時間：2023-08-15 17:19:38
導語：在檔案分類與管理的撰寫旅程中，學習并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優秀范文，愿這些內容能夠啟發您的創作靈感，引領您探索更多的創作可能。
在現代化社會發展中，計算機技術、網絡技術等得到了普及與應用，并將其引入到了檔案管理工作中，促使檔案管理模式發生了巨大的變化，分類方式也隨之得以轉變。根據計算機在檔案管理工作中的應用實踐以及應用程度我們可以將其分類方式分為以下三個階段的轉變過程。
一、前計算機階段
在這一階段，人們在企業檔案分類的過程中，我們需要投入大量的人力對檔案進行手工分類，也就是根據相關分類體系將混亂的檔案信息進行科學的分類，使其具有層次化與合理性。通過檔案信息的分類有利于后期對檔案信息的管理。在這一階段對檔案信息進行分類，主要是為了滿足社會的需要，將檔案信息按照內容、形式等進行分類與處理，并將其按照需要編制成檢索工具，人們通過手工檢索類尋找到所需要的信息，在一定程度上充分發揮了檔案的利用價值。由于檔案信息是根據某一個規則而排列出來的，因此檢索的入口具有單一性，不利于信息檢索的效率。這一階段的檔案信息分類主要以固定性、單一性為主，其結構形式成線性結構。這一階段的檔案分類方式主要是采用手工方式進行分類整理的。其分類結果是一個單線排列結構，這就使導致檔案文件之間存在著一定的聯系，也不利于管理人員對其信息的深度開發。在手工分類中，首先需要對檔案的實體進行分類，然后再根據檔案信息的內容進行分類。只有這樣才能夠保證檔案信息的連關心，從而建立一個固定的信息檢索線索，但是這一階段對于檔案信息的利用不夠靈活，只能夠對檔案信息的前度開發與利用。
二、電子目錄階段
隨著社會的發展，管理人員在對檔案管理的過程中應用了計算機輔助檔案，也就是利用電子技術來對檔案信息進行分類與檢索。首先，在檔案實體分類的過程中，我們可以將手工與計算機有機的結合起來，然后根據類別、時間將其進行分類整理并編號。在這一階段，由于是將手工模式與計算機相結合在一起，因此管理人員可以將每一份檔案信息進行分析，并將其形成一個條目，并存儲于設備當中，便于檔案信息的檢索，從而形成一個電子目錄。
在一個電子目錄中，每一條檔案信息都是以數據項的形式而存在于計算機當中的，這些數據項既相互獨立，有相互聯系，有利于檔案人員對于這一信息的分類。此時檢索入口要比上述檢索入口要優越得多，具有隨機性、交叉性、多項性等多種優點。可以說，電子目錄階段是前計算機階段的重大改革。
在檔案信息分類的過程中，需要通過計算機系統，將所有檔案信息直接錄入到計算機中，然后根據需要來確定檔案信息的排列順序，最后再根據不同類型的檔案進行分類與整理，首先是將檔案的信息進行分類，然后再對其進行實體分類。
電子目錄階段所表現的特征有：1）其分類方式是手工與計算機相結合的方式，這是電子目錄階段對檔案信息分類的最基本特征。2）該階段的分類結果呈網狀結構。與前計算機階段相比，電子目錄在對企業檔案進行分類后的結果呈網狀分布，這是電子目錄階段對企業檔案信息分類的本質特征。
在企業檔案進行分類的過程中，對于檔案信息的分類便于檔案實體的分類，在對檔案實體的分類則是檔案信息分類的必然結果。通過計算機技術的應用。檔案信息分類與檔案實體分類都發生了巨大的變化，因此我們在實際工作中，必須要加強檔案信息的分類，使檔案數據向規模化、多元化方向發展，充分發揮檔案信息的檢索功能，為用戶提供優質的服務，滿足他們的需要。因此在檔案館藏室我們一定要建立健全的相關規定要求，然后將其落實到實際工作中，通過檔案的邊柱來提高檔案信息管理的質量，使檔案分類之后更具有可操作性。
三、電子文件階段
已經出現并將得到廣泛應用的辦公自動化和“無紙化辦公”系統，必然導致計算機完全進入檔案領域，檔案管理工作完全置于計算機的控制之中，使檔案管理和檔案分類進入一個新階段――電子文件階段。電子文件的載體主要有磁盤、磁帶和光盤。電子文件是以人類肉眼不可直接閱讀的二進制代碼形式存在的，它必須經過計算機解碼、“翻譯”，才可讀識。同傳統文件相比，電子文件是邏輯的，動態隨機的；對電子文件，人們既不可直接讀識，又無法直接控制，只能借助于計算機處理才能實現對電子文件的管理。但一點是相同的：都是存儲在特定介質的載體上，是實實在在的。
檔案信息分類在該階段表現了旺盛的生命力。辦理完畢的電子文件，從現行電子文件著錄數據庫中取出其各種特征信息數據項，添加檔號后，轉儲到檔案信息檢索分類庫中，極其簡單地完成了電子文件的分類歸檔，這個過程既是電子檔案信息分類的過程，也是完全在檔案信息分類控制下的電子檔案實體邏輯化排列過程。在應用軟件控制下的檔案信息分類數據庫，構成了檔案信息檢索分類系統即電子目錄，該系統與電子目錄階段的電子目錄有著本質的不同，它不僅有多項的、隨機的、交叉的檢索功能，還有對電子檔案進行全文檢索的功能；它的結構不僅是網狀，還有自動追蹤、組織控制電子檔案的功能，以及在網絡環境傳輸電子檔案，實現信息共享的功能。
關鍵詞：檔案管理；檔案數據庫；檔案信息化
檔案數據庫是以檔案的本體管理為基礎，兼顧數據庫設計和應用發展的需要，將包括檔案實體信息、管理信息、應用環境信息在內的各種類型數據按照特定數據模型進行組織的數據集合。在長期實踐中，數據庫以其獨特的優點已經證明它是信息資源組織、管理、共享的最佳方法，在稻萑哂嘍取⒐芾硇率、數據完整性控制等方面都有良好的表現。事實上，檔案數據庫是各類檔案信息系統正常運行的核心組件，是檔案信息化不可或缺的基礎工作之一。
在建設結構合理、格式規范、便于共享的檔案數據庫的過程中，僅僅依靠數據庫理論是不能勝任的，數據庫管理系統（DBMS）本質上就是管理所用的工具和平臺，其數據結構、類型、內容范圍等關鍵要素都必須依靠檔案基本管理理論提供的營養來進行保障，也是我們平常所說的業務支撐。
一、檔案分類理論對檔案數據庫的建設起著導向作用
從管理學上講，任何管理活動，拋開其最終目的，其最基本的目的或者基本要求都是要使被管理對象有序化，檔案管理的基本目的就是要使檔案有序化，包括檔案實體管理和信息管理的有序化。將數量龐大、內容形式復雜多樣的檔案有序化的具體方法很多，但最基本的方法就是分類，即“對檔案總體進行分割、劃分，將其分為若干層次、大小不同的部分或門類、種類、類別，然后對這些不同的部分、門類、類別等實施分別管理。” “這實質上也是人類社會所有管理活動乃至認識活動的基本方法。”正因為如此，“說得籠統一點，檔案管理理論上的所有能稱得上‘重大’的分歧和爭論，大都圍繞著分類方法展開。”
由是，筆者將檔案分類作為影響檔案數據庫建設的基礎理論，該理論直接影響著檔案數據庫建設的方向。在檔案理論界中邏輯主義和歷史主義的分類思路得到普遍認可。邏輯主義的分類思路是根據檔案的一般特征作為分類標準和依據，根據嚴格的形式邏輯進行劃分的分類思想，比如按照保管期限、密級等進行劃分。歷史主義的分類思路是按照事物的現實存在狀態與界線對事物進行區分的，強調根據事物的現狀進行把握，盡可能接近事物的真實狀態，是一種客觀主義的分類思路。歷史主義方法在檔案實體管理領域的具體體現就是全宗原則，在分類時首先按照檔案所屬的全宗進行歸類。邏輯主義分類思想有助于從某一具體特征進行劃分，便于對檔案進行多角度的靈活定位；歷史主義則強調了檔案來源屬性這個根本特征，有助于完整理解檔案內容，這也是檔案數據庫區別于其他文獻數據庫的關鍵要素。事實上，在檔案管理的過程中這兩種分類思想都是需要的，彼此是不可取代的。
一般來說，對檔案的實體管理基本采用了歷史主義的分類方法，大體都按全宗進行排架整理；而檔案內容信息的管理則可以同時采用兩種方法，一般以邏輯主義分類方法為主。在檔案數據庫建設中，一般是在來源單位層次上建立實體數據庫，實際上是將一個全宗（一般是檔案室層次）或全宗群（一般是檔案館層次）作為建庫范圍，同時利用視圖、索引等數據庫對象對內容實施邏輯管理，使檔案管理理論中的“二元主義”得以在數據庫建設中融合。
二、全宗原則及其理論發展對檔案數據庫建設發揮指導作用
檔案管理基本理論認為檔案的實體管理必須維護和尊重檔案的本質特性，必須采用歷史主義的方法，遵守全宗原則，這一思路對于檔案數據庫的建設具有重要的指導作用。
首先，全宗原則是檔案實體分類的基本方法，是人們經過理論分析和實證研究之后得出的寶貴經驗。以全宗為基本單位建設檔案數據庫，數據庫內容反映的是一個現實的實體單位的歷史記錄，保證了檔案數據具有一個堅實可靠的立足點，這是單純地依靠邏輯分類方法所達不到的。
其次，采用全宗原則指導建設檔案數據庫，能夠最大限度地維護檔案的原始記錄性。因為全宗作為一個獨立組織或個人形成檔案的全部，是一個不可分散、不可打亂混淆的有機整體，這樣能夠最大限度地維護和保持檔案的本質特性――原始記錄性，這也是檔案信息在管理組織上獨樹一幟、不同于圖書、資料、情報等文獻的根本原因。
第三，依據全宗理論進行檔案數據庫建設，有利于數據庫的建設與維護工作。按照這種思路進行檔案數據庫建設在多數情況下能夠保證數據庫的建設者、管理者、擁有者、維護者是統一的，數據庫建設各方的利益是一致的，有助于保證檔案數據庫建設的動力、資金以及作用的發揮。
1、全宗內部檔案的差異化管理需求要求建立相對獨立的檔案數據庫。
雖然全宗原則強調一個來源單位的檔案應當集中保管，但也沒有忽視對同一來源檔案之間的差異化管理。隨著社會實踐的發展，同一全宗內檔案的種類、載體類型及其管理要求日益多樣化、復雜化、專門化，這使得對全宗的集中統一保管難以實施。在檔案實體管理范疇，同一全宗內就有可能出現紙張、照片、錄音帶、錄像帶、磁盤、光盤、縮微膠片等多種載體，其中相當一部分特殊載體的檔案在保管利用上都有特殊要求，因此往往需要將其組織為一個單獨的管理體系，設置專門機構，提供專門的庫房和設備，雖然可以在編號系統中設置它們與全宗的關系，但在實體管理層面上已經不具有嚴格的不可分散性。在檔案信息管理范疇，由于不同門類檔案的管理差異，同一全宗內不同類別的檔案也多采取分別管理的措施，比較典型的像人事檔案、會計檔案等由于具有不同于其他檔案的管理要求，采取由人事部門、財務部門單獨保管的管理方式。
與此相對應，基于全宗的檔案數據庫在建設時都會考慮到這些差異的存在，通過建立多媒體檔案數據庫來存儲管理照片、錄音、錄像等專門載體檔案，通過建立人事檔案數據庫、會計檔案數據庫對這些業務性較強的檔案實施專門化管理。
關鍵詞：高等學校；圖書館；檔案管理
檔案是高校圖書館各項工作的原始記錄，其客觀真實地記錄著圖書館各個歷史時期各項工作的發展軌跡，是圖書館管理工作決策與規劃的依據，其管理的好壞程度直接反映了圖書館的管理水平。伴隨著普通高校的辦學規模的壯大，圖書館也隨之發展壯大，業務范圍不斷擴展，因此產生的檔案在數量及載體形式上也不斷增多。
然而目前許多高校圖書館檔案管理工作還非常滯后，如何建立健全高校圖書館的檔案，以滿足高校教學、科研等各方面的需要，就成為迫切之需。
一、高校圖書館檔案管理工作存在的主要問題
利用中國知網學術文獻總庫（2002-2012），以“高校圖書館”并含“檔案”為關鍵詞進行檢索（檢索時間2013年5月9日），共獲得19條期刊文獻記錄，而以“高校圖書館”為關鍵詞進行檢索，則獲得44158條記錄。通過這一簡單的統計對比，表明近十年高校圖書館檔案管理工作的研究比較薄弱。究其原因，源于檔案管理未受到重視及實際工作的欠缺。
1、檔案管理工作未受到重視
圖書館檔案是圖書館發展變化的歷史見證，是圖書館管理的重要依據，具有重要的參考保存價值。但在實際工作中，檔案管理工作并沒有受到應有的重視。上至領導下至普通員工大多數認為檔案管理工作可有可無，因而缺乏搜集、提供檔案的主動性。
2、無高校圖書館檔案分類法
按照檔案學原理，做好檔案工作就是要做好收集、整理、立卷、歸檔等基礎工作，而分類科學與否將直接決定案卷質量的高低。高校圖書館檔案作為專門檔案，有其自身的個性特征，并不完全適用于《高等學校檔案實體分類法》。因此，許多學校只能按照時間順序或簡單分類的方式進行歸檔，在實際操作中卻無一套完整的分類法可依，造成高校圖書館檔案分類缺乏科學性，也無法進行二次文獻和三次文獻的開發，無法發揮檔案資源的效用。
3、檔案員素質不高
高校圖書館檔案工作大都是辦公室人員兼職，而沒有配備專業人員。檔案工作是一項長期而復雜的工作，不可能一蹴而就，它是日積月累而成的。沒有專業人員管理會使多數應歸檔的文件散落于不同的經辦人手中，最終會導致檔案材料的不完整、不系統。加之兼職檔案管理人員的不穩定，大多沒有經過專門培訓，業務素質參差不齊，必將導致檔案工作的被動落后，最終造成圖書館的檔案工作永遠都做不好。
二、改進高校圖書館檔案管理工作應采取的對策
高校圖書館檔案是高校圖書館工作的一個重要組成部分，它如實記載著高校圖書館各個歷史時期的發展軌跡，具有很強的信息利用價值和信息傳播功能，對圖書館的未來發展起到很重要的作用。同時，隨著信息公開工作的開展，也對高校圖書館檔案的完備提出了要求。因此，應盡快解決高校圖書館檔案工作中存在的問題，促使檔案管理走上標準化、規范化的科學道路。
1、從思想上、行動上重視檔案工作
領導重視是搞好檔案管理工作的重要前提和關鍵。要做好圖書館檔案工作，首先要積極爭取領導對檔案工作的支持。而這種支持不應該僅停留在思想上，更多地應體現在行動上的支持。因此，館領導要親自抓并主動參與檔案管理工作，并為檔案員在各方面提供工作便利。
2、科學分類，編制高校圖書館檔案分類細則
筆者認為對檔案實行科學分類應是完善高校圖書館檔案工作的重中之重。因為，檔案整理工作的基本任務是建立檔案實體的管理秩序，使檔案實體有序化、條理化，也便于校內外用戶的查詢、利用。其次，高校館檔案管理人員基本都是兼職人員，其對如何分類并無清晰的認識，編制一個通用的檔案分類細則有助于其更好開展工作。
雖然，教育部在1995年就頒布了《高等學校檔案實體分類法》。但在實際操作中，大多數高校館并未按此實施，而是各制定各的，這不利于檔案分類的標準化，也不利于不同用戶的檢索利用。這方面應向《中國圖書館分類法》學習。只要采用《中圖法》的館，其圖書的分類號都是一致的。而用戶只需了解《中圖法》，就可在不同圖書館實施檢索。因此，筆者建議可由國家教育部或各省教育廳的高校圖工委牽頭，以《高等學校檔案實體分類法》為藍本，結合圖書館特點統一制定《高校圖書館檔案實體分類細則》，明確類目設置、標識符號及注釋。方便各高校館按照統一的規則規范檔案工作。
3、提高檔案員的專業化
（1）對檔案員進行專業化培訓。目前，高校圖書館檔案工作水平低下，很大程度上與兼職檔案人員缺乏專業知識有關。因此，高校應該加強對檔案員專業知識的培訓。一方面要提供培訓機會，另一方面各校檔案館應加強對兼職檔案員的業務指導，而不是放任不管。
（2）健全檔案人員管理體制
在高校中，不單是圖書館，其他各職能部門，各院系從事檔案管理的基本都是兼職人員，這部分人員除了檔案管理工作之外，還有其它工作。而學校對他們只有要求，卻沒有支持及獎勵，這顯然無法調動兼職檔案人員的工作積極性。因此，建立一個全新的檔案人員管理體制十分重要。通過制定聘任制，穩定檔案管理隊伍。通過建立激勵機制，將個人工作表現作為考核的一項指標，并與勞動報酬、評優掛鉤，促進檔案管理工作的良性發展。
（作者單位：大理學院圖書館）
參考文獻：
[1]邱秀文.高校圖書館檔案管理研究.科技情報開發與經濟，2009（8）：24-26
[2]方敏.高校圖書館檔案建設與管理工作研究.大學圖書館學報，2008（1）：73-76
應該說，進入21世紀，人們處于一個紙質與電子、模擬與數字共存的狀態，處于傳統管理向現代管理轉變的過渡轉型期：檔案館內部存有大量的紙質檔案、縮微膠片、錄音和錄像帶等各種載體的實體檔案，檔案館新接手的檔案既有各種形式的電子信息，也有大量的紙質檔案。在這個特殊時期，檔案載體形式多元化、管理工作復雜化、技術手段多樣化、服務利用個性化成了現實的挑戰，而檔案管理的組織和隊伍卻很難隨之更新和發展。因此，隨著檔案資源和檔案信息管理規模的不斷擴大，檔案信息的管理問題勢必引起社會的高度重視，引起檔案工作者思考同一的管理思路，兼顧所有載體檔案的統籌管理。
一、檔案管理傳統理論面臨的機遇
在知識經濟快速發展的今天，人們對檔案資料的需求呈現出全方位、多元化、高效率的趨勢，檔案館目前的單一館藏結構、有限館藏內容很難滿足人們的這種需求。挑戰與機遇并存，困難與發展同在；現代信息社會對檔案管理傳統理論的嚴峻挑戰，同時也意味著檔案管理傳統理論面臨著絕佳的更新和發展機遇。
1、社會環境的巨大變化。當前我國社會安定團結、經濟穩步快速發展、民主政治建設穩步推進，全社會正在堅持以人為本，全面、協調、可持續發展的科學發展觀，推動物質文明、政治文明和精神文明的和諧發展，努力構建社會主義和諧社會。這就為檔案管理理論的更新與發展提供了較好的社會大環境。
2、國際交流與合作不斷開展。檔案管理傳統理論所面臨的嚴峻挑戰具有全局性、廣泛性和全球性的特點，這必然會增強世界范圍內的廣大檔案界人士發展更新檔案管理理論的緊迫感，促進他們不斷進行創新性思考與探索，不斷加強區域之間、國家之間、學科之間、行業之間的交流與合作，從而有效推動檔案管理傳統理論的革新。
3、檔案科學研究工作日益深入。現代檔案學教育層次多種多樣，同時為了適應時代和實踐需要，現代檔案學教育往往注重培養和造就掌握現代信本文由收集整理息技術、具有廣博管理知識的檔案專業人才，這些人才較少受到傳統觀念與思想等條條框框的束縛，思想活躍，必然能促進檔案學理論的發展與進步。
4、現代信息機數飛速發展。運用現代信息技術的檔案管理實踐必然會逐步積累起許多成功的經驗或者失敗的教訓，通過對經驗和教訓的概況總結、抽象升華，必然會形成適應新的信息技術、新的網絡環境的行之有效的現代檔案管理的新理論。
二、檔案管理理論對檔案數據庫建設的影響
1、檔案分類理論對檔案數據庫的建設起著導向作用。
從管理學上講，任何管理活動，拋開其最終目的，其最基本的目的或者基本要求都是要使被管理對象有序化，檔案管理的基本目的就是要使檔案有序化，包括檔案實體管理和信息管理的有序化。將數量龐大、內容形式復雜多樣的檔案有序化的具體方法很多，但最基本的方法就是分類，即“對檔案總體進行分割、劃分，將其分為若干層次、小不同的部分或門類、種類、類別，然后對這些不同的部分、門類、類別等實施分別管理。
在檔案理論界中邏輯主義和歷史主義的分類思路得到普遍認可。邏輯主義的分類思路是根據檔案的一般特征作為分類標準和依據，根據嚴格的形式邏輯進行劃分的分類思想，比如按照保管期限、密級等進行劃分。
歷史主義的分類思路是按照事物的現實存在狀態與界線對事物進行區分的，強調根據事物的現狀進行把握，盡可能接近事物的真實狀態，是一種客觀主義的分類思路。歷史主義方法在檔案實體管理領域的具體體現就是全宗原則，在分類時首先按照檔案所屬的全宗進行歸類。
2、全宗原則及其理論發展。
對檔案數據庫建設發揮指導作用檔案管理基本理論認為檔案的實體管理必須維護和尊重檔案的本質特性，必須采用歷史主義的方法，遵守全宗原則，這一思路對于檔案數據庫的建設具有重要的指導作用。
首先，全宗原則是檔案實體分類的基本方法，是人們經過理論分析和實證研究之后得出的寶貴經驗。以全宗為基本單位建設檔案數據庫，數據庫內容反映的
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是一個現實的實體單位的歷史記錄，保證了檔案數據具有一個堅實可靠的立足點，這是單純地依靠邏輯分類方法所達不到的。
其次，采用全宗原則指導建設檔案數據庫，能夠最大限度地維護檔案的原始記錄性。因為全宗作為一個獨立組織或個人形成檔案的全部，是一個不可分散、不可打亂混淆的有機整體，這樣能夠最大限度地維護和保持檔案的本質特性——原始記錄性，這也是檔案信息在管理組織上獨樹一幟、不同于圖書、資料、情報等文獻的根本原因。檔案數據庫作為檔案信息管理的重要工具和手段，必須服從這一更高的管理目的。
3、電子文件管理理論。
為檔案數據庫的未來發展提供營養電子文件管理已經成為目前檔案信息化進程中不可回避的課題。電子文件是信息化環境中業務過程和業務成果的真實記錄，因此保證電子文件的真實、完整、可用具有非常重要的意義。
電子文件生命周期理論認為，電子文件從形成到銷毀或保管是一個完整的運動過程，對電子文件生命全程的管理和監控措施應當前置到電子文件管理系統的設計之中，包括對其運動全程的狀態記錄。檔案數據庫在電子文件管理環境中如何發揮作用，需要電子文件管理理論提供支持。
與傳統檔案進行事后管理不同，現代文件檔案管理倡導的前端控制原則要求將整個文件管理過程的目標、要求、規則等進行系統分析，將需要在文件形成階段實現的功能盡可能進行整合。這就要求對文件數據結構的設計要考慮到整個文件管理活動的需要，實時收集需要進行前期控制的數據元素，為確保電子文件的真實可靠、完整安全、長期可讀提供保障。
換言之，檔案數據庫不能像傳統方式那樣，在檔案文件接收完畢、文件的真實性有案可查的情況下開始數據建設，而是要在第一時間規劃完畢，伴隨文件生命周期進行動態跟蹤，將各個環節需要記錄的數據各就其位，構成一個完整的數據鏈條，為該文件的描述、利用、驗證、保存等提供信息。
關鍵詞：檔案管理；現代化；基本工作；
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1674-3520（2015）-08-00-01
為了更好的完成檔案管理工作，實現現代化檔案管理建設，我們首先應從基礎工作抓起，奠定良好的工作基礎，才能為我國檔案管理工作的長期可持續發展奠定扎實的工作基礎。檔案管理人員要從檔案管理的基礎工作進行深入的分析，并根據其工作中的不足予以補充和加強，借此不斷提高我國檔案管理工作的質量和效率。
一、檔案管理基礎工作在現代檔案管理中的作用
現代檔案管理中做好檔案管理基礎工作是提高檔案管理效率和管理水平的前提，檔案管理基礎工作直接影響現代檔案管理的標準化和規范化，因此需要進一步完善檔案管理基礎工作，提高現代檔案管理工作水平。
（一）檔案管理的規范化和標準化。現代檔案管理的規范化和標準化是檔案管理水平的重要指標，由于一些部門對檔案管理工作不夠重視，一定程度上存在一些無用的檔案，通過檔案管理工作可以將這些檔案剔除，將現有的、有效的檔案進行重新組合，提高檔案管理的工作效率。檔案管理的規范化和標準化很大程度上取決于檔案查找的效率以及檔案的完整性，檔案基礎管理工作將檔案進行標題分類管理，對檔案的頁碼和信息進行了歸類和管理，提高了現代檔案管理的規范化水平。
（二）檔案檢索的準確性 。檔案管理基礎工作其中重要的一項內容就是進行檔案信息的輸人和檔案的歸類，便于今后檔案的查找和管理。做好檔案管理基礎工作可以方便檔案的檢索，隨著信息技術的應用，檔案管理也逐漸采用信息技術，將檔案信息輸人信息庫，方便檔案的檢索和使用。要想及時準確地找到檔案信息這需要在檔案管理中正確將檔案分類，準確輸人信息，如果其中一個環節出現問題，都難以找到準確找到檔案。
（三）檔案的利用率。檔案管理基礎工作水平的提高有助于提高檔案的利用效率，在檔案管理基礎工作中會對檔案按照輕重緩急進行分類，對于一些比較重要的檔案信息優先加工，一些不重要的檔案信息可以稍后加工，這樣可以挑選出一些比較有價值的檔案，提高檔案的使用率。另外在檔案信息輸人信息庫中可以對檔案的檢索進行完善，比如可以檢索關鍵詞或者主題詞，這樣可以提高檢索效率，更快更準地找到所需檔案信息。
二、檔案管理的基礎工作中的問題分析
當前我國檔案館以數量繁多、內容龐雜的卷宗為主，這樣查閱資料耗費時間長。一直以來檔案管理工作僅以保管不丟失為原則，各個時期檔案整理規格、要求各不相同，因此造成了檔案基礎較差、計算機管理適應能力較差的現象。其中存在主要問題總結如下：
第一，未建立明確的檔案檔號、目錄號，經常出現一卷多冊的現象。第二，未制定規范的案卷標題，標題基本要素缺乏或不能反映其主題內容，并且很多案卷沒有標題的現象也是極為普遍的。第三，由于案卷目錄，因此許多未涵蓋在案卷標題中的內容難以被檢索到，且無法得到有效的利用。第四，案卷中未標示頁碼的現象也極為普遍，若是使用中發生掉頁和缺頁也不易被發現。第五，存在較為嚴重的組卷混亂的現象，有時按照職能部門的管轄權限組卷、有時按照時間或文種等組卷。第六，卷宗厚薄差異較大，有的一兩頁紙一卷、也有幾百頁紙一卷的。綜合性檔案館的建館時間越長，檔案積累也就越豐富，類似的問題也就越發嚴重。
三、提高檔案管理基礎工作水平的對策
（一）全面普查案卷，去糟取精。這是實現檔案管理標準化、規范化的第一步工作。因為一般的綜合性檔案館由于多年來未做全面的清查加之移交單位劃分保管期限不準不可避免地存在許多重份或無查考價值的文件所以首先要剔除這些無用的文件才能避免今后實行計算機管理時出現重復與低效率的情況。
（二）重新組合案卷實現案卷規范化。將那些組卷過厚內容混雜的案卷進行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應對那些無頁碼、無卷內目錄、無案卷標題或標題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規范。重新組卷不僅可以優化館藏、科學保管而且亦可以提高實行計算機管理檔案后的利用效率。
（三）統一分類號保證檢索查全率。計算機檢索的顯著優勢就是能夠滿足人們族性檢索的需要。為了確保檢索的完整性在分類過程中，首先根據《中國檔案分類法》進行分類再因事制宜制定出一些具體細則。另外在分類的過程中還應加強校審力度以便及時校正分類人員的錯誤。并且還應經常組織大家統一認識統一標準盡量做到前后標引一致同一類文件標引一致從而達到標準化和規范化管理。
（四）規范題名保證檢索查準率。檔案的分類號保證了檢索查全率而題名準確才能保證檢索的查準率。但僅保證查全率是不行的，還須同時保證查準因此在著錄時要統一規范題名。規范題名應掌握的原則與要點是在填寫題名項過程中要規范機構簡稱盡量避免在檢索時出現含混不清、文不對題和計算機識別不清的情況發生。結合計算機檢索需要在著錄過程中將題名中責任者、事由、文種，必要時加上人名、地點和時間等要素都填寫完整。如果題名要素不完整。則要補齊如果題名冗長則刪除多余的贅詞。還要統一文種題名中經常有“請示報告”等含義不清的文種出現很影響檢索的準確率。
四、案管理基礎工作的發展
同志曾提出：“借助檔案，我們能夠更好的了解過去、把握現在、預見未來。”作為生產建設、科學研究、宣傳教育等的重要依據，檔案文件種類繁多、涉及我國國民經濟的各個方面。在現代檔案管理中，包括檔案的統計、標題制定、分類和編號、文件排序、文件保存在內的基礎工作具有重要作用。檔案基礎工作面臨時間跨度大、檔案種類多、工作量大等問題，要在浩如煙海的檔案中理清思路，做到“數量充分、質量優化、成分充實、結構合理”，加強檔案基礎工作是推進檔案管理現代化的前提。
參考文獻：
關鍵字企業檔案管理；服務；城市供水
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A
近年來，隨著信息技術的高速發展，傳統檔案管理正面臨著前所未有的變革——從紙質檔案向全數字化檔案轉變、從人工檔案管理為主向自動檔案管理為主轉變、從單一部門檔案管理向跨部門、跨專業檔案管理轉變。
一、建設檔案管理信息平臺的背景 檔案管理是企業管理不可分割的重要組成部分。蘇州市自來水有限公司歷史悠久，檔案資料悠久，多而雜，如何促進檔案管理水平的全面提升，充分發揮檔案信息資源服務企業、服務職工的作用，是檔案管理人員義不容辭的職責。堅持以檔案網絡建設為基礎，以檔案信息資源建設為核心，以開發利用檔案信息資源、促進企業發展為目的，不斷加強檔案基礎信息、基礎設施、應用系統、信息資源利用、安全保障體系、人才隊伍等六項基礎性建設，著力打造公司檔案信息共享交換網絡平臺。將檔案信息化建設納入公司信息化建設的總體布局，以建立健全“一站三庫”（即檔案信息網站、檔案目錄數據庫、檔案全文數據庫、多媒體檔案數據庫）為重點，以“分步實施、突出重點、資源共享、安全保密”為原則，有序推進傳統載體檔案的數字化進程，建立檔案信息化的長效發展機制，逐步實現管理自動化、利用網絡化，全面提升檔案信息資源開發利用和服務水平。 二、實現數字化檔案室的目標
1.數據采集功能：“通過蘇州市檔案局提供的“公文檔案一體化管理平臺”軟件，多層面、多門類采集、接收公司必須長期或永久保存的、符合歸檔要求的各種電子檔案信息，逐步實現電子文件與紙質文件同步歸檔和有效管理。積極推進傳統載體檔案數字化建設，采取數字化掃描、轉換等技術手段，逐步實現檔案全文信息查詢，不斷提高服務效率與質量。
2、實現數據保存功能：通過在線NAS、移動硬盤、藍光刻錄等多種技術手段，對采集到的各類檔案信息在備份的基礎上進行永久保存，完成公司數據備份。
3、實現數據利用功能：依托OA網，建立檔案信息網站，提供分層次、智能化、方便快捷的檔案、文件綜合信息訪問查詢、數據分析服務，同時有目的、有重點的搜集、整理、數字化部分企業文件資料，面向企業，服務企業，不斷探索數字檔案室為企業服務的新路子。
4、實現數據管理功能：實行系統化管理，實現分類、排序、價值鑒定、數據檢驗、目錄生成、數據統計、自動標引、信息組織、打印輸出等，并運用身份認證、保密、訪問控制等技術確保電子檔案信息的安全及合理利用，有效地維護整個系統信息的安全。
5、實現檔案宣傳功能：充分利用數字檔案室綜合保管的，反映公司成長歷程的文本、音頻、視頻、圖像等各種數字檔案資源，全方位展示給職工，并擇要在外網公開宣傳，進一步發揮檔案信息資源作用。
檔案管理信息平臺主要應用模塊包括公文處理、檔案管理、資料管理、系統管理。其中數字化檔案存放在檔案管理模塊中，按照檔案屬性分類為：文書檔案、合同檔案、生產檔案、科研檔案、基建檔案、設備檔案、會技檔案、聲像檔案、實物檔案、招標檔案。檔案檢索條件包含：題名、文號、責任者、起止日期、機構、文件類型、主題詞、關聯詞、分類號等。檔案管理信息平臺以確保文件的真實性、可靠性、完整性和可用性四個特性為基礎目標，確定了十大功能：確定需要捕獲的檔案，確定檔案的保存時間，檔案捕獲，登記，分類，存儲和保管，利用，跟蹤，處置計劃的實施，對檔案管理過程的記錄。
檔案管理信息平臺是一個覆蓋整個公司的一體化綜合平臺，使檔案信息實現縱向貫通、橫向集成和高度共享。檔案管理信息平臺深化應用后，將實現檔案信息傳輸網絡化、檔案管理自動化和檔案信息利用在線化，充分發揮檔案部門的信息服務功能，注重電子文件管理、檔案管理先進理論的具體應用和國際標準的貫徹實施，融合思想理念創新與技術方法創新，最終實現電子數據的共享利用和綜合應用，為企業生產、管理提供決策服務，真正實現檔案管理水平質的飛躍。 三、實現企業檔案管理的技術手段 認真執行國家檔案局8號令《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》和《電子文件歸檔與管理規范》、《CAD電子文件光盤存貯歸檔與檔案管理要求》、《紙質檔案數字化技術規范》等一系列技術標準，確保數字檔案資源格式統一、數據規范、便于轉換、實現共享。1. 全宗內檔案分類科學，編號規范 檔案分類原則是以蘇州市自來水有限公司全部檔案為對象，依據管理職能，結合檔案室全部檔案內容及其形成特點，保持檔案之間的有機聯系，便于科學管理與開發利用的原則。 全宗內要統一的分類方案，根據檔案屬性劃分檔案的種類，做到門類之間界限清楚，層次分明；全宗內文書檔案類別設置合理，按保管期限--年度--問題（或組織機構）分類；會計檔案按年度--形式分類；科技檔案的分類應符合國家檔案局有關文件的規定；其它專門檔案的分類符合本系統主管部門與檔案管理部門確定的標準；全宗內檔案的編號排列按統一標準，以卷為單位整理時，檔號編制為全宗號--目錄號--案卷號；以件為單位整理時，檔號設置按國家檔案局有關規定執行。2.明確類目設置 一級類目按卷根據資料與檔案的特點，共設置為6個。文書檔案、科技檔案、專門檔案、特殊載體檔案、分類業務檔案、基建類檔案。
二級類目按件管理的檔案，以部門為類目。各部門文件，檔案進行有效的管理，方便其他部門進行借閱，針對歷史檔案進行管理，電子化，流程化部門檔案。
3. 檔案整理要求 全宗內所有檔案應收集齊全，經系統整理。文書檔案、科技檔案、照片檔案、磁性載體檔案質量必須符合《機關檔案工作業務建設規范》、《科學技術檔案案卷構成的一般要求》、《照片檔案管理規范》、《磁性載體檔案管理與保護規范》的要求，要遵循文件材料的形成規律，保持卷內文件材料的有機聯系，參照文件材料的不同價值，便于利用和保管。
3.1文件材料的種類，份數以及每份文件的頁數均應齊全完整；
3.2同一問題、同一會議、同一案件的文件以及正件與附件、印件與定稿、請示與批復轉發文件與原件等應一起整理；
3.3跨年度的會議、活動、案件等形成的文件一般歸入結束年度整理；
3.4產品、科研課題、基建項目、設備儀器按其部件、結構、階段等分別組卷；
3.5錄音帶、錄像帶、照片等檔案的整理、編目應與分類方案相統一，文字說明材料齊全、準確；
3.6文件材料的制作和書寫材料必須達到永久保存。 四、檔案信息化基礎設施建設 1硬件方面：添置計算機、服務器、高速掃描設備、數碼相機等設備，服務器配置應滿足海量數據存貯，快速檢索利用的要求；除進行紙質檔案數字化加工外，還應加大音頻檔案、視頻檔案等多媒體檔案數字化的力度。
序號 內容 型號 配置 單位 數量
1 服務器 IBMX3650M4 7915 E5-2609/4G/1TB*8/19’ 套 1
2 臺式計算機 HP 8300 I5 3470/4G/500G/19’ 套 7
3 高速掃描儀 紫光Uniscan Q280 A4/30PPM 臺 1
4 高清拍攝儀 紫光Uniscan G660 A3/500W像素 臺 1
5 激光打印機 HP P1606dn 自動雙面/有線網絡打印 臺 1
6 噴墨一體機 OfficeJet J4660 打印、復印、傳真、掃描5合一 臺 1
7 A3掃描儀 明基 U809 A3幅面，15秒快掃 臺 1
8 A4掃描儀 明基 5560C 開機即掃，無預熱 臺 1
9 便攜掃描儀 方正Z16 600dpi 臺 1
10 數碼相機 索尼RX100 2020萬像素 3英寸液晶屏（32G含三腳架) 臺 1
11 備份設備 西部數據 DX4000 12TB（含硬盤） 套 1
12 移動硬盤 希捷 新睿品 1TB 2.5英寸 USB3.0 個 3
2軟件配置：
a、服務器操作系統：Microsoft Windows 2008 Advance Server
b、服務器數據庫： MySQL5.0以上
c、客戶端操作系統：Windows XP
d、客戶端應用軟件：Microsoft IE 5.5 + SP2及以上版本+ IBM WebSphere Application Developer Advanced Edition 4.0
注：數據庫服務器、WEB服務器、索引服務器可以安裝在一個物理服務器上；安裝系統前確認服務器上已經安裝有IIS5.0以及其是否有WWW、FTP服務正常運行。
3場館要求：進一步優化檔案保管條件，新增不少于60平方米的工作場所作為掃描工作間、檔案存儲間。五、檔案管理的應用范圍及其效益 蘇州市自來水有限公司檔案管理應用于三廠兩所，各個科室；檔案材料包括案卷文書檔案、基建檔案、科研檔案、人事檔案、宣傳檔案、財務檔案、視頻檔案、照片檔案等。 它為企業帶來了直接、間接經濟效益和社會效益： 第一，提高了勞動生產率。檔案管理的實施，提高了項目文件歸檔的工作效率，以往，一個工程項目完成收集整理工作大量的人力，而現在有檔案可查，大幅降少投入人力。 第二，豐富、完整的檔案資料是日后其他工程建設和生產運行、維護的重要依據和參考。 第三，是維護企業合法權益的重要保證。隨著法制建設的不斷完善、社會各方面的法律意識不斷增強，企業面臨的法律風險也越來越多。豐富完整的檔案資料可以維護企業的合法權益。比如，土地征用手續、林木砍伐協議等文件可以在日后解決相關糾紛中起到決定性作用。再如，工程建設的立項審批及規劃、環保、土地、消防許可等前期依據性文件，可以使企業規避法律風險及行政處罰風險。 轉
一、引言
伴隨現代社會的不斷發展，信息更新迅速，也對博物館檔案管理提出新的要求，帶動博物館檔案管理的創新與改進。通過梳理博物館檔案管理的基本思路，優化檔案管理流程，有效引進現代管理技術才能讓博物館檔案管理走上科學化、規范化、合理化及統一化的道路。而借助檔案管理部門人員的配合與信息平臺的輔助支撐，讓博物館檔案管理更加高效與便捷，讓博物館檔案的管理、查詢、利用及保護落到實處，使得檔案管理的價值發揮到最大。
二、博物館檔案管理概述
檔案管理亦稱檔案工作。它是檔案管理人員直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務的各項業務工作的總稱。檔案管理分收集、整理、鑒定、保管、統計和保管利用等工作環節，隨著檔案管理現代化的發展，還將對檔案管理工作的結構產生新的影響，檔案管理的最終目的是提供檔案信息為社會實踐服務。博物館檔案管理是由博物館檔案管理人員對博物館檔案的實體資料與信息數據進行整合，面向大眾或者既定群體提供可利用的檔案業務服務。
1.博物館檔案管理的含義
博物館檔案管理是一種能夠在日常生活中運營和開展博物館博物原始資料的記載，對博物館的藝術藏品的概況、歷史、藝術成就、藝術價值、考古考證及博物館日常運行有關的資料等方面進行歸檔記錄。它是由博物館檔案管理人員對博物館檔案的實體資料與信息數據進行整合，面向大眾或者既定群體提供可利用的檔案業務服務。其資料具有客觀、真實、全面的特點，并且能夠管理、保存和利用。博物館檔案管理工作系統而復雜，并不是孤立存在的，正是因為詳細的博物館檔案管理才讓社會管理系統更加完成完善。博物館檔案管理本著統一性的原則，奠定了社會信息系統的資料基礎，無論是對歷史的發展還是指導當下的社會改革都具有重要意義，因此必須努力做好博物館檔案的管理與保護。
2.博物館檔案管理的內容
博物館檔案管理的內容非常廣泛，具體有藝術藏品、美術作品、歷史博物品、藝術家手稿、藝術家檔案、藝術家日記、藝術家工作照和生活照、書畫資料、藏品的照片檔案、藏品的有關復印件、藏品的展覽文件、藏品檔案以及博物館日常管理形成的文件資料等等。博物館檔案管理更多的是服務性的管理工作，博物館的檔案資料也具有特殊性，是對歷史或者事件發展進程、優秀成果及細節問題的記錄，是社會發展與社會改革的重要參考資料，博物館檔案管理可以有效地推動檔案文化建設，并實現檔案信息的整理歸納，讓檔案記錄更加詳實，檔案分類更加清晰，檔案利用價值更高。具體來說，檔案管理應該包括對各種文件資料進行收集、整理、編號、分類、整合、歸檔、保管、利用。這是博物館檔案管理的基礎性內容。除此以外，博物館檔案管理還涉及檔案借閱查找程序的完善、檔案參考資料的編制、各類檔案利用情況的統計等。做好博物館檔案管理最直接性的作用是推動文化事業的發展，在總結歷史經驗的基礎上更好地指導未來的發展。
三、博物館檔案管理的方法及路徑
1.?n案的收集
信息資料的收集是檔案管理的前提。作為博物館檔案管理人員必須樹立資料收集自覺意識，具有資料捕捉的敏銳感，積極主動地去搜集整理檔案文獻。而對資料的有效收集建立在對檔案文物足夠了解的基礎之上，資料收集不盲目，資料收集注重效果與質量。對博物館的藏品、藝術品、歷史博物品、書畫藏品等可以用照片、文字等方式進行收集整理。在博物館檔案資料收集過程中應做好四個層面的關注。其一整個資料收集工作應該保證檔案的整個形成過程，確保系列考察價值書面文件的事先制定。其二在檔案管理征集時，應樹立系統完整的眼光，確保所收集到的資料能較全面地反映文物自身的歷史因素及事件發展歷程，便于檔案后期的整體和完整性的呈現。其三在資料收集過程中各部門工作人員應加大協調，確保部門之間聯系密切和各部門工作人員對每一個檔案文件都有著清晰透徹的了解，這是后期檔案資料整理分類的前提。其四制定合理的責任制度，“無規矩不成方圓”，通過責任到人，讓不同的工作人員承擔不同類型的檔案資料收集工作，一旦出現問題可以責任到人，而不是盲目地指責批評，通過責任的明確更能激發工作人員的責任意識，促進博物館檔案資料的征集管理。資料收集作為檔案管理的前提，這是做好檔案管理的基礎性工作，必須引起的足夠重視。
2.檔案的分類整理
積極做好檔案資料的分類才能讓檔案資料查找更為高效便捷，也是確保檔案征集資料得到最大限度囊括的前提。越為細致的檔案資料分類越能滿足讀者的查閱需求，實現博物館檔案信息及資料的最大限度價值發揮。隨著我國博物館檔案資料的豐富，檔案分類也更加細化。因此必須建立與博物館資料容量相適應的檔案分類體系。分類力求多元但不重疊。例如與業務活動相關的檔案資料可以分為藏品、藝術家、歷史文物、書畫、名人筆記、地方志、照片檔案、展覽文件等。根據內容涉及面不同可以分為工藝類、美術類、歷史類、史料類等。根據檔案形式不同可以分為文字檔案、圖片檔案、影像檔案等，細致的檔案分類可以提升檢索效率，方便查閱。而細致的分類使得檔案管理更加系統成熟，匯集多種檔案資料信息，做好檔案服務工作。
3.檔案的歸檔
當檔案資料收集完成后需要對博物館檔案進行歸檔處理，這也是檔案管理的最后一道工序。在對博物館檔案進行歸檔時需要做好四個層面的關注。其一歸檔要按照時間順序。歸檔并不是隨意的，而是以時間軸線為參考按照事物發展的具體過程按照順序歸檔。其二在歸檔時要做好類目的對應。相同的類目或者相關的類目歸檔在一起，提升其后期查閱利用價值。其三在歸檔時要統一規范。文字材料按照統一規則裝訂，照片附識黏貼。對于音視頻資料無法裝訂必須在檔案歸類時做好內容簡介的說明。其四發揮計算機歸檔優勢，提升歸檔效率。可以嘗試信息編碼處理，統一集中歸檔，電子檔案與紙質檔案管理結合起來，避免人工歸檔的失誤。做好檔案的正確歸檔才能確保博物館檔案的安全與高效利用。
四、博物館檔案的保護和利用
1.檔案的保護
博物館檔案具有極高的研究參考價值，有些檔案也容易丟失與損毀。做好博物館檔案的保護是確保檔案價值發揮的重中之重。檔案保護的實施者是人，因此必須針對工作人員做好檔案保護的教育培訓。首先提升檔案管理人員的檔案保護意識。做到責任到人，無論是檔案資料的收集還是檔案分類還是檔案歸檔都謹慎細致，確保萬無一失。以崗位職責為目標管理機制，明確形成覆蓋全館的檔案管理工作規范。其次必?做好檔案保護動員，堅持統一領導、分散建檔、集中備案的原則，要求工作人員完整、準確、詳實地完成檔案保護。最后必須在檔案保護中引入考核監督機制，依據檔案保護程度對工作人員進行量化考核，杜絕檔案保護中的失職行為，監督懲罰鼓勵表揚并行。
2.檔案的利用
檔案利用層面除了做好常規利用指導外，必須發揮信息化時代下的電子處理優勢，讓電子檔案利用得到最大限度推廣。博物館檔案工作人員借助電腦網絡對電子資料收集整理歸檔，對紙質檔案資料進行電子資料的轉化，借助系統本身的局域網，實現博物館檔案資料的信息資源共享。檔案工作人員進一步研究改進檔案管理形式，讓檔案利用走上規范化、標準化的發展之路，不斷嘗試摸索，總結經驗。在檔案利用指導中應細致熱心，嚴于律己，確保檔案利用的合理和檔案管理的法制化，只有這樣才能讓博物館檔案得到最高效的利用。
關鍵字：信息化；圖書館檔案；雙軌制
中圖分類號：G258.6 文獻標識碼：A DOI：10.3969/j.issn.1003-6970.2013.08.015
本文著錄格式：[1]李志剛.信息化時代下圖書館檔案存檔的分類及雙軌制管理[J].軟件，2013，34（8）：44-45
0引言
檔案是組織或個人在以往的社會實踐活動中直接形成的清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化信息。[1]圖書館檔案管理是圖書館基礎業務、讀者服務和現代化建設工作的重要組成部分，檔案管理的科學性和規范性直接代表了圖書館的管理水平。信息化時代下，采取紙質文件與電子文件雙軌制管理是圖書館檔案管理的發展趨勢。[2]
1圖書館檔案存檔范圍和常見分類
當前圖書館檔案存檔和分類主要分為圖書館管理類、業務工作規范類、聲像實物檔案類以及其他資料檔案類。以平泉縣交通運輸局圖書館為例，具體明細分類如1.1表、1.2表：
1.3 聲像實物檔案類。包括圖書館在各項工作活動中形成的有保存價值的錄音、錄像、照片以及獲得上級或其他有關部門頒發的錦旗、獎狀、獎牌、證書、獎杯等。具體分為：聲像、照片、實物（ 獎狀、獎牌、證書、獎杯等） 。
1.4 其他資料檔案類。包括國內外其他圖書館或圖書情報單位贈送給本館的圖書館介紹、圖書館通訊、年度報告等有保存價值的資料。
2圖書館檔案雙軌制管理
通過以上圖書館檔案分類，我們發現檔案是具有保存價值的原始材料，所以原始性是檔案的本質屬性。如當事人的親筆手稿、領導者的親筆簽署等都表現出真實的原始性。紙質文檔的管理工作就是將這些原始的材料進行分類、組卷、擬卷標題、編頁碼、裝訂、編號、上架等。與紙質文檔相比，電子文件歸檔是指人們在社會活動中形成的，以計算機盤片、磁盤和光盤等化學磁性材料為載體的文字材料。它主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等等。
2.1檔案管理雙軌制的內涵
所謂雙軌制是指，在文件生成和運轉過程中紙質文檔和電子文檔共存，即兩種版本文件同步隨業務流程運轉。實行雙軌制的機構在文件進入運轉程序時就形成電子文件和紙質文件兩種版本，業務人員要對同樣內容的兩種文件進行重復或部分重復辦理。以電子文件和紙質文件的相互對應為前提的，兩種共存狀態下電子文件的社會屬性和功能有所不同，這種不同隨著電子文件和紙質檔案的互動發展，最終將使電子文件的管理經驗和信息技術逐漸豐滿完善。雙軌制是文件介質轉換時期不可避免的一種現象，可以預見，這種模式將持續相當一個時期。隨著技術的成熟、法律的完備和各方面條件的具備，會有越來越多的電子文件獨立地轉化為電子檔案，紙質檔案的數字化應有所選擇，并逐步取代紙質檔案。
2.2檔案管理雙軌制的必然性
在目前技術條件下，對一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質形式保存。鑒于電子文件載體和信息技術的不穩定性，以及電子文件的易修改性，也有必要將重要的電子文件制成硬拷貝存檔，以確保數據的安全。目前，電子文件、紙質文件轉化為檔案一般采取“雙軌制”，歸檔內容形成“兩套制”，即紙介質與磁、光介質兩種文件一起歸檔，形成內容相同的兩套檔案。其歸檔時使用不同的編目方法和存貯裝具。檔案部門應在每一卷紙質檔案的備考表或卷內目錄“備注”項中注明相應的電子文件的編碼及存址，同時，在電子文件歸檔目錄“備注”項中注明相應的紙質文件的檔號及存址，以便利用時參照互補。在磁、光介質文件耐久性留存的問題尚未解決之前，它與紙質檔案將并存很長時間，但從長遠看，電子檔案存儲介質的技術條件進一步改進之后，圖書館檔案可嘗試對那些參考作用大、情報價值高的檔案，采取以磁、光介質歸檔為主，紙介質歸檔為輔的做法；而對那些憑證價值較高的檔案，則采取以紙介質歸檔為主，磁、光介質歸檔為輔的做法。這樣，不但能夠提高檔案管理工作效率，優化館藏，也能減少檔案的體積，緩解庫房緊張的狀況。
3結束語
在圖書館檔案管理的過程中，圖書館檔案管理工作人員要能不斷創新。鑒于紙質檔案與電子檔案各自的特點，結合目前我國檔案管理的實際狀況，在未來的一個時期內，電子檔案不能完全替代紙質檔案，紙質檔案要逐漸向電子檔案過渡，這只是一種必然的發展趨勢。
參考文獻
[1] 馮惠玲，張輯哲.檔案學概論[M].中國人民大學出版社出版，2006年6月第二版.
(武漢工程大學環境與城市建設學院,湖北 武漢 430074)
中圖分類號:G271文獻標識碼:A文章編號:1673-0992(2009)07-039-01
摘要:高校院系教學檔案是高校檔案的重要組成部分,是教學質量評估的重要基礎和依據。因此,本文系統分析了高校院系教學檔案管理存在的問題,提出了改進教學檔案管理工作的方法與途徑,旨在加速實現教學檔案信息化進程。
關鍵詞:高校院系;教學檔案;管理
高校院(系)教學檔案,是指高校院(系)在教學過程中逐年積累起來的一系列有關教學工作的原始資料,如學生考試成績、考試試卷、畢業設計(論文)、專業培養計劃、學科建設 、師資隊伍培養、教學評估等文檔。它是對院(系)教學、科研和學科建設等工作的真實記錄,也是院系(系)教學管理工作的縮影。
院(系)教學檔案管理與學校綜合檔案館檔案管理一樣,都是對院(系)積累起來的一系列有關教學、科研和學科建設等方面的資料進行收集、分類、整理和歸檔。教學檔案具有十分重要的作用,因為它是教學改革與教學評估的重要依據。然而,當前高校院(系)教學檔案管理工作存在許多問題,這些問題不解決,不利于教學改革的進行,也不利于教學評估工作的開展。因此,本文系統分析教學檔案管理中存在的問題及其原因,力圖尋找解決的途徑與方法,為科學而規范的管理教學檔案提供參考依據。
一、檔案管理存在的問題及其原因
當前,高校院(系)教學檔案管理工作存在許多問題。這些問題的出現,既有人為的主觀原因,如管理者對檔案管理不太重視;又有其客觀原因,如檔案管理方法落后。其中,突出的問題表現在以下幾個方面:一是檔案管理專業化程度低;二是檔案管理制度不健全;三是檔案管理手段落后。
(一)檔案管理專業化程度低
當前,依照《普通高等學校檔案管理辦法》的規定,許多高校的檔案機構設立了綜合檔案館,并由專職檔案人員管理。而各院(系)、部這一級單位基本上沒有配備專職人員負責本單位的檔案管理工作,大多數由教學秘書或其他行政管理人員兼任。由于教學秘書或是行政管理人員的工作性質決定了他們的本職工作頭緒多、較繁雜,無法把主要精力投入到檔案管理工作上來,因而,形成“資料一大堆,查找難上難”的尷尬局面。
檔案管理是一項專業性很強的工作,應當由專職檔案管理人員來負責這項工作,而由其他非專業人員來管理檔案,會出現這樣或那樣的問題,必然給急需查找資料的領導及老師造成困難。出現這些情況的主要原因就是檔案管理專業化程度低,而這些因素的影響,使得檔案管理水平難以提高。
(二)檔案管理制度不健全
院(系)教學檔案客觀而真實反映出院(系)教學工作的實際情況,并在一定程度上折射出學校教學、科研和學科建設發展的軌跡。因此,教學檔案是十分重要的文獻資料,應當有嚴格的管理規范。
目前,由于許多院(系)不重視教學檔案管理這項工作,使得檔案資料收集的內容、整理的范圍、分類的標準、移交手續、查詢登記等都沒有制定嚴格的管理制度,全憑管理人員的隨意性來完成。從而出現資料歸檔不及時,需要查閱的資料找不到,借閱時不登記,借閱的資料也不按時歸還,重要的文檔資料丟失時有發生,致使檔案資料殘缺不全,從一定程度上影響了教學改革及教學評估的質量,同時,嚴重影響了檔案管理的完整性和規范性。上述這些問題的出現,說明了健全教學檔案管理制度的重要性。
(三)檔案管理手段落后
目前,高校院系教學檔案管理技術手段嚴重滯后,主要表現在教學檔案管理仍停留在紙質檔案、僅用檔案柜保存的狀況,大部分檔案資料整理還處于手工操作階段,工作效率低,自動化和信息化程度不高,這與高校管理科學化嚴重脫節。盡管個別高校院系采用計算機輔助管理檔案,但由于沒有實現信息網絡化,使資料信息資源難以共享,嚴重影響了工作效率。正因如此,檔案資料利用率較低,這種狀況不利于教學質量的提高及教學改革的推進。
二、改進教學檔案管理的對策
綜上所述,許多高校院(系)教學檔案管理在不同程度上出現“文檔資料不齊全、歸檔整理不規范、分類統計不科學、借閱制度不健全、管理人員不專業、數據庫建設不到位”等諸多問題。這些問題的存在,是多年來院(系)檔案管理水平低的癥結所在,它嚴重阻礙檔案管理水平的提高,也給教學改革和教學質量評估帶來陰影,檔案資料利用價值較低的問題也無法得到解決。因此,不能按照原有模式來管理教學檔案,必須進行管理創新。
(一)檔案管理思維創新
如前所述,當前高校院(系)教學檔案管理人員,絕大多數由院(系)教學秘書和辦公室行政管理人員兼任,因此檔案管理人員專業素質差。而提高專業素質必須通過專業培訓來實現,使他們盡快掌握檔案管理專業技能與方法。這種思維創新主要表現在檔案資料的收集、整理、分類、歸檔和保管全過程的創新,想方設法提高工作效率。因此,只有思維創新才能由非專業變成專業,由不熟悉變成熟練,院系檔案管理工作才能打開新的局面。
(二)檔案管理制度創新
實現院(系)教學檔案管理規范化,必須根據《高等學校檔案部門業務建設規范》的要求,逐步改進和完善院(系)教學檔案管理規章制度,使文檔資料的收集整理、分類歸檔、目錄檢索、文件編號、借閱移交、信息傳遞等方面都有章可循、有據可依。只有這樣,才能使檔案管理工作步入規范化的軌道。隨著教學改革和教學評估工作的規范化、科學化,教學檔案也日益復雜,因此必須使管理制度創新走在實際工作的前面,因為制度指導和約束管理行為。
(三)檔案管理技術創新