時間：2023-07-25 16:50:51
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關鍵詞： 城市規劃；檔案管理；重要性
Abstract: since the reform and opening in China's economic development, at the same time each region of urbanization development is also with each passing day. In city construction planning in the process of creating plenty of planning material, how these rising urban planning archives material fully sorting and file development and utilization, become the each management researchers face subject.
Key words: urban planning; File management; importance
中圖分類號：TU984文獻標識碼：A文章編號：
隨著我國城市建設步伐的加快，一個多功能、多層次、多種體系、高度密集的現代化城市建設、管理格局正在逐步形成。期間所形成的大量的城建檔案，是城市規劃、建設和管理可靠的參考依據，特別是城市規劃檔案的管理和利用，為現代化城市的規劃和發展提供了基礎條件。如何對這些不斷增多的城市規劃檔案資料進行充分的整理歸檔和開發利用成為了每一個管理人員面臨的課題。
一、城市規劃檔案的重要地位
規劃檔案門類眾多，包括城市總體規劃、詳細規劃、分區規劃、控制性詳細規劃、修建性詳細規劃、管線工程規劃等等，在城市建設體系中起著主導作用。城市規劃檔案是規劃行政主管部門在城市規劃、編制和管理工作中形成的檔案，是城市規劃和城市建設的重要法律依據，它在城市規劃、城市建設中具有重要的作用。從城市規劃審批權限來看，根據《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國城鄉規劃法》等相關法律、法規規定，國家以法律形式規定了城市規劃的審批權限，在于強化城市規劃合理布局、統一管理，確保城市建設按規劃方案進行實施。因此，城市規劃檔案具有權威性，是城建檔案中的“龍頭”檔案。
二、城市規劃檔案管理要求
城市規劃檔案建立的標準是依據《中華人民共和國城鄉規劃法》的要求，我國政府實行“一書兩證”的規劃審批管理制度，即項目建設前期應取得城市規劃行政主管部門核發的建設項目選址意見書、建設用地規劃許可證和建設工程規劃許可證。一個建設項目從開始立項到整個工期結束過程中會不斷發生屬性的變化，例如容積率的調整，規劃設計圖紙的變更，建設用地使用性質的變更，建設工程的翻建、改建、擴建、項目產權變更以及道路改造等等。上述這些變化過程當中，同時也要求城市規劃行政主管部門不斷變更已經存檔原有規劃審批檔案，從一個項目建立檔案的完整性出發，在對城市規劃檔案的管理過程中，就要求城市規劃行政主管部門從始至終保持一個動態跟蹤的機制，只有這樣才能保證城市規劃檔案內容的詳實、完備、準確、無誤。因此，動態管理是城市規劃檔案管理的基本方式和要求。
三、現階段我國城市規劃檔案管理存在的問題
1.檔案管理人員的管理觀念陳舊。很多檔案管理人員認為城市規劃檔案管理工作沒有什么價值,那么這種工作態度也就導致了在具體的管理工作中心態過于浮躁。 而且，城市規劃檔案管理人員的專業知識水平普遍不高，知識結構單一，業務素質低下，對檔案的整理、搜集、裝訂和歸檔業務非常生疏，對一些關鍵性的檔案材料不知道如何歸類和鑒定,這就造成了檔案的關鍵性材料得不到有效地歸納和整理,極大地阻礙了城市規劃檔案管理工作的開展。
2.城市規劃檔案管理的相關設施不健全。很多城市的城市規劃檔案管理工作部門沒有健全的硬件設施，缺少檔案管理必備的基本軟件條件，沒有專業的檔案管理室或者檔案管理室潮濕、陰暗，導致相關的城市規劃檔案發霉變質等,影響了這些檔案的頁面美觀和文字顯示效果。 在一些經濟欠發達的城市基本沒有城市規劃檔案管理部門，而是將相關的檔案管理工作交給建設局、文物局來處理，這極大地影響了城市檔案管理工作的科學性和有效性。
四、加強城市規劃檔案管理工作
1．領導重視規劃檔案管理工作
領導重視是搞好規劃檔案管理工作的關鍵。抓好規劃檔案工作。需要有關領導在檔案庫房及相關設備等方面給予必要的保障。（1）在辦公用房相對緊張的情況下，應保證庫房面積，并投入大量資金購置密集架等檔案裝具，設置了檔案信息中心，實行集中統一管理；（2）應責成專人將現有的規劃圖紙、資料等輸入微機，實行微機輔助管理，使每一個規劃項目、每一個規劃成果形成的檔案資料都方便可查。
2．提高規劃檔案管理人員的綜合素質
（1）檔案管理人員要具備較高的政治素質和自身修養，具備豐富扎實的業務知識；（2）要切實抓好各環節業務工作。要努力拓寬收集渠道，保證收集材料的全面完整、真實可靠。要明確歸檔范圍，嚴格遵守各項立卷歸檔制度，及時整理立卷。要熟悉館藏，對所管理的檔案資料做到了如指掌，不斷提高服務質量和服務水平。檔案管理人員要緊跟時展的步伐，要學習雙方面的知識，要不斷學習有關規劃建設方面的法律法規并盡可能多地接觸了解規劃建設業務，同時要學習新形勢下檔案管理方面業務。只有不斷提高檔案管理人員的綜合素質，拓寬檔案管理人員的知識面，才能適應工作環境，駕輕就熟地干好此項工作。
3．挖掘城市文化特色
挖掘城市文化特色，服務重點地區規劃編制。規劃檔案中蘊含了深厚的城市歷史文脈。對規劃檔案中城市歷史文脈進行深入挖掘和對重點地區現狀進行系統分析，是研判未來城市發展重點項目和目標方向的基礎支撐。
在上海世博會園區選址規劃過程中，有關人員對規劃檔案中的上海歷史人文風情在空間上的具體體現進行了挖掘、分析和提煉。對檔案的開發利用，為世博會園區規劃中提出的借力世博契機，幫助黃浦江沿岸大型造船工業整體外遷，實現黃浦江沿岸能級全面提升，保護城市歷史遺存，使歷史遺存與地區功能、景觀融為一體的目標提供了檔案支撐。現在，黃浦江沿岸的造船、航運等產業功能已經被世博園區這樣更為怡人、更具親和力的文化地標所取代，上海的母親河―黃浦江沿岸的文化脈絡和“里弄風情”都得到了很好的傳承。
4．建立統一的檔案信息標準
現在幾乎各個省、市、縣都有自己的檔案管理標準，這樣多種標準同時存在會嚴重削弱國家標準的執行程度，造成地方標準與國家標準不協調，最終阻礙一個全國性的檔案信息資源管理系統的建設，也會造成檔案資源的大量浪費。 因此，應該加強國家標準的落實和宣傳，使得該標準在各個地區都能夠得到有效的實施和開展，減少人力資源浪費和物質資源浪費，避免檔案管理信息化過程中的重復性和盲目性，提高檔案管理信息化系統的質量，有利于城市規劃檔案高效性管理和檔案資源的優化配置。
5．開發檔案管理智能化軟件系統
應該集中優勢資源來開發一套各個地市通用的智能化軟件管理系統，為城市規劃檔案管理的全國性分布式信息資源數據庫的建設奠定基礎，避免各個地區在檔案管理軟件開發方面的重復性資金投入。 通過這套智能管理系統來實現全國檔案管理工作的統一化管理，使各個級別的檔案管理部門之間實現高度的和全方位的資源共享，為政府的城市規劃行政管理工作提供更加科學和有效的檔案資源方面的智力支持。
6．加強對城市規劃檔案管理的制度建設
一個嚴格、科學、合理的管理制度是實現檔案管理工作高效運行的基礎，城市規劃檔案管理部門應該制定更加嚴格的制度標準，使得工作人員的每一項具體工作都能按照章程有條不紊地進行，當工作出現問題的時候及時追究相關工作人員的個人責任，將造成的損失降低最低，促使工作人員提高對檔案管理工作的責任感，對于激發其工作熱情也具有積極意義。
參考文獻
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[2]周萍.新形勢下做好公安檔案工作的思考.浙江檔案.2004（1）.
[3]高燕春.央企檔案管理信息化新探――以神華集團為例.中國檔案.2009（3）.
城市規劃的檔案管理不論在技術上還是在管理程序上都相對于一般性的政府服務工作專業性更強，并且在城市的規劃建設中發揮著越來越重要的作用。我國現在已經實行社會主義市場經濟體制，各行各業都在不斷調整著自身的管理體制以努力適應新的社會經濟環境，但是城市規劃檔案管理由于受到種種因素的制約，使得該項工作的現代化轉型工作始終得不到質的發展。
1.城市規劃檔案管理現代化轉型的必要性
1.1實現城市規劃檔案管理的現代化轉型是規范檔案管理工作的需要
很長時間以來，我國政府部門對城市規劃檔案管理工作過于輕視，各方面的投入嚴重不足，進而導致了城市檔案管理體制的落后和管理效率的低下，很多城市和地區的城市規劃檔案管理部門缺乏必要的工作章程，管理非常混亂，使得工作效率遲遲得不到提高。現代化的城市檔案管理要求相關部門制定嚴格的檔案管理程序和執行標準，各個具體的工作環節都必須嚴格依照工作章程，對城市規劃檔案管理的開發和利用提出了更高的要求，因此，實現城市規劃檔案管理的現代化轉型是解決我國現階段檔案管理工作尚不規范的有效途徑。
1.2實現城市規劃檔案管理的現代化轉型是適應社會主義市場經濟的需要
現在，我國經濟社會已經處于市場經濟的大環境下，在市場機制下強調的是效率和公平，過去那種依靠政府的財政支持而安于現狀、不思進取的就思維已經遠遠不能適應新時代的發展要求，城市規劃檔案管理工作必須提高其工作質量和服務水平，體現出該項工作在市場經濟條件下對城市建設和規劃工作的有益性和不可替代的價值，只有這樣才能順應時代的發展要求，才能適應現階段我國社會主義市場經濟的需要。
1.3實現城市規劃檔案管理的現代化轉型是提高檔案資料利用水平的需要
在舊的城市規劃檔案管理模式下，管理人員重視的只是城市規劃檔案的搜集和保存工作，而忽視對已有檔案資料的二次開發和利用。由于各種檔案資料是在城市規劃和建設過程中形成的權威性的材料，因此在很大程度上對于以后城市建設和規劃的研究以及改進工作具有積極的參考價值，但是僅僅保存這些檔案材料是遠遠不足的，還應該根據本地區的具體情況來有針對性和目的性地對相關檔案材料進行系統化的整理和分析，總結出有價值的數據來為今后的城建工作提供更加直觀的參考信息。
2.城市規劃檔案管理現代化轉型的若干建議
2.1檔案管理人員要實現思想上的轉變
在城市建設規劃檔案管理工作中，工作人員起著關鍵和主導的作用，直接決定著城市規劃檔案管理工作的質量和效率。然而，受到計劃經濟體制下舊的思維定勢的影響，檔案管理工作人員的思想往往難以改變，這將嚴重制約著我國城市規劃檔案管理工作的現代化轉型。檔案管理部門應該積極通過舉辦技能培訓班、舉辦各種職業講座等客觀形式來及時為本單位工作人員充電，提高其業務技能，使其適應新形勢和市場經濟環境下的工作要求。在思想上要由過去那種被動地、消極地工作轉變為主動地、積極地工作，這一心態的轉變同時也將影響著工作的態度，使得城市規劃檔案管理人員更加具有工作熱情和工作責任心，對城市規劃檔案管理工作的現代化轉型具有積極意義。
2.2積極進行網絡化建設
當前正處在網絡化時代，網絡已經滲透在社會的方方面面，并發揮著不可替代的作用。在現實社會中，越來越多的行業已經將網絡化建設視為提高自身核心競爭力的重要手段，作為在越來越快的城市化進程起著重要作用的城市規劃檔案管理工作，進行網絡化建設是必要的和不可忽視的。政府應該加大對城市規劃檔案管理部門在網絡設施的軟硬件方面的投資力度，支持其引入先進的網絡設備已實現檔案管理辦公的自動化和便捷化，由中央檔案管理部門牽頭建立一個全國統一標準的檔案管理信息化網絡，保證各個地區之間的城市規劃檔案管理資料的共享，確保各種檔案資料得到最大限度的開發和利用，實現社會效益和經濟效益的雙贏，為各個地區的城市化建設提供更加高效的智力支持。
2.3制定切實可行的規章制度
現階段造成城市規劃檔案管理相對混亂的一個重要因素是沒有切實可行的檔案管理規章制度，使得檔案管理工作人員缺乏必要的約束和監督，進而導致工作責任感的缺失，這種消極的工作態度是城市規劃檔案管理工作向現代化轉型的巨大障礙，必須予以克服。各級城市規劃檔案管理部門應該以上級領導機構的政策文件為指導，結合本地區的特殊情況，積極制定嚴格的工作章程，實行責任制度并將檔案管理中的各項任務具體落實到個人，增強地方檔案管理的工作效率，使城市規劃檔案管理在新的形勢下重新煥發生機活力。一個切實可行的規章制度是城市規劃檔案管理工作向現代化轉型的重要保障，相關部門應該予以高度重視，以確保檔案管理事業的健康、快速發展。
參考文獻：
[1]何嘉蓀，葉鷹.文件連續體理論與文件生命周期理論.檔案學通訊.2003（5）.
[2]周萍.新形勢下做好公安檔案工作的思考.浙江檔案.2004（1）.
關鍵詞：城市規劃；檔案管理；發展；
中圖分類號： TU984 文獻標識碼： A 文章編號：
一、城市規劃檔案的含義及特點
城市規劃是在某一時期里為實現城市各項發展為目標確定的城市性質、規模與發展方向，并為此做出具體的安排，如土地的合理利用、城市空間布局的協調、建筑物的綜合性部署等。要保證城市規劃的科學、合理，相關管理者就應該先熟悉該城市發展的歷史，對城市現狀及其發展相關的其他情況加以了解。城市的規劃檔案是城市規劃與建設的相關歷史記載，可為規劃部門提供可靠的相關參考。
城市規劃檔案源自于城市規劃管理的檔材料。按規劃管理工作的性質，其檔材料大部分在以下環節中產生：建設用地。包含建設用地的申請報告、相關部門批準的基礎建設計劃、項目任務書或項目計劃、指標、建設用地的審查記錄、承辦單、用地選址材料、用地許可證、征用地材料、相關圖紙、規劃圖等等；工程管理。主要有工程申請報告、批復等相關檔、土地證、開工報告、平面布置圖紙、設計圖、動遷協議、工程說明書、規劃方案的審定材料等等；管線工程管理。有管線工程申請書、管線工程的設計方案、管線工程的施工圖、工程材料、竣工圖等。
1、法律權威性。在辦理建筑物相關的產權、產藉證的過程中，它起到的法律憑證的作用是其余城建檔案無法相比的。在城市的規劃管理工作中所形成的工程一書兩證的原件，是按相關法律及其他法規性檔所規定的法規程序形成的，匯聚了諸多職能部門，如計劃部、國土部、規劃部等的相關審批意見，是土地的使用、工程的建設憑據，具備法律的權威性。
2、客觀真實性。其直觀的反映了建設工程的各方面情況，在批復書上有建設項目的施工單位名稱、工程的性質、建筑的面積、功能、造價等等信息。
3、內容廣泛性。它包括了單位及個人建設工程的報建、建筑物的改造、功能變更、建設單位變更、建筑物招牌、裝修等內容。
二、城市規劃檔案重要地位
規劃檔案的種類眾多，包含城市的總體、詳細、分區、控制性、修建性、管線工程等眾多規劃檔案，在城市的建設體系之中起到主導的作用。城市規劃檔案是重要的法律依據，從城市規劃的審批權限而言，根據我國相關法律法規規定，國家以法律的形式對城市規劃審批的權限進行規定，目的在于強化合理布局、統一管理，確保其規劃嚴格按照規劃的方案實施。所以城市的規劃檔案具備權威性，是城建檔案的第一檔案。
三、城市規劃檔案管理工作存在問題
1、規章制度不健全
改革開放以前，我國長期處于計劃經濟時代，社會經濟發展處于停滯階段，城市化建設緩慢，因此城市規劃檔案管理工作難以進行實質性的開展，政府部門對城市規劃檔案管理工作也沒有進行重視，更沒有一系列切實可行的規章制度對城市規劃檔案管理工作進行規范和管理。在改革開放之后，我國社會經濟處于高速發展的階段，但是一些傳統思維和舊的模式還是根深蒂固，這就造成了舊思維和新形勢之間的不可磨合的矛盾。規章制度的不健全直接導致了檔案管理工作人員的業務素質不高，工作態度不端正，責任心不強等問題，對城市規劃檔案管理工作的開展帶來了不利的影響。有些工作人員缺乏必要的工作技能，難以對檔案資料進行有效的歸檔、整理、分析等等。這種規章制度上的缺失是阻礙城市規劃檔案管理工作健康發展的的主要因素。
2、意識不強
有一部分城市規劃部門的檔案工作地位與作用并沒有得到普遍的認同，許多人覺得檔案管理沒什么意義，從而產生重使用、輕管理的現象。檔案工作得不到重視，使檔案管理人員的工作積極性受到很大影響，從一定程度上限制了城市規劃檔案管理工作的發展與創新。沒有形成檔案工作的良好氛圍，一些部門與工作人員檔案意識較差，甚至有將重要檔資料據為已有的情況產生，嚴重影響了檔案的收集與再利用。
3、信息化建設緩慢
對于實施電子政務，不管是從流程、相關技術標準或是人員的素質等方面都未有充分的應對準備，另外，檔案信息化的建設目前并沒有相關的行業規范標準，絕大部分只是引用了我國有關信息法律法規作為依據而展開工作，指導上受到限制，操作上有難度。
4、檔案人員素質較低
在當前的檔案管理員在整體素質上偏低，知識結構單調、相關知識、理念沒有更新、缺少專業知識、不具備檔案管理從業的資質、專業知識老舊、仍按傳統方式管理檔案、分析鑒別的能力差等因素都嚴重影響了檔案管理的創新與發展。
四、城市規劃檔案管理工作的發展與創新
1、健全規章制度
科學和嚴格的規章制度是一項工作得以正常開展的重要保障，也是城市規劃檔案管理創新發展的重要要求。各級城市規劃檔案管理部門要充分重視工作規則制度的完善工作。制定適合本地區具體情況的具體規章制度，設立嚴格的工作程序和責任歸責機制，將具體工作任務和責任落實到個人，促使工作人員產生壓力感，進而端正工作態度，為城市規劃檔案管理工作的創新發展提供強大的人力資源保障。
2、創新服務機制
首先要勇于創新，把城市規劃檔案的服務領域進行合理拓展。在城市規劃檔案開發利用中必須適應城市的發展，堅持與時俱進的原則，開拓創新，做好其管理工作。打破阻礙城市規劃檔案發展的傳統觀念與方法，改進服務方式，探索新途徑，對服務意識進行加強，以保證其由管理型轉向服務型。其次采用多樣形式提供優質服務。相當檔案工作者要從單純的管理員變為主動的服務者，改變傳統形式，為了城市規劃檔案的開發與利用營造良好環境。利用的手續進行簡化，提升服務的質量，對服務的手段實施創新，實現手工和現代化檢索并行的方法等，真正的做到全方位服務。
3、實行科學管理
一是實施綜合管理。將各門類、各載體的相關規劃檔案都納入到集中、統一的管理范圍之內，以維護檔案完整性與安全性，提升工作效率，為檔案資源更深度的開發利用提供便利。對城市規劃檔案加強保護工作，改變以往在檔案出現破損后才開始修復的工作模式，在資料檔案入庫前就對存放環境、資料破損的實際情況等多因素進行研究分析，以預防為主，防治相結合。與此同時，利用復印、掃描、微縮等現代化科技手段，實時的做好檔案備份工作，以減少原件損耗，從一定程度上延長相關檔案使用的壽命。二是實施目標管理。結合實際，將定性管理變為定量管理，層層分解目標并逐項進行落實。三是標準化管理。制定相關的管理標準，讓各個步驟，各道工序，各個環節都做到有章可循。現代化管理。以現代化的管理技術為指導，加強基礎業務，加強保護技術，充分發揮已有設備的潛力，探索現代化管理新方法。
4、提高人員素質
首先檔案部門必須有計劃、有步驟的對檔管管理員進行定期培訓、指導，采用現代化人力資源管理方式，提升城市規劃的檔案管理人員綜合素質與水平，讓他們有機會借鑒別人的工作經驗，開拓管理新思路。其次相關檔案部門必須堅持以人為本的理念，關心檔案管理人員的精神、物質各方面生活。依據部門與地區的實際情況，制定不同的相關激勵方法，營造良好的工作氛圍，調動員工的積極性，激發工作熱情。第三管理人員結合本職崗位工作，提高個人業務水平，邊學邊實踐，還要重視檔案工作和其他專業滲透與融合，在提升業務水平的同時，重視計算機技術、信息技能學習，讓自身成為具有信息相關知識與網絡技能的綜合型、新型規劃檔案管理人員。
結 語
綜上所述，城市規劃檔案的管理工作的創新與發展是目前城市檔案管理中的重要研究課題，做好城市規劃檔案的管理工作對一個城市的規劃、建設與發展至關重要，借助于城市規劃檔案提供的可靠、準確的參考依據，城市才能科學、合理的穩步發展，為我國城市化進程發展打下堅實的基礎。
參考文獻:
一、衛生院檔案管理中存在的問題
（一）對檔案管理不重視
目前衛生院檔案管理工作人員大部分不是專業的管理人才，領導對檔案管理工作也沒有足夠的重視，所以部分檔案管理工作人員的工作熱情降低，對管理工作的態度也以應付居多，沒有足夠的耐心和責任心，很多人認為檔案管理就是抄抄寫寫，保管等事物性的工作，不能給單位創造經濟效益，只要檔案不丟失，不泄密，能應付檢查就行了，檔案管理沒有什么重要的事情要做。至今仍有不少同志，尤其是領導干部，對檔案管理意識還較淡薄，認為檔案工作可有可無，認識不到檔案工作在衛生院管理中的重要性和必要性。由于對檔案工作重視程度不夠，檔案信息資源開發不足，造成檔案利用率不高。
（二）檔案管理體制不夠健全，致使檔案管理工作不夠規范
目前絕大多數衛生院都制定了較為健全的院管理制度和各級各類人員工作職責，而涉及檔案管理的制度、職責、考核標準卻較少，沒有統一規范的檔案管理模式。由于管理制度不完善造成檔案制度不健全，在的各項管理中，衛生院制定了醫療、藥品、預防保健、行政后勤等各種管理制度，而涉及到檔案管理的卻很少，在各級的目標管理中，一般也未將檔案管理納入考核中。對檔案缺少科學的分類管理，管理模式和手段比較落后，部分檔案資料缺失現象嚴重，應該形成的重要檔案沒有形成，為今后的提供利用留下缺憾。檔案收集效率不高：在衛生院管理中，各級衛生院制定了適用于本院的、較為健全的醫療、人事、行政、后勤管理制度，而涉及檔案管理的制度卻較少。造成檔案收集效率不高，檔案不齊全。
（三）缺少專業的高素質檔案管理人員
由于較多的衛生院對檔案管理工作不重視，因此，在很多的院中沒有設立專職的檔案管理人員，主要是通過招聘兼職人員進行簡單的管理。兼職人員流動性較強，不僅給工作交接帶來麻煩，也不利于檔案管理水平的提升。出于各種原因，衛生院通常會為醫療技術人員提供大量的機會來提高自身的素質和進行繼續教育，卻很少組織檔案管理人員進行培訓、學習，這就使得檔案管理人員缺少專業的、系統的檔案管理知識，他們的思想觀念、管理水平都停滯不前，無法更上社會和衛生院的前進步伐，自然無法滿足衛生院發展的需求。
二、提高檔案管理水平的措施
（一）思想上重視檔案管理
檔案管理工作是衛生院工作不可分割的一部分。隨著社會的發展，在新時期下，傳統的檔案管理工作已不能滿足人們的需求，這就需要我們緊跟時代的腳步，改進和完善檔案管理工作中存在的問題，進一步推進檔案管理工作的水平，為衛生院的發展添磚加瓦，使檔案工作更上一層樓。因此，衛生院應該定期組織人員進行對檔案管理重要性學習，在平時也要注意對檔案管理重要性的宣傳，提高整體的檔案管理意識。另外，院領導要把檔案管理納入衛生院發展和管理的重要內容來抓，與業務建設同步規劃、同步發展；要大力宣傳衛生院檔案管理的意義，加強檔案法律法規學習，使全院干部職工充分認識檔案的重要性，認識檔案與衛生院日常工作的密切關系，更好地支持檔案管理工作。
（二）健全檔案管理體系
檔案是衛生院發展的見證，它從各方面客觀、全面地反映衛生院了在不同時期、不同背景下發生的重大事件以及重要工作，同時檔案對于衛生院的發展起著保駕護航的作用，如在衛生院的改革、建設文明行業，提高醫療質量方面都扮演著不可替代的角色。因此，我們要制定合理的檔案管理制度。衛生院首先要制定相對可靠和完善的檔案管理制度，并要求相關的管理人員對制度的內容做到熟記在心，以此來改變檔案人員隨意、懶散的工作作風；有關領導要認識到檔案管理工作的重要性，對檔案管理工作給予支持。另外，還要將檔案管理納入衛生院發展規劃。檔案信息化管理應緊密聯系衛生院的發展戰略，領導要充分認識到，只有領導足夠重視和支持，把檔案管理納入發展規劃，才能把衛生院綜合檔案管信息化落到實處。
（三）提高檔案管理人員素質
檔案管理人員素質直接影響檔案管理水平，衛生院要充實檔案管理人員并將檔案人員培養納入衛生院人才培養計劃，全面提高檔案管理人員素質。提高專、兼職檔案管理人員的業務水平，創造條件吸引和培養一批具有現代科學知識和專業技能的人才，同時加強對現職人員的業務培訓，或聘請專家講學，或派出人員參加學習班、學位班。鼓勵自學，把學習情況與人員的晉升、聘任掛鉤。因此，建立一支具有堅定理想信念、掌握現代科技知識和專業技能、勝任本職工作、富有創新能力的檔案管理隊伍，并使他們充分意識到檔案的價值及檔案帶來的社會效益和經濟利益，自覺參與檔案管理工作，已經成為我們工作的當務之急。
一、注重檔案規范化管理
在思想上要提高認識，明確檔案管理規范化的流程，根據本單位實際情況，對檔案管理工作進行科學合理規劃。并嚴格遵循各項制度措施，努力提升檔案管理工作水平。
（一）明確目標。單位領導要加強聯系，密切配合，根據本單位實際，結合檔案管理和檔案資料使用需要，制定明確的檔案管理目標。例如，明確管理人員的工作目標，明確管理制度目標和檔案數字化處理所要達到的目標。并在這些目標指引下，嚴格落實檔案管理規章制度，確保目標明確，制度得到有效落實。進而有效約束管理人員各項工作，讓他們更好履行職責，促進檔案管理規范化。
（二）做好規劃。根據檔案管理目標，以實現檔案規范化管理為目標，做好規劃工作。舉辦各種形式的宣傳交流活動，增強檔案管理意識，增加資金投入，注重信息技術應用。并制定檔案管理的長期和遠期規劃，對完成較好的單位和個人采取獎勵措施，對沒有達到管理目標的采取懲罰措施。
二、健全檔案規范化管理措施
以推動檔案管理制度化和流程化為目標，制定健全完善的管理措施，嚴格規范檔案管理各項活動，避免工作上出現疏忽，讓檔案管理活動有序進行。
（一）完善制度。以實現檔案規范化管理為目標，制定健全完善的制度措施，確保各項制度有效落實。同時還要嚴格遵守和執行各項規定，讓相關制度有效落實，更好約束和規范各項工作流程，提高檔案管理水平。
（二）明確責任。建立并落實責任制，明確檔案管理人員職責，讓他們在職責范圍內開展工作。并且管理人員要增強責任意識，遵循《檔案法》和檔案管理規章制度，做好職責內的每一項工作，有效提升檔案管理水平。
（三）獎懲激勵。建立獎懲激勵制度，讓管理人員有效遵循管理制度，增強他們的責任感，提高他們的管理水平。例如，對檔案管理到位、水平高的單位和和個人實施獎勵，對沒有遵循制度措施、管理工作不到位的采取懲罰措施。
三、注重提高管理人員素質
?C合采取有效措施，促進檔案管理人員素質提高，健全管理培訓措施，讓他們有效遵循管理流程和制度措施，為檔案管理水平提升貢獻自己的力量。
（一）引進人才。充分發揮優秀人才的作用，相關單位要結合檔案管理需要，以實現檔案規范化管理為目標，引進專業知識扎實、管理技能強的工作人員。進而充實檔案管理隊伍，為有效開展檔案管理的各項活動奠定基礎，儲備優秀的人才資源。
（二）加強培訓。以提升檔案管理人員素質為目標，構建完善的管理培訓措施，明確管理培訓目標，更好約束和規范管理人員。加強培訓工作，采用講座、專題學習、課堂授課、參觀學習等形式，讓檔案管理人員深化對理論知識的學習，努力提高管理工作水平，不斷積累經驗，適合檔案管理需要。另外還要加強學習，提高法律意識、責任意識、道德水平，增強對管理工作的適應性，促進檔案管理規范化。
四、加強檔案管理監督巡視
相關領導要提高思想重視程度，嚴格落實各項制度，加強巡視和檢查監督，及時發現并改進存在的不足，有效規范檔案管理各項工作。
（一）健全制度。以提升檔案管理規范化水平，有效約束和規范檔案管理工作為目標，健全監督巡視制度。合理配備工作人員，明確工作人員職責，讓他們有效規范管理活動。根據規章制度和管理規范流程，嚴格執行和落實巡視監督制度，定期和不定期對檔案管理工作開展巡視。要讓管理人員明確職責，加強管理，嚴格遵循相關制度措施。對可能出現的問題，應該及時采取完善措施，從而彌補可能存在的不足，讓管理流程更加規范化，管理措施更為有效地執行和落實。同時還要建立有效的巡視監督匯報制度，讓負責人匯報自己的工作，做好整改工作，防止檔案管理過程出現疏忽，推動檔案管理工作水平有效提升。
（二）巡視檢查。通過巡視檢查能夠掌握檔案管理基本內容，更為全面地了解現狀，進而改進存在的缺陷。巡視過程要嚴格遵循規范要求進行，確保檔案管理嚴格按照管理流程進行，進而努力提升管理水平。要查看卷宗處理、檔案編號是否準確，確保檔案資料齊全，對存在的不足及時改進。查看檔案數字化處理是否到位，保證數據庫資料完整，目錄和資料齊全，方便檔案資料查詢。同時還要注重檔案資料巡視和檢查，重視數據庫更新和升級，提高數據庫綜合性能，進而有效提升檔案管理水平。
1增強建立健全疾控檔案意識，建立疾控檔案網絡
1.1增強建立健全疾控檔案意識
在疾病控制的健康教育工作中，會形成大量豐富的數字、圖表、影像等信息，相關工作人員應該增強對這方面信息的收集和整理能力，增強對這類檔案的建立意識，從而能夠充分挖掘這些潛在的疾控檔案信息和資源，發揮這些信息在疾控工作中的應用價值，促進疾控工作的順利開展。
1.2建立疾控檔案網絡
建立機制完善的疾控檔案網絡，覆蓋整個疾病控制中心的各科室，設立獨立的管理體系和制度規劃，使得整個疾控中心的健康教育檔案網絡變成一個簡明的、職能明確的發散網絡。由中心檔案室做總體設計和規劃，各科室緊密配合并遵守中心檔案室的制度和要求，促進疾控檔案網絡的完整性和科學性建設。
2開展健康教育檔案管理人員工作培訓，建立疾控檔案管理新模式
2.1加強健康教育檔案管理人員培訓，提升工作人員整體素質
檔案管理工作是一項集技術性和保密性于一體的專業化工作，相關工作人員應該熟悉檔案的收集、統計、分析、鑒別、歸納、保存等步驟，熟知每個環節的工作方法和工作要求。同時，檔案管理工作也是一份枯燥、繁雜的工作，這就要求管理人員具備認真負責、吃苦耐勞的高素質水平。疾控部門應該加大對檔案管理人員的培訓投入，吸納優秀的專業型人才，打造高素質的檔案管理團隊，使其成為疾控檔案事業的中堅力量。
2.2 通過多種渠道提高檔案工作人員技能
疾控部門應該鼓勵疾控健康教育檔案的管理人員積極參加相關學術交流活動，即時的吸納優秀的、創新的、實用的檔案管理經驗，通過交流提升自身對檔案的收集、統計、鑒別等技能。同時，鼓勵并設置激勵措施，鼓勵檔案管理人員進修相關學科的知識學習，比如專業的計算機軟件操作和外語技能，促進檔案的管理工作能夠跟上時代步伐，滿足全球化大環境下的形勢需求，促進健康教育檔案工作的時代性發展。
2.3 打造檔案工作新模式
隨著信息技術和互聯網日新月異的發展，檔案工作也發生了翻天覆地的變化。傳統的檔案管理模式已經僵化，應該把新時代先進的管理理論和管理手段應用于健康教育檔案管理中，促進教育工作的全面開展，提高檔案分類和管理的效率，延長檔案及其信息的使用壽命，促進疾控檔案的管理實現現代化和數字化，完成檔案管理從舊模式向數字化的新模式的轉變。
3建立健全管理制度，促進健康教育規范化
3.1 建立獎懲機制促進檔案建設
建立一定的獎懲機制，定期對檔案工作者的工作情況進行考核，評選優劣，對工作優秀者或者對檔案管理工作的進步有巨大貢獻者給予一定的獎勵，鼓勵他們進行檔案科研項目的立項和申報，為他們配備科研經費，促進檔案資料的更充分利用。而對于評選不及格者，給予一定的批評，連續不及格者可以終止錄用，這樣可以從人事方面優化檔案建設團隊，促進檔案建設改革保質保量的進行。
3.2 結合實際，健全健康教育檔案
1.1人們對于檔案規范化管理的重視程度不高
隨著社會經濟和科學技術的發展，絕大多數事業單位都已經對檔案管理規范化建設工作傾注了足夠的重視和努力，但仍然有部分事業單位尚未對檔案管理規范化建設的重要意義進行充分的認識。因此，人們對于檔案規范化管理的重視程度不高。以下兩種現象足以說明對于檔案規范化管理，部分事業單位需要引起足夠的重視。首先，是部分事業單位不能清醒地認識到檔案管理的重要性和特殊性，片面、武斷的認為規范化的事業單位檔案管理在短期內不會產生經濟效益，尤其缺乏長期眼光。因此，單位領導很少對檔案管理工作進行審查和監督。其次，即使部分事業單位的領導在思想上對檔案管理工作有一定程度的重視，但是他們卻吝于進行規范化建設方面的資金和人才投資，阻礙了檔案管理工作的進一步深入開展和作用發揮。
1.2健全的檔案管理制度的缺失
首先，從目前的事業單位檔案管理實踐來看，雖然大部分的事業單位已經實現對相關的檔案管理制度的制定，但是，在這些制度中，絕大部分的內容主要針對檔案管理部門工作人員，進行一定程度上的行為規范，而對于事業單位的其他部門和人員，仍然不受約束。這種情況會導致檔案管理工作缺乏整體合力。其次，部分事業單位對自身制定的檔案管理制度做不到高效、高質執行，缺乏執行力，再完善的檔案管理制度也會淪為虛設。
1.3電子文件管理工作所需軟硬件設施不齊全
在信息技術高度發展的今天，辦公的形式越來越多的向電子文件靠攏。為了適應這一變化，對電子文件的統一、規范的管理也應該被納入我國事業單位的檔案管理中。但是從目前的事業單位檔案管理實踐來看，電子檔案管理中所需要的相關硬件設施存在配備不齊全、電子檔案錄取工作麻煩不宜行等問題。
2推進事業單位檔案的規范化管理的策略
2.1強化檔案規范管理的地位，加強對檔案管理人員的技能培訓
事業單位要通過各種形式，致力于單位內檔案管理工作者對自身工作重要性認識程度的提升。不管是通過宣傳還是職工職業道德教育，都是體現事業單位整體人事管理核心的重要舉措。
2.2建立健全檔案管理規章制度，明確工作人員職責
事業單位應該逐步建立一整套基于自身實際情況的檔案管理制度，并且不斷提升規章制度的執行力，對檔案人員嚴格要求，實現規章制度的高效、高質執行，杜絕一切違紀違法的行為。同時，事業單位檔案管理部門要切實遵循統一領導、分級管理的管理原則，在實施檔案規范管理時，注重總體規劃的強化，分類指導的進行，相關監督工作的做出，檔案工作規范化管理成績評估工作的分級組織。
2.3提高事業單位檔案管理的信息化水平
運用科學的管理手段將檔案管理的效力充分發揮，是提升事業單位檔案管理工作質量的關鍵環節。為了實現檔案管理工作內容的全面化，要加強對信息資源檔案收集的力度，爭取全面涵蓋文字、圖像、影音等信息資源，并且將這些資源科學、合理的進行并歸等處理。其次，要保證電子檔案的保密性，嚴防電子檔案信息的泄露，而對于不需保密而需向社會披露的信息，要及時通過信息化技術和網絡向社會公布，更好地為人民服務，提升檔案的利用效率。
3.結束語
[關鍵詞]工程檔案；規范管理；工程質量
doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2013.08.048
[中圖分類號]G275[文獻標識碼]A[文章編號]1673-0194（2013）08-0084-02
1 建設工程檔案的重要性
建設工程檔案是指產生于工程建設的活動中，以文字、圖表、圖像、聲音等為表現形式的原始記錄，具有一定的儲存收藏價值。隨著經濟的迅猛發展，城市建設的日新月異，建設工程的數量日漸增加，而形成于工程中有價值的記錄資料也日益累積：有形成于工程建設前準備活動中的批文、巖土勘察、設計文本、施工圖、投投標文件、施工合同；形成于建設活動中的工程竣工驗收資料、審核資料；竣工后相關單位的驗收資料、工程結算資料、竣工圖及后期附加服務的記錄資料等等。這些檔案記錄了工程建設的方方面面，是最原始最真實的文獻資料，在建設工作中有著極其重要的功能。
（1） 一個建設工程完工后必須要接受驗收，而要檢驗工程質量是否合格，其最重要的依據之一就是建設活動中形成的真實檔案和施工管理記錄文件。這從側面體現出工程建設不是兒戲，是要遵循科學，經受考驗的，這也成為了工程質量等級評價機制的一項評判指標[1]。
（2） 工程施工過程中難免會出現一些問題，而當問題日益凸顯、隱患漸漸形成甚至于工程事故突發，調查人員要對問題出現的原因，事故發生的原因進行調查時，則必須從查看工程檔案開始，進而提出正確的處理措施。
（3） 在工程竣工驗收通過后，建設單位還要履行今后的維修、保養、管理服務，因此，建設工程檔案的儲存就是工程享受后期服務的重要參考依據。
（4） 一個建設工程檔案價值不僅僅限于對本工程的貢獻價值，它還能成為其他同類工程建設的“教材”，具有很高的參考價值，一個高水準的工程建設所形成的全面規范的工程檔案將會是同種工程建設的指明燈，其中展現的經驗、可參考的數據，可借鑒的技術水平是新工程建設中收獲的一大筆財富，因此建設工程的檔案是為更大的經濟效益服務的，它潛在的價值是不可估量的[2]。
（5） 如今城市現代化的發展不斷向周邊農村滲透，城市建設步伐日益加快，而城市的科學規劃則需要建設工程檔案提供相應參考依據。一個城市擴建方案的確立、決策的作出都需要從建設工程檔案中獲取原始資料進行參考，有效地利用檔案可以避免城市建設的盲目規劃，減少不必要資金的流失，把資金用在刀刃上，合理配置人員和物資，達成社會效益和經濟效益的統一。
2 加強建設工程檔案規范化管理的建議
（1） 提高認識，建立健全檔案管理制度。工程的建設周期一般需要好幾年，操作復雜，相關聯的部門設置也繁多，每個程序之間幾乎都有聯系，如果檔案記錄過程中相關人員沒有認真的工作態度，那么很多細微的環節會出現紕漏，甚至被忽略，這樣便使得檔案記錄的資料缺少完整性。由此可知，建立一個規范的檔案管理制度是十分有必要的。完善現存檔案管理制度，① 應該設置專業性較強的專業管理員； ② 以甲方代表作為每個工程點一手檔案的形成和收集，確保歸檔材料的完整性； ③ 人員的配置要優先選擇專業性強職業素養高的人員，并且對其做好培訓工作。
（2） 加強業務培訓，落實檔案工作責任制。工程建設的檔案人員和技術人員都必須要有良好的職業素養和業務水平，因此加強檔案工作的業務培訓是推動檔案規范化管理建設的重要一步，要培養這些人員的法律意識，在專業知識培訓外，要讓他們清醒地認識到工程檔案與工程質量的緊密聯系。要提高工程檔案管理的地位，引起有關部門和人員的高度重視，如若忽視檔案文件的管理就要承擔相應責任，在建設單位和工程承包方簽訂的合同中明確承包法人違反檔案管理規定應付的責任，收集整理檔案材料的各個環節要保證全面到位[3]。
（3） 參照標準，使檔案整理更規范化。一套有價值有完整意義的建設工程檔案通常包括以上級的工程審批文件為前提進行立項，通過合法程序征地、對施工地進行勘察測量，繪制圖表、設計施工方案，有關施工的技術和完工后工程質量檢驗的資料記錄等等。為了方便甲方整理檔案資料，加強檔案管理，統一檔案合格標準，建設部根據實際情況制定了《建筑工程文件歸檔整理規范》，這一規范的內容涉及了可歸檔的資料的范圍、檔案符合歸檔要求的質量標準、檔案進行移交和驗收等，規定詳細明確，給檔案工作者今后的歸檔工作提供了便捷和統一的標準，因此，作為檔案管理人員必要牢記此規范，一切工作活動以規范的要求為出發點，同時要發動思維根據具體情況對檔案管理工作進行完善。
（4） 努力實現檔案工作與工程建設的協調發展。工程項目具有持續時間長、涵蓋面廣等特點，因而為了更好地進行工程項目管理，確保工程項目能順利早日完成，作為工程項目的總負責人，要在項目管理時重視工程檔案的管理，努力實現檔案工作與工程建設的協調發展，從而完善工程項目的管理體系。① 工程監理貫穿于工程項目建設的始終，即從建設項目立項開始到建設項目竣工的所有文件材料、例會資料都需建檔備案； ② 將工程文件材料的歸檔工作納入施工單位日常監理范圍，從制度層面確保工程檔案的管理工作更加完善。
（5） 提高效率，加強工程檔案的信息化建設。現代科技日新月異，市場競爭激烈，傳統的工程檔案管理顯然已經無法適應如今的經濟發展，因此，我們必須把注意力轉移到建設工程檔案的信息化建設上，我們要實現信息收集的迅速化，保證儲存的安全，不斷開發更新更先進的管理手段。比如：在各不同檔案信息的交流共享方面，充分應用網絡的優勢，把各個部門納入統一網絡管理體系，實現信息的快速交換、共享，這既可以節省時間也可以獲得大量精華信息。
3 結 語
建設工程檔案是最原始的記錄，包含著豐富的資源信息，是建設工程領域的重要資料文獻。只有不斷地更新加強工程檔案管理的相關制度，制定管理規范，引進先進的檔案管理技術水平，才能順應發展潮流，符合科學的建設標準，促進現代化城市的建設。
主要參考文獻
[1] 賀遠程. 工程檔案管理對促進建設工程質量作用的研究[J]. 中外建筑，2010（11）：89-90.
高校檔案管理作為學校日常管理的重要內容，主要服務于學生工作。檔案作為高校發展的主要記錄者和見證者，對于學生的發展尤為重要，它能夠真實的反映學生在校期間的政治追求以及學業進步等情況，是學生行為的代表。但是隨著我國高校教育改革的不斷深化，各高校都在不斷擴招，學生數量急劇增多，這就給檔案管理工作提出了更高的要求。但是傳統的管理方法具有一定的滯后性，無法滿足現代高校檔案管理的要求，所以高校應加強對檔案管理方法的改革，采用規劃化、標準化的管理理念，提高高校檔案管理的質量。
一、高校檔案管理規范化的必要性
隨著高校對檔案管理重視度的不斷提升，檔案管理的情況有所改善，利用率也有所提高，但是現行的管理條例仍存在較多的問題，管理規范化問題還沒有得到有效解決，有關部門仍需加強改進，不斷提升檔案管理質量。高校檔案采用規范化管理的原因主要有以下幾點：
（一）沒有規矩不成方圓
當前，涉及高校檔案管理的制度主要有材料收集制度、鑒定制度、保密制度等，這些制度的建立主要為了保障各項工作的開展能夠有據可依，但是在現有的高校檔案管理人員體系中，制度的落實情況并不可觀。[1]造成制度落實不佳的原因主要有以下幾點：首先，制度的建設并不完善，現有的檔案管理制度并沒有形成完善的體系，管理內容也沒有經過嚴謹的理論驗證，導致制度與實踐之間存在一定的差異，很多制度都無法落到實處；其次，現有的檔案管理人員配置不合理，管理人員的素質也不能滿足要求。高校在進行檔案管理人員招聘時并沒有建立明確的標準，很多工作人員的專業素養都不夠，而且在?F有的條件下，要求管理人員不僅要具備扎實的檔案管理知識體系，還要能夠熟練操作計算機，善于利用現代技術實現檔案管理的信息化；最后，管理人員工作的積極性有待加強。工作人員的態度和行動力會直接影響管理的效果，但是現有人員大部分都消極怠工，執行力不足，無法發揮制度的優勢。
（二）只有嚴起來，才能落下去
檔案管理制度的建立最主要的是為了規范管理人員的行為，制定嚴格的操作標準，從而建立標準化的管理準則，提高管理效率和質量。而要真正將制度落到實處，最主要的就是建立嚴格的落實政策，加強對管理人員日常行為的監督，只有從意識上加強對工作人員的要求，才能從根本上解決高校檔案管理存在的問題。自《檔案法》出臺以來，各高校都逐步建立了與此相對應的制度和政策，但是人們并沒有建立對系統的認知，在思想上也沒有提高重視度，從而導致在操作上嚴不起來，進而出現檔案管理混亂的現象。
二、加強高校檔案管理規范化的措施
為了提高檔案管理效率和服務質量，高校必須從以下幾點加強對檔案的規范化管理：
（一）優化檔案管理的路徑
隨著現代科技的不斷發展，社會各行各業都在向信息化、智能化方向轉變，只有采用信息化的管理方法，加強對信息技術的使用，才能進一步提升管理效率，提高服務質量。在新時期的檔案管理中，必須依靠高校領導層的力量，自上而下的推動檔案管理工作的開展，逐步提升檔案管理在高校管理中的地位，加快信息化建設。[2]首先，高校應加強對信息技術的引進，加強對管理人員的日常培訓，建立開放的信息化環境，從而為信息化措施的落實提供積極的環境支持；其次，應制定完善的檔案管理制度并加強對落實情況的監督，不斷提升制度的使用率，充分做到檔案的規整與接收同步，保證檔案的完整性；最后，應引進優秀的檔案管理人員，加強對網絡技能的培訓，從而全面提升工作人員的整體素質，實現信息化管理，不斷提升管理人員的信息化操作水平。
（二）探索優化檔案管理的對策
檔案管理作為高校工作的重要組成部分，應作為校園建設的主要成分。首先，應建立檔案管理的意識，提高對檔案管理重要性的認識，逐步轉變工作人員的態度，提高他們工作的積極性，加強其它部門對檔案管理部門的配合，從而為檔案管理工作的開展提供積極的環境支持；其次，應加大對檔案管理工作的資金、技術及人才投入，各部門應積極響應領導層的號召并將政策落到實處，基層工作人員應加強對自身素質的建設，轉變傳統的管理思想，積極學習先進的管理方法，從而提高基層檔案管理工作的規范化，進而實現高校檔案管理規范化的目標。
（三）加強收集工作，使高校學生檔案更加立體化、規范化
學生檔案作為學生在校期間表現的主要記錄者，其記錄的內容將會伴隨一個人的一生，所以要求在進行檔案記錄及管理的時候應盡可能全面的了解學生的情況，加強收集工作，從而使檔案更能反映學生的全面發展。自2002年以來，國家檔案局給各高校提出了檔案信息化建設的目標，要求各高校充分利用信息化的手段，加強對現代信息技術的應用，不斷提升檔案管理的現代化水平。信息化技術的應用不僅能夠加快信息傳遞的效率，還能拓寬檔案的應用范圍，另外，計算機的應用能夠使檔案管理更加規范化，同時具有數據記錄準確、存儲量大等優點。高校在對檔案進行規范化管理時，要根據不同檔案的特點制定相應的管理方針，例如：在對學生檔案進行管理的時候，對于技能型的學生，應加強對學生專業能力、特長等內容的收集，從而使檔案更能反映學生的特點。高校還可以對學生成長的數據進行整理、分類，為用人單位提供更加完整、準確的成長資料，突出學生的優點。