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關鍵詞： 電子檔案； 傳統檔案； 管理
中圖分類號： G276 文獻標識碼： A 文章編號： 1009-8631（2012）10-0041-01
電子文件檔案與傳統檔案相同之處，它們都具有檔案的基本屬性――原始性。對電子的內容進行修改非常容易，而且改后不留痕跡，但勢必埋下安全隱患，同時，還可對電子文件進行壓縮處理，改變電子文件的清晰度和對比度等等，造成“原件”識別困難。相比之下，相對紙質文件內容進行增刪，改而不留痕跡是不可能的。紙質文件一旦形成原件中所含的內容和形式特征就不會發生變化，人們可以從這些信息上確認文件的原始性。電子文件形成后因載體轉換和格式轉換而不斷地改變自身的存在形式，如果沒有相關信息證實電子文件的內容沒有發生任何變化，人們便難以確認它的原始性。因此，應該為每一份電子文件建立必要的記錄制度，從收集，積累開始就要進行記錄，記錄電子文件的管理和使用情況。電子文件形成、處理、保管過程的真實記錄可以證實電子文件的原始性和真實性。
電子文件管理系統本身也應具有實時記錄功能，隨時將需要保留的信息記錄下來。由于這種“跟蹤記錄”具有原始性，它可以成為證實電子文件真實可靠的有效依據。對于收集、積累階段就在網絡系統上傳遞的電子文件，可通過網絡系統的自動記錄功能記錄有關信息，對于以存儲載體方式進行收集，積累的電子文件，還要輔以必要的人工記錄。傳統的檔案工作以紙質文件材料為工作對象，而應用計算機后，電子文件取代了以往的文字材料，它是以擬稿者直接寫在磁盤上，并在磁盤上修改，一經形成后，馬上貯存到辦公信息數據中，由檔案人員、技術人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。紙質檔案的管理工作經過長期實踐，已經總結出一套工作流程及方法、原則，如文件的立卷歸檔制度。文件的歸檔立卷工作是檔案工作流程的起點，也是文書工作和檔案工作的結合點，文件形成后，由文書部門收集立卷后，交檔案部門管理，一般一年歸檔一次。而電子文件隨時產生，隨時更改，存貯在計算機磁盤或光盤中。因次，它對計算機有很強的依賴性。如果歸檔，必須以磁盤或光盤的形式移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢，具有保存價值“的文件，還應包括文件的讀取軟件甚至操作系統。二者間的不同之處具體表現為以下幾點：
一、電子文件檔案的歸檔時間與傳統檔案不同
電子文件可以在文件辦理完畢后隨時歸檔，或在某一時間周期內統一歸檔，由文件形成部門通過網絡傳送給檔案部門，并用電子數碼簽名封簽認證，有檔案工作人員接受登記，按事由原始給出檔案分類號，設定訪問限制級別，以便將來用戶查找利用。這樣隨時歸檔，一方面可以避免文件漏歸，保證歸檔和完整率，另一方面也負荷電子文件自身的特點，快速便捷，還可以避免檔案的流失和病毒的破壞。
二、電子文件的歸檔方式與傳統檔案不同
電子文件由于采用電子編碼技術，可以編輯修改而不留痕跡，載體無法固定，某些鑒別文件原始憑證性的關鍵信息也可以更改，這些都使電子文件的原始憑證性辨別變得發雜而困難。因此，電子文件在形成過程中要隨時進行數字簽名、信息認證、身份驗證和加密保護，保證文件在傳輸、處理過程中不會出現錯誤，以確保檔案部門收到的電子文件的原始性、真實性，保證電子文件的法律憑證地位。
三、電子文件在保管方式上和傳統檔案有差異
電子文件載體易老化變質及信息多媒體、新存貯介質的產生和發展，都會影響電子文件的長期可讀性。檔案部門可以在接收到電子文件后打印出一份紙質檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計算機的發展文件形成部門的配合，檔案部門在接受到電子文件后對文件進行合適轉換，以通用、統一的格式存儲接收到的電子文件檔案，以便將來計算機技術發展后，仍能讀取以前存貯的檔案，保證信息資源方便利用。
四、電子文件的分類、編目等管理方式與傳統檔案不同
因為電子文件的特殊性，可以達到文件相應的分類號，根據上下行文之間的關系，再給出相關文件號，在歸檔的同時進行主題詞標引、著錄。技術條件允許時可以編制多角度、全方位的檢索工具方便檢索查詢信息。用戶只須給出文件分類號或主題詞，即可找出相應的文件和相關的上下級行文附件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動強度。
五、電子文件查詢利用方式和傳統檔案不同
只有符合一定條件，利用者才能注冊、登記成為電子文件中心或電子檔案館的會員，會員就可以通過遠程登錄方式，中心進行確認身份并確定查閱權限獲得許可后，才可以查詢有關的電子文件檔案信息，并要進行借閱登記和繳納查詢費用。把電子文件及其歸檔后形成的電子檔案管理好、開發好和利用好，并得到長期保存，是人類活動的真實歷史記錄在電子時代得以繼續，是所有檔案工作者應盡的職責。隨著檔案信息電子化的發展趨勢，提高單位電子檔案管理水平勢在必行，本人認為還應該從以下幾個方面入手：
（1）從電子文件的收集、積累基礎工作入手。
（2）嚴格電子文件的歸檔管理。
（3）健全電子文件的檢查審核制度。
（4）規范公文制作和控制程序。
（5）加強電子文件軟、硬件設施管理。
【關鍵詞】電子檔案管理系統；流程管理；應用
在社會各個領域中，檔案管理是一項非常重要的系統工作。在傳統檔案管理中，一般都是采用紙質檔案與人工管理這兩種方式。隨著現代網絡技術和信息技術的應用，電子檔案大量使用與其復雜性也同時增加，以往的檔案管理模式已經無法滿足現實的需求。由于電子信息技術的快速發展和大量的電子文件的產生使用、流轉、歸檔、保管、移交等等，于是，在電子檔案管理系統設計中，流程管理得到了普遍重視與應用，并且取得了很好的效果。
一、電子檔案管理系統中存在的問題及解決措施
（一）問題。在電子檔案管理系統中，主要存在以下問題：一是安全性問題。檔案信息安全性指得就是信息載體安全性與傳輸安全性。電子檔案載體主要為光盤、磁盤、磁帶等，其種類多且較為復雜，由于電子文件的生成、流轉與利用都會受到硬軟件和網絡等構成的技術系統及數字環境的制約，這使得電子文件數字信息難以維持永久存取，導致電子文件性能不穩定，容易出現失真的情況。同時對環境濕度、溫度、防磁等條件的要求也非常高，容易被破壞，導致載體不安全。而傳輸安全性主要為網絡安全性，網絡黑客與計算機病毒是影響傳輸安全的主要因素。此外，電子文件非常容易被篡改，并且毫無痕跡，導致數字信息失真。二是電子文件的可識讀性問題。與傳統紙質檔案不同，電子檔案載體是依賴系統，借助計算機來完成操作利用，因此不能從載體外表去判定正常與否，極易受整個系統環境等因素的影響，導致儲存信息無法識讀，因此影響了檔案的有效利用。
（二）措施。針對電子檔案管理系統問題而言，主要可以采取以下措施：一是加強網絡安全建設。在查閱利用檔案的過程中，設置通過驗證用戶信息、輸入調閱口令等權限限制訪問與閱讀，按照國家相關網絡安全定級規定對檔案館（室）的數字檔案信息利用平臺進行安全保護，并對局域網、政務網、互聯網進行物理隔離，以此提高檔案數據庫的安全性。同時，安裝較為先進的防火墻、防毒殺毒軟件等，以此避免計算機黑客、病毒的惡意攻擊入侵，確保檔案信息安全。二是強調檔案備份。檔案部門應對重要檔案及電子文件實行異地和異質備份，確保電子文件的長期可讀和檔案信息資源的絕對安全，異地備份應選擇地理距離相距300公里以上，不屬于同一江河流域、同一電網、同一地震帶地方為宜；異質備份應做好靜電復印、翻拍、數字化、縮微、仿真復制等工作，以確保檔案信息資源安全。在登記備份的要求上應實行三套式，以滿足保存、備份和日常使用。
二、流程管理在電子檔案管理系統中的應用
（一）流程管理概念。美國管理學家MichaelHammer指出：流程就是將一個或者多個輸入轉變成對用戶有價值的輸出活動；而達文波特教授認為：流程就是一系列結構化的可測量活動的集合，并且為特定市場或者與用戶提供特定輸出。由此可以看出，兩人均認為：流程是以用戶（人）為導向（本），并且在輸出過程中重視體現用戶（人）價值。在某種程度上而言，流程主要包括六個要素：輸入資源、活動、結構、輸出結果、用戶、價值。
（二）流程管理應用。在電子檔案管理系統的設計規劃與建設實施引入流程管理，具有十分重要的現實意義，即工程龐大、環節眾多、復雜、涉及面廣。所以，在設計與實施電子檔案管理系統的時候，一定要重視流程管理的運用。首先，在電子檔案管理系統建設中，應以改善傳統檔案館業務流程為新導向。在建設數字檔案館的時候，主要包括三個方面，即收集電子文件與檔案資源的數字信息、傳統檔案的數字化處理、整合與開發利用檔案數字資源。一般而言，電子檔案管理系統擔負著管理任務，需要在建設過程中強化以檔案需求者的利用為核心理念，以此保證電子檔案管理系統的有序建設。不管是數字信息收集，數字化處理，還是資源整合利用，都是圍繞檔案利用者的實際需求進行，貫徹落實以人為本的原則，強化檔案利用者需求的導向作用。新的需求導向必然會沖擊傳統檔案管理的業務流程，對原有工作職責與形式提出更全面、更高的要求。所以，需要合理調整原有業務流程，對工作流程中的業務關系加以梳理，以此實現和改進檔案管理業務流程的目標，規范檔案信息資源建設。其次，流程管理可以顯著降低建設風險，減少建設成本。
在建設電子檔案管理系統的同時，應嚴格遵照有關國家規范標準進行檔案資源數字化與信息資源安全儲存，以此實現流程管理控制與電子檔案價值鑒定的有效性，否則就會出現電子檔案失真、系統安全等風險，影響電子檔案管理系統作用的發揮。除此之外，在建設電子檔案管理系統的時候，實行前端控制，通過流程管理的引入，使每個業務環節的管理成為不可或缺的統一程序，并且盡量減少管理流程環節，提高管理效能，最大限度地降低建設成本。基于流程管理理論，對電子檔案管理系統模型予以設計。在設計模型中，首先收集與選擇要納入管理序列的檔案種類、范圍、內容、歸檔時間等信息，并錄入系統，自動根據歸檔日期予以分析，對信息是否需要歸檔、保管多長時間等予以初步確定；之后由檔案管理科室牽頭，組建專家鑒定小組，鑒定信息來源，確定不可公布或有限制的文件、檔案，列出清單予以報備審批。在審核通過之后，編制數字化檔案；然后對檔案予以檢索設置，并且充分考慮其訪問權限設置；最后，重視檔案的存儲與更新，并且進行合理的備份，確保檔案的安全、準確，提高檔案利用率。
三、結束語
綜上所述，隨著電子檔案的產生與日益增加，為檔案管理帶來了新的挑戰與機遇。并且隨著電子檔案的應用與推廣，有效提高了檔案管理的效率與利用率。為此，在建設電子檔案管理系統的時候，為了確保系統的安全、有效，一定要重視流程管理的應用，從而充分發揮電子檔案管理系統的作用。
參考文獻
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論文摘要:為了更有效防止文件的非法訪問和輸入、輸出。就需要一套合理有效的電子文檔安全管理方案。以犯罪行為心里學為理論指導，以安全事件過程管理為主線，實現事前預防、事中控制、事后審計的安全管理。
現在大家談論到信息安全，首先想到的就是病毒、黑客入侵，在媒體的宣傳下，病毒、黑客已經成為危害信息安全的罪魁禍首。然而，對計算機系統造成重大破壞的往往不是病毒、黑客，而是組織內部人員有意或無意對信息的窺探或竊取。從技術上來講，內部人員更易獲取信息，因為內部人員可以很容易地辨識信息存儲地，且無需擁有精深的IT知識，只要會操作計算機，就可以輕易地獲取自己想要得資料，相對而言，黑客從外部竊取資料就比較困難，首先，他們要突破防火墻等重重關卡，然后，還要辨別哪些是他們想要的信息。
FBI和CSI對484家公司進行了網絡安全專項調查，調查結果顯示:超過85%的安全威脅來自單位內部，其中16%來自內部未授權的存取， 14%來自專利信息被竊取， 12%來自內部人員的欺騙，只有5%是來自黑客的攻擊;在損失金額上，由內部人員泄密導致的損失高達60，565，000美元，是黑客所造成損失的16倍，病毒所造成損失的12倍。這組數據充分說明了內部人員泄密的嚴重危害，同時也提醒國內組織應加強網絡內部安全建設。
1 電子文檔泄密途徑主要有以下幾點
1)通過軟盤驅動器、光盤驅動器、光盤刻錄機、磁帶驅動器等存儲設備泄密;
2)通過COM、LPT端口、調制解調器、USB存儲設備、1394、紅外線等通訊設備泄密;
3)通過郵件、FTP等互聯網方式 泄密;
4)接入新的通訊或存儲設備，如:硬盤;
5)通過添加打印機、使用網絡打印機將資料打印后帶出;
6)通過便攜式電腦進入局域網竊取信息，帶離單位;
7)隨意將文件設成共享，導致不相關人員獲取資料;
8)將自己的筆記本電腦帶到單位，連上局域網，竊取資料。
此外，還有很多其他途徑可以被別有用心的內部人員利用以竊取資料。
2 傳統解決方案的弊端
傳統方案一:“我們已經部署了防火墻或專網”
防火墻或專網可以防止外部人員非法訪問，但不能防止內部人員有意或無意地通過郵件或者移動存儲設備將敏感文件泄露。
傳統方案二:“我們給文檔設置了訪問口令”
口令并不能從根本上解決問題:先口令可以隨著文檔一起傳播;
其次即使設置了口令只能簡單的區分用戶是否可以訪問該文檔，而不能限制用戶對該文檔的操作權限(如復制、另存和打印等操作)。
傳統方案三:“我們安裝內網安全管理系統封住電腦USB接口、拆掉光驅、軟驅、內網與外網斷開、不允許上互連網絡 ”
文檔的原始作者泄密;文檔在二次傳播的過程中失、泄密。
3 電子文檔安全有效控制方案
為了更有效防止文件的非法訪問和輸入、輸出。就需要一套合理有效的電子文檔安全管理方案。
以犯罪行為心里學為理論指導，以安全事件過程管理為主線，實現事前預防，事中控制，事后審計的安全管理。
3.1制定周詳的事前預防策略
1) 控制信息傳遞途徑，如通訊設備、存儲設備;
2) 通過網絡接入保護，限制外來電腦接入局域網;
3) 報警策略能夠提示非法接入;
4) 互聯網信息傳遞阻斷策略能夠阻斷非法信息傳遞。
3.2 對泄密行為事中記錄和控制，并及時啟動控制和報警策略
1) 對泄密過程進行屏幕記錄，方便現場查看，事后回放;
2) 詳盡的電子文檔操作痕跡記錄，包括訪問、創建、復制、改名、刪除、打印等操作，便于信息泄密事后追查;
3) 集中審查終端共享，防止共享泄密行為。
3.3 詳盡的日志信息，提高了事后追查的準確率
1) 進行電子文檔操作及屏幕記錄;
2) 對互聯網信息傳遞進行記錄，便于信息泄密事后追查;
3) 審計系統用戶日志。
4 電子文檔安全系統功能及技術闡述
1)禁用設備
程序功能:可按某臺、某組或整個網絡禁止使用哪些設備，包括:存儲設備、通訊設備、打印設備、新加入的設備及其它屬性。
管理作用:根據風險評估，制定事前預防策略，根據策略對相應的設備進行禁止，預防文件泄密?？梢造`活的開啟，不影響正常使用。
2)報警規則
程序功能:設置某個或某類文件的各種操作報警規則。
管理作用:對泄密者添加泄密設備(如:閃存、移動硬盤等)實現及時報警，對相應的文件或某個類型文件的操作實現及時報警，為安全事件發生后進行及時管理提供幫助。
3)網絡端口管理(接入保護)
程序功能:通過設置禁用139和445端口，控制共享端口。
管理作用:可根據需要靈活的設置外來計算機跟網內計算機的通訊方向。
4)網絡共享
程序功能:可以及時查看和刪除網絡內任意計算機的網絡共享文件夾。
管理作用:員工往往因為工作需要設置共享文件夾，卻容易被別有用心的員工或外來計算機竊取。
5)文檔操作
程序功能:可以詳細的記錄每個員工在本機及網絡上操作過的文件，包括訪問、創建、復制、移動、改名、刪除、恢復以及文檔打印等記錄。
管理作用:讓泄密行為的痕跡得到監控，為泄密行為的事中發現，事后追查提供了幫助，彌補了電子文檔安全管理中的最薄弱環節。
6)鎖定計算機
程序功能:可以鎖定網絡內任意計算機的鍵盤和鼠標操作。
管理作用:若發現網內計算機有非法操作，可及時控制，挽回損失。
7)郵件、FTP和MSN監控
程序功能:記錄通過POP和SMTP協議收發的郵件正文內容及附件，如:Outlook、FoxMail等，可記錄通過web方式、FTP收發的郵件、傳輸的文件目標去向及名稱。
管理作用:實現互聯網傳遞信息的安全管理，實現郵件備份管理，提高事后追查的便利性。
8)上網限制
程序功能:通過多種策略規范員工上網行為，比如:收發郵件、瀏覽網頁、FTP、使用其它連接。若外發數據超過一定數值，可阻斷此類行為。
管理作用:方便管理者對網絡行為進行集中控制，避免通過互聯網進行信息泄密。
參考文獻
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系統建設的質量治理框架
檔案機構開展信息化工作的質量目標是高效率、低成本地建設一個能夠支持現代檔案管理業務開展的應用系統。而電子檔案管理系統建設能否按照預期計劃高質量建成，與參建人員綜合能力、基礎設施環境、現行法規制度，以及建設過程的規范性和科學性有很大關系，所以從系統建設之初就要明確影響質量的關鍵要素和質量控制框架。電子檔案管理系統建設過程中所依賴的法規政策標準、系統建設需求、建設過程監管、軟硬件設施支撐環境，以及參建人員能力和水平，都是決定電子檔案管理系統建設質量的關鍵要素，如圖所示。從圖中可見，電子檔案管理系統建設質量不僅要從最終輸出的檔案管理系統角度進行衡量，還需要追溯到建設過程中支撐、控制、輸入和監管等環節的質量。這是因為電子檔案管理系統建設并非一次性的成品輸出，而是一個滾動建設和持續完善的過程。此外，多個立檔單位與檔案保管單位之間的業務協同和數據共享等特點，決定了電子檔案管理系統建設的復雜性和特殊性。由此，需要從系統建設的支撐環境、需求輸入、制度控制、過程監督、功能實現、系統運行和建設成效等方面進行全過程管理，最終形成一個滿足檔案機構實際需求的高質量電子檔案管理系統。1.環境建設質量治理軟硬件基礎設施及其網絡環境、建設項目資金等，是電子檔案管理系統建設的基礎支撐和電子檔案管理系統賴以生存的生態環境，決定了電子檔案管理系統建設成果能否得以使用。網絡與軟硬件設施，及其運行管理機制，直接影響了電子檔案管理系統的功能使用、數據訪問和業務開展。當前，網絡技術、中間件、存儲設施、服務器等基礎設施的迭代更新速度很快，要求軟硬件基礎設施的更新換代需要保障檔案系統的功能穩定、安全可用和業務的連續性，環境基礎設施的質量治理能力亟待改進。2.需求分析質量治理檔案機構及其人員是電子檔案管理系統建設的主體，決定了系統建設的方向和目標。檔案部門人員根據實際業務需要，提出信息化環境下開展檔案服務工作的目標，最終形成系統建設需求，而需求的準確性和完整性直接影響了電子檔案管理系統的設計和實施方案，因此檔案管理人員的需求分析能力至關重要。通常，需求分析由檔案管理業務人員和系統建設的專業技術人員協同完成，而雙方在系統建設過程中需要不斷地溝通交流，明確潛在需求和需求可能變更的方向。需求的變化和更新是軟件系統建設的重難點，由此各方人員在分析系統需求時，不僅應充分理解現有業務活動流程、范圍和要求，還應具有前瞻性思維，以發展的眼光來開展需求調研和分析設計，確保系統建設需求能夠在較長的一段時期內保持有效。3.制度嵌入質量治理法規政策遵從性是電子檔案管理系統建設區別于其他類型信息系統建設的重要特點之一。檔案管理機構在開展各類活動時，需要在外部制度的基礎上，提煉出本單位應遵循的條款和工作實施的具體要求。而后在電子檔案管理系統建設過程中，將具體化的制度要求嵌入到系統中，盡可能實現系統自動化的制度遵從，減少人工參與度，更客觀、有效地執行各項法規、政策、規范和標準。這就要求電子檔案管理系統建設的相關人員熟悉并深刻理解各個層級制度中約定的各項要求，研究其應用場景及其間的關聯關系，制定切合本部門業務活動的各項制度。同時還應借助監管手段和各種技術方法加強制度執行的質量，督促和檢查制度執行過程中的漏洞與風險，并持續改進。4.過程監管質量治理電子檔案管理系統建設是一項復雜的信息化系統工程，對其建設過程的監督和管理是保障質量的重要措施。檔案信息化建設工作通常會采取政府招投標和政府采購等方式來選擇供應商，并委托第三方機構（承建方）來完成電子檔案管理系統建設的具體任務。承建方負責方案設計、系統開發、環境部署與集成調試；建設方負責全局規劃、整體設計、資金籌措、明確需求等重要工作。對于電子檔案管理系統建設的可行性研究、方案論證、系統設計、設備采購、軟件開發、數據處理和系統測試等各個階段，承建方和建設方均應采取過程質量控制方法，檢驗各自承擔的任務，同時監督對方的工作。必要時還可引入第三方監理公司來協助建設方對電子檔案管理系統建設的進度、成本、目標、任務、范圍，以及合規性和有效性等進行檢查。由此監理方的質量檢查、風險控制、發現問題和診斷能力成為影響電子檔案管理系統建設質量的重要因素。5.功能實現質量治理電子檔案管理系統建設的一個重要的顯性成果就是將檔案業務融入信息系統的電子檔案應用軟件系統，作為檔案部門及其人員開展業務活動的網絡化工作平臺，其功能的完整性、流程的合理性、數據的規范性是助力檔案人員開展各項業務工作的重要保障。與一般的應用軟件系統相比，電子檔案管理系統的質量除了實現基礎的系統管理功能以外，還具有檔案業務的法規、政策和相關標準強執行性等特點，需要有標準符合性的質量檢查。因此，電子檔案管理系統的設計與開發需要深入了解檔案業務事項、辦理流程及其政策、規范要求，才能保證系統功能完整、流程合理且數據規范。6.運行維護質量治理以往的煙囪式、自給自足的建設模式正在逐漸被淘汰，而共建共享成為新的系統基礎設施部署的共性特點。許多省級綜合檔案館統一建成了區域性的數字檔案館基礎設施運行服務平臺，采取了海量存儲、云計算的虛擬服務模式。云計算的IT集約化服務模式在統一規劃、資源租賃、平臺支撐和應用共享等方面具有較高的統籌性、規范性和專業性，但對各檔案管理機構而言幾乎是個“黑盒子”，即檔案人員只需規范地按照操作規程使用，無需關注其背后復雜的技術方案和實現原理。一方面，這有助于檔案人員集中精力鉆研檔案管理業務、提升檔案信息服務；但另一方面，由于檔案人員缺乏技術知識，對外包服務的監管和控制將成為提升電子檔案管理系統質量的一項重要任務。7.應用成效質量治理按時完成建設工作，并順利通過項目驗收、保障檔案人員能夠基于應用系統開展檔案工作，是電子檔案管理系統建設的標志性成果。系統建設不僅要保障建設方獲得一個高質量的電子檔案管理系統，而且還需要承建方能夠在建設成本范圍內取得良好的信譽，積累經驗和獲取收益。因此，衡量電子檔案管理系統建設質量，需要從建設工作成效多方面進行檢查評估。近年來，“以評促建，以建促用”的電子檔案管理系統治理理念和方法已經在我國各級各類檔案管理機構得到很好的推廣和應用，使建設方、承建方、監理方均能各盡其責、獲得最大的收益和顧客滿意度。
結語
一、數據資料管理與保密
機內數據文件及其備份和作為會計檔案資料打印輸出的各種憑證、帳冊、報表，應按有關財會制度使用、保管。
1、現金記帳憑證及日記帳的輸出及保管。
現金收付業務要做到當日業務當日清?，F金記帳憑證一律由專職會計人員手工做記帳憑證，審核無誤后當日輸入計算機并打印出現金日記帳頁，審核后交現金出納人員核對現金庫存，相符后出納員及主管負責人在帳頁上蓋章，按月編頁碼裝訂成冊加蓋封印，年終將各月現金日記帳順序裝訂成冊，加蓋封印妥為保管。
2、銀行記帳憑證、帳冊的輸出與保管。
銀行記帳憑證分機制憑證和手編記帳憑證兩種。有關財務人員必須及時把經審核無誤的原始憑證或手編憑證，當日輸入計算機并打印銀行日記帳，以保證銀行出納當日業務當日清。銀行帳頁經出納審核無誤后，出納和主管會計簽字蓋章，按日裝訂成冊，年終將各月銀行日記帳順序裝訂成冊，并加蓋封印，妥為保管。
現金、銀行記帳憑證可采取匯總的方式，裝訂成冊，妥為保管。
3、轉帳憑證的輸入、輸出與保管
轉帳憑證包括手編憑證和機制憑證兩種，有關會計人員應及時將審核無誤的原始憑證或手工編制的記帳憑證，輸入計算機。機制憑證在輸入計算機后要打印輸出，并與手編憑證同樣裝訂成冊，妥為保管。
4、科目匯總表、帳簿打印時間。
（1）現金、銀行日記帳每天打印。
（2）銀行余額調整表每月打印一次。
（3）總分類帳和各種明細分類帳每月打印一次。
（4）現金、銀行存款、轉帳記帳憑證的科目匯總表每本打印一次，并同該本記帳憑證一起裝訂。
（5）會計報表、計算表、分析表，按管理要求和時間打印輸出，經有關財會人員審核無誤后簽字生效。
5、其他
由機器打印輸出的會計檔案發生缺損時，必須補充打印，并要求操作人員在打印輸出的帳頁上簽字蓋章，財務主管簽字蓋章認可。
二、數據備份管理
1、由于會計核算數據的重要性，必須經常進行備份工作。
2、在日常工作中，準備三套軟盤循環使用，隔日進行備份，以避免意外和人為錯誤造成對工作的干擾。
3、需要做備份的包括系統設置文件、科目代碼文件、期初余額文件、本月帳務文件、報表文件及其他核算子系統的數據文件。
4、機內憑證及總分類帳、明細分類帳、報表，應視同會計資料按月做兩套軟盤備份，交會計檔案保管員分別放置在不同地方妥為保管。
三、會計檔案管理
1、會計檔案存檔手續：打印輸出的憑證、帳冊、報表，必須有會計主管的簽章才能存檔保管。
2、為保證備份數據的安全，備份軟盤必須貼上寫保護標簽，裝入盤套，放進硬盒，存放在安全、潔凈、防熱、防潮、防磁的場所。
3、由打印輸出的憑證、帳冊、報表等書面形式的會計檔案按《會計檔案管理辦法》規定的保管期限和管理辦法管理。
4、隨計算機配置而來的操作系統、各類應用程序軟件以及購買的商品化會計核算系統軟件，和以上軟件的備份磁盤，作為會計檔案保管。
信息時代的到來不僅逐漸改變著人們的生活方式和生活觀念，也改變著人們的工作習慣和工作方式。與花費整個組織約6%～15%的收入的紙質文檔相比，電子檔案的應用能夠在很大程度上提高文件檔案歸整的科學性。盡管使用電子文件檔案管理系統對檔案進行處理已然成為新時代辦公的必然趨勢，但是隨著電子文件檔案管理系統的普遍應用，電子文件檔案管理中存在的各種問題也隨之而來。
一. 電子文件檔案的概念及特點
根據2002年國家質量監督檢驗檢疫總局的《電子文件歸檔與管理規范》，可以得知電子文件是指“在數字設備及環境中生成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件”[1]。通過此定義可以看出，電子文件與其他形態的文件檔案相較而言具有其自身的特殊性。
電子文件檔案信息與載體的可分割性。電子文件檔案的儲存位置可以隨著互聯網等發生變化，但是本身的內容不會隨著復制和粘貼而發生變化，這種特性可以使得一份信息在不同的地方備份，而不會占用太多的空間和時間，同時還能保證信息的原始性和永恒性。
電子文件檔案信息的非人工識別性。電子文件檔案是以阿斯科碼的形式存儲于計算機或者硬盤中，是數字化的信息，只有通過計算機的智能解碼才能夠被轉換成人類可以識別的文字，而電子文件檔案信息不管在計算機內部還是其他載體之間進行傳遞，都是以阿斯科碼的形式進行。
電子文件檔案信息依賴于設備及環境。電子文件檔案信息的存儲、閱讀、傳遞等都需要借助于一定的設備才能實現，沒有這些計算機系統的存在，電子文件檔案信息只能是不能被解讀的且沒有利用價值的文件。同時，由于電子文件檔案信息的存儲嚴重依賴與計算機系統，所以計算機系統所處的環境，包括濕度、溫度等都將對電子文件檔案信息的完整性、可讀性造成影響。
電子文件檔案信息的可共享性和相對不安全性。因為電子文件檔案信息需要借助于計算機系統，所以互聯網的存在使得電子文件檔案信息可以實現世界范圍內的共享和利用，且共享文件的使用不受時間和空間的限制。另外，依賴于計算機系統的電子文件檔案信息也會受到計算機系統漏洞的影響，所儲存的信息有可能會被駭客竊取，這也使得電子文件檔案信息具有相對不安全性。
二. 我國目前電子檔案文件管理系統存在的問題
隨著電子文件檔案管理系統在企事業單位的普遍應用以及各機構對文件檔案信息化管理認識的不斷加深，電子文件檔案信息管理工作愈來愈受到人們的關注。雖然電子文件檔案管理系統隨著科學技術的發展而得到了一定的發展，但是在實際生活工作的應用中，依然存在許多問題。
電子文件檔案信息的原始性難以保證。電子文件檔案不同于紙質的文件檔案，它是依托于計算機技術和辦公自動化的一種數字化信息，紙質版文件的復制稿與原稿，正本與副本之間存在一定的差異，具有可區別性。但是電子文件檔案的可共享性使得，電子文件檔案信息的管理者難以區別信息的原始性，每個電子文件檔案的享有者都可以根據自身的需求和存儲的習慣，依靠自動化的辦公實現對信息的整合、分類以及修改，因此，電子文檔的管理者很難追溯文件的原始性。
電子文件檔案的安全易受威脅。該文原載于中國社會科學院文獻信息中心主辦的《環球市場信息導報》雜志http：//總第547期2014年第15期-----轉載須注名來源電子文件檔案信息的安全性受到多方面的影響，主要包含：網絡環境的安全性，網絡環境中病毒等的存在會造成文檔信息被竊取或丟失；電子文件檔案數據更改的不可逆性；電子文件檔案信息的載體容易受到環境等影響，載體理化性質的改變會造成數據的丟失等；第四，電子文件檔案中包含的某些重要信息，會誘使利益相關者的破壞或篡改，優勢甚至吸引網絡駭客的關注。
電子文件檔案的管理缺乏高素質的管理人員。電子文件檔案管理系統的應用，不僅需要檔案管理硬件上的配備，也需要高素質的電子文檔管理人員的存在。而目前，許多機構中電子文檔的管理者的工作能力有待提高，管理理念有待更新。雖然，組織或機構中引進了先進的管理設備，但是沒有高技術人才的操作和監管，仍然不能很好的發揮電子文件檔案管理系統的最大效用。
三. 電子文件檔案管理系統的優勢
電子文件檔案存儲量大， 形式豐富。電子檔案載體的體積雖然小，但是存儲量卻異常大。一個2G的閃存盤大致可以儲存40960張A4紙資料上的全部文字信息，相比之下，電子文件檔案的儲存節省了相當大的空間。另外，依托于計算機的電子文件檔案不僅僅可以保存文字信息，也能實現對聲音、圖像、影像的存儲和處理。
電子文件檔案便于歸檔和查閱。電子文件檔案可以在任意的時間進行規整，并且根據文件內容、文件保密度、文件儲存時間進行特別的歸檔，以供不同的人員和不同的部門進行檢索和查閱。同時，電子文檔管理者可以對電子文檔添加主題詞、著錄、檔案分類號等信息，以供使用者方便快捷的查閱所需信息。另外，隨時對電子文檔進行規整，可以避免文件的缺漏。
有利于信息整合和開發利用。與紙質文件檔案相比， 電子文件檔案信息能夠實現更為快捷的傳遞，建立科學的電子文件檔案管理系統，有利于實現信息資源的流通和信息價值的共享，能使檔案信息潛在的價值得到充分發揮，并為將來檔案管理工作全面深入的信息化打下基礎。
四. 意見及建議
加快電子文檔工作的現代化進程。電子文件檔案的管理部門要轉變思維，從紙質檔案工作的思路中走出來，加大對檔案管理工作的投入和重視，優化配置現代化的電子文件檔案管理系統，配備優良的硬軟件工作環境，最大程度上確保電子文檔現代化的可實施性
確保電子文件檔案可長期使用。由于網絡安全性等問題的存在，在電子文檔的管理中應該定期對電子文檔進行復制和保存，并定期更新網絡安全固件。也可以對文件既采用電子文檔進行歸整的同時也進行紙質版歸檔，以保證數據的有效性并實現數據來源的可追溯性。另外，而對那些參考價值重大，信息價值較高的文件可以仍舊采用紙質版進行保存。
【關鍵詞】電子檔案管理系統；總體設計；技術研究；房地產檔案
房產管理部門在實施信息化管理過程中，需要整理大量的房產信息檔案資料、對房地產開發商房屋買賣進行監管、精簡房地產辦公業務流程等。在房地產檔案管理過程中，運用計算機技術，建立電子檔案管理系統，該系統能夠快速的查詢房產檔案信息、降低產權檔案變更率、有效的整合大量房產數據信息，極大的提高了房產檔案管理水，為房地產業又好又快的發展做出貢獻。
1 房地產電子檔案管理系統設計理念
1.1 可擴展性
計算機技術具有發展速度快、硬件設備更新快等特點。將計算機技術應用在房地產檔案管理中可以極大促進房地產市場的發展，增添更多的房地產業務、刺激住房需求，因此，設計科學的房地產電子檔案管理系統是房地產業發展的大趨勢，在設計過程中要充分考慮電子檔案管理系統的可擴展性。
1.2 統一性
房地產業作為國民經濟發展的支柱產業，建立電子檔案管系統需要處理大量的數據信息和各種業務。房屋的數據信息是交易辦證、產權管理的重要依據，電子檔案管理系統通過統一的測繪數據管理，采用接口入庫的方式，統一房屋的各項數據信息，有效的避免了一房多買的現象發生，防止企業利用虛假信息欺騙購房者。建立房地產電子檔案管理系統后，房屋產權所有者對于房屋信息的修改變得方便快捷，只要在其企業相關部門登記修改，即可實現各個子系統的數據統一。采用統一性的理念設計房地產電子檔案管理系統，有利于開放系統，根據房地產業務發展的需要進行更深層次的應用開發。
1.3 安全性
房地產電子檔案管理系統設計過程中需要充分考慮房地產商、購房者、網絡系統的安全性需求，阻止外部的非法訪問和入侵。系統可以根據需要設置身份認證和管理權限。在系統授權數據信息資源的基礎上，確保用戶能夠快速游覽房屋信息，不同的用戶對應不同應用層次，有效的阻止非法訪問和非法入侵。
2 房地產電子檔案管理系統構架
2.1 網絡硬件層
為了滿足房地產業務的發展需求，適應系統技術的發展，方便Internet應用下面將以多層B/S體系為例對網絡硬件層進行介紹。網絡應用層包括各種硬件結構與實體，實體泛指數據信息的存儲、傳輸、處理等各類硬件產品。例如：硬盤、U盤、數據線等。
2.2 數據服務層
數據服務層包括圖形數據、房產數據、檔案數據等各種房屋信息數據的定義、維護與更新。數據服務層能夠有效的處理房產業務服務過程中的多種數據請求，通過管理數據信息來完成相關業務操作。
2.3 業務邏輯層
業務邏輯層是房地產電子檔案管理系統中的核心層，該層也是用戶服務連接數據服務的橋梁。業務邏輯層接收用戶發來的請求，并通過容器管理對請求進行相應的處理，業務邏輯層還可以與數據服務層相互交數據，通過系統將數據反饋給用戶。將計算機技術應用在房地產檔案管理中，形成完整的房地產檔案管理業務，這種業務主要功能為數據的匯總、提取、修訂和校驗。
2.4 表現層
表現層具有較大的開放性，它主要是面對廣大普通用戶，用戶通過游覽器登陸相關網站，根據網站上的界面提示訪問所需要的數據信息資源，確保用戶界面的適用性和數據信息的統一性。
3 房地產電子檔案管理信息系統總體設計
3.1 數據庫設計
數據庫信息設計需要建立以下六種信息表：第一，權限信息表。權限信息表在系統中顯示不同用戶的操作權限；第二，用戶信息表。用戶信息表主要是對用戶的基本信息進行存儲，如編號、姓名和用戶權限等；第三，房地產權屬基本信息表。房地產權屬基本信息表主要是管理房屋權屬信息；第四，街道坐落表。街道坐落表是儲存房屋周圍的街道地址、交通狀況等信息；第五，抵押信息表。抵押信息表主要用于儲存抵押類型、受理時間、受理人等基本抵押信息；第六，查封登記表。查封登記表是用來記錄房屋權屬查封的基本信息。圖1為房地產工程信息系統圖。
3.2 房地產電子檔案管理系統功能
建立房地產電子檔案管理系統對于房地產業的發展至關重要，它可以實現全方位的信息共享，方便了解房產業務以及相關業務的數據信息，并將數據信息劃分為相互關聯但又獨立存在的各個子系統，房地產企業的各個部門可以根據業務需求，選擇不同的子系統功能。例如：測繪管理系統是測繪部門將采集的實測、預測數據信息存儲在系統中，系統會根據業務需要將生成任務；遠程合同備案系統用于開發商遠程房屋買賣管理和合同樣本管理等，該系統可以根據房產審批的預售樓盤情況，控制開發商預售權限；企業建立專門的房產網站，用戶只需要通過網站窗口就可以查詢房屋信息、各項業務的收費信息、辦理備案申請等。
4 結束語
綜上所述，房地產電子檔案管理系統的建立有利于房地產業的發展，本文闡述了可擴展性、統一性、安全性等房地產電子檔案管理系統設計理念，探討了房地產電子檔案管理系統構架的網絡硬件層、數據服務層、業務邏輯層和表現層，分析了房地產電子檔案管理信息系統的數據庫設計和子系統功能，為房地產電子檔案管理系統的總體設計提供參考。
參考文獻：
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關鍵詞：電力系統；檔案；管理；對策
Abstract: in recent years, along with our country economy and the rapid development of science and technology, power system file management also faces a severe test of the information age. In this paper, the electric power system files management problems common in simple analysis, and to find out the countermeasures to improve these problems, in order to improve the power system file management quality and efficiency, and ultimately improve the economic benefit of enterprise, and promoting the continuous development of the economy.
Key words: electric power system; File; Management; countermeasures
中圖分類號：G271文獻標識碼：A 文章編號：
隨著中國改革開放的深度和廣度的不斷發展，我國的電力系統部門也按照國家的要求進行了相應的改革，轉變機制、創新電力企業的管理模式，有效調整勞動力資源和生產力要素，從而達到了良好的管理效果。電力系統的檔案管理工作是電力企業管理中一個重要的組成部分，檔案是否能實現現代化管理，提高檔案工作者的工作水平和服務能力，直接關系到電力企業生產和經營的命脈。
一、我國電力系統檔案管理中常見的問題
（一）檔案歸檔不夠齊全、管理不夠規范
雖然我國早就頒布實施了《檔案法》，但由于主客觀多種原因，很多電力企業的職工對于《檔案法》并不十分了解，而且對于電力系統的檔案管理工作也不重視，重安全生產、輕檔案管理的現象普遍存在。因而在很多電力企業中，對電力檔案管理工作存在著有法不依、有章不循的管理不規范現像。隨著企業改革的不斷深入，在一些電力企業進行資產重組、單位轉制、項目招標、指令體系認證等工作中產生了很多新型帳外檔案資料，但是很多檔案工作人員對于新型的檔案資料都沒有充分的了解，加之收集的嚴重滯后性使得這些檔案在收集過程中很容易造成遺漏，進而導致電力系統檔案資料收集不夠完整。
（二）電力系統的檔案管理工作人員業務素質不高
我國很多電力企業的檔案員都不是檔案專業院校畢業的，沒有相應的專業知識體系，所以對于檔案管理工作并不熟悉，加上很多檔案管理員都是由于身體或者年齡原因從其他部門調來的，所以年齡結構也趨于老齡化。因而這些員工對于檔案管理工作不光缺少專業知識和技巧，而且缺乏工作熱情，在舒適的環境里工作，貪圖安逸，因循守舊，不思進取的現象十分普遍，整體的業務素質很低。
（三）電力系統的檔案管理的信息化建設比較落后
當今的社會是信息社會，在經濟建設中的各項工作必須實現信息化。信息化不僅是電力系統檔案管理工作的發展方向，更是提升檔案管理工作水平的一種有效手段。
目前，很多電力企業中檔案管理部門的計算機水平十分落后，軟硬件設備都需要更新，這與現代化電力企業的發展十分不協調，致使相關的工程人員無法在現場調閱工程的檔案圖紙，影響工作效率。而且很多電力企業在項目建設和管理過程中形成的相關電子文件、檔案的管理工作中，沒有及時的將電子文件的收集、整理、歸檔和移交納入到建設項目檔案的工作制度，也沒有在合同中明確、監理、施工單位要注意這個問題。
（四）電力系統的檔案意識薄弱
雖然幾乎所有的電力企業都設有檔案部門，但在企業的生產經營中還是有很多企業不重視檔案管理的工作，“重經營、輕檔案”的思想具有很大的普遍性，很多企業領導和員工都認識不到檔案管理工作的重要性，所以，在電力系統管理工作中必須打破傳統的思維模式，將檔案管理工作的完成程度和職工的績效考核相聯系，進而不斷強化企業員工的歸檔意識、責任意識，以保證在企業生產經營過程中產生的有用資料及實物能夠及時歸檔。
（五）電力系統檔案管理工作中硬件投入不夠
硬件設施是電力系統檔案管理工作的一個重要基礎。隨著電力企業的不斷發展，原來的檔案資料用房存在過于狹窄、檔案管理設備相對陳舊等問題，很多已經不符合檔案保管的標準，而且存在著一定的安全隱患。從我國電力系統檔案管理的總體情況來看，普遍的存在著投入不足，硬件建設滯后等問題，從而制約了檔案管理工作的發展。由于重視度不高，很多企業的檔案管理都達不到相關的標準和要求，例如使用不標準的檔案柜、檔案庫房缺少防火、防潮、防盜措施。檔案室的專用電腦、打印機、刻錄機很少能夠完全到位，影響了檔案工作的正常進行，嚴重制約了檔案管理信息化的建設。
二、提高電力系統檔案管理的措施
（一）電力企業規范電力檔案管理的制度和標準
電力企業必須嚴格遵照《中華人民檔案法》及《實施辦法》、《歸檔文件整理規則》等相關的法律法規整理電力系統檔案資料，對歸檔的文件必須做到齊全完整、準確、系統和科學，案卷的質量要達到國家的相應要求和標準。
（二）加強檔案工作者的素質
檔案工作的專業性很強，所以必須要求檔案工作者具有較高的業務素質和政治素養。電力企業應該積極到各大高校招聘專業的人才進行檔案管理工作，因為他們不僅具有專業的檔案知識，還對檔案工作的相關文化、理論和科學技術了解較多，知識構架比較新。而對于企業內部的檔案管理員，要對其進行定期的業務培訓，使他們及時地掌握相關的知識和技能，從而提高工作效率和質量。
（三）加大對檔案管理工作的硬件設備投入
硬件是檔案管理工作的基礎。電力企業必須加大對檔案管理工作的硬件設施投入。不光要建立與企業發展相適應的寬敞明亮的資料庫房，而且要為庫房配備相應的防火、防潮、防盜系統；更新檔案柜，使其符合國家標準；配備最先進的電腦、打印機、數碼相機、數碼攝像機和刻錄機等，從而對檔案進行現代化信息管理并建立相應的信息庫，提高工程人員的工作效率。只有這樣，才能使檔案工作者有效地提高工作質量。
（四）嚴格規范電子文件的歸檔，增強檔案信息的實效
在工程的建設過程中，施工單位一般都對紙質檔案有統一的載體和格式要求，在歸檔的同時，電力企業也需要將電子文檔歸檔，這樣可以有效提高檔案信息的實效性，方便相關人員的檢索和閱讀，實現企業部門之間的資源共享，整合檔案的編研工作。
三、結 語
電力系統檔案管理工作的成敗關系到企業經營的質量，也關系到我國電力經濟的發展。通過規范檔案管理制度，提高檔案管理著素質，加大硬件投入等措施，不斷提高我國電力系統檔案管理工作的質量和效率，從而促進我國經濟的健康發展。
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隨著現代人們生活水平的提高，對住房的要求也越來越高，如在房屋戶型、房屋采光性、周圍環境等方面的認知己經在深刻的影響著整個房地產行業的建筑與銷售。顧客的數量不斷激增，但在客戶數據的管理中，大部分房地產企業仍然習慣于傳統的管理工具和方法 ，一些說得上的變化可以說是鳳毛麟角，如傳統的數據柜取代密集的檔案也只是表面上的一些變化 。導致這種情況的原因是由于房地產客戶信息不同于普通文件，存在很大的差異。首先，它動態性較強，更新非?？?，而且沒有規律可言，存在變動頻繁等因素；其次，對客戶資料以戶為單位進行整理的傳統思路決定了很難以檔案的管理方法進行管理。但是，客戶資料形式和種類的發展以及經營方式的轉變又要求我們必須革新現有的資料管理方法。從現在客戶資料的形式和種類上來說，已經由原來的單一介質發展到紙質、電子檔案、圖片、影音資料等多種形式并存的狀況，從經營方式上來說，隨著房地產體制改革的到位和深化，以服務主體和服務延伸的分散型管理方式和以集中核算為要求的現代資金管理方式無疑對現有的客戶檔案管理模式提出了挑戰。
二、國內研究現狀
企業檔案管理自動化程度隨著企業的發展，大多經歷了以下幾個階段 ：一是手工操作階段：案卷裝訂，文件目錄、案卷目錄手工抄寫，檢索極為不便；二是半自動化階段：計算機輔助立卷，實現了單機目錄檢索；三是自動化階段：文件、檔案一體化管理，實現了企業局域網檔案全文存儲與檢索；四是信息化階段：實現了局域網、互聯網檔案信息查詢。目前，絕大多數中國房地產企業仍處于第二階段，檔案管理工作嚴重滯后于其他管理 。業務部門與檔案部門各自為政、重復勞動的現象極為嚴重，檔案人員大部分精力只能集中在檔案整理及檔案目錄輸入上，不利于檔案信息資源的開發，無法滿足企業生產經營、開發建設的需要，不適應現代企業的快速發展。雖然國內房地產公司管理客戶檔案，近年來已經開始探索，但仍然使用傳統的管理方法，在保存的數據依賴于物理媒體，沒有進一步的數據集成和數字處理。客戶檔案沒有成型的管理系統，沒有形成檔案信息和營銷信息的有機互動，缺乏電子信息支持。在客戶檔案專業管理上，還基本采用人工管理模式，容易造成客戶檔案丟失問題、死檔問題、存放差錯問題和檔案磨損問題，客戶檔案處于靜態存儲狀態，檔案之間彼此是孤立的，沒有建立起聯系，不能更好的為營銷工作服務。對于存放物理檔案的密集架系統，幾乎所有的房地產企業都采用簡單的手動或電動控制密集架的管理操作，尚未實現計算機對密集架的有效控制，密集架僅僅作為一種節約空間的設備使用，對于存儲其中的龐大的客戶檔案信息無法實現計算機化的高效管理。實現文件管理系統在客戶檔案信息分析與管理中的應用，對營銷業務信息集成的標準化、新技術應用來說是一些新技術。
三、系統設計思路
（一）以現有數據資源為基礎
某房地產公司客戶檔案管理經過多年的積累，形成了大約13.3萬戶的紙質客戶資料，擁有大量可用的系統資源和經驗。同時，近年來，對營銷系統不斷改進和升級，積累了一定的硬件設備，己有的網路環境、硬件設備、信息資料都可以集成到系統中，本次建設將充分利用現有系統的優勢，整合相關信息資源，新營銷系統上線后，原營銷管理系統將作廢，其使用的兩臺服務器在該房地產項目的建設中可以充分利用。在系統設計中最大限度地利用現有的營銷系統的先進、實用的優點，并結合新系統的設計上。同時，完整的客戶檔案數據需要和調度運營、營銷等相關部門的系統進行數據接口，實現數據的交換和共享，信息的實時交換。
（二）統一性原則
為了保證顧客檔案數據規劃中的先進性、實用性和可持續發展，需要發揮整個系統的集中管理優勢以及在體系結構上能夠持續不斷的擴展和完善，該體系包括：統一的施工技術體系和技術規范；統一的建筑功能模塊結構；統一的信息模型及其管理；統一的個體公司系統軟件、硬件及網絡支撐平臺；統一的軟件體系結構、接口標準及通信機制；統一標準的業務流程與業務功能的管理機制；統一的信息系統安全執行體系和管理監督平臺；統一的房屋系統運行維護體系。
（三）以數據梳理為核心
通過構建智能客戶檔案管理系統，建立統一的公司客戶數據中心和數據中心的統一規劃決策分析。構建統一、規范、標準的客戶資料，業務資源、服務資源、經營信息等靜態和動態的客戶檔案業務數據中心，在此基礎上提供統一、共享的功能與服務。從水平上分離核心數據、業務邏輯組件和業務流程。用基本穩定的信息模型支撐相對穩定但需不斷擴展加強的業務邏輯構件。以核心數據和業務邏輯構件為基礎，支撐面向整個房地產市場需求的、且是靈活可變的業務流程需求。對業務數據中心進行抽取、清洗、加工、轉換，構建營銷決策分析數據倉庫，利用聯機分析和數據挖掘技術，支撐營銷決策，做好客戶分析、經營環境診斷、市場預測。建立關系管理平臺，為營銷輔助決策分析提供強大支持。
（四）以業務為依托
建立基于工作流技術的業務流程體系，實現對客戶檔案的數字化、存儲、維護、管理以及工作人員工作績效的全面管理。
（五）以流程監督為手段
實施對客戶檔案工作質量的監督，通過對過程的閉環管理，實現關鍵過程的全過程監督管理。
四、系統必要性分析
在目前，銷售點―屬地銷售額結算中心―公司營銷部三層組織架構中，具體業務的下放與集約化管理之間形成了客戶檔案管理的真空。即，銷售點在辦理完業務后將客戶的一系列資料報送至總銷售中心存檔，自己并不留存資料，在查詢時要到中心。而受制于距離等的限制，查詢的效率非常低，不利于進一步提升工作水平。隨著管理的變化，工作中的低質量和低效率的現象需要加以改進。
五、系統的創新點
智能型客戶檔案管理系統借助現代客戶關系管理思想和物流技術，建立集客戶檔案數據的存放、自動同步、自動定位、電子成像、查詢統計集檔案服務于一體的檔案管理系統，構建一個集物理介質與電子介質與一體的管理平臺。實現“按儲位碼放”。銷售部門客戶檔案存放時通常采用“一戶一個檔案袋，按冊存儲”的傳統管理模式，而新系統在設計上借助現代倉儲理念，以時間和業務類型為歸檔標準，達到客戶檔案在物理上分散存放，在邏輯上信息完整統一的效果。通過這一創新既解決了檔案盒的標準統一問題，又為檔案的定位創造了條件，同時又解決了房地產公司長期以來客戶檔案丟失、死檔、存放差錯和檔案磨損問題。