時間：2022-11-07 12:32:51
導(dǎo)語：在檔案數(shù)字化工作計劃的撰寫旅程中，學(xué)習(xí)并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
（一）高效便捷，易于管理。檔案管理數(shù)字化是將檔案管理與現(xiàn)代電子技術(shù)相結(jié)合，將紙質(zhì)的檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，在電腦中進(jìn)行存放。由于數(shù)字檔案其存放于電腦之中，以電子數(shù)據(jù)信息的形式存在，因此數(shù)字檔案僅占有虛擬空間，而不占據(jù)實體空間，這就有效的減小了工作人員在進(jìn)行檔案查詢與整理過程中的困難，降低了工作人員的工作量。又由于電腦系統(tǒng)在查詢，搜索等方面具有一定的優(yōu)勢，因此在進(jìn)行檔案查找與編輯的過程中，可以有效的減少檔案管理人員的工作時間，提高了檔案管理的工作效率。
（二）系統(tǒng)嚴(yán)密，安全性高。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案由于數(shù)量巨大，占地面廣，因此在進(jìn)行檔案管理的過程中經(jīng)常會由于管理過程中的疏漏造成檔案信息的外泄或者檔案的丟失與損毀，使得檔案管理的質(zhì)量下降，并對事業(yè)單位中工作人員的個人隱私造成影響。對檔案管理進(jìn)行數(shù)字化管理后，工作人員可以通過電腦技術(shù)的應(yīng)用，建立起有效的電子檔案管理系統(tǒng)，并針對檔案的重要性設(shè)立不同層級的安全保護(hù)措施。同時，針對檔案的查閱進(jìn)行嚴(yán)格的規(guī)定，可以通過設(shè)立密碼，指紋識別等方式，提高檔案的管理的安全性。
（三）網(wǎng)絡(luò)管理，調(diào)取方便。我國大多數(shù)事業(yè)單位內(nèi)部都建立起了適宜企業(yè)內(nèi)部工作展開的局域網(wǎng)絡(luò)，企業(yè)各部門之間可以通過網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用加強部門間聯(lián)系，實現(xiàn)各部門間資源的共享。檔案管理工作人員將檔案信息錄入電腦系統(tǒng)后，企業(yè)中的各部門可以通過單位內(nèi)部局域網(wǎng)絡(luò)，通過密碼驗證的方式進(jìn)入檔案數(shù)據(jù)庫中進(jìn)行檔案的調(diào)取與查閱，這樣不僅可以減少檔案調(diào)取過程中的時間，同時也減輕了工作人員的工作負(fù)擔(dān)，使得工作人員的檔案資料可以在企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行快速的流通，提高企業(yè)各部門間的辦公效率。
二、檔案管理數(shù)字化的工作重點
（一）建立管理體系，完善管理制度。檔案管理數(shù)字化在我國剛剛開始普及，我國大多數(shù)事業(yè)單位在進(jìn)行應(yīng)用的過程中，在管理制度與管理方法等方面仍存在著不足。因此有關(guān)事業(yè)單位應(yīng)加大對數(shù)字化檔案管理的了解，在原有檔案管理的基礎(chǔ)上進(jìn)行新制度的建立，通過建立管理體系，完善管理制度的方式，促進(jìn)數(shù)字化檔案管理的進(jìn)一步完善。值得注意的是，在進(jìn)行管理體系以及管理制度的建設(shè)過程中，有關(guān)人員應(yīng)對數(shù)字化檔案管理的科學(xué)性，合理性進(jìn)行有效的引導(dǎo)，確保數(shù)字化檔案管理可以保有旺盛的生命力，不斷的向前推進(jìn)。
（二）培養(yǎng)專業(yè)人才，保障錄入質(zhì)量。由于數(shù)字化檔案管理需要借助計算機技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支持，因此傳統(tǒng)的檔案管理人員在進(jìn)行工作的過程中經(jīng)常會出現(xiàn)一定的局限性，難以有效的對計算機進(jìn)行操作，無法完成正常的信息錄入與管理工作。鑒于此，有關(guān)事業(yè)單位應(yīng)對單位內(nèi)部檔案管理人員的素質(zhì)進(jìn)行提升，保障管理人員的工作質(zhì)量。首先，事業(yè)單位應(yīng)有針對性的進(jìn)行專業(yè)人才的培養(yǎng)。針對數(shù)字化檔案管理對計算機技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的需要，組織檔案管理人員對計算機技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行學(xué)習(xí)，并在學(xué)習(xí)一段時間后進(jìn)行技術(shù)的考核，以便驗收培訓(xùn)的成果。其次，要保障信息錄入的質(zhì)量。檔案信息是事業(yè)單位員工的基本信息，其對事業(yè)單位內(nèi)部員工未來的發(fā)展，以及事業(yè)單位對員工的了解等都有著一定的影響。因此，有關(guān)事業(yè)單位應(yīng)加強對檔案信息錄入的監(jiān)督，確保信息錄入的準(zhǔn)確性。
（三）關(guān)注網(wǎng)絡(luò)安全，提高技術(shù)應(yīng)用。就目前我國的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境而言，其在很多方面存在不穩(wěn)定性。尤其網(wǎng)絡(luò)安全問題更是現(xiàn)在社會大眾普遍關(guān)注的問題。檔案管理數(shù)字化需要將檔案信息進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化管理，實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)流轉(zhuǎn)。因此提高網(wǎng)絡(luò)安全是實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)管理數(shù)字化的重要條件之一。檔案管理部門在進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)安全管理的過程中，首先，應(yīng)注意對網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)的應(yīng)用，對現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)科技的發(fā)展給予關(guān)注，積極引進(jìn)最新的病毒查殺軟件，提高網(wǎng)絡(luò)的安全系數(shù)。其次，工作人員在進(jìn)行電腦操作的過程中，應(yīng)保持小心謹(jǐn)慎的態(tài)度，避免進(jìn)入不安全的網(wǎng)站，點擊不可靠的郵件。最后，工作人員應(yīng)做好電子檔案信息的備份，避免因病毒襲擊造成電子檔案的丟失，影響檔案管理工作的進(jìn)行。
（四）完善硬件設(shè)施，打造保密機制。要想有效的促進(jìn)檔案管理的數(shù)字化，有關(guān)事業(yè)單位不僅要從人員與制度等方面入手，同時還要對檔案管理過程中硬件設(shè)施給予足夠的關(guān)注。檔案數(shù)字化管理中的硬件設(shè)施主要指電子計算機設(shè)備，掃描設(shè)備等。由于現(xiàn)代電子產(chǎn)品更新的速度日新月異，因此檔案管理部門應(yīng)定期的對市場上的電子產(chǎn)品進(jìn)行關(guān)注，對于本單位中過于陳舊的電子設(shè)備進(jìn)行及時的更換與維修，以滿足檔案管理數(shù)字化的需要。
高校數(shù)字化的檔案信息從傳輸、存儲到顯示利用都要通過計算機來實現(xiàn)，計算機和網(wǎng)絡(luò)是生成和利用數(shù)字檔案信息的基礎(chǔ)和前提，離開計算機軟硬件和網(wǎng)絡(luò)的傳輸，數(shù)字化的檔案信息就不可能讀取和顯示，因此，數(shù)字化檔案信息對計算機及網(wǎng)絡(luò)有很強的依賴性。然而眾所周知，計算機及網(wǎng)絡(luò)具有一定的不安全性，因為計算機網(wǎng)絡(luò)的某些隱患，有時會使檔案信息遭到毀滅性的破壞，這就產(chǎn)生了檔案信息的安全問題。如何確保數(shù)字化檔案信息的保密性、完整性、真實性和可利用性，給高校檔案數(shù)字化工作帶來了極大的挑戰(zhàn)，對高校在檔案數(shù)字化進(jìn)程中采取先進(jìn)技術(shù)和有效措施，保障高校檔案信息安全提出了較高的要求。
二、數(shù)字化進(jìn)程中高校檔案信息安全現(xiàn)狀
檔案數(shù)字化給高校檔案工作帶來了新的生機，數(shù)字化檔案信息的網(wǎng)絡(luò)傳輸和查詢在為社會提供廣泛信息服務(wù)的同時，也給高校檔案的信息安全帶來了嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。例如：在數(shù)字化加工過程中，有的高校利用勤工助學(xué)學(xué)生或通過外包實現(xiàn)檔案全文數(shù)字化，存在對學(xué)生培訓(xùn)不夠和對數(shù)字化加工服務(wù)機構(gòu)、加工場地、加工人員和加工成果等方面監(jiān)管不到位，管理不規(guī)范的問題；有的高校檔案管理人員沒有經(jīng)過正規(guī)的機要保密培訓(xùn)，在工作實踐中，對已觸“紅線”的檔案信息資料繼續(xù)以常規(guī)方法掛網(wǎng)；有的政府信息安全部門對進(jìn)行檔案數(shù)字化工作的單位指導(dǎo)不到位等等。
1.高校檔案數(shù)字化進(jìn)程中沒有完整的法律法規(guī)制度保護(hù)信息安全。
目前，各高校全文數(shù)字化工作主要依據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《高等學(xué)校檔案管理辦法》、《電子公文歸檔管理暫行辦法》等法規(guī)。法規(guī)制度分散零亂，缺乏系統(tǒng)的規(guī)劃和設(shè)計，對于高校檔案信息安全保障法規(guī)不成體系，缺少專門的法規(guī)。
2.高校檔案數(shù)字化沒有統(tǒng)一技術(shù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。
目前，沒有一套具體全面、系統(tǒng)規(guī)范、科學(xué)合理、可操作性強的檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范，來保證高校檔案數(shù)字化工作能夠安全、科學(xué)、規(guī)范、有序地進(jìn)行。
3.高校檔案數(shù)字化評估、防范少，檔案信息安全缺乏預(yù)警能力。
高校檔案信息安全保障體系的各部分建設(shè)仍處于相對獨立的狀態(tài)，常將檔案信息安全保障與檔案信息安全保護(hù)混為一談。人員崗位職責(zé)不明確，業(yè)務(wù)操作不規(guī)范，有越崗代崗現(xiàn)象，有的操作人員在相關(guān)計算機上使用與檔案數(shù)字化無關(guān)的軟件，難免帶來病毒侵襲等隱患，造成數(shù)字化系統(tǒng)癱瘓，使得安全保障階段的能力僅僅停留在保護(hù)的水平上，不能主動防御和動態(tài)保護(hù)檔案信息安全。
4.高校檔案專業(yè)人才短缺，檔案信息安全保障缺乏發(fā)展能力。
在檔案信息開發(fā)和利用過程中，人始終參與其中，是檔案信息安全的制造者，也是檔案信息安全的護(hù)衛(wèi)者。隨著檔案信息化的推進(jìn)和檔案事業(yè)的發(fā)展，對檔案工作者的要求也越來越高。在檔案信息安全保障體系建設(shè)中，專業(yè)的信息安全人才是不可或缺的部分。
三、數(shù)字化進(jìn)程中高校檔案信息安全策略
1.遵循法律制度是高校檔案信息安全的基礎(chǔ)。
法律制度是高校檔案數(shù)字化工作生成、管理、存儲、利用各環(huán)節(jié)的參與人員共同遵守的規(guī)章或準(zhǔn)則的統(tǒng)稱，包括政策、法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、內(nèi)部規(guī)定等多種形式。連續(xù)、有效、健全的制度是科學(xué)應(yīng)對檔案數(shù)字化進(jìn)程安全風(fēng)險的保障。通過科學(xué)的制度建設(shè)，約束威脅數(shù)字檔案安全的人為因素，調(diào)動各方面人員應(yīng)對安全風(fēng)險的積極性才是根本。在數(shù)字化進(jìn)程中，要保證高校檔案信息安全，必須加強法制管理，充分運用法律手段，規(guī)范檔案管理人員對數(shù)字化檔案信息的安全保障。把保障檔案信息安全的各項工作納入法制化、規(guī)范化的軌道，進(jìn)而提高檔案管理部門對檔案信息安全工作的管理水平。目前，高校檔案數(shù)字化進(jìn)程中應(yīng)遵循的相關(guān)法律法規(guī)包括：《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》、《高等學(xué)校檔案管理辦法》、《電子公文歸檔管理辦法》等等。這就要求高校有關(guān)部門一方面要依據(jù)現(xiàn)有法律法規(guī)，加大執(zhí)法力度，嚴(yán)格執(zhí)法，切實起到保障高校數(shù)字化檔案信息安全的作用，另一方面針對高校檔案信息安全面臨的復(fù)雜問題，上級有關(guān)部門要進(jìn)一步完善高校檔案信息安全的法律法規(guī)，盡早出臺有效的專門的法律依據(jù)。同時，高校也要根據(jù)自身的實際情況，修訂數(shù)字化檔案信息安全管理辦法。
2.制定檔案信息安全標(biāo)準(zhǔn)是高校檔案信息安全的前提。
檔案信息安全標(biāo)準(zhǔn)是一種多學(xué)科、綜合性、規(guī)范性的標(biāo)準(zhǔn)，其目的在于保證檔案信息系統(tǒng)的安全運行，保證利用者和設(shè)備操作者的人身安全。面對數(shù)字化檔案事業(yè)的不斷發(fā)展，制定數(shù)字化檔案信息安全標(biāo)準(zhǔn)對保證高校數(shù)字化檔案信息安全與保密起著重要的作用。高校要根據(jù)國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，結(jié)合學(xué)校實際情況，在充分調(diào)查研究的基礎(chǔ)上，制定一套具體全面、系統(tǒng)規(guī)范、科學(xué)合理、可操作性強的檔案信息安全標(biāo)準(zhǔn)，保證高校檔案數(shù)字化工作科學(xué)、規(guī)范、有序地進(jìn)行。檔案信息安全標(biāo)準(zhǔn)包括以下幾個方面的內(nèi)容：一是網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)，主要涉及基礎(chǔ)通信工程建設(shè)、網(wǎng)絡(luò)平臺建設(shè)、網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)互通技術(shù)等方面；二是應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)，基于部分高校檔案數(shù)字化信息也會面向公眾，為社會提供必要的服務(wù)，所以要制定字符內(nèi)部編碼標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)處理格式標(biāo)準(zhǔn)、信息輸出標(biāo)準(zhǔn)等；三是應(yīng)用支撐標(biāo)準(zhǔn)，主要涉及信息交換平臺、電子記錄管理和數(shù)據(jù)庫方面的標(biāo)準(zhǔn)，能給高校檔案數(shù)字化提供各種支撐和服務(wù)；四是信息安全標(biāo)準(zhǔn)，主要涉及安全級別管理、身份認(rèn)證、訪問控制、加密算法和數(shù)字簽名方面的標(biāo)準(zhǔn)；五是管理標(biāo)準(zhǔn)，主要涉及人員管理、制度管理和檔案信息管理等方面的內(nèi)容。
3.安全技術(shù)保障是高校數(shù)字化檔案信息安全的核心。
數(shù)字化檔案信息是高科技產(chǎn)物，因此也需要高科技技術(shù)來保障檔案數(shù)字化信息服務(wù)、編研工作和檔案信息安全工作。高校檔案數(shù)字化進(jìn)程中面臨的技術(shù)風(fēng)險多種多樣，歸納起來主要有：軟硬件配置不當(dāng)、數(shù)字化技術(shù)不成熟等等，這些都會對信息安全構(gòu)成隱患，但只要有防范意識，絕大部分風(fēng)險都可以規(guī)避。目前，高校檔案數(shù)字化進(jìn)程中涉及到的信息安全技術(shù)主要有以下幾種：一是防火墻技術(shù)。它是設(shè)置在被保護(hù)網(wǎng)絡(luò)和外部網(wǎng)絡(luò)之間的一道屏障，在外部網(wǎng)與內(nèi)部網(wǎng)之間建立起一個安全網(wǎng)關(guān)，從而防止發(fā)生不可預(yù)測的、潛在破壞性的侵入。它可以通過監(jiān)測、限制、更改跨越防火墻的數(shù)據(jù)流，盡可能地對外部屏敝網(wǎng)絡(luò)內(nèi)部的信息、結(jié)構(gòu)和運行狀況，以此來實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)的安全保護(hù)。二是數(shù)據(jù)加密技術(shù)。數(shù)據(jù)加密技術(shù)一般與防火墻技術(shù)配合使用，它是為提高信息系統(tǒng)及數(shù)字檔案信息的安全性和保密性，防止機密信息被外部破析所采用的主要技術(shù)手段之一。三是反病毒技術(shù)。反病毒技術(shù)包括預(yù)防病毒、檢測病毒和消除病毒三種技術(shù)。四是訪問控制技術(shù)。在操作系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中規(guī)定了訪問控制的權(quán)限，如規(guī)定文件建立者具有可讀、寫、修改或執(zhí)行的權(quán)限。強制性訪問控制引入了安全管理員的機制，增加了安全保護(hù)，可防止用戶無意或有意地使用自主訪問的權(quán)利。五是安全審計技術(shù)。通過對網(wǎng)絡(luò)內(nèi)發(fā)生的各種訪問情況記錄日志，并對日志進(jìn)行統(tǒng)計分析，進(jìn)而對資源使用情況進(jìn)行事后分析，它也是發(fā)現(xiàn)和追蹤事件的常用措施。
4.有效的安全管理是高校數(shù)字化檔案信息安全的關(guān)鍵。
數(shù)字檔案信息安全管理是以數(shù)字檔案信息及其載體為對象的安全管理，它的任務(wù)是保證高校數(shù)字檔案信息的使用安全和信息載體的運行安全。數(shù)字檔案信息安全保障的管理體系是指以系統(tǒng)全面科學(xué)的安全風(fēng)險評估為基礎(chǔ)的、體現(xiàn)“防患于未然”為核心的、動態(tài)的數(shù)字檔案信息安全管理。數(shù)字檔案信息安全管理活動包括建立機構(gòu)、制定計劃、開展培訓(xùn)、落實措施、檢查效果和實施改進(jìn)等過程。學(xué)校檔案部門必須成立一個安全管理工作組，負(fù)責(zé)實施和監(jiān)控整個檔案數(shù)字化信息安全管理活動，對檔案數(shù)字化信息及信息處理設(shè)施的威脅、影響、脆弱性及三者發(fā)生的可能性進(jìn)行評估；不定期對人員進(jìn)行安全策略及安全技術(shù)的培訓(xùn)，有效地遏制來自外部和內(nèi)部的攻擊，增強安全防護(hù)能力和隱患發(fā)現(xiàn)能力，確保高校數(shù)字檔案信息資源內(nèi)容和信息載體的安全。
5.高素質(zhì)的人才是高校數(shù)字化檔案信息安全的保證。人員管理是高校數(shù)字化檔案信息安全工作中最關(guān)鍵的部分，也是最難的部分。應(yīng)對各個時期的安全風(fēng)險，有效管理參與人員應(yīng)建立在以下兩個假設(shè)之上：一是人人都可能帶來不確定的安全風(fēng)險因素，人人都肩負(fù)著保證信息安全的職責(zé)。在對外部非授權(quán)用戶制定防護(hù)措施時，也要加強對內(nèi)部人員的管理、培訓(xùn)、監(jiān)督和審計工作。二是參與人員分工不同，每類人員參與檔案信息安全的工作分工也不同。在保證檔案信息安全工作計劃中，應(yīng)明確主管領(lǐng)導(dǎo)、技術(shù)人員、管理人員、數(shù)字檔案形成者和利用者的權(quán)利、責(zé)任和義務(wù)。
四、結(jié)語
1規(guī)范操作原則在農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)字化建設(shè)的過程中,無論是紙質(zhì)載體數(shù)字化,還是接受電子文件,都必須制定和實施農(nóng)業(yè)科技檔案工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范,統(tǒng)籌規(guī)劃,有序推進(jìn),實現(xiàn)依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化、程序規(guī)范化,盡可能避免在保管和使用中出現(xiàn)各自為政、互不兼容、重復(fù)建設(shè)等現(xiàn)象,提高數(shù)字化工作的質(zhì)量和效率。2安全管理原則任何事情的發(fā)展都是矛盾的結(jié)合體,農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)字化建設(shè)雖然比傳統(tǒng)的管理模式有較大優(yōu)勢,但同時也對農(nóng)業(yè)科技檔案的保密提出了更高的要求。眾所周知,隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化建設(shè)的不斷深入,網(wǎng)絡(luò)的脆弱性和潛在威脅也日益顯現(xiàn)出來。因此,在進(jìn)行農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)字化建設(shè)的過程中,必須采取有效的安全防范措施,充分保證農(nóng)業(yè)科技檔案信息的安全性。3效益優(yōu)先原則農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)字化建設(shè)需要投入大量的財力、人力、物力,因此,必須以利用需求為導(dǎo)向,將年限較長、具有館(室)藏特色、最為珍貴以及利用頻率高的農(nóng)業(yè)科技檔案優(yōu)先數(shù)字化,達(dá)到效益最大化。4分工協(xié)作原則農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)字化建設(shè)相當(dāng)繁瑣,涉及面廣,必須堅持分工協(xié)作、整體配合、長期堅持、相互理解的工作理念,充分發(fā)揮單位各個部門和各類人員的作用,明確工作任務(wù),落實責(zé)任分工,真正做到各司其職,各施其能,協(xié)調(diào)配合,共同推進(jìn)農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)字化建設(shè)。
二、農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)字化建設(shè)的內(nèi)容
1建立高效的農(nóng)業(yè)科技檔案信息采集和存儲平臺根據(jù)數(shù)字化檔案管理的要求,健全農(nóng)業(yè)科技檔案信息采集平臺。一是,建立電子檔案目錄和電子檔案錄入接收工作室(即電子文件備份站),配備計算機設(shè)備,實現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)和電子文件的采集工作;二是,建立掃描工作室,配備普通平板掃描儀、高速掃描儀、專用照片掃描儀、縮微膠卷轉(zhuǎn)換儀等設(shè)備,實現(xiàn)科技檔案由傳統(tǒng)介質(zhì)向電子信息的轉(zhuǎn)換;三是,建立安全可靠的科技檔案信息存儲平臺。數(shù)據(jù)存儲采取磁盤陣列柜、磁帶機、光盤庫等設(shè)備,進(jìn)行磁盤陣列自動備份、光盤刻錄備份、磁帶備份、異地備份,實現(xiàn)檔案信息的安全存儲。2建立農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)配合數(shù)字化檔案的建設(shè)目標(biāo),逐步建立動態(tài)更新的農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)字化管理系統(tǒng),綜合檔案室內(nèi)建立農(nóng)業(yè)科技檔案檢索數(shù)據(jù)庫,在室外建立與農(nóng)業(yè)科技相關(guān)的電子文件歸檔系統(tǒng),并實現(xiàn)接口統(tǒng)一,動態(tài)及時歸檔。3建立和完善農(nóng)業(yè)科技檔案信息資源庫完善資源庫建設(shè)是做好農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)字化建設(shè)的重點,主要有兩個不同層次:一是,農(nóng)業(yè)科技檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)。根據(jù)專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)科學(xué)選定農(nóng)業(yè)科技檔案目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu),將室藏農(nóng)業(yè)科技檔案的案卷級目錄和卷內(nèi)目錄全部輸入微機,建立科技檔案目錄數(shù)據(jù)庫,并加強機讀目錄數(shù)據(jù)庫的質(zhì)量控制,規(guī)范著錄標(biāo)引,包括著錄格式的標(biāo)準(zhǔn)化、著錄數(shù)據(jù)的完整性和著錄數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化;二是,農(nóng)業(yè)科技檔案全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)。利用數(shù)碼相機、掃描儀等技術(shù)將館(室)藏紙質(zhì)載體的農(nóng)業(yè)科技檔案原件進(jìn)行數(shù)字化處理,并將掃描件與機讀目錄對應(yīng)掛接,實現(xiàn)全文檢索。4建設(shè)農(nóng)業(yè)科技檔案信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)農(nóng)業(yè)科技檔案信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)包括農(nóng)業(yè)科技檔案信息網(wǎng)站建設(shè)、內(nèi)部局域網(wǎng)建設(shè)等,與市政務(wù)網(wǎng)、公眾網(wǎng)聯(lián)網(wǎng),建立上至國家科技檔案館,下聯(lián)農(nóng)業(yè)部門和農(nóng)業(yè)科研單位,形成四通八達(dá)的“農(nóng)業(yè)科技檔案信息高速公路”,向廣大科技人員提供農(nóng)業(yè)科技檔案各類信息的服務(wù),充分發(fā)揮農(nóng)業(yè)科技檔案的作用。
一、目前狀況
××工商所現(xiàn)有工作人員__名，按照一室兩隊設(shè)置，巡查隊共_名工作人員，分成_塊“責(zé)任田”進(jìn)行網(wǎng)格式監(jiān)管；轄區(qū)內(nèi)_個鄉(xiāng)，_個街道，____戶個體工商戶，___戶企業(yè)。
××同志負(fù)責(zé)的巡查區(qū)域為：××鄉(xiāng)__個村，××鄉(xiāng)__個村，兩個街道，_條街，_條路，方圓共計___平方公里；有___戶企業(yè)，___戶個體工商戶；其中食品經(jīng)營單位___戶，高危行業(yè)__戶（加油站、液化氣站、化工廠）。
為提高工作效率，更新工作方式，該所在劉培路巡查組率先運用電腦、數(shù)碼相機等設(shè)備，留下食品經(jīng)營單位和高危行業(yè)的資質(zhì)材料，可隨時掌握其狀況。同時對所了解到的企業(yè)的困難、要求、意見等信息，進(jìn)行同類分項，綜合分析，進(jìn)一步促進(jìn)了監(jiān)管職能到位，提升了服務(wù)質(zhì)量。
二、主要做法
（一）建立書式、電子式市場監(jiān)管檔案
_.對管轄區(qū)域的××鄉(xiāng)、××鄉(xiāng)所有企業(yè)，個體工商戶有照、無照經(jīng)營戶，建立了書式檔案。
_．建立食品經(jīng)營單位和高危行業(yè)經(jīng)營單位書式檔案。
_．建立校園周邊___米之內(nèi)經(jīng)營業(yè)戶檔案（書式）。
_．建立××鄉(xiāng)、××鄉(xiāng)、南區(qū)企業(yè)個體開業(yè)檔案。
_．建立××鄉(xiāng)、××鄉(xiāng)、南區(qū)企業(yè)個體年檢檔案。
_．建立企業(yè)、個體工商戶專項整治檔案。
_．建立企業(yè)、個體工商戶巡查記錄存檔檔案。
_．建立企業(yè)、個體工商戶預(yù)警通知書存檔檔案。
_．建立企業(yè)、個體工商戶開業(yè)年檢遺留問題檔案。
__．建立企業(yè)、個體工商戶檢查匯報材料上報檔案。
__．建立企業(yè)經(jīng)濟戶口檔案（前置審批文件、營業(yè)執(zhí)照、法定代表人照片、身份證、聯(lián)系方式），在建立書式的基礎(chǔ)上，全部錄入了電腦，實行檔案電子化。
（二）建立書式、電子式、影像式經(jīng)濟戶口，熟知企業(yè)、個體戶基本信息
_．對企業(yè)、個體工商戶的食品經(jīng)營單位的場所及牌匾、自律制度宣傳畫，經(jīng)營者現(xiàn)場銷售場面和負(fù)責(zé)人，以及衛(wèi)生許可證、營業(yè)執(zhí)照、法人身份證、照片、聯(lián)系方式等進(jìn)行影像信息獲取。
_．對高危行業(yè)的企業(yè)及個體工商戶在采取上述做法的同時，還對其機械、設(shè)備、安全防火公示板、用具、用品、防火標(biāo)識等進(jìn)行影像信息獲取。通過書式和影像獲取的信息，直接錄入計算機，建立電子式信息監(jiān)管經(jīng)濟戶口，以便及時查閱。
（三）建立轄區(qū)管理書式影像座標(biāo)圖，熟知企業(yè)、個體經(jīng)營位置
將管轄區(qū)分為三塊：一是建立金珠鄉(xiāng)行政區(qū)域座標(biāo)管理圖；二是建立江北鄉(xiāng)行政區(qū)域座標(biāo)管理圖；三是建立南區(qū)行政座標(biāo)管理圖；四是建立食品經(jīng)營單位、高危行業(yè)座標(biāo)管理圖。在圖上標(biāo)注企業(yè)、個體工商戶字號名稱和經(jīng)營者，標(biāo)注路線圖（地名），對于座標(biāo)管理圖進(jìn)行影像化錄入電腦實行電子化管理。
（四）建立文字材料、報表、檢查情況表格數(shù)字化目標(biāo)管理機制
_、對巡查組的工作計劃、安排、分工進(jìn)行書式表格數(shù)字化負(fù)責(zé)制錄入電腦成為電子式。
_、對轄區(qū)內(nèi)的企業(yè)、個體工商戶數(shù)字統(tǒng)計進(jìn)行書式表格數(shù)字化統(tǒng)計，達(dá)到一目了然，準(zhǔn)確上報。
_、對食品經(jīng)營單位、高危行業(yè)書式表格化統(tǒng)計，達(dá)到心里熟知，準(zhǔn)確無誤，錄入電腦電子化。
_、對巡查記錄封面、目錄內(nèi)容方面進(jìn)行封面、目錄表格打印填寫制式化，評定等級，簽名蓋章統(tǒng)一化。法人彩照粘貼巡查記錄左上角，達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化，錄入電腦電子巡查記錄。
一、醫(yī)院檔案管理工作存在的主要問題
1、檔案觀念疆化，意識淡薄。眾所周知，醫(yī)療是醫(yī)院的中心工作，得到重視是無可非議的。本文要闡述的是，在醫(yī)院管理工作中重視醫(yī)療工作而輕視檔案管理工作的觀念較為普通。這種現(xiàn)象，無論是醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)者還是醫(yī)務(wù)工作人員均有存在。他們對檔案及檔案工作的重要性缺乏認(rèn)識，視其可有可無，末得到足夠的重視，使不少醫(yī)院的檔案工作滯后于全國檔案事業(yè)的發(fā)展速度，醫(yī)院檔案的作用不能充分得到發(fā)揮。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)在工作規(guī)劃中往往忽視檔案工作，很難擺上日事議程，對檔案管理及檔案設(shè)備等投入較少，以致檔案管理工作水平難以適應(yīng)信息化建設(shè)的需要，也影響了醫(yī)院整體管理水平的提高。
2、檔案管理工作制度不健全。按照規(guī)定，二級以上醫(yī)院均應(yīng)成立綜合檔案室，實行統(tǒng)一管理全院各種各類檔案。在實踐中，雖然多數(shù)醫(yī)院都按檔案管理目標(biāo)的要求成立了綜合檔案室，實行統(tǒng)一管理，但由于檔案管理制度不健全，使檔案在收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計以及開發(fā)利用諸多方面都比較困難。有些部門為使用方便，甚至不愿移交本科室的檔案材料；更有甚者還將日常工作中形成的重要檔案材料據(jù)為已有，人為地造成了醫(yī)院檔案材料的不齊全完整，檔案信息資源鏈出現(xiàn)嚴(yán)重缺陷。
3、檔案管理人員缺乏專業(yè)知識和技能。在醫(yī)院檔案管理人員中，可分為專職檔案工作人員和兼職檔案工作人員兩種。二者中，檔案專業(yè)出身的人員很少。他們當(dāng)中，相當(dāng)多的人員未經(jīng)過系統(tǒng)的檔案專業(yè)理論學(xué)習(xí)，文化程度、理論水平、專業(yè)素質(zhì)等方面參差不齊，缺乏從事檔案工作所具備的基本理論和基本技能，雖然他們在實踐中得到了一定的鍛煉和提高，但距現(xiàn)代化檔案管理工作的要求還相差甚遠(yuǎn)，遠(yuǎn)不能適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理工作的需要。況且許多檔案人員的思想觀念還跟不上時代的科學(xué)發(fā)展，在管理水平上缺乏創(chuàng)新精神，這也與現(xiàn)代化醫(yī)院建設(shè)不相適應(yīng)。
4、檔案管理設(shè)施不適應(yīng)發(fā)展的需要。醫(yī)院檔案管理設(shè)施落后這是一個不爭的事實。因為，醫(yī)院的工作重點即醫(yī)療，醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)者對此投入不惜代價，而對檔案工作方面的投入是緊上加緊，少得可憐。檔案庫房面積狹小，有的還是辦公室、檔案庫房和閱覽室同間，檔案裝俱陳舊切雜亂不一，數(shù)量不足，不符合檔案保管要求，嚴(yán)重地制約了醫(yī)院檔案工作的進(jìn)程。
二、做好醫(yī)院檔案管理工作的途徑
為適應(yīng)社會主義市場經(jīng)濟體制對醫(yī)院發(fā)展的要求，準(zhǔn)確把握新時期醫(yī)療發(fā)展的特點，做好醫(yī)院的檔案管理工作，使醫(yī)院檔案更好地為醫(yī)院管理及社會醫(yī)療服務(wù)，是醫(yī)院檔案工作者面臨的新任務(wù)。
1、依法制檔，提高全員檔案意識。醫(yī)院檔案部門（或檔案工作人員）要積極主動行動起來，大力宣傳《檔案法》，提高醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)與職工的檔案意識，使其充分認(rèn)識到檔案工作的重要性，認(rèn)識到檔案與自已有著密切的關(guān)系，以便更好地支持檔案管理工作，從而逐步形成重視檔案意識的氛圍。醫(yī)院檔案管理工作能不能得到重視和發(fā)展，關(guān)鍵是否能取得醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的高度重視和支持。醫(yī)院檔案工作作為醫(yī)院工作的一個組成部分，其作用在于為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)決策、醫(yī)療管理以及社會醫(yī)療等各項工作服務(wù)。醫(yī)院的科學(xué)發(fā)展，需要檔案部門提供寶貴的檔案信息為依據(jù)。這就要求醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要切實加強對醫(yī)院檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，將其納入醫(yī)院工作計劃、管理體系和崗位責(zé)任制，使醫(yī)院檔案工作得到良性發(fā)展。
2、建立健全醫(yī)院檔案管理制度，實行規(guī)范管理。檔案管理工作作為醫(yī)院整體工作的一個組成部分，沒有嚴(yán)格的規(guī)章制度是難以保其順利開展的。因此，在檔案管理中要建立一整套醫(yī)院檔案目標(biāo)管理考核制度和各種類檔案歸檔制（下轉(zhuǎn)第60頁）（上接第58頁）度。按規(guī)范要求，準(zhǔn)確把握立卷的重點，力求做到標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、分類科學(xué)、組卷合理、編目清晰，實現(xiàn)有序化管理。對醫(yī)院各種檔案要分門別類，形成體系，便于保管和利用。移交時，做到交接有手續(xù)和清冊，檔案要齊全完整。通過規(guī)章制度和規(guī)范化管理等手段，使醫(yī)院檔案管理工作逐步走向制度化和規(guī)范化的軌道。
3、提高檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)，確保檔案工作有效開展。醫(yī)院檔案工作的科學(xué)發(fā)展，人才是關(guān)鍵。一是要引進(jìn)檔案專業(yè)人才，提高檔案隊伍的整體素質(zhì)。二是應(yīng)支持和鼓勵現(xiàn)有從事醫(yī)院檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)掌握現(xiàn)代化檔案管理的新方法和新技術(shù)，提高專業(yè)水平，適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化和數(shù)字化的需要。
4、積極做好醫(yī)院檔案開發(fā)利用工作，納入醫(yī)院綜合信息實行一體化管理。檔案信息管理系統(tǒng)是醫(yī)院綜合信息管理系統(tǒng)中的一個子系統(tǒng)，將這個子系統(tǒng)融入醫(yī)院整體信息化工作中，就能夠為醫(yī)院管理決策和醫(yī)療的參考提供更多的有效信息資源，形成更具有綜合價值的信息源。這就要求檔案部門（或工作人員）在做好檔案收集、整理、保管和提供利用的同時，應(yīng)積極主動開發(fā)檔案信息資源，形成數(shù)字化信息，并及時并入醫(yī)院綜合信息管理系統(tǒng)，用數(shù)字化信息為全院管理服務(wù)，為醫(yī)療實施服務(wù)，為社會醫(yī)療服務(wù)。通過利用檔案為醫(yī)院創(chuàng)造良好的經(jīng)濟效益和社會效益，提高醫(yī)院檔案工作在醫(yī)院管理工作中的地位，推動醫(yī)院檔案工作的規(guī)范化建設(shè)與科學(xué)發(fā)展。
三、幾項保障措施
1、為使醫(yī)院檔案工作目標(biāo)管理有效執(zhí)行，要成立由分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)任組長，醫(yī)院各部門主任、護(hù)士長為成員的檔案工作目標(biāo)管理領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)對檔案工作目標(biāo)的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和組織協(xié)調(diào)，責(zé)任到位，層層落實，以此形成的自上而下、層層抓落實的管理模式。
關(guān)鍵詞:水利；檔案管理；信息化
一、引言
水利檔案信息化建設(shè)具有廣泛的內(nèi)容，它包括了檔案信息資源的有序整理、檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)、檔案信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)、檔案信息資源的開發(fā)利用、檔案信息化人才隊伍的建沒以及促進(jìn)檔案信息資源開發(fā)利用的政策法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)的制定等。
黨的十六大報告指出:“信息化是我國加快實現(xiàn)工業(yè)化和現(xiàn)代化的必然選擇”，我國已將信息化建設(shè)作為國民經(jīng)濟和社會發(fā)展的首要內(nèi)容。水利事業(yè)置身于社會經(jīng)濟發(fā)展之中，必須加快水利事業(yè)現(xiàn)代化步伐，實現(xiàn)水利信息化。我國水利信息化工程自“七五”期間起步，2003年《全國水利信息化規(guī)劃》出臺，標(biāo)志著水利信息化的全面展開。
水利檔案工作是水利基礎(chǔ)工作的重要組成部分，水利檔案信息化應(yīng)是水利信息化建設(shè)中的重要環(huán)節(jié)，現(xiàn)階段其內(nèi)容包括檔案信息的有序整理、檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)、檔案信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)、信息資源的開發(fā)利用、檔案信息化人才的培育以及開發(fā)利用的制度制定等等。當(dāng)前，水利檔案信息化建設(shè)的步伐在水利信息化整體建設(shè)進(jìn)程中已顯滯后。
二、水利檔案信息化建設(shè)存在的問題和困難
當(dāng)前，水利系統(tǒng)內(nèi)檔案信息化建設(shè)初步運用微機進(jìn)行檔案信息的存貯、檢索，提高了檔案利用的查全率、查準(zhǔn)率，但仍然存在一些亟待解決的問題:一是重視力度不強。系統(tǒng)內(nèi)部偏重于防汛防旱、工程建設(shè)、資源管理等業(yè)務(wù)的信息化建設(shè)，對支持和服務(wù)于全局的綜合檔案管理信息化建設(shè)重視不夠，推進(jìn)力度不強，減弱了檔案信息化建設(shè)推進(jìn)全局工作的功能和貢獻(xiàn)。二是檔案人員缺乏現(xiàn)代化檔案管理技能。在辦公自動化普及過程中，檔案計算機應(yīng)用僅限于目錄級檢索，因未進(jìn)行系統(tǒng)地培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，一些水利系統(tǒng)檔案管理人員尚未完全掌握電子檔案歸檔管理、室藏檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)咨詢服務(wù)等方面的專業(yè)知識和操作技能。三是檔案信息資源建設(shè)重點不夠突出。四是缺乏統(tǒng)一規(guī)劃和技術(shù)支持。開發(fā)一些專業(yè)應(yīng)用軟件時，沒有同步建設(shè)綜合檔案管理系統(tǒng)，信息化建設(shè)各自為政，未形成統(tǒng)籌安排、全面協(xié)調(diào)、整體推進(jìn)的局面。水利檔案信息化建設(shè)的長遠(yuǎn)規(guī)劃和近期目標(biāo)不夠明確，尚未確定數(shù)據(jù)的統(tǒng)一格式和標(biāo)準(zhǔn)。
從總體上看，水利系統(tǒng)檔案信息化工作還不能適應(yīng)形勢發(fā)展的需要，主要表現(xiàn)為:
思想觀念落后，信息意識淡薄。受傳統(tǒng)的檔案服務(wù)觀念的制約，部分檔案管理人員思想觀念落后、信息意識淡薄，沒有能夠用科學(xué)的、發(fā)展的眼光去看待和應(yīng)對，在信息化、數(shù)字化面前顯得束手無策，缺少應(yīng)有的開拓精神。
檔案人員缺乏現(xiàn)代化管理技能。部分人員雖然使用了計算機，但僅限于目錄級檢索，缺乏電子檔案歸檔管理、室藏檔案數(shù)字化等方面的專業(yè)知識和操作技能。
檔案信息化建設(shè)力度不強，進(jìn)程緩慢。在開發(fā)一些專業(yè)應(yīng)用軟件(如防汛防旱指揮系統(tǒng)、水質(zhì)監(jiān)測系統(tǒng)、水資源管理系統(tǒng)、電子政務(wù)信息系統(tǒng)等)項目管理系統(tǒng)時，沒有同步建設(shè)綜合檔案管理系統(tǒng)，已購置的檔案管理軟件在系統(tǒng)內(nèi)尚未普及運用。
檔案信息資源建設(shè)落后。系統(tǒng)內(nèi)各級檔案管理工作發(fā)展不平衡，綜合檔案室偏重于紙質(zhì)檔案的收集，對電子檔案、聲像檔案、實物檔案、專業(yè)技術(shù)檔案的收集還不夠。
三、水利檔案信息化建設(shè)基本原則
水利檔案作為水利建設(shè)過程的真實記錄，應(yīng)不斷改進(jìn)思想觀念、管理方式及管理手段，依據(jù)適合水利行業(yè)和檔案工作規(guī)律和特點的檔案信息化建設(shè)的基本原則，加快推進(jìn)水利檔案信息化建設(shè)，利用較短的時間，初步實現(xiàn)水利檔案資源數(shù)據(jù)化、服務(wù)利用網(wǎng)絡(luò)化、管理工作科學(xué)化。
以檔案信息開發(fā)和利用為中心的原則。在檔案信息資源中除去部分關(guān)系到國家利益和安全以及個人隱私的以外，大部分是可以開放和利用的。檔案信息化建設(shè)，特別是各種系統(tǒng)和軟件的開發(fā)，要圍繞開放和利用來設(shè)計、展開。
統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的原則。由于受檔案實體管理模式和方法的影響，檔案信息化管理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范也變得比較復(fù)雜且較難統(tǒng)一，再加上系統(tǒng)內(nèi)檔案信息化起步以后，未能及時研究統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，給檔案信息的傳輸、接收和整編帶來較大困難。
抓住重點、階段性推進(jìn)的原則。水利檔案信息化建設(shè)不可能一蹴而就，要經(jīng)過起步、試運行、成熟、全面應(yīng)用的發(fā)展階段。現(xiàn)階段工作的任務(wù)應(yīng)為檔案信息的有序整理、檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)、檔案信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)、信息資源的開發(fā)利用、檔案信息化人才的培育以及開發(fā)利用的政策法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)的制定等。
以基礎(chǔ)工作帶動數(shù)據(jù)庫建設(shè)的原則。檔案信息化特別是信息庫的建立，要依靠基礎(chǔ)工作一點一滴地建立起來。夯實基礎(chǔ)工作，建立和完善數(shù)據(jù)庫，是信息化建設(shè)的核心和關(guān)鍵所在。
四、水利檔案信息化建設(shè)的具體措施
加強領(lǐng)導(dǎo)，增大投入，確保檔案信息化建設(shè)有序發(fā)展
第一，加強領(lǐng)導(dǎo)是核心。應(yīng)成立由分管領(lǐng)導(dǎo)掛帥的，各部門負(fù)責(zé)人參加的領(lǐng)導(dǎo)小組，研究總體發(fā)展方案，確定階段性工作目標(biāo)，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)解決在建設(shè)過程中遇到的問題和困難。明確工作機構(gòu)和工作人員，落實具體工作任務(wù)并跟蹤監(jiān)督檢查。把檔案信息化管理納入系統(tǒng)內(nèi)的年度工作計劃，列入所屬各部門管理目標(biāo)責(zé)任制內(nèi)容內(nèi)進(jìn)行考核。
第二，加大投入是關(guān)鍵。水利檔案信息化建設(shè)是一項綜合性、前沿性的系統(tǒng)工程，不僅需要完成大量的基礎(chǔ)工作，配備一定規(guī)模的硬件設(shè)施，還要進(jìn)行適合本行業(yè)的軟件開發(fā)利用，這些都需大量的人力、物力和財力，每年度資金的投入要與信息建設(shè)的任務(wù)相匹配，支撐系統(tǒng)的有序發(fā)展和正常運行。
注重管理，豐富室藏，加快檔案信息建設(shè)
檔案信息資源建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的核心。水利檔案專業(yè)性、技術(shù)性強，涉及管理門類廣，因此水利檔案信息資源建設(shè)必需從源頭上加以關(guān)注。首先，要制定與水利信息化相協(xié)調(diào)的檔案信息化建設(shè)工作計劃，宏觀上要有總體的指導(dǎo)思路，實現(xiàn)發(fā)展戰(zhàn)略上的創(chuàng)新。其二，要增強綜合檔案室的業(yè)務(wù)監(jiān)督、指導(dǎo)職責(zé)，建立和完善檔案信息管理制度，明晰檔案信息管理流程，建立水文數(shù)據(jù)網(wǎng)上歸檔流程等各專業(yè)的檔案歸并錄入規(guī)定，實現(xiàn)各門類檔案收集、管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，豐富室藏。其三，推廣檔案管理軟件的運用，推進(jìn)水利檔案綜合目錄數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，實現(xiàn)案卷級、文件級的電子檢索。其四，加大電子文件歸檔管理。必須以成熟的軟、硬件環(huán)境和良好的管理制度為前提。綜合檔案室作為歸檔文件的信息接收和管理的職能機構(gòu)，要積極創(chuàng)造條件，建立信息管理制度，保證本系統(tǒng)的電子文件的真實、完整、可靠、安全地保存。嚴(yán)格執(zhí)行電子文檔和紙質(zhì)文檔同時歸檔的雙套制管理辦法，最終實現(xiàn)“數(shù)字化檔案室”。
以人為本，注重培訓(xùn)，促進(jìn)檔案隊伍建設(shè)
檔案信息化管理是以計算機技術(shù)應(yīng)用為載體，這就要求檔案工作者不僅要具備圖書、情報、檔案學(xué)的專業(yè)知識，還需具備現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用能力和信息加工處理能力。加快培養(yǎng)和構(gòu)建一支檔案信息化建設(shè)的復(fù)合型多層次的人才隊伍是當(dāng)務(wù)之急。目前可以從以下幾個方面入手。第一，要制定切實可行的培養(yǎng)計劃，鼓勵專、兼職檔案人員通過在職培訓(xùn)、業(yè)余進(jìn)修等多種形式，根據(jù)缺什么補什么的原則，提高檔案工作者掌握和運用信息技術(shù)的技能。第二，要注意引進(jìn)信息技術(shù)、計算機、數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等方面的專業(yè)人才，優(yōu)化人員結(jié)構(gòu)，以適應(yīng)檔案工作現(xiàn)代化的需要。第三，加強對檔案工作者信息意識培養(yǎng)，改變傳統(tǒng)檔案“重藏輕用”的局面，使檔案人員充分運用信息資源管理理論和信息技術(shù)手段，對檔案信息資源實施科學(xué)管理與有效開發(fā)利用。第四，建立必要的激勵機制，充分發(fā)揮檔案管理人員愛崗敬業(yè)，積極進(jìn)取的工作熱情和主觀能動作用，提高工作效率和質(zhì)量，從而增強檔案管理改革和發(fā)展的動力。
參考文獻(xiàn)
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關(guān)鍵詞：國土資源；檔案管理；信息化建設(shè)
隨著知識經(jīng)濟時代的到來，全球已經(jīng)基本實現(xiàn)了信息的共享與同步，而人工智能、多媒體技術(shù)、衛(wèi)星通信技術(shù)和計算機網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)的快速發(fā)展，信息化覆蓋了社會發(fā)展各個領(lǐng)域[1]。由于社會各項事業(yè)以及經(jīng)濟建設(shè)的發(fā)展，國土資源各項業(yè)務(wù)有所增加，各級國土資源的專業(yè)檔案數(shù)量也隨之增多，這就需要建立有序、統(tǒng)一和集中管理的國土資源信息化工作，從而實現(xiàn)國土資源檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。
1 國土資源檔案概述
國土檔案資源詳細(xì)記錄了各項目建設(shè)的土地分類變化和占用土地情況、房地產(chǎn)土地交易變化過程與權(quán)屬來源等，是耕地保護(hù)、土地利用規(guī)劃、土地權(quán)屬管理和土地確權(quán)等國土工作的有力依據(jù)。通常國土資源檔案具有自身的特點，具體如下：①易變更性。國土資源檔案的易變更性主要體現(xiàn)在地籍方面，地籍可被簡單分解，如明確這塊地的坐落位置、面積大小和所有人等。由于地籍會受人為和自然等因素的影響而導(dǎo)致地籍變更，因此需要檔案管理人員及時登記檔案變更，保證檔案信息的最新化。②復(fù)雜性。國土資源檔案具有較高的專業(yè)性，檔案種類之間錯綜復(fù)雜且相互兼容，導(dǎo)致其具有復(fù)雜性的特征，如土地出讓項目檔案既屬于科技檔案又屬于文書檔案，這是因為其含有用地位置平面圖以及土地出讓證明材料等。③多樣性。國土資源檔案具有的繁多的種類，包括業(yè)務(wù)性檔案和綜合類檔案等，其中業(yè)務(wù)性檔案涉及地礦檔案、土地利用規(guī)劃檔案、地籍管理檔案等；綜合類檔案涉及電子檔案、實物檔案、聲像檔案以及文書檔案等[2]。由于國土資源檔案的多樣性特征，致使檔案管理工作難度有所增加，傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)無法滿足實際需求，因此加強信息化的檔案管理顯得尤為重要。④完整性。國土資源檔案完整性很高，如一塊土地的利用和報批，在實際利用過程中經(jīng)常會出現(xiàn)違規(guī)操作等問題，這些都需要在檔案中進(jìn)行詳細(xì)記錄，確保檔案的完整性。
2 國土資源檔案管理信息化建設(shè)的意義與路徑
（一）意義
隨著信息時代的到來，傳統(tǒng)的國土資源檔案管理模式已經(jīng)難以滿足時代的發(fā)展需要，而檔案管理信息化建設(shè)能夠利用計算機等技術(shù)來快速高效管理與存取檔案信息，減輕管理人員的負(fù)擔(dān)，促進(jìn)檔案管理準(zhǔn)確性的提升，因此加強檔案管理信息化建設(shè)顯得尤為重要。以往在管理檔案資源是多是采用紙質(zhì)檔案，受環(huán)境和條件等因素的影響，紙質(zhì)檔案在長時間儲存過程中會出現(xiàn)字跡模糊、破損、丟失等情況，影響國土資源部門各項工作的順利開展，因此需要做好國土資源檔案信息化建設(shè)，形成電子版的檔案，以此提高檔案管理工作效率，達(dá)到檔案高效與長期保管的目的。另外，國土資源檔案中涉及國土資源活動、個人、相關(guān)單位和國土等的信息歷史記錄，便于人們觀看與查閱，有利于維護(hù)群眾和相關(guān)單位的利益。
（二）路徑
1、提高認(rèn)識
要想實現(xiàn)國土資源檔案管理的信息化建設(shè)，需要對其進(jìn)行高度重視與正確認(rèn)識，明確信息化建設(shè)的重要性，積極轉(zhuǎn)變管理理念和管理模式。在傳統(tǒng)的國土資源檔案管理工作中，管理人員不了解信息化建設(shè)的作用，沒有大力支持檔案管理的信息化建設(shè)工作，導(dǎo)致工作流于形式，缺乏實質(zhì)性進(jìn)展[3]。因此國土資源部門需要加強國土資源檔案管理的信息化建設(shè)工作的宣傳，提高人員的認(rèn)識，使其能夠積極參與到信息化建設(shè)工作中，提高檔案信息化的水平。
2、優(yōu)化工作方式
國土資源檔案是一種國土資源檔案的信息，在確定建設(shè)用地面積和協(xié)調(diào)土地權(quán)屬糾紛等方面發(fā)揮著重要的作用，目前如何為相關(guān)事業(yè)單位和社會公眾提供便捷的檔案查詢調(diào)閱信息，已經(jīng)成為各級國土資源部門亟待解決的問題。因此檔案管理人員在實際工作過程中，應(yīng)該樹立為各項國土資源管理工作和經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)的理念，加強主動服務(wù)意識，積極拓展國土檔案資源的潛能，為各部門提供檔案信息資料。同時國土資源部門可以優(yōu)化工作方式，采取“請進(jìn)來、走出去”的方式，深入實際調(diào)研，對新情況進(jìn)行詳細(xì)了解，接受新的事物，創(chuàng)造高效靈活的檔案信息化使用方法，為國土資源各項工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
3、建立檔案資源信息庫
國土資源部門在建立檔案資源信息庫過程中，需要做到以下幾點：①做好前期準(zhǔn)備。部門可以對數(shù)字化檔案數(shù)量進(jìn)行全面匯總，初步預(yù)算數(shù)字化加工，科學(xué)制定工作計劃與方案，購買相關(guān)設(shè)備以及按照專門工作場所；對于數(shù)字化對象，部門可結(jié)合檔案的利用目的與特征，對利用率高的地籍管理類和建設(shè)用地類檔案進(jìn)行數(shù)字化管理[4]。②加強過程管理。規(guī)范管理檔案交接工作，做好檔案登記工作，詳細(xì)規(guī)定圖像的命名方式、掃描方法、處理方法和儲存格式，保證檔案編碼與檔案數(shù)量的準(zhǔn)確性，避免檔案原件遭到破壞。③強化檔案數(shù)據(jù)的保密與安全。部門應(yīng)該對聘用人員進(jìn)行登記備案與嚴(yán)格審查，完善監(jiān)控系統(tǒng)，做好數(shù)字化設(shè)備的檢查工作，并對數(shù)據(jù)進(jìn)行定期篩選與鑒定，遵守保密規(guī)定并加以利用，做好數(shù)據(jù)備份工作。這樣才能保證國土資源檔案數(shù)據(jù)的安全性，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的同城備份、異質(zhì)備份和異地備份
4、加強人員素質(zhì)建設(shè)
國土資源檔案管理信息化建設(shè)具有很強的綜合性，包括國土資源部門的全部業(yè)務(wù)，要想保證檔案的安全完整以及信息化建設(shè)工作的高效有序開展，檔案管理人員需要具備扎實的業(yè)務(wù)知識、細(xì)致嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度以及高度的責(zé)任心，掌握信息化建設(shè)工作的相關(guān)知識。國土資源部門需要加強管理人員的教育和培訓(xùn)，組織其參加各級檔案部門舉辦的業(yè)務(wù)考察和培訓(xùn)等活動，通過相互交流互動來提高管理能力與業(yè)務(wù)知識；同時可以為檔案管理人員提供職稱與職務(wù)上升的渠道和空間，調(diào)動人員的工作創(chuàng)造性和積極性[5]。當(dāng)然檔案管理人員需要調(diào)整心態(tài)，更新觀念，學(xué)習(xí)和掌握相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識，有效管理與分類復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)信息，將國土資源檔案信息的開發(fā)利用價值加以充分發(fā)揮，滿足相關(guān)事業(yè)單位與社會公眾的需求。
3 結(jié)束語
國土資源檔案管理信息化建設(shè)是國土資源檔案管理的重要發(fā)展方向，在社會服務(wù)高效化與土地管理制度深化改革等方面具有現(xiàn)實意義。由于國土資源檔案管理的信息化建設(shè)工作相對復(fù)雜和繁瑣，在實際實施過程中會出現(xiàn)各種問題，這就需要深入分析和研究這些問題，提高認(rèn)識，優(yōu)化工作方式，建立檔案資源信息庫，加強人員素質(zhì)建設(shè)。只有這樣，才能將國土資源檔案的服務(wù)性能加以充分發(fā)揮，更好地服務(wù)與社會發(fā)展與經(jīng)濟建設(shè)，確保國土資源檔案管理信息化建設(shè)的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化，實現(xiàn)國土資源檔案管理事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。
參考文獻(xiàn)
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關(guān)鍵詞：獨立學(xué)院 教學(xué)檔案 管理 信息化
中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A
獨立學(xué)院系級教學(xué)檔案是系內(nèi)各專業(yè)在教學(xué)活動中逐步形成的有保存價值的文件、圖表、聲像的資料，它是學(xué)校教學(xué)管理、教學(xué)實踐、教研科研等活動以及學(xué)校教學(xué)工作發(fā)展的真實記錄，它是獨立學(xué)院教學(xué)檔案的重要組成部分，是系級教學(xué)水平的評估指標(biāo)之一，也是制定和修改培養(yǎng)計劃和教學(xué)大綱以及計算教學(xué)工作量的重要依據(jù)。
系級教學(xué)檔案管理是獨立學(xué)院教育教學(xué)管理的重要內(nèi)容之一，是獨立學(xué)院檔案管理工作的一個重要部分。隨著信息技術(shù)的應(yīng)用與發(fā)展和互聯(lián)網(wǎng)在高校的普及，高校教學(xué)檔案管理向數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化管理模式發(fā)展，檔案的信息化管理已成為當(dāng)前獨立學(xué)院系級教學(xué)檔案管理工作面臨的重要課題。本文首先對獨立學(xué)院系級教學(xué)檔案管理的現(xiàn)狀進(jìn)行了分析，然后結(jié)合教學(xué)檔案管理經(jīng)驗提出了教學(xué)檔案信息化管理的對策。
一、院系級教學(xué)檔案的主要構(gòu)成
教學(xué)檔案完整、準(zhǔn)確、真實地記錄教學(xué)實施的全過程，既是維護(hù)教學(xué)歷史的重要憑證，也是教學(xué)效果評價和教育教學(xué)、教研科研決策的重要依據(jù)，它以“服務(wù)于教學(xué)”為中心，是整個教學(xué)工作不可或缺的組成部分。院系級教學(xué)檔案主要包括：
第一，教學(xué)過程中學(xué)校下發(fā)的各種公文，包括：教務(wù)處下發(fā)的通知、教學(xué)和科研的規(guī)章制度、培養(yǎng)計劃、課程教學(xué)大綱和實驗大綱、畢業(yè)論文（設(shè)計）規(guī)范化文件；
第二，教學(xué)實施過程中的材料，包括：每學(xué)期的教學(xué)任務(wù)、教材征訂表、教學(xué)周歷、課程表、期中教學(xué)檢查材料、學(xué)生各類成績、考試試卷及相關(guān)材料、課程設(shè)計報告、實習(xí)計劃和報告、畢業(yè)論文（設(shè)計）及其相關(guān)材料等；
第三，教學(xué)監(jiān)督與評價中的材料，包括：調(diào)停課記錄、學(xué)生評價、督導(dǎo)評價；
第四，教師教研科研的各類材料，包括：教師編寫的教材、科研及發(fā)表的文章、課程和專業(yè)建設(shè)材料；
第五，其他材料，如系（教研室、實驗室）工作計劃、教研活動記錄、教學(xué)工作量統(tǒng)計和課酬計算、W生學(xué)籍表、學(xué)生課外學(xué)分鑒定材料等。
二、院系級教學(xué)檔案管理存在的問題
從教學(xué)檔案的組成可看出，教學(xué)檔案范圍廣、分類多、數(shù)量大、內(nèi)容豐富、形式多樣、利用頻繁，同時具有時態(tài)性、動態(tài)性和專業(yè)性等特點。要管理好、利用好這些教學(xué)檔案將是一項系統(tǒng)工程，但從目前院系教學(xué)檔案管理現(xiàn)狀而言，在管理制度、方法和手段上還存在不少問題和差距，教學(xué)檔案為教學(xué)服務(wù)的功能沒有真正實現(xiàn)。
（一）教學(xué)檔案管理制度不健全
教學(xué)檔案管理制度是有關(guān)教學(xué)檔案審核、收集、分類、編目、整理、錄入、保管（密）、查（借）閱等方面的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。雖然有些高校頒發(fā)了一些有關(guān)檔案管理工作的制度，但也經(jīng)常變化，沒有一個系統(tǒng)有序的管理體制和統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和制度，存在隨意性、零散性，缺乏連續(xù)性、系統(tǒng)性，導(dǎo)致教學(xué)檔案版本不對、格式不對、要求不符、紙張不統(tǒng)一、零散不全、裝訂五花八門；因查（借）閱制度不嚴(yán)格、不規(guī)范導(dǎo)致原始資料涂改、污損、缺失和損毀；因檔案管理員保密意識不強導(dǎo)致資料失密、泄密等現(xiàn)象發(fā)生[1]。
（二）各級領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認(rèn)識
院系級教學(xué)檔案作為院系教學(xué)活動全過程的真實記錄和客觀反映，在對院系的教學(xué)質(zhì)量的分析和評價中有著不可替代的作用，一方面，學(xué)校主管部門可及時掌握院系教學(xué)活動的具體實施情況，了解各院系的實際教學(xué)水平；另一方面，可以為院系領(lǐng)導(dǎo)和專業(yè)負(fù)責(zé)人在制定或修訂專業(yè)人才培養(yǎng)方案時提供切實有用的基礎(chǔ)性材料。特別重要的作用是對提高專任教師的教學(xué)水平起到積極的推動作用，教師通過借鑒其他優(yōu)秀教師的教學(xué)計劃、教學(xué)方法、教學(xué)成果等，能夠快速適應(yīng)高校教學(xué)要求和提高自身專業(yè)教學(xué)水平。然而，大多數(shù)高校的只是完成教學(xué)檔案的收集、簽字、保存，然后將其束之高閣，只有當(dāng)學(xué)校教學(xué)檢查或各類評估時才拿出來看看，完全只是以教學(xué)檔案實體保管為重點，輕視了教學(xué)檔案的利用價值，沒有體現(xiàn)出教學(xué)檔案對后續(xù)教學(xué)活動創(chuàng)新意義、指導(dǎo)借鑒作用以及為教學(xué)工作服務(wù)的目的[2]。
（三）教學(xué)檔案管理模式陳舊，難以發(fā)揮教學(xué)檔案的作用
隨著計算機的普及，教學(xué)檔案資料本身來源就是電子格式的，但打印后還是采用審核簽字再提交到系教學(xué)秘書處的提交方式，檔案的管理還停留在紙質(zhì)提交、手工收集、人工管理、手工查閱等管理模式。這種管理模式工作效率低、成效不明顯，導(dǎo)致教學(xué)檔案信息不能共享、利用率不高，也不利于交流等。
三、教學(xué)檔案管理信息化的內(nèi)涵與意義
教學(xué)檔案管理信息化指運用計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對教學(xué)資料的收集、整理、存儲、處理、傳輸、利用和開發(fā)，提高教學(xué)檔案管理效率，實現(xiàn)教學(xué)資源共享，逐步實現(xiàn)教學(xué)檔案的規(guī)范化管理。教學(xué)檔案管理信息化以教學(xué)檔案的數(shù)字化建設(shè)為核心、以網(wǎng)絡(luò)管理化建設(shè)為平臺、以信息人才儲備為基本、以實現(xiàn)教學(xué)檔案資源共享為目標(biāo)。高校院系級教學(xué)檔案信息化主要內(nèi)容：一是把文件、圖紙等原始的紙質(zhì)教學(xué)資料掃描轉(zhuǎn)化為可用的數(shù)字化檔案，同時建立數(shù)字化檔案信息管理系統(tǒng)（平臺）；二是可實時、安全、準(zhǔn)確、高效地查閱或提供給有關(guān)信息需求者使用[3]。
（一）規(guī)范了教學(xué)管理，提高了教學(xué)管理的效率和質(zhì)量
因教學(xué)檔案類型多、來源廣、數(shù)量大，管理工作量大，采用傳統(tǒng)的手工管理模式，則管理工作的效率和準(zhǔn)確率低，管理效果差。教學(xué)檔案的信息化管理可以嚴(yán)格規(guī)定原始數(shù)據(jù)輸入，使得全校教學(xué)資料格式統(tǒng)一、分類明確，同時，教學(xué)檔案庫的建立可實現(xiàn)各系、教研室、各級教學(xué)管理部門間的資源共享和相互協(xié)作。所以，教學(xué)檔案管理的信息化可以實現(xiàn)教學(xué)管理的程序化、規(guī)范化和科學(xué)化，既可提高教學(xué)檔案的管理工作效率，也可提高教學(xué)管理質(zhì)量。
（二）實現(xiàn)教學(xué)信息資源共享和信息的實時交換
數(shù)據(jù)庫具有高共享性的特點，教學(xué)管理工作是一個系統(tǒng)工程，涉及到多個部門，而這些部門的數(shù)據(jù)又是相對獨立的，如學(xué)生處的學(xué)生工作數(shù)據(jù)、教務(wù)處的教學(xué)數(shù)據(jù)、財務(wù)的學(xué)費數(shù)據(jù)、人事處的教師數(shù)據(jù)、各系的教學(xué)數(shù)據(jù)等等，多種數(shù)據(jù)來源、交換、傳遞和處理需要繁瑣的人工過程，結(jié)果導(dǎo)致信息的傳達(dá)性和準(zhǔn)確率都不高。教學(xué)檔案的信息化管理模式利用學(xué)校的共享平臺，課使得教學(xué)數(shù)據(jù)有效地、及時地進(jìn)行交換和共享，解決了各部門對教學(xué)信息資源的共享需求。
在教學(xué)管理過程中，教學(xué)管理人員是師生間教學(xué)信息交流的紐帶，他們須及時獲取和下達(dá)教學(xué)活動的信息，如教學(xué)任務(wù)的下達(dá)和收集，教師調(diào)停課的及時性傳達(dá)等工作；為了提高教學(xué)質(zhì)量，要在師生間進(jìn)行教學(xué)意見的收集及反饋。教學(xué)檔案的信息化管理，教師、教學(xué)管理人員和學(xué)生均可通過教學(xué)管理信息化平臺及時地、靈活地進(jìn)行交流，保證了師生間教學(xué)過程中信息的高速傳達(dá)，這樣不僅提高了信息的準(zhǔn)確性，同時也加快工作進(jìn)度和效率。
四、系級教學(xué)檔案信息化管理對策
結(jié)合當(dāng)前獨立學(xué)院系級教學(xué)檔案管理的特點和不足，系級教學(xué)檔案信息化應(yīng)著重圍繞：教學(xué)信息資源的數(shù)字化、檔案管理者的信息化意識和能力以及標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范這三方面去建設(shè)。
（一）做好教學(xué)信息資源數(shù)字化工作，實現(xiàn)教學(xué)信息資源整合和共享
進(jìn)入21世紀(jì)，隨著計算機、網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)的在高校中不斷推進(jìn)和普及，成立于21世紀(jì)初的獨立學(xué)院，計算機、校園網(wǎng)、Internet、移動通信網(wǎng)絡(luò)等基礎(chǔ)設(shè)施比較好，為教學(xué)信息資源的信息化提供了良好的條件。教學(xué)信息資源的數(shù)字化包括教學(xué)信息資源的管理標(biāo)準(zhǔn)化、存儲數(shù)字化和利用網(wǎng)絡(luò)化。按照教學(xué)信息管理部門制定的統(tǒng)一的電子文件格式，師生通過網(wǎng)絡(luò)在線填報存放于數(shù)據(jù)庫或傳輸移交給系部檔案管理員或直接存入光盤保存，管理員再編目整理、定期歸檔；對于紙質(zhì)版的原始資料通過掃描成JPG格式或轉(zhuǎn)換成PDF格式，方便存儲和查閱。筆者所在學(xué)院既有教務(wù)管理系統(tǒng)（包括教師管理、成績管理、教材選定、選課、排課、課堂教學(xué)質(zhì)量評教、考試安排、學(xué)籍管理和畢業(yè)生資格審核等）、科研管理和課外學(xué)分管理，另外，筆者所在系還自行開發(fā)了高校系級管理系統(tǒng)（包括教學(xué)管理、教師管理、教研室管理和科研管理等整個系級教學(xué)管理工作）并在全院推廣使用。系級管理系統(tǒng)和學(xué)院的教務(wù)管理系統(tǒng)可以無縫互操作，達(dá)到檔案信息資源共享的要求，加快了檔案信息化的過程。
（二）提高n案管理者的信息化意識和能力
系級教學(xué)檔案管理必須依托與學(xué)校的辦公自動化（OA）系統(tǒng)開展教學(xué)檔案信息化管理工作，為此，要求檔案管理人員除了掌握常規(guī)的檔案管理知識外，還須學(xué)習(xí)一些新的信息化技術(shù)和知識，如掌握Office軟件、學(xué)校辦公系統(tǒng)、教務(wù)管理系統(tǒng)、學(xué)生工作系統(tǒng)、移動辦公服務(wù)平臺的應(yīng)用以及簡單的網(wǎng)絡(luò)安全和數(shù)據(jù)庫技術(shù)。只有具有高素質(zhì)專業(yè)知識和高技能的管理人員才能真正實現(xiàn)教學(xué)檔案的信息化管理，才能精確把握本系的教學(xué)檔案，才能有效地為教學(xué)提供相應(yīng)的教學(xué)檔案信息資源服務(wù)。為了提高檔案管理人員的信息化管理素質(zhì)，可通過學(xué)術(shù)研討和經(jīng)驗交流方式邀請相關(guān)行業(yè)的專家來校舉辦培訓(xùn)班等。筆者所在學(xué)院從創(chuàng)辦之初到現(xiàn)在，教務(wù)處組織了數(shù)據(jù)錄入員、機關(guān)公文寫作與文件處理等業(yè)務(wù)知識、“正方教務(wù)軟件”使用等多次崗前培訓(xùn)，同時，還每年召開教學(xué)秘書培訓(xùn)交流會；圖書信息中心舉辦了針對教學(xué)秘書的企業(yè)微信號移動辦公平臺應(yīng)用培訓(xùn)。同時學(xué)院也專門開設(shè)了針對教學(xué)管理人員的培訓(xùn)班，極大地提高了教學(xué)檔案管理人員的信息化管理業(yè)務(wù)水平，加快了系級教學(xué)檔案管理向信息化管理的轉(zhuǎn)變。
（三）建立健全檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范
隨著高校各項改革的不斷深入以及校內(nèi)外體制的變化，建立健全系級教學(xué)檔案管理工作規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)是高校教學(xué)檔案管理規(guī)范化、制度化、科學(xué)化的根本保證。為此，院系應(yīng)依據(jù)《檔案法》、《高校檔案工作規(guī)范》等相關(guān)檔案管理規(guī)范和規(guī)程，按照學(xué)校的總體要求，結(jié)合本院系的實際情況，制定出適合院系級教學(xué)檔案信息化管理的規(guī)范和信息化的標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一院系級教學(xué)資料分類標(biāo)準(zhǔn)和管理方法，以便于實現(xiàn)院系級教學(xué)資料檔案的信息化儲存、檢索和利用。筆者所在系按照學(xué)校的《日常教學(xué)管理規(guī)程》和《教學(xué)管理規(guī)章制度匯編》，制定了《計信系教學(xué)管理信息化規(guī)章制度匯編》，將系內(nèi)的教學(xué)管理的各項工作做了嚴(yán)格、細(xì)致的規(guī)定，起到了承上啟下的作用，成為了學(xué)校教學(xué)檔案管理工作的有力補充。同時院系對教師的教學(xué)檔案的產(chǎn)生、存儲和管理進(jìn)行了嚴(yán)格的規(guī)定，教學(xué)檔案信息必須按照規(guī)定的技術(shù)模式、文件格式和工作標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行數(shù)字化，并盡可能采取通用標(biāo)準(zhǔn)。院系還用制度的穩(wěn)定性、強制性和執(zhí)行制度的嚴(yán)肅性來規(guī)范院系級教學(xué)檔案工作，使教學(xué)檔案建設(shè)和教學(xué)管理工作有章可循，促進(jìn)了院系級教學(xué)檔案管理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化。
五、結(jié)束語
院系級教學(xué)檔案管理的信息化是一個系統(tǒng)工程，也是一個循序漸進(jìn)的過程，雖然筆者所在系在學(xué)校教學(xué)檔案過程中取得了一定的成效并做出了一定的貢獻(xiàn)，但隨著國家對獨立學(xué)院教育教學(xué)改革的深入推動，一些更深層次的問題和缺陷也會逐步發(fā)現(xiàn)[4]，因此，為了更好地服務(wù)于獨立學(xué)院的院系教學(xué)工作，各獨立學(xué)院應(yīng)結(jié)合自身的實際，轉(zhuǎn)變思路、勇于創(chuàng)新，在當(dāng)前較有優(yōu)勢的信息化環(huán)境下進(jìn)一步提高院系教學(xué)檔案信息化管理水平，改進(jìn)信息化管理方式，繼續(xù)加強和推進(jìn)信息化建設(shè)，充分發(fā)揮高校院系級教學(xué)檔案的特點和優(yōu)勢，逐步建立起符合獨立學(xué)院自身特色的信息化教學(xué)檔案管理模式，以便更好地為教學(xué)管理工作提供全方位的資源服務(wù)，從而不斷提高教學(xué)檔案信息化管理的質(zhì)量和水平。
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【關(guān)鍵詞】基層工作；檔案管理；行政執(zhí)法；挑戰(zhàn)
一、新形勢下基層檔案工作執(zhí)行《檔案法》的基本情況
（一）加強法制宣傳，檔案依法監(jiān)管工作不斷推進(jìn)
認(rèn)真履行檔案行政監(jiān)督指導(dǎo)職權(quán)，把握好工作的重點和實情，推動檔案管理工作上新臺階、創(chuàng)新業(yè)績。
1、充分利用館藏檔案資源優(yōu)勢，開展檔案法宣傳活動。
2、開展檔案專項執(zhí)法檢查，高度重視檔案工作，切實加強對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)。積極組織開展基層檔案年檢工作，對機關(guān)、企業(yè)和中小學(xué)檔案室進(jìn)行檢查。通過檔案年檢工作的開展，使全縣檔案工作逐步步入規(guī)范化、制度化、法制化軌道，提升了檔案工作依法管理水平。
3、認(rèn)真做好鄉(xiāng)鎮(zhèn)行政區(qū)劃調(diào)整檔案管理工作，嚴(yán)防檔案資源的流失。
（二）夯實基礎(chǔ)建設(shè)，檔案館功能發(fā)揮不斷提高
基層檔案工作者應(yīng)認(rèn)真履行崗位職責(zé)，充分發(fā)揮檔案優(yōu)勢，在圍繞中心服務(wù)大局、圍繞民生服務(wù)社會中起到了積極的作用。
1、檔案查詢利用服務(wù)能力有效提升。
2、穩(wěn)步推進(jìn)檔案管理規(guī)范化建設(shè)，開展行政村示范檔案室和基層機關(guān)規(guī)范化數(shù)字檔案室創(chuàng)建活動。
3、為保護(hù)和傳承本地方言，積極開展“閩南話”語音建檔工作，積極選定閩南話語言建檔區(qū)域，完成閩南語錄音錄像及建檔工作。
（三）全面開展電子文件和數(shù)字檔案登記備份工作
按照上級文件精神，結(jié)合基層檔案工作實際，按計劃有序地推進(jìn)各項工作的開展，不斷深化檔案登記備份工作，努力構(gòu)建檔案安全監(jiān)管體系。
1、設(shè)立縣級檔案與電子文件登記備份中心，專門負(fù)責(zé)全縣檔案與電子文件登記備份的指導(dǎo)、協(xié)調(diào)工作。配置中心機房，采購專用設(shè)備。建立了登記備份管理信息系統(tǒng)平臺。
2、結(jié)合基層檔案工作實際，加大指導(dǎo)力度，確保各單位登記備份數(shù)據(jù)完整、質(zhì)量可靠、程序規(guī)范，重點民生領(lǐng)域檔案登記備份工作有序開展。積極完成基層民政局、環(huán)保局及人力保障局等重要涉民單位的電子業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)登記備份工作。并開展了縣人民醫(yī)院病歷檔案登記備份工作。
3、為確保基層重點建設(shè)項目檔案的齊全、完整和安全，根據(jù)上級文件精神，完成污水處理廠及配套管網(wǎng)工程的檔案登記備份工作。目前，逐步開展基層重點項目檔案登記備份工作。
4、開展重要檔案數(shù)據(jù)異地備份工作，加強與其他檔案館館際間的合作，建立了合作檔案備份基地。
二、存在的主要問題
（一）檔案館建設(shè)亟待進(jìn)一步重視
近年來，基層掀起了新一輪檔案館建設(shè)熱潮，一大批現(xiàn)代化的檔案館相繼建成。但是多數(shù)基層檔案館由于建成時間早，館藏面積小，當(dāng)前基層檔案館在檔案保管硬件、軟件方面已十分落后，不能適應(yīng)新時期對檔案管理與利用的要求。一是庫房面積小，館藏檔案飽和，部分檔案只能堆放在基層檔案館的走廊里。很多單位檔案室長期漏水，導(dǎo)致檔案生蟲、破損霉變、字跡擴散，有的字跡甚至無法辨認(rèn)。有的檔案資料沒有密閉保存，紙張嚴(yán)重氧化，一觸即成碎片。二是檔案庫房存在自然災(zāi)害和消防隱患。庫房內(nèi)電線老化，缺少消防設(shè)施和安全保衛(wèi)設(shè)備。對于地處東南沿海的基層檔案館而言，易遭受臺風(fēng)和暴雨等自然災(zāi)害的侵害。檔案是一種不可再生資源，檔案材料一旦遭受臺風(fēng)和暴雨等侵害，將是無可換回的損失。三是庫房硬件設(shè)施陳舊，檔案保管條件差。庫房防潮、防塵等設(shè)施不全，檔案保管質(zhì)量堪憂，嚴(yán)重制約了檔案工作的正常開展。四是難以適應(yīng)檔案信息化建設(shè)的步伐，當(dāng)前檔案工作的對象已從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)移到新型的電子文檔上來，目前基層檔案館已不適應(yīng)這種變化。因此，基層新檔案館建設(shè)迫在眉睫。
（二）各機關(guān)檔案室的建立和完善存在嚴(yán)重問題
1、檔案工作的重視程度還不夠平衡。機關(guān)檔案工作的重視很不平衡，個別單位對檔案工作重視還不夠，檔案意識薄弱，監(jiān)督力度不強，未能對檔案工作所需的人、財、物和檔案整理歸檔時間給予充分的保證，雖然各部門把檔案工作列入年度工作計劃，也有專人負(fù)責(zé)抓落實，但真正把檔案管理工作作為各部門工作有效機制來抓方面還存在缺陷。從目前檔案執(zhí)法檢查中發(fā)現(xiàn)，有的部門重要的業(yè)務(wù)檔案沒有及時整理、裝訂、歸檔，移交綜合檔案室，而是放置在職能各科室。客觀上講，行政執(zhí)法檔案、重要業(yè)務(wù)檔案放置在職能科室可以方便查閱利用，歸入檔案室保管給調(diào)閱利用確實造成不便，但按照檔案管理要求，不符合檔案法規(guī)定。
2、檔案室保管條件還比較差。多數(shù)基層單位還達(dá)不到檔案管理“八防”要求，與整齊、規(guī)范統(tǒng)一的要求還有一定的差距。少數(shù)單位綜合檔案室變成了雜物室，甚至連人都進(jìn)不去，設(shè)施設(shè)備老化，有的綜合檔案室設(shè)施設(shè)備不齊全，檔案柜也五花八門不統(tǒng)一，比較零亂。個別單位綜合檔案室設(shè)防意識不強，設(shè)施設(shè)備不完善，管理體制不到位，使部分檔案受到損害。甚至有些機關(guān)單位達(dá)到70%左右沒有檔案室現(xiàn)象，對檔案整理、歸檔或保管利用，都存在很大完整性和安全隱患，這些都亟待解決的問題。檔案室保管條件差的原因，從客觀因素上看，有些單位辦公用房比較緊張，單獨拿出一間房子作為檔案室的確存在困難，而有些相對有條件的部門設(shè)置的綜合檔案室整體上也不規(guī)范。甚至有極個別的單位根本沒有對檔案進(jìn)行保管，檔案資料像垃圾一樣堆放在某一角落，勢將造成檔案資料的嚴(yán)重毀壞和遺失，這些問題的產(chǎn)生，最根本原因還是對檔案工作認(rèn)識不足，檔案管理制度落實不夠。
（三）檔案管理現(xiàn)代化和信息化建設(shè)有待進(jìn)一步加快
隨著電子政務(wù)建設(shè)的迅猛發(fā)展，電子政務(wù)建設(shè)產(chǎn)生了大量的電子文件。為適應(yīng)社會信息化的高速發(fā)展，檔案管理必須采用現(xiàn)代化的信息手段。目前，基層檔案部門及部分單位仍停留在原始的管理水平，檔案查閱利用還停留在手工操作和條目注錄階段，檔案管理和檔案信息化建設(shè)嚴(yán)重滯后，影響著檔案的查閱利用和快捷服務(wù)。同時，檔案數(shù)字化基礎(chǔ)薄弱，數(shù)字檔案館（室）建設(shè)滯后。檔案數(shù)字化硬件嚴(yán)重不足，很少有單位配備符合數(shù)字化要求的檔案信息采集、存儲、利用等設(shè)備。各單位檔案數(shù)字化管理軟件標(biāo)準(zhǔn)不同，功能各異，共享性差，在一定程度上制約了基層檔案數(shù)字化工作的整體推進(jìn)。
（四）依法監(jiān)管的力度有待進(jìn)一步提高
一是《檔案法》宣傳還不夠深入，檔案工作還沒有引起全社會的足夠重視，檔案工作有法不依的現(xiàn)象仍有存在。如不按規(guī)定進(jìn)行立卷歸檔、移交檔案，而造成檔案丟失損毀事件時有發(fā)生，有些重點建設(shè)項目檔案未按規(guī)定進(jìn)行專項驗收，重大活動檔案不及時整理歸檔并按規(guī)定移交等。二是農(nóng)村檔案工作薄弱。不少村居、辦事處、社區(qū)無檔案室，對檔案的整理只是通過簡單的繩捆、箱裝，有很多檔案資料關(guān)系基層廣大干部人民群眾的根本利益。三是檔案服務(wù)中介機構(gòu)在發(fā)展中也存在一些問題，諸如管理水平低、人員結(jié)構(gòu)不合理、技術(shù)水平低等情況。四是一些單位檔案意識薄弱，重視不夠，檔案執(zhí)法存在一定難度，一些違法案件沒有得到及時有效查處。
（五）檔案經(jīng)費投入不足
檔案的征集、整理、保護(hù)、搶救和開發(fā)利用需要大量人力物力投入，基層每年預(yù)算的檔案辦公經(jīng)費與實際需求相比有較大缺口。各鄉(xiāng)鎮(zhèn)、各單位也要重視檔案工作，保證必需的工作經(jīng)費，配置符合規(guī)范要求的設(shè)備設(shè)施。同時，基層政府應(yīng)在預(yù)算內(nèi)，考慮增撥村級和社區(qū)建檔的部分經(jīng)費。
（六）檔案隊伍建設(shè)還需進(jìn)一步加強
檔案工作是技術(shù)性非常強的工作，面對檔案服務(wù)領(lǐng)域的不斷拓展，現(xiàn)代化管理要求的不斷提高，館藏量的成倍增加等一系列現(xiàn)實要求。不僅需要更多的人員從事檔案相關(guān)工作，而且也決定了相關(guān)人員需時時刻刻保持同時代的同步性，需要不斷補充自己的知識，學(xué)習(xí)新的技能。
三、問題應(yīng)對策略分析
檔案工作是記錄歷史、傳承文明、服務(wù)社會、造福人民的一項重要事業(yè)，檔案工作從來沒有像今天這樣，在經(jīng)濟和社會生活中起著如此重要的基礎(chǔ)性作用，而且一個國家、一個地區(qū)，經(jīng)濟愈是發(fā)展，文明愈是發(fā)達(dá)，檔案工作的這種基礎(chǔ)性作用就愈加明顯。為發(fā)揮好檔案工作對我縣發(fā)展的基礎(chǔ)性作用，基層檔案館應(yīng)做好以下幾方面工作：
（一）進(jìn)一步加大宣傳力度，強化檔案法制意識
以檔案管理為契機，加強檔案工作領(lǐng)導(dǎo)。基層縣府及相關(guān)部門要切實加強對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，加大《檔案法》的宣傳力度，切實增強做好檔案工作的使命感和責(zé)任感，樹立全社會的檔案意識和檔案法制觀念。要進(jìn)一步抓好檔案室的建設(shè)和管理工作，檔案工作應(yīng)列入績效目標(biāo)考核。同時，要將《檔案法》的學(xué)習(xí)納入領(lǐng)導(dǎo)干部學(xué)習(xí)培訓(xùn)內(nèi)容，強化檔案法制意識，提高依法管理水平，讓領(lǐng)導(dǎo)干部理解檔案工作，支持檔案工作，重視檔案工作。
（二）以檔案新館建設(shè)為載體，加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
按照檔案事業(yè)發(fā)展的要求，加大投入力度，成立新檔案館建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)班子，加快新檔案館建設(shè)步伐。新檔案館的建設(shè)要從文化建設(shè)的高度出發(fā)，堅持高起點、高標(biāo)準(zhǔn)和適度超前的原則，體現(xiàn)文化性、開放性、多功能性、現(xiàn)代性和標(biāo)志性。要真正將檔案館的專項經(jīng)費、檔案信息化建設(shè)經(jīng)費列入年度預(yù)算，并逐年增加檔案事業(yè)經(jīng)費的投入。
（三）以檔案隊伍建設(shè)為手段，提高綜合服務(wù)水平
要根據(jù)國家和省有關(guān)檔案館人員配置要求，加強檔案隊伍建設(shè)，優(yōu)化隊伍結(jié)構(gòu)，提高檔案管理人員素質(zhì)。加快檔案信息化建設(shè)速度，積極轉(zhuǎn)變檔案管理模式，充分發(fā)揮檔案的“四位一體”功能作用，進(jìn)一步提高綜合服務(wù)水平。繼續(xù)加大檔案執(zhí)法力度，加強對機關(guān)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)、行政村、企事業(yè)單位的檔案業(yè)務(wù)檢查、指導(dǎo)，加大督促力度，糾正檔案管理中的違法行為，保證檔案資源完整、安全入庫，推進(jìn)依法治檔。
（四）進(jìn)一步加大工作力度，強化檔案業(yè)務(wù)建設(shè)
要進(jìn)一步加強檔案資料的收集、整理。要規(guī)范文書檔案整理歸檔工作，加強科技檔案、專業(yè)檔案、聲像檔案、電子檔案以及實物檔案的收集。在重點工程、科研和設(shè)備更新改造項目驗收前，依法做好檔案驗收工作。特別是加大對重大工程、重大社會活動及農(nóng)業(yè)農(nóng)村檔案、社區(qū)檔案、企業(yè)檔案的收集整理規(guī)范工作。新設(shè)置機構(gòu)要依法辦理檔案登記，機構(gòu)撤、并、減要依法做好檔案移交。對一些有價值的檔案資料，要采取有力措施，盡可能搶救和補救，廣泛進(jìn)行征集。同時，正確實施對檔案中介機構(gòu)的依法管理，規(guī)范業(yè)務(wù)活動，保證其在規(guī)范化、法制化軌道上順暢地運行。
四、結(jié)論
通過本文的分析可知，在新形勢下，檔案管理工作具有重要作用。為了保證基層檔案工作行政執(zhí)法能夠取得積極效果，我們應(yīng)認(rèn)真分析基層檔案工作面臨的問題，并制定具體對策，促進(jìn)基層檔案工作發(fā)展，滿足基層檔案工作需要。
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