的原則，組織編制主要業(yè)務(wù)領(lǐng)域的53個(gè)合同示范文本，明確規(guī)定所屬企業(yè)在文本使用中，對(duì)必備條款的修訂必須征得法律部門同意，有效地避免了濫簽合同現(xiàn)象的出現(xiàn)。三是打造合同管理信息化工程。2004年以來，和國(guó)際著名軟件公司微軟公司合作，研究開發(fā)了股份公司合同管理信息系統(tǒng)，在合同文本標(biāo)準(zhǔn)化基礎(chǔ)上，搭建了總部與地區(qū)公司合同管理信息化平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)了合同立項(xiàng)、選商、審查、審批、履行、歸檔和信息數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析的網(wǎng)上運(yùn)行。今年初，未上市企業(yè)合同管理信息系統(tǒng)開發(fā)已開始啟動(dòng)，明年將全面實(shí)現(xiàn)公司合同信息化管理。交易管理機(jī)制的優(yōu)化，有效地規(guī)范了交易行為，提高了交易質(zhì)量和工作效率，降低了交易成本，增強(qiáng)了交易管理透明度，同時(shí)對(duì)反腐倡廉也起到了積極作用。
2 強(qiáng)化合同管理的措施及對(duì)策
針對(duì)石油企業(yè)合同管理的特點(diǎn)，和集團(tuán)公司在合同管理方面管理機(jī)制的改革。此篇論文以具體工作為出發(fā)點(diǎn)，闡述了本人對(duì)合同管理的一些觀點(diǎn)：
2.1 企業(yè)的合同管理部門及管理體系 首先，每個(gè)企業(yè)都設(shè)立有法律顧問，法律顧問為企業(yè)的諸多法律問題提供咨詢與幫助，其中就包括合同的訂立與解除。我國(guó)的經(jīng)濟(jì)屬于社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)。企業(yè)在經(jīng)濟(jì)的浪潮里必然要追求一定的經(jīng)濟(jì)利益來求得生存和發(fā)展。同時(shí)我國(guó)又是法制國(guó)家，生活的方方面面都要受到法律的制約與保護(hù)。企業(yè)所簽署的合同便是一種受法律保護(hù)的民事法律關(guān)系，合同中對(duì)各方的權(quán)利義務(wù)關(guān)系進(jìn)行了明確，讓簽訂合同的兩方（有時(shí)是多方）對(duì)自己簽合同的行為負(fù)責(zé)，因?yàn)楹贤暮炗啽旧砭褪且环N民事法律行為。所以我們可以看出，與企業(yè)里的生產(chǎn)部門、財(cái)務(wù)管理、人事調(diào)動(dòng)不同，合同不僅僅是企業(yè)內(nèi)部的管理，也是一種社會(huì)關(guān)系，它需要受到法律的制約和規(guī)范。合同中包含了許多專業(yè)的法律知識(shí)，因此企業(yè)需要設(shè)立法律顧問部門對(duì)合同進(jìn)行專業(yè)的管理。其次，采用“統(tǒng)+分”的管理模式即法律顧問部門統(tǒng)管、各業(yè)務(wù)部門分管的合同管理模式。一方面法律顧問部門在企業(yè)合同的簽訂和履行過程中要實(shí)時(shí)的進(jìn)行監(jiān)察并提出指導(dǎo)意見，做到對(duì)合同有全面的把握；另一方面法律管理部門不可能憑自身的能力做到全面監(jiān)控，在具體操作上還需要其他部門給予一定的配合。由法律顧問部門根據(jù)企業(yè)的具體情況對(duì)合同進(jìn)行分塊，分級(jí)管理。各分部門負(fù)責(zé)好本部門的合同簽訂和履行，并對(duì)合同的執(zhí)行情況向法律顧問部門進(jìn)行匯報(bào)。這樣“統(tǒng)分”結(jié)合才能形成一個(gè)合理且高效的合同管理模式。
2.2 合同管理的具體工作內(nèi)容 合同一經(jīng)簽署直至解除會(huì)形成合同關(guān)系（同時(shí)也是一種法律關(guān)系），因此現(xiàn)代企業(yè)的合同管理要善始善終，考慮全面。依據(jù)我國(guó)合同管理的實(shí)踐而言，管理好企業(yè)的合同以下工作是重點(diǎn)：
2.2.1 建立并完善規(guī)章制度 首先要建立合同管理制度。由于我國(guó)的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)起步較晚，企業(yè)管理制度還不夠成熟，合同管理工作也是剛剛步入正軌，許多的合同管理制度還沒有形成規(guī)章。因此需要我們?cè)诿髦兄贫ê侠淼暮贤芾碇贫龋粩嗉尤胄碌暮贤芾項(xiàng)l款，讓合同管理有章可循。其次，完善合同管理制度讓它更加切實(shí)可行。合同管理制度若只是一紙空文而未經(jīng)實(shí)踐的檢驗(yàn)，會(huì)顯得刻板無力。經(jīng)過企業(yè)的實(shí)踐運(yùn)用，可以讓合同更加切實(shí)可行更有效的為企業(yè)服務(wù)，同時(shí)合同管理制度也得到了完善。
2.2.2 提高合同管理人員的業(yè)務(wù)水平 合同管理是一項(xiàng)專業(yè)性極強(qiáng)的工作，需要合同管理人員具備相應(yīng)的業(yè)務(wù)素質(zhì)。如果合同管理人員的水平不夠，合同管理的質(zhì)量就會(huì)受到嚴(yán)重影響。因此提高合同管理人員的業(yè)務(wù)水平顯得格外重要。為此我們應(yīng)提升合同管理人員的責(zé)任意識(shí)、加強(qiáng)對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)和考核，應(yīng)完善持證上崗制度，真正讓他們的業(yè)務(wù)水平得到加強(qiáng)，合同法律意識(shí)得到提高。
2.2.3 日常合同的管理 有了制度的保障和人員的準(zhǔn)備接下來需要做的就是合同的審理工作了。合同的審理必須作到以下幾點(diǎn)：
①審查合同當(dāng)事人的資格與信用。在簽訂合同之前，首先要審查并核實(shí)待簽的合同當(dāng)事人的資質(zhì)（需要審核的資質(zhì)有簽約資格、執(zhí)行能力、信用度等）。合同當(dāng)事人具備合同所需的相關(guān)資質(zhì)是簽約的重要前提，因此這一環(huán)節(jié)相當(dāng)?shù)闹匾Ｐ枰覀円鹱銐虻闹匾暎瑖?yán)把合同當(dāng)事人的資格與信用的審查。重點(diǎn)審查以下幾方面的內(nèi)容。1）營(yíng)業(yè)執(zhí)照，從營(yíng)業(yè)執(zhí)照中能夠看出一個(gè)企業(yè)的基本情況，諸如，法人代表的姓名、企業(yè)的性質(zhì)、注冊(cè)資金數(shù)、經(jīng)營(yíng)范圍、廠址等。2）授權(quán)委托書，業(yè)務(wù)員在跑業(yè)務(wù)的過程中，可以憑借企業(yè)給予的授權(quán)委托書獨(dú)自承辦企業(yè)的合同，作為意向客戶的企業(yè)或個(gè)人應(yīng)該向業(yè)務(wù)員索要該業(yè)務(wù)員所在企業(yè)的委托書原件，來證明該業(yè)務(wù)員的合法性，降低自身的簽約風(fēng)險(xiǎn)。3）資產(chǎn)負(fù)債率，對(duì)一個(gè)企業(yè)的負(fù)債情況進(jìn)行考察，可以知曉一個(gè)企業(yè)的運(yùn)營(yíng)情況和經(jīng)濟(jì)實(shí)力，我們應(yīng)該選擇資金雄厚、運(yùn)營(yíng)情況好的公司確立合作關(guān)系。4）企業(yè)的業(yè)績(jī)，要實(shí)地考察企業(yè)的業(yè)績(jī)、廣泛聽取其他客戶的回饋評(píng)價(jià)。5）相關(guān)證書，所需的等級(jí)證、特許行業(yè)應(yīng)擁有特許的經(jīng)營(yíng)證等。此外還可參考其他的資格和榮譽(yù)證書，以便全方位的了解合同當(dāng)事人的情況。
②審查合同文本。合同的文本格式極為嚴(yán)格，用語相當(dāng)規(guī)范。合同是相當(dāng)嚴(yán)肅的事情，合同一旦簽訂，合同的法律關(guān)系便會(huì)確立。在撰寫與簽訂合同時(shí)，要仔細(xì)的研讀合同文本，謹(jǐn)防錯(cuò)漏，因?yàn)樵诤贤卸嘁粋€(gè)字或者少一個(gè)字都會(huì)對(duì)合同的內(nèi)容與執(zhí)行產(chǎn)生重大影響。有時(shí)疏漏是無心的，我們尚不能避免。有些不良企業(yè)甚至在合同上動(dòng)歪腦筋故意設(shè)置文字陷阱，令其他企業(yè)上當(dāng)，更讓我們防不勝防。若在簽訂之前發(fā)現(xiàn)漏斗，尚可亡羊補(bǔ)牢；如果在簽完合同之后才發(fā)現(xiàn)合同里的疏漏，那就為時(shí)已晚了。所以在簽訂合同之前要嚴(yán)格審查合同文本，防止“差之毫厘，謬以千里”的情況發(fā)生。正因?yàn)楹贤玛P(guān)重大，所以一般都想用本單位起草的文本。但是不管是用自己草擬的，還是對(duì)方草擬的，認(rèn)真審查合同文本都是必要的。同時(shí)對(duì)格式合同要格外審查。格式合同因存在著不平等問題，在《合同法》里有著嚴(yán)格的規(guī)定，違反了規(guī)定很可能會(huì)簽訂無效合同。若要避免因違背《合同法》產(chǎn)生合同無效的情況，格式條款可以做下面兩點(diǎn)變通：第一、醒目提示規(guī)避自身責(zé)任、排斥對(duì)方主要權(quán)利的條款；第二、對(duì)所謂的格式條款做出一些讓步，比如，讓對(duì)方用選擇或填空的方式來表達(dá)意愿，經(jīng)過了這樣的變通后，此項(xiàng)條款就不再是格式條款了。
③規(guī)范授權(quán)簽訂合同的管理制度。擁有授權(quán)委托書的單位和個(gè)人，可以代替企業(yè)行使企業(yè)授予的權(quán)利，與客戶簽訂合同。因此授權(quán)委托書要規(guī)范且完善，否則被委托人便沒有資格代替企業(yè)行使相關(guān)的權(quán)利，以之為前提所簽訂的一切合同便會(huì)失去法律效力。下面來看一下撰寫授權(quán)委托書的幾個(gè)注意點(diǎn)：首先其格式要規(guī)范，統(tǒng)一按照合同綜合管理部門的標(biāo)準(zhǔn)撰寫。其次內(nèi)容要全面，必要項(xiàng)不應(yīng)遺漏，主要內(nèi)容包括：授權(quán)的時(shí)間、授權(quán)的范圍、被授權(quán)人的姓名、被授權(quán)人的身份、授權(quán)的事宜、負(fù)責(zé)人的簽字。出于節(jié)省手續(xù)的目的，負(fù)責(zé)人可一次性將某類合同授權(quán)某人簽訂，被授權(quán)人在所授權(quán)的時(shí)間和范圍內(nèi)簽訂的合同是有效合同反之則無效，管理部門要對(duì)被授權(quán)人的簽約行為進(jìn)行監(jiān)管。
合同專用章是企業(yè)保證簽訂的合同具有法定效力的重要依據(jù)。只有加蓋了合同專用章的合同才是合法有效的合同，才是企業(yè)認(rèn)可的合同，才是需要企業(yè)嚴(yán)格履行責(zé)任的合同。通過這樣的方式一方面可以防止企業(yè)員工和一些部門通過加蓋部門或其他公章的方式，對(duì)外私自簽訂不合法的合同給企業(yè)和他人造成不必要的損失。另一方面也可以防止一些人員躲避監(jiān)管。從而加強(qiáng)了對(duì)合同的監(jiān)管。
④督察合同的履行。簽訂合同是為了保障合同的履行，通過監(jiān)督找出制約合同進(jìn)程的因素，避免產(chǎn)生違約情況。而一旦發(fā)生違約行為，也可以有效明確違約責(zé)任，所以監(jiān)督合同的履行很有必要。通常采用的方法是部分抽查同時(shí)配合重點(diǎn)檢查。主要有三個(gè)方面的內(nèi)容，1）核實(shí)各方是否嚴(yán)格履約，是否根據(jù)合同規(guī)定完成了所規(guī)定的進(jìn)度，敦促他們履行合同；2）核查合同實(shí)施中是否發(fā)生了工期、設(shè)
計(jì)上的變化，如果有變化，要以合同的形式對(duì)所變更的地方進(jìn)行說明，額外簽一個(gè)變更履約手續(xù)；3）查看是否違約，通常是超過了規(guī)定的施工期限、質(zhì)量達(dá)不到合同規(guī)定造成的違約。由于處理違約牽涉到許多的法律條文，為此，需要重點(diǎn)監(jiān)查合同的履行過程。要完好保存合同履行過程中每個(gè)環(huán)節(jié)形成的書面材料，因?yàn)槊總€(gè)環(huán)節(jié)往來的書面材料都有法律效力，一旦產(chǎn)生糾紛，這些書面材料會(huì)成為確立違約責(zé)任的有效憑證。
⑤合同結(jié)算管理。由于既涉及專業(yè)的法律知識(shí)又涉及專業(yè)的金融知識(shí)，此環(huán)節(jié)需要通過法律顧問部門和財(cái)務(wù)部門雙方的配合來完成。
⑥及時(shí)處理違約糾紛。合同關(guān)系是一種法律關(guān)系，若違反了合同的相關(guān)規(guī)定就會(huì)構(gòu)成違法，需要承擔(dān)相應(yīng)的法律后果，有時(shí)是民事的法律責(zé)任，比如支付賠償金、支付違約金、勒令其履行合同等等。一旦觸犯了刑法同樣也要負(fù)相關(guān)刑事責(zé)任。違約條款在合同中必不可少，因?yàn)槿舫霈F(xiàn)違約，企業(yè)可以根據(jù)合同中的違約條款來挽回企業(yè)的損失。企業(yè)的法律顧問部門這時(shí)可以依據(jù)合同中相關(guān)條款，根據(jù)不同的情形，采取不同的方式（如協(xié)商、仲裁、申訴等）積極及時(shí)處理糾紛，讓企業(yè)的合法權(quán)益得到有效保障，把企業(yè)的經(jīng)濟(jì)損失降到最低點(diǎn)。
3 結(jié)語
綜上可知，合同不僅僅是一紙空文，它具有合同關(guān)系與法律關(guān)系。合同不僅僅是一紙文書，它承載了眾多的工程與項(xiàng)目。合同支撐了企業(yè)的發(fā)展，一紙合同就是企業(yè)發(fā)展路上的“一桶金”。它并不簡(jiǎn)單，不是簡(jiǎn)簡(jiǎn)單單地邀約、簽約，而是一種科學(xué)且全方位的管理。因此做好企業(yè)的合同管理也是影響企業(yè)健康發(fā)展的重要因素。合同管理的有效實(shí)施必然會(huì)給企業(yè)的前行提供巨大的推動(dòng)力。我國(guó)石油企業(yè)也必將在完善的合同管理中受益頗多。
參考文獻(xiàn)：
[1]趙云山.淺談石油化工企業(yè)合同管理[J].內(nèi)蒙古石油化工， 2008（10）.
摘 要 合同管理是企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的一個(gè)重要方面，在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境下，企業(yè)合同數(shù)量和合同管理風(fēng)險(xiǎn)不斷增多，做好合同管理對(duì)于企業(yè)來說有著重要意義。文章結(jié)合企業(yè)合同管理短板，就市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境下企業(yè)合同管理內(nèi)容和方法進(jìn)行了概括、總結(jié)，以期能對(duì)企業(yè)合同管理工作有所幫助。
關(guān)鍵詞 市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境 企業(yè) 合同管理
合同管理指企業(yè)以當(dāng)事人身份參與合同簽署、履行、變更、解除、終止等行為的合同管理全過程。在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中，市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)和企業(yè)管理如影相隨，難以回避的市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)要求企業(yè)必須重視和加強(qiáng)合同管理。為此，許多企業(yè)都依據(jù)合同管理理論和法規(guī)，在合同管理上做出了積極努力，但是對(duì)于許多企業(yè)來說，合同管理始終是管理工作的短板，這不得不引起我們的重視。
一、企業(yè)合同管理短板
（一）管理主體法律觀念淡薄
許多企業(yè)在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境中，只關(guān)注經(jīng)濟(jì)效益、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)，對(duì)合同管理、檔案管理等不重視。許多企業(yè)由于人手和資金有限，都沒有聘請(qǐng)專業(yè)的法律顧問，合同管理權(quán)都?xì)w于領(lǐng)導(dǎo)，經(jīng)營(yíng)部門、紀(jì)檢部門沒有合同管理參與權(quán)，合同管理部門和管理制度建設(shè)都有待完善。在合同管理上，許多企業(yè)管理人員由于法律知識(shí)欠缺、法律觀念淡薄，都是只憑口頭承諾與別人簽署協(xié)議，對(duì)合同條款內(nèi)容是否完善、對(duì)方是否守信等缺少考慮，從而給企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理埋下了隱患。
（二）合同簽署控制制度不完善
合同簽署是合同管理的核心，在合同訂立前，企業(yè)只有依據(jù)合同審查制度，做好合同訂立前的審查工作，才能規(guī)避不必要的L險(xiǎn)，避免經(jīng)濟(jì)損失。但是，許多企業(yè)的合同簽訂監(jiān)控制度都不完善。一些合同簽訂主體在簽訂合同前，對(duì)對(duì)方當(dāng)事人的主體資格、商業(yè)信譽(yù)、履約能力都不了解，都是憑借熟人、網(wǎng)絡(luò)信息與人簽署的合同，合同的內(nèi)容條款也不齊全，條款約定不明確、條款沖突等問題極為常見。在后期合同履行、出現(xiàn)糾紛時(shí)，合同難以發(fā)揮應(yīng)有作用。
二、市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境下企業(yè)合同管理策略
（一）建立健全合同管理制度
在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境下，由于許多企業(yè)在合同管理上較為薄弱，所以合同欺詐事件時(shí)有發(fā)生。拿起法律武器保護(hù)自己，加強(qiáng)合同管理，是維護(hù)企業(yè)自身權(quán)益的需要。因此，企業(yè)管理人員要提高法律意識(shí)，根據(jù)《合同法》要求，完善企業(yè)合同管理制度，將合同歸口管理、合同資信調(diào)查、簽訂、審批、審查、登記、備案等合同管理過程都納入法制軌道，明確企業(yè)合同范本管理、合同履行與糾紛處理、合同管理獎(jiǎng)懲要求和標(biāo)準(zhǔn)，構(gòu)建層次分明、職責(zé)明確、程序規(guī)范的合同管理體系，確保企業(yè)合同管理工作有法可依，時(shí)時(shí)處于可控制狀態(tài)。
（二）設(shè)立法律顧問和法務(wù)部門
企業(yè)法律顧問部門統(tǒng)一進(jìn)行合同歸口管理，是一些大企業(yè)常用的合同管理模式，這種管理模式能有效提高合同管理的規(guī)范性。因此，企業(yè)要借助其他企業(yè)的合同管理經(jīng)驗(yàn)，設(shè)立企業(yè)法律顧問，增設(shè)企業(yè)法務(wù)部門，聘請(qǐng)具有法律專業(yè)知識(shí)和合同管理能力的專業(yè)人士主管合同管理工作，并以法律顧問為參謀，結(jié)局企業(yè)在合同管理上存在的問題。在此基礎(chǔ)上，提高合同管理人員法律素養(yǎng)，定期不定期的開展法律知識(shí)學(xué)習(xí)培訓(xùn)活動(dòng)，要求合同管理人員熟練掌握民商法律知識(shí)，不斷提高合同管理水平，減低企業(yè)合同管理風(fēng)險(xiǎn)。
（三）制定合同范本，建立合同檔案庫
規(guī)范的合同文書是規(guī)定當(dāng)事人權(quán)利義務(wù)的法律依據(jù)，也是合同當(dāng)事人解決合同糾紛的重要參考憑證。企業(yè)與對(duì)方當(dāng)事人簽署合同，本身就是一個(gè)為自己立法、以法律做擔(dān)保的過程。通常來說，企業(yè)合同文本要包括當(dāng)事人信息、履行期限、方式、違約責(zé)任、解決爭(zhēng)議的方法等方面的內(nèi)容。企業(yè)要以合同法為基礎(chǔ)，制作規(guī)范的合同文書，明確合同交易條款和細(xì)節(jié)問題，確保合同語言規(guī)范，條款完備。然后，將不同的合同歸檔、分布，建立健全合同檔案庫，將正式合同、合同初稿、評(píng)審意見、會(huì)議紀(jì)要、合同補(bǔ)充等綜合到一起，運(yùn)用現(xiàn)代化管理手段如利用信息技術(shù)進(jìn)行合同管理和共享，以提高合同管理和使用效率，降低企業(yè)交易成本。
（四）加強(qiáng)合同審查和監(jiān)督管理
合同審查和監(jiān)管是提高合同管理效率的關(guān)鍵，因此，企業(yè)在于對(duì)方當(dāng)事人簽訂合同前，要對(duì)其主體資格、商業(yè)信譽(yù)、履約能力等進(jìn)行全面審查，看合同條款是完備、合法，履約期限、履約方式是否清晰。企業(yè)法律顧問要從合同項(xiàng)目論證開始，就參與到合同檢查、簽訂、監(jiān)督中去，嚴(yán)格控制合同談判、起草、修改、簽訂、履行等各個(gè)節(jié)點(diǎn)，切實(shí)維護(hù)企業(yè)權(quán)益。然后，依據(jù)合同要求，向?qū)Ψ剿魅∮行ёC明和資料，如企業(yè)營(yíng)業(yè)執(zhí)照、身份證復(fù)印件等。在合同簽訂結(jié)束后，做好合同履行過程中的監(jiān)督管理工作，密切關(guān)注對(duì)方是否依照合同規(guī)定，依法履行合同。在對(duì)方履約過程中，一旦發(fā)現(xiàn)異常情況，要及時(shí)與對(duì)方進(jìn)行溝通，進(jìn)行反饋，避免因?yàn)楹贤`約給自己帶來更大的損失。在合用違約糾紛出現(xiàn)后，企業(yè)首先要就合同糾紛的性質(zhì)、嚴(yán)重程度進(jìn)行評(píng)估，可以通過與對(duì)方當(dāng)事人協(xié)商、談判來解決問題，也可以申請(qǐng)法律沖裁或提訟，通過法律途徑解決問題，借助合同撤銷權(quán)、變更權(quán)或不安抗辯權(quán)保護(hù)自身的合法權(quán)益。
綜上所述，合同管理是一個(gè)充滿挑戰(zhàn)、動(dòng)態(tài)發(fā)展的過程。在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境下，企業(yè)只有建立健全合同管理制度，提高合同管理人員的法律意識(shí)，嚴(yán)格把握合同審查、簽訂和履約等各個(gè)環(huán)節(jié)，才能提高合同管理的標(biāo)準(zhǔn)化和整體水平，才能促使企業(yè)不斷向前發(fā)展。
參考文獻(xiàn)：
[1] 閆紅玲.企業(yè)合同管理常見問題及對(duì)策[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2014（16）.