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關鍵詞:美國國家檔案與文件管理署績效管理檔案管理
美國是世界上最先探索政府績效管理的國家之一,美國國家檔案與文件管理署(以下簡稱NARA)績效管理值得我國檔案部門借鑒。
一、NARA績效管理的主要內容
績效(performance)一詞在管理學中被引申為“成績”、“成果”、“效益”,政府績效管理至今并無一個普遍認同的定義,本文采用定義為“運用科學的方法、標準和程序,對政府機關的業績、成就和實際工作做出盡可能準確的評價,在此基礎上對政府績效進行改善和提高。”①按照美國1993年頒布的《政府績效與結果法》要求,NARA通過制定并實施戰略規劃、年度績效計劃、年度績效與責任報告來實行績效管理。
(一)制定戰略規劃
戰略規劃是執行績效法案各項規定的基礎,以結果為導向。NARA最新的戰略規劃是《2006~2016年戰略規劃》(以下簡稱《戰略規劃》),為適應新形勢,該規劃每3年修訂一次。其主要內容包含:NARA的工作職責,6大戰略目標,戰略目標的細化及實施方法等。
1.《戰略規劃》確定了NARA的工作職責
NARA的工作職責是:用守護和保存政府檔案的方式服務于美國民主,確保人們能夠利用檔案遺產,從中汲取知識。利用檔案不但是美國公民的權利而且也是政府的實際行動。NARA支持民主,為提高城市文明,增加公民對國家歷史的理解而努力。
2.《戰略規劃》提出了6大戰略目標
戰略目標是《戰略規劃》的重點。戰略目標之一是管理政府檔案:作為國家檔案保存者,NARA要繼續提高管理能力和服務水平,有效地管理政府檔案。戰略目標之二是保存和加工檔案:接收、加工、保存、保護檔案,提高檔案管理的效率;高水平和高質量地著錄所有檔案;按照《美國國家信息安全法令》執行,確保應解密檔案解密、應保密和敏感檔案禁用;確保所有檔案都有充足的庫房;確保公眾及時利用檔案。戰略目標之三是管理電子文檔:應對電子文檔的挑戰,成功地履行NARA在電子時代的責任;滿足聯邦政府和用戶希望繼續利用政府電子文檔的需要,開展電子文件的捕獲、著錄、保存工作。
戰略目標之四是提供檔案利用:在任何地點、任何時間,NARA提供便捷、安全的館藏檔案利用;挑選傳統載體檔案制成數字化副本,推進檔案全文在線利用;提供檔案目錄信息的在線利用;答復查閱檔案的書面請求。戰略目標之五是提高城市文明:通過終身學習項目加深公眾對美國國家歷史的理解;通過舉辦展覽等方式提升檔案館的形象;加強對老師和學生的教育;與其他行業合作,展示NARA館藏,提高國家文明程度。戰略目標之六是加強各項基礎建設:提高職工素質、技能和競爭力以適應不斷變化的外界環境;招錄不同類型的員工,更好地服務于不同類型的公眾;大力加強信息建設,服務于NARA的用戶。
3.《戰略規劃》中將戰略目標細化為長期績效目標,并明確了實施辦法
《戰略規劃》將6大戰略目標分解為25項長期績效目標。戰略目標只是大方向,需要長期績效目標加以細化。例如,在戰略目標之四提供檔案利用部分,細化為4個長期績效目標:截止到2012年,網站達到或者超過聯邦政府網站標準;截止到2016年,1.4%具有永久保存價值的館藏檔案實現在線利用;截止到2016年,NARA的服務能夠滿足利用者需要;截止到2016年,95%具有永久保存價值的館藏檔案有在線目錄。
每個長期績效目標后都有實施方法。例如,“截止到2016年,國家檔案館服務能夠滿足利用者需要”的長期績效目標,實現它的方法是:增加閱覽室設備和人員,調整服務時間以使更多的人越來越容易地利用檔案;增加公共計算機終端以提高網絡利用率,增加縮微閱讀空間;對于公眾關注度高的檔案,例如“9·11”委員會檔案、關鍵政府職位任命檔案、高級法院檔案等要及時提供網絡利用;要讓本國和全世界公民都能夠輕松利用NARA檔案。
(二)制定年度績效計劃
NARA每年制定年度績效計劃,年度績效計劃的目標來自于戰略規劃的六大戰略目標,年度績效計劃是實現戰略規劃的重要步驟。
年度績效計劃的內容包括:闡明本年度績效目標;預測本年度績效指標,績效指標是績效目標的細化;說明為達到本年度績效目標擬采取的方法等。
例如:NARA《2012年績效計劃》中有一項年度績效目標是“2012年1%具有永久保存價值的館藏檔案實現在線利用”。其年度預測績效指標有3項:1%館藏傳統檔案實現在線利用;對公眾公開1940年的統計檔案;為保存和利用檔案改善數字政策。
提高檔案材料在線利用有3個方法:收集已經存在的傳統檔案材料數字化副本并使它們實現在線利用;與其他組織合作,選擇傳統檔案材料并將其數字化;制作原生數字文件,提供網上利用。
(三)制定年度績效與責任報告
在每一個財政年度末向總統和議會提交年度績效與責任報告,包括以下幾方面內容:一是對實際取得的績效成績和年度績效計劃中的績效指標進行比對;二是如果沒有達到績效指標,要說明原因,以及將來完成績效目標的時間表和路線圖;三是如果某個績效指標是不實際或不可行的,要予以改進或終止。
例如,在NARA《2012年的績效與責任報告》中,管理政府檔案部分中有一項績效指標沒有完成,該項是:對于請求查閱軍隊人事檔案的,要在10日內答復,預期目標是10日內回復率達到85%,實際10日內回復率只有73%。
由于沒有達到預期績效指標,NARA說明了其中原因:在1973年圣路易斯大火中焚毀了從二戰到朝鮮戰爭時期的檔案,需要利用其他資源重建這些檔案,但是由于時間很緊迫,經常花費幾個月也重建不了一張檔案,而國家人事檔案中心每年有超過100萬份書面利用申請,所以沒有實現預期績效指標。
二、NARA績效管理的特點
在《政府績效與結果法案》的支撐下,NARA績效管理呈現如下特點:
第一,長期規劃、短期目標實現有機結合,戰略規劃具有至高無上地位。NARA的績效管理體系包括戰略規劃、年度績效計劃、年度績效與責任報告三個部分。根據戰略目標確定長期績效目標,進而設定年度績效目標,再明確預期績效指標,這種確定指標的方式層層遞進、相關性高,具有一定的科學性。《戰略規劃》中確定了六大戰略目標、25項長期績效目標,《2012年績效計劃》中設定67項預期績效指標。績效結果只需要將實際表現與預期績效指標進行對比即可得出,方法簡便,容易操作。
戰略規劃具有至高無上地位。《戰略規劃》制定出來后,各項工作都緊緊圍繞它開展。年度績效計劃緊緊圍繞戰略規劃制定;年度績效與責任報告緊緊圍繞戰略規劃總結;美國檔案與文件管理署的一些專項計劃,如《信息資源管理計劃(2012 ~ 2015年)》、《人力資本計劃(2009 ~ 2014年)》也都以戰略規劃為綱。
第二,績效管理以用戶滿意為導向。績效取決于用戶滿意度,《戰略規劃》的6大戰略目標都提出以用戶滿意為導向。NARA提出:在民主社會,政府檔案屬于公民,NARA的重要職責是提供檔案利用;NARA的成功在于要使用戶、聯邦管理者和政府官員都感到滿意;NARA將會提供符合用戶需要的快捷、有效的服務,使用戶在任何地點、任何時間能夠便捷、安全地利用館藏檔案。
第三,績效評估方式多樣。NARA采用周期性評估、信息系統評估和用戶滿意度評估等多種評估方式,評價結果比較科學。NARA每年制定年度績效與責任報告進行周期性評估。NARA認為周期性評估對于成功完成戰略非常必要,決策制定者需要知道哪些工作做得好,哪些工作做得不好,從而每年進一步改進績效管理。NARA建立了“績效評估和報告系統”,利用網絡設備從超過70個組織單元收集績效數據,該系統利用數據庫存儲數據對數據進行分析并生成報告。實行用戶滿意度評估,對用戶進行調查,實現NARA的工作與用戶需求相一致。2006年,對NARA的保管期限和鑒定服務工作進行調查并評估;2007年,對NARA的保管期限、鑒定服務、電子檔案管理、檔案管理培訓工作進行調查并評估。
三、NARA績效管理的啟示
由于法制環境、文化環境不同,我國檔案部門不能照搬NARA績效管理的經驗,但其管理思路值得我國檔案管理部門借鑒。
(一)實現戰略規劃、年度計劃、年度總結的有機銜接
2013年上半年,北京市檔案局完成《北京市“十二五”時期檔案事業發展規劃》中期評估工作,發現問題之一是距離《北京市“十二五”時期檔案事業發展規劃》中規定的區縣檔案館數字化率達到50%的目標較遠,有九個區縣檔案館館藏檔案數字化率未達到25%以上,其中,五個區縣檔案館館藏檔案數字化率還未達到10%,極個別區縣檔案館館藏檔案數字化率只有0.21%。②
為落實《北京市“十二五”時期檔案事業發展規劃》,北京市檔案局將區縣檔案局(館)和市屬單位的任務分解為53個指標,對內部處室的任務分解成83個指標。③此舉只是將任務分解到責任部門,但是沒有將任務分解到每個年度。
今后,要進一步提高戰略規劃地位,使各項工作都緊緊圍繞《北京市“十二五”時期檔案事業發展規劃》開展。應進一步加強規劃與年度計劃的銜接,明確每年的進度,加強指導、檢查,保證規劃實施的連續性和可控性;年度總結要更加緊密地圍繞戰略規劃來闡述,并說明沒有完成的理由。
(二)加強用戶導向理念
強化績效管理用戶滿意導向,以讓利用者輕松快樂地利用檔案為目標。一是提升網絡服務質量。盡快建成基于“云計算”的區域性數字檔案館,實現檔案資源整合、共建共享。改善北京檔案信息網站,把網站打造成高效、便捷的用戶工具。提高檔案全文的在線利用,滿足信息時代檔案利用需求。完善在線檢索系統,為檔案資源目錄信息提供單一簡捷入口,實現一站式檢索,改進用戶與檔案的在線互動。二是提供個性化服務。有針對性地給特定用戶提供服務,建立“決策參考”專題庫,為領導和有關專業管理部門提供檔案專題目錄及全文閱覽服務,形成“定向服務”和“小眾化服務”的新模式。三是運用社交媒體服務。社交媒體是公眾參與和反饋檔案館各類事務的重要工具,利用博客、微信等公眾參與社會媒體平臺。實施公民檔案員項目,鼓勵公眾接觸檔案文件,給檔案做標簽,制作手稿檔案的打印抄本,加載和分享圖像。
(三)改進績效評估形式
我國檔案部門實行五年規劃中期和末期評估,評估時間為2.5年一個周期,與美國同行每年評估一次相比間隔時間較長。如果在每年的年度工作報告增加自我評估內容,可縮短評估周期,及時發現問題,保障戰略規劃的完成。
目前,我國檔案部門的績效評估還以自我評估為主,要實現評估主體的多元化。特別是實行用戶導向視域下的績效評估,即在檔案館的績效評估中堅持以用戶為本,績效評估的重點圍繞服務對象的滿意度展開,在績效評估的過程中提供給服務對象參與檔案館績效評估的機會,增加用戶參與評估的渠道。可以通過設立用戶檔案,其內容包括用戶利用檔案的有關情況和滿意度,定期收集評價信息,跟蹤服務,及時了解用戶情況,促進與用戶之間的信息交流;可以根據用戶層次的不同,開展不同形式的用戶座談會,傾聽各個層次用戶的意見;可以通過交談詢問、信函電話等交流方式讓用戶了解評估信息,參與評估工作。
注釋:
①財政部預算司.《美國政府績效與結果法案的內容及實施情況》.http://.
②北京市檔案局.《北京市“十二五”時期檔案事業發展規劃中期評估報告》[Z].2013.7.
③北京市檔案局.《北京市檔案局關于印發北京市“十二五”時期檔案事業發展規劃任務分解表(區縣檔案局〈館〉)和市屬單位分表的通知》[Z].2012.5.
參考文獻:
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關鍵詞:企業信息化 戰略規劃 方法
1、前言
2010年全國煙草行業信息化工作會議上,國家煙草局明確提出:2010年及今后一個時期,行業信息化工作要緊緊圍繞“卷煙上水平”的基本方針和戰略任務,始終堅持以科學發展觀為指導,以建設上下貫通、左右協同、資源共享的一體化“數字煙草”為目標,在集成整合、推動重點項目建設和完善提高上下功夫,全面建設、整體推進行業信息化。煙草企業作為煙草行業的關鍵一環,其信息化建設是一項長期戰略,是煙草企業本世紀發展的重要支撐點。然而,企業在信息化建設過程中,要么建立了大而無當的系統,造成投資浪費;要么在建設過程中,將原有系統簡單替代,而不是有序升級,造成建設成本增加。要么建立的系統和原有想想不同,使得所建系統成為擺設,未能在企業發展中發揮應有的作用。諸如此類的問題,困擾著每一家煙草企業。因此,煙草企業信息化需要有全面且正確的總體規劃,才能將信息化建設有序推進,才能在信息化建設中做到事半功倍,以最小的支出構建高效益和高效率的信息化支撐和應用平臺,從而助推企業主營業務的高效發展。為此,如何建立信息化戰略將是本文討論的重點。
2、煙草企業信息化戰略規劃的內涵
煙草企業信息化戰略規劃又稱企業IT規劃,是在煙草企業發展戰略目標的指導下,在理解企業戰略目標與業務規劃的基礎上,診斷分析煙草企業管理現狀,優化企業業務流程,結合行業信息化實踐經驗和對信息技術發展趨勢的掌握,提出企業信息化的目標和戰略,制定企業信息化的系統架構、確定信息系統各部分的邏輯關系,全面系統地指導企業信息化的進程,以促進企業戰略目標的實現。
3、煙草企業信息化戰略規劃的策略
3.1分析煙草企業的戰略規劃
煙草企業信息戰略的制定要與企業業務緊密相連。因此,煙草企業信息化建設的前提是必須明確企業信息戰略與企業戰略的關系。對煙草企業而言,企業信息化戰略規劃必須服務和服從于企業戰略規劃。根據美國管理戰略專家、哈佛大學教授波特提出的競爭力模型:一個企業所面臨的基本競爭勢力有5種:來自于同行業的競爭對手;來自于客戶的競價能力;來自于供應商的競價能力;來自于潛在的競爭者;來自于替代商品。競爭往往就是信息的戰爭。掌握信息的先機,必然占領競爭的領先地位,從而使企業在激烈的競爭中脫穎而出,并立于不敗之地。
3.2分析煙草企業內外部信息化環境
煙草企業內部信息化環境是指企業內部的信息化基礎資料,以及企業現有的軟件、硬件、現行系統狀況,企業內部業務,以及與上級總公司、國家局的業務往來關系,現行業務對信息系統提出的要求,各業務模塊信息化技術應用的實際情況,基于業務流程及組織結構分析,確定煙草企業信息化的關鍵領域或部門,以及信息化建設的戰略需求,提出信息化建設的初步方案;
煙草企業外部信息化狀況是指信息技術的發展現狀,信息化時代背景下的管理思想和管理理念,煙草企業信息化總體發展趨勢,國際知名企業、國內企業信息化建設成功的案例,基于上述信息,挖掘企業信息建設的一般規律,為本企業信息化實踐奠定基礎。
4、煙草企業信息化戰略規劃的主要方法
一個有效的戰略規劃可以使信息系統有明確的戰略目標和科學的開發計劃, 使系統有較強的適應性和較高的可靠性, 可以縮短開發周期 , 節省開發費用。管理信息系統規劃的方法主要有關鍵成功因素法 ( Critical Success Factors, CSF) 、戰略目標集轉化法( Strategy Set Transformation, SST) 和企業系統規劃法 (Business System Planning,BSP) 等。
4.1關鍵成功因素法
關鍵成功因素是指一個組織的關鍵之處,這些關鍵之處的性能必須達到一定的水平。關鍵成功因素有四種主要類型:行業因素、競爭戰略在行業中的地位、環境因素和時間因素。煙草企業信息化戰略制定過程中,如何評價哪些因素是關鍵成功因素,對煙草企業來說,企業的中高層最了解。因此,該方法主要是用于高層在信息化戰略制定中發揮作用。企業高層既可以以個人的魄力和認知獨立確定企業的關鍵因素,也可以采用德爾斐法或其他方法把不同人設想的關鍵因素綜合起來。關鍵成功因素法在高層應用,一般效果好。因為每一個高層領導日常總在思考什么是關鍵因素。關鍵成功因素法的優點是能使目標的識別突出重點, 集中于獲取高層領導的信息需求,并且進行信息需求調查所需的時間較少。它的不足之處在于數據的匯總過程和數據分析都是一種隨意的方式, 缺乏嚴格的方法將諸多關鍵成功因素進行匯總。另外,難以解決個人和組織的關鍵成功因素不一致問題。
4.2 戰略目標集轉化法
戰略目標集轉化法把整個煙草企業戰略目標看成是一個“信息集合”, 由使命、目標、戰略和其他戰略變量(如管理的水平、是否樂于改變以及重要的環境約束)等組成。首先識別組織的戰略集,也就是制定和分解企業的戰略計劃,如描繪出組織有關的各類人員結構, 如組織的擁有者、供應商、顧客、工作人員和競爭者等; 再如識別每類人員的目標; 第三、對于每類人員識別其使命及戰略。其次將煙草企業組織戰略集轉化成 信息化戰略。該方法反映了各種人的要求, 而且給出了按這種要求的分層, 然后轉化為信息系統的目標的結構化方法。它能保證目標比較全面,疏漏比較少。
4.3企業系統規劃法
企業系統規劃法( BSP) 通過全面調查、分析企業信息需求, 幫助規劃人員根據企業目標制定出信息化戰略規劃的一種規范的、結構化方法。其目標是: 確定未來信息系統的總體結構, 明確系統的子系統組成和開發子系統的先后順序; 對數據進行統一規劃、管理和控制, 明確各子系統之間的數據交換關系, 保證信息的一致性。BSP 方法的優點在于利用它能保證信息系統獨立于企業的組織機構, 使信息系統具有對環境變更的適應性。即使將來企業的組織機構或管理體制發生變化, 信息系統的結構體系也不會受到太大的沖擊。
5、結語
煙草企業發展進入戰略機遇期,企業信息化發展必將成為助推企業發展的首要利器。信息化建設也將成為企業武裝自己的主要手段,本文就煙草企業信息化建設戰略規劃定義、戰略規劃的策略和戰略規劃的方法做了詳細闡述,為煙草企業信息化建設提供了參考依據。
參考文獻
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很多中國企業做大以后,在做戰略規劃時總是嘗試將商學院里學來的西方經典戰略規劃方法照搬到自己的實際工作當中;又有部分咨詢顧問在給中國企業制定戰略時也是遵循了西方經典的戰略規劃的方法,在對市場的發展以及市場未來的分析狀況基礎之上得出企業的競爭戰略。這些方法在形式上看起來似乎科學,但在應用傳統的西方經典戰略規劃方法時,往往沒有注意到西方經典戰略規劃方法形成的市場背景的假設,所以這樣簡單套用西方戰略制定的方法放在中國就注定了水土不服。
以邁克爾•波特的五力分析模型為代表的西方經典戰略分析方法,通過分析影響市場發展需求、供給、替代、新入及競爭等因素的競爭動態來決定企業應該選擇進入怎樣的市場進行競爭。這樣的分析方法看似科學,然而其起源于西方市場環境相對成熟,各行業的需求和供給變化相對平緩而且比較可測,主要競爭對手比較清晰,各種替代和新入者比較容易判斷的前提。比如在西方市場,如果是做消費品產品,企業基本可以判斷每年的增長可能是在百分之一二或是百分之五至十的成長。大多數行業的領導者已經確立了,占據了較大的份額,一個市場可能有三五個主要的行業領導者,其他企業都比較小,這是比較靜態的市場增長,同時這種增長也是比較連續、可測的市場,而且競爭對手也比較明確。在這樣一種市場環境下,那些經典戰略方法就可以通過系統的、定量的分析去估計未來市場的規模,可能的競爭動態以及未來的盈利狀況,并形成一個合適的競爭戰略。
但是,中國市場和西方市場這種戰略方法形成的背景非常不同,體現在:首先,西方成熟市場的變化基本是連續和平緩的,而中國大多數市場的變化不是連續性的,市場的可預測性在中國要差很多。中國市場需求的變化非常大,參與市場競爭的各類競爭對手還沒形成寡頭壟斷的地位,競爭關系不容易判斷。競爭往往是在一個分散的市場中,競爭的核心更多是如何在高速成長的市場中去更快達到自己的市場份額以及足夠規模的情況。因此,中國和西方的市場背景以及競爭核心問題差異巨大。
進一步說,為什么中國市場跟西方市場有如此不同?首先,中國市場需求的不連續性主要來自于兩個最重要的驅動因素:一是來自于中國人口結構、人口地域分布以及人口消費能力和消費特性的變化,中國消費者在這方面跟西方成熟市場是很不一樣的,中國經濟有著很明顯的階梯性,城市分為一二三四等級,每個級層的城市人口基數以一個比較大的幾何形的階梯增長,中國的經濟水平和消費能力隨每個級別的城市的變化而改變,城市的消費能力是在第一級城市獲得突發增長之后等一段時間才會有第二級城市的爆炸性增長,因而總是呈現一種波浪形的增長。二是來自于中國的需求與政策影響的高度相關性。中國的政策走到哪里,哪里的需求就跟上來,這不是市場自身的因素起到的作用。比如我們知道的家電下鄉,或是鼓勵小排量汽車,這是政策性引導的突發的需求,中國市場消費這一端充滿了突發性和爆發性特點的增長,這和西方成熟市場的經典戰略制定方法對市場所作的假設完全不同。所以按照西方經典戰略制定方法,假設市場是平均增長,然后按照那樣的情形布局自己的產能,往往會發現預測跟現實有巨大的差異,盈利狀況也會有很大波動。
摘自《高教發展與評估》2012年第三期 郭昊龍《科學教育與人文教育的爭衡》
建立現代大學制度第一步需要做的就是要確立現代大學的核心精神。如果不能做到這一點,現代大學制度建設就失去了目標,制度保護就沒有了對象,就仍然會發生以行政權力為中心的狀況。第二步就是完善大學立法。這包括對大學總體的立法,也包括大學內部的立法。大學總體立法就是《大學法》的建立,內部立法就是關于《大學章程》的建立。第三步就是修訂《高等教育法》,確立大學與政府、大學與社會、大學與大學及大學內部的基本關系準則,將過去比較籠統的抽象規定轉化為比較具體的規定第四步是鼓勵大學進行現代大學制度創新實驗。其重點是發揮大學校長的創造性,即鼓勵他們從完善大學內部組織制度設計方面進行探索,為建立現代大學制度操作性模型提供經驗。
摘自《江蘇高教》2012年第三期 王洪才,趙琳琳《現代大學制度:緣起、界定與突破》
盡管學界對“工學結合”的表述并不完全一致,但基本認識是相同的。可以從四個層面來認識“工學結合”的內涵:首先,“工學結合”是一種教育模式,它將學校內外的教育資源整合起來進行辦學和從事教育。其次,“工學結合”是一種人才培養模式,它以校企合作為載體,把課堂學習與工作實踐緊密結合起來開展人才培養。作為培養模式,“工學結合”體現了一種人才培養的范式或框架。再次,“工學結合”還是一種課程模式,在課程中實現“學習的內容是工作,通過工作實現學習”。作為課程模式,“工學結合”體現了職業教育最核心、最本質的特征。最后,“工學結合”與校企合作、產學結合等概念不同,它的行為主體是學生,是學生在學習過程中的“工學結合”。因此,“工學結合”也是一種以人為本、以學生為中心的教育理念。
摘自《教育與職業》2012年第十四期 劉曉歡《對高等職業教育“工學結合”內涵的再認識》
職業教育具有政策屬性,這是職業教育諸多屬性中較有時代特征的一面。(1)政策使職業教育的存在更具現實意義。職業教育現象的初始狀態是混沌的、自發的、無序的。每一個歷史時期的職業教育活動都被賦予了那個時期的意義和現實價值。但是,這種意義和現實價值的實現只有在政策所體現的價值觀念的影響、調控下才有可能具備現實感。(2)政策影響職業教育核心價值的實現。職業教育核心價值問題主要回答職業教育在社會發展、經濟發展和人的發展中的作用問題。因此職業教育的地位與作用問題是職業教育價值問題的具體體現。沒有政府的倡導和政策的“權威性”引領和規范,職業教育的地位就難以保障,其作用就難以發揮,更談不上實現職業教育的核心價值。(3)職業教育更加依賴于政策在該實踐領域內的“專業知識”。政策作用的發揮和評估,源自于“專業知識”在一些公認的實踐領域的政策性運用。職業教育政策的社會功用不僅應反映出諸如教育平等、就業機會平等等普適的原則和價值觀,并且隨著時代的發展和社會的進步要向著解決現實問題的向度引申。以這樣的政策觀引領和規范當代職業教育的發展,將把政策本身導向一種更具“專業知識”色彩的樣式。
摘自《教育與職業》2012年第十五期 單作民《論職業教育的政策屬性》
職業教育體系是一個涉及面廣而復雜的概念。由于經濟社會和文化的不同特點,各國(或地區)在職業教育體系組織形式上呈現出不同的特點。有四種職業教育體系是比較典型的,一是普職融合的單軌制教育體系;二是國家統一資格框架下的職業教育體系;三是完全雙軌制教育體系;四是“雙元制”職業教育體系。職業教育體系的共同特征,一是注重公平性,二是注重終身性,三是注重開放性,四是注重銜接性和融通性。(1)中等和高等職業教育的銜接模式。模式一:通過課程體系模塊化實現中高職銜接。模式二:通過一體化的中、高職教學大綱或課程實現銜接。模式三:通過專業分類實現中高職銜接。模式四:通過專門補習、達標實現中高職銜接。模式五:通過學制五年的高等專科學校實現中高職銜接。(2)職業教育與其他教育的溝通方式。方式一:通過資格框架體系實現普職的滲透,尋求普職的等值。方式二:通過學分轉換和認可,實現職業教育與其他教育的溝通。方式三:以課程植入的方式實現普職高度滲透。
摘自《中國職業技術教育》2012年第十二期 白漢剛《職業教育體系的國際比較》
[關鍵詞]圖書館信息化;信息系統; 戰略規劃
近年來,隨著科技的發展,計算機及網絡的普及,信息技術在圖書館得到了廣泛的應用,圖書館信息化也隨之成為圖書館發展的重中之重,全國各地圖書館均進行了各色各樣信息系統的建設。在開發或引進各種應用軟件時,圖書館往往側重于針對各自業務進行各種信息系統的獨立開發,當系統數量較少、業務對系統依賴性不高時,這些系統一定程度上帶來了方便,提高了工作效率。但是隨著系統復雜性的增加和館內業務對系統依賴性的提高,越來越多的問題暴露出來。
面對這些問題,信息系統戰略規劃(ISSP)是一種行之有效的解決途徑。應用信息系統戰略規劃方法,可以充分利用信息系統來規劃組織內部管理,提高組織工作效率和顧客滿意度,為組織獲取競爭優勢從而實現組織的宗旨和目標[1]。
本文將對圖書館信息系統戰略規劃進行探討,并提出初步理論框架,該框架從圖書館宏觀角度考慮業務需求,合理利用各種信息資源,為圖書館實現長期發展,大幅度提高服務質量提供有效途徑。
1. 信息系統戰略規劃概述
1.1 ISSP含義
戰略信息系統規劃是從幫助企業實施它的經營戰略和形成新的經營戰略角度出發尋找和確定各種信息系統技術在企業內的應用領域,實現它的經營戰略目標的過程[2]。應用信息系統戰略規劃方法,可以充分利用信息系統來規劃組織內部管理,提高組織工作效率和顧客滿意度,為組織獲取競爭優勢從而實現組織的宗旨和目標[1]。
關于信息系統戰略規劃,國內有學者稱之為戰略信息系統規劃[3-5],但容易與“戰略信息系統的規劃”混淆,信息系統戰略規劃的規劃對象為所有信息系統的規劃(含戰略信息系統),而不僅僅是對戰略信息系統所進行的規劃,因此筆者認為信息系統戰略規劃更為確切。
1.2 ISSP主要方法
根據信息系統發展的過程和特點ISSP經歷了三個發展階段:數據處理階段、管理信息系統階段和戰略信息系統階段[6]。在數據處理階段,影響最大的是企業系統規劃法(BSP),該方法IBM在20世紀70年代提出的,旨在幫助企業制定信息系統的規劃,以滿足企業近期和長期的信息需求,它較早運用面向過程的管理思想。在該階段也先后出現一系列經典方法,如:戰略信息轉移法(SST)、關鍵成功因素法(KSF)、企業信息特征法(BlCS)等;在管理信息系統階段,應用較為廣泛的是信息工程法(IE),該方法是James Martin于1982年提出的一套IT規劃理論和方法,通過建立企業模型、主題數據模型,確定主題數據庫的內容和結構,制定數據庫的開發策略。在該階段較有影響力的還有應用系統組合法(APA)、假設前提法(AS)、戰略柵格法(SG)等方法;而到了戰略信息系統階段,價值鏈分析法(VCA)是一個創新性的方法。其基本思想就是將組織的工作流程視為一系列輸入、轉換與輸出的流程鏈,流程鏈上的每個活動都有可能相對于最終輸出的服務產生增值行為。VCA的分析角度是更加本質的組織流程分析,這一方法也是當時管理理論的重大創新。此外,該階段經典方法還有客戶資源生命周期法(CRLC)、戰略系統規劃法(SSP)等。
這些方法均有其科學性和時代局限性,但是并非早期的方法一定沒有可取之處,在進行信息系統戰略規劃中,需要根據各種方法的特點將其結合起來取優棄劣。制定各種信息系統戰略規劃方法的組合策略,并在此基礎上進一步明確組合方法的控制規則和方法特性約束規則的制定依據,能得到更好的效果[7]。由于每種ISSP方法都是在一種假設下進行的,即信息系統是促進企業利益的單一實現途徑[8],因此在作信息系統戰略規劃時要充分考慮業務需求,使信息系統業務滿足度最優,以使假設成立。同時還要考慮信息系統與組織環境的相互關系,一方面使信息系統適合組織環境,另一方面,必要的情況下,也要在規劃過程中對組織機制進行一定調整,以使信息系統戰略規劃得以有效實施[9]。
2. 圖書館信息系統戰略規劃的必要性
在社會進入信息化時代以來,圖書館也在不停探索著如何在信息化過程中合理調整業務及自身定位。圖書館作為社會的一個有機組成部分,其工作流程與管理模式也必將隨著社會信息化的進程而不斷改進和完善[10]。尤其是近些年,在三網融合等新時代背景下,圖書館希望從根本上改變信息資源的保存、管理、傳播、使用的傳統方式和手段,給圖書館信息化建設帶來新的生機和活力[11]。然而圖書館面對信息技術的沖擊,往往習慣從本位主義角度出發,探尋自身的狹隘定位和出路。整個行業缺少整體戰略思考,不能站在全局的角度思考未來的發展方向,進行統籌規劃和戰略設計[12]。
圖書館信息化建設中存在的普遍問題:
第一,重復性建設。圖書館各部門在進行建設時,類似業務流程的信息化系統難免存在不同程度的重復建設,看似不同的系統其實具備相同或相似的功能,造成資金浪費;
第二,設備的閑置和浪費。各系統設備難以為其它系統所利用,這就造成系統設備存在一定程度的閑置和浪費;
第三,數據的冗余和維護工作量的重復。各業務系統之間的連通性和互操作性要求越來越高,而獨立開發的眾多系統在建設之初并沒有遵循統一的標準規范,硬件與數據平臺不統一,數據中存在大量冗余和垃圾信息,維護工作量大,且容易造成維護工作的重復;
第四,建設需求挖掘不力。圖書館各系統之間存在需求信息不通暢,業務系統建設的需求缺乏有效的挖掘,尤其是無法從整體業務角度提出信息化系統建設需求,造成業務協調開展的不便,為基于信息技術的創新型業務的開展帶來阻力。
這些是信息化進程中普遍存在的問題,是信息技術發展的必然產物,但是這些問題的根源歸結為一點,是圖書館信息化建設發展到現階段,需要更加科學的、有效的方法進行戰略層面的規劃,因此本文結合圖書館實際環境構建出圖書館ISSP理論框架。
3 .圖書館ISSP理論框架
本文所述理論框架,是在總結國家圖書館多年來信息化建設經驗基礎上抽象而來,綜合借鑒信息工程法(IE)和價值鏈分析法(VCA)中的部分思想,利用信息工程法中構造主題數據模型方法來構造資源池和資源管理方法,利用價值鏈分析法中的組織流程分析方法來構造需求挖掘和流程優化方法,從而形成適用于圖書館的ISSP。理論框架從整體結構、規劃要素、層次分析和規劃流程等幾個方面進行描述,具體如下:
3.1 結構及要素
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如圖所示,在框架結構中主要包含如下要素:
(1)信息資源池
該信息資源是廣義范疇的信息資源,包含信息設備(網絡、服務器、存儲等)、信息技術人員、已有信息系統功能模塊、信息技術資料等與信息化建設相關的所有資源,這些資源組成的集合成為資源池,為戰略規劃提供基礎支撐。
(2)信息資源管理
登記所有信息資源,將其匯入信息資源池中,并對池中的信息資源進行管理,完成數據統計、信息資源分配等功能。
(3)需求分布圖
需求分布圖記錄圖書館所有系統需求,并按照圖書館業務流程進行排列,便于對系統和需求符合程度進行監控,為需求挖掘提供隱含關聯關系的數據。
(4)需求挖掘
對需求分布圖中數據進行挖掘,使決策人及時獲知現有系統是否適應業務需求,業務流程中是否隱含新的信息化建設需求。
(5)論證
對信息系統建設的必要性、可行性進行論證,為戰略規劃提供決策支持。
(6)評價
對信息系統建設按照一定的評價機制和指標進行建設前評估、建設中評價和建設后評價。建設前評估可以針對信息系統的功能和效果獲得較為明確的理解,并盡可能地建立起量化指標;建設中評價將信息系統建設的具體情況與建設前指定的指標、預期效果進行對比,總結出建設中的成功經驗和失敗教訓,對后續建設提供指導;建設后評價可以對系統建設情況進行全面、宏觀的評價,總結前一階段信息系統戰略規劃和實施過程中存在的問題,為以后戰略規劃和實施提供改進依據。
(7)決策
決策為戰略規劃中的核心,對信息系統建設進行宏觀把控,并對建設過程進行決策,例如決定信息系統的建設周期、建設規模、建設模式、實施人員等。
(8)實施
對戰略規劃決策結果進行執行,完成具體信息系統建設的實施和管理。
(9)流程優化
從企業流程優化的研究和實踐中借鑒成熟的模式和經驗,并根據圖書館信息系統建設的特點進行完善,并將其應用在信息系統建設中,對建設執行與實施過程進行流程的優化。
(10)仿真環境預研
是指在信息系統建設中,當系統屬于前沿性領域時,為保證系統正式運行后能穩定運行,并與圖書館正式系統連接通暢,首先在實際生產系統的仿真環境中進行預研性開發、調試、測試。
3.2 層次分析
本文構建的圖書館信息系統戰略規劃理論框架分為4個層次:
第一層次,資源層,主要包含信息資源池和信息資源管理兩個元素。該層是整個信息系統戰略規劃的基石。
第二層次,需求層,主要包含需求分布圖和需求挖掘兩個元素。該層主要完成對動態的業務需求進行分析、統計和整理,并輔助決策層從全局出發提出需求。
第三層次,決策層,主要包含論證、評價和決策三個元素。該層主要完成戰略規劃中的決策支持和決策產生。
第四層次,執行層,主要包含實施、流程優化、仿真環境預研三個元素。該層主要完成對規劃中信息系統建設的具體實施。
3.3 規劃流程
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戰略規劃首先由決策者對需求情況進行整體把控,當系統改造、新系統建設、舊系統廢止的需求出現時,進入論證環節,論證通過后由決策者確定建設周期、建設規模、建設模式、實施人員,然后開始對系統進行建設前評估,評估后即進入實施環節,如系統建設屬前沿性領域,則進行仿真環境下的預研,之后進入正式系統建設,并行進行建設中評價和流程優化,最終完成系統建設,進行建設后評價,并根據評價結果對整個戰略規劃過程進行調整。
4 .結束語
圖書館信息化建設是一項高技術、高投資、高復雜性的系統工程,尤其是在信息技術高速發展、公共文化日益繁榮的今天,必須從宏觀和長遠角度出發對信息系統建設進行充分的規劃和論證,才能夠提高信息化效率,降低信息化風險和成本。本文提出的圖書館信息系統戰略規劃理論框架立足于對圖書館發展戰略的梳理和清晰化,涵蓋對自身業務需求全面分析的過程,并盡可能使圖書館信息化明確建設目標與方向,建立明確的信息系統評估標準。基于該理論框架進行信息系統戰略規劃實踐,能使圖書館有針對性地按照自身戰略發展要求來選擇適合的信息系統和建設方案,全面提升圖書館服務與管理的信息技術水平。
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關鍵詞:戰略;管理思想;圖書館;應用
一、地方圖書館戰略管理與戰略規劃
(一)地方圖書館戰略管理
"戰略"這個詞是起源于古代的軍事理論,但是戰略管理是來自于現代的企業的管理。在1962年的時候,著名的企業史學家之一錢得勒在他的非常經典的作品中《戰略與結構》中就就戰略、戰略和結構的關系等一些有關的問題進行了系統的敘述,但是安索夫卻在以后分別的四年中對戰略管理等一系列的進行了一些論述,所以。安索夫被學者們稱之為戰略管理的鼻祖。而地方的圖書館戰略管理,指的是地方的圖書館戰略的管理者干涉下要是實現一個動態的長期的平衡,實現這個過程需要很多具體的職能,其中有對戰略進行一定的領導,還要對其環境進行一定的分析,然后是對其規劃的制定和實施,并進行控制和評價。
(二)地方圖書館戰略規劃
在《圖書館管理者戰略規劃》這本書出版以后,Harwell和柯平等先后的有一些拓展性的研究針對于圖書館的戰略。戰略規劃又稱之為戰略或者戰略性的計劃,因為它的特性是所需要的時間比較長,而且覆蓋的面也非常的大,所以憑這兩點就可以把它和日常性的具體的計劃區分開,它既是戰略管理的基礎也是戰略管理的橋梁。地方的圖書館的戰略計劃,就是戰略的管理層要先對圖書館的所以戰略環境進行分析和研究,并且配合地方發展的規劃,來對地方的圖書館進行長期的行動的方案,它的特點有:1.有界性。戰略規劃的制定不具有隨意性,它必須要根據圖書館的組織理念愿景和使命等等為界限。圖書館的組織理念有兩部分,分別是價值理念和行為理念,價值理念就是地方的圖書館所具有的價值的主張,這也是對實現自己本身的使命和愿景的進行的系統科學的理解,也是全體館員應該去信奉和實行的信念,這樣能夠很充分的體現全體的館員的價值的需求。但是行為理念就是指圖書館處理和有關的利益相關者的一些行為和準則。2.協同性。地方的圖書館就像組織一樣是一個協同的體系。地方圖書館戰略規劃的協同行主要是體現在四個方面,分別是戰略規劃和戰術的計劃、具體的計劃相匹配,任務和目標能夠從上至下的逐層進行分解,但由下而上就進行支撐,使不同的層次計劃可以縱向的進行協同;本期的戰略規劃和前后的相協同,使橫向戰略規劃之間可以很連續和一致;戰略規劃和戰略實施相協同可以使整體的戰略管理工作更加的有效;圖書館的戰略和地方的發展戰略相協同就可以促進地方實現總體的長遠目標。只有經過相互的協同,才能體現出圖書館的組織能力,使圖書館的組織能力相較于個別的館員能力差距是很大的。但如果協同不好,圖書館的組織能力就會很差;如果不存在協同,就不會存在圖書館的組織了。3.動態穩定性。坦白說戰略規劃是長期進行的,一般是在3年以上的,主要就是確定圖書館朝什么方向進行發展,但是它的目標、方式和路徑等就是比較模糊,但是也可以使以后的戰略規劃進行一些調整,因為圖書館的內外環境是非常復雜多變的,所以這種長期的計劃不僅要保持穩定還要與內外的環境相結合,來進行不斷地改進,以此來實現環境、能力和戰略的一致性。
二、我國戰略管理研究存在的不足
在進行戰略管理的有關研究時,主流學派提出的相關理論有很明顯的缺點,但是非主流的研究學派就沒有研究出來,這對戰略管理提出的科學的理論基礎是非常不利的,會使其在實際的應用中受到阻止。現在很多的企業的戰略思維都很機械,模式,他們沒有重視人本身的主觀能動性,對風險管理的重要性更沒有意識到。所以,每個企業都應該進行培訓,使內部的工作人員的專業素質和管理的能力能夠得以提高,還可以引入到工作團隊中一些優秀的員工,使管理企業的資金可以很好的被管理,并且實現戰略的管理。
三、戰略管理在圖書館管理中的應用
(一)不同層次圖書館所進行的戰略管理
1.國家圖書館事業戰略。國家的圖書館事業戰略也是其發展的戰略的總剛領,它的制定是根據我國的圖書館的整體的事業發展環境來進行的,主要是想能夠很好的掌握圖書館事業發展的方向,以此來制定戰略的總目標和措施,成為各個地區和單位的圖書館的發展的方向,從而使圖書館在各個領域中的戰略運用能夠得到很好的發揮。2.省、市地區圖書館戰略。各個省市的圖書館在國家圖書館的事業戰略指導下會根據其地區的各個領域的發展狀況來對圖書館的戰略計劃進行制定,確定地區的圖書館的總體戰略目標,還有其戰略的重點、階段和主要的措施,體現出國家戰略圖書館的事業的戰略,能夠很好的為社會的發展提供服務。3.單位圖書館戰略。有學校、事業單位、軍隊等圖書館,根據其具有的性質和用戶的類型等多個方面來確定圖書館的戰略,主要是發揮圖書館具體的功能,能夠很好的滿足人們的需求,并體現出圖書館所具有的社會價值。
(二)圖書館戰略管理過程
1.戰略形成。筆者覺得,圖書館的戰略形成最重要的是圖書館的管理者,他們促進要有戰略的意圖還要實行。這是圖書館戰略管理存在的根本,沒有戰略意圖,下面幾項也沒有辦法實行。2.戰略選擇。圖書館戰略的選擇包括對戰略方案的制定、評估和選擇。圖書館要集思廣益選擇出最好的戰略,而且戰略要以用戶為中心,要對未來的用戶群和他們的需求以及潛在的需求進行一定的調查;可持續發展也有關于圖書館的信息資源及人力和物質資源。3.戰略實施。把制定的戰略進行實施需要進行的一些活動稱之為戰略實施。這個階段不僅要對圖書館的管理者的領導與指揮進行加強,積極的注意各個部門的實踐的情況,還要積極的對圖書館的員工進行培育,讓他們具有能夠執行戰略的意識和能力。還要對圖書館可以產生的外界因素進行關注。
四、案例介紹
(一)國外案例介紹
美國的國會圖書館曾經有一個戰略規劃是在2016~2020,其主要是對國會圖書館可以為國會、政府和美國的公民提供服務的目標。從很多部分進行描述,其中有愿景、價值、核心能力、使命和戰略的目標。1.愿景。美國和世界知識記錄的第一管家就是國會的圖書館,它作為一座橋梁使我們通向未來。還要為國會提供一些服務。2.使命。通過很多不同的方式來向向國會、聯邦政府和美國的公民提供一些很好的知識促進他們的智力和創造的激情。3.價值。圖書館的在進行它的使命和目標時它的價值主要是體現在(1)遵守麥迪遜總統的信念,一個民主的社會一定要過得精準真實的信息;(2)加強國人的識字能力,使其成為國家的發展繁榮的最重要的資產;(3)要使每個人得到公平的對待,一定要制定一個透明、開放、民主的決策。4.核心能力。圖書館的在進行它的使命和目標時它的價值主要是體現在(1)遵守麥迪遜總統的信念,一個民主的社會一定要過得精準真實的信息;(2)加強國人的識字能力,使其成為國家的發展繁榮的最重要的資產;(3)要使每個人得到公平的對待,一定要制定一個透明、開放、民主的決策。
(二)國內案例介紹
國內的戰略規劃的文本,我們主要是以圖書館的“十二五”規劃綱要為例子。這個文本從十五個大的方面對國家圖書館“十二五”期間的規劃進行說明:使圖書館的能夠快速的進行現代化的轉型,傳言出國家圖書館發展的新的局面;使國家的資源總庫進行建設和豐富,使文獻信息的的提供得到保證;國家文獻的資源總條目也需要進行建設,這樣能很好的對資源進行整合;要努力的對"中華古籍保護計劃"進行實施,對我國的古籍保護工作水平進行一定的提升;注重并加強科研的工作,這樣就可以提供理論和技術來支持事業的發展;要積極的發現人才并擴充人才的隊伍,以此來不僅事業的發展;加強業界的各種交流與合作,使行業的影響增大;要對管理和運行建立良好的機制,并對事業發展環境進行營造;增強黨的領導性,使其能夠很好的保障事業的發展,還有促進工會對群眾組織。根據這個規劃,國家的圖書館在新的環境對圖書館的很多方面的發展進行了非常全面的解釋,這也對其他的圖書館起到了榜樣的作用。
五、結語
在競爭非常激烈的環境中,戰略的規劃必須要有長遠性,而進行實施時要一步一個腳印的進行,一般我們都會把目光放遠,但是卻忽略了當下,所以有時候會失敗。但是無論是戰略的規劃還是實施,館長的地位是非常重要的,沒有人可以取代,它是領導著地方的圖書館,館長首先要對戰略規劃進行制定,還要推動戰略的實施,要首先發起戰略的變革,還要協調圖書館和學校、外部的利益相關者,它必須要有遠見,還有有改革和正直的品行,要擁有很多的能力,如對未來環境有一個預測,要善于發現機會,對自己有一個很好的認識,能夠很好的處理危機等,要能夠很好掌握圖書館發展的規律,不僅要有遠見,還要注重眼前,能夠妥善的處理圖書館的事宜,并能對服務的效率和品質很好的進行提升,使圖書館戰略規劃很好的進行。
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關鍵詞 大學圖書館 戰略規劃 戰略目標
1引言
20世紀60年代末,國外圖書館界開始將戰略規劃引入圖書館,并進行初步研究,到了70年代,各大學圖書館普遍積極開展戰略研究與長期規劃工作。進入21世紀以來,面對科技進步日新月異、財政支持緊縮、用戶需求不斷變化以及圖書館自身管理與轉型等多方面的挑戰,大學圖書館比以往任何時候都更需要戰略規劃的指導。大學圖書館戰略規劃是面向未來確定大學圖書館的使命、愿景、目標、戰略及其實施計劃的思維過程與框架,是大學圖書館贏得生存與發展的重要指南,也是圖書館管理規范化與現代化的標志。與國外相比,我國圖書館的戰略規劃起步較晚、經驗不足。借鑒與學習國外圖書館的戰略規劃經驗,是提高我國大學圖書館制定與實施戰略規劃能力的捷徑。
我們選取“世界大學學術排名”(AcademicRanking of World Universities,ARWU)的2015年世界大學學術排名前50名大學的圖書館作為研究樣本(見表1),從規劃文本的形態特征與內容特征兩個維度多個方面詳細分析這些大學圖書館的戰略規劃的特色。
2大學圖書館戰略規劃的形態特征
2.1關于擁有情況的調查
筆者通過逐一訪問50所大學圖書館的主頁,調查圖書館戰略規劃文本擁有度、鏈接目錄層次、在網站中隸屬的板塊及其文本表現形式,了解與戰略規劃相關的內容。其中,文本擁有度是指在圖書館主頁能否檢索到戰略規劃文本;鏈接目錄層次是指戰略規劃在圖書館網站中的深度,規劃文本往往不會直接呈現在網站主頁面上,而是依據圖書館的設計理念被放置于不同的深度與板塊,鏈接層次可以反映大學圖書館對戰略規劃的重視程度;隸屬板塊是指戰略規劃相關類目的上級目錄名稱;文本表現形式是指戰略規劃文本呈現給用戶的形式,包括網頁全文瀏覽、提供PDF格式文本下載、瀏覽且能下載等。調查結果見表1。
(1)關于文本擁有情況。
由表1可知,有2個圖書館因網站的英文網頁暫不完善而無法調查,在其余48所大學圖書館中,有34所圖書館(70.83%)都在網站上提供了與戰略規劃相關的文本,且大多向用戶免費開放(加州大學舊金山分校圖書館戰略規劃頁面無法打開,倫敦大學學院戰略規劃中具體的實施計劃僅限館員訪問);
(2)關于鏈接目錄層次。
筆者l現戰略規劃在圖書館網站中往往被設置為2級(16所)或3級(16所)目錄,有1所處于4級目錄,還有一所圖書館的規劃文本是利用網站提供的“搜索”功能直接下載獲取的,沒有在各級板塊中找到相關類目;
(3)關于隸屬板塊。
除耶魯大學圖書館的戰略規劃的一級目錄為“使命”外,其余均為“關于”,二級目錄則較為分散,涉及“使命”“管理”“行政”“出版物”“組織”等多個欄目,說明各圖書館對戰略規劃的地位與作用的認識并不十分一致;
(4)關于文本表現形式。
多數圖書館(24所,72.73%)提供PDF版本供用戶下載閱讀,7所圖書館既提供PDF版本以供下載,也允許用戶直接在網頁瀏覽全文。有的圖書館在網頁上比在PDF版本中提供了更多關于戰略規劃的信息,如華盛頓大學西雅圖分校圖書館、墨爾本大學圖書館。此外,馬里蘭大學大學城分校的規劃文本以刊物的形式呈現,供用戶在線播放閱讀,具體情況如圖工所示。
2.2關于制定情況的調查
剔除2015年前失效的戰略規劃,賓夕法尼亞大學圖書館的戰略規劃于2010年,且未注明適用年限,作剔除處理,最終剩余29個規劃樣本(見表2)。我們從規劃名稱、制定主體和規劃時長3方面調查了這29個圖書館戰略規劃的制定情況。從規劃名稱來看,一般由“戰略規劃”字樣與規劃實施年份兩部分組成,一些名稱中含有戰略規劃所起到的目的與作用,如愛丁堡大學圖書館的“籌款”、曼徹斯特大學圖書館的“領導、挑戰與連接計劃”,此外,有的圖書館還使用了正副標題的形式,或概括總結、或表達希望、或闡明重點,如“傳遞成功”“傳遞一流的用戶體驗”“支持研究、教學、服務計劃”等等。
從制定主體來看,絕大多數為圖書館主導并自行編制。雖然近五成的戰略規劃中并未注明制定主體,但可從圖書館網站或規劃文本中了解到,戰略規劃往往是由多方力量、經由多次調查與咨詢制定而成,體現出參與力量多樣化的特征。如加州大學圣塔芭芭拉分校圖書館組織高層對話,使學生、教職工和行政人員參與分析調研數據,以確定圖書館戰略重點與方向,并對規劃草案尋求反饋;英屬哥倫比亞大學圖書館也指出戰略規劃是在一系列利益相關者的調研中形成的。由表2可知,在標明制定主體的圖書館中,圖書館領導小組和專門的戰略規劃組是戰略規劃的主要負責者。其中,圖書館領導小組由館長、各部門主任等多人組成,戰略規劃組作為圖書館的常設部門,負責戰略規劃的前期調研、制定、修改、評估等工作,如威斯康星大學麥迪遜分校圖書館的戰略規劃項目組就有明確的分工與職責,能夠有效保障戰略規劃制定與實施的各個環節。
戰略規劃作為周期性的管理活動,其時效性通過規劃時長得以體現。圖書館戰略規劃的時長,是圖書館根據自身的發展愿景,為實現戰略目標而設定的特定時間段。在29個調查樣本中,標明戰略規劃實施年度的有28個(加州大學圣塔芭芭拉分校圖書館除外),時長從1年到10年不等,平均為4.4年。由圖2還可以看出,57.14%的大學圖書館以4-5年作為戰略規劃適用與更新的周期。
3大學圖書館戰略規劃的內容特征分析
3.1戰略規劃的文本體例
圖書館戰略規劃文本的體例目前尚無固定統一的模式。柯平認為一份全面合理的戰略規劃,應當能夠準確地表達組織的使命、愿景、戰略制定過程、戰略規劃原則、戰略目標等全部內容,并確定使命陳述、愿景展望、發展歷程、環境分析、目標體系等2。項作為規劃文本的構成要素;盛小平指出大學圖書館的戰略規劃框架至少應包含愿景、使命、價值觀、目標體系、戰略五部分。我們調查了29個樣本館的規劃文本的內容,結果如圖3所示,文本中涉及較多的要素數量從高到低依次為戰略目標(29,100%)、使命(21.72。41%)、愿景(20,68.97%)、價值觀(9,31.03%)、引言(7,24。14%)和指導原則(6,20.69%)。需要說明的是,為了統計和論述的方便,我們對文本中含義一致而名稱不一的內容進行了合并,如“使命”和“使命陳述”、“戰略目標”“戰略重點”與“戰略方向”、“原則”與“指導原則”等。除此之外,各館戰略規劃的體例也有各自特色,如,根據自身情況加入環境掃描、制定過程、制定背景、評估方式、概要、時間表、財務等要素。
3.1.1使命
使命是圖書館之所以存在的理由與所追求的價值。它明確地揭示了圖書館存在的目的、信念及圖書館的自我定義,概括了圖書館要做什么和為誰而做。詞頻能夠在較大程度上代表文本的主要內容和側重點。我們利用ROST詞頻統計軟件和Word 2010詞頻統計功能對21份戰略規劃文本中的“使命”進行詞頻統計,剔除無實質意義的介詞、連詞、助詞等詞語,合并單復數、動名詞等形式,結果見表3。根據我們對文本的閱讀和對高頻詞的統計,發現樣本圖書館的戰略規劃的“使命”主要有三:一是利用圖書館館藏、服務、館員、空間等資源為學生以及教職工提供學習、教學和研究支持,這是大學圖書館最基本的使命,如耶魯大學圖書館的“通過員工、項目和服務為耶魯和世界學術社區提供杰出的教學、學習和研究支持”;二是連接世界知識,促進知識的創造與發現,如德克薩斯州大學奧斯汀分校圖書館的“促進批評探究和有益于社會的知識創造”、華盛頓大學西雅圖分校圖書館的“通過聯結人與知識,促進知識發現和豐富人們的生活”;三是創新服務,如紐約大學圖書館的“為不同用戶群發展有創意的服務”、威斯康星大學麥迪遜分校圖書館的“設計可效仿的典范性信息服務”,等等。
3.1.2愿景
愿景是圖書館以使命為基礎對未來發展的定位,也是對圖書館藍圖的描繪,它揭示了組織成員發自內心的共同意愿,是組織成員為之奮斗的未來目標。同樣,根據我們對包含“愿景”的20份規劃文本的閱讀,和利用Word 2010的統計功能對“愿景”的詞頻的統計結果(見表4),發現這些世界一流大學圖書館的“愿景”主要聚焦在兩個方面:一是建設研究型圖書館,如英屬哥倫比亞大學圖書館的愿景是“我們是一個有全球影響力的研究圖書館,促進知識創造、探索和發現”、北卡羅來納大學教堂山分校圖書館的愿景是“我們渴望成檠術研究型圖書館的領導者,能夠滿足用戶日益增長的知識創造和知識管理的需要”;二是發展以用戶為中心的服務,如倫敦帝國學院圖書館的“我們將提供一流的、用戶為中心的服務、專長和空間,我們為研究者和學習者導航信息變化,以創新、主動和敏捷的方式工作”、耶魯大學的“圖書館服務是直觀的、無縫對接的,并且是由對用戶研究實踐和不同需求的實證理解所驅動的”。
3.1.3價值觀
價值觀是定位圖書館有用性的體例,它揭示了圖書館的功能與作用,是圖書館基于使命和戰略目標而形成的價值取向。戰略規劃中往往使用幾個單詞或幾句話對圖書館的價值觀加以概括陳述。例如,在明尼蘇達大學圖書館2016-2018年的戰略規劃中,價值觀為“知識、開放、服務、合作、多樣化”;倫敦大學學院圖書館則以“相互尊重、卓越服務、合作、激勵、創新”作為其價值取向;德克薩斯州大學奧斯汀分校圖書館的價值觀是“合作、用戶中心、多樣化、專業、創新、職業化”;英屬哥倫比亞大學圖書館則將價值觀定為“卓越服務;與學校和社會團體合作;館藏管理和制度化;創新、敢于冒險;開放、包容、相互尊重的工作環境;通過組織獲得領導力與個人成長;知識自由、追求知識”。
3.1.4指導原則
由圖3可以看出,這一要素是樣本館的戰略規劃中較少采用的。原則是確保圖書館始終與其使命、愿景和價值保持一致而給出的宏觀性定位,它揭示了圖書館開展業務工作、制定戰略規劃的指導方針,是圖書館必須始終遵守的準則。麻省理工學院圖書館在其2014-2016年的戰略規劃中指出,為更好地實現使命和愿景,圖書館需要一套基本的原則作為指導,這些原則是圖書館規劃與行動的基石,并確定了7條指導原則;伊利諾伊大學厄巴納一香檳分校圖書館將其指導原則概括為“使命中心(Mis-sion-Focused)原則、行動導向(Action-Oriented)原則、用戶中心(User-Focused)原則、基于實證(Evi-dence-Based)原則、包容性(Inclusive)原則、授權原則(Empowering)、主導性原則(Leading)”。
3.2戰略目標的體系內容分析
戰略目標是圖書館在未來幾年著重建設與發展的方向,是戰略規劃中最核心的部分,可以在一定程度上反映圖書館的發展趨勢與戰略意圖。通過閱讀29份規劃文本中關于“戰略目標”、“戰略重點”、“戰略方向”等的具體內容,將戰略規劃目標體系涉及的內容進行歸類統計,可分為13類,即:資源建設、空間、教與學、服務、研究、員工、管理、合作、財務、技術、營銷、基礎設施和評估。出現次數和比例較多的是:資源建設(27,93.10%)、空間(24,82.76%)、教與學(22,75.86%)、服務(20,68.97%)、研究(20,68.97%)、員工(19,65.52%)與管N(9,31.03%),這些是規劃文本中比較關注和重視的內容(見圖4)。
3.2.1重視資源建設
資源是圖書館存在、發展與開展服務的根基。從調查結果來看,幾乎所有的樣本館都很重視資源建設。為適應信息技術的進步、用戶需求與行為的變化,資源建設的內容也在不斷調整與擴展。閱讀樣本館規劃文本目標體系中與“資源建設”相關的陳述,發現其內容主要包括以下幾個方面:(1)充實館藏。建立跨學科的實體館藏和不同格式的虛擬館藏;(2)強調存取。應當支持各種移動便攜設備,使用戶能夠在任何時間、任何地點、任何設備上檢索并使用圖書館的資源,一些圖書館還明確提出優化發現與傳遞系統、圖書館網站和服務平臺的性能,同時,多數圖書館也支持研究資源的開放存取;(3)重視資源的數字化與長期保存。如哥倫比亞大學圖書館致力于保存印刷本,包括善本書、檔案、手稿和瀕危視聽數字資源等,康乃爾大學圖書館則指出“提供數字內容的長期存取是學校的學術使命,加大對包括研究數據,可視化資源、學科庫、電子書、流媒體等資源的保存力度”;(4)資源共建共享。共建共享才能更好地滿足用戶需求已經成為圖書館界的共識,與其他機構合作是多數樣本館的選擇;(5)建設機構知識庫,收集、保存并促進對學校研究成果的利用。如牛津大學圖書館、劍橋大學圖書館、芝加哥大學圖書館等均建有機構知識庫。
3.2.2空間職能拓展
基于網絡的資源和服務正在快速擴張,但并不表明師生對物理空間的使用有所減少,而且由于用戶的研究行為、教學與學習模式等的變化,傳統的圖書館空間越來越無法滿足需要,對此,各館紛紛審視、評估現有空間環境的利用狀況,或與師生共同規劃圖書館空間,主要改變體現在:(1)調整物理空間,各館根據評估結果和需求調研,增設信息共享空間、個人和團體研究室、人文科學實驗室、培訓室等空間,或者擴建附屬建筑;(2)打造虛擬圖書館,實施基于學科的數字學術中心計劃,以適應用戶日益復雜的需求,促進知識發現和知識創造;(3)升級配套設施,采購與研究、學習相關的技術設備,提供靈活、舒適的基礎設施,提升用戶體驗;(4)舉辦各種活動,如講座、展覽等,促使用戶參與,充分利用圖書館空間。
3.2.3支持教學
一直以來,為教學服務就是大學圖書館的重要職能之一。大多數樣本館的戰略規劃中均強調圖書館的教育功能,主要體現在兩個方面:(1)支持師生的教授與學習,提供教學相關的軟硬件設備、基礎設施、館藏資源、新技術設備、空間需求等;(2)強調信息素養教育,使用戶學會有效地發現、評估、組織、管理、利用和創造信息,值得說明的是,這些大學圖書館普遍采用嵌入式教學的方法,通過與教師、各個院系的主任、技術人員、行政人員等多方面的合作,創造性地將圖書館教育服務整合到大學的課程體系結構中,提高用戶的信息素養技能;一些圖書館也比較重視在線學習環境的構建,不斷完善線上培訓,如MOOC、數字化學術中心、在線指南等。
3.2.4注重服務
大學圖書館是為大學師生的研究、教學和學習活動提供服務而存在的。大多數圖書館將以用戶為中心的服務確定為戰略重點,重視用戶需求,聚焦于:(1)研究服務,為研究服務是樣本館規劃文本中提及最多的服務行為,與研究人員合作,深入了解他們的需求,為研究人員提供高水平的咨詢服務、設計創新服務以加強各學科研究和跨學科之間的連接;(2)數字化服務,主要體現在數字化內容和數字化工具兩個層面,圖書館鼓勵維基、博客、社交媒體、數據可視化工具等數字化工具的使用,并將服務與專長嵌入到系統和工具中支持教學與科研;(3)基礎服務,如根據用戶需求調整圖書館開放時間,完善RFID、掃描、打印等自助設備等。
3.2.5支持科學研究
提高學術研究水平、吸引更多更好的研究者是世界一流大學的目標之一,也是這些大學的圖書館的戰略目標之一。圖書館對研究的推動是多渠道與多方位的,在上述資源、空間和服務層面也有一定體現,除此之外,還表現在:(1)支持學術交流,通過學術交流活動中的思維碰撞、跨機構或跨學科之間的合作交流,促進學術創新;(2)支持研究全過程,延伸數據管理服務,貫穿研究人員的整個研究周期;(3)支持學術出版與開放存取,與學校出版社或學術項目合作,為教師、研究生、本科生的成果提供多種出版形式,促進學術成果的傳播,提高學者研究成果的影響力;(4)設立研究項目,如牛津大學圖書館的IT基金資源發現項目、杜克大學圖書館的開放圖書館環境項目等。另外,也有一些圖書館從設施、政策、圖書館研究文化等方面進行努力,促進學術研究進步。
3.2.6強調員工發展
圖書館員工是聯結圖書館資源和用戶之間的橋梁,是戰略執行的關鍵環節之一。樣本館的戰略規劃中涉及員工的內容可慨括為以下四點:(1)日常工作中,圖書館員要熟悉圖書館的資源與服務,并鼓勵T工采用新方法、跨部門協作,根據員工專長安排工作內容,把員工意見作為決策參考;(2)培訓,圖書館鼓勵員工參加培訓項目,學習新技術、新工具、新知識、新方法,以適應技術的不斷發展和知識的更新換代,促進館員的職業發展;(3)招募,制定相應的標準,在此基礎上招募多樣化、具有不同專長的員工;(4)組織文化,培育積極、高效、相互尊重、充滿活力的、創造性的組織文化,使員工在這樣的環境與氛圍中更好地工作與成長。
3.2.7用戶參與及管理
大學圖書館的用戶包括本科生、研究生、教師、行政人員、圖書館員等,他們對圖書館的需求與興趣點有所不同,吸納不同身份的人群參與戰略規劃的擬定、為圖書館獻計獻策,無疑會對圖書館的良性發展起推動作用。有8所圖書館將“公眾參與”寫進戰略規劃中,主要運用在:把用戶的滿意度和使用情況作為評估資源與服務的標準,通過用戶調研完善資源、空間和圖書館的服務,不斷創造機會使用戶積極參與學術信息環境的管理等。此外,一些圖書館的戰略規劃提到了財務管理、風險管理和附屬館的管理工作。
[關鍵詞]內外部要素評價矩陣;SWOT矩陣;價值鏈;QSPM定量規劃矩陣
一、內外部要素評價矩陣(IFE矩陣、EFE矩陣)
企業在運用PEST-N和五力模型分析法對外部經營環境進行詳細分析,找出外部戰略環境要素,收集到有關信息,預測到關鍵要素的變化,歸納出外部機遇和威脅之后,可以采用外部要素評價矩陣(EFE矩陣)對企業的外部戰略環境作一個定量評價,以便于幫助企業戰略決策者更為綜合全面地認識所掌握的各種環境信息。開發企業外部要素評價矩陣模型需要企業戰略決策者(或群體)的主觀判斷。對于企業來說,其外部要素評價矩陣模型的綜合加權評價值為正數,表示企業處于一個有吸引力的行業之中,其外部環境中的機會大于威脅,值越大表示外部環境對企業越有利:綜合加權評價值為負數,表示企業處于一個前景不妙的行業中;其外部環境中的威脅大于機會,絕對值越大表示外部環境對企業越不利。
二、SWOT矩陣分析法
所謂SWOT矩陣分析法,即企業環境分析,是綜合考慮企業外部和內部環境的各種因素,找部出組織運作外環境中的機會和威脅及內部的優勢和劣勢,并對其進行分析評價,從而選擇最佳經營戰略方向的方法。SWOT矩陣分析法中的S是指企業內部的優勢(Strengths),W是指企業內部的劣勢(weaknesses),O是指企業外部環境的機會(Opportunities),T是指企業外部環境的威脅(Threats)。
SWOT依據企業的經營目標,列表定出對企業生產經營活動及發展有著重大影響的內部及外部因素,并且根據所確定的標準,對這些因素進行評價,從中判定出企業的優勢與劣勢、機會和威脅。因素評價最常用的方法是對所列出的因素逐項打分,一般采取4分制,根據企業對外部因素反應能力的大小對外部環境中的機會和威脅等因素打分,根據企業相對于主要競爭對手對企業內部環境中的優勢和劣勢等因素打分,其中外部機遇和內部優勢打正分,外部威脅和內部劣勢打負分,然后按因素的重要程度加權并分別求外部因素和內部因素的代數和。在實際應用中,具體數據可采用IFE矩陣和EFE矩陣的分析結果。最后分別用內部因素、外部因素作為SWOT矩陣分析圖的橫、縱坐標軸,根據IFE和EFE矩陣的打分結果畫出企業的SWOT分析定位圖,企業根據所處的象限位置選擇相應的經營戰略。
三、價值鏈分析法
1985年美國戰略管理學家波特首次提出了價值鏈理論。他認為企業每項生產經營活動都是其創造價值的經濟活動,企業所有的各不相同但又相互關聯的生產經營活動構成了創造價值的一個動態過程,即價值鏈。企業在價值鏈中創造的價值如果超過其成本便有盈利,如果超過競爭對手的話,便擁有更多的競爭優勢。企業生產經營活動可以分成基本活動和支持性活動兩大類。基本活動是指生產經營的實質性活動,一般可以分成原料供應、生產加工、成品儲運、市場營銷和售后服務五種活動。這些活動與商品實體的加工流轉直接有關,是企業的基本增值活動。支持性活動是指用以支持主體活動、內部之間又相互支持的活動,包括企業投入的采購管理、技術開發、人力資源管理和企業基礎結構。支持性活動既是對基本活動的支持,又互相支持,它們是依靠提供外購投入品、技術、人力資源和各種企業范圍內的功能約束進行的。
四、QSPM定量規劃矩陣
關鍵詞:齊齊哈爾;城市主題文化;鶴文化品牌建設
中圖分類號:G127 文獻標識碼:A 文章編號:1009 ― 2234(2017)01 ― 0009 ― 03
在確立城市主題文化之后,研究討論齊齊哈爾市鶴文化建設向何處去的問題,意義重大。 反思以往我市鶴文化研究和建設存在的問題,有助于當下鶴文化建設和研究順利發展,取得突破 。
一、正確認識城市主題文化的內涵和功能
我們在鶴文化研究和討論中,引進和使用了城市主題文化的概念。在現實中,有兩個“城市主題文化”概念在并行使用。我們通常講的一般意義上的城市主題文化,是指用來選擇、提煉主題文化的特質文化資源、載體、素材,比如說“鶴文化是齊齊哈爾城市的主題文化”;城市主題文化另外一個含義,也是原始的根本的含義是主題文化戰略規劃設計體系,相當于是我們通常說的城市主題文化建設或構建城市主題文化。區別兩者的含義,有利于我們正確認識城市主題文化的功能。追根溯源,城市主題文化概念的原創者是付寶華先生。他所創立的城市主題文化學科和城市主題文化規劃設計體系,是旨在破解“千城一面”的城市特色危機,徹底解決中國城市化過程中出現的目標趨同、功能重復、產業同構、形象單一這些困擾著中國城市化發展的棘手問題,而提出和建立的城市特質化、特色化、差異化發展的戰略概念、戰略理論、戰略體系、戰略發展設計,“是現代經濟、文化發展的CIMS操作系統”,是在主題文化理念指導和引領下構建的城市發展戰略規劃體系,是目前為止,在世界城市發展戰略中最前沿、最熱門、最被推崇的學科和設計。在以往我們鶴文化建設研究中,由于對付寶華主題文化建設理論缺乏深入全面和系統的了解,我們發現,在城市主題文化的內涵方面,我們大多數人只知其一,不知其二,這就導致了鶴文化建設實踐處于一種自為的、零碎的、紛亂的狀態,和城市主題文化建設主旨相距甚遠。回歸城市主題文化正統,就要求我們,在明確鶴文化為城市主題文化之后,必然面臨著制定規劃設計和實施規劃設計的一個緊迫的任務。按著付寶華的理論,城市戰略規劃必須遵循“主題文化謀劃――主題文化概念――主題文化戰略規劃――主題文化計劃――主題文化建設”的程序和原則進行。所以確立城市主題文化只是完成了城市發展戰略規劃體系中的一小步,我們在鶴文化建設上任重而道遠,當下就面臨如何制定戰略規劃和設計的一個重要的歷史抉擇。
二、鶴文化基礎研究尚需進一步深化
齊齊哈爾市開展鶴文化研究討論已經有十多年時間了,推出了很多研究成果,市社科規劃辦自2005年以來批準立項的鶴文化建設重大項目研究就有7項之多,應該說這些成果在促進我市鶴文化建設上功不可沒。應該肯定地說,我們對于鶴文化研究還不系統、還不扎實,太偏重于操作系統研究,提出目標、設計方案居多,基礎研究薄弱,一些基本的學術性問題,如鶴文化、鶴文化產業的概念到底該怎樣界定,鶴文化作為城市主題文化到底通過什么發揮精神引領作用,鶴文化產業到底能不能發展為“新興戰略產業”“支柱產業”等等許多問題沒有得到充分的討論。針對鶴文化在歷史上形成的一些負面元素,如駕鶴西歸、鶴頂紅、風聲鶴唳等示亡、示毒、示哀的符號意義該如何破解,這些都很少涉及。關于城市主題文化理論,我們研究的不夠深入、理論普及尚未展開,大多都在泛泛而談。由于沒有得到思想上的統一,面對一些似是而非的問題,就難免引起我市許多人包括一些知識精英,對鶴文化作為城市主題文化不理解,對一些提法有非議。甚至有人提出質疑,鳥文化怎么能成為一個城市的主題文化呢?2011年隆冬時節,在齊報和晚報上發表的兩位學者關于鶴文化之爭,折射了這樣一個事實,關于鶴文化的許多問題我們還沒有實現學術上的共識,可惜,他們的爭論只限于與彼此的一問一答,沒有在更廣闊的范圍內延伸展開。總之,對于鶴文化基礎性研究需要深入、需要深化,沒有思想上的統一,鶴文化建設很難順利進行,很難進入一個新境界。