時間：2023-05-23 17:28:24
導語：在干部檔案數字化管理的撰寫旅程中，學習并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優秀范文，愿這些內容能夠啟發您的創作靈感，引領您探索更多的創作可能。
近些年，衢江區財政局主動適應信息化建設的發展要求，將檔案數字化建設作為解決檔案查閱困難的切入點。數字化檔案應用以后，紙質檔案的原件被封存保管，避免文件的磨損、污染和丟失，確保檔案的安全。該局在實現檔案數字化過程中，克服了人員少、任務量大等困難，規范高效地開展檔案數字化工作。并積極向省、市、區檔案部門專家和主管部門獲取業務指導，及時查找存在的問題，認真進行改進。
一、如何實現財政局電子檔案數據庫數字化轉化
在財政局檔案材料中，有多有少，有新有舊，有的紙質質量較好，有的質量較差，雖然財政局檔案在制作過程中都是按照統一標準進行制作，但是以前很多紙質檔案和電子檔案都未使用統一的國家標準，這樣在檔案材料中存在顯著的差異性。如何將這些檔案迅速轉化為只數字化信息儲存起來，又不傷害到原始檔案，這就需要通過掃描或者拍照技術將紙質檔案和電子檔案輸入到掃描儀或者照相機中，同步將其儲存在計算機數字化數據庫中，這是最基礎的數字轉化工作。但是掃描和相機拍攝有一個共同突出的問題就是轉化速度較為緩慢，一天只能轉化幾份檔案，這對于財政局檔案信息進出量十分大的現狀十分不利，面對大量的新舊檔案，可以分階段逐漸完善財政局數字化檔案數據庫。這項工作十分復雜，且工作量十分巨大，需要財政局分階段進行。首先，對庫存文書檔案30107件、業務檔案2278卷、會計檔案6796卷、科技檔案275卷、特種載體檔案224卷，將紙質到數據化轉換共掃描文書119008張，業務檔案4652張，會計檔案13103張，特種檔案掃描287張；從紙質檔案的收集、整理、保管和利用都要有統一的標準；其次，對室存永久和長期檔案進行數字化管理，整理、掃描、圖像處理、存儲、目錄建庫、數據掛接、數據驗收、數據備份、數字化成果管理等；最后，對于新產生的紙質檔直接整理歸檔轉化為數字化檔案，納入到財政局數字化檔案數據庫系統中。此外，充分發揮財政廳FOA辦公自動化系統的電子查詢功能，財政廳將檔案數據導入FOA模塊中，實現廳內網、單機等多種途徑相結合的檔案數據查詢方式，推進檔案數據庫建設，方便機關檔案管理和查詢。在檔案數字化建設過程中，財政局與承建單位簽訂《檔案數字化項目合同》、保密協議，嚴格執行保密守則和工作制度、流程，確保了檔案安全。
【關鍵詞】大數據；人事檔案；數字化
1引言
在信息數字化時代，企事業人事檔案記錄著員工在職時工作、學習以及生活的整個過程，其與企事業職工的個人經歷、綜合素質、績效考核以及人事任免等多項工作有著密切聯系。因此，基于大數據的人事檔案數字化管理系統，能夠有效革新傳統人事檔案的管理模式，實現人事檔案管理的標準化以及服務便利化，極大地提高人事檔案管理的水平[1]。基于大數據的數字化管理系統，主要是通過采集所需數據，并對其進行清洗、過濾，以及歸并后放入數據庫，方便未來工作時的信息數據提取以及深度分析，實現數據價值效應化[2]。因此，在大數據環境下，對企事業人事檔案進行數字化管理，這不僅能夠促使人事檔案管理工作具有規范性、整體性，還能夠共享人事檔案信息數據，充分提高利用率。在傳統人事檔案管理模式下，查詢人事檔案需要企事業單位各級職能部門相互協調，在增加人力成本以及時間成本的同時，還影響了后續工作的時效性[3]?；诖髷祿娜耸聶n案管理，主要是將企事業員工的各類信息進行技術處理，實現人事檔案相關信息的數字化。與此同時，在大數據環境下，人事檔案會存入特定的數據庫，盡可能保證人事檔案管理的安全性、可靠性?；诖髷祿娜耸聶n案數字化管理模式，通過對人數檔案數據信息進行篩選、挖掘以及預配置，來簡化工作流程。一定程度上，既避免了人力資源的閑置與浪費；也能夠通過利用數字化技術手段，提升人事檔案存儲安全等級。此外，為了保障基于大數據的人事檔案數字化管理的質量，需要配備適宜的軟硬件設施。
2當前人事檔案數字化管理現狀
2.1人事檔案利用率低
由于部分企事業單位的人事檔案管理人員責任感以及參與度都比較低，影響了人事檔案管理相關崗位的員工對其工作職責的認知度，無形中增加了人事檔案泄密的概率。在實際的人事檔案管理相關工作中，提供查閱作為日常的利用方式[4]，在查閱檔案之前，仍需要查檔人員填寫查檔審批表格，其過程繁瑣，本質上并沒有為人事檔案的使用服務提供便利。人事檔案管理以及使用過程中缺少便利性，不僅影響了各部門之間后續工作的時效性；還由于逐級上報、審批的過程，花費了更多的人力、物力。當前，人事檔案的相關管理、使用工作只服務于特定對象，并沒有在企事業單位內部形成公共服務的意識，直接導致人事檔案的數據資源利用率不足。傳統的人事檔案管理還是以人工輸入以及紙質歸檔的方式為主，僅靠個人經驗甄別的人事檔案資料，很難保證其真實性以及完整性[5]。此外，部分人事檔案數字化管理平臺，無法對輸入數據的真實性進行判斷。因此，無論是人為工作的疏忽，還是數字化管理平臺遭受網絡病毒攻擊后，導致人事檔案的失真，都會對人事檔案數據信息的利用率產生直接影響。
2.2管理模式陳舊
人事檔案相關管理工作還是以人事檔案管理以及檔案庫房管理為主，在沒有實現人事檔案數字化管理的情況下，工作量是非常大的。因此，在對人事檔案錄入與打印的過程中，傳統的數字化管理模式并沒有提高人事檔案相關管理工作的效率。由于當前人事檔案數字化管理平臺的相應設置并不完善，在進行人事檔案變更管理權限時，只能夠通過手動輸入的方式完成更新。企事業單位的人事檔案庫房面積大，在采用傳統的數字化管理模式時，僅能通過招聘更多相關管理人員的方式保證工作效率[6]。這不僅沒有改善管理弊端，還提高了企事業單位的人工成本。在傳統的人事檔案數字化管理模式中，主要途徑就是提供檔案查閱，并不能對人事檔案中的信息進行分析以及預測評估。此外，紙質歸檔與數字檔案結合的傳統人事檔案管理模式，判斷檔案材料真實性的方式，僅能通過人事檔案管理人員的工作經驗肉眼識別。一定程度上，既無法保證在數字檔案轉換過程中的數據一致性，也無法保證每一個管理環節的真實性。
2.3數字化建設重視程度不足
部分企事業單位對人事檔案數字化管理缺乏充分認知，不愿意投入資金以及專職人事檔案管理人員，直接導致人事檔案不能體現其真正的服務價值[7]。人事檔案數字化管理模式受傳統管理觀念的影響，各類人事檔案數字化的整理、修改以及存儲都得不到制度的支持，導致人事檔案數字化管理困難重重。由于企事業單位的人事檔案數量非常多，不僅需要數字化管理平臺的存儲容量大，還需要大量人力、物力。當前人事檔案數字化管理已有制作數字檔案的規定，但由于管理平臺的軟硬件配置達不到要求，還不具備對人事檔案相關數據的真實性進行查驗的條件。在一定程度上，傳統的人事檔案數字化管理模式限制了其信息化的發展，甚至引發人事檔案相關數據信息的保密問題。當前，人事檔案數字化管理平臺，只支持人事檔案部門內部單機使用。因此，在開放部分人事檔案數據權限共享的過程中，各層級部門未能實現信息共享，無法進一步提高溝通效率。根據當前人事檔案數字化管理現狀，可以通過引入大數據技術，在保證人事檔案相關信息可靠性的基礎上，實現人事檔案相關數據的共享[8]。
3基于大數據的數字化管理系統設計
隨著大數據技術的快速發展，企事業單位的人事檔案數字化管理，不僅包括數字、符號等結構式人事檔案數據，還可以包括人事檔案的半結構式數據。創建基于大數據技術的人事檔案數字化管理系統，不僅能夠彌補人為管理人事檔案的不足，還能夠為人事檔案數字化管理提供分析以及評估，構建管理系統框架見圖1。
3.1系統硬件設計
檔案數字化管理系統選用Mysql數據庫，具有較高的便捷性，并運用Linux操作系統環境器，可兼容Firefox瀏覽器和Windows10瀏覽器，CPU應I5以上，硬盤500G，內存8G，可實現5臺PC服務器同時運作，每臺服務器包含兩個CPU，虛擬服務器4核。
3.2系統軟件設計
3.2.1管理權限模塊基于大數據的人事檔案數字化管理，為了規范人事檔案數據共享的權利及義務，需要明確數字化人事檔案的共享權限及范圍，進而確定數字化人事檔案相關數據的共享層級。通過分析企事業內部不同的數字化人事檔案級別，以及不同的人事檔案操作權限，從而確定檔案可查閱等級。通常情況下，在不可越級查閱數字化人事檔案的前提下，只有經過相關管理部門的審批，才能夠提供人事檔案的查閱服務。這不僅有效防止企事業單位內部人事檔案的信息泄露，還能從源頭禁止訪問者拷貝人事檔案的相關信息。在大數據技術環境下，形成局域網連接，確保了在人事檔案共享的情況下，數據的可靠性，權限設置頁面見圖2。圖2權限設置頁面此外，企事業單位內部的人事檔案具有保密性，不能將企事業單位的內部信息直接放在公共網絡。因此，在數字化管理人事檔案過程中，可以建立私有云計算模式，進而保證該管理模式的私密性以及可控性。3.2.2檔案分類模塊在基于大數據的人事檔案數字化管理過程中，通過大數據的先進手段，完善人事檔案的查閱方式，對檔案進行精準分類。大數據技術的引入，需要配備專職人事檔案管理人員。創新后的管理模式，人事檔案管理人員的工作職責具體包括：定期更新管理平臺相關軟件、協助數字化查閱保密協議的簽訂、保證人事檔案數字化存儲的安全性。
4結語
基于大數據的人事檔案數字化管理系統，改變了原有管理模式的落后性，并通過利用大數據、信息互聯網以及云計算等相關技術，實現人事檔案管理框架化、數字化，縮短人事檔案查閱時間以及提高后續相關工作效率，是人事檔案數字化管理的關鍵。此外，由于企事業人事檔案自身存在特殊性，為盡可能地避免泄密情況的頻繁發生，需要在人事檔案相關電子文件傳閱過程中，建立信息專用傳輸通道，確保操作者的嚴謹性、保密性。
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隨著電子計算機技術在石化管道應用范圍的不斷擴大，加快數字化檔案建設，通過數字化，逐步提高開發利用檔案信息的能力，最大限度地發揮檔案自身的使用價值，更好地為企業的各項工作服務，促進檔案信息資源的共享以及提高檔案資源的利用率己日益緊迫。只有實現檔案數字化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務職能轉變，實現檔案信息資源的合理配置，科學管理。
一、目前大部分檔案館館藏檔案載體仍然是以紙質為主，傳統的檔案管理模式占用存放空間大，保管成本高，易磨損，并且檢索利用效率低，難以滿足人們日漸增大的對信息資源的渴求。數字化檔案管理的內涵隨著信息技術快速發展，依托計算機技術、存儲技術、掃描技術發展產生了數字化檔案信息交互管理形式，我們將這種以數字化為載體的檔案信息存儲提取模式稱為數字化檔案管理。
二、提高辦公效率。數字化檔案管理系統能夠存儲大量各種形式的信息，用戶可以方便地通過網絡進行訪問，以獲得包括多媒體在內的各種信息，并且其信息存儲和用戶訊問不受地域限制，輕輕一點鼠標，就能夠通過網絡迅速查詢，方便快捷。以人事檔案管理為例，由于石化管道點多線長，企業管理對象繁多，且具有大的流動性，如員工人員、退休、調動等，要準確統計，及時了解工情況，按傳統管理方法，必須“歸檔”才能查知，而通過計算機管理的數字化檔案卻能準確反映當前的情況。同時，數字化檔案管理使查詢資料變得非常簡單，真正讓管理人員足不出戶便可知曉天下大事。由于信息的超時空觀流動，數字化檔案事實上成為“無墻界檔案”，檔案庫也從文件的保管基地變成了提供方便的信息控制中心。
三、數字化檔案建設存在的問題。紙制檔案數字化是指采用掃描儀或數碼相機等數碼設備對紙質進行數字化加工，將其轉化為存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上并能被計算機識別的數字圖像或數字文本的過程。這是一個龐大的工程，以管道儲運公司新鄉處為例，新鄉處1985年成立至今，檔案積累數量龐大，且文書檔案的形式多樣，要是將所有的紙制檔案轉化為數字檔案，工作量異常繁重。不但需要大量的經過培訓的錄入人員，還需采用先進的高速掃描儀、儲存設備等，硬件投入較大。
關鍵詞：檔案；信息化；數字化；檔案館；設想
隨著現代社會信息化程度的提高，檔案信息化和數字化建設成為檔案界普遍關注的問題，它是適應社會信息化發展的必然產物，也是全面提升檔案工作為社會服務能力的一個不可缺少的手段。尤其是將來檔案信息網絡的建設，更是突破單位和行業界限，為當地引進資源，搞活經濟提供良好的信息服務軟件環境，突破區域界限，實現全社會的檔案信息共享，最大限度發揮檔案的自身價值。國家檔案館早在2000年的全國檔案工作會議上，就正式提出了檔案信息化的概念，之后檔案信息化、數字化建設在全國各類檔案館和機關檔案室中蓬勃開展起來，《檔案信息化建設導論》一書對檔案信息化和數字化建設是這樣定義的：在國家檔案行政管理部門的統一規劃和組織下，在檔案管理活動中應用現代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理和提供利用服務。
1 對檔案信息化建設的認識
檔案信息化建設是檔案管理模式從以面向檔案實體保管為重點，向以現代化的檔案信息實體的數字化信息處理和利用的這種主要形式向社會提供服務為重點的轉變過程。但是由于這方面的技術在我市發展時間較短，人們對檔案信息化建設的理解和認識上還有一些偏差和不足，在思想觀念上還需要有進一步的更新和突破。
第一，更新檔案管理的舊有觀念。長期以來，檔案工作者普遍思想觀念比較陳舊，認為檔案工作是一個簡單的，默默無聞的工作，只要守好攤、看好門，不讓檔案丟失就行，社會大眾也把檔案部門看成是一臺“文件保險箱”，因此，要真正實現檔案信息化，就必須更新檔案管理的觀念，樹立信息意識、服務意識、法制意識、效益意識，通過檔案信息服務帶動整個檔案工作水平的提高。
第二，正確理解現代化、數字化與信息化的關系。檔案信息化建設是一個長久的、系統的、龐大的工程，它包括檔案信息資源的有序整理，檔案信息數據庫的建立、檔案信息網絡的建設以及檔案信息資源的最終開發利用。檔案現代化是旗幟，數字化是基礎，而檔案的信息化才是最終的目的，信息化的實現需要有明確的指導思想和領導的重視與支持，需要檔案工作人員腳踏實地的工作態度，需要資金和技術的保證，只有把現代信息技術手段的運用與現代信息管理方法的應用有機結合起來，才能確保檔案信息化建設取得最優化的效果。
2 我市檔案數字化建設進程
過去的紙質檔案在多次反復查閱的過程中都產生了或大或小的損傷，利用現代化的技術手段對紙質檔案進行全文數據處理就能長久的保管好紙質檔案，延長使用壽命。
這幾年來，我局領導高度重視檔案的數字化建設，投入了大量的人力、物力、財力為我局檔案的數字化建設提供了良好的發展空間，多次派干部到省局、黃岡市局以及江漢區、江岸區、青山區等其他的檔案管理部門學習檔案的數字化處理方法，并結合我館的實際對麻城市檔案館的重點全宗檔案進行了數字化處理，目前已錄入目錄數據接近100萬條，進行全文掃描323萬余幅，位居全省前10名，全市機關單位中也有近80家安裝使用了科怡檔案管理軟件，對本單位的檔案進行全文數字化處理，這也為我館將來建設復合型數字檔案館打下了堅實的基礎。自2008年我館搬遷進新館以來，我館已逐步使用現代化的管理方法為利用者提供服務，在復退軍人檔案、婚姻檔案、退休干部檔案等檔案門類中已不需要再到庫房翻閱原始文件，而是直接通過科怡管理軟件打印出利用者需要的文件材料，既縮短了查閱檔案的時間，極大地方便了利用者和檔案館的工作人員，也保護了這些門類檔案的紙質材料。延長了他們的使用壽命。
3 未來的復合型數字檔案館
（一）、復合型數字檔案館是發展趨勢
隨著社會的發展，人們獲取信息的方式發生了翻天覆地的變化。檔案管理工作將隨著信息技術的發展和進步，步入一個新時代。我們可以從信息產業部2001年6月的《國家信息化指標構成方案》中看出我國對檔案館未來建設的發展方向。檔案管理工作也將隨著社會的發展進入一個新的信息化時代。檔案信息已從以往的紙制檔案，在質上發生了根本的轉變，從最初單一的文字圖片資料擴展為音頻、視頻、數碼照片、數據通訊、文件傳輸、電子郵件、遠程登錄、網絡新聞、壓縮和存儲技術等各種信息資源。信息資源的重要存儲基地，網絡也就成為數字化信息資源服務的主要工具，網絡上的數字化信息資源的管理就成為建設數字化檔案的關鍵。檔案收藏的目的在于利用，檔案界理應走在信息時代的前列，順應時代的潮流，以網絡作為一個全新的平臺為社會提供檔案服務，從現在已進入信息數字化時代，無紙化辦公已逐步興起，建立未來的“數字檔案館”是勢在必行之舉。
然而數字化檔案館的發展，還需要有個過程，數字化時代傳統檔案館不可能消亡，復合型檔案館是檔案館發展模式的現實選擇。也就是說，在未來社會里，將會有三種檔案館存在：一是純數字檔案館，主要是指一些跨館、跨系統、跨地區的網絡檔案館；二是純傳統檔案館，主要是存在于一些基層或經濟欠發達地區，這些檔案館將隨著社會的發展，其館藏檔案結構也將由純印刷型檔案向印刷型檔案與電子型檔案并存發展，其檔案館工作將由純手工操作向逐步實現計算機自動化管理的方向發展；三是傳統檔案館與數字檔案館有機結合的檔案館，有數字化程度高的，也有數字化程度低的，這將是目前改進中大量存在的檔案館，這類檔案館就是復合型數字檔案館。
（二）、未來復合型數字檔案館發展前景的設想
未來的數字檔案館可以直接面向最終的檔案用戶創辦自己的電子雜志。 檔案利用者在訪問檔案館的主頁時可以隨時訂閱，以便定期獲取最新的檔案信息和館藏信息。檔案館的電子雜志內容可包括新增加的開放檔案目錄、新增加的可供網上直接查閱的檔案圖像信息、本館新增加的服務內容、國家新近出臺的有關檔案的政策法規，以及檔案簡訊、業界動態、熱點新聞等。檔案館可以將這些內容通過電子郵件提供給注冊用戶。另外，檔案館的網頁可以相互鏈接，可以在自己的網頁上創辦交流園地進行學術交流，可以設立聊天室和留言板，可以接受檔案方面的稿件在網上刊登?？傊?，可以開辦的業務不僅僅是對利用者進行查閱取證服務，數字化檔案館將為檔案工作開辟了一個全新的天地。
數字化檔案館絕非是在政府上網時創建的網頁上加一個選項或鏈接而已，應該有自己獨立的域名和網站?！皵底只瘷n案館”應創建自己獨具特色的網頁，開發可多級查詢檔案信息的應用程序，發展注冊用戶，給予注冊用戶更多的訪問權限或提供更加優質的服務。只要辦出特色，吸引檔案界和更多的非檔案界人士的訪問，就會提高了檔案館的影響和館藏檔案的利用率，也有利于提高全民檔案意識。社會效益的提高就意味著經濟效益的獲得。如果檔案館的網頁訪問量大，廣告、合作、贊助等各種經濟行為會隨之而來，這就會加強檔案部門的自身“造血”機能，緩解檔案館常年經費緊張的狀況。
隨著計算機網絡的進一步發展，信息高速公路進一步拓展，復合型數字檔案館將會離我們越來越近，數字化數據、信息將滲透到我們生活的各個領域，任何人和機構只要通過計算機網絡，均可擁有和使用數字檔案信息。在這個信息化建設的進程中，檔案工作會遇到各種各樣的困難和挑戰，我們將會不斷摸索，研究新方法，解決新問題，建設一個符合我市實際情況的復合型數字檔案館。
參考文獻
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[關鍵詞]檔案數字化管理；檔案隊伍；工作效率；利用方式
檔案是對社會活動的真實記錄，其客觀的記載了人類歷史中的各個方面，是人類歷史發展過程的真實寫照。檔案由于是真實的對歷史進行的記載，所以其具有非常重要的保存價值。而且在檔案形成過程中，人們也加大了對檔案涉及領域的廣度和深度的拓展，確保其更具系統性和完整性，能夠更好的對歷史進行反映。同時檔案還具有非常重要的參考和借鑒作用，通過對檔案所記載的大量信息進行分析和篩選，從而為各項經濟建設決策提供重要的科學依據，確保各項決策的正確性。檔案管理數字化是充分的在檔案管理工作中應用信息化技術，在國家檔案部門統一規劃和駔織下，將現代信息技術全面在檔案信息資源管理中進行慶用，從而加快檔案管理模式的轉變，強化檔案信息的數字化存儲和服務功能，加快檔案管理的規范化、數字化、網絡化和社會化的實現。
一、優化了檔案隊伍結構和知識結構
在當前信息化環境下，在各行各業都加快了信息化建設的進程，信息技術得以在各領域不斷的滲透和拓展，在這種大背景下，檔案行業也加快了信息化建設，利用信息化技術來加快檔案管理數字化的實現。在傳統的檔案管理工作中，由于是對紙質載體的檔案進行管理，這就導致使用過程中會對檔案自身帶來較大的不利影響，不利于檔案的開發利用。但在檔案數字化管理模式下，檔案的載體開始向多樣化的發展，各種磁性介質、光盤、照片、錄像帶等都成為檔案的歸檔材料，這些載體在使用過程中不易損壞，相對于紙質載體來講具有較多的優勢。特別是在數字化管理模式下，有效的促進了檔案管理人員對自身知識結構的更新，使其不斷的強化自身的專業知識和技能，通過培訓來更好的掌握各種新技術和新方法，從而在檔案數字化管理工作中能夠更好的實現對各種新技術的應用。在檔案數字管理規模下，各檔案部門在吸納人員時更注重對吸引具有針對性的專業型人才，特別是經過檔案專業系統教育，能夠熟悉掌握計算機和信息技術的人才。同時檔案部門也加大了培訓和再教育的力度，加強了對檔案數字化管理需求下人才的培養，使現有檔案管理人員在培訓中不斷強化自身的專業知識，同時還要對計算機技術和數字通信技術進行掌握，能夠對電子檔案管理技能熟練深怕，從而提高檔案管理者的知識結構，對改善檔案管理者隊伍的結構，確保檔案管理人員整體素質的提升。
從這些方面可以充分的看出來，檔案管理數字化不僅對檔案隊伍結構進行了優化，而且也加快了檔案管理人員知識結構的更新速度。
二、促進現代管理技術應用，提高了工作效率
檔案一種豐富的信息資源，它記載著社會發展各歷史時期進展的全過程，也信息，匯集著豐富的、大量的各方面的知識，使檔案的整理工作繁瑣，重復勞動多，勞動強度大。數字化管理如利用計算機等現代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。
一是人工立卷時，立卷人根據自己的理解對文件進行分類，盡管都仿照統一的標準，但因每個人的理解能力不同，對同一份文件有不同的分類，因此不可避免地產生分類不準的現象，影響案卷質量，給利用工作帶來不便。而利用計算機模擬人工立卷，然后按類別將屬于條目的內容打印出來，作為以前的那種以“卷”為單位時案卷目錄這一檢索工具的替代物，也可按文件形成的先后順序排列打印，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又發揮計算機的管理優勢，減少了手工操作，提高了工作效率。
二是用傳統的文書立卷方法立卷，當發現立卷的文件有遺漏和收集不完成時，就要拆卷，有要對卷內文件從新排序，卷內文件目錄也要重新填寫，重新編號，重新裝訂。而利用計算機立卷發現文件遺漏時，插入非常方便，只需修改一下文件的目錄就行了。
三是人工立卷歸檔時，經常需要對文件進行接邊的切邊，稍不留神，就會破壞文件全貌甚至切掉重要的批示和領導的簽字。使用計算機立卷歸檔、降低了檔案工作人員的工作量，提高了工作效率。既能完整地保存文件的全貌，又能按時完成歸檔工作，不至于出現文件積壓現象。從而使檔案管理人員從繁重的立卷中解脫出來，集中時間和精力致力于檔案與信息資源的開發和利用工作。
三、有效保護了原紙質檔案，改善了利用方式
漫長的社會發展歷史和悠久的檔案存儲歷史，使我國現存的檔案和書刊，種類眾多，其價值不可估量，如古老的文化遺產和元朝、明朝、清朝及民國時期的珍貴檔案、歷史地圖和其它大量的珍貴歷史文獻。這些古老的珍貴文獻和檔案記載著中華民族燦爛文化與悠久的歷史，必須加以妥善保管，要想方設法延長其保存期限。過去的材質和現行的紙質材料，都難以達到這一目的，但數字化管理，如利用計算機掃描技術對這些文獻作數字化處理，制作數字化副本，提供利用和交流，把原件妥善地保存起來，便可以有效地延長原件的保存時間，以防因長期翻閱造成字跡模糊或破損，甚至是在出現天災人禍的情況下遭致毀滅性的破壞，達到了保護作用。
在當前檔案數字化管理工作中，在紙質檔案的基礎上形成數字化副本，這樣就避免了紙質檔案孤本的諸多弊端，而且提高了檔案的利用率，一份檔案可以同時提供給多人進行使用。同時檔案管理的數字化，可以使檔案使用者不再受制于時間和空間的限制，可以通過局域網或是廣域網實現數字檔案文件的異地傳輸，實現檔案的異地調閱和利用。檔案使用者只需要通過一網的計算機就可以查閱到自己所需要的檔案信息，進一步對檔案的利用空間進行了拓展，而且檔案使用者也不再受掉于時間的限制，可以隨時實現對檔案資源的利用。
四、結束語
隨著計算機技術和網絡技術的快速發展，我國檔案管理數字化的優勢不斷發揮出來，并在實際工作中取得了較好的成效，但在檔案數字化管理工作中還存在著一些不完善的地方，所以需要我們充分的認識到檔案管理數字化的重要意義，在日常工作中不斷加強檔案數字化建設，在工作中不斷創新，從而利用新技術和新方法來加快推動檔案數字化的發展，為檔案信息化建設奠定了良好的基礎。
參考文獻
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一、推動城建檔案數字化建設的意義
一方面，建設數字化的城建檔案是實現傳統管理到現代管理轉變的有效辦法。傳統的城市建設檔案館中，收藏檔案資料的方式大都是以圖紙，照片，文字，錄像等這些載體存在的，紙質的檔案居多。這樣采用柜架式的紙張信息保存和目錄管理的方式，占用了大量的儲藏空間，不僅管理成本高，保管易損壞，而且紙質資料難以長久保存，會出現泛黃，蟲蛀等。另外，隨著城市建設的發展，各地方案的逐年搜集，整理，導致檔案庫容量大，分類復雜，單純依靠人工查找，耗時費力，效率較低。利用數字化的城市檔案管理辦法代替手工管理模式，實現城建檔案的現代化管理，不僅可以避免人力和資源的消耗，而且還能有效且高效的滿足社會各個方面的需求。另一方面，將設數字化的城建檔案是最大限度實現檔案價值的有效手段。城建檔案館是依附于檔案信息而存在的，城建檔案最大限度的被社會利用，為社會服務，才是其價值的最終體現，同樣也是城建檔案館存在和持續發展的決定性因素。數字化的城建檔案，不僅更便捷，更直觀，而且還能提高其對社會服務的效率，有效實現其真正的自身價值。
二、推動城建檔案數字化建設的途徑
對于如何推動城建檔案數字化建設的途徑，筆者想了很多，將具體的想法和做法，總結如下：首先，應加強檔案管理工作人員能力的培養和檔案數字化基礎設施的建設。長期以來，檔案館的人員基本上都是從事紙質檔案的整理和管理，其中即便有利用現代化信息技術，也是只用來做簡單的檔案接收和管理的工作，并沒有直接，深入的去研究和學習現代化的信息技術，利用計算機技術來規整檔案信息和資源。這多半都是因為工作人員對于計算機的應用技術，檔案信息，檔案資料的淶源，檔案文件的電子格式，知之甚少，導致了檔案管理主體與檔案載體這個客體之間的聯系脫節②。除了以上提到的專兼職檔案干部隊伍的建設之外，建立數字化的城建檔案館，還需要檔案館庫房，檔案館館藏，檢索工具，規章制度等方方面面的建設，因此，想要推動城建檔案的數字化建設，除了要加強人員的培訓，讓每一個檔案工作人員都能成為檔案工作和現代化技術的專家之外，還應加快數字化基礎設施的建設，提供啊計算機網絡的應用程度，為建立現代化數字檔案資源管理體制提供可實現和實施的條件和基礎。其次，應更加科學化，規范化的進行城建檔案數字化的各項工作，促進檔案信息資源建設。城建檔案的數字化建設，就好似是一盤棋，需要科學的分析和統籌的規劃，只有有計劃，有步驟的進行，才能將各項工作做到最好。經濟條件較好的地區，可以先一步進行檔案數字化的嘗試和探索，將以往利用傳統方式記錄的檔案進行數字化的處理和存儲，并以其顯著的管理及查詢優勢，來帶動其他地區的發展。還要搞好工作規范，確保每一項的檔案數字化工作都是嚴格按照國家級的相關規定，規范且有秩序的進行的，確保數字檔案在資源格式上的高度統一，確保數據規范，可長期閱讀，方便各個地區之間進行資源的共享。再次，應有效利用城建檔案數字化的整合來帶動各項檔案基礎業務的工作。城建檔案的數字化建設是一項科學系統的工程，可涉及到檔案工作的方方面面。想要順利的開展數字化的城建檔案，就必須要有扎實業務工作，為城建檔案數字化的進行奠定基礎。充分利用計算機技術，加快檔案目錄數據庫的建設，提高檔案檢索、利用和服務的質量；積極推進檔案的全文數據庫和多媒體數據庫的建設，盡快實現檔案全文信息檢索查詢，提高服務的效率和質量；此外，還需要其他各部門的通力合作，為城建檔案數字化的順利進行提供相關的設備和人才。只有各項工作共同發展，才能使得城建檔案事業邁上一個新的高度。最后，應確保城建檔案數字化建設的整體效益和質量。城建檔案數字化的建設并非一朝一夕就能完成的，而是一項長期且艱巨的任務，在應付繁重的大工作量的同時，還要求要嚴把質量，保證檔案信息能查的全，查的準，保證檔案信息關系系統運行的安全和可靠。加強電子檔案歸檔的管理工作，加強對于本單位電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等工作的監督和指導，保證各單位所產生的電子文件都是真實、完成且有效的。并制定相關的電子檔案管理辦法，實現檔案信息處理計算機化，信息存儲數字化，信息采集實時化，信息服務網絡化。此外，還應加強檔案管理的安全意識，對于數字化條件下檔案的開發利用，一定要將安全防范措施放在首位，對于更高機密的檔案，可不采用數字化的手段，利用其它的保護和復制的措施，避免泄露。
三、結語
[關鍵詞] 高校 檔案管理 現代化
1.高校檔案管理現代化的重要性
高校檔案是教育教學、科研、師生管理、后勤管理、資產管理及其他各項工作中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、音像等不同載體的歷史記錄，是高校發展歷史的縮影和真實寫照。它在高校各項工作中起著承前起后的作用，是整個教育管理工作當中的重要環節。高校檔案管理現代化對于推動教育教學改革、加強科研工作、培養人才模式、提高教育教學質量、提高管理效能、維護學校權益等方面起著不可替代的重要作用。所以，檔案管理工作是高校總體管理工作的重要組成部分，隨著我國經濟社會的快速發展，高校的檔案工作已經面臨新的機遇和挑戰。高校管理工作逐步規范性、科學化和現代化，加強高校檔案工作與檔案管理的現代化已經勢在必行，為更好地為教育教學、科研工作以及師生管理和社會服務，與高校的現代化管理和快速發展相適應，必須加強和加快高校檔案管理現代化。
2.高校檔案管理工作現狀及問題
當前，大部分高校的檔案管理。第一，在管理方式上，習慣于微觀管理為主，宏觀管理相對薄弱，對管理對象的復雜性、多樣性缺乏足夠的認識；在工作重點上，對檔案工作研究不夠；在管理手段上，習慣于使用行政手段，而較少使用法制手段、經濟手段；在管理體制上，不能適應社會多元化的要求，上下銜接、內外溝通的工作有待于進一步加強。第二，知識經濟的發展取決于對智力資源的占有，而智力資源的載體則是人才。檔案管理亦然如此，就目前的狀況而言，高職院校檔案隊伍普遍存在檔案專業人員少、一般管理人員多，深層次管理人員少、工作型人員多，創新型人員少等問題，特別就我院目前的狀況更為突出。因此，如何以新的觀念和新的方式，全方位發掘、選擇、培養檔案人才，建立檔案人才庫，并不斷采用新的模式，為學校檔案工作的創新提供智力支持，已成為高職院校檔案工作亟待解決的問題。第三，檔案管理是信息開發利用的基礎，信息資源的開發利用是檔案管理的目的，檔案的生命在于應用，而且目前高職院校檔案工作在提供各類信息利用與服務方面，無論是案卷檢索的方便性，材料編研的針對性，信息傳遞的快捷性，服務手段的多樣性或服務工作的主動性，相互之間的協作性等方面存在許多不足。如不少單位的檔案編研、利用仍是手工操作，有的單位網絡檔案信息化管理甚至尚未起步，極大地制約了高校檔案工作的發展。
3.高校檔案管理現代化的思路和對策
3.1高校檔案管理現代化的思路
3.1.1檔案管理者要從思想上調整思路，擺正位置，有所作為，變被動為主動，爭取學校領導對檔案工作的重視和關心，把檔案工作納入學校管理責任目標中來，以確保學校能把檔案工作作為學校建設的基本工程抓緊抓好，保證檔案工作的各項規章制度可以有效地落到實處，并在學校才力允許的范圍內，增加對檔案基礎、門類建設等資金的投入，以及人員配備等方面予以大力支持，使檔案管理從內容到形式、從軟件到硬件都有一個根本改觀。
3.1.2把檔案干部的知識化放在檔案管理工作的首要任務來抓?，F代化技術和設備的應用，需要建設一支具有現代化科技知識和業務知識的檔案專業干部隊伍，他們不僅要具有較高的政治素養和積極進取的精神，還要有廣博的知識，強烈的開拓、進取意識，尤其要一專多能，既要能熟知檔案管理法規和基本的檔案管理業務知識、技能，還要熟練掌握計算機管理知識和操作技能，這樣才能適應檔案管理現代化的需要。另外在人才培養和使用方面，要根據高校檔案工作的特點，知識結構要高、中、低配備，年齡結構要老、中、青結合。要擴大選人用人視野，要選擇有真才實學、有實干精神而又坐得住的人做檔案管理工作。
3.2加強檔案信息資源的收集和管理
高校檔案材料是領導的正確決策、研究工作、處理重大問題的依據，搞好文件材料收集是確保檔案材料齊全完整的前提和基礎，也是直接反映本單位工作實績的有力證明。收集工作是檔案工作的一個重要環節，直接影響到將來的利用，學校文件材料收集能否齊全完整，一方面，要監督各部門對歸檔文件材料的移交。另一方面，要按檔案規范管理的要求，定期對歸檔文件材料進行清理檢查，確保材料齊全。因此，我們應結合新時期高校檔案工作的總體任務，關注學?；顒拥闹攸c、熱點，依法定期地將各部門、各單位的各種類型檔案接收進館，擴大資源范圍，豐富館藏內容，優化館藏檔案結構，增強檔案館的信息服務能力。我們還可在加強原有檔案管理的基礎上輔之以現代化手段，主動從各種媒體中收集信息，使檔案信息能很好地為學校和社會服務。在檔案信息的收集工作中，重點要抓好電子文件的接收和歸檔工作。
3.3加快館藏檔案的數字化工作
傳統館藏是以紙質檔案為主，這種檔案信息不適合信息時代的數字化管理及信息的網絡傳輸，我們必須將這些傳統館藏數字化，將館藏的各種文字材料、聲音信息、視頻信息實現數字化轉換和處理。這項工程龐大，需要投入大量的人力、物力、財力。要在解決思想認識問題的基礎上，研究和制定出實現檔案信息數字化的政策和發展戰略。在具體實施之前必須明確哪些館藏檔案需要進行數字化，我們不能盲目地將所有館藏檔案制成電子副本，造成不必要的浪費。開展館藏檔案的數字化工作我們可遵循以下幾個基本原則：一是價值性原則，即優先選擇珍貴館藏檔案進行數字化，以便提供利用數字化副本，保護珍貴的檔案原件；二是實用性原則，即優先選擇利用率較高的館藏檔案進行數字化，以提高檔案的利用價值，實用性要從總需求的高度來考慮；三是開發性原則，即優先選擇公開的館藏檔案進行數字化，以提高檔案的共享程度，適當考慮非密級的館藏檔案的數字化；四是特色性原則，即優先選擇可開放的、有特色的館藏檔案進行數字化，創立自己的品牌產品，提供特色服務。在具體實施館藏檔案數字化工作時可參照國家檔案局頒布的相應的法規，制定出檔案數字化操作規范，針對數字化的輸入方式、存儲方式、數據備份等提出明確的參數要求，確保工作規范、有序。
3.4提高現代化服務手段的利用
加強高校檔案館自身的現代化建設為檔案館功能拓展提供有力支持。首先要以新的信息服務理念為指導，強化改革創新、主動服務的意識，不斷擴大服務范圍，拓寬服務領域，力求面向學校的每一位成員，最大限度地開發利用檔案信息資源，實現檔案信息服務全員化。其次在服務手段上，充分利用計算機和網絡技術，開展檔案信息咨詢服務，拓展檔案館的功能，提高服務質量。
3.4.1加快檔案館網頁建設
建立檔案館網頁的宗旨是以用戶的需要作為動力，不僅為用戶提供檔案信息，還要力求將檔案信息資源的顯性知識和檔案員的隱性知識結合起來，積極主動地為用戶提供知識服務，主要服務項目：（1）信息介紹服務。在檔案館網頁上公布檔案館概況、檔案館藏、服務項目、檔案工作流程等，提供各種資源的使用方法以及網絡導航等服務，為利用者提供方便。（2）信息咨詢服務。在網頁上通過提供E-mail、經常性問題解答等方式，讓利用者與檔案館工作人員進行信息交流，對有關檔案工作方面的問題提供專業的解答。（3）信息開發服務。對館藏信息按專題、類別進行二次、三次加工，開發匯總分析、專題跟蹤等編研工作。對檔案史料進行匯編、選編，供利用者查閱。舉辦網上珍貴檔案展覽，提升檔案館的教育及文化休閑功能。
3.4.2加快現代化管理軟件的應用
(1)使用檔案管理軟件是實現檔案現代化管理的必要手段。高校檔案館可使用已開發的軟件，也可以自行開發研制符合本校實際的檔案管理軟件，逐步使檔案管理和開發利用緊隨高校和時展的步伐。檔案管理軟件的開發要遵循“規范、先進、實用”的原則，綜合考慮數據管理、編目整理、檢索查詢、安全保密、系統維護等功能，設置齊全，應用方便，確保數據安全。（2）積極參與、配合學校辦公自動化系統的建設，真正實現文檔一體化。（3）高校檔案館要不斷提高自身現代化管理硬件條件。因為檔案檢索的自動化和傳遞的網絡化，不僅需要軟件設備，更需要計算機、掃描儀、刻錄機、數碼相機、移動硬盤、通訊線路等硬件設備。電子文件的保存載體和機讀載體也應隨著科技發展而轉變，以確保電子文件的安全和有效。
未來的社會是以智能化、信息化和高科技化為主導的社會，因此，檔案工作要與之相適應的唯一出路，就是加速自身的現代化進程。檔案實體的有效保護和檔案信息的廣泛利用，是與電腦網絡以及檔案數字化等緊密聯系在一起的。高校檔案管理如果不能加快改革的步伐，就會影響高校檔案的保護和利用，進而影響高校的教育、教學及人才培養；高校檔案工作者如果不能主動地去占領高科技陣地，就無法在社會進步中充分展示自己的身影。
參考文獻：
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2000年年底，湖北省檔案局經濟科技檔案業務指導處受電信部門業務推介的影響，采取租用電信服務器空間的辦法，在湖北省最早建起了檔案信息網頁，2001年年初投入運行，主要檔案工作信息和一些相關的檔案知識。這是湖北檔案工作第一次通過網絡方式走向社會。2004年，湖北省檔案局組織專業人員開展湖北省檔案信息網站集群系統課題研究，具體謀劃檔案網站集群系統建設，2005年實施，拉開了湖北省大規模建設檔案信息網站集群系統的序幕。2004年，受外部環境推動，湖北省檔案館自籌資金20萬元，開始試行館藏檔案數字化掃描。當年完成5244卷檔案掃描任務，形成案卷目錄5244條、文件目錄51776條、檔案原文498587畫幅。由于起步階段沒有先例可循，具體要求也不明朗，檔案數字化存在的問題比較普遍，有93%的數據達不到檢索效果，需要返工補救，深刻總結。
從2006年中期開始，湖北省針對檔案信息化的初步嘗試進行總結回顧，2007年對已經開展的館藏檔案數字化停止一年，進行系統梳理，重點弄清兩個基本問題：一是檔案數字化的工作流程和任務要點，二是檔案數字化的目的是“存”還是“用”。經過回顧梳理，2006年7月出臺了《湖北省檔案館館藏檔案數字化的工作流程和任務要點》，為館藏檔案數字化建設鋪平了道路；經過分析比較，湖北省確定檔案數字化初期的目標是“用”不是“存”，并制定了相關的對策和策略。
以用促建，著眼實效。需求是動力，能用是方向。“用”的終極目標是社會大眾，而不是內部管理。以此為出發點，湖北檔案信息化建設按照循序漸進和安全、可控、實效的基本原則推開，資源建設、平臺建設、制度建設、安全體系建設和人才隊伍建設等都取得了較好的成績，利用檔案網站、電子政務網和電子檔案查閱利用平臺開展社會化服務受到越來越多社會公眾的青睞，成為名符其實的“第二窗口”和檔案服務能力的現代化體現，實際效果高于預期。
資源帶動，強基固本。檔案信息化功能發揮的前提是數字檔案資源。在國家檔案局數字化帶動戰略的指引下，湖北省始終把數字檔案資源建設放在中心位置，以此推動檔案基礎整理、修裱、加固、鑒定、劃控和統計等工作。省檔案館先后投入360多萬元，對近10多萬卷（110多萬件）存量檔案進行了全文掃描，接收省直機關到期進館的數字檔案63萬多件，建立了1100多萬畫幅的檔案全文圖像數據庫及相關的目錄數據庫，實現了開放檔案目錄及其檔案全文計算機檢索利用，并為對應的實體檔案封存保管、加強保護提供了新的手段。
量入為出，分年實施。檔案信息化是高投入的系統工程，資金來源始終是考量的重要因素。湖北省檔案局（館）每年在研究部門預算時，都把檔案信息化建設作為重要項目爭取資金，省財政從2010年起，近年以每年投入400萬元的力度支持省本級檔案信息平臺建設和數字檔案資源建設，一年辦幾件實事，逐步積累，日見成效。
培養人才，優化支撐。近幾年，先后分13期免費舉辦檔案信息化建設培訓班，共培訓縣級以上檔案局（館）干部778人次，為大幅度提高檔案干部信息化素質、做好檔案信息化工作提供了知識技能支撐；有33名市州縣檔案干部先后到省檔案局（館）掛職跟班學習，為密切上下聯系、促進思想統一、全面推進檔案信息化建設，不斷提高檔案工作水平和效率發揮了積極作用；采取多種措施走出去向國內外先進地區取經，提高了精神區位，為確保湖北檔案信息化建設“思想不落后、投入不浪費、建設有實效”提供了支持。
安全第一，促進共享。檔案信息化背景下的數據安全、信息安全和網絡安全始終是重中之重。數據安全的基本策略是異質異地備份。信息安全的主要措施是上網審批、密鑰管理和授權訪問；網絡安全采取綜合解決方案。檔案信息化成果共享始終是目標追求。湖北省主要通過3個平臺促進共享：一是面向公眾的檔案網站{二是主要面向機關的電子政務網絡系統；三是面向檔案館現場的電子檔案查詢利用系統。檔案利用者可以通過多種途徑遠程或現場查閱湖北檔案信息。
由單項到集成，上下合力繪宏圖
（一）數字檔案資源建設
省檔案館館藏電子檔案目錄總量日益增多。到目前為止，湖北省檔案館已經建立了明清、民國、革命歷史、建國后檔案目錄數據庫，擁有案卷級目錄數據53926l條、文件級目錄數據1761353條、專題目錄數據177432條。同時建立了全省縣以上綜合檔案館電子檔案目錄年報制度。到2011年年底，省檔案局（館）連續3年接收全省縣級以上綜合檔案館規范報送的電子檔案目錄共7057407條，為實現全省縣級以上綜合檔案館檔案目錄信息資源共享邁出了歷史性的一步。
機關電子文件歸檔管理和規范移交試點工作穩步推進。湖北省檔案局2010年5月開始部署在省直機關電子文件管理試點，率先選擇省物價局、地稅局、水利廳等3家單位開展電子文件歸檔管理和規范移交工作。2011年3月，湖北省檔案局再次召開有70家省直機關參加的動員大會，繼續擴大試點范圍，已確定35家試點對象。同時，市州縣檔案局也選擇本級有條件的機關開展電子文件管理試點工作。
市州縣國家綜合檔案館普遍開展檔案目錄數字化工作，部分有條件的市州縣開展檔案全文數字化工作。截止2011年年底，全省包括市州縣國家綜合檔案館在內，數字檔案目錄資源總量已經達到33344373條、全文資源總量達到47064400畫幅。這些大規模的數字檔案資源建設，為開展電子檔案計算機查詢和網上共享提供了難得的資源來源，使已經建成的平臺功能有了用武之地，受到社會認可。
（二）檔案信息化平臺建設
建成了省檔案館電子檔案查詢系統。2008年，湖北省檔案館投入100多萬元，對一樓查檔大廳進行了現代化改造，部署了網絡系統，配備了計算機，開發了面向社會公眾的電子檔案查詢軟件。目前，省檔案館電子檔案查詢系統已整合100多萬條檔案目錄信息和530多萬畫幅（70多萬件）檔案全文信息提供現場查詢利用，內容涉及湖北政治、經濟、文化、科技、民生等多個領域，檔案查閱利用者只要輕點鼠標，就可以查到相關的電子檔案信息，深受歡迎和贊揚。
建成了湖北省檔案信息網站集群系統。全省縣級以上檔案局（館）已建成檔案網站111家（其中進入省檔案網站集群系統的有83家，與之鏈接的有28家），覆蓋率達到98%，位居全國前列，為全省檔案信息資源網上共享奠定了基礎。2010年5月省檔案信息網站全面改版升級，點擊率和訪問量大幅攀升，獲得了良好的社會效果。訪問對象覆蓋全國各個?。ㄗ灾螀^、直轄市）及國外40多個國家和地區，為弘揚湖北檔案文化、方便社會查閱檔案開辟了便捷通道。2011年7月，中國人民大學信息資源管理學院檔案網站綜合測評項目組第2期《我國省級檔案網站建設調查分析報告》，湖北省檔案網站綜合排名第九位，比2007年第一次測評上升了9個位次，被認為是全國4個“進步顯著”的省級網站之一。
建成了省電子政務檔案信息管理系統。省電子政務辦將省檔案館檔案信息管理系統列入電子政務建設重要內容，投入財政資金90多萬元進行統籌安排。到2010年，硬件配置、軟件開發及設備安裝、數據上載全面完成，投入運行。2012年年初，省檔案局又更新了數據，為省電子政務檔案信息管理與網上共享提供了支持。
建成了省檔案局（館）辦公自動化（0A）系統。湖北省檔案局（館）辦公自動化（OA）系統是建成較早的基礎平臺，為培養局（館）工作人員現代化辦公意識、計算機操作能力，提高管理水平和工作效率，趕上省直機關信息化建設發展步伐，促進檔案工作思路和服務方式轉變發揮了積極作用。
建成了省檔案館館藏檔案條形碼管理系統。2010年，省財政廳撥出?？?0多萬元，在省檔案館實施了館藏檔案條形碼管理項目。系統建成后，對館藏檔案的出入庫和查閱利用進行全程數字化管理，使檔案保管統計更加準確，出入庫和借還登記更加嚴謹，大大降低了傳統人工管理的誤差率，提高了檔案管理水平和服務效率。
建成了省檔案館數字檔案存儲系統。近幾年，省檔案局（館）適應數字檔案資源迅速增加的形勢需要，加快建設數字檔案存儲系統，先后分三期完成了檔案數據新機房改擴建和設備配置、軟件開發，啟動了數轉模工作站，應用文件服務器、磁盤陣列、磁帶機、數字存檔機、光盤和數轉模等設備技術，為實現數字檔案多層次存儲管理、介質轉換和數字檔案長期保存、有效利用創造了條件。
建成了省檔案館檔案信息安全保障系統。2009年，湖北省檔案局（館）按照專家通過的《省檔案館涉及國家秘密的信息系統分級保護設計方案》的要求，投入資金開展了檔案信息安全保障系統建設，為在開放條件下加強檔案信息分級保護提供了屏障。
市州縣檔案信息平臺建設覆蓋面擴大。省檔案局按照利用優先、以用促建、瞄準先進、省館先行、成熟推廣、注重實效的原則，精心組織和指導市州縣檔案信息平臺建設取得新的進展。目前全省市州縣檔案網站建設獨樹一幟，檔案館電子檔案查閱覆蓋面擴大，已有60個市州縣檔案館配備安裝了省檔案局開發的電子檔案查閱利用系統，不同程度地開展了電子檔案目錄和部分電子檔案全文查閱服務。
（三）整體基礎與集成態勢
全省檔案裝備總體水平明顯提高。目前，計算機引入檔案管理和服務，已成為推動全省檔案事業發展的主要潮流和主導方向。全省縣級以上國家綜合檔案館配備計算機總量不斷增加。一些困難縣市檔案部門開始實現計算機管理檔案“0”的突破；一些經濟條件相對較好的縣市檔案局（館）開始建設局域網，添置復印機、掃描儀、防磁柜、數碼相機等現代設備；一些比較先進的市州級檔案局（館）開始實行“三網”分開。省檔案館先后利用財政資金200多萬元，購置了檔案裝裱機，提高了檔案裝裱速度；建成了檔案特藏庫，對重要珍貴檔案采取了特殊保管措施；建成了防磁庫，為電子檔案防磁保管開辟了場地；改造了檔案展覽廳，為社會公眾走進檔案館，享受檔案文化魅力，接受愛國主義教育提供了陣地。
電子檔案容災備份工作正式起步。隨著全省電子檔案資源總量不斷增加，電子檔案容災備份工作逐步提上議事日程。2010年7月，省檔案局正式部署市州縣電子檔案容災備份工作，隨后印發了電子檔案容災管理暫行辦法，為確保電子檔案容災管理提供了制度依據和目標定位。2011年3月，省檔案館與青海省檔案館簽署了檔案互為備份協議，并分別向互為備份館送交了電子檔案備份光盤；2011年年底，武漢市、十堰、恩施州等6個市州檔案局率先向省檔案館移交了電子檔案數據備份光盤400余張。同時，6家檔案局還選擇所屬縣（市、區）30%以上的國家綜合檔案館開展向本級檔案館備份電子檔案數據工作，初步建立起電子檔案數據分級異地備份機制。
關鍵詞：高校檔案 檔案管理創新 檔案管理數字化
創新是一個民族進步的靈魂，是一個國家興旺發達的不竭動力，要發展就要有創新，檔案事業也是如此。高校檔案管理只有不斷創新，才能使檔案事業適應和服務于社會，跟上當今和未來世界發展的步伐，才能適應社會主義市場環境對檔案工作的需要。
1.1檔案信息時展的要求
首先，數字化檔案信息可使任何一位利用者不受任何時間、空間的限制，在任一地點、任一時間只需有一網的電腦，即可進入檔案管理系統查閱自己需要的檔案信息。美國經濟學家邁克爾?戈德海伯于1997年指出：在以計算機網絡為基礎的信息社會中，面對浩如煙海的信息，對人們來說，信息已不再是一種稀缺的資源，而是相對過剩，稀缺的是人的注意力。因此，目前以網絡為基礎的新經濟，其實質就是“注意力經濟”。 高校檔案信息數字化、網絡化是提高檔案注意力的有效手段，同時可以提高檔案的管理效率。
1.2高校檔案信息數字化是計算機大量應用于高校管理的必然結果
首先，高校檔案部門出于自身管理需要使用計算機管理檔案，形成了大量的數字化檔案信息。計算機管理檔案可使傳統的以紙質為載體形式的檔案信息對象轉為機讀檔案，它以光盤、磁盤作為信息存儲的載體，向數字格式轉變。 許多高等院校建立了校園網，并與教育科研網和國際互聯網相連。校園網的開通為學校教學、科研及管理提供了先進的技術手段和嶄新的網絡環境，廣大師生可以不出校門、不出國門就與國內外的專家進行科研項目合作、查詢資料、 學術交流、籌備各種會議等等。
1.3高校檔案信息數字化、網絡化的條件已經基本成熟
1.3.1通訊技術和計算機網絡迅速發展；90年代以來，我國先后筑起中國互聯網（Chinanet）、中國教育科研網（caep.cetinnet）、中國科技網（CSTnet）和中國金橋網（ChinaGBnet），并均與國際互聯網Internet接軌。就全國高校來看，1994年以來，由于"211工程"和CERnet工程的促進，很多高校紛紛著手建設校園網，至1996年底，已有220所高校建成校園網并連入CERNET， 800余所高校的校園網自2000年底開始陸續建成。我國通訊技術的迅速發展和計算機網絡建設的迅速崛起，為高校檔案館網絡化建設提供了前所未有的條件。
1.3.2高校檔案館自動化建設初見成效
自20世紀80年代后期以來，高校檔案館自動化建設經過10多年的努力，開發出數百個自動化專用軟件。許多檔案館均采用比較成熟的計算機管理系統，已基本實現了收集、整理、編目、檢索、利用等主要服務功能的自動化管理。自動化建設大大改善了檔案館的服務手段，提高了服務質量和工作效率，促進了各項標準的制定和完善。尤其可喜的是，計算機應用正在改變著檔案人員的觀念，鍛煉和培養出了一批計算機系統開發、維護和應用人才。
2現在高校檔案數字化、網絡化存在的問題
2.1數字化、輔助管理方面存在的問題
首先是檔案計算機輔助管理模式僅局限于檔案工作內部的編目和檢索環節發生局部作用，而且是輔助檔案工作人員對檔案實體進行編目和檢索，不是針對具體的檔案信息，比如，這種形式編目須大量依靠手工勞動進行前期準備工作，常常須先手工做好著錄或填寫好手工目錄后，再往計算機中錄入。編目的實際目的是為了讓計算機排版和打印出“至臻完美”案卷目錄。以供展示或手工查閱。其次是檔案工作計算機輔助管理不同外界發生關系，它只為檔案部門內部服務，作用是輔助檔案工作人員人工管理檔案實體。
2.2高校檔案館網絡化建設中存在的問題
2.2.1缺乏統一的網絡化協調機構
由于受高校管理體制和運行機制的影響，不同的高校隸屬不同的行政主管部門，這種分散管理體制無形中使各高校檔案館形成了條塊分割、自成系統、各自為政、自我完善、自找發展的局面。雖然許多高校檔案館已意識到資源共享的重要與必要，但缺乏館際合作的行動。而國家目前尚沒有一個統一的組織機構來規劃協調檔案館網絡化建設和資源共享工作。
2.2.2標準化水平低
由于歷史的原因，高校檔案館自動化建設走的是一條各自為政、自給自足的發展道路。各個檔案館根據自己的經濟實力和技術條件選擇硬件設備，機型五花八門，水平參差不齊。目前研制出的不少檔案館系統應用軟件，都沒有遵循相應國家標準，功能單一、標準化水平低，數據不完整，致使大多數檔案館無主題標引，共享性差。而國家至今沒有統一的發展規劃和標準，各館的發展存在著很大盲目性。這種狀況發展下去，勢必給檔案網絡化建設和資源共享造成隱患。
3高校檔案管理現代化的初步構想
3.1采用客戶機/服務器（Client/Server）體系結構模式；客戶機/服務器結構模式是通過網絡把分散的計算機系統連接起來，系統把這些計算機根據其功能劃分為服務器與客戶機C/S結構系統處理方式同以往的“文件共享型”網絡處理方式相比，其主要的不同點在于將一種應用分解成為若干部分，如用戶界面、商業邏緝和數據庫，并將這些部分交給多臺機器（包括工作站、一個或多個服務器）分別執行，共同實現整體應用。服務器作為信息集中處理和交換的中心，硬件上選用市面上常見的高檔微機即可。
3.2檔案信息的管理離不開數據庫系統。現在高校檔案部門使用的數據庫管理系統多用DBase， FoxBASE， FoxPro等編寫，這些程序嚴格講僅是一般操作系統的延伸，作為數據庫管理軟件在單機狀態下應用還是可以勝任的，但是要建立覆蓋全校各類信息的集成的MIS系統，它們無論在功能上，安全性和數據完整性等方面都不能很好的滿足需要。應該選擇適用于多種操作系統，多種硬件平臺的具有多用戶、多任務和能在網絡環境下運行，具有客戶機/服務器結構的數據庫管理系統，如Ora？鄄cle、Sybase、Informix、IBM的DB2、微軟的 SQL Server等。這些軟件不僅具有上述功能特點，而且還提供數據庫互連工具（ODBC驅動程序）、數據庫―――Web連接軟件，使用戶可以輕松地建立起Web站點上的數據庫服務。
淺議高校檔案管理數字化及檔案管理創新
張洪光
（內蒙古建筑職業技術學院 內蒙古 010070）
摘要：隨著信息數字化急速成熟，高校檔案管理創新應當向數字化發展，高校檔案管理現代化與數字化是密不可分的。
關鍵詞：高校檔案 檔案管理創新 檔案管理數字化
創新是一個民族進步的靈魂，是一個國家興旺發達的不竭動力，要發展就要有創新，檔案事業也是如此。高校檔案管理只有不斷創新，才能使檔案事業適應和服務于社會，跟上當今和未來世界發展的步伐，才能適應社會主義市場環境對檔案工作的需要。
1.1檔案信息時展的要求
首先，數字化檔案信息可使任何一位利用者不受任何時間、空間的限制，在任一地點、任一時間只需有一網的電腦，即可進入檔案管理系統查閱自己需要的檔案信息。美國經濟學家邁克爾?戈德海伯于1997年指出：在以計算機網絡為基礎的信息社會中，面對浩如煙海的信息，對人們來說，信息已不再是一種稀缺的資源，而是相對過剩，稀缺的是人的注意力。因此，目前以網絡為基礎的新經濟，其實質就是“注意力經濟”。 高校檔案信息數字化、網絡化是提高檔案注意力的有效手段，同時可以提高檔案的管理效率。
1.2高校檔案信息數字化是計算機大量應用于高校管理的必然結果
首先，高校檔案部門出于自身管理需要使用計算機管理檔案，形成了大量的數字化檔案信息。計算機管理檔案可使傳統的以紙質為載體形式的檔案信息對象轉為機讀檔案，它以光盤、磁盤作為信息存儲的載體，向數字格式轉變。 許多高等院校建立了校園網，并與教育科研網和國際互聯網相連。校園網的開通為學校教學、科研及管理提供了先進的技術手段和嶄新的網絡環境，廣大師生可以不出校門、不出國門就與國內外的專家進行科研項目合作、查詢資料、 學術交流、籌備各種會議等等。
1.3高校檔案信息數字化、網絡化的條件已經基本成熟
1.3.1通訊技術和計算機網絡迅速發展；90年代以來，我國先后筑起中國互聯網（Chinanet）、中國教育科研網（caep.cetinnet）、中國科技網（CSTnet）和中國金橋網（ChinaGBnet），并均與國際互聯網Internet接軌。就全國高校來看，1994年以來，由于"211工程"和CERnet工程的促進，很多高校紛紛著手建設校園網，至1996年底，已有220所高校建成校園網并連入CERNET， 800余所高校的校園網自2000年底開始陸續建成。我國通訊技術的迅速發展和計算機網絡建設的迅速崛起，為高校檔案館網絡化建設提供了前所未有的條件。
1.3.2高校檔案館自動化建設初見成效
自20世紀80年代后期以來，高校檔案館自動化建設經過10多年的努力，開發出數百個自動化專用軟件。許多檔案館均采用比較成熟的計算機管理系統，已基本實現了收集、整理、編目、檢索、利用等主要服務功能的自動化管理。自動化建設大大改善了檔案館的服務手段，提高了服務質量和工作效率，促進了各項標準的制定和完善。尤其可喜的是，計算機應用正在改變著檔案人員的觀念，鍛煉和培養出了一批計算機系統開發、維護和應用人才。
2現在高校檔案數字化、網絡化存在的問題
2.1數字化、輔助管理方面存在的問題
首先是檔案計算機輔助管理模式僅局限于檔案工作內部的編目和檢索環節發生局部作用，而且是輔助檔案工作人員對檔案實體進行編目和檢索，不是針對具體的檔案信息，比如，這種形式編目須大量依靠手工勞動進行前期準備工作，常常須先手工做好著錄或填寫好手工目錄后，再往計算機中錄入。編目的實際目的是為了讓計算機排版和打印出“至臻完美”案卷目錄。以供展示或手工查閱。其次是檔案工作計算機輔助管理不同外界發生關系，它只為檔案部門內部服務，作用是輔助檔案工作人員人工管理檔案實體。
2.2高校檔案館網絡化建設中存在的問題
2.2.1缺乏統一的網絡化協調機構
由于受高校管理體制和運行機制的影響，不同的高校隸屬不同的行政主管部門，這種分散管理體制無形中使各高校檔案館形成了條塊分割、自成系統、各自為政、自我完善、自找發展的局面。雖然許多高校檔案館已意識到資源共享的重要與必要，但缺乏館際合作的行動。而國家目前尚沒有一個統一的組織機構來規劃協調檔案館網絡化建設和資源共享工作。
2.2.2標準化水平低
由于歷史的原因，高校檔案館自動化建設走的是一條各自為政、自給自足的發展道路。各個檔案館根據自己的經濟實力和技術條件選擇硬件設備，機型五花八門，水平參差不齊。目前研制出的不少檔案館系統應用軟件，都沒有遵循相應國家標準，功能單一、標準化水平低，數據不完整，致使大多數檔案館無主題標引，共享性差。而國家至今沒有統一的發展規劃和標準，各館的發展存在著很大盲目性。這種狀況發展下去，勢必給檔案網絡化建設和資源共享造成隱患。
3高校檔案管理現代化的初步構想