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社會保險業務檔案規范管理是社會保險工作的一個重要內容，也是社會保險管理最基礎的工作之一，它全面反映了參保人員履行社保繳費義務、享受養老待遇的最原始最真實記錄，是實現為參保個人“記錄一生、跟蹤一生、服務一生、保障一生”目標的重要條件。隨著社會保險制度改革的不斷深化和《社會保險法》的頒布實施，社會保險的覆蓋面越來越廣，參保人數越來越多，社保經辦機構的業務量和檔案數量也越來越大，加強社保業務檔案的規范管理，實現社保業務檔案管理的科學化、規范化已成為社會保險經辦機構的一項重要任務。
社會保險業務檔案規范管理概況
社會保險業務檔案是各級社會保險經辦機構在辦理養老、醫療、失業、生育和工傷保險等“五險”業務中形成的，具有保存利用價值的各種文字、圖表、聲像、電子文件等不同門類和載體記錄的總和，它真實地記錄了各級社保經辦機構從事社保管理與服務工作的過程。實踐工作中，社保業務檔案的收集、整理與保存管理內容，也主要包括社保經辦部門所從事的“五險”業務。其主要特點有下述“五性”：
一是廣泛性。隨著社會保險體制改革的不斷深化，特別是近幾年新農合、新農保制度的推行，我國參與社會保險的對象已從城鎮職工延伸拓展到廣大農村和城鎮居民，并最終惠及到社會所有成員。而每個人在辦理社會保險時都會形成社保業務檔案。社保對象的廣泛性決定了社保業務檔案的廣泛性。
二是動態性。每個社會成員參與社會保險后，社保檔案都會隨著人員的流動而發生關系轉移，各項險種的繳費情況也會依據人員收入的增減而發生相應變化，這些情況都要在其社保檔案中形成相應的記錄。這種動態變化決定了社保檔案的動態性。
三是權益性。社會保險業務檔案是對參保單位和個人權益的真實記錄，是確定參保人享受社會保險待遇的重要依據，是實現為參保人“記錄一生、跟蹤一生、服務一生、保障一生”目標的必要條件，也是維護參保對象個人權益的重要依據，因此具有明顯的權益性。
四是規范性。社保檔案是按國家的有關規范要求來辦理的，即各類社會保險都有統一的辦理程序、統一繳付費標準、統一的表冊，不論是哪個單位的職工，其形成的相關材料必須具有很強的規范性。
五是共存性。隨著社會保險業務管理信息化的推行，社保經辦機構通過社保業務信息系統隨時掌握參保對象的各種情況和動態信息，完成各類報表生成和管理。
社會保險業務檔案規范管理存在的問題
（一）思想不夠重視。長期以來，相當部分社保經辦機構領導“重業務經辦，輕檔案管理”現象較為突出，總認為檔案工作是抄抄寫寫、保管的事務性工作，不是單位的主要工作，不能給單位增形象、創效益，只要守好攤，不丟失，不泄密，能應付外調、查檔就行了。這些輕視檔案工作的思想一定程度上影響和阻礙了社保檔案規范化建設工作的開展。
（二）機制不夠健全。目前相當部份社保經辦機構沒有健全職責明晰的檔案工作機制。表現在具體工作中履職不到位，對本單位的檔案未實行統一管理，各門類檔案分散保管于各個部門，形成多頭管理等問題，且管理方法各異，沒有一個完整的檔案信息中心能夠查詢到一個人的全部社會保險檔案信息。
（三）管理手段滯后。檔案管理是一項政策性、規范性很強的工作，需要從事這項工作的人員具有較高的政治素質和業務能力。而實際工作來看，目前各級社會保險經辦機構中能專職從事檔案管理工作的人員很少，且多數人員沒有經過專業的檔案知識培訓，對社保業務檔案管理的重要性認識不足，對檔案材料的收集、整理、分類、歸檔、裝訂等業務不夠熟悉，日常檔案收集整理意識比較薄弱，存在該歸檔的沒有歸檔、檔案隨意保存、甚至丟失等情況，沒有按《規定》要求及時規范整理歸檔，嚴重影響了檔案歸檔質量。
（四）設施不夠完善。受經費與場地等條件限制，許多社保經辦機構無法配備專用的檔案室，導致“七防”（防火、防盜、防潮、防鼠、防蟲、防塵、防光）措施跟不上，時間一久，不僅造成業務檔案材料霉變、蟲蛀等現象時有發生，而且也影響了社保業務檔案的美觀、整潔及完整。
加強社會保險業務檔案管理的對策建議
（一）提高認識，加強領導。各級社會保險經辦機構應以人力資源和社會保障部、國家檔案局聯合頒布的《社會保險業務檔案管理規定（試行）》為契機，加大社會保險業務檔案工作宣傳力度，利用各種宣傳手段和宣傳渠道，廣泛宣傳社會保險業務檔案規范管理工作的重要性，提高全社會的社會保險意識。
（二）加強培訓，提高素質。社保業務檔案規范管理是一項政策性、業務性很強的工作，其質量的好壞，很大程度上取決于檔案管理工作人員的能力和素質。因此，檔案管理人員必須掌握一定的法律法規和業務知識。
（三）健全制度，規范程序。社保經辦機構在工作中形成的相關材料，構成了社保業務檔案。這些檔案材料關系到參保對象的權益記錄與待遇享受，與他們的切身利益密切相關。因此，各級社保經辦機構要嚴格按照《社會保險業務檔案管理規定（試行）》的相關要求，本著既方便歸檔管理，又方便檢索利用的原則，建立健全業務檔案收集、整理、統計、保管、利用、保密、鑒定、銷毀等各項基礎管理制度，嚴格分類方法，合理劃定保管期限，確保社保業務檔案的真實、準確、科學、完整和規范，實現社保業務檔案規范管理“記錄一生、跟蹤一生、服務一生、保障一生”的最終目的。
（四）夯實基礎，完善設施。要把社保業務檔案管理工作作為一項基礎性系統性工程，納入社會保障工作體系和社會保險經辦能力建設全局之中統籌考慮和安排。通過積極爭取人力資源和社會保障行政部門及同級政府相關綜合管理部門的支持，著力解決檔案庫房、基礎設備、人員配備、經費保障等基礎建設中存在的不足問題，逐步改善工作環境和工作條件。
一、廣西社會保險業務檔案管理工作存在的主要問題
（一）社會保險業務檔案管理法規制度執行力不夠，工作發展不平衡
近年來，廣西壯族自治區人力資源和社會保障廳、自治區檔案局根據國家人力資源社會保障部、國家檔案局《規定》，結合廣西實際制定了《廣西壯族自治區社會保險業務檔案管理暫行辦法》（桂人社發〔2010〕130號，以下簡稱《暫行辦法》），為廣西全面加強社會保險業務檔案管理提供了基本保障。并根據人力資源社會保障部辦公廳關于社會保險業務管理達標驗收工作的有關部署，下發了《關于開展社會保險業務檔案管理達標驗收工作的通知》（桂人社函〔2010〕1838號，以下簡稱《通知》），提出了力爭柳州、桂林、梧州、北海、百色等市部分經辦機構2012年底前通過業務檔案管理達標驗收，其他市級經辦機構在2013年7月底前通過達標驗收，2014年底前完成所有縣級以上經辦機構達標驗收的工作目標，要求各地以實現三年達標驗收目標為核心，全面提升廣西各級社會保險業務檔案管理水平，大力推進業務檔案管理規范化、標準化、信息化建設。
經過2年的努力，截至2012年底，全區14個地級市，有4個市，6個機構業務檔案管理通過了檔案管理達標驗收，8個市級社保經辦機構正在開展紙質檔案歸檔整理，力爭2013年底前進行檔案管理達標驗收。目前尚有2個市級社保經辦機構業務檔案管理工作仍處于無庫房、無專兼職檔案人員、無經費保障的“三無狀態”，未開展業務檔案整理工作。據統計，截至2012年底，廣西區內市級經辦機構積存歷史業務資料尚有10萬宗卷未整理入庫。要實現2013年底前全區地級市社保業務檔案工作實現達標驗收難度相當大。縣級經辦機構2/3以上沒有庫房，尚未開展紙質檔案整理，2014年全部實現檔案管理達標驗收任重道遠。
（二）社會保險檔案保存方式落后，管理基礎薄弱
目前，廣西各級社會保險經辦機構除了社會保險數據庫數據檔案以磁介質、光盤和移動硬盤等計算機手段定期備份保存外，大量的社會保險業務檔案、文書檔案和會計檔案仍采用紙質（線裝）保存的傳統檔案保存方式 。而參保人數眾多，社保業務檔案需保管一生，因此，檔案量巨大，占用大量庫房空間。傳統的紙張保存形式易損，有些檔案資料因查詢次數頻繁而不可避免地存在原件受損甚至遺失等情況。況且，各地業務檔案庫房普遍吃緊，有的地方社會保險經辦機構連一個固定的檔案室都沒有，各類檔案被分割保管，分室存放。一些地方雖然有固定的檔案室，但面積很小，庫房建設也大多不完全符合國家《檔案館建設設計規范》和規定，不具有防震、防盜、防火、防光、防潮、防高溫、防有害生物、防污染等安全設施，更談不上規范管理檔案，從調查情況來看，越到基層，管理基礎越薄弱。
（三）社會保險業務檔案管理手段落后，跟不上社會保險事業發展形勢的需求
雖然近年來廣西各級社會保險經辦機構已經普遍使用計算機對社保檔案進行管理，但大多數仍停留在目錄級管理階段，即對社會保險檔案按一定規律編制目錄，在查詢時先通過目錄檢索，但文檔資料本身仍以紙張形式存在，最后仍需靠手工翻閱紙張原件，并沒有解決傳統純粹紙張化文檔資料管理所固有的原件易損的難題。隨著社會保險事業的迅速發展，參保人數和覆蓋范圍的日趨擴大，社會保險業務檔案急劇增加，目前這種依靠手工操作的陳舊手段以及管理方式，遠遠不能適應社會保障事業發展的要求，這必將成為影響和制約社會保險業務檔案管理工作發展的突出問題。
（四）社會保險業務檔案信息開發利用率低
廣西社會保險業務檔案開發利用起步較遲，檔案管理方式仍停留在“初級”階段，只能簡單應付一些查詢，不能有效地綜合開發社會保險業務檔案的信息資源，檔案信息利用率低，沒有起到社會保險檔案的信息開發對推動社會保險效率應起的重要作用。
二、廣西社會保險業務檔案管理對策
隨著社會保險事業的蓬勃發展，業務檔案呈現海量增長的態勢，傳統的社會保險檔案管理的模式已經不能滿足事業發展需求，建立一套人工干預少、效率高、易查詢、易保存、運行成本低的社會保險檔案管理系統勢在必行，筆者認為，需做好以下幾方面的工作。
（一）制定廣西統一的社會保險業務檔案數字化建設規劃，明確目標，分類指導，全面推進
在調查研究的基礎上，認真做好自治區級頂層設計，用2年時間完成14個地級市社會保險業務檔案管理數字化建設，2015年逐步實現縣（市、區）級社保業務檔案管理數字化。先行建設1—3個地級市社會保險檔案管理數字化示范單位，以點帶面。重點扶持已實現社保檔案管理達標驗收合格的市級檔案館（庫）建立數字檔案，做到“扶持一個、建成一個、驗收一個”。對正在開展業務檔案管理達標創建工作的市級社會保險經辦機構，加強業務指導，促成檔案管理達標驗收合格，為建設數字化檔案夯實基礎。同時要加強市對縣（市、區）社保檔案管理工作的指導，推動廣西社會保險檔案管理工作上新水平。
（二）統一組織開發社會保險業務檔案數字化管理軟件
為避免各市社會保險經辦機構各自為政重復開發，既造成相互不兼容又浪費資源，由自治區社會保險事業局統一組織開發，推廣實施社會保險業務檔案數字化管理軟件，并為地級市檔案數字化建設提供必要的支持，解決好信息系統運行的配套硬件、平臺軟件和實施費用，確保廣西社保檔案數字化建設起點高、運行穩、效果好。
（三）建立社會保險數字檔案，實現檔案數字化管理
社會保險數字檔案，是指以計算機、數據庫和網絡為基礎，把以紙質形式保存的文字和數據、圖像、聲音等檔案資源以代碼形式記錄于磁盤、光盤等載體，依據計算機系統存取并可以在通信網絡上傳輸的電子文件（電子檔案）。社會保險數字檔案更具有存儲量大、檢索方便、安全、高效率、便于利用、管理成本低等顯著優點。社會保險檔案數字化以后，可對原紙質檔案資料真空打包存放，同時采用相應軟件對其進行數字化管理，普通查詢，可通過網絡查閱其電子文本即可，對于極個別必須查閱其紙質原件資料的再開包查閱，對紙質檔案資料實現最大限度的保護。
[關鍵詞]社會保險 檔案 管理水平
[中圖分類號]G271 [文獻標識碼]A [文章編號]1009-5349（2013）09-0048-01
依據人力資源和社會保障部于2009年7月23日的《社會保險業務檔案管理規定（試行）》的闡述，社會保險業務檔案是指“社會保險經辦機構在辦理社會保險業務過程中，直接形成的具有保存和利用價值的專業性文字材料、電子文檔、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄”[1]。文件要求，社會保險業務檔案應由社會保險經辦機構集中保存并負責管理工作。近年來，隨著我國社會保險制度的不斷發展，社會保險范圍逐漸擴大，社會保險的業務量屢創新高，檔案管理問題因此變得越來越突出與重要。
一、當前社會保險業務檔案管理工作存在的問題
（一）認識不夠，意識薄弱
首先，沒有充分重視檔案工作。伴隨著國家社會保障制度的深入改革，社會保險經辦機構完成了大量的業務工作，但對社會保險業務的檔案管理工作卻沒能充分重視，常常忽視工作中存在的問題。其次，工作人員認識不夠，態度不嚴肅，認為檔案管理工作不重要。
（二）缺乏相應的規章制度
在某些單位，由于缺乏相應的規章制度，從方便工作出發，采取由業務科室分散保管社會保險業務檔案的方式，造成了檔案不能統一管理。在某些地方，檔案工作還由社會保險經辦機構的業務人員承擔，由于缺乏專業培訓，從而致使檔案管理工作相關環節不能系統銜接，造成檔案管理的混亂。
（三）信息化管理水平不高
隨著社會的快速發展，不同職業和不同身份的勞動者逐漸增加，已經參加社會保險的勞動者在不同省份的跨區域流動更加頻繁，全國各地的社會保險經辦機構為此建立了計算機網絡系統，旨在實現社會保險信息的同步與共享。但是，社會保險業務檔案的信息化建設卻嚴重滯后，很多重要的信息只能通過傳統的紙質檔案查閱，在很大程度上影響了工作效率的提高。
二、提高社會保險業務檔案管理水平的方法
（一）依據改革需要，建立健全社會保險業務檔案
社會保險業務檔案不僅記載著勞動者的全部信息，而且記錄著社會保險事業的發展歷史。隨著社會保險制度的深化改革，社會保險檔案應順應改革需要，不斷建立健全業務檔案。積極應對城鄉勞動力流動的實際情況，勞動者在哪里就業，社會保險關系跟隨至哪里，社會保險業務檔案跟蹤到哪里，建立健全涵蓋社會保障號碼、指紋信息檔案等內容的檔案。通過規范化管理，不斷完善數據庫的信息內容，為社會保障體系提供優質服務。
（二）加強學習，努力提高檔案意識
檔案工作人員應加強學習，樹立自主學習、終身學習的觀念，特別是應當組織建立多元化的學習機制，既要有業務學習，也要有文化學習。只有不斷努力提高自身的文化素養和專業技能，才能不斷提高自身的檔案管理能力。還應當努力提高檔案意識，不僅要重視檔案管理工作，更要重視每一份檔案。社會保險業務檔案肩負著信息的匯集、整理、管理、服務的重要工作，是國家社會保障體系的基石。
（三）熟稔業務，優化服務職能
社會保險是國家依據法律、法規，為保障勞動者的權益，維護勞動者的利益，促進社會進步而建立的保障制度。為此，檔案工作人員一定要熟稔社會保險業務的法律法規，優化服務職能。首先是為勞動者服務，切實了解勞動者的需求，遵照相關規定，為勞動者提供檔案查詢與利用的服務職能。其次是為社會服務，為促進社會進步和經濟發展提供優質服務；再次是為政府服務，為政府制定相關決策提供依據；此外，隨著社會保險事業的不斷發展，檔案服務的功能更加多元，領域更加拓展，方式更加多樣，要求檔案工作人員充分利用檔案，更好地提供服務。
（四）健全機制，形成制度化管理
遵照《社會保險業務檔案管理規定（試行）》和《中華人民共和國檔案法》的相關規定，制定社會保險業務檔案的管理機制，實現制度化管理。依據行業特點和工作實際，明確社會保險業務檔案分類原則，建立分類制度：按照專業類別分為：業務檔案、人事檔案、文書檔案、會計檔案、科技檔案等；按照載體形式分為：文字檔案、電子檔案、圖片檔案等。無論哪一類型的檔案，都應當制定管理制度。例如，不同類型檔案的歸檔制度、統計制度、保管制度、保密制度、查閱利用制度等，從而將不同類別和不同載體的檔案在統一制度下進行統一管理。
一、新形勢下的社會養老保險業務檔案管理
自改革開放以來，社會養老保險業務的檔案管理已經進行了多方面的改善。之所以對社會養老保險業務檔案管理不斷地進行完善，是因為最終的目的是要避免養老保險業務檔案的不真實、不完整和不安全性。社會養老保險業務檔案管理是提高養老保險保障性功能的一種重要手段，通過為參保個人及社會有關方面提供優質高效服務來促進社會養老保險業務的發展，其肩負重任。近年來，有數據資料表明，在檔案服務工作趨于信息化、網絡化的今天，必須要對社會養老保險檔案管理工作進行改革，才能適應當今時代的需要。因此，在新形勢下，為了不阻礙社會養老保險業務檔案管理工作適應社會保險事業的發展，必然要對社會養老保險檔案管理工作提出更高的要求。目前，社會養老保險業務檔案管理主要存在以下幾點問題：一是缺少規范化的檔案管理制度；二是信息化檔案管理水平較低；三是檔案管理人員管理素質有待進一步提高。
二、新形勢下做好社會養老保險業務檔案管理工作的對策
（一）完善和規范檔案管理制度。在社會養老保險相關業務范圍內，其原始資料包括參保人個人信息賬戶、繳費資料、養老金的發放資料以及業務有關的書面資料等，這些都是社會養老保險檔案需要進行管理的資料。完善和規范檔案管理制度的最終目的是實現檔案管理的規范化。規范化的檔案管理首先要確保實用性和長遠利用價值的資料檔案在歸檔存檔時，不會出現混淆的問題。這就要求檔案管理人員不僅要確保明確分類，還應該做好歸類檔案的記錄。檔案管理部門在完善和規范檔案管理制度時，需注意制度的合理性、有效性、全面性以及具體化。合理性主要是指有關檔案管理方式方法符合現實應用要求；有效性和全面性是指所建立的檔案制度要涵蓋所有工作環節；具體化是指檔案管理具體流程和檔案資料分類方式等都必須明確。此外，完善和規范檔案管理制度要以《中華人民共和國檔案法》等相關法律為依據。在檔案管理制度的要求約束下，檔案管理部門對社會養老保險檔案進行科學分類、集中、規范有序地管理。
（二）提高信息化檔案管理水平。在新形勢下，信息科技水平得到了快速提升，其已經惠及到各行各業，社會養老保險業務檔案管理也不例外。信息化檔案管理與完全人工方式的檔案管理相比，工作效率得到了大幅度的提升，適應當前社會的發展需求。信息化檔案管理改變了以紙質書面記錄與個人檔案的堆放與存放方式，既縮短了工作時間，又避免了占據了較大的空間進行資料的存放。信息化檔案管理實現了檔案管理電子化，有利于檔案的查詢與檢索，大大地降低信息檢索的不準確性。人工進行檔案資料原件的查找與翻閱既費時又耗力，工作效率較低，而由計算機檢索與掃描獲得信息既節省了大量的時間，又提高了工作的準確性和效率。
另外，信息化檔案管理在分類與管理時，不可忽視科學的歸檔與提高工作質量。針對普通類型的業務文件、退休記錄、審計等的存檔時間要明確記錄。對于影音資料與照片等資料檔案，在選取、收集與初步的記錄時，要注意歸類方式的選擇。總而言之，信息化檔案管理的最終目的是為了減少檔案管理工作的無序現象。
（三）提升檔案管理人員素質。檔案管理人員是檔案管理的重要組成部分，控制著檔案管理所有環節。社會養老保險檔案管理工作的目標是服務社會，因此，檔案管理部門不可忽視檔案管理人員的素質水平。新形勢下，隨著檔案管理工作要求的提高，與之相應的檔案管理人員的素質水平也應該提高。為此，檔案管理部門需注意管理任務和責任的分配。通過明確工作職責與標準的方式提升管理人員的素質，才能更好地讓檔案管理服務于社會。
在新時期要規范社會養老保險業務的檔案管理工作，要保證養老保險業務檔案的真實、完整和安全，為參保個人及社會有關方面提供優質高效服務，對開展社會保險、完善社會保障體系，提高養老保險保障性的功能，這對于社會養老保險業務的發展，具有重要意義。近年來的實踐表明，在檔案服務工作趨于信息化、網絡化的今天，原有的社會養老保險檔案管理工作已經不適應當前的需要，顯然，社會保險事業檔案管理的發展是客觀形勢的要求。因此，在新形勢下，社會養老保險對檔案管理工作有著更高標準，推動社會養老保險業務檔案管理工作適應社會保險事業發展，已勢在必行。
二、新時期社會養老保險業務檔案管理的問題
新時期社會養老保險業務檔案管理問題，要利用計算機和網絡使檔案管理提高到一個高的檔次，在具體的實施中，要注意以下幾個方面的問題。
1.新時期社會養老保險業務與檔案管理制度問題
盡管國家已出臺一些檔案管理的法律、法規，但由于對養老保險業務檔案規范化管理尚處于“初級階段”，使得養老保險業務檔案管理的制度不夠完善。檔案分類不清，導致重要檔案遺失或者歸納錯誤的發生；格式欠規范，檔案材料紙張形式各異，裝訂不規范，給檔案歸類與查閱帶來許多麻煩；保存或調閱無硬性規定，不僅嚴重影響社會保險工作正常開展，也增大了舞弊和錯誤疏漏發生的可能。
2.新時期社會保險與檔案管理軟硬件設施問題
社會保險業務與檔案管理軟硬件設施投入不足。一些單位不能配備專門的社會養老保險檔案室，且設備配置簡陋，缺乏應有的防潮、防蛀、防盜、保密、存儲、檢索設備，導致檔案在管理方面存在安全隱患，更談不上檔案管理的現代化、信息化。據調查，目前大多數的社會養老保險業務檔案仍未完全實現電子信息化管理，使得檔案的查閱很不方便，再加上目前社會保險業務量的日益龐大，傳統的社會保險業務檔案管理方式已經無法滿足參保單位和參保人員的查閱、核對需求，使參保單位和參保人員，對社會保險業務辦理的效率和質量產生質疑，影響社會養老保險機構形象。
3.新時期社會養老保險業務與檔案管理人員問題
社會養老保險業務與檔案管理人員專業素質有待提高。不少負責養老保險檔案管理工作的人員往往是兼職人員，很少有時間參加專業知識的培訓，更沒有時間學習、補充和更新養老保險檔案專業知識和其他相關技能，對檔案的重要性、歸檔要求，檔案材料的收集、整理、編目、裝訂等業務缺乏了解。這種現象的惡性循環，勢必會導致檔案管理人員不能專注于檔案管理工作，服務質量也就難以令人滿意。
三、新時期提高社會養老保險檔案管理的對策
提高社會養老保險業務檔案管理水平的對策，設計做好社會養老保險業務檔案管理的基礎，因此，社會養老保險業務的檔案管理工作，要以人為本，負起責任，因此在新時期要積極對社會養老保險檔案管理，利用高科技手段創新，提高社會養老保險檔案管理的對策，要從下面幾方面做起。
1.健全制度標準與檔案管理規范化
健全制度標準，扎實推進檔案管理規范化。建立覆蓋全部環節的檔案管理制度，在判定文件材料的來源形式和查考價值的基礎上，制定相應的檔案管理辦法、檔案業務流程、檔案分類方案。依據國家頒發的《中華人民共和國檔案法》《社會保險業務檔案管理規定（試行）》《歸檔文件整理規則》等有關檔案的法律法規，從社保處養老保險工作實際出發，建立健全《檔案立卷歸檔制度》《檔案庫房管理制度》《檔案保密制度》《檔案統計制度》《檔案鑒定、銷毀制度》《檔案移交制度》等一整套檔案管理制度，做到有章可循、規范管理，從而使社會養老保險業務各門類檔案資料實現集中、統一管理，做到從立卷歸檔到保管統計，從檔案利用到鑒定銷毀，從檔案移交到獎懲處罰等每個環節都有據可依，為規范有序、科學高效地開展養老保險檔案管理工作奠定良好的基礎。
2.夯實基礎建設與推進檔案集中管理
夯實基礎建設，全面推進檔案集中安全管理。積極爭取單位領導對社保檔案工作的重視與支持，加大資金及人力投入，切實解決養老保險檔案管理工作中存在的人員匱乏、資金短缺、設備不足等實際問題。加大經費投入，提供物質保障，實行檔案室、閱檔室、辦公室三分開，購置金屬密集架、防磁柜、計算機、掃描儀，配備吸塵器、滅火器和溫濕度計等應有設備，確保達到“八防”標準。實行檔案集中管理原則，確保保管利用過程中檔案實體和數據的安全。積極發揮計算機管理的優勢，推進檔案信息化建設，購置檔案管理軟件，按要求建立詳細的檢索查詢系統，努力提升檔案服務效率。
3.加強隊伍建設與提升檔案管理人員素質
加強隊伍建設，不斷提升檔案管理人員素質。只有具備高素質檔案人員，才能更好地適應新形勢下檔案管理工作。在明確檔案工作分管領導的基礎上，將檔案工作與業務經辦工作同時部署，納入每年的年初計劃，納入工作考核范圍，制定崗位責任和工作標準，要求專職檔案員和兼職檔案員必須具備較高的政治素質、高尚的職業道德、大膽的創新精神、嚴謹的工作作風和過硬的業務技能。加強對養老保險檔案管理人員的崗位培訓和繼續教育，拓展檔案人員的思維、知識面，不斷提高養老保險檔案業務水平。此外，還要認真做好養老保險檔案工作人員計算機應用的理論和技能培訓，提高社保處養老保險檔案管理現代化水平，加快推進檔案信息化建設，充分利用檔案資源信息為領導決策提供依據，為參保單位和參保個人提供優質便捷的服務。
四、結語
關鍵詞：養老保險社保業務檔案管理
1維護社會保險檔案，保護職工權益
隨著群眾養老保險意識的不斷提高，沉寂多年的歷史繳費日益顯現出其重要性，斷保多年要求續保的參保人員越來越多。由于社會保險歷史繳費記錄檔案管理的不完善，一些參保人員的繳費權益無法得到保障，并在實踐中產生了不少爭議。
我市自1987年就開始實行養老保險統籌工作，由于當時技術手段比較落后，加上對業務檔案管理工作重視不夠，參保人員原始繳費記錄存在很多不完善的地方。保定市社保所在開展企業參保職工繳費工資和繳費年限確認工作的過程中，對一些缺少以往繳費年限和繳費基數記錄的職工檔案，通過查詢企業職工花名冊、企業職工養老保險卡、補繳繳費分解表、歷年繳費記錄表等相關材料，確定繳費事實，重新整理、歸集參保數據，真實記錄每位參保人員的參保歷史，保障了參保人員的養老保險權益。
隨著國有企業重組兼并、倒閉，職工下崗、中斷勞動關系、中斷繳費情況大量出現，如何記錄、保存每一位參保人員的繳費資料顯得尤為重要，如果不及時開展社保業務檔案管理工作，就會形成一種被動的工作局面。
1980年參加工作的李桂蘭，今年已經46歲。1980年11月，李桂蘭成為保定市水泥廠的一名正式職工。按照有關規定，1987年1月李桂蘭參加了當地的養老保險。1998年李桂蘭離開保定去了新疆打工。2009年，李桂蘭從新疆特地趕回到保定市社保所查詢以往的養老保險繳費情況。離開企業十幾年，社保資料會不會遺失？社保所這里是否完整保留自己過去的參保記錄？李桂蘭的心里忐忑不安。來到保定社保所，檔案員根據李桂蘭的身份證輸入名字后，幾秒鐘就查到記載李桂蘭詳細繳費情況的職工養老保險卡。李桂蘭一直懸著的心終于踏實了下來，心里有說不出的高興。保定市社保所依據李桂蘭的養老保險卡，重新為她補辦了養老保險手冊，恢復了繳費情況。
2社會保險業務規范化管理
在保定市，類似李桂蘭的情況非常的多，在養老保險手冊丟失的情況下，保定市社保所通過歷史資料的查詢，為他們補辦養老保險手冊，保證其繼續參保。
社保業務檔案對參保人員十分重要，但是業務檔案管理工作對社保經辦機構來說還十分陌生。沒有現成的樣板，保定市社保經辦機構只能摸著石頭過河。通過抓庫房建設、文件材料收集、歸類、整理、立卷，使業務檔案整理和立卷從不規范到規范，社保檔案庫房從無到有；業務檔案內容由簡單到豐富；并把業務檔案管理工作列入長遠規劃、年度計劃及有關人員的崗位職責中，把業務檔案工作作為社保管理的一項重要內容納入年度目標，與業務工作同部署、同組織、同考核。短短幾個月的時間，檔案目錄全部實現電子化管理，從而使社保業務檔案管理工作發生了巨大的變化。
為規范社會保險業務檔案管理，維護社會保險業務檔案真實、完整和安全，發揮檔案的服務作用，根據《中華人民共和國人力資源和社會保障部、國家檔案局》第3號令和河北省人力資源和社會保障廳、河北省檔案局《冀人社發2009（11號文件）》要求，我市社保所出臺了《社會保險業務檔案管理辦法》，同時對業務檔案進行規范管理提出了明確要求，推動社保業務檔案管理工作進一步開展。
社保業務檔案的規范化管理，不僅確定了社會保險事業發展的基礎，而且有力地維護了參保人員的權益。保定市紡織廠等7家企業，由于在改制前欠繳職工養老保險費多。改制時，職工強烈要求其補繳歷年欠繳的養老保險費，通過查閱歷年職工養老保險繳費分解表，社保機構為職工提供了這些企業歷年欠繳的準確數字。企業補繳了歷年欠繳的養老保險，企業職工的合法權益得到了保障。
3社會保險業務檔案管理的統一與標準化
社保業務檔案是全面系統記錄參保單位和參保個人繳納社會保險費、計發社會保險待遇的重要憑據。實現社保業務檔案的規范化管理，保證社保業務檔案的完整、安全和有效使用，直接關系到參保單位和參保職工的合法權益和切身利益。社保業務檔案規范化管理的關鍵在于實現管理的統一與標準化。
3.1統一業務檔案管理工作制度。根據我市社保所下發的《社會保險業務檔案管理辦法》等七項業務檔案管理工作制度，結合我所業務情況的實際需要，業務檔案主要采取分級管理、便于查詢、集中保管、確保安全的原則，做到有章可循、有制可依、有底可查，統一了業務檔案管理工作制度。
3.2統一檔案室標準。檔案室是社保業務檔案的“家”，統一檔案室的標準至關重要。為此，保定市社保所建立了一個具有防火、防光、防塵、防盜、防潮、防高溫、防污染、防有害生物等“八防”功能的檔案室，基本實現檔案庫房、檔案查閱、辦公三分開，并配置與檔案數量相適應的檔案柜和檔案密集柜、滅火器、溫濕度計、空調、計算機等專用設備。
3.3統一規范整檔。根據《人力資源和社會保障部、國家檔案局》第3號令，結合本所業務職責，社會保險業務檔案共分六類三十八項，以此規范全市社保經辦機構業務檔案的收集、積累、整理、保管、應用、查詢服務工作。
保定市社保經辦機構還要求對社保業務檔案進行統一集中清理。各社保經辦機構按照先收集后篩選、保齊全少缺漏的辦法集中清理，要求每位職工將櫥柜的所有原始資料、文件集中起來，進行鑒定整理、組卷歸檔。
社保保險信息管理系統的開發設計，主要目標是：社會保險數據庫，其中包括共享數據庫和專業數據庫，以便將原始數據通過深化加工，形成各種級別的信息，作為社會保險信息管理系統數據管理的基礎；計算機的信息處理網絡，基于社會保險業務處理流程，系統利用計算機信息處理網絡的功能，集中存儲、分類、統計、檢索各種分類的信息，匯集成各類報表，然后利用計算機深化加工和快速處理這些報表信息；數據資源的共享，合理分布和管理各類共享的數據資源，作為提高信息管理系統可靠性和可維護性的基礎。總之，社會保險信息管理系統的開發設計，旨在解決社會保險數據網絡存儲問題和信息系統安全性問題，而通過建立社會保險數據庫、計算機的信息處理網絡，以及實現數據資源共享，能夠以現代化管理的手段，提高信息系統的網絡化水平，提高系統的預測、決策功能，同時實現報表的自動化。
信息管理系統的結構
社會保險信息管理系統開發設計的最終目的是滿足社會保險業務開展的應用，用戶需要在業務需求的基礎上，進行信息存儲、傳送和處理。結合信息管理系統開發設計的主要目標，可以確定信息管理系統待開發設計的結構功能如下：
（1）信息資源模型，是整個系統的核心，包括單位信息、職工信息、離退休信息、結算信息、賬務信息、參數信息、數據倉庫等，這些信息輻射到各個子系統，屬于概念模型。
（2）信息管理系統，連接信息資源模型中的單位信息、職工信息和離退休信息，具有錄入、查詢、修改、刪除的功能，實現了區內調動、異地調入、異地調出、終止、恢復等的一體化。
（3）子系統：征集系統具有核算和打印功能，連接單位信息；單位管理子系統，連接單位信息，具有錄入、查詢、合并、破產、注銷、終止、修改、刪除、恢復的功能；基金結算系統，具有社會保險費結算、補繳、剝離、退費、核減等功能，連接結算信息；賬務核算系統，具有憑證處理、報表查詢、賬簿管理等功能，連接賬務信息；離退休管理子系統，具有辦理手續、查詢、建立、修改等功能，連接離退休信息；參數調整系統，具有錄入、查詢、修改、刪除功能，連接參數信息。從以上系統的結構可以看出系統的層次性和完善性，這對于社會保險業務開展來說，無疑是適用的，基本囊括了所有社會保險業務開展的功能需求。
系統功能的開發設計
社會保險主要包括養老、醫療、失業、工傷、生育五種險種，系統針對這些險種進行功能開發設計，需要提供綜合查詢、多媒體查詢、基金結算、財務管理、統計報表、預測分析、系統維護多種功能。
（1）綜合查詢功能，系統需要針對繳費、職工、離退休等信息查詢需求，開發以下的查詢功能：單位信息查詢，在單位保險登記或更改之后，進行明細查詢，以及對單位應繳、實繳、欠繳等情況的查詢；職工信息查詢，包括職工基本信息、繳費信息、個人賬戶、離退休信息、養老金發放信息等的查詢。除此之外，系統還可以根據具體的查詢需求，靈活開發設計其他的查詢功能，提高系統的便捷性。
（2）多媒體查詢功能，主要針對個人賬戶基本情況、歷史費用繳納情況、費用欠繳情況、業務咨詢、政策法規咨詢等，提供語音查詢、觸屏查詢和互聯網查詢等。
（3）基金結算，該系統功能結合社會保險制度規定，按照各險種繳費基數及繳費比例，通過提取參保人員信息，進行保費核定結算、補繳、剝離、退費、核減等功能。
（4）財務管理功能，該系統功能結合社會保險基金管理和經費管理的需求，提供以下幾種功能：會計軟件接口參數維護，通過帳套設置、科目編碼、銀行結算方式編碼、常用摘要編碼、賬簿初始化、基金憑證定義等，為系統運行提供保證；日常賬務，為了確保財務會計人員日常工作的正常開展，系統提供憑證處理、賬簿管理、匯總、記賬、轉賬等功能，實現賬務日常管理的全面化；銀行對賬管理，可隨時進行銀行對賬，但前提是定期錄入銀行對賬單。
（5）統計報表功能，目的是為領導層提高便利和全面的決策工具，通過對各個時間段的條件數據進行組合統計，將統計結果直觀體現在屏幕上面，以生成各種類型的統計報表。
（6）預測分析功能，根據職工的平均壽命和退休年齡，對死亡人數和退休人數進行預測，以及根據社會工資增長率、社會平均工資、退休人數等，預測基金收繳情況和基金撥付情況。
（7）系統的維護功能，為了提高系統維護的安全性和層次性，根據用戶的基本權限，系統分為用戶管理、數據保護和日志管理三大維護功能，其中用戶管理具有用戶、功能、模塊增加或者刪除的權限，以及對其他用戶權限劃分的權限，是確保數據安全和保密的最高級別功能，而數據保護主要針對數據的備份，以滿足用戶需求，日志管理則體現為日志查詢和日志維護兩方面內容。
結束語
【關鍵詞】社會保險業務流程標準化稽核
社會保險是我國社會保障制度的核心部分，它是勞動者的“安全網”，收入分配的“調節器”，經濟社會的“減震器”。2008年7月份以來，**市勞動和社會保障局按照全省統一要求和部署，對社保費實行“五險合一、統一征收”，即將養老保險、失業保險、醫療保險、工傷保險和生育保險五個險種，統一登記、申報、核定、征繳和結算。“五險合一、統一征收”的辦法改變了原有的社會保險經辦機構格局，打亂了原有的業務流程。“五險合一”在為參保單位和個人帶來便利的同時，由于業務缺乏標準化，缺乏規范化也給各經辦機構帶來了新的問題。
一、業務標準化的概念和內容
國標GB/T3951—83對標準化下的定義是：“在經濟、技術、科學及管理等社會實踐中，對重復性事物和概念，通過制定、和實施標準，達到統一，以獲得最佳秩序和社會效益。”“重復性”是指同一事物反復出現，被多次重復運用的性質。如社保業務經辦的具體過程往往具有重復性。對具有重復性特征的事物，要靠制定標準來減少不必要的重復勞動，提高勞動經辦效率。對重復性事物制定標準，是為總結實踐經驗，選擇最優方案，作為制定標準的依據。標準化是制度化的最高形式，通過對各項服務工作制定、頒布和實施標準，從而“獲得最佳秩序和社會效益”。
社會保險標準化包括五個方面：基礎標準，即對社保經辦服務體系中的基礎事項;技術標準，即對社保經辦服務體系中需要協調統一的技術事項所制定的標準;管理標準，即對社保經辦服務體系中需要協調統一管理事項所制定的標準;服務標準，即對社保經辦服務體系中的服務活動，包括服務人員的儀表、語言、服務設施等內容而制定的標準;業務標準是本次標準化建設的中心，即為實現社保經辦服務體系整個工作過程的協調，提高工作質量和工作效率，對工作崗位的工作內容、流程、工作職責和權限，本崗位與組織內部其他崗位縱向和橫向的聯系、本崗位與外部的聯系，服務人員的能力和資格要求等內容制定的標準。
具體涉及以下幾個方面：(1)實現經辦業務流程的規范、統一。目前由于國家、省、市對社保經辦業務各環節缺乏統一的規范程序，導致各個省、市在經辦同一業務中，程序千差萬別，所需申報的資料，經辦中產生的表單也各不一樣。這主要涉及業務名稱的統一、提交相關資料的統一、各種表單(紙質或電子)形式和填寫的規范與統一。(2)實現經辦業務相互制約和監督。社保經辦的整個過程中都是和錢相關，都是和數字相關，所以社保業務經辦過程中要以“零差錯”為目的，在實施過程中既要提高工作效率，做好服務工作，又要以維護社保基金安全為目的，加強內部各業務的相互制約和監督。這就需要各個業務流程之間在關鍵數據上的相互監督和稽核，比如社會保險參保人數、繳費基數的稽核、保險待遇支付手續的復核等。(3)實現經辦業務高效和便民。高效有利于節約社保中心的業務開支，高效也是便民的重要手段。不要人為的設置過多的程序，只要不影響監督、制約的環節能減少的就減少。不要人為的要求參保人員提供過多的申報資料，在一定的風險控制范圍內盡量的減少相應的業務環節和需要提交的申報資料，從而提高業務效率。
二、**市社保基金管理中心在業務標準化建設過程中所遇到的主要問題及原因分析
社會保險業務，具有銀行服務和基金管理的特征，經辦工作政策性、業務性強，每個險種、每項業務都涉及許多工作環節。制定最合理、最優化的工作流程，保證各個環節上下銜接、環環相扣，實現服務最高效率和最優效果，形成規范化、制度化、公開化的工作順序和工作標準。其實質就是以各種表單為媒介，規范業務名稱、行為、流程，確保業務辦理工作更合理、更順暢、更快捷。在這個過程中主要出現了以下幾個方面的問題：
2.1科室設置的標準化存在一定的難度
對各科室業務功能進行標準化就是要求設計合理的科室結構，明確各科室職能定位與人員的合理配備。各科室業務功能進行標準化是實現業務流程規范化的前提。合理的部門設置與功能定位是與各個部門的業務規范化相輔相成的，兩者是既相互控制又相互促進。**市各縣市社保部門的科室設置存在一定的不統一現象，這種不統一一方面是因為各個區縣在業務種類上有一點區別和側重，比如市直局農保比較少，而區縣農保可能比較多，另一方面多年來社保部門所存積的錯綜復雜的社會網絡關系給科室的撤換或合并帶來了一定的阻礙。
2.2醫療保險監管部門的功能完善難
醫療保險是人民的“生命線”，對“兩定點”醫療保險業務監督評價是保證基本醫療保險制度順利實施的基本條件之一，但目前我國尚未形成一套成熟的監督評價指標體系。如何減少或者杜絕冒名頂替、違規入院等現象，以及對入院治療的參保人員實行監控是醫療保險監管的一個重要問題。**市社保中心醫療保險監管科只有三個人，這與龐大的需要監管的業務量相比不協調，另一方面，醫保監管缺乏有效科學的監管方法和措施，制定完善的監管方案，比如科學的使用抽樣監管、等級監管和網絡監管等手段，成為完善醫保監管部門功能的一個重要方面。
2.3稽核審計深入難
稽核是指社會保險經辦機構依法對社會保險費繳納情況和社會保險待遇領取情況進行的核查(《社會保險稽核辦法》2003年2月27日)。其目是加強經辦機構的內控，確保社會保險費應收盡收，維護參保人員的合法權益。**社保基金管理中心稽核審計科主要負責社會保險參保人數、繳費基數的稽核審計；對與養老有關保險待遇支付手續進行復核；受理與養老有關基金支付違規行為的投訴、舉報調查處理；負責對醫療、工傷、生育保險待遇支付手續進行復核等。其承擔的業務也很多，職責很重要。但科室編制目前只有兩人，投入不足，而另一方面本崗位要求人員對社保中心的所有業務，包括醫療保險都要十分熟悉，只有本身對中心各類業務很熟悉，才能實施自己的稽核功能，這對于人員的素質要求很高，而在實際標準化過程中，在目前的社保人員安排現狀下，這種高素質、高要求的人員比較難于培養，從而造成許多地區的稽核部門深入性不足，稽核、監管有流于表面的現象。
2.4社會化管理平臺標準實施難
我國已經進入老年化社會，企事業單位退休人員也逐年增多，對于退休人員的社會化工作管理要求也越來越高。街道社區社會保障工作平臺是開展退休人員社會化管理服務的重要載體，由于**位于蘇北落后地區，街道(鄉鎮)、社區的建設還不規范，社會保障工作平臺建設還不完善，一方面社區與社保管理部門的許多關系還沒有理順，無法實現融洽的配合，更重要的是由于經濟基礎薄弱和人員編制的問題，社區社會保障標準平臺人員定位和實施比較困難。
2.5業務環節細化程度把握難
社會保險經辦工作政策性、業務性強，每個險種、每項業務都涉及許多工作環節，各業務科室都要每個環節進行認真設計，制定最合理、最優化的工作流程，保證各個環節上下銜接、環環相扣，在關鍵環節和關鍵因素上要相互的有效控制，在這個范圍內，盡量的減少單個業務環節上的流程數量，從而保證服務最優效果和最高效率。雖然每個地區所辦理的社會保險業務十分相似，但在環節的多少上卻沒有統一的標準，比如2008年版《蘇州市區社會保險基本業務環節實用手冊》有873個環節，2009年版《**市社會保險基本業務實用手冊》有311個環節，兩者相差比較大。業務環節應掌握多少比較合適?是越多越好還是應該比較簡潔更合適?在實際的操作過程中這個“度”是比較難于把握的。
三、進一步完善業務流程標準化的政策建議
社會保險標準化建設目前正處于初始階段，在這個過程中各省份、地區應該加強交流和總結，及時的發現存在的問題，及時進行改正，以便進一步完善。筆者認為以后應從以下幾個方面進一步完善社會保險業務的標準化：
3.1在科室設置上不力求完全一致，但主要的部門應該一致比如財務部門、申報征繳、稽核部門、待遇審批和社會化管理等科室，其他科室可以根據本地業務的實際情況進行相應的調整。
3.2掌握科學的方法對于提高醫療保險監管和稽核審計水平很重要，加強對醫保監管和稽核人員的培訓，使其掌握科學的利用統計學、抽樣調查和現代網絡等方法，以提高監管水平和稽核能力，增強社會基金的安全性。
3.3加強社區建設，加強社區工作人員的培訓。在街道社區建立社會保障管理服務機構，并將相關工作向社區延伸，讓社區直接接受、管理企業退休人員，依據社區服務組織開展各種服務，從而極大的提高社會化管理效率。
3.4在環節細致程度的把握上，筆者認為首先要界定清楚社會保險主要的業務環節，現在社保部門所從事的社保業務主要涉及300個環節左右，不要追求過于的細化，業務環節太多，容易造成作業線過長，反而使事情變得冗雜，浪費了人力資源，降低了辦事效率。
伴隨著今年7月30日，全國社會保險標準化技術委員會的成立，社會保險服務、評價、管理等領域的標準化工作也正在逐步的展開，作為核心內容之一的社會保險業務標準化，在構建過程中應堅持以業務為中心，合理設置各個科室，在合理有效的內控基礎上，優化業務流程，提高業務處理的規范化、制度化和標準化。
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[關鍵詞]社保基金；財務管理；弊端；信息化系統；建設
目前社保基金財務信息系統的最大弊端是與社會保險業務經辦系統和社保外聯系統無法真正實現信息資源共享。
首先，對于當前社會保險財務會計來說，只是實現了會計核算的電算化，也可以說只是部分地減少了會計人員記賬、自制報表的工作量而已，而對于大量的社會保險會計核算數據資料仍依賴人工逐筆輸入，特別是大量社會保險費征收、撥付單據的到賬處理仍需手工進行逐筆確認計算，并要在業務部門和財會部門之間進行傳遞，既重復勞動，又容易增加出錯的機會，加大了收、付信息核對的難度。其次，社保基金財務信息化系統，根本無法實現與社保外聯系統互聯，比如與財政部門、金融部門、地稅社保征收系統等，這就限制了幾大部門之間社保基金數據信息資源的準確性和時效性，根本無法滿足社保基金會計核算的需要。例如，社保基金財務信息系統與地稅社保征收系統未實現互連，大量的基金征收數據只能靠手工傳遞與核對，造成社保業務部門的征繳計劃與地稅部門的實際征繳數額及社保財務部門的記賬數據存在較大的差距，這對社保基金的安全形成較大隱患；又如，參保單位的繳費數據，個人賬戶的收入、使用、結存情況，離退休個人發放臺賬等大跨度的歷史查詢都由業務系統處理，目前財務會計信息系統根本沒有能力處理，也無法向有需要的參保對象提供開放性的信息查詢需要。再次，社保基金財務信息系統，無法實現財務會計與業務經辦部門、征收部門的相互監督。由于財務會計系統與社會保險業務經辦系統、基金征收系統三者互不相通，財務部門無法監督每一個單位、個人的業務經辦數據、地稅部門的征收數據、金融等部門的支付數據與會計收、付數據是否一致，而業務部門又無法監督征收支付部門是否按業務收、付數據進行收、付款處理，財務部門與其他部門之間相互脫節、無法監督，容易造成基金管理的混亂，不能滿足基金的規范管理需要。最后，目前財務會計信息系統是財務部門的系統，與業務信息管理系統、征收支付系統沒有數據聯結口，其信息資源只限于各部門部門單獨使用，財務和社保基金各部門無法取得相互的數據支持，直接削弱了財務信息系統參與決策管理的能力。
可見，目前“金保工程”財務會計信息系統建設無法滿足社會保險發展的需要，只有建立一套互聯直通、資源共享、互相有效支持和監督的快速、高效的社保基金財務會計信息化管理系統，才能滿足社會保險管理需要。因此在現代信息網絡技術的支持下，在目前社會保險財務會計信息系統的基礎上，一方面要與業務系統、外聯系統互聯互通，另一方面還要向財務會計決策管理細化延伸，其最終目標是要建立全面的完善的基金財務會計信息化系統。
一、建立財務與業務系統互聯互通，實現數據完全共享和高度統一
社會保險業務負責按照參保單位和個人申報的數據產生社保基金征繳、支付數據，存放在中心數據庫，基金財務會計系統則從中心數據庫中完整地將業務系統產生的征繳、支付數據，以電子數據的形式提供給外部關聯單位，如銀行、地稅機關等進行收、付款處理，并負責將外部關聯單位對數據的處理結果，如成功或失敗原因等信息反饋給業務，這個信息的反饋是通過基金財務會計系統對征繳數據和支付數據的到賬確認處理來完成的。基金財務會計系統和業務系統通過共享一個中心數據庫中的各種數據信息，實現兩者的互聯互通和數據的完全共享及高度統一。
二、社保財務與外部關聯單位的數據信息實行電子化處理
社保基金財務管理的全過程涉及財政部門、勞動保障部門、稅務機關、銀行、郵政、醫院等眾多部門。不但數據處理的環節眾多，而且數據量龐大。如養老保險的離退休金社會化發放數據往往是以數十萬、上百萬計算的。要做到成千上萬條數據處理得既快捷，又安全準確，靠人工傳遞、處理是絕對做不到的。在社會保險事業蓬勃發展，需處理的征收、撥付數據不斷增加的情況下，實行電子化數據處理才是財務管理人員安全、有效、準確地處理數據和進行會計核算的唯一出路。另外，基金財務管理系統可以與外部關聯單位進行網上的實時數據信息交換和核算。實時交換征收、支付數據信息和核算到賬數據，不僅是為了提高社會保險基金的征繳效率，縮短社會保險基金的征收到賬周期、確保各項社會保險待遇足額和按時支付的必要技術手段，而且是社會保險制度改革發展內在的要求。
三、社保財務會計與社會保險業務系統、外聯系統互相支持和監督，形成一套有效的社保基金監督控制制度