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導語：在檔案整理注意事項的撰寫旅程中，學習并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優秀范文，愿這些內容能夠啟發您的創作靈感，引領您探索更多的創作可能。
關鍵詞 電子文件 歸檔整理 安全保護
doi:10.3969/j.issn.1007-614x.2009.19.341
醫院電子文件的歸檔范圍和注意事項
記錄重要文件的主要修改過程,有查考價值的電子文件應被保留。正式文件是紙質的,如果有全文檢索價值,對于在起草文件的過程中形成的與正式文件定稿內容相同的電子文件應當保留。這部分電子文件基本來源于院部辦公室,檔案人員應即時對院部電腦中的材料進行備份。
保存與紙質等文件內容相同的電子文件時,應在彼此間建立準確、可靠的標識關系。掃描紙質文件時,應先在紙質文件上加蓋歸檔印章后再進行掃描。
計算機辦公或事物處理系統中產生的電子文件,應采取嚴格的安全措施,確保不被修改,隨時備份。我院將此類文件存儲在檔案專用服務器上。
用文字處理技術形成的電子文件,收集時應注明其格式、屬性和文字處理平臺。
用視頻設備獲得的動態圖像電子文件,應同時收集其非通用格式的壓縮算法和相關軟件。為保證動態圖像電子文件的真實性和完整性,我院中心檔案室將宣傳科移交的未經剪輯的原始視頻圖像和已經剪輯加工的視頻圖像一并制成動態圖像電子文件保存。
由電子計算機多媒體技術制作的文件,收集時應保證參數準確、數據完整。
通用軟件產生的電子文件,應同時收集其軟件型號、名稱、版本號和相關參數手冊、說明資料等。專用軟件產生的電子文件,原則上應轉換成通用型電子文件;如不能轉換,則在收集時必須連同專用軟件一并收集。
電子計算機系統運行和信息處理等過程中涉及的與電子文件處理有關的參數、管理數據等應與電子文件一同收集。
醫院電子文件的整理
電子文件的分類、排序:①要求:電子檔案分類排序、著錄標引是保管電子檔案的基本要求,在建庫前的整理工作的質量直接影響電子檔案的保管和利用。按檔案管理要求,對電子文件進行分類、排序、著錄標引的工作應由歸檔人員來完成。歸檔后,檔案部門還要進行檢查和系統地整理。②注意事項:由于不同系統產生的電子文件,在整理過程中可能會遇到文件格式重新編排和組合,這種格式轉換有可能損傷數據,損害了電子文件的憑證作用。不斷解決這一格式轉換問題是檔案保管部門整理電子檔案的一項重要內容,否則即使增加很多設備,也不可能建立完整的電子檔案數據庫。
建立數據庫:組建數據庫的主要工作內容和步驟包括:對電子文件進行分類編號。一個單位的電子文件類別是多種多樣的,要對這些電子文件進行分門別類的管理,就必須進行科學的分類。檔案部門應按門類劃分的標準,結合本單位的專業和電子文件內容,制定本單位的電子文件分類方案。分類編號就是按照分類方案的規定對電子文件進行劃分,并給每份電子文件一個固定的代號,從而使全部電子文件成為一個有機的、排列有序的整體。電子文件分類編號后,要建立檢索文件,對電子文件進行逐件登記。檢索文件是對電子文件進行快速訪問的有效工具。核對建庫就是對數據庫中的內容進行檢查核對,最終形成數據庫。
醫院電子文件檔案的安全保護
為加強防范措施,確保檔案信息和系統安全,我們目前主要采取了以下措施:①使用了硬件防火墻;②對服務器設置了登錄密碼;③對檔案管理系統所有使用人員權限進行嚴格控制,并根據人動情況及時調整權限,定期修改系統管理員的登錄密碼;④所有安裝客戶端的計算機均安裝了趨勢網絡版殺毒軟件,并定期查殺;⑤有專人負責檔案管理系統數據的定期備份。在實際運行中,尚未發生檔案信息和系統安全問題。
參考文獻
1 齊紅.醫院檔案現代化管理淺析.醫院管理論壇,2006,(5):33-34.
所謂電子檔案也就是采用計算機、磁盤、光盤等多種設備將信息數據進行存儲。這種載體的檔案與紙質載體的檔案相對應，其單位為案卷。虛擬檔案也就是將檔案實體通過多種錄入方式將其轉變為字節存儲于計算機或者磁盤當中，并且通過顯示屏，用戶也就能夠對這些信息進行查閱。隨著現代化社會的快速發展，社會中的信息越來越多，這就需要我們對信息加強管理，但是如果采用傳統的管理方式，必然無法適應現代化社會發展的要求，不利于電子檔案的管理。因此我們在實際工作中必須要加深電子檔案整理與保護的認識，采用最科學有效的管理方法，提高電子檔案的管理水平，從而推動檔案事業的健康發展。
二、電子檔案的整理方法
1、對于文書電子檔案的整理
在對文書類電子檔案進行整理的過程中，管理人員需要做到以下幾點工作：1）采取措施對文書類電子文檔進行規范化整理，并將這些電子檔案進行集中組盤；2）建立一個健全的數據庫，通過這一數據庫對電子檔案進行全面處理，并將其進行分類，并且在還可以在其中建立一個文件目錄，這樣也就有利于用戶查閱信息提供了方便。另外，在對一些本身為紙質載體的檔案，若需要進行電子整理，這就要求管理人員采用相應的設備將文字錄入計算機中，再通過網絡技術對這些文件進行傳遞與整理。當管理人員將這些文書類電子檔案整理完畢之后，還需要根據其重要程度將電子檔案進行分類管理，最后通過審查之后直接放到電子檔案的數據庫當中。
2、對于人事檔案的電子歸檔
針對于人事電子檔案，管理人員需要根據這些信息內容建立一個系統的數據庫，并在建立過程中應當附加一些文字與多媒體信息，附加的文字一般是對于人的綜合信息，而多媒體信息則是附加一些視頻、音頻、圖像等信息。
3、對于科技類電子檔案的整理
一般來說，科技類電子檔案的類型相對較多，其中主要包括設備、聲像等。在對這一類電子檔案進行整理的過程中，相關工作人員首先應當對這些信息進行掃描，然后再將信息按照一定的方式進行連接，這樣也就方便對其整理以及后期用戶的檢索。針對一些設備類的電子檔案，隨著現代化社會的發展，許多商家在所提供的技術大多從圖紙逐漸轉向電子化，那么管理者在對其進行整理的過程中，管理人員不僅要采用普通的整理方法，還需要根據實際情況建立一個特定的工作平臺，并嚴格按照設備檔案整理的注意事項進行整理。
三、電子類檔案的保護
1、電子檔案的保護
從當前我國發展現狀來看，管理者對電子檔案的保存依然處于脫機保存階段，因此，人們在保存數據的過程中一般都會將軟盤應用在其中。而在現代化社會發展中，科學技術的不斷發展推動了光盤的發展，由于光盤在實際使用過程中具有抗干擾能力好、結構穩定、保存時間長等優點，因此人們將其代替了軟盤應用在電子檔案的保護當中。如今，隨著各種電子檔案的不斷增多，檔案管理部門都已經將光盤應用在了其中，但也受到一定的限制，軟盤并沒有得以徹底改革。因此在實際工作中，管理者必須要采取最有效的措施對軟盤電子檔案以及光盤電子檔案進行保護，以保證電子檔案的安全性。
2、軟磁盤的保護
首先，規格要統一，最好使用3.5的高保密軟盤，另外，軟盤的質量也非常的重要，這直接關系這數據的安全和電子檔案的保存時間。軟盤的保管條件要做到規范統一，不允許把磁盤放在有強的磁場、震動、有腐蝕氣體、有灰塵的地方。環境的濕度最好控制在百分之五十左右，溫度最好控制在20度左右。另外各部門還要加強病毒檢測，確保電子文件保存的磁盤沒有病毒。有的電子文件在存盤時進行過加密或隱含文件名，如果密碼或文件名被遺忘，電子文件就難以打開。所以對這類文件應該解密或顯現文件名后再歸檔保存。最后如果條件允許，我們應該把軟磁盤載體換成光盤，這樣才能存放的更加的長久。
3、光盤的保護
（1）排放、使用要規范
我們在存放光盤的時候要把光盤放在盒子里然后直立放置，不讓光盤堆疊，防止翹曲，在光盤使用的過程，我們也要盡量的避免劃痕、摩擦。
（2）溫度、濕度良好
如果光盤放置的溫度過高或者太潮濕，光盤就很容易氧化、變形甚至片基霉變。所以我們要把光盤放在l4―24℃，濕度40%一65%的環境里面。
（3）做好避光工作
由于光盤的保護層是塑料的，所以會受到紫外光的傷害，如果陽光直射光盤就會提前老化。所以，我們要注意光盤的避光。做好是定期復制，一般來說磁盤是2年，光盤是5年，這些年過后最好轉儲，轉儲后使用原載體編號繼續保存。
四、總結
一、成績查詢時間
2019年考研初試成績自2月中旬左右陸續公布，具體省份及院校的成績公布時間，
二、成績查詢方式
1、網上查詢(免費)
a.考生可以登陸研招網查詢考試成績
b.考生可以登錄各報考院校所在省份的招生考試院查詢
c.考生可以登錄報考院校的研究生招生網進行查詢
2、電話查詢(付費)
撥打聲訊電話，進行付費式查詢。各院校都有開通自己的查詢電話，考生可輸入考生編號和身份證號最后六位數字(不含字母)或軍官證號查詢。具體電話信息需根據各地區情況。
三、成績查詢基本步驟
網絡查詢基本步驟
第一步：用戶登陸：以考生身份登陸(用戶名：準考證號，報名號或姓名，身份證號：證件號碼，考生類型選擇“碩士”)。
第二步：登陸后，請點擊招生信息中的“初試信息”按鈕，在信息顯示頁中點擊按鈕“初試成績查詢”。
四、成績查詢注意事項
1、準考證丟了怎么辦?
部分院校只要有身份證和姓名就能查詢，但如果需要準考證上的信息：
a.無準考證查詢方法一
到你報考點的網站，如****市招生考試辦公室，看是否有提供考點查詢的服務，根據報考序號登陸，就可以看到準考證號了。
b.無準考證查詢方法二
去考試所在單位的研究生處網站上查詢考生名單。
例如：可以在搜索引擎里搜索“2017年XX大學報考碩士研究生入學考試考生名單”或者去考試所在單位的研究生處網站找到考研前幾天的通知的附件里找到這個名單。
c.無準考證查詢方法三
通過別人的準考證號推理出自己的準考證號。
以準考證號105423431405609和105423431705611為例，這兩位朋友都是報考的湖南師范大學有機化學專業，而且兩個人所在考試地點不一樣。通過對比兩個準考證號，我們可以發現準考證號是由：10542(報考院校，此處是湖南師范大學)3(未知)4317(考試地點代號，此處是湘潭一中)056(報考專業，和學校也有關系)11(未知，估計是報考此專業的報名順序)組成的。所以可以通過尋找與你報考的專業和學校相通的朋友(這你肯定有吧，考研論壇、考研群、考場前后的人)通過他們的準考證號進行推理從而得出自己的準考證號，最后兩位可以通過窮舉法去查考研分數的網站上套出來。
d.無準考證查詢方法四
撥打報考院校招生辦的電話查詢成績或者撥打考點所在單位招生辦查準考證號。
2、其他注意事項
a.一般來說，各大考研院校均不再另行寄發書面成績單，以打印的成績單為準。
b.成績為-1表示缺考，-2表示違紀。
c.對初試成績有疑義的考生，可申請復查，具體時間、要求請隨時關注網上通知，小編也為大家整理了有關復查的具體流程，詳情戳《初試成績有疑問?成績復核要抓緊!》。
d.如要打印成績單，請用A4紙橫向打印。打印時，請在“文件”->“頁面設置”中設置頁邊距的上下左右值均為15毫米。若使用非IE瀏覽器，請自行調節成績單上下頁邊距使其為一頁。
五、初試排名如何查詢
只有少數學校可以查考研成績排名，大部分學校是無法查詢成績排名的。
1、有些學校在公布初試成績的時候就會同時公布專業排名。
2、可以試著電話聯系報考專業所在學院的研招辦人員進行查詢。小編當初考研時就有一個同學，在得知初試成績以后就打電話問了研招辦的老師，老師人很好，聽完她的分數以后立刻就讓她抓緊時間準備調劑，才沒有耽誤時間，成功調劑了。
3、了解排名只是一個參考，你的排名雖然好，好在能穩進復試，但仍然不能放松，因為有可能會被別的同學逆襲。你的排名或許不理想，但也不于驚慌，更不能放棄準備復試，要一遍復習專業課和英語，一遍做好復試和調劑的兩手準備。
4、從成績公布到復試開始，時間非常有限。請不要把寶貴的時間浪費在打聽別人的分數、猜測自己的排名上。這樣除了造成心理上的緊張、焦慮情緒外，沒有任何益處。
六、如何判斷是否能進復試
1、參考往年國家線和專業分數線
2、聯系報考院校學長學姐
想知道自己有沒有希望進入復試，盡量提前聯系報考院校報考專業的學長學姐，獲悉往年錄取及復試情況，提前做好準備。
七、注意這8個重要的時間段
▶第1階段：2019年2月初
各院校將公布考生分數，考生可以通過熱線電話、網絡等途徑查詢自己的考分。
該階段考生注意事項：查分后，如有分數上的疑問、立刻申請分數信息核對。根據周圍同學的分數，和今年總體平均分數預測目標院校目標專業的分數線。
▶第2階段：2019年2月中下旬
34所自定義分數線的研究生招生單位陸續公布自己的復試分線，考生需要及時核實自己是否通過復試分數線準備復試或者調劑。
▶第3階段：2019年3月中旬
國家復試分數線公布。國家按照13大學科門類，對一類、二類地區以及單獨考試和特殊專業考試進行復試分數線劃分。該階段考生注意事項：要密切關注分數線的公布情況核實自己是否通過復試分數線。
▶第4階段：2019年3月中下旬
全國各研招單位復試工作陸續進行。
▶第5階段：2019年3月中下旬(國家線公布之后)
調劑工作開始。
招生單位應及時生源余缺信息，符合教育部調劑規定的考生，可在規定時間內通過“中國研究生招生信息網”登錄調劑志愿，招生單位遴選出參加復試的考生名單，并通知考生復試，招生單位在規定時間內組織復試，并將復試結果通知考生。
接收調劑生的招生單位向第一志愿單位發函調考試檔案，做最后審核，確定是否擬錄取。
▶第6階段：2019年3月至4月(根據學校情況，基本和復試一起)
體檢，考生復試時應按招生單位規定到指定的二級甲等以上(含二級甲等)醫院進行體格檢查。
該階段考生注意事項：加強鍛煉、保持身體健康，確保順利通過體檢。研究生入學體檢和高考時的體檢類似，從體檢項目和要求上基本一致。
▶第7階段：2019年4月到5月(根據學校情況)
政審招生院校對檔案審查，包括組織關系。同時要求填寫政審表格，保管檔案的單位、學校、人才中心或者居委會的蓋章。
該階段考生注意事項：及時辦理所要求事項，態度上要積極主動。
應貫徹兩個原則：一是大力配合學科老師開展實驗教學，二是開展實驗創新工作.以按照“發展要有新思路，改革要有新突破，開放要有新局面，各項工作要有新舉措”的要求，我們要樹立全新的理念，對待實驗教學，跟上教學改革的步伐。本學期在學校現有的教學技術設備條件下，協助各學科教師開足開全演示實驗、學生分組實驗以及探究性實驗和學生課外興趣小組實驗，同時及時補充實驗器材，確保新教材中新增實驗的順利開設。實驗員要鉆研教材，領會教材變化的精神，迅速熟練新增教學設備的使用方法，同時做好實驗室資料整理歸檔工作。
二、實驗室建設和經費保障
本學期主要解決、添置一些理、化、生常用的缺損儀器和藥品，以確保實驗正常開展。同時適當對實驗室進行改造，以確保跟上新的教學改革方向，從而為創建江蘇省標準化實驗室打好基礎。
三、實驗室管理
1、嚴格使用“四表”、“三冊”、“一日志”。
四表：“學生實驗情況記載表”、“儀器報損登記表”、“儀器、藥品入庫清單”和“實驗通知單”。
三冊：“固定資產帳冊”、“實驗教學儀器登記冊”、“低值易耗品登記冊”，做到帳帳、帳物相符。
一日志：實驗室日志。
2、嚴格執行實驗室管理制度
⑴購置儀器、藥品要先行申請，由主管領導審閱后報校長室審批后再購置，入庫要驗收，同時填寫入庫清單。儀器原則不外借，若借出要由主管教導或校長同意后才能，并要及時追回。
⑵加強安全制度。藥品、儀器櫥要上鎖，化學危險品櫥要實行雙人雙鎖保管，防盜門要早開晚鎖，理、化、生實驗室的滅火器、沙桶要定期檢查、補充。實驗室通風換氣設備應保持經常運轉。
⑶儀器、藥品存放制度。做到分類存放，定櫥定位。每口櫥上應掛有“儀器登記卡”并逐年修正。分組實驗所用儀器藥品一律應實驗員發放，實驗結束，及時清洗、整理、歸放。
⑷認真執行儀器保養，維修制度，并自制一些教具。儀器要做到常清點，常保養，常維修，保證抽查準確，隨取隨用。
⑸繼續做好技術資料的檔案工作。
根據市教委技術裝備室重新下達的實驗室技術資料檔案要求，結合創建省重點中學要求，及時調整部署對儀器說明書，儀器材料的購置計劃，，學生實驗記錄，實驗通知單等應保存的資料認真收集，及時歸檔。
四、實驗教學
理、化、生各任課教師要根據教材內容，提前1-2天開出實驗通知單，或在特殊情況下，提前通知實驗員(但在實驗后要及時補填實驗通知單)，實驗員根據通知單充分準備好儀器、藥品，做到準、凈、齊和及時，確保實驗一次成功。對有些實驗，實驗員應事先親自試驗，若有改進的實驗或利用自制教具進行教學的，要向教師說明使用方法和注意事項，確保萬無一失。
關鍵詞：內業檔案資料規范化管理現狀注意事項
中圖分類號： G271 文獻標識碼： A 文章編號：
公路工程實施過程中公路工程內業檔案的整理、保存與使用成為公路建設項目內部管理現代性的一個主要體現, 為以后管養單位和工程驗收、審計提供數據資料。這也成為公路建設者、從事檔案管理的人員包括檔案管理等部門關注的重要課題。
一、公路工程內業檔案資料管理現狀分析
1、內業資料管理要求的不統一
（1）內業表格的形式的不統一。
在不同的公路工程項目中, 內業表格形式不完全相同。甚至同一個工程項目中, 內業表格在不同的合同段中也有所差異。這使得對不同的公路工程項目或各合同段的內業管理水平的評價失去統一基準, 不利干公路工程管理工作的完善和提高。
（2）內業表格填寫方法的不統一。
即使是在同一個公路工程項目的不同合同段中, 內業表格的填寫方法也不盡相同。而且無論是施工單位、監理單位, 還是上級主管部門對內業表格的填寫方法的認識均不夠清晰, 沒有一個完善的統一標準, 而且有些內業表格車身也存在著一些缺陷。
2、內業管理人員缺乏應有的統一的培訓
長期以來, 在公路部門一直都存在著“重外輕內”的思想, 內業人員一直未得到應有的培訓。盡管近年來進行了一系列的檢測工程師的培訓, 但培訓的重點是各種試驗手段,而忽略了檢測報告的填寫而且有些施工單位的內外業工作是分開的, 內外業人員缺乏必要的溝通, 從而出現內業人員在辦公室內編內業的現象, 使內業資料的準確性和可靠性得不到保證。另一方面, 內業表格形式和填寫方法又缺統一的標準, 更增加了內業人員的工作難度, 因為內業資料不合格而返工的現象較多, 造成了人力、物力和時間上的浪費。
3、內業資料管理的自動化和程序化程度不高
盡管計算機技術在公路工程中的應用已較為廣泛, 但公路工程內業資料的管理仍停留在計算機制表、手工填寫、復印機復印和人工裝訂歸檔的水平。由于人工填寫錯誤而廢棄的和工程結束后剩余的表格都造成了大量紙張的浪費。同時, 紙張為載體的內業資料無論在生成和運輸上, 還是在保存和查閱上都有著諸多的不便。因此, 如何盡快實現內業資料整理的微機化和信息化是當前公路工程項目管理的一個重要課題。
二、內業檔案資料的規范化管理
內業檔案資料的形成分三個階段：即施工準備階段、施工階段、中間交工檢驗和交工驗收檢驗階段。
1、施工準備階段資料包括：（1）施工組織設計（或施工方案）：一般是按單位工程編制的，它是單位工程開工申請報告的主要附件資料，若內容較為全面詳細；（2）圖紙會審、技術交底記錄：工程開工前必須組織圖紙會審，由承包工程的技術負責人組織施工技術人員對施工圖紙進行全面學習、審核并做圖紙會審記錄；（3）技術交底：包括設計交底、施工組織設計交底、工序施工技術交底，各種交底應有文字記錄、交底雙方應有簽字手續。圖紙會審資料一般按單位工程歸類。技術交底記錄應作為分項工程開工申請報告的主要附件資料歸類。
2、施工階段資料包括：（1）施工試驗報告：指施工過程的抽檢試驗結果資料，可按試驗項目以分部工程分類進行收集、整理和建立臺帳，由工地試驗室集中管理；（2）施工記錄：按分部工程收集，按分項工程、子分項工程列目歸類，附于工程檢驗記錄（報告）之后。測量復檢記錄：同上；隱蔽工程驗收檢驗記錄（報告）：同上；工程質量檢驗、評定資料：同上。
3、中間交工檢驗和交工驗收檢驗階段資料。
（1）竣工文件材料的分類竣工文件材料按交通部交辦發[2001]390 號《公路工程竣工文件材料立卷歸檔管理辦法》歸檔，共分八個部分：第一部分；可行性研究第二部分；設計基礎材料第三部分；設計文件第四部分；工程管理文件第五部分；施工文件第六部分；監理文件第七部分；竣工文件第八部分：科研。
（2）竣工文件材料的整理、立卷。a.綜合文件材料主要是在項目準備階段形成的涉及廣泛的文件。可行性研究、設計基礎材料、設計文件、工程管理文件。b.施工資料應按合同段、分期工程施工工序、問題、時間排列組卷。c.監理資料由監理單位按階段、問題分類整理組卷。d.竣（交）工資料由項目建設單位負責組卷。竣（交）工驗收文件及單項工程驗收文件要嚴格按交通部2004 年3 號令要求的內容組卷。e.決算和審計文件由項目建設單位負責組卷。f.照片、錄音帶、錄像帶、磁帶（光盤、軟盤）等聲像資料。整理、立卷：公路工程建設中形成的照片、錄音帶、錄象帶、磁帶（光盤、軟盤）等聲像資料，按聲像、照片、磁性載體檔案管理規定、規范立卷歸檔。從立項到施工（隱蔽工程）到竣工及項目主要活動等，要全面反映項目建設的全過程，其中照片要按施工進展順序和項目主要活動分別組成案卷，排列順序。照片檔案：公路工程建設中形成的照片用數碼相機拍照，應放在專用的照片檔案盒中保存，照片檔案與檔案盒檔案局統一訂購；照片檔案卷內目錄：包括照片題名、照片文字說明、照片編號；照片題名：題名應簡明概括、準確反映照片的基本內容，人物、時間、地點、事由等要素盡可能齊全；照片文字說明：包括事由、時間、地點、人物、背景及攝影者。事由：照片影像所反映事件、事物的情由；時間：事件發生或事物變化、產生的時間和拍攝時間；地點：被攝物所在的具體地點；人物：照片影像上主要人物的姓名、身份；背景：對提示照片影像主題具有一定作用的背景；攝影者：照片的拍攝單位和拍攝人；卷脊內容要與卷內目錄內容相同。錄音帶、錄像帶、磁帶（光盤）等到歸檔的磁性載體文件。首先，必須是可讀文件，必須在有關的設備上演示或檢測運轉正常的，無病毒，清潔，無劃傷，確保文件的完整性和內容的準確性。其次，歸檔的磁性載體文件應由文件形成部門編制歸檔說明，必須貼上標簽，一式兩份（A、B盤），一份作為保存件，不得外借。g.竣工圖的編制。竣工圖：施工圖沒有變動的，由竣工圖編制單位在施工圖上加蓋并簽署竣工圖章作為竣工圖；凡有一般性圖紙變更及符合杠改或劃改要求的變更的，可在原圖上修改，加蓋并簽署竣工圖章作為竣工圖；涉及結構形式、工藝、平面布置、項目等重大改變及圖面變更面積超過35%的，應重新繪制竣工圖。重繪圖按原圖編號，末尾加注“竣”字，或在新圖圖標內注明“竣工階段”加蓋并簽署竣工圖章；重復使用的標準圖通用圖可不編入竣工圖中，但必須在圖紙目錄中列出圖號，指明該圖所在位置并在編制說明中注明；竣工圖章：尺寸為80mm×60mm，紅色，包括編制單位名稱、編制人、技術負責人、編制日期、監理單位名稱、監理人及標明是×××竣工圖，并且相關人員簽字及其他文字填寫要齊全、清楚，竣工圖章應蓋在竣工圖右下方的空白處。圖紙的折疊：圖紙可以按GB/T10609.3-1989《技術用圖復制圖的折疊方法》，統一折疊成297mm×210mm 大小，底圖不折疊，平放在專用的裝具內；大于1 號紙的底圖也可卷放裝筒。
三、內業檔案資料注意事項
歸檔的工程文件應為原件，不得使用復印件和復印的表格填寫工程資料。工程文件的內容必須真實、準確、與工程實際相符合。工程文件應采用耐久性強的書寫材料，如：碳素墨水、藍黑墨水或激光打印機打印，不得使用易褪色的書寫材料，如：紅色墨水純藍墨水、圓珠筆、復寫紙、鉛筆等。工程文件中文字材料幅面尺寸規格宜為A4 幅（297*210mm）。圖紙宜采用國家標準圖幅。工程文件應字跡清楚、圖樣清晰、圖表整潔、簽字蓋章手續齊全。簽字人必須是經有關部門批準上崗的人員。所有的竣工圖均應加蓋竣工圖章。工程文件的頁邊距必須符合國家標準，保證有效裝訂。
參考文獻：
[1] 刁學玲.淺談新時期企業檔案管理工作對企業發展的影響[J]. 鐵道建筑技術. 2011(08)
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在綜合治理崗位我主要參加了“社會治安突出問題專項整治工作”，綜合治理、法制宣傳工作的檔案整理，綜合治理、法制宣傳、610工作的檔案整理等工作。
1、參加“社會治安突出問題專項整治工作”
首先，通過了解政策和參與調研，整體認知“社會治安突出問題專項整治工作”。通過參與對聯洋、欽洋、**和東城四大社區的專項整治調研和兩次“社會治安突出問題專項整治推進會議”，了解各社區內專項整治基礎數據的排摸情況和“社會治安突出問題專項整治”自2005年8月份開展以來的實際情況，傾聽各社區的工作設想。
其次，親身參與聯合整治行動，切身感受具體的工作細節。連續兩個月幾乎天天到街面聯合整治，我與同事配合，負責拍照、記錄、排摸情況，隨后整理數據。雖然整治工作繁瑣而辛苦，但是在這個工作過程中，我體會到了基層工作的辛苦，體會到了同事們的耐心，體味到領導們的工作技巧，使我受益匪淺。
2、負責綜合治理、法制宣傳、610工作的檔案整理工作
為迎接上級檢查，同時也是為了回顧總結一年的工作，我所在的綜治辦開始了細致的檔案整理和裝訂工作。一年來的工作紛繁復雜，各種文件和原始材料也多種多樣，根據檢查要求，我和同事一起思考歸檔的原則和方法，使各項材料內容翔實、條理清晰，一目了然。
由于年底歸檔任務比較重，檔案室的負責老師非常繁忙。我和同事就虛心向檔案室陸老師請教學習，在陸老師的耐心指點下，我和同事學會了檔案裝訂的方法，從打印封面到裝訂，全部自己動手，邊學邊做，我們順利地完成了檔案的裝訂工作，得到了領導的肯定。這項工作使我認識到檔案工作是對工作軌跡的記錄、回顧和總結，是需要在平時工作中點點滴滴地進行積累和有規律的匯總歸類的，在以后的工作我要時刻牢記這一點，做好本職工作的記錄和檔案整理工作。
3、參加“兩會”和上合峰會期間的社會穩定維護工作
每逢節假日或敏感時期，社會穩定工作都特別繁忙。**年3月和6月，兩個月以“穩定壓倒一切”為指導思想，全力做好“兩會”和上合峰會期間的社會穩定工作。有個別人不按照《條例》程序依法上訪，而采用利用敏感時期越級上訪、到康辦等非部門取鬧施加影響；個別冥頑不靈的XXXX功分子利用這種時期散發傳單制造影響；安全生產、勞動糾紛等的監察任務也非常重。
3月中旬，我參加了X鎮的社會穩控工作。曾接受領導的特別任務去康辦勸說接回一名情緒極其激動的人，并在派出所對她進行勸解，使其明白要相信政府，采取合法的方式反映自己的訴求。
自6月1日至6月20日，我在上合峰會期間**鎮維穩指揮部值班，收集匯總各居委、社區中心的信息，定時向___區相關部門匯報**鎮的情況，做好信息的上傳下達。每天下班前根據基層單位發現的新情況，及時向鎮領導匯報。
二、**鎮司法科法宣崗位
在法宣崗位的時候，我主要承擔鄉鎮人民政府依法行政職責描述工作。10月至12月底,我從約4萬份法律法規中查找與鄉鎮人民政府行政執法相關的有效法律條款，依據行政行為分類進行法律整理，制定依法行政職權定位分解表。這項工作任務量大，要求時間緊，工作負荷大，經常不得不加班到深夜，甚至通宵。我與其他兩位負責街道辦事處行政執法事項依據梳理工作的同事不斷的交流、溝通，尋找工作最有效的方法和程序，提高工作效率，減少重復勞動。
**年1月,我又參與了X鎮依法行政職權定位分解表的辦事流程梳理工作。首先，我在科室負責人會議上向各位科長或主任詳細解釋分解表的結構,填寫的注意事項和填寫要求。接下來，作為此項工作的聯絡員，我與各職能科室填表專員不斷進行溝通，催促按時上交表格，并與同事一起整理歸檔上交表格，將不符合要求的表格退回重新填寫。于1月底，我所在的**鎮順利完成填表工作，將職權定位分解表上交陸家嘴功能區域管理委員會。在3、4月中間有半個月的時間，我又參與了依法行政職權定位分解工作的相關收尾工作。通過此項工作，我了解了依法行政的重要性，對街鎮依法行政事項和流程有了一定的認知。
三、**鎮辦接待崗位
**年5月到6月底，我在X鎮辦主要參與了接待工作。首先，我認真學習了《條例》。所有的接待及答復都要嚴格按照《條例》規定的程序進行，嚴格辦理時限。
老百姓為維護自己的合法權益要討個說法，這是很合理、很自然的要求與行為。要解決類似這樣的問題，不應該是“堵”，而應該是“疏”，為人民群眾提供暢通方便的渠道，切實維護人民群眾的切身利益。
盡管《條例》規定，廣大群眾針對五類組織及其人員的職務行為可以提出要求，但由于長期以來的“強政府、弱社會”，老百姓的心里都覺得“有事找政府”，因此，在實際的接待中，涉及的內容卻不僅僅是條例所規定的內容。家里水龍頭壞了，路上亂設攤，小區內垃圾箱夏天味道重等問題都會到辦，希望政府解決。因此，每天辦都要耐心接待來訪群眾或接聽來訪電話，認真記錄，并轉交相關職能部門，督促問題的解決。
大部門人都能依法向部門反映合理的訴求，希望政府能夠協調解決他們日常生活中所遇到的生活問題、環境問題等。但也有個別人無理取鬧，鬧訪甚至無力糾纏。因此，接待工作不僅需要耐心、細心以及對政策的良好把握，同時還要分析人的動機、目的等，掌握如何向人解釋政策，講明受理或不受理的理由以及辦理的時限。
四、**鎮勞動保障事務所就業科
【關鍵詞】工程資料；注意事項；管理職責
引言：
建筑工程質量合格的證明文件就是建筑工程資料，而工程質量的重要性也隨著國家新版質量驗收規范的貫徹執行而日益受到人們的重視。相對之前的就版本來說，新版質量驗收規范更具特色，也更加嚴格。建筑工程的形式多種多樣，但對于工程建設單位來說，合理管理工程資料都是非常有必要的。國家立法對工程資料管理規范做出了明確規定，同時各種驗收標準也在工程資料的收集、分類和驗收等環節得到充分體現。實際上，我們可以發現工程資料擁有十分廣泛的內容。例如，對于一棟新建的建筑物來說，成百上千的各類驗收文件、試驗報告和質量保證書都可以是該建筑物的工程資料。而工程資料在分類上不僅僅指土建、安裝等由施工單位提供的資料，對于參加工程建設的監理、建設等各單位來說，都負有對工程資料進行整理、收集、核查和簽署等責任。
一、工程資料管理的職責
首先，應該在遵守國家相關法律法規、工程合同、標準和設計文件的基礎上形成工程資料，在此前提下安排專人（擁有符合規定的相關崗位資格）負責審查、整理和收集工程資料，同時應該確保工程資料的整理和收集工作同步于工程進度。參加工程建設的各個單位在工程建設管理的過程和各個環節中應該納入工程資料的形成和積累。
其次，工程資料的完整性、有效性和真實性應該得到保證，工程各參建單位不得隨意偽造、修改和撕毀工程資料。將現實的真實原始記錄作為資料的原始記錄，在工程實踐中如果無法取得原件，而又需要某種資料時，可以采用有效的復印件。所謂有效復印件，是指注明了原件存放地、經有效經手人簽字，加蓋有原件有效單位公章的原件復印件，且復印件必須是清晰可以辨認的。
最后，根據移交工程資料的有關規定：工程資料的移交必須是在完成工程且經過驗收后的三個月內進行，在此期間內必須將相關資料移交城建檔案管；在工程竣工驗收完成的兩個月之內，監理單位應該向建設單位提交工程資料；施工資料的編制由施工單位負責，實行技術負責制，其中一套自行存放，另一套移交給建設單位，在竣工后一個月內必須完成移交工作。
二、工程資料的分類
按照類別和驗收單位的不同，可將工程資料分為四大類：監理文件、建設單位基建文件、竣工圖紙和施工資料。
監理單位負責形成監理文件。主要包括竣工驗收資料、工作資料和監理管理資料等。
建設單位負責形成基建文件。主要包括征地拆遷文件、決策立項文件、招標及承包合同文件、勘察設計文件、商務往來文件、工程開工文件以及竣工備案文件等。
施工單位負責竣工圖紙的繪制工作，作為一種完成工程建設之后的憑證性材料，竣工圖紙是建筑工程檔案的一大重要組成部分；竣工圖紙應該附有圖紙目錄并加蓋竣工圖印章，且圖紙必須包括建筑、結構、暖通、電氣、管道、儀表、設備安裝等相關專業圖紙。
施工單位負責形成內容繁多的施工資料，這其中部分需要建設、設計、勘察和監理單位蓋章并簽認。主要包括質量驗評資料、質量保證資料和施工管理資料等。整理和收集施工資料應該與施工進度同步，其保存年限應該適應工程的使用年限。
三、工程交工技術資料的審查
（一）工程交工資料的審查方法
第一，全面審查。對于建設單位來說，單位工程技術資料的審查是一項細致而嚴肅認真的工作，能夠有效提高對施工過程的管理質量。首先，通過圖紙會審并實地觀查施工現場，初步了解單位工程概況；其次，為了從整體上對分部分項工程和單位工程的技術資料、施工組織設計、管理資料、技術交底、施工方案、圖紙會審、技術總結的完整情況進行檢查，應該用較快的速度根據資料卷內目錄的內容粗略瀏覽該工程的全部資料，確保無明顯的缺項和遺漏。從交工技術資料目錄上對資料的健全情況進行了解是該種審查的重點。
第二，重點審查。檢查施工交工技術資料應該保證重點，應該認真細致地審查分項工程的每一項，質量保證資料以及管理資料中的每一分部。特別是當交工資料涉及到結構安全部分時更應該謹慎對待，例如砂石、水泥和鋼筋等原材料試驗報告，預構件出廠合格證明書及施工單位的復檢報告，混凝土、砂漿強度試驗報告，建筑工程沉降記錄，隱蔽工程檢查記錄，焊接試驗報告等施工試驗項目，變形觀測及位移觀測記錄等施工試驗項目。審查這些資料的要點一是要對其真實性進行審查，二是審查其全面性，包括各個分項分部工程的資料是否健全，數量是否齊全，如：施工日志、材料代用審核文件、設計變更及工程聯系單等其他施工記錄，三是審查分項分部工程驗評的原始記錄上是否有施工單位或上級監督部門的蓋章和簽字，是否有評定意見，采用的表格是否符合標準。
第三，逐項審查。審查工程資料的相關人員首先必須熟記常見技術數據，對于一些關系到施工工程的安裝工程施工規程、標準和規范，材料檢驗試驗的規范、標準等應該比較熟悉。只有這樣才能在對資料進行審查的過程中做到隨時將資料中的數據與標準規定值進行比較，及時發現與解決不合格的問題。例如，在對受力鋼筋進行審查時，要以配筋圖上的材質出廠合格證、關于此項質量的施工單位復檢報告為依據，對鋼材的機械性能和化學成分進行審查，若與規范中的規定不符合，則將其判斷為不合格，要按規定做進一步的審查，確定其是否按規范要求做了加倍取樣復試。對于進口鋼材來說，對其材質進行化學分析是很有必要的，以確定是否對焊接要求有影響。
（二）工程交工資料的審查技巧
第一，內容核對法。對于工程施工中分項、分部工程的主體部分，把關系到工程施工的質量管理資料和質量保證資料集中在一起進行預立卷，分別審查工程管理資料和保證資料是否完整。例如，在某工程的低層現澆鋼筋混凝土柱中，對工程施工日志、復檢合格證報告、水泥和鋼筋等材質證明書、預埋件和鋼筋等隱蔽工程記錄進行審查是首要的，然后才是審查混凝土試壓強度報告、分項和分布工程質量評定記錄等。只有通過這樣的程序審查，才能全面了解該工程資料的完整性。
第二，時間順序核對法。為了對資料的真實性進行審查，是否符合時間順序，檢查是否有造假后補現象，應該將施工過程中的某個分項工程的所有相關資料集中在一起進行穿插核對審查。例如，在對地深混凝土澆注分項資料進行審查時，首先應該審查砂石、水泥和鋼筋的進場時間，復試檢驗是否在澆筑混凝土、綁扎鋼筋之前；二是檢查是否在澆搗混凝土之前進行立模、柱模以及鋼筋綁扎隱蔽驗收；三是檢查施工日記中混凝土試塊時間是否與試塊制作日期一致；四是檢查是否在混凝土拆模后進行底層柱混凝土的分項評定。
四、結論
綜上所述，筆者從工程資料的管理職責、工程資料的分類以及工程資料的質量驗收規定等方面對工程資料管理的一般注意事項進行了探討，在工程資料的管理過程中只有嚴格遵循上述注意事項，才能使工程資料的管理事半功倍。
參考文獻
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[2]孔梵灃. 工程技術資料的收集及整理[J]. 寧夏機械, 2007,(04) .
關鍵詞：急救中心;檔案信息管理體系;健全與完善
急救中心檔案信息是以不同載體保存的歷史記錄。這些具有利用價值的資料是檔案工作的基礎，必須具備一定的完整性。但由于對其重要性缺乏足夠的認識，急救中心檔案基礎工作還不夠完善；人員操作隨意不規范；資料收集不夠及時；工作欠協調；借閱手續不嚴格；制度有待進一步健全；致使檔案資料分散，收集遺漏，以至導致一些資源的損失。因此，必須加以進一步規范與改進，從檔案信息的內容要素、收集傳遞，到保存利用等，形成一整套科學嚴謹的管理系統。
一、檔案信息資源收集范圍的界定
檔案資料的收集是檔案管理的主要業務。隨著時代的發展，社會與個人的信息利用需求日益強烈。這就給急救中心有用信息的獲取和收集管理提出了更高的要求。急救過程中，急救中心客觀地記錄有病人急救全程實時全方位錄像錄音以及紙質數據信息，不僅是醫患糾紛處理的法律依據，還是醫院應急能力及專科特長的實際體現，是考核評價急救人員績效的客觀依據。檔案部門必須將其無一遺漏地盡收囊中。1.急救中心歷史沿革資料。急救中心從無到有、從小到大、從分支到獨立，整個發展歷程全貌的信息資料是重要的檔案信息資源。中心檔案中必須如實記錄反映。諸如中心的場地、設施、設備、規劃、設計、建設等原始影像、視頻、圖紙資料，以及組織機構的變遷；印模式樣的啟用更改；文化、科技、制度、管理經驗等傳承資料都在收集之列。2.院前急救全程信息資料。院前急救全程檔案所記載的內容不同于醫院門診與住院部門。急救全程檔案必須從急救中心受理報警、調度員派車開始，到現場搶救，送達醫院全部過程的信息資料無一遺漏地記錄在案。大到病名病因、責任大夫護士、救治用藥措施，小到出車車型、車速、行車公里數，細到調度員接警的對話語態、派車指令的錄音資料，都要收集在案。病人姓名、地址、起止時間以及各項收費等信息資料也自然照收不誤了。這些檔案信息資料收集后，還應按照病種、發病年齡與地域、發病原因及時進行分類、整理、編目、歸檔。并通過計算機系統，實現檔案統計、保存、檢索及應用的系統而科學的管理。不僅方便衛生主管部門及科研工作人員的快速查詢，而且在發病規律研究、搶救經驗總結及預防方法的探索方面發揮著應有的作用。3.中心行政活動資料。在院前急救全程信息資料收集的同時，急救中心還要拓寬檔案信息資源，進行全方位、多層次的收集開發工作。一是上級機關下達的決定、制度、通知等指導性文件；二是本中心上報的總結匯報材料、請示報告及相關批件；三是大型會議紀要、重大事件、學術研討、醫療保健、人才培訓，及其黨辦、工會、團委活動及各科室日常例行活動情況等材料的完整收集，以充實檔案信息，實現資源共享。
二、收集方式的創新
豐富的檔案信息資源是做好檔案服務工作的基礎。新穎的信息資源收集方式，往往可以收到事半功倍的收集效果。因此，很有必要打破按部就班的收集習慣，多管齊下，迅速及時地獲取完整齊全的檔案信息。1.主動出擊收集法。急救中心檔案工作人員可以改變坐等報送檔案資源或被動接收的傳統做法，采取積極采集方式，真正走出辦公室，加強與各科室相關人員的聯系和協調，確保檔案信息能及時收集，了無遺漏。檔案工作人員還可以自己動手，親自進行中心召開的大型會議的拍攝，或參與重大事件與活動的拍攝，直接獲得齊全完整的第一手照片與鏡頭資料。此外，為方便應急事件的處理，檔案部門還可以主動建立以轄區戶主姓名、家庭住址、聯系電話等信息為內容的社區居民急救信息檔案。并收集轄區范圍內醫院的地理位置、急救設施、專家優勢、血量存儲，以及聯系電話等相關信息，以便在緊急情況下迅速確立處置預案，為病人贏得更多搶救時間。2.檔案組織網絡收集法。急救中心可以成立自上而下的檔案組織管理網絡機構，在各科室設立兼職檔案員，正式行文明確要求其負責本科室檔案收集與報送，并對收集時間、歸檔內容及其目錄編排做出具體規定。檔案部門針對所收集報送的信息資料，在鑒別分類的基礎上，整理歸檔，統一進行分卷編號，列出目錄明細，以備檢索查詢。3.“非常規資料”的追蹤催交收集法。“非常規資料”是一些臨時性工作形成的文件資料。諸如赴外地參會的會議文件資料；同合作單位業務洽談形成的合同或協議等契約資料；機關工作人員調離退休變動時需要移交的文件材料；上級部門授予的榮譽證書；以及一些專項活動的文字、聲像、圖片等。這些資料如不及時收集，極易散落在部門或個人手中，檔案工作人員要主動提醒，及時追蹤收集催交。4.電子文檔網絡上傳收集法。隨著辦公自動化和檔案信息系統計算機管理的普及，急救中心各部門對檔案信息資源實現了聯網互通。檔案部門要充分利用網絡功能，通過上傳方式進行文件和圖片資料的收集，形成電子文檔，方便查詢與共享。
三、檔案管理制度的完善
急救中心檔案信息管理體系的健全與完善，不僅要明確檔案信息收集的范圍，在收集手段方面還要適應新形勢的需要和變化，建立一系列檔案管理制度，用健全與完善的管理制度做保證。1.檔案管理人員職責的制定。以《中華人民共和國檔案法》為依據，結合院前急救醫療工作的特殊性，制定《專職檔案管理工作人員崗位職責》、《兼職檔案員崗位職責》等規章制度，強調檔案集中統一的管理原則，在明確專職人員收集、整理、歸檔、保管、保密、監督等方面的責任的同時，明確各科室兼職檔案員的職責，要求將分散在各科室的文件、信息資料隨時收集整理，送交歸檔。2.檔案管理制度的制定。通過《文件資料收集整理的規定》、《立卷和歸檔工作的具體要求》、《檔案的保管條例》、《檔案分類編號標準》等各項管理制度的制定，明確文件信息資料收集分類、排序立卷、保管時間期限、查詢借閱、檔案保密、檔案利用與銷毀鑒定等事項及要求，所有制度以文件形式下達，確保檔案工作的嚴肅性、規范性、科學性與條理性。特別是《檔案借閱制度》，必須強調借閱登記手續的辦理，借閱檔案的及時歸還，不得隨意涂改損毀；若需卷宗拆線，必須獲得檔案室的同意。3.檔案知識教育培訓制度的制定。根據形勢的發展變化，不斷組織檔案部門專職人員，以及各職能科室兼職人員進行以檔案知識與管理制度學習為內容的專題培訓或短訓。并通過專題會議、講座、櫥窗、板報等多種形式，進行急救系統檔案管理重要意義、檔案收集整理的基本操作流程與技能，以及注意事項等相關知識的宣傳，提高大家的認識，豐富專業知識，激發其工作熱情及主動性，從而加強檔案管理工作的科學性，促進檔案管理水平的大幅提高.
參考文獻：
[1]劉麗.大數據時代下急救中心檔案管理信息化建設研究.“決策論壇——管理決策模式應用與分析學術研討會”論文集（上），2016
【關鍵詞】電子文件；現狀；應用；注意事項
近年來，隨著信息化的迅猛發展，建設領域電子文件與電子檔案大量產生并廣泛應用，如何保證信息時代城鄉建設活動的真實歷史記錄長期保存和隨時利用，已成為各地建設部門，特別是城建檔案管理部門、建設系統各業務管理部門以及工程建設、施工、勘察設計、監理等單位所面臨的一項緊迫而艱巨的任務。為保證建設電子文件與電子檔案的真實性、完整性和有效性，保障建設電子文件和電子檔案的安全保管與有效開發利用，2007年11月，國家建設部辦公廳制定并了行業標準《建設電子文件與電子檔案管理規范》，并于2008年1月1日起實行。本文結合本單位的工作實際，淺談有關電子檔案管理的應用體會，愿與有關從業人員共同探討。
1.電子文件特點 電子文件歸檔管理區別于傳統的紙質檔案管理，它有如下特點：
1.1信息的非人工識讀性。
電子文件使用了人工不可識讀的記錄符號――數字式代碼，這種代碼人工是無法直接破譯它的含義，只有通過計算機特定的程序解碼，使之還原為輸入前的狀態，人才能識讀它。電子文件只有依賴于計算機系統，才具有生命力，才能發揮作用。
1.2信息的可變性。電子文件的增刪十分容易，不留痕跡，計算機系統中的靜態文檔被大量動態文檔所取代，動態文檔中的數據不斷地被更新或補充，以反映最新信息。
1.3信息存儲的高密度性。電子文件的存儲密度大大高于以往各種人工可識讀的信息介質，隨著技術的進步，電子介質的存儲密度還將繼續加大。檔案管理長期存在著文件的數量與存儲能力的矛盾。隨著技術的進步，電子介質的存儲密度將繼續加大，把一個檔案室庫藏檔案全部裝進一只皮箱不再是神話。
1.4信息的可操作性。電子文件可以隨時適應人們的需要，修改、調閱可以跨越時空界限。
2. 電子文件歸檔現狀
2.1電子文件歸檔不到位。由于計算機電子文件涉及的技術環境較復雜，采用標準化的方法管理會更細致、周全、易于操作。目前電子文件收集，常常執行不到位。
2.2電子文件歸檔管理人員職責不明確。很多單位電子文件歸檔管理主要由計算機人員操作，多數計算機操作人員對檔案工作較為陌生，而檔案管理人員管理對檔案管理比較專業，但對計算機應用還不熟悉，這樣容易對檔案管理造成脫節。 2.3歸檔的電子文件質量較差，內容真實性無法保障，且缺乏可讀性。目前很多部門檔案管理僅處于坐等電子文件歸檔階段，且歸檔的電子文件僅從形式上進行鑒別，對其內容的真實性、可讀性未把關，草率整理刻盤歸檔，致使歸檔的電子文件不齊全，內容不真實，形成電子文件的背景信息及元數據未同時歸檔，無法提供可利用的資料。
3. 電子文件在我單位的應用
工程檔案電子化的應用，使我單位在工程檔案管理方面變得系統與規范，在檢索方面變得快捷和方便，做到最短的時間檢索出的工程全文電子竣工檔案。目前，我們的市政工程和房建工程從項目報建報批的準備階段階段文件、監理文件、施工文件、竣工圖、工程驗收備案文件均可實現軟件全文檢索利用。那如何保證電子檔案的系統性、完整性、真實性？首先必須保證紙質檔案的質量。針對這個各單位普遍憂心的問題，我單位主要采取分階段、分責任部門進行嚴格的把控，具體通過五個階段來保證電子檔案的最終質量。
（1）在工程施工合約簽訂后，我單位作為建設單位由檔案管理部門負責建設單位就與工程檔案管理主管部門簽訂《城建檔案報送責任書》。同時，對施工單位和建設單位現場負責人及監理單位進行檔案相關要求培訓，把紙質檔案和電子檔案整理方法和要求提前告知。把握檔案指導的最佳時期。
（2）在工程施工過程中，檔案管理部門采購定期、不定期形式對各施工單位、監理單位資料的整理情況進行抽查，并進一步跟蹤落實整改情況和給予適時地指導。
（3）在工程驗收時，各單位共同填寫《工程竣工檔案初步驗收意見書》，主要由施工單位對竣工檔案進行自檢，自檢合格情況寫明并簽章確認；監理單位對監理文件進行自檢，對施工文件、竣工圖進行檢查，形成意見簽章；建設單位工程負責部門對竣工檔案進行檢查驗收，形成意見簽章；然后由公司檔案管理部門進行檔案預審，對檔案資料提出整改意見，負責填寫《建設工程竣工檔案驗收申請表》報工程檔案主管部門，并參加工程竣工驗收會議。這樣每個階段，每個單位對工程竣工檔案都有把控。
（4）工程檔案接收時嚴格審核紙質與電子版內容的一致性，對電子版成果進行檢查的同時，發現頁面不正、缺頁、不清晰等現象，要及時進行補充和修編，進一步確保了電子檔案的的格式、質量、系統完整。
（5）對于檔案專用的電腦，本單位要求不得聯網，并由專人負責，對于電子化的數據進行異地備份，以防萬一電腦損壞而造成的數據丟失，并采取必要的安全防護措施。
電子文件內容復雜、專業性強，各單位檔案部門不一定能夠保證電子文件完整、準確、系統。因此，需要領導高度重視，各個部門通力合作，才能使單位的電子檔案管理工作更上一臺階。
4. 電子文件歸檔注意事項 在電子文件歸檔過程中，應注意以下幾個方面：
4.1明確職責、完善制度，措施到位。應根據本單位情況，依據電子文件全程管理、前端控制原則及完整性、真實性、可讀性保障原則，制定本單位電子文件歸檔管理制度。必要時輔以一定的行政、經濟手段，保證電子檔案的質量。
4.2統一電子文件歸檔格式。在工程項目中，電子文件管理系統應建立一系列標準，制定統一的格式。由檔案管理部門對工程項目電子文件進行編號、著錄、刻錄、標識，保證歸檔的電子文件齊全、完整、真實、有效，便于長久利用。
4.3合理配置資源，包括設備和人力資源。電子文件的形成、處理，都是在電子計算機軟、硬件平臺支持下完成的，因此充分配置電子文件管理所需設備是從事電子文件歸檔管理的前提。此外，電子文件的整理、保管、鑒定、統計和提供利用都要由電子文件管理人員負責實施完成，盡快培訓一批檔案人員來負責電子文件的管理。
4.4尊重并貫徹前端控制思想。對電子文件的形成、積累、整理、歸檔應實施全過程管理，以保證電子檔案的質量。電子文件歸檔與傳統紙質文件歸檔不同，傳統的做法可以不管文件形成過程中的具體細節，只要根據文件的保存價值，在工程項目結束后對其進行收集、整理、歸檔、保存，但電子文件沿用這種方法行不通的。電子檔案的歸檔從工程項目立項、設計文件形成之時起，檔案管理者就要立即介入，進行監督、指導，提出文件運行的環境背景、元數據，劃定該歸檔的文件范圍，敦促其進行適時歸檔，防止電子文件的丟失，保證電子文件的完整、準確。