時間：2023-06-11 08:58:48
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南京市企業退休人員人事檔案管理服務工作經過近幾年的建設與發展，相對過去來比，取得了長足的進步，但與社會不斷增長的檔案管理服務需求比較來說，還存在著一定的差距。一是檔案館(庫)的建設還不規范，目前南京市企業退休人員檔案庫房與社保經辦機構業務一起辦公，在安全保障、建筑面積與設施配備上與國家標準還有距離。二是管理制度相對滯后，目前仍有不少制度沿用過去標準，這些基本上形成于上世紀的90年代，是根據當時情況制訂的，重點抓收集整理等基礎工作，立足于管理，對現代化、信息化涉及較少。三是信息化程度不高，相對于全國其它城市的企業退休人員人事檔案管理來說，南京創建了與社會保險信息系統實現信息共享的檔案管理軟件系統，可能走在前列，但是檔案的數字化建設、信息挖掘管理、可視信息管理系統等都還在規劃之中，沒有落到實處。四是檔案管理人員能力素質偏低，缺乏能夠掌握檔案管理前沿技術的專業人才，如珍貴檔案修復技術以及開發數據挖掘、自動識別等信息管理系統技術方面的人才。
南京市企業退休人員人事檔案的管理服務對人力資源和社會保障機構來說還是一個全新的事業，既需要腳踏實地，借鑒檔案業界的經驗做法，又需要利用沒有既往負擔的后發優勢，統籌謀劃，注重先進研究成果的消化與利用，來推動企業退休人員人事檔案管理服務事業新發展，為社會和企業退休人員服務。
創建人事檔案管理服務目標體系
企業退休人員人事檔案管理服務是一個系統工程，需要從頂層設計，以規劃為引領，創建全面、可持續發展的管理服務目標體系，以推動企業退休人員人事檔案管理服務事業的發展。南京市企業退休人員人事檔案管理服務的目標，也是服務和滿足企業退休人員和社會的生產生活的需求。規劃的主要任務是根據國家檔案局要求，落實“三個體系”的建設:一是建立覆蓋企業退休人員的檔案資源體系，二是建立方便企業退休人員的檔案利用體系，三是建立確保檔案安全保密的檔案安全體系，這三個體系是統一的有機整體，安全保障體系是手段，資源體系是基礎，檔案利用體系是目的。
建立經濟實用的人事檔案庫房
南京市企業退休人員人事檔案庫(館)的建設理念與實體建筑都需要進一步發展。檔案庫建設是檔案安全保障的基礎，是檔案資源建設和企業退休人員人事檔案利用的依托，因此檔案庫房建筑必須符合檔案的長期安全保管和便于提供利用的要求。國家檔案局、建設部和發改委在2007年對檔案館的建設標準作了規范要求，明確了建設規模和項目的構成、房屋建筑面積指標、選址與規劃布局、建筑設計和省市縣檔案館用房指標分類。在檔案庫房建設的原則上，于海燕認為需要遵循實用性、經濟性、人本性和文化性原則［1］。實用性原則是指把實用和節儉放在第一位，盡可能考慮檔案保護的要求，為檔案提供最大可能的安全保障。經濟性是指在節能降耗、環保低碳方面加強檔案館建設的投入，在檔案庫房建筑設計時充分考慮檔案庫房設施，合理采用新技術、新材料、新設備，注意可持續發展。人本性原則具體體現為無障礙設計，為殘疾人、老年人提供便利行動的設施，同時在檔案用房布局中給檔案利用者提供方便。文化性原則是指檔案庫房建設要反映文化特性，具有文化個性，是人事檔案走近社會和企業退休人員的重要渠道。南京企業退休人員人事檔案庫房建筑是由800多平方米的地下室庫房和100m2左右的服務大廳、60m2左右的兩間辦公室組成，而且區位比較分散，這與國家檔案庫房建設標準和庫房建設原則還有很大的差距，因此成立獨立檔案庫應該成為可能條件下的首選，建筑區位選擇在市統一規劃的基礎上要盡量符合交通便利條件，建筑面積根據企業退休人員人事檔案資源容量以及未來20—30年需求，應在5000m2以上，建筑設計應揉合南京古城風貌精神，服務設施應反映以人為本的理念。
強化人事檔案資源建設
南京市企業退休人員人事檔案要繼續貫徹“大集中、大服務、大檔案”的理念。檔案實行集中管理是確保檔案庫豐富信息的來源，隨著新增企業退休人員人事檔案的實時入庫的已退休人員人事檔案的分批次入庫，目前已入庫管理38萬卷，23萬企業退休人員人事檔案待入庫，每年還有近3萬新增的企業退休人員人事檔案入庫，巨大的庫藏容量，是南京市人力資源和社會保障機構不斷滿足全市企業退休人員人事檔案的管理與服務多樣化需求的堅強后盾。隨著入庫人事檔案數量的日益增加和檔案利用需求的明顯增長，充分利用計算機與網絡先進技術實現企業退休人員檔案數字化管理應成為當前的主要工作目標。檔案數字化把各種載體的檔案資源轉化為數字化的檔案信息，以數字化的形式存儲，網絡化的形式互相連接，利用計算機系統進行管理，形成一個有序結構的檔案信息庫，及時提供利用，實現資源共享。當前南京市推進企業退休人員檔案的必要性主要體現在三個方面。一是妥善解決退休人員人事檔案存放的有效途徑。由于現有辦公用房條件限制，將檔案信息數字化以及紙質檔案移交檔案主管部門或異地代保管，不失為解決退休人員檔案存放的一條有效途徑。二是提升檔案服務效率的現實需要。目前南京市人力資源和社會保障機構檔案管理部門每月接待退休人員檔案查閱量約1100卷、借閱180卷、復印2000余份。退休人員檔案數字化后，可以提供更快捷的查詢和其他利用服務，大幅提高檔案服務效率，滿足各類用人單位以及相關群體對檔案利用的需求。三是檔案管理與服務的發展趨勢。現代檔案管理正朝著數字化、網絡化的方向發展。退休人員檔案數字化后，存儲于數據庫里的數字檔案，將可以提供方便、快捷的遠程查閱和多點、多向查閱及其他利用，不僅提升我們對退休人員檔案的有效利用，還將全面提升我市退休人員檔案管理及服務的整體水平。同時，退休人員檔案數字化還將為我市社會保險業務檔案數字化積累經驗。當前南京市推行企業退休人員檔案數字化的有利因素也有三個方面。一是信息技術有支持。現在檔案數字化技術已比較成熟，且檔案數字化工作在全國各地區檔案管理部門也有比較成功的做法，可以為南京市退休人員檔案實現數字化管理提供有力的技術支持和可借鑒的寶貴經驗。同時，南京市人力資源和社會保障信息系統和市、區(縣)、街道(鄉鎮)、社區(村)四級公共服務平臺，也為今后實現檔案數字化利用奠定了良好的基礎。二是經費來源有保障。南京市每年可用于退休人員檔案管理的費用約為260萬元，且每年隨著退休人員的增加相應增長，加上目前的歷年結余409萬元，基本上可以滿足退休人員檔案數字化管理的經費要求。三是規范管理有基礎。南京市企業退休人員檔案管理工作已基本實現規范化，確保退休人員檔案均按規定整理、立卷、歸檔、入庫，配置了適宜安全保存檔案的專門庫房以及相關必要設施，建立了比較完善的各類管理服務制度，同時初步建立起了一支業務素質較高的檔案管理隊伍，為實現退休人員檔案數字化提供了有力保證。企業退休人員人事檔案數字化管理建設可遵循統一規劃，分步實施，技術可靠，永久保存的基本原則，依托人力資源和保障信息系統開發數字化檔案管理子系統，安全、高效的管理和利用退休人員檔案，實現資源共享，有效保證檔案實體安全。目標是將新增的退休人員檔案及時進行數字加工處理，轉化為數字信息后保存。在此基礎上，將現有庫存的人事檔案逐步進行數字化處理加工;采用由小到大、由少到多、循序漸進，逐步擴大的形式，用3年左右的時間完成60多萬企業退休人員檔案數字化任務。完整的檔案數字化建設流程包括案卷交接、檔案整理、目錄著錄、檔案掃描、OCR文字識別、圖像處理、數據校對、數據質檢、數據掛接、整理還原、案卷入庫等環節。其中掃描的主要工序有:高速掃描、去空白頁、質檢、高掃補掃、頁碼錄入、頁碼特殊處理、影像自動排序。數字化后的檔案采用BS架構實現自動實時出入庫，后臺是一個Web服務器，前臺基于無線手持設備(如PDA等)，在庫房內連接放置在庫房中的無線路由器訪問Web服務器進行資料出入庫。在對企業退休人員人事檔案數字化的過程別要做好數據錄入質量的控制，加強數據錄入人員素質培訓，制定并逐步完善的錄入細則，強化數據質量驗收，確保檔案數據的準確可靠，為檔案資源的有效利用提供良好的基礎。在加強企業退休人事檔案數字化管理的同時，加強對現已產生的企業退休人員電子化檔案建設的研究與管理，創建合適的電子檔案系統管理模式，豐富和規范企業退休人員人事檔案資源。在推動企業退休人員人事檔案數字化的同時，需要注重對實體檔案的維護技術研究，實體檔案是歷史的真實記錄，有著證據學上的憑證及參考作用，具有不可替代的重要價值，加強對折痕、破裂、殘缺、水浸、成磚、霉變污染、酸化等類型破損檔案進行分類研究、制訂合適的修復方案，也是當前企業退休人員人事檔案資源管理的一個重要內容。提高企業退休人員人事檔案資源的應用和服務能力目前主要有三方面的技術。一是建設檔案檢索目錄。美國學者克萊弗登認為評價信息檢索效果的指標有六項:收錄范圍、查全率、查準率、響應時間、用戶負擔和輸出形式［2］，對照此標準，南京市企業退休人員人事檔案信息檢索技術還需要進一步推進智能搜索引擎如語義搜索、群體搜索、基本內容特征的多媒體檢索、羅盤搜索、整合搜索、垂直搜索、個性化搜索、社會化搜索［3］等來建構信息檢索系統，來提高檔案資源管理服務水平。二是采用數據挖掘技術。隨著企業退休人員人事檔案數字與電子化檔案量的增加，數據挖掘技術能夠提高管理效率，更好滿足社會和企業退休人員對檔案查找、利用的需求。數據挖掘可以從大量的集中數據中，發現隱含在其中規律性的、人們事先不知道的，但又是潛在有用的最終可被理解的信息和知識的非平凡過程，它可以擴大檔案收集范圍，優化庫存檔案結構，提高整理效率、鑒定效率，提供個。［4］三是在適時推進云計算技術。云計算是指一種全新的計算模式和網絡應用模式，旨在通過網絡(互聯網和局域網)以按需、易擴展的方式獲得所需的硬件、平臺、軟件及服務等資源，可以提高檔案資源利用率，節省總擁有成本，增強IT靈活性和效率，被視為科技領域的新革命，對于建立統一、高效物檔案資源管理服務平臺、實現檔案信息資源海量存儲與共享利用、打造低碳經濟信息化建設模式、提升檔案服務、優化檔案信息化人才結構等有著重要意義。［5］南京市企業退休人員人事檔案管理服務可在四級服務平臺間開展云計算試點，待技術成熟后可進一步推廣。
加強人事檔案安全體系建設
檔案安全是企業退休人員人事檔案管理服務工作的生命線，尤其是實現檔案數字化管理服務后，檔案實體安全與檔案信息安全并重，是檔案事業可持續發展的堅實基礎。檔案安全體系主要包括安全管理體制、安全管理制度、安全設施配備、安全技術系統管理等，就安全管理制度而言，要特點注重信息安全與保密規范，按照《檔案法》、《保密法》等法規要求，確定企業退休人員人事檔案信息資源審查標準，處理好保密與公開原則，在保障信息安全與保密基礎上實現信息公開和資源共享。異地備份是數字時代檔案信息安全管理的重要手段，提高檔案安全保障能力。異地備份是指將原始檔案資料數據化后，一成不變地進行復制，并保存在相距300公里以上，不屬于同一江河流域、同一電網、同一地震帶的異地。容災，是指為保證重要檔案數據在經歷各種災難后，仍能提供正常服務，并為此所進行的一系列應急計劃和建設行為。［6］南京市企業退休人員人事檔案的異地備份管理工作目前還沒有有效開展，在檔案數字化工作完成后，可以在國家人力資源和社會保障系統內或國家檔案管理機構系統間建立異地備份管理關系，與相應機構簽訂協議，確保企業退休人員人事檔案服務資源的安全。
開展人事檔案編研工作
對企業退休人員檔案進行有效編研是提升檔案資源利用水平的重要途徑，也是挖掘檔案資源的重要形式，實現檔案服務于退休人員生活的目標。現在名人檔案資料的編研工作普遍受到社會重視與歡迎，普通老百姓檔案編研工作卻沒有得到應有的關心，很多企業單位和退休人員直系親屬在退休人員離世后查找檔案編寫悼詞，但退休人員本人卻再也無法聽到。南京市檔案管理服務機構可以針對企業退休人員需求，組織力量對檔案資料進行系列編研，如“老百姓的故事”、“勞模的一生”等。編研的資料可以與廣播電合播出，宣傳普通老百姓，擴大企業退休人員人事檔案宣傳的受眾面。
【關鍵詞】：人事檔案；信息化；管理
引言
檔案信息資源是國家的一項基礎性信息資源，檔案信息化是國家信息化的重要組成部分。黨和國家實施“大力推進信息化，加速建設現代化”的發展戰略，對檔案部門提出了新的任務，也為檔案部門信息管理的創新提供了難得的發展機遇。人事檔案管理也應抓住這一機遇，實施由傳統管理到信息化管理的轉變，充分發揮人事檔案信息的作用。
1檔案信息化的概念
所謂檔案信息化，就是在國家檔案行政管理部門的統一規劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現代化信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理和為社會提供服務，加速實現檔案管理現代化的進程。換句話說，檔案信息化是指檔案管理模式從以檔案實體為重心向以檔案信息為重心轉變的過程。這是一個長期的發展過程，在這一過程中，要不斷地采用現代信息技術裝備檔案部門，從而極大地提高檔案管理和利用的現代化水平。目前的信息技術已經能夠很好地運用計算機網絡、數據庫的開發來處理現實的信息資源。檔案信息化工作就是利用信息技術手段來實現館藏各類檔案的數字化、網絡化、電子文檔管理一體化及檔案信息提供利用網絡化。
2人事檔案信息化管理的意義
2．1信息化建設是信息社會的要求，也是人事檔案信息社會化的需要。檔案作為一種原生的信息資源，其重要性正日益顯現出來。滿足群眾需求，為社會服務，既是檔案工作的出發點，又是檔案工作的目的，加快檔案信息化建設，是我國迅速發展的政務信息化對檔案工作提出的迫切要求和檔案工作自身發展的需要，也是順應潮流、適應時展的新舉措、新要求。
2．2信息共享，為社會提供全方位的人事信息，提高勞動效率與工作質量。人事檔案管理多媒體信息網絡系統提供了人事管理過程中所需要的全方位的人事信息。我們不但可以快速準確地獲取人事的自然情況、簡歷、素質、特長以及德能勤績等方面的綜合信息，還可以隨時查詢人事諸如工作、學習、生活等方面的聲音和影像資料，了解人事全方位的綜合信息。可以從根本上改變過去那種從紙面上靜態了解人事的傳統方式。通過網絡可以使信息共享，避免各部門重復錄入相同的信息，減少重復勞動。
3人事檔案信息管理的目的
人事檔案信息化管理以提供利用為目的，還體現在要通過信息維護，及時更新檔案中變化的信息數據，使人事檔案信息與原檔案材料保持一致，從而達到人事檔案信息管理始終處在一個動態管理之中，讓人事檔案由傳統的手工管理向信息化方向轉換，這是對人事檔案信息管理的基本要求。也只有這樣，才能使人事檔案信息在激勵人才和人力資源組織管理與開發中發揮更大作用，真正服務于人事管理工作。
4人事檔案信息化應遵循的三大原則
規范性原則：制定和實施人事檔案工作標準和規范，是人事檔案工作信息化的需要，是提高工作質量和效率的需要。通過館藏檔案數字化接收電子文件，應該堅持規范性原則，制定相應的規范和法規，只有這樣才能使電子文件的歸檔，傳統介質檔案數字化，數字化檔案的保管、傳遞、利用等工作實現有序化、標準化和規范化，避免出現各自為政，互不兼容，重復建設等現象發生。
安全性原則：隨著數字化、網絡化、信息化建設的不斷深入，網絡的脆弱性和潛在威脅也日益顯現。因此，我們必須加強網絡安全技術的研究與開發，采取有力的安全策略，充分保證人事檔案信息的安全性。
效益性原則：人事檔案信息化建設是一項巨大的系統工程，需要投入相當的人力、物力、財力，因此必須遵守效益性原則，講究信息化工作的效益。要根據自身的能力、館藏基礎。分析用戶需求，考慮館藏檔案的利用率。選擇數字化的內容要“經典”，主題要與社會利用“熱點”相結合，把重要的，利用率較高的檔案進行數字化，可以帶來巨大的經濟、社會效益；利用率不高的檔案則無需數字化，否則浪費大量的人力、物力和財力。從某種意義上說，特色就是優勢，特色館藏信息和特色服務往往是贏得用戶和創造效益與價值的關鍵。
5加強人事檔案信息化管理的措施
《全國檔案事業發展“十五”計劃》又把信息化建設列為戰略重點之一，明確了“十五”期間檔案信息化管理的主要任務。歸納其主要內容有：制定檔案信息化管理的有關標準，研制、推廣檔案管理應用軟件，加強電子文件和電子檔案的管理，做好電子文件、電子檔案的積累、保管、利用。保證電子文件、電子檔案的齊全、完整、有效，建立、規范、聯通各區域網絡，建立全國檔案信息網絡，并入國家信息網。實現館藏檔案數字化、傳輸網絡化、資源共享化、服務對象與需求擴大化。
5．1加強基礎設施建設
電子計算機技術是當今新技術革命的先導技術。電子計算機具有運算速度快，精確度高，存貯信息和邏輯判斷能力強以及自動進行運算等特點，在文件的管理上，運用計算機進行文件的接收、查找、借閱、歸還，以及辨認到期應銷毀的文件等檔案的歸檔利用和管理工作。在人事檔案管理上，運用計算機進行人事檔案的收集、整理、編制檢索工具、內容介紹和編制內目錄，還可用于庫房的管理。用于特殊的檔案工作項目，如編制大型索引、為檔案的編研工作提供服務以及檔案統計等工作。因此首先要從硬件上配備電子計算機。提高各類檔案館、檔案室計算機和網絡技術的應用程度。逐步提高檔案信息化水平。其次要建設和完善局域網，使各項工作都網絡化，加強人事檔案的利用。
5．2人事檔案信息資源建設
5．2．1人事檔案的電子化
所謂檔案信息電子化，就是以館藏檔案資料紙質或機讀形式為主要物質對象，用微機對人事檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。人事檔案部門使用的計算機型號不一，規格各異，各自開發的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于人事檔案信息管理的計算機管理軟件系統，由于不能互調，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進程。加強電子文檔資料的歸檔工作，利用計算機、掃描儀把紙質人事檔案數字化，建立全文數據庫，以便于查找利用。
5．2．2加強人事檔案目錄數據庫建設
我國至今還沒有建立一個達到數據交換的機讀目錄檔案系統，人事檔案信息系統和網絡建設形式各行其是，層次不一，規范性、開發性、服務性、共享性較差，不能適應人事檔案信息資源共享的要求，需要加強人事檔案日錄數據庫建設，開發標準化的人事檔案管理系統，加強人事檔案目錄的輸入，保存。
5．3人事檔案信息化人才的培養
從目前看，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中人事檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，大部分人事檔案人員現代技術水平偏低，甚至有現代文盲現象。盡管引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用，就談不上人事檔案信息化了，因此，信息化建設人才需要深厚的檔案學基礎理論，熟悉檔案工作的規律，從而創新更科學、更先進的管理方法，因此必須通過各種途徑加強人事檔案業務人員培訓工作，提高人事檔案業務人員的管理水平。
結束語
為了實現人事檔案的信息化管理，各級人事部門應當重視人事檔案信息化管理人才的培養，加大智力投資力度，優化智力投資方式，以最新信息理論與信息技術為人事檔案管理人員充電，使他們勝任人事檔案信息化管理工作。要為人事檔案信息化管理提供條件，以便在人事檔案信息利用的權限范圍內，建立能夠全方位、多層次、立體化地提供信息服務的更科學、更快捷、更方便的人事檔案信息管理模式，滿足社會對人事檔案和人事工作的需求。要關心人事檔案管理人員的自身發展，盡快培養一支適應人事檔案信息化管理的人才隊伍。人事檔案管理人員要加強終身學習，不斷更新知識，完善知識結構，以適應人事檔案信息化管理的需要。
參考文獻：
【1】趙屹．檔案信息網絡化建設【M】．北京：北京圖書館出版社，2003．
【2】沈瀟．淺析檔案管理信息化管理探索【J】．管理探索，2007，4．
一、信息時代人事檔案管理的發展內涵
（一）人事檔案管理的知識密集性內涵。新時期人事檔案管理的發展必須反映新的時代特色，信息時代背景下信息化的普及是為社會知識經濟體系服務，當今人事檔案管理較之傳統人事檔案管理具有鮮明的知識密集性內涵，即新時期的人事檔案管理不再是簡單的材料收錄整理工作，專業知識文化素養與業務能力，尤其是計算機信息處理技能成為人事檔案管理的必備條件。
（二）人事檔案管理的信息服務性內涵。信息時代信息載體的管理與利用體現了信息服務的主動形式，傳統被動的人事檔案管理模式隨著信息載體與信息渠道的變化而改變。當前信息載體不再僅僅局限于文獻型載體，信息渠道也更為多元化，新時期的人事檔案管理必將強調對檔案價值的開發與利用，突出人事檔案管理的信息服務性內涵。
二、信息時代對人事檔案管理的新要求
（一）基于計算機技術的數字型檔案要求。計算機技術的廣泛應用是信息時代的主要標志之一，傳統的人事檔案管理模式已不再適應社會發展需要，信息時代對人事檔案管理的首要要求是促使原有的紙質型檔案向數字型檔案轉變，即依托電子手段構建人事檔案的數字信息體系，建設人事檔案的信息數據庫。
（二）基于互聯網通信技術的網絡化要求。人事檔案的保密原則是人事檔案管理的重要原則，人事檔案涉及個人隱私信息，檔案保衛保密制度是人事檔案管理的基本制度，從某種程度上形成了傳統人事檔案利用價值的弱化與利用形式的單一。
（三）基于人才信息整合的統一標準要求。信息時代具有鮮明的信息資源共享性，而信息共享的前提是信息的標準化。傳統人事檔案管理的規范性缺失，使社會人才信息資源整合的基本條件薄弱。信息時代背景下的信息化整合手段，力求在系統軟件的支持下完成人事檔案信息形成、轉化與存儲的統一運行標準，實現網絡化查詢與統計，便于整體調用。
三、信息時代的人事檔案管理發展方向
（一）人事檔案管理的信息數字化。基于計算機技術的數字型檔案要求，信息時代的人事檔案管理向信息數字化方向發展。人事檔案管理的信息數字化發展有賴于數字化信息系統的建設，一是在擬定數字化信息系統的基本框架之上，選定人事檔案系統的應用軟件，制定檔案數據錄入規范；二是保障紙質檔案與數字檔案的相互協作配合，避免檔案數字化過程中信息不完整不真實的現象出現；三是注重后期制作的質量控制，應充分考慮滿足應用軟件的實時升級需要。
當今社會信息化已成為社會發展的必然趨勢，特別是工業化和現代化的建設過程中，信息化更是其必然的選擇，同時也是現代管理的重要特征之一，所以在當前信息化建設大力發展的環境下，人事檔案管理信息化建設已當為時展的必然要求，也是當前人事檔案進行深化改革的方向。所以需要針對當前人事檔案信息化建設中存在的問題進行深入的分析，并進一步對提高人事檔案信息化建設的重要的途徑進行了具體的闡述。
（一）現代化管理的重要體現
為了更好的適應國家改革和發展折需要，國家檔案局對于檔案信息化建設的總體目標和主要任務進行了明確，所以人事檔案進行信息化建設不僅是適當國家信息化建設的要求，而且與當前檔案事業的發展方向也具有一致性。而且人事檔案管理信息化建設工作的開展，不僅可以有效的改善人事檔案管理工作，而且對于人事部門工作效率的提高及在社會中的有效利用都具有極為重要的意義，所以可以說人事檔案信息化建設是適應信息化建設的要求，同時也是現代化管理的重要體現。
（二）能夠更好的實現人事檔案信息資源共享
當前我們處于信息高速發展時代，在社會活動及經濟活動中信息資源具有極為重要的戰略意義，加快檔案的信息化建房，可以將檔案信息都歸入到國家信息化建設的總體格局中，通過檔案網絡建設，從而加快檔案信息資源的開發利用，推進檔案資源的數字化、標準化和網絡化進程，實現檔案信息資源的共享，有效的推動檔案事業的健康發展，使其能夠更好的為社會發展提供良好的服務。
二、目前人事檔案信息化建設中存在的問題
（一）人事檔案信息化系統的整體水平較為落后
目前我國人事檔案在管理上缺乏完善的管理制度，而且沒有先進的管理觀念，管理水平和管理手段還較為落后。通常情況下人事檔案管理工作僅局限在個人歷史信息記錄的維護方面，對檔案中內容不能及時進行更新和補充，使人事檔案的發展受到了較大的制約，也影響了人事檔案整體水平的提升，不利于人事檔案管理水平的提高。
（二）人事檔案信息化系統缺乏完善的管理
目前在我國各個部門多是各自為政，再加之人事檔案信息化系統缺乏統一的領導和總體的規劃，各個部門在數據庫建立時由于缺乏必要的溝通和聯系，這樣每個部門的數據庫中都包括了大量的人事信息，這些人事信息需要重復的進行填寫和錄入，導致大量的人力和物力的浪費，人事檔案信息資源的共享難以實現。
（三）人事檔案管理人員整體水平不高
目前我國從事人事檔案信息化管理的工作人員多數都沒有經過正規的學習和專業的培訓，這就就導致其業務水平及職業素質都處于一個較低的水平，對人事檔案信息化建設工作的重要性缺乏必要的認識，不能科學合理的對檔案資料進行收集、整理和歸檔，缺乏對檔案的合理規劃，各種新技術也得不到有效的利用，在很大程度上影響了人事檔案信息化建設進程的快速推進。
三、提高人事檔案信息化的重要途徑
（一）提高人事檔案信息化的整體水平
人事檔案的管理工作要達到主動服務并安全管理的良好效果，要想搜索人事檔案的相關信息就必須在指定的網絡進行查詢，利用檔案數據信息的權限管理辦法以及相關的安全管理的協議等規章制度對人事檔案信息進行有效的管理和合法的使用。作為檔案的基本價值，電子檔案法律憑證的作用應在信息技術方法能夠確保數字化檔案的真實性的前提下得到良好的體現。我國當前的相關法律條款也應進行相應的修改，這樣才能確保檔案憑證作用的良好有效發揮。
（二）采取集中統一的管理體制
要想更加集中地采集和使用人事信息，就應該采取集中統一的管理體制。用信息科學技術為支撐，實現人事信息資源的數字化以及人事信息資源共享。人事檔案信息化的軟件和硬件平臺要在自主研發的基礎上，保證歸檔、編研、移交、借閱等工作環節逐漸的實現信息網絡化、信息數字化以及信息數據庫化。讓人事檔案信息資源可以有效快捷的得到整合和使用。
（三）重視對人事檔案管理人員的人才培養
當前，要想提高人事檔案信息化的發展水平，就必須從提高工作人員自身水平做起。相關單位應對從事相關工作的工作人員提供培訓和提升自身能力的機會。給予人事檔案的工作人員外出培訓和學習的機會。讓工作人員有機會參與相關工作的培訓。學習更加科學有效的工作技巧。為人事檔案信息化管理的更好更快實施提供人力保障。在工作人員的更新換代的時候，要提升工作人員的整體素質。普及人事檔案信息化的相關工作內容和操作技術。提高人事檔案工作的服務水平。培養即了解業務知識，且有對計算機有一定了解，并知曉相關法律法規的復合型人才的工作人員才是我國當前人事信息檔案管理人員的最理想的人選。
[關鍵詞]檔案數字 管理 信息
中圖分類號：TU914 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2016）30-0339-01
數字時代給我們的生活方式、工作方式甚至思維方式將帶來各種各樣的沖擊，數字化信息時代的大潮朝著我們撲面而來，檔案管理和利用如何適應數字化信息時代的需求，是我們檔案工作者要思考的主要問題.
開展檔案數字化建設，應對以下四個方面工作引起重視：一、牢固樹立效益觀，重視檔案數字化對象的前期鑒選工作；二、建立全面，系統，完善的目錄數據庫；三、重視電子檔案的收集和管理；四、加強檔案現代化管理人才的培養
數字時代給我們的生活方式、工作方式甚至思維方式將帶來各種各樣的沖擊，數字化信息時代的大潮朝著我們撲面而來，檔案管理和利用如何適應數字化信息時代的需求，是我們檔案工作者要思考的主要問題.
開展檔案數字化建設，應對以下四個方面工作引起重視：一、牢固樹立效益觀，重視檔案數字化對象的前期鑒選工作；二、建立全面，系統，完善的目錄數據庫；三、重視電子檔案的收集和管理；四、加強檔案現代化管理人才的培養。
數字檔案是電子信息技術在企業各個領域廣泛應用的必然產物，因此檔案數字化管理是檔案管理適應時代要求的具體體現。檔案數字化管理是檔案管理結合計算機軟件技術共同實現的，在數字化管理技術開發和應用階段，顯現出檔案數字化管理的優勢與弊端。針對檔案數字化管理存在的弊端，建議把握幾個關鍵的環節
隨著社會信息化進程的加快，信息資源已成為人類經濟、社會活動的戰略資源。檔案是一種原生的信息資源，檔案信息化建設是國家信息化建設的一個重要組成部分。加強檔案信息化建設，是檔案事業適應時代和社會發展，加速檔案管理現代化的客觀要求，也是提高檔案信息服務水平的必經之路。本文從探討新時期檔案數字化管理的必然性出發，分析了當前實現檔案數字化管理存在的問題，最終提出積極推進檔案數字化管理的對策，以供相關人士參考。
檔案信息化是國家信息化戰略在檔案領域的具體體現，是檔案事業發展的戰略目標。采用現代化信息技術改造傳統檔案業務，不斷適應數字環境下檔案活動的發展變化、提升檔案管理水平和服務效率，最大限度地滿足社會檔案需求，是檔案信息化工程建設的主要目的。
檔案信息化建設內容十分豐富。檔案信息化工程建設包括基礎設施建設、信息資源建設（檔案目錄數據庫建設、電子文件歸檔與管理、檔案數字化）、應用系統建設（檔案管理系統建設、電子文件中心建設、檔案網站建設、數字檔案館）、標準規范建設、人才隊伍建設、安全保障建設等硬、軟件系統工程建設。
雖然說，今后的檔案管理費由財政來買單，但是，如果現有的大量檔案管理并不能產生社會效益，服務于民眾和企業的需求，繼續高成本維持是否有必要？
據報道，中央組織部、人力資源社會保障部、發展改革委等五部門本周聯合下發通知，明確將于2015年1月1日起取消流動人員人事關系及檔案保管費、查閱費、證明費、檔案轉遞費，各地要將相關經費納入同級財政預算。
此前，新華社曾報道，全國200多個地級市，每個市每年收費少則數百上千萬元，大城市動輒上億元，全國每年收取的檔案保管費至少達數十億元。但這筆錢怎么花，一直缺少明白賬。
如今，不合理的檔案費終于取消，而且取消日期也比預期提前了一年--根據2012年的《關于降低部分行政事業性收費標準的通知》規定，檔案保管費“三年后自動取消”。對于多如牛毛的行政收費清理，就應當有這樣的緊迫感和高效率，能早一天做到的事，就沒必要再拖。
檔案管理費的取消，是順應民意之舉。但檔案制度的改革不能止步于此，要看到，管理費問題只是檔案制度弊病的一個方面，檔案制度，是計劃經濟時代的產物，在市場經濟體制已確立，“單位人”向“社會人”轉換的今天，舊有的檔案制度越來越不能適應時代的需要。
人事檔案最初是作為考核干部的重要依據，由于這樣的制度設計初衷，后來這一制度被當成“職業誠信記錄”服務于就業，難免產生種種問題。例如，檔案的不透明管理，使得公民對自己的檔案中裝有哪些記錄一無所知，現實中，公民因為自己檔案中莫名其妙出現污點記錄，而四處碰壁的事情屢有發生。
對于公務員和事業單位以外的就業人群而言，人事檔案的功能已大大弱化，由此產生大量的“棄檔”、“死檔”等問題，2007年12月，北京市人才檔案公共管理服務中心公示首批長期失去聯系的流動人員檔案5700多份，僅有200多人前來認領。但對于這些“沉睡檔案”，各地人才服務機構也不敢隨意銷毀，必須得妥善保管，導致無謂的社會成本。
摘 要 醫院檔案管理是醫院管理工作中一個極其重要的組成部分，可以為醫院管理者提供有效可靠的依據，對醫院的改革發展具有重要意義。運用信息技術，對傳統的人事檔案管理工作方法進行改進，建立全面、真實、詳細、連續的人事檔案數據庫系統,并實現資料共享和快速檢索，可以快速準確的完成人事信息的數據處理，減輕人事檔案工作者的勞動強度，保證了人事檔案信息的及時性、真實性和準確性，從而提高信息利用的效率。
關鍵詞 醫院 人事檔案管理 信息系統
醫院檔案是醫院在從事各項工作中形成的具有重要價值的文字、圖表、錄音錄像以及其它不同載體、不同形式的歷史記錄，是醫院工作正常運行的可靠依據和有效參考。當前，隨著醫療制度改革日益深化，醫院管理現代化的不斷發展，醫院檔案管理工作面臨諸多新的機遇和挑戰。醫院應積極將檔案管理和信息化有機地結合起來,有效地發揮檔案工作在人事管理的重要作用。醫院人事檔案管理傳統手段向信息化處理轉變,這是醫院人事檔案的管理走向現代化是一個必然的趨勢。
一、當前醫院人事檔案管理的現狀
（一）人工操作費時費力
醫院人事檔案主要記載著醫院工作人員的經歷、學歷、社會關系、思想品德、業務能力、工作狀況以及獎勵處罰等方面的原始記錄，是個人參與社會方方面面活動的記載和個人自然情況的真實反映。以往人工操作需要轉抄，人為差錯不可避免，一旦轉抄錯誤，就會需要很多繁瑣的人工程序來彌補，既費時又費力。手工操作的材料容易破壞，不利于管理的科學化、標準化、系統化。而數字化醫院的發展為醫院人事檔案管理提供了方便快捷的條件。
（二）人事檔案管理資料利用度不夠
醫院人事檔案管理大多注重保管而不能有效利用，這樣就需要大量的場地和場所，無形中增大了開支，不利于開源節流。加上隔一段時間就會對檔案進行整理或查閱，容易造成磨損。
（三）檔案管理信息化程度較低
醫院人事檔案管理的基礎設施、設備條件和技術手段，相對落后于臨床科室。信息基礎較為薄弱，遠遠跟不上現代技術的發展。手工操作已經成了醫院人事檔案管理的“瓶頸”。
二、健全與完善醫院人事檔案信息管理系統
信息化是當今社會發展的大趨勢,醫院人事檔案部門應該順應潮流,建立和完善信息化人事檔管理系統, 利用計算機技術和網絡信息技術對醫院的各種信息進行存儲、加工、檢索、傳輸，為人事工作提供便利，為醫院各項工作提供有力的保障。筆者認為建立和完善人事檔案管理系統主要從以下幾個方面去思考:
（一）要強化領導的現代化意識
加大對檔案管理工作的投入實現人事檔案信息化管理,是一項非常繁重的工作。現在大部分人事系統均來源于醫院信息系統的附加功能,功能單一,只對為員工基本檔案信息進行管理,諸如繼續教育等新制度均沒有提供支持,系統沒有及時提供升級,往往對這樣的新制度用手工做處理,日復月累,人事系統變成擺設。很多醫院出于經濟效益的考慮沒有購買專用的軟件系統,更不要說自己開發,這樣耗時耗力。面對人事部門日益膨脹的工作需求,必須自主開發一套系統,為人事部門提供一個高效、可靠、成本低可持續的管理平臺。
（二）要增強安全意識
數字化固然方便快捷，但也有值得注意的地方。由于現代技術的發展，計算機病毒、保密性等因素的困擾影響，檔案管理人員應時時防范，提高警惕，具備較高的業務能力。要加強網路安全性教育，對高度保密的資料不可泄露，必要時加密防護。定期清理計算機，按時殺毒，使數字化信息系統正常運行。要建立有效的管理制度要保障數字化信息的安全、規范，必須在建立規章制度的約束下進行，以此保障網絡的“平靜”。使用安全性技術手段一方面保障基礎的硬件設施建設，以減少硬件故障帶來的損失。另一面，要及時將先進的加密技術、訪問控制技術、防火墻技術等應用于其中，確保數字檔案信息的存儲和傳輸安全，使其有效對抗病毒和黑客的攻擊。
（三）要重視人事檔案信息系統的維護
人事檔案信息系統是一個動態的系統,需要檔案人員不斷進行更新和維護,要使人事檔案信息系統發揮最大作用,那么對其核心部分的數據庫建設必須做到以下幾點：一是要做到信息錄入完整,只有數據完整,后期維護才能順利進行;二是要做到信息錄入準確,只有準確的數據,數據庫的后期維護才會有意義；三是培養時時更新意識,要派專門管檔人員及時對數據庫進行更新和核準。
（四）要提高檔案人員的業務技能素質
檔案管理是一項具有很強專業性和操作性的工作，檔案管理人員除具備對檔案分類、甄別、裝訂、檢索等相關專業知識外，同時還應具備計算機操作、信息檢索以及統計分析等方面的知識技能，可以說信息化社會的檔案管理人員是復合型人才，需要在工作中不斷學習、補充，逐步提高檔案管理的業務技能。
三、結語
醫院檔案資料是醫院管理層對醫院發展規劃的重要的信息資源,醫院檔案管理工作對醫院的發展建設有著不可替代的作用。隨著計算機技術的迅猛發展，把信息系統應用到人事檔案管理工作中，使人事檔案管理工作由傳統的人工化向自動化、智能化轉變,大大減輕檔案工作人員的重復勞動,節省大量人力和時間,更好的為醫院領導科學決策和各項工作的開展及時提供準確數據和信息。因此,建立計算機人事管理信息系統是社會經濟發展必然趨勢。隨著人才開發管理的加強,我們一定要努力創造條件,促進使用計算機信息網絡現代化,使人事檔案為經濟建設做出應有的貢獻。
參考文獻：
[1]吳安愷.綜合醫院會計檔案信息化管理的探討/現代商業/2009(26).
關鍵詞：網絡環境；醫院檔案管理；人事檔案管理；現代化管理
由于信息技術的迅猛發展，互聯網的廣泛應用，帶來了文檔管理、存儲和利用方式的革命，檔案管理正面臨著現代科學技術的挑戰和難得的歷史發展機遇。信息資源在管理模式上正在實現向網絡動態的改變，在網絡環境下進行醫院人事檔案管理能使檔案管理標準化和規范化，并提高勞動效率和工作質量。
一、現代化人事檔案管理是必然趨勢
成熟的信息及電子技術已經普及到各行各業，我國近年來大大加快了各項工作的信息化進程，用現代化、科學化的手段做好人事檔案管理工作，更好地為醫院的建設、發展服務，這是新時期人事檔案管理工作的需要，也是國家信息化工作的必然趨勢。
二、規范化管理人事檔案的需要
在日常的人事管理工作中，形成了大量的人事信息，這部分信息一直以來都是用手工管理的，這就不可避免地造成了不同管理部門之間的信息分隔，使信息內容不規范，信息流程不科學。要改變這種情況，就需要建立一套完備的信息管理系統，用現代化方法管理人事檔案信息，從而提高信息的規范化程度和利用效率。
三、能為領導提供較全面的檔案信息
建立人事檔案數據庫，人事檔案管理系統提供了人事管理過程中人員需要的多方面信息，我們可以快速獲取庫內人員的基本情況、簡歷、德能勤績等方面的信息，還可以對這些信息進行分析，很快為領導和有關人員提供相關信息，改變了紙質檔案的局限性，并提高勞動效率和工作質量。
四、實現網絡環境下的人事檔案管理
（一）應建立一套標準化、規范化的人事信息系統應用軟件
先建成系統的基本框架，包括各種資料數據庫的建立和數據的錄入、應用軟件的開發、高速網絡系統的建設等，幾個環節可以同時進行。信息資源的采集是重點，也是基礎，人事檔案信息的采集與報送工作應當制度化及規范化，準確、完整、規范的信息資源是整個系統的生命，把其當成人事檔案管理工作中的一項經常性的工作來抓。進一步完善、改進和提高整個系統功能，并將成熟的經驗推廣、普及，不斷提高整體應用水平。進一步加大投入，使整個系統日益完善，最終滿足人事管理工作的全面需要。
（二）系統建設以應用為主線，提高整體水平
在系統建設上，應該全員參與，分清職能，明確信息的收集、維護和使用等各項工作的分工與權限，最終形成科學、有序、規范、協調的運行機制，在系統的建設和應用過程中，要重視信息資源的收集、開發和利用，不能只顧購置先進的硬件設備而忽略信息資源及系統的應用。要以應用為主線，充分利用現有信息資源，拓寬應用范圍，提供更深層次的信息服務，使信息系統真正成為人事檔案工作中必不可少的重要組成部分。
（三）把信息安全放在重要位置
在應用計算機進行編目、著錄、檢索、統計等工作中，尤其是檔案信息資源共享中，那些價值大、保密性強的權威性信息，容易遭到“電腦黑客”的攻擊，時刻存在著安全保密問題。這就要求人事檔案管理人員要有高度的政治素質，并熟知計算機知識，檔案信息系統應通過注冊檢查、加密技術、身份驗證、防火墻、權限檢查、系統日志、數據備份等方式，加強數據及系統安全性，并設置系統恢復功能。不允許隨便使用外來磁盤、光盤等，使用時應嚴格進行病毒檢測，在確認無病毒后方可使用。在現有的《中華人民共和國保守國家秘密法》、《中華人民共和國檔案法》等以外，迫切需要政府健全和完善檔案在建立、補充、管理、傳遞及檔案信息網絡化過程中一系列的法規制度。
（四）實現檔案信息的長久保存
廣大用戶檔案信息資源和網絡化服務，數字化的檔案信息資源長期保存日益受到重視，是一個新的復雜的問題。維護數字檔案信息長期真實可讀，又要防止數字檔案信息被非法變更與破壞。因此，作為被保存的數字檔案信息采用最穩定的技術與通用的標準歸檔。必須采取積極的維護和保存措施，否則等到媒體開始老化或技術已被淘汰再去恢復將為時已晚，造成的損失也是不可估量的。電子計算機軟硬件技術的不斷更新換代，使電子文件自身結構、格式方面必須不斷地適應新的“生存環境”。電子文件不再具有固定的存儲載體，根據利用需要，人們可以采用不同的方式輸出。對于長期保存的電子文件，要定期進行復制，轉換載體，以防信息損失。對于長期保存不需要修改變動的檔案可以刻錄在一次性寫入的只讀光盤上以保證其不被修改。
（五）檔案利用網絡化
提供利用，為各項工作做主動服務和優質服務是加強檔案信息化建設，推進現代化管理的最終目的。用文檔電子影像數字化信息代替紙張等傳統介質，為查閱利用帶來了極大的便利，文檔數字化逐步得到檔案館等各行業用戶的一致認可。當前，大部分醫院都設立了自己的醫院網絡，而且同教育科研網和國際互聯網進行了連接，這無疑給醫院檔案提供了一個對外服務的窗口，也為信息資源共享提供了有利契機。利用計算機和網絡技術，能通過局域網建立院級檔案管理自動化信息系統，要求網絡健全、界面清晰，支持WINDOWSNT、NOVELL、NETWARE或UNIX等多種組網方式，為查檔人員隨時提供信息查詢和傳遞，拓展利用功能，進一步提高檔案利用水平使檔案的利用率明顯提高。通過與醫院辦公自動化系統聯網，提供部分應用信息的在線檢索和閱檔服務。
五、結語
在網絡環境下進行人事檔案管理是檔案工作適應社會發展的必然趨勢，是適應社會信息化發展的必然產物，也是全面提升檔案工作為社會服務能力的重要手段。
參考文獻
社會主義現代化建設步伐的加速，使社會面貌發生了翻天覆地的變遷，知識經濟和信息時代悄悄來臨，我國不論是社會、政治還是經濟、文化都發生著重大變革，各行業迎來了新機遇，在新的時代和社會背景下，做為管理學中重要環節的人事檔案管理，也由傳統的人工手工管理向著信息化管理的方向不斷轉化，使得了檔案管理、檔案查詢。人事檔案管理信息化建設并不長，會管理的不會計算機，會計算機的不懂管理，由于溝通協調不暢通，有了技術，但還是應用軟件開發不到位、不精確，特別是在實踐操作中，有些軟件不適用，影響了管理的科學系統性，有些合適的軟件，由于操作人員經驗少，還不能熟練應用操作，各種原因引起的問題，在人事檔案管理中屢見不鮮，只有相關部門和人員不斷加強認識，勇于探索、不斷創新，才能有效地促進人事檔案管理工作的健康發展。
1人事檔案管理信息化建設意義
1.1有利于實現人事檔案現代化管理
人們生活在強大的信息時代，對各類信息的挖掘并形成資源價值是時代的要求，對人事檔案管理納入信息化建設，實現人事檔案的現代化管理是當前需要解決的重點問題，只有不斷順應時代潮流，才能把笨拙的工作轉換成靈活的流程，只有實現檔案管理信息化，才能從根本上提高人事檔案管理工作效率。
1.2有利于實現人事檔案信息資源的共享
信息化加強關聯效應，通過不同信息的交叉管理應用，可以轉化成不同的商機，可以說，信息資源已經提升為現代市場經濟條件下的一種重要戰略資源。加強對人事檔案管理的信息化建設工作，有利于發揮人才最大價值、有利于實現人事檔案信息資源共享、有利于為現代化建設服務，通過科學的管理，對人事信息進行加密，推進人才建設發展。
1.3有利于方便對人事檔案信息的查閱
以往查詢一個檔案需要很長時間，現在卻不同了，不同的信息通過計算機集成處理，多么復雜的數據都迎刃而解，變得簡化起來。數字化和電子化極大的便利了檔案查詢流程，館藏人事資料和紙質檔案信息已經被告高數字化取代，方便人們對人事檔案信息的隨時查閱，更好地發揮檔案使用價值。
1.4有利于開發和利用檔案資源
計算機信息技術使檔案信息資源開發和利用效率大大增加，在人事檔案管理工作中起到重要作用，這種全新的管理模式，促進了管理方式的轉變，特別是推進了人事檔案的利用率，人事檔案就是為人事工作服務的，通過對軟件的開發應用，可以建立多層次、立體化、全方位的人事檔案資源集成模式，這種科學的管理模式，完全滿足了當今時代對檔案工作的各種需求，符合社會發展，服務了經濟建設。
2人事檔案管理信息化建設中存在的問題
2.1基礎設施的配備不完善
有的地區不能完全實現電子管理，有的地區實現了計算機管理，但卻不能聯網，不同的差異造成我國檔案信息還不夠健全，有的地方或單位，在現代信息這么發達的情況下，依然保持傳統的人工管理，對現代管理科學持懷疑態度，不重視電子信息管理，對基礎設施配備不全，特別是基礎設施的計算機、掃描儀、網絡等缺失。影響了人事檔案信息的發展和有效傳輸。
2.2缺乏統一規范的信息化管理標準
有的單位因為不想公開信息，沒有把人才信息公布出來，或者只通過局域網進行內部管理，人事檔案管理信息化建設不科學，實現信息管理的前提是標準和依據，只有標準完善了，才能確保人事檔案信息的質量，實現作用功能。現實是，有些單位從自身利益出發進行管理，并沒有形成統一規范的管理標準，造成檔案信息網絡不夠通暢，無法實現檔案資源的共享，使現代檔案管理不能充分展示其強大的功能。
2.3檔案管理人員的綜合素質較低
檔案管理的好壞關鍵在人，管理人員的專業水平和綜合素質是決定檔案管理的重要因素。我國還沒有人事檔案管理高素質專業人才，許多管理人員都是臨時的，或者是不夠專業，整體維持在一個較低的水平內，在現代信息手段高度發達的今天，遠無無法滿足人事檔案信息化管理要求。有些管理人員粗心大意，檔案輸入信息，為人事檔案資源的管理和使用帶來較大的風險。
3人事檔案管理的信息化建設對策
3.1配備先進的技術設備
要想很好的進行科學管理，就要不斷加大投入力度，購買先進的技術設備，實現技術設備的快速更新，建立一套完整健全的網絡信息管理系統，這是人事檔案信息化管理的重要硬件設備，也是信息化管理的物質基礎，也是進行檔案信息傳輸和共享的主要方式。通過科學的管理，提高人事檔案信息化管理工作的效率，推動人事檔案管理向現代化發展。
3.2實現人事檔案信息資源的數據化
目前，我國各級人事檔案管理不完全是電子化的，還有紙質材料的存在，這是我國現行體制決定的。檔案管理部門要同時對兩者進行收集并形成管理系統，通過信息維護將原始檔案信息和檔案資料錄入微機，最終建立一個全國范圍的人事檔案信息數據庫。
3.3確保人事檔案信息的安全
實現信息資源共享與信息安全是共存的，二者相互協調統一。只有不斷強化檔案信息安全，才能保證信息不泄漏。在檔案信息真實性的前提下，需要各級檔案管理部門一定要加強網絡權限建設，加大安全保護措施，對違法泄漏使用信息的情況，要做到嚴格執法，加大打擊層面，保證網絡安全可靠。檔案管理人員要做到嚴格按照規章制度辦事，不能隨意泄漏相關人員的信息，為實現人事檔案信息的安全提供多重保護。
3.4提高人事檔案管理服務水平
利用計算機將文字、圖像、聲音、視頻等檔案信息資料進行分類、提取和加工，通過不同載體實現數字存儲，形成遠程傳輸和交流，滿足人們對人事檔案信息的各種需求，提高人事檔案管理工作的服務水平。這就需要進一步提高人事檔案管理工作的服務水平，不斷開發創新各項環節流程，使人事檔案發揮更大的作用。
關鍵詞：信息技術企業管理人事檔案
中圖分類號：TP311 文獻標識碼：A 文章編號：1009-3044（2013）34-7936-03
人事檔案是我國人事管理制度的一項重要特色，它是個人身份、學歷、資歷等方面的證據，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據。是企業選拔、任用、考核的主要依據。隨著我國人事管理制度改革不斷深化，對企業人事檔案管理工作也提出了更高要求，深化和提升人事檔案信息化管理，是目前企業人事檔案管理工作中急需考慮的問題，如何使用信息化手段管理人事檔案是當前企業人事檔案管理的重要任務。
1 企業人事檔案管理信息化的基本內容
企業人事檔案管理信息化的核心內容是計算機技術的應用，信息化的主要表現就是利用計算機來對人事檔案信息資源進行管理，因此企業人事檔案管理信息化的基本內容可以概括為以下幾個方面：
1）實現人事檔案信息的數字化
人事檔案信息的數字化是整個人事檔案管理信息化的基礎，其它一切環節都建立在此基礎之上。人事檔案數字化管理是人事檔案的管理由傳統介質檔案和紙質檔案管理為主向數字化人事檔案管理為主轉變。企業首先要做好室藏檔案的數字化進程，把以前形成的傳統檔案通過掃描、拍照等途徑轉化為數字文件，以便通過計算機直接利用。
2）實現檔案查借閱的網絡化
人事檔案服務由以往面對面服務為主轉變為以網絡服務為主。人事檔案信息化管理中，借閱者通過網絡提交借閱申請，經相關人員批準后，檔案管理人員通過網絡審核并借出。整個借閱過程，借閱者無須到檔案室聯系，方便借閱工作和開展，必然會有更多人借閱，從而提高檔案的利用率。
3）實現信息檢索的自動化
計算機檢索速度快，效率高，可實現多角度檢索的特點，是傳統檔案管理檢索工具所不具備的。尤其當檔案的數量較大時，傳統檢索工具的檢索效率遠遠低于計算機檢索。同時，計算機檢索還可以通過網絡實現。
2 人事檔案管理信息化設計
人事檔案信息化管理的實現，必須考慮到人事管理的實際問題。根據問題按照企業的具體情況，分析研究，找到切實可行的解決辦法。
2.1 功能設計
人事檔案管理系統從工作要求上要求具有人事檔案室基礎設施管理、人員信息管理、組織機構管理、人事檔案目錄管理、人事檔案的轉遞管理、人事檔案的查（借）閱管理、零散材料收集管理、檔案整理記錄、缺失材料登記管理、相關統計查詢管理等功能。
2.1.1人事檔案室基礎設施管理
包括基礎設施名稱、數量等。以便于對照標準核對及上級檢查工作
2.1.2人員信息管理
這里指人員的基本信息。主要包括姓名、個人身份（干部、工人）、性別、出生日期、身份證號、檔案編號、人員狀態（在職、退休、死亡）等。
2.1.3組織機構管理
組織機構管理根據企業具體情況設定。對于較大型企業尤其是具有二級甚至多級管理的企業，需要對組織機構進行分級別管理。對于一般的企業僅需具有部門管理即可，為了直觀和方便一般和公司人力資源管理系統一致。
2.1.4人事檔案目錄管理
目錄管理是人事檔案管理的主要內容。主要包括檔案材料類號、序號，形成材料時間、份數、頁數、備注等。這些信息的維護可以自動生成檔案目錄直接打印出來。
2.1.5人事檔案的轉遞管理
轉遞管理應包括轉遞類別（轉入、轉出）、轉遞日期、對方單位名稱、轉遞原因、轉遞編號、轉遞方式（專人、機要）、經辦人、檔案轉遞單的自動生成打印、回執日期、回執人等。
2.1.6人事檔案的查（借）閱管理
查（借）閱管理是做查（借）閱記錄。包括查（借）閱方式、日期、查（借）閱天數、查（借）閱人、查（借）閱原因、經辦人、批準人、歸還日期。系統還應具有查（借）閱到期自動提醒功能。
2.1.7零散材料收集管理
零散材料收集工作是做好檔案整理前的重要工作。主要內容可以與檔案目錄管理內容合并記錄。零散材料轉遞應具有專門記錄。
2.1.8檔案整理記錄及缺失材料登記管理
人事檔案應定期整理。在整理過程中檔案目錄可能會有所變化。整理記錄應當包括整理時間、整理人。同時應按照員工的實際情況確定缺失的材料名稱，以便于管理人員向相關部門收集。
2.1.9相關統計查詢管理
查詢功能包括人員查找、內容查找、模糊查找等各類查詢功能，統計功能包括檔案統計、人員數量和各類材料統計、轉遞、查（借）閱統計等功能。
2.1.10數據的導入導出管理
包括建立系統初期數據的遷移功能，日常維護的數據備份和數據恢復。
2.2 系統設計要求
2.2.1界面要友好、工作效率要高。
企業人事檔案管理系統必須有良好的界面，便于使用人員操作，各類功能能夠比較直觀的反映和標示，能夠是操作使用人員很快的掌握，減少企業培訓費用。在信息維護過程中，盡量使用代碼維護，增加智能化操作，減少信息錄入條數，解決部分人事檔案管理人員信息錄入較慢的問題，提高數據維護速度。盡量在界面上以菜單和按鈕形式完成人事檔案管理事物，使得煩瑣的事務只需點一下鼠標即可完成，降低錯誤率，同時提高工作效率。增加匯表工具提高數據的匯總的速度。
2.2.2兼容性要強、資源能共享
當前大部分企業建立了企業人事管理系統（HR-ERP），人事檔案管理系統要和前期開發的企業人事管理系統（HR-ERP）功能兼容。企業的組織機構和人員信息等關鍵詞段的兼容，使得“人檔匹配”、“機構同步”成為可能，匯表工具導出的數據以Ecxel、Access等格式保存，與辦公系統軟件兼容。同時，人事檔案在系統內部轉遞時，通過秘鑰文件，只有系統能夠自動解密，可以將人員信息直接加到轉入單位，避免了信息的重復錄入，達到資源的共享。同時也可以為雙方交接留下了電子依據。
2.2.3克服工作矛盾，增強工作連續性
人事檔案管理系統的建立，使企業人事檔案開始走向電子化管理，工作效率大大提高。但是，系統在實施過程中并不是一帆風順的，也存在著許多困難和矛盾，如國有企業遺留的許多問題并不是人事檔案管理系統在短時間內能夠解決的，有些電子操作流程和實際操作流程還有不一致情況，但只要能夠本著人事檔案管理要求和發展趨勢，結合現代計算機技術，沿著人事檔案管理的電子化（Electronic）、高效化（Efficiency）和全面化的方向發展，人事檔案管理一定會在企業人力資源管理中發揮重要作用。
3 企業檔案管理信息化必須解決的幾個問題
3.1 企業領導的高度重視和大力推動
領導的重視和支持是人事檔案管理的信息化建設的根本，領導的意識水平直接決定了是否會進行信息化以及信息化的深度和廣度。企業的領導者應該投入大量的精力關心和支持這一事業，在資金、設備、人才等方面予以適當的投入，并把檔案信息化管理納入本企業工作計劃和考核范圍。主管檔案工作的領導，要經常過問此項工作，了解檔案工作人事檔案管理現狀，提出人事檔案管理要求，指導人事檔案管理部門依法開展工作，幫助解決工作中實際存在的困難和問題。
3.2 檔案管理人員的培訓教育
人事檔案人員素質的提升，是檔案管理信息化是不斷完善、優化的基礎。作為應用性很強的人事檔案管理工作，我們必須加強檔案人員的繼續教育，使他們掌握新知識、新技能。計算機技術的應用是人事檔案信息化管理的主要內容和核心。為了保證電子時代人類活動的真實歷史記錄得以長期保存和利用，人事檔案管理者必須學會利用計算機管理及電子文件的歸檔與管理的知識與技能，這就要求每一個檔案管理者都必須及早適應電子信息技術革命給檔案工作帶來的影響和變革，否則難以勝任計算機時代的檔案管理工作
3.3 確保傳統的管理方式向新的管理方式的順利轉變
任何管理方是的轉變不是一蹴而就的，必然會存在一個長期的過渡階段。在此過程中必須確保日常的檔案管理活動仍然能夠正常運轉，不能出現因為過渡影響檔案的保存和利用的問題，在一段時間內，可以采取信息化管理和手工管理雙軌制，即兩種管理方式在一定時間內同時存在，直到新的方式能正常運行。
3.4 安全問題
檔案管理的安全不僅包括了檔案管理系統軟、硬件自身的安全，還包括人事檔案信息傳播過程中信息的安全。前一種問題主要需要通過技術手段來解決，后一種安全問題不僅要靠技術手段，還要依靠完備的規章制度。通過技術手段的提高和規章制度的建設，并把兩者結合在一起，防止不被許可的人接觸到相關檔案信息，避免機密信息的泄漏。
參考文獻：
[1] 楊公之.檔案信息化建設實務[M].北京：中國檔案出版社，2003.
[2] 劉家真.電子文件管理導論[M].武漢：武漢大學出版社，1999.