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關鍵詞：養(yǎng)老保險 社保業(yè)務 檔案管理
1 維護社會保險檔案，保護職工權益
隨著群眾養(yǎng)老保險意識的不斷提高，沉寂多年的歷史繳費日益顯現(xiàn)出其重要性，斷保多年要求續(xù)保的參保人員越來越多。由于社會保險歷史繳費記錄檔案管理的不完善，一些參保人員的繳費權益無法得到保障，并在實踐中產(chǎn)生了不少爭議。
我市自1987年就開始實行養(yǎng)老保險統(tǒng)籌工作，由于當時技術手段比較落后，加上對業(yè)務檔案管理工作重視不夠，參保人員原始繳費記錄存在很多不完善的地方。保定市社保所在開展企業(yè)參保職工繳費工資和繳費年限確認工作的過程中，對一些缺少以往繳費年限和繳費基數(shù)記錄的職工檔案，通過查詢企業(yè)職工花名冊、企業(yè)職工養(yǎng)老保險卡、補繳繳費分解表、歷年繳費記錄表等相關材料，確定繳費事實，重新整理、歸集參保數(shù)據(jù)，真實記錄每位參保人員的參保歷史，保障了參保人員的養(yǎng)老保險權益。
隨著國有企業(yè)重組兼并、倒閉，職工下崗、中斷勞動關系、中斷繳費情況大量出現(xiàn)，如何記錄、保存每一位參保人員的繳費資料顯得尤為重要，如果不及時開展社保業(yè)務檔案管理工作，就會形成一種被動的工作局面。
1980年參加工作的李桂蘭，今年已經(jīng)46歲。1980年11月，李桂蘭成為保定市水泥廠的一名正式職工。按照有關規(guī)定，1987年1月李桂蘭參加了當?shù)氐酿B(yǎng)老保險。1998年李桂蘭離開保定去了新疆打工。2009年，李桂蘭從新疆特地趕回到保定市社保所查詢以往的養(yǎng)老保險繳費情況。離開企業(yè)十幾年，社保資料會不會遺失？社保所這里是否完整保留自己過去的參保記錄？李桂蘭的心里忐忑不安。來到保定社保所，檔案員根據(jù)李桂蘭的身份證輸入名字后，幾秒鐘就查到記載李桂蘭詳細繳費情況的職工養(yǎng)老保險卡。李桂蘭一直懸著的心終于踏實了下來，心里有說不出的高興。保定市社保所依據(jù)李桂蘭的養(yǎng)老保險卡，重新為她補辦了養(yǎng)老保險手冊，恢復了繳費情況。
2 社會保險業(yè)務規(guī)范化管理
在保定市，類似李桂蘭的情況非常的多，在養(yǎng)老保險手冊丟失的情況下，保定市社保所通過歷史資料的查詢，為他們補辦養(yǎng)老保險手冊，保證其繼續(xù)參保。
社保業(yè)務檔案對參保人員十分重要，但是業(yè)務檔案管理工作對社保經(jīng)辦機構來說還十分陌生。沒有現(xiàn)成的樣板，保定市社保經(jīng)辦機構只能摸著石頭過河。通過抓庫房建設、文件材料收集、歸類、整理、立卷，使業(yè)務檔案整理和立卷從不規(guī)范到規(guī)范，社保檔案庫房從無到有；業(yè)務檔案內(nèi)容由簡單到豐富；并把業(yè)務檔案管理工作列入長遠規(guī)劃、年度計劃及有關人員的崗位職責中，把業(yè)務檔案工作作為社保管理的一項重要內(nèi)容納入年度目標，與業(yè)務工作同部署、同組織、同考核。短短幾個月的時間，檔案目錄全部實現(xiàn)電子化管理，從而使社保業(yè)務檔案管理工作發(fā)生了巨大的變化。
為規(guī)范社會保險業(yè)務檔案管理，維護社會保險業(yè)務檔案真實、完整和安全，發(fā)揮檔案的服務作用，根據(jù)《中華人民共和國人力資源和社會保障部、國家檔案局》第3號令和河北省人力資源和社會保障廳、河北省檔案局《冀人社發(fā)2009（11號文件）》要求，我市社保所出臺了《社會保險業(yè)務檔案管理辦法》，同時對業(yè)務檔案進行規(guī)范管理提出了明確要求，推動社保業(yè)務檔案管理工作進一步開展。
社保業(yè)務檔案的規(guī)范化管理，不僅確定了社會保險事業(yè)發(fā)展的基礎，而且有力地維護了參保人員的權益。保定市紡織廠等7家企業(yè)，由于在改制前欠繳職工養(yǎng)老保險費多。改制時，職工強烈要求其補繳歷年欠繳的養(yǎng)老保險費，通過查閱歷年職工養(yǎng)老保險繳費分解表，社保機構為職工提供了這些企業(yè)歷年欠繳的準確數(shù)字。企業(yè)補繳了歷年欠繳的養(yǎng)老保險，企業(yè)職工的合法權益得到了保障。
3 社會保險業(yè)務檔案管理的統(tǒng)一與標準化
社保業(yè)務檔案是全面系統(tǒng)記錄參保單位和參保個人繳納社會保險費、計發(fā)社會保險待遇的重要憑據(jù)。實現(xiàn)社保業(yè)務檔案的規(guī)范化管理，保證社保業(yè)務檔案的完整、安全和有效使用，直接關系到參保單位和參保職工的合法權益和切身利益。社保業(yè)務檔案規(guī)范化管理的關鍵在于實現(xiàn)管理的統(tǒng)一與標準化。
3.1 統(tǒng)一業(yè)務檔案管理工作制度。根據(jù)我市社保所下發(fā)的《社會保險業(yè)務檔案管理辦法》等七項業(yè)務檔案管理工作制度，結(jié)合我所業(yè)務情況的實際需要，業(yè)務檔案主要采取分級管理、便于查詢、集中保管、確保安全的原則，做到有章可循、有制可依、有底可查，統(tǒng)一了業(yè)務檔案管理工作制度。
3.2 統(tǒng)一檔案室標準。檔案室是社保業(yè)務檔案的“家”，統(tǒng)一檔案室的標準至關重要。為此，保定市社保所建立了一個具有防火、防光、防塵、防盜、防潮、防高溫、防污染、防有害生物等“八防”功能的檔案室，基本實現(xiàn)檔案庫房、檔案查閱、辦公三分開，并配置與檔案數(shù)量相適應的檔案柜和檔案密集柜、滅火器、溫濕度計、空調(diào)、計算機等專用設備。
3.3 統(tǒng)一規(guī)范整檔。根據(jù)《人力資源和社會保障部、國家檔案局》第3號令，結(jié)合本所業(yè)務職責，社會保險業(yè)務檔案共分六類三十八項，以此規(guī)范全市社保經(jīng)辦機構業(yè)務檔案的收集、積累、整理、保管、應用、查詢服務工作。
關鍵詞：社會保險；保險業(yè)務檔案；檔案管理工作
社會保險檔案是社會保障管理的重要對象，可以全面反映參保人履行繳費義務、享受社保待遇的真實情況。隨著社會保障制度改革的深化，保障范圍的越來越廣，如何做好社會保險檔案工作，已成為社保部門的一項重要任務。本文結(jié)合自己的實踐，就如何做好社保檔案工作談一些淺顯的見解。
一、加強社會保險檔案管理的必要性及重要意義
1. 加強社會保險的檔案管理，是深化社會保險改革的需要。
隨著社會保險改革的逐步深化，“單位人”勢必要變成“社會人”。社會保險部門不但要履行社會保障的責任，同時還要承擔起對離退休人員的社會化服務與管理職能，如此龐大的社會系統(tǒng)工程，若無完整準確的個人資料記載，即安全有序的社會保險檔案管理，社會保險部門的工作就會陷入困境，甚至會影響到社會保險改革的進程。
2. 加強社會保險的檔案管理，是社會保險業(yè)務本身的必然要求。
一個參保人從辦理參保手續(xù)到離退休以及中間失業(yè)等享受社會保險的各項待遇，還要辦理保險關系轉(zhuǎn)移和基金的轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出手續(xù)等，這些詳細的個人檔案記載，就成了今后支付社會保險待遇的重要依據(jù)。社會保險檔案管理的好壞，將直接關系到參保人的切身利益。
二、社會保險業(yè)務檔案管理存在的問題
（1）建立形成的業(yè)務檔案資料不齊、不健全。不齊表現(xiàn)在有些缺身份證、戶口卡復印件，補收（補繳）歷年繳費維護明細表、個體人員參保委托申報協(xié)議書、參保單位信息采集表等資料；不健全：一方面申報單位或個人報來的參保資料未填寫申報時間、姓名、單位名稱和蓋公章；另一方面審核單位在辦理各種參保業(yè)務時，建立形成的檔案資料沒有按要求一式幾份填寫留存，并且未填寫辦理、審核時間，無經(jīng)辦人、負責人或領導的簽字，未加蓋審核章或公章；有些交來存檔的參保資料不是審核單位建立形成的原始紙質(zhì)件，而是留存的業(yè)務資料復印件（并且未加蓋鮮章），如今后有爭議事件發(fā)生，這類養(yǎng)老保險業(yè)務檔案的真實性、有效性就要被大打折扣。
（2）社會養(yǎng)老保險業(yè)務存檔資料不規(guī)范。表現(xiàn)在書寫不規(guī)范，存檔材料不規(guī)范。一方面交來的業(yè)務存檔資料中姓名、身份證號與戶口卡、身份證復印件上的不一致，有寫錯、錄入打印錯的，有填寫不完整等；有的用紅色、圓珠筆填寫的，并且在業(yè)務存檔資料中劃減、修改處未加蓋審報單位、審核單位（或經(jīng)辦人員）的校對章；另一方面留存建立形成的業(yè)務檔案資料被剪得長的長、方的方，小的手這么點大；有些存檔資料是用打印廢的表格、文件來復印、打印形成的業(yè)務存檔資料，并且在廢頁面不劃掉，使人容易誤解難利用。問題突出的是建立的參保業(yè)務檔案中，出現(xiàn)補收（補繳）歷年繳費明細表打印不現(xiàn)，把空白表格或部分打印清楚的業(yè)務資料上交檔案室存檔。這些不規(guī)范、不符合要求業(yè)務存檔資料不現(xiàn)、不清楚、不確定，今后就難準確利用檔案來核實繳費等情況，就沒有利用價值。
（3）業(yè)務存檔資料移交不規(guī)范。一方面把一些沒辦結(jié)完的業(yè)務資料和審核中有明顯錯誤不符合規(guī)定參保的資料交檔案室存檔；另一方面養(yǎng)老保險業(yè)務經(jīng)辦部門移交業(yè)務存檔資料時，不按業(yè)務檔案建立形成的先后順序移交，跨年度或間隔著、倒著移交。這給業(yè)務檔案管理工作的保管存放、整理、編目、查找利用等工作帶來極大的困難和麻煩。
三、如何提高社會保險業(yè)務檔案管理的對策
（1）提高認識，把社會保險業(yè)務檔案管理擺在重要位置。隨著社會保險在保障民生、服務民生和構建和諧社會中的作用日益凸顯，加強社會保險業(yè)務檔案管理工作顯得更為重要。各級社會保險業(yè)務經(jīng)辦機構，要提高認識，切實加強對社會保險業(yè)務檔案管理工作的領導，以對現(xiàn)實負責、對歷史負責、對參保群眾負責的高度責任感，切實把社會保險業(yè)務檔案管理工作，納入社會保險工作的重要議事日程，納入年度計劃，長遠規(guī)劃和目標管理責任制考核之中，使檔案管理工作與社會保險業(yè)務工作同步發(fā)展。主要領導要親自抓，分管領導要主動抓，上下業(yè)務經(jīng)辦部門要配合抓，形成一級抓一級，層層抓落實的工作格局。
（2）加強管理，確保社會保險業(yè)務檔案積累到位。要從社會保險檔案的源頭抓起：一是抓好文件處理關。重點做好辦公室收發(fā)文件過程中積累的各種文件、函、請示、批復以及與企業(yè)簽訂的各種協(xié)議等資料收集工作。做到及時處理、及時歸檔案。二是抓業(yè)務經(jīng)辦關。做好參保登記、繳費申報、基金征繳、賬戶管理、退休審批、企業(yè)退休人員社會化管理和稽核等具體業(yè)務經(jīng)辦過程中形成的各種文件，做到一月一整理，一月一立卷。三是抓基金管理和統(tǒng)計報表關。重點是基金管理過程中形成的財務管理憑證和各科室具體負責的統(tǒng)計報表、統(tǒng)計分析材料的收集、整理、立卷工作，做到及時整理、隨時立卷，按時歸檔。
綜上所述，我們要建立了比較完善的社保業(yè)務檔案管理制度與流程，還拓展業(yè)務檔案收集渠道，改善了業(yè)務檔案保管條件，豐富業(yè)務檔案門類和數(shù)量，確保業(yè)務檔案的完整和安全，基本實現(xiàn)業(yè)務檔案信息化管理。
參考文獻：
一、扎實推進社會保險檔案規(guī)范化管理的必要性及重要意義
首先，扎實推進社會保險檔案規(guī)范化管理過程，是實行社會保險改革的需要，伴隨著社會保險企業(yè)的業(yè)務改革過程，以往傳統(tǒng)的“單位人”逐步轉(zhuǎn)化為了“社會人”，這就要求社會保險企業(yè)或者機構不僅僅要履行社會保障職能，而且還要都對退休或離職人員的社會化服務與管理職能，所以，這就使得保險機構的業(yè)務系統(tǒng)變得十分的龐大，如果其業(yè)務無法實現(xiàn)準確的個人資料的記錄，就會導致保險業(yè)務保障存在風險，也會對社會保險業(yè)務改革造成一定的影響。
其次，實行社會保險業(yè)務檔案工作，是社會保險機構開展業(yè)務的要求，每一個參保人都會在保險機構留下詳細的個人檔案記錄，進而便于以后社保機構針對離退休人員進行辦理保險關系以及相應的資金轉(zhuǎn)入和轉(zhuǎn)出，因此，社會保險業(yè)務檔案管理直接影響著參保人今后所享有的社會保險待遇，可以說，社會保險業(yè)務檔案管理的好壞，直接的影響著參保人的自身利益。
再者，推進社會保險檔案規(guī)范化管理，能夠保護職工的權益，隨著國有企業(yè)的不斷重組和兼并，造成了很多的職工離職或者下崗，這就引起原有的勞務關系發(fā)生破裂，進而造成多數(shù)參保人多年斷保后要求續(xù)保，但是由于前些年我國對于社會保險業(yè)務檔案管理的不重視，引起，多數(shù)參保人的權益無法得到保障，進而造成了很多的問題和沖突產(chǎn)生，如果不及時開展社保業(yè)務檔案管理工作，就會形成一種被動的工作局面。
二、社會保險業(yè)務檔案管理存在的問題
雖然我國近些年已經(jīng)意識到了社會保險業(yè)務檔案規(guī)范化管理的重要性，但是，還是存在著很多的問題，這直接的影響了實現(xiàn)扎實推進社會保險業(yè)務檔案規(guī)范化管理的目標。本文舉例如下。
2.1業(yè)務檔案資料不齊全
在我國社會保險業(yè)務檔案資料的不齊全，直接影響著參保人身份的真實性，例如一些企業(yè)和個人進行參保的過程中，首先沒有進行一式多份的參保單填寫，其次，是參保資料填寫過程中，沒有留下參保日期、公司名稱以及核實公章，這在很大程度上直接影響著養(yǎng)老保險的真實性和可靠性。
2.2沒有進行檔案資料的核實
目前，我國很多社會保險機構的管理十分的不規(guī)范，其為了謀求自身的利益，根本不對參保人的資料進行細致的核實，很多檔案中的姓名、身份證、電話號碼等有存在著明顯的不符，這些錯誤有的是錄入打印錯的，有的是書寫錯的，甚至在很多資料的填寫中用各種顏色的圓珠筆進行填寫，這種不規(guī)范和不真實的檔案信息，社保機構根本很少對其進行核實，所以，導致如今，參保人與社會保險機構的糾紛時有發(fā)生。
2.3保險業(yè)務檔案借用人事檔案
對于一些有過工作經(jīng)驗或者正在工作的參保人，很多的社會保險機構，會直接的借用其人事檔案作為自身的業(yè)務檔案，這在很大程度上嚴重的影響了參保人的今后再就業(yè)問題，因為，這給參保人在今后調(diào)用和移交檔案過程中帶來了很多的不便，既影響了業(yè)務檔案的管理，也影響了參保人人事檔案的使用。
三、如何扎實推進社會保險業(yè)務檔案規(guī)范化管理
3.1建章立制，統(tǒng)一規(guī)范
要想扎實推進社會保險業(yè)務檔案規(guī)范化管理，必須要對社會保險業(yè)務檔案管理進行，建章立制，統(tǒng)一規(guī)范，在進行業(yè)務檔案管理過程中一定要嚴格的遵循《規(guī)定》中的要求，與此同時，要嚴格的履行《社會保險法》，進一步明確和確立由社會保險經(jīng)辦機構承擔建立社會保險業(yè)務檔案、記錄個人權益數(shù)據(jù)和妥善保管相關數(shù)據(jù)資料的職責。從而，使得社會保險業(yè)務檔案記錄更加標準和規(guī)范，嚴格杜絕以人事檔案代替業(yè)務檔案情況，做到從根本保障參保人的自身權益。
3.2對檔案信息進行嚴格的核實
在進行參保業(yè)務的過程中，一定要規(guī)范業(yè)務辦理的制度，使得參保機構以及個人要嚴格的填寫申報表，同時，要對信息進行核實，確保參保人員以及企業(yè)的真實性和合法性，參保企業(yè)和個人，要嚴格的填寫申報的時間日期，并出示相應的公章和身份證，同時，在檔案錄入后要進行二次審核，保證錄入信息的準確性，只有這樣才能夠確保參保人和社會保險機構雙方減少糾紛的產(chǎn)生。
3.3強化檔案管理人員的素質(zhì)
社會保險機構或部門應當積極的對檔案管理人員進行相關的業(yè)務培訓，提升其自身的專業(yè)技能和業(yè)務素質(zhì)，進而使得每一個人檔案管理人員夠能夠根據(jù)《社會保險業(yè)務檔案管理指南》一書上的標準開展業(yè)務，同時要經(jīng)常舉辦了檔案管理現(xiàn)場交流會、業(yè)務檔案達標驗收人員專題培訓等活動。進而打造出一個優(yōu)良的社會檔案管理團隊。
在新時期要規(guī)范社會養(yǎng)老保險業(yè)務的檔案管理工作，要保證養(yǎng)老保險業(yè)務檔案的真實、完整和安全，為參保個人及社會有關方面提供優(yōu)質(zhì)高效服務，對開展社會保險、完善社會保障體系，提高養(yǎng)老保險保障性的功能，這對于社會養(yǎng)老保險業(yè)務的發(fā)展，具有重要意義。近年來的實踐表明，在檔案服務工作趨于信息化、網(wǎng)絡化的今天，原有的社會養(yǎng)老保險檔案管理工作已經(jīng)不適應當前的需要，顯然，社會保險事業(yè)檔案管理的發(fā)展是客觀形勢的要求。因此，在新形勢下，社會養(yǎng)老保險對檔案管理工作有著更高標準，推動社會養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理工作適應社會保險事業(yè)發(fā)展，已勢在必行。
二、新時期社會養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理的問題
新時期社會養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理問題，要利用計算機和網(wǎng)絡使檔案管理提高到一個高的檔次，在具體的實施中，要注意以下幾個方面的問題。
1.新時期社會養(yǎng)老保險業(yè)務與檔案管理制度問題
盡管國家已出臺一些檔案管理的法律、法規(guī)，但由于對養(yǎng)老保險業(yè)務檔案規(guī)范化管理尚處于“初級階段”，使得養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理的制度不夠完善。檔案分類不清，導致重要檔案遺失或者歸納錯誤的發(fā)生；格式欠規(guī)范，檔案材料紙張形式各異，裝訂不規(guī)范，給檔案歸類與查閱帶來許多麻煩；保存或調(diào)閱無硬性規(guī)定，不僅嚴重影響社會保險工作正常開展，也增大了舞弊和錯誤疏漏發(fā)生的可能。
2.新時期社會保險與檔案管理軟硬件設施問題
社會保險業(yè)務與檔案管理軟硬件設施投入不足。一些單位不能配備專門的社會養(yǎng)老保險檔案室，且設備配置簡陋，缺乏應有的防潮、防蛀、防盜、保密、存儲、檢索設備，導致檔案在管理方面存在安全隱患，更談不上檔案管理的現(xiàn)代化、信息化。據(jù)調(diào)查，目前大多數(shù)的社會養(yǎng)老保險業(yè)務檔案仍未完全實現(xiàn)電子信息化管理，使得檔案的查閱很不方便，再加上目前社會保險業(yè)務量的日益龐大，傳統(tǒng)的社會保險業(yè)務檔案管理方式已經(jīng)無法滿足參保單位和參保人員的查閱、核對需求，使參保單位和參保人員，對社會保險業(yè)務辦理的效率和質(zhì)量產(chǎn)生質(zhì)疑，影響社會養(yǎng)老保險機構形象。
3.新時期社會養(yǎng)老保險業(yè)務與檔案管理人員問題
社會養(yǎng)老保險業(yè)務與檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)有待提高。不少負責養(yǎng)老保險檔案管理工作的人員往往是兼職人員，很少有時間參加專業(yè)知識的培訓，更沒有時間學習、補充和更新養(yǎng)老保險檔案專業(yè)知識和其他相關技能，對檔案的重要性、歸檔要求，檔案材料的收集、整理、編目、裝訂等業(yè)務缺乏了解。這種現(xiàn)象的惡性循環(huán)，勢必會導致檔案管理人員不能專注于檔案管理工作，服務質(zhì)量也就難以令人滿意。
三、新時期提高社會養(yǎng)老保險檔案管理的對策
提高社會養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理水平的對策，設計做好社會養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理的基礎，因此，社會養(yǎng)老保險業(yè)務的檔案管理工作，要以人為本，負起責任，因此在新時期要積極對社會養(yǎng)老保險檔案管理，利用高科技手段創(chuàng)新，提高社會養(yǎng)老保險檔案管理的對策，要從下面幾方面做起。
1.健全制度標準與檔案管理規(guī)范化
健全制度標準，扎實推進檔案管理規(guī)范化。建立覆蓋全部環(huán)節(jié)的檔案管理制度，在判定文件材料的來源形式和查考價值的基礎上，制定相應的檔案管理辦法、檔案業(yè)務流程、檔案分類方案。依據(jù)國家頒發(fā)的《中華人民共和國檔案法》《社會保險業(yè)務檔案管理規(guī)定（試行）》《歸檔文件整理規(guī)則》等有關檔案的法律法規(guī)，從社保處養(yǎng)老保險工作實際出發(fā)，建立健全《檔案立卷歸檔制度》《檔案庫房管理制度》《檔案保密制度》《檔案統(tǒng)計制度》《檔案鑒定、銷毀制度》《檔案移交制度》等一整套檔案管理制度，做到有章可循、規(guī)范管理，從而使社會養(yǎng)老保險業(yè)務各門類檔案資料實現(xiàn)集中、統(tǒng)一管理，做到從立卷歸檔到保管統(tǒng)計，從檔案利用到鑒定銷毀，從檔案移交到獎懲處罰等每個環(huán)節(jié)都有據(jù)可依，為規(guī)范有序、科學高效地開展養(yǎng)老保險檔案管理工作奠定良好的基礎。
2.夯實基礎建設與推進檔案集中管理
夯實基礎建設，全面推進檔案集中安全管理。積極爭取單位領導對社保檔案工作的重視與支持，加大資金及人力投入，切實解決養(yǎng)老保險檔案管理工作中存在的人員匱乏、資金短缺、設備不足等實際問題。加大經(jīng)費投入，提供物質(zhì)保障，實行檔案室、閱檔室、辦公室三分開，購置金屬密集架、防磁柜、計算機、掃描儀，配備吸塵器、滅火器和溫濕度計等應有設備，確保達到“八防”標準。實行檔案集中管理原則，確保保管利用過程中檔案實體和數(shù)據(jù)的安全。積極發(fā)揮計算機管理的優(yōu)勢，推進檔案信息化建設，購置檔案管理軟件，按要求建立詳細的檢索查詢系統(tǒng)，努力提升檔案服務效率。
3.加強隊伍建設與提升檔案管理人員素質(zhì)
加強隊伍建設，不斷提升檔案管理人員素質(zhì)。只有具備高素質(zhì)檔案人員，才能更好地適應新形勢下檔案管理工作。在明確檔案工作分管領導的基礎上，將檔案工作與業(yè)務經(jīng)辦工作同時部署，納入每年的年初計劃，納入工作考核范圍，制定崗位責任和工作標準，要求專職檔案員和兼職檔案員必須具備較高的政治素質(zhì)、高尚的職業(yè)道德、大膽的創(chuàng)新精神、嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L和過硬的業(yè)務技能。加強對養(yǎng)老保險檔案管理人員的崗位培訓和繼續(xù)教育，拓展檔案人員的思維、知識面，不斷提高養(yǎng)老保險檔案業(yè)務水平。此外，還要認真做好養(yǎng)老保險檔案工作人員計算機應用的理論和技能培訓，提高社保處養(yǎng)老保險檔案管理現(xiàn)代化水平，加快推進檔案信息化建設，充分利用檔案資源信息為領導決策提供依據(jù)，為參保單位和參保個人提供優(yōu)質(zhì)便捷的服務。
四、結(jié)語
關鍵詞：養(yǎng)老保險社保業(yè)務檔案管理
一、維護社會保險檔案，保護職工權益
隨著群眾養(yǎng)老保險意識的不斷提高，沉寂多年的歷史繳費日益顯現(xiàn)出其重要性，斷保多年要求續(xù)保的參保人員越來越多。由于社會保險歷史繳費記錄檔案管理的不完善，一些參保人員的繳費權益無法得到保障，并在實踐中產(chǎn)生了不少爭議。
我市自1987年就開始實行養(yǎng)老保險統(tǒng)籌工作，由于當時技術手段比較落后，加上對業(yè)務檔案管理工作重視不夠，參保人員原始繳費記錄存在很多不完善的地方。**市社保所在開展企業(yè)參保職工繳費工資和繳費年限確認工作的過程中，對一些缺少以往繳費年限和繳費基數(shù)記錄的職工檔案，通過查詢企業(yè)職工花名冊、企業(yè)職工養(yǎng)老保險卡、補繳繳費分解表、歷年繳費記錄表等相關材料，確定繳費事實，重新整理、歸集參保數(shù)據(jù)，真實記錄每位參保人員的參保歷史，保障了參保人員的養(yǎng)老保險權益。
隨著國有企業(yè)重組兼并、倒閉，職工下崗、中斷勞動關系、中斷繳費情況大量出現(xiàn)，如何記錄、保存每一位參保人員的繳費資料顯得尤為重要，如果不及時開展社保業(yè)務檔案管理工作，就會形成一種被動的工作局面。
1980年參加工作的李桂蘭，今年已經(jīng)46歲。1980年11月，李桂蘭成為**市水泥廠的一名正式職工。按照有關規(guī)定，1987年1月李桂蘭參加了當?shù)氐酿B(yǎng)老保險。1998年李桂蘭離開**去了新疆打工。2009年，李桂蘭從新疆特地趕回到**市社保所查詢以往的養(yǎng)老保險繳費情況。離開企業(yè)十幾年，社保資料會不會遺失？社保所這里是否完整保留自己過去的參保記錄？李桂蘭的心里忐忑不安。來到**社保所，檔案員根據(jù)李桂蘭的身份證輸入名字后，幾秒鐘就查到記載李桂蘭詳細繳費情況的職工養(yǎng)老保險卡。李桂蘭一直懸著的心終于踏實了下來，心里有說不出的高興。**市社保所依據(jù)李桂蘭的養(yǎng)老保險卡，重新為她補辦了養(yǎng)老保險手冊，恢復了繳費情況。
二、社會保險業(yè)務規(guī)范化管理
在**市，類似李桂蘭的情況非常的多，在養(yǎng)老保險手冊丟失的情況下，**市社保所通過歷史資料的查詢，為他們補辦養(yǎng)老保險手冊，保證其繼續(xù)參保。
社保業(yè)務檔案對參保人員十分重要，但是業(yè)務檔案管理工作對社保經(jīng)辦機構來說還十分陌生。沒有現(xiàn)成的樣板，**市社保經(jīng)辦機構只能摸著石頭過河。通過抓庫房建設、文件材料收集、歸類、整理、立卷，使業(yè)務檔案整理和立卷從不規(guī)范到規(guī)范，社保檔案庫房從無到有；業(yè)務檔案內(nèi)容由簡單到豐富；并把業(yè)務檔案管理工作列入長遠規(guī)劃、年度計劃及有關人員的崗位職責中，把業(yè)務檔案工作作為社保管理的一項重要內(nèi)容納入年度目標，與業(yè)務工作同部署、同組織、同考核。短短幾個月的時間，檔案目錄全部實現(xiàn)電子化管理，從而使社保業(yè)務檔案管理工作發(fā)生了巨大的變化。
為規(guī)范社會保險業(yè)務檔案管理，維護社會保險業(yè)務檔案真實、完整和安全，發(fā)揮檔案的服務作用，根據(jù)《中華人民共和國人力資源和社會保障部、國家檔案局》第3號令和河北省人力資源和社會保障廳、河北省檔案局《冀人社發(fā)2009（11號文件）》要求，我市社保所出臺了《社會保險業(yè)務檔案管理辦法》，同時對業(yè)務檔案進行規(guī)范管理提出了明確要求，推動社保業(yè)務檔案管理工作進一步開展。
社保業(yè)務檔案的規(guī)范化管理，不僅確定了社會保險事業(yè)發(fā)展的基礎，而且有力地維護了參保人員的權益。**市紡織廠等7家企業(yè)，由于在改制前欠繳職工養(yǎng)老保險費多。改制時，職工強烈要求其補繳歷年欠繳的養(yǎng)老保險費，通過查閱歷年職工養(yǎng)老保險繳費分解表，社保機構為職工提供了這些企業(yè)歷年欠繳的準確數(shù)字。企業(yè)補繳了歷年欠繳的養(yǎng)老保險，企業(yè)職工的合法權益得到了保障。
三、社會保險業(yè)務檔案管理的統(tǒng)一與標準化
社保業(yè)務檔案是全面系統(tǒng)記錄參保單位和參保個人繳納社會保險費、計發(fā)社會保險待遇的重要憑據(jù)。實現(xiàn)社保業(yè)務檔案的規(guī)范化管理，保證社保業(yè)務檔案的完整、安全和有效使用，直接關系到參保單位和參保職工的合法權益和切身利益。社保業(yè)務檔案規(guī)范化管理的關鍵在于實現(xiàn)管理的統(tǒng)一與標準化。
3.1統(tǒng)一業(yè)務檔案管理工作制度。根據(jù)我市社保所下發(fā)的《社會保險業(yè)務檔案管理辦法》等七項業(yè)務檔案管理工作制度，結(jié)合我所業(yè)務情況的實際需要，業(yè)務檔案主要采取分級管理、便于查詢、集中保管、確保安全的原則，做到有章可循、有制可依、有底可查，統(tǒng)一了業(yè)務檔案管理工作制度。
3.2統(tǒng)一檔案室標準。檔案室是社保業(yè)務檔案的“家”，統(tǒng)一檔案室的標準至關重要。為此，**市社保所建立了一個具有防火、防光、防塵、防盜、防潮、防高溫、防污染、防有害生物等“八防”功能的檔案室，基本實現(xiàn)檔案庫房、檔案查閱、辦公三分開，并配置與檔案數(shù)量相適應的檔案柜和檔案密集柜、滅火器、溫濕度計、空調(diào)、計算機等專用設備。
3.3統(tǒng)一規(guī)范整檔。根據(jù)《人力資源和社會保障部、國家檔案局》第3號令，結(jié)合本所業(yè)務職責，社會保險業(yè)務檔案共分六類三十八項，以此規(guī)范全市社保經(jīng)辦機構業(yè)務檔案的收集、積累、整理、保管、應用、查詢服務工作。
**市社保經(jīng)辦機構還要求對社保業(yè)務檔案進行統(tǒng)一集中清理。各社保經(jīng)辦機構按照先收集后篩選、保齊全少缺漏的辦法集中清理，要求每位職工將櫥柜的所有原始資料、文件集中起來，進行鑒定整理、組卷歸檔。
一、社會養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理
近年來，社會養(yǎng)老保險業(yè)務的檔案管理已經(jīng)進行了多方面的改善。之所以對社會養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理不斷地進行完善，是因為最終的目的是要避免養(yǎng)老保險業(yè)務檔案的不真實、不完整和不安全性。社會養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理是提高養(yǎng)老保險保障的一種重要手段，通過為參保個人及社會有關方面提供優(yōu)質(zhì)高效服務來促進社會養(yǎng)老保險業(yè)務的發(fā)展。有數(shù)據(jù)資料表明，在檔案服務工作趨于信息化、網(wǎng)絡化的今天，必須要對社會養(yǎng)老保險檔案管理工作進行改革，才能適應當今時代的需要。因此，在新形勢下，為了不阻礙社會養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理工作適應社會保險事業(yè)的發(fā)展，必然要對社會養(yǎng)老保險檔案管理工作提出更高的要求。目前，社會養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理主要存在以下幾點問題：一是缺少規(guī)范化的檔案管理制度；二是信息化檔案管理水平較低；三是檔案管理人員管理素質(zhì)有待進一步提高。
二、提高社會養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理工作的對策
（一）完善和規(guī)范檔案管理制度
社會養(yǎng)老保險檔案的保管要做到制度建立、專人負責、安全存放和交接銜接。社保經(jīng)辦機構和企業(yè)應建立社會養(yǎng)老保險檔案管理制度，明確管理人員分工和職責，對檔案建立、維護、交接等環(huán)節(jié)進行制度化管理。檔案紙質(zhì)材料應當排列整齊有序，儲存在專門的場所，重要材料應復印備份，檔案電子數(shù)據(jù)應當有比較強的網(wǎng)絡安全性，必須做到異地備份，數(shù)據(jù)格式要有清晰的說明以便日后升級維護。這里特別要強調(diào)交接環(huán)節(jié)一定要尤其重視，嚴防脫節(jié)，否則會給后續(xù)工作帶來無法預計的困難。
（二）對社會養(yǎng)老保險檔案進行科學分類和有序整理
1.科學分類檔案分類不僅是檔案文件整理中的一個工作程序，更重要的是在整個歸檔文件整理工作中具有主導的作用。沒有合理的分類，歸檔文件收集整理工作就無法開展下去。歸檔文件只有賦予鮮明的特征，才能加以區(qū)別和聯(lián)系，便于保管和利用。所以，確定養(yǎng)老保險檔案的分類標準，實現(xiàn)科學分類，是檔案歸集、整理和保管的基礎，同時又指導著其他各項工作的有序展開。2.平時歸檔平時歸檔是立卷人員依照檔案分類與范圍。將已經(jīng)辦理完畢的文件材料，隨時歸入臨時卷夾（卷盒）內(nèi)，這就是平時歸檔。平時歸檔要“隨辦隨歸”，不得積累到第二年立卷時再歸卷。這樣，有利于保持文件材料之間的聯(lián)系，保證歸檔文件材料的齊全完整。3.有序整理檔案的整理，應按各類檔案的歸檔范圍，由各職能部門負責收集整理。歸檔文件材料的排列，要按照各類文件材料歸檔的范圍、發(fā)生時間、重要程序分門別類地收集和整理，依次進行排列。檔案在整理后，要去掉金屬物，對破損的應按裱糊技術要求進行托裱。4.合理編號整卷裝訂的案卷其全部卷內(nèi)文件要編統(tǒng)一的順序頁號。并以“件”為單位在文件材料的首面加蓋歸檔章。5.編制目錄歸檔文件目錄包括件號、責任者、文號、題名、日期、所在頁號（或件號）以及備注等項目。件號即文件材料的排列順序號；責任者是指制發(fā)文件材料的組織或個人；文號即發(fā)文的字號；題名即文件材料的標題；日期即文件材料的形成時間；頁數(shù)即填寫一件文件材料的總頁數(shù)；備注即需要補充和說明的情況，包括密級、缺損、修改、補充、移出和銷毀等。6.標準化裝訂按照國家最新的檔案管理辦法，文書類檔案可以不裝訂，可按件和保管期限直接裝盒。而會計類和養(yǎng)老保險業(yè)務類檔案必須裝訂成冊。裝訂材料，必須選用經(jīng)檔案行政部門認可，符合檔案保護要求的安全材質(zhì)。裝訂檔案，一律采用案卷左側(cè)裝訂，并將左、下側(cè)對齊，采用“三孔一線”的方法裝訂。7.填寫卷面案卷封面項目包括：全宗名稱、案卷標題、起始時間、保管期限、件、頁數(shù)和歸檔號。案卷封面項目的填寫，要求內(nèi)容完整、概括準確、字跡整潔、一目了然。8.檔案裝盒不同類別、不同年度、不同保管期限的歸檔文件材料不能放入同一檔案盒。檔案盒的厚度與歸檔文件材料的厚度相適應，避免歸檔文件材料彎曲受損。9.定期移交按照有關規(guī)定，凡在工作中形成的在歸檔范圍內(nèi)的文件材料，均由相關責任部門進行整理、立卷、裝訂，并定期移交檔案部門歸檔。各職能部門應在次年初向檔案管理部門移交檔案，交接雙方根據(jù)移交目錄清點核對，并履行簽字手續(xù)。應歸檔的文件材料要齊全完整。10.規(guī)范排列案卷移交檔案室后，管理檔案人員要將一個年度、一個類別的案卷進行系統(tǒng)化的排列，使卷與卷之間保持一定聯(lián)系，固定順序，便于查找利用。
三、實現(xiàn)社會養(yǎng)老保險信息化、網(wǎng)絡化
社會養(yǎng)老保險檔案要實現(xiàn)數(shù)字化、網(wǎng)絡化管理。要充分利用計算機數(shù)據(jù)庫管理功能和網(wǎng)絡平臺，建立養(yǎng)老保險檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化和網(wǎng)絡化。這是我國社會保障體系建設、社會保障信息化建設和提高社保經(jīng)辦機構管理服務水平的必然要求，也是現(xiàn)代化社會養(yǎng)老保險檔案管理的發(fā)展方向。檔案管理的數(shù)字化和網(wǎng)絡化不僅有存儲量大、檢索方便、數(shù)據(jù)傳遞快速便捷等優(yōu)點，而且在實現(xiàn)資源共享、提高統(tǒng)籌層次方面也有現(xiàn)實意義。
四、結(jié)語
綜上所述，在新形勢下，社會養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理工作仍然是需要關注的一個領域。針對社會養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理中不適應當前時代需求的問題，要通過完善和規(guī)范檔案管理制度、提高信息化檔案管理水平以及提升檔案管理人員素質(zhì)等途徑進行改革，才能確保社會養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理工作的有效性。
作者:劉志忠 單位:承德縣社會保險事業(yè)管理局
參考文獻：
1.堅持質(zhì)真全三原則開展管理工作
所謂質(zhì)真全就是質(zhì)量控制、真實性控制和全程控制的簡稱。首先,質(zhì)量控制是指相關的檔案管理部門要對成為醫(yī)療檔案相應的文件在規(guī)格、內(nèi)容設計等方面提出相應的要求、標準,一定要運用科學管理方法,將大量的信息資料予以全面性的系統(tǒng)收集、整理、登記與編制,從而有效地控制醫(yī)療檔案的質(zhì)量。檔案管理的真實性控制是指我們在進行管理過程中一定要注重真實性的控制,尤其是構建相關的歸檔制度和質(zhì)量檢查制度,從而實現(xiàn)醫(yī)療檔案的有效監(jiān)督與控制。最后的全程控制就是指在管理的過程中應將醫(yī)療文件的鑒定、整理、歸檔及醫(yī)療檔案的各環(huán)節(jié)中的業(yè)務進行統(tǒng)一設計,統(tǒng)一資源的配置,并成立相應的監(jiān)控小組以實現(xiàn)整體優(yōu)化的管理目標。
2.找準切入口逐一優(yōu)化檔案的管理
2.1以對檔案管理內(nèi)容的明確為切入口
在《社會保險業(yè)務檔案管理規(guī)定》當中有明確指出:社會保險經(jīng)辦機構辦理社會保險業(yè)務過程中形成的記錄、證據(jù)、依據(jù),按照《社會保險業(yè)務材料歸檔與保管期限》進行收集、整理、立卷、歸檔,確保歸檔材料的完整、安全,不得偽造、篡改。對于進入醫(yī)療檔案管理內(nèi)容的類別可以劃分為永久性和定期性兩大類,其中定期保管類當中又分為10年、30年、50年、100年等幾小類。而對于上述的各種社會保險業(yè)務的檔案在管理過程中都是具體依據(jù)國家所頒布的《社會保險業(yè)務材料歸檔范圍與保管期限》相關要求進行執(zhí)行。因此,一名從事醫(yī)療檔案管理的從業(yè)人員,要想提高自身的業(yè)務水平及服務水平,就必須要明確自己所從事行業(yè)的相關工作內(nèi)容是什么。通過認清與掌握自己的工作范疇,工作內(nèi)容,才能更為有效地提高社會服務水平。
2.2從醫(yī)療檔案前期的文書處理著手
從醫(yī)療檔案管理的角度來看,檔案工作的規(guī)范化、標準化是實現(xiàn)有效檔案管理的重要前提。要使檔案規(guī)范、標準,必須先解決好公文制發(fā)。而完成這一環(huán)節(jié),做好前期的文書處理是重中之重,也是檔案管理工作規(guī)范化、標準化實現(xiàn)的重要基礎。醫(yī)療保險檔案管理主要是對參保單位或者個人權益的真實記錄,是參保個人所能享受社會保險待遇的重要依據(jù)。“記錄一生、跟蹤一生、服務一生、保障一生”是我們醫(yī)療檔案管理的核心目標,也是反映社會保險事業(yè)不斷發(fā)展的寶貴資料與重要的歷史憑證。公文本身質(zhì)量的高低將直接影響檔案質(zhì)量,也將制約日后檔案工作的規(guī)范化、標準化。因此,我們在公文制發(fā)中必須要注意解決好規(guī)范化、標準化問題,以提高檔案實體質(zhì)量,為檔案工作實施規(guī)范化、標準化管理打下牢固的工作基礎。對于將成為檔案的公文文本載體的質(zhì)量上一定要注意,其中幅面的尺寸規(guī)格上就要求統(tǒng)一化,這樣做的好處便于裝訂。另外,文書的標題是否是準確的,主送單位與抄送單位是否準確齊全與否,還有落款是否與公文一致,簽發(fā)的手續(xù)有無。以上所提到的種種都是提高醫(yī)療保險檔案管理工作有效性所應該關注和重視的內(nèi)容。
2.3從醫(yī)療檔案管理信息化發(fā)展著手
案卷質(zhì)量的高低將會直接影響到檔案工作規(guī)范化、標準化的推進。實踐證明,案卷在材料的收集過程中能否做到準確、具體及系統(tǒng)性,都將影響我們醫(yī)療檔案管理工作有效性的提高。隨著,互聯(lián)網(wǎng)信息時代的到來,各行各業(yè)都試圖利用這種新技術推動自身的發(fā)展。醫(yī)療檔案管理工作也同樣如此,未來的檔案管理必將是以信息化模式為主體。目前,越來越多的案例已經(jīng)證明傳統(tǒng)意義上的檔案管理已經(jīng)暴露出其所存在的弊端,例如手工的收集、整編、管理與查閱上呈現(xiàn)出的工作量大、效率低、費時費力等問題。相反,實施信息化的檔案管理之后,我們的工作人員就可以從繁重的工作中脫身,而不在充當打字員與保管員的角色了。
3.高速高效推進我國醫(yī)療體制改革
醫(yī)療體制改革對于醫(yī)療保險檔案管理工作的影響是重大的,改革結(jié)果將促進檔案管理的規(guī)范化、科學化。為此,國家相關主管部門應該更加注重我國醫(yī)療體制改革的高速與高效發(fā)展。本文認為推動我國醫(yī)療體制改革要采用“統(tǒng)一設計,統(tǒng)一協(xié)調(diào);立足國情,多元并存”的原則。具體之就是說,在醫(yī)療機構上要統(tǒng)一設計、統(tǒng)一協(xié)調(diào),而不是任意發(fā)展,造成一定地域內(nèi)的惡性競爭,最終導致參保人員的利益受損。立足國情,多元并存主要是指推薦我國的醫(yī)療體制改革必須要正視國情,要立足于國家內(nèi)容的實際情況,要允許不同體制下的醫(yī)療機構存在,允許進行良性的競爭。
檔案資料收集整理不規(guī)范。隨著城鄉(xiāng)居民參保人數(shù)的逐漸增多以及城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險的全覆蓋，迫切需要建立健全適合我區(qū)特點的養(yǎng)老保險檔案管理制度，自城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險啟動以來，全區(qū)各級經(jīng)辦機構都按照《社會保險業(yè)務檔案管理規(guī)范》、《盤龍區(qū)城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理辦法》來管理檔案，對城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險檔案資料收集、管理等方面進行了明確要求，但是從目前來看，還是有很多參保、繳費、注銷等資料填寫不規(guī)范，姓名和身份信息等數(shù)據(jù)填寫不準確，時有印章缺失、人為涂改等情況發(fā)生，導致檔案資料完整性、客觀性、準確性較差。
經(jīng)辦人員專業(yè)性不強。目前雖然在全區(qū)各街道已經(jīng)確立了專兼職的檔案收集、管理人員，也接受了檔案收集、整理培訓，但是檔案工作人員的專業(yè)性有所欠缺，平時對檔案管理人員開展的專業(yè)培訓較少，經(jīng)驗交流的機會也不多，有些檔案業(yè)務人員不熟悉檔案基本常識，對有關檔案工作了解很少。另外一方面，檔案管理人員的知識水平和責任心參差不齊，出現(xiàn)知識水平高，工作經(jīng)驗豐富，責任心強的街道檔案收集整理做得就比較好，例如聯(lián)盟、龍泉等街道的檔案就做得比較好；而知識水平低，工作驗差，責任心不強的街道檔案收集整理的就差些。造成一卷檔案反反復復整理多次及檔案資料殘缺、整理不規(guī)范等現(xiàn)象，這些都嚴重影響了檔案的質(zhì)量。
業(yè)務檔案傳遞環(huán)節(jié)多，收集整理耗時長。城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險業(yè)務檔案在收集的過程中，經(jīng)過的中間環(huán)節(jié)較多，從參保群眾一社區(qū)（村委會）――街道（鄉(xiāng)鎮(zhèn)）社會保障事務所一區(qū)城鄉(xiāng)居民社會保險經(jīng)辦機構，任何一個環(huán)節(jié)出錯，都會影響業(yè)務檔案的收集、整理工作。其次，城鄉(xiāng)居民外出打工者居多，人員流動性大，城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險參保人的身份證、戶口簿復印件等材料收集難度加大。再次，較多的居民文化程度不高，需要經(jīng)辦人員代為填寫城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險的相關表格，加大了經(jīng)辦人員的工作量，降低了工作效率。
為了提高城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險檔案規(guī)范化管理的水平，也為其他的城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險機構提供參考，針對存在問題，特提出以下建議：
建立健全檔案管理規(guī)章制度。城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險經(jīng)辦機構應建有符合檔案保管“八防”要求的檔案專用庫房，建立健全業(yè)務檔案管理崗位職責、立卷歸檔、查閱利用、庫房管理、保密、保管、移交、鑒定銷毀等制度并認真落實，確保城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險業(yè)務檔案妥善保管、有序存放，嚴防毀損、遺失和泄密。重點是加強檔案的收集整理，合理界定文件材料歸檔范圍，科學確定檔案保存價值，準確劃分檔案保管期限，認真做好各類檔案資料的歸擋和整理工作，保證歸檔文件材料齊全、完整、準確。要重視電子文檔的管理，相關電子文本實行脫機備份，本地和異地各保存1份，并與紙質(zhì)檔案建立有機聯(lián)系，確保齊全完整和信息安全。
加強基層檔案工作人員的培訓。城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險檔案是社會和諧發(fā)展的歷史鑒證，是一項政策性、專業(yè)性很強的工作，是參保人參保、享受待遇的重要憑證。城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險檔案管理質(zhì)量的高低直接關系到參保群眾的切身利益，也影響到廣大群眾參保的積極性。我們必須提高對城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險檔案工作重要性的認識，增強責任感和使命感，認真搞好城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險檔案管理工作。根據(jù)實際情況，盤龍區(qū)每年都要舉辦不同形式的業(yè)務檔案培訓班，加強各級經(jīng)辦人員的業(yè)務培訓，提升業(yè)務檔案的管理水平。通過學習培訓，提高了各級經(jīng)辦人員政策水平、業(yè)務經(jīng)辦能力和檔案收集、整理的水平。
及時進行各類檔案的歸檔。當前城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險業(yè)務檔案工作量大，堆積的材料若未及時整理歸檔，可能會發(fā)生霉變或丟失，為此，完善了工作機制，及時規(guī)范整理業(yè)務檔案材料。盤龍區(qū)充分利用區(qū)（縣）、街道（鄉(xiāng)鎮(zhèn)）、社區(qū)（村委會）三級服務網(wǎng)絡，及時對各類業(yè)務材料進行仔細的審核，凡圖像和字跡模糊、印章不清晰、殘缺不全、潮濕霉變等不適合歸檔保存的業(yè)務材料，退還經(jīng)辦人或參保人，進行整改或者補辦，直至達到保存要求。嚴格按歸檔的要求及時進行組卷、立卷，再分門別類編號入庫、入柜。
嚴格檔案銷毀程序。城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險經(jīng)辦機構對經(jīng)過鑒定可以銷毀的檔案，需編制銷毀清冊，報同級行政管理部門備案，經(jīng)辦機構主要負責人批準后銷毀。未經(jīng)鑒定和批準，不得銷毀任伺檔案。經(jīng)辦機構應當派兩人以上監(jiān)督銷毀檔案。監(jiān)督人員要在銷毀清冊上簽名，并注明銷毀的方式和時間。銷毀清冊永久保存。
關鍵詞：加強 社會保險檔案 建議
鐵路職工社會保險檔案管理工作是推進鐵路社會保險事業(yè)發(fā)展的一項重要基礎工作，真實地記錄了社會保險經(jīng)辦機構從事社會保險管理工作的過程，主要包括養(yǎng)老保險檔案、醫(yī)療保險檔案、失業(yè)保險檔案和工傷保險檔案，它在社會保險各項工作中起著至關重要的作用，是參保職工今后享受社會保險待遇時的有效依據(jù)，直接關系到參保職工的切身利益。
一、鐵路職工社會保險檔案管理工作中存在的問題
鐵路職工社會保險檔案管理工作是從2006年開展起來的，起步晚，不規(guī)范，管理亂，存在諸多問題：
1、沒有健全明晰的社會保險檔案管理工作機制。鐵路系統(tǒng)職工的社會保險檔案管理工作主要落實在最基層的站段，由于從鐵道部到鐵路局、再到站段沒有一個統(tǒng)一的社會保險檔案管理機制，在不同的鐵路局，一個鐵路局內(nèi)不同系統(tǒng)，甚至同一系統(tǒng)的不同站段，社會保險管理工作分工五花八門，各不相同，有的站段將社會保險工作中的養(yǎng)老保險、醫(yī)療保險、工傷保險、失業(yè)保險等分割成幾大塊由不同的人員進行兼管。多個人員不僅要做好本崗位大量工作同時又兼管社會保險中的不同保險，以至于各自為政，保險信息不能共享，資源浪費，工作重復，效率低下，最后是職工社會保險檔案工作這項最繁索、最重要的工作互相推諉、元人管理。有的站段社會保險工作由專門的人員進行管理，這樣雖克服了多頭管理的缺點，但是在具體的工作中管理人員履職不到位，重視不夠，形成目前鐵路社會保險檔案管理流于形式，應付檢查，管理混亂。
2，缺乏適合鐵路職工社會保險檔案管理特點的專業(yè)管理標準和規(guī)范。我專職從事社會保險工作。是從廣安工務段和涪陵工務段兩個段合并后開始的，當時我的第一件工作就是全面清理兩個段職工的社會保險檔案，清理中我發(fā)現(xiàn)檔案室設備陳舊，防火、防潮、防蛀等達不到標準，職工的社會保險檔案有的集中裝在一起，該歸檔的沒有歸檔，不該歸檔的卻歸檔，分類、編目、排列完全沒有科學性，隨意性很大，檔案袋內(nèi)資料陳舊，久不維護和補充，部份職工的社會保險檔案根本就沒建立。我決心認真清理，規(guī)范管理，可是，當我從上級發(fā)放的所有社會保險文件中查找檔案管理方面的文件和標準規(guī)范時，只搜索到2006年社保處發(fā)的一份關于建立職工社會保險檔案的簡短通知，上面只簡單羅列了保險檔案里裝資料的內(nèi)容，我無法參照標準，只有借鑒職工人事檔案管理的模式和以往工作經(jīng)驗，想當然地對職工保險檔案進行了簡單的清理、分類和完善，這不僅不科學規(guī)范，而且給以后檔案管理帶來很多隱患。鐵路是一個專業(yè)性很強的系統(tǒng)。隨著當今社會保險改革的不斷深入，國家、省、市下發(fā)了許多文件，但至今鐵路尚無一份完整系統(tǒng)的適合鐵路行業(yè)特點的社保檔案管理標準和規(guī)范，造成鐵路站段社會保險檔案管理不科學、不規(guī)范、亂七八糟，雜亂無序，以至于檔案資料嚴重流失。
3、檔案管理手段完全不適應形勢發(fā)展的需要。鐵路大部份站段社會保險檔案管理仍然采用的是手工操作、陳舊式管理，管理人員查找某個參保職工的檔案資料時，常常要翻閱很多檔案袋才能找到，費時費力，檔案里裝入的資料殘缺不全，不能連續(xù)動態(tài)地反映參保職工的各項保險繳費和參保情況，尤其是缺少調(diào)進職工調(diào)入時的保險轉(zhuǎn)入資料。另外管理人員檔案業(yè)務知識貧乏，沒進行專門培訓，難以切實履行監(jiān)督指導和管理職責，他們只滿足于不丟失，裝進袋子，鎖進柜子就行了，在充分利用檔案資源，提高隊伍素質(zhì)，促進社會保險檔案管理方面下功夫不夠，這種情況下檔案管理質(zhì)量自然上不去。更重要的是給奮斗在鐵路沿線上偏僻邊遠、交通極不便利的小站上的職工查詢和了解自己社會保險繳費、變更、待遇支付信息帶來極大的不便，引起部份職工思想上有情緒，影響鐵路的安全生產(chǎn)，完全不適應鐵路社會保險事業(yè)日益發(fā)展的需要。
4、鐵路職工保險檔案管理沒有發(fā)揮應有的作用。鐵路系統(tǒng)對社會保險檔案信息的開發(fā)利用及其歷史價值缺乏足夠的認識，檔案管理沒有真正納入領導的議事日程。職工的社保檔案不象人事檔案在職工調(diào)進調(diào)出，退休時起著很重要的查證作用，有些站段某些職工退休了，該職工的社保檔案還沒建立，這并不影響管理人員的工作業(yè)績和待遇，參保職工也沒什么反響。檔案管理知識宣傳不到位，部份職工根本不知道自己還有社保檔案，更不知道還可以利用社保檔案維護自已的利益。經(jīng)費上不投入，有些單位甚至沒有專門的檔案柜。從上到下都不重視社會保險檔案管理，它的作用不大，可有可無，如果管理人員再身兼數(shù)職，工作又多，不斷更換，久而久之，職工社會保險檔案就成了一堆爛攤子無人問津了。
二、加強鐵路職工社會保險檔案管理工作的幾點建議
針對上述情況，應該根據(jù)鐵路職工社會保險檔案的特點和鐵路系統(tǒng)社會保險工作的發(fā)展，加強監(jiān)督和指導，不斷改進和完善鐵路社會保險檔案工作。建議采取以下措施：
1、充分重視鐵路職工社會保險檔案管理工作。社會保險檔案是社會保險事業(yè)發(fā)展過程中積累的文字、圖片、數(shù)據(jù)等資料的總和，它反映著社會保險事業(yè)的發(fā)展歷程，是研究社會保險工作的重要工具，管好社會保險檔案是社會保險事業(yè)健康、順利發(fā)展的必然要求。如果檔案管理不當，勢必給社會保險工作造成影響，并直接損害職工切身利益，給今后工作帶來諸多困難。因此，各級社保部門應本著對職工負責、對企業(yè)負責、對社會負責、對歷史和未來負責，把管好用好檔案作為發(fā)展社會保險事業(yè)，取信于社會及公民的大事來抓。積極爭取各級領導對社會保險檔案工作的重視與支持，加大人、財、物的投入，切實解決社會保險檔案工作中存在的人員匱乏、資金短缺、庫房緊張、保管設備簡陋等實際問題，為建設和完善社會保險檔案工作創(chuàng)造良好氛圍和有利條件。同時加大宣傳力度，利用各種宣傳手段和宣傳渠道，宣傳社會保險檔案工作的重要性和相關的檔案法律法規(guī)，提高每一位鐵路職工的社會保險檔案意識和檔案法制意識。
2、建立健全管理體制。根據(jù)鐵路社會保險工作的特點和管理機制，社會保險檔案工作必須堅持統(tǒng)一領導，分級管理的原則，切實建立起有人管，有人抓的集中統(tǒng)一管理的社會保險檔案工作機制。具體說，一是鐵道部、鐵路局、站段落實組織機構和人員，成立社會保險檔案管理領導小組，督促、檢查、協(xié)調(diào)解決工作中人、財、物等方面的實際問題；二是建立目標責任制，把社會保險檔案管理納入目標責任，列入本單位工作規(guī)劃進行管理和考核，獎懲嚴明。三是把文件材料的形成、積累、整理、歸檔的要求列入各項工作標準、工作程序及各部門、相關人員的崗位職責，嚴格檢查和考核。以徹底改變檔案管理上的無序狀態(tài)，逐步形成上下管理一致的社會保險檔案管理體系，充分發(fā)揮社會保險檔案在構建和諧社會中的作用，
3、制定適合鐵路職工社會保險檔案管理特點的業(yè)務規(guī)范和管理辦法。有關部門盡快制定檔案管理準則，針對社會保險檔案
的收集、整理、保管和利用各工作環(huán)節(jié)制定出操作性強、科學統(tǒng)一的社會保險檔案管理規(guī)范。特別是社會保險檔案的歸檔范圍、保管期限的劃分和整理要詳細規(guī)定，嚴格統(tǒng)一。由于社會保險檔案的價值特征是以憑證價值，維護個人權益為主，其保管期限宜劃分為永久、長期和短期。參保登記管理方面的材料宜作為永久保管；參保人員信息管理、個人帳戶管理、醫(yī)療管理、審核認定及待遇支出管理等方面的材料宜作為長期保管；個人帳戶稽核、清算及相關證明等材料宜作為短期保管。由于社會保險檔案的動態(tài)性特征，參保職工的檔案宜以一個人頭為保管單位進行整理。每一個保管單位的檔案按歸檔范圍將材料收集齊全，按材料形成時間的先后順序排列并編號，填寫歸檔文件目錄，然后放在一個袋或夾(盒)內(nèi)，不用裝訂，開口管理，以便隨時補充新資料，檔號依參保登記號進行排列編目。電子檔案應于每年年底形成本年度參保單位、參保個人、繳費、支付、變更、清算等業(yè)務數(shù)據(jù)文件，刻錄到光盤上，進行歸檔管理。
4，加快鐵路職工社會保險檔案管理信息化、網(wǎng)絡化的建設。隨著網(wǎng)絡技術的發(fā)展。建設統(tǒng)一的鐵路社會保險業(yè)務檔案信息網(wǎng)絡已經(jīng)迫在眉睫。利用計算機網(wǎng)絡，社保部門可以實現(xiàn)所有社會保險繳費的網(wǎng)絡征收、保險費用的網(wǎng)絡支付，可以利用社會保險業(yè)務檔案信息網(wǎng)了解社保工作狀態(tài)。實現(xiàn)無紙化辦公，提高工作效率，用戶可以通過社保檔案信息中心的網(wǎng)站，輸入自己的社會保障號就可以查詢到自己的社保繳費、個人帳戶、待遇享受等情況，輕松完成繳費、支付等所有的工作環(huán)節(jié)；通過網(wǎng)絡，可以和商業(yè)銀行的信用檔案系統(tǒng)、公安的戶籍檔案系統(tǒng)等進行信息交互。實現(xiàn)更大范圍的信息資源共享。因此。鐵路社保部門要重視社會保險業(yè)務檔案的信息化建設，加大投入力度，努力建設社會保險業(yè)務檔案信息網(wǎng)絡。
5、定期開辦檔案管理知識培訓班，努力造就一支業(yè)務精湛的鐵路社會保險檔案管理隊伍。加強檔案管理人員的系統(tǒng)專業(yè)培訓，是實現(xiàn)檔案微機化管理一個不容忽視的重要環(huán)節(jié)，它不僅可以提高檔案的管理層次，更重要的是便于信息開發(fā)與利用，有效推動社會保障事業(yè)的發(fā)展。
參考文獻：