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應用信息技術能夠使辦公室文書檔案管理工作更為快捷、便利，還能對各單位的長遠發展起到推動作用，并使辦公室文書檔案管理的質量得到有效提升。本文主要闡述了辦公室文書檔案管理工作中容易出現的問題，提出在信息社會背景下如何改革并創新辦公室文書檔案管理工作。
一、辦公室文書檔案管理工作中容易出現的問題與困境
近年來，文書檔案的數量隨著各單位的發展而不斷增多，從而凸顯了原本隱藏在深處的一些不足與弊端，影響了企事業單位的發展。因此，認真地面對辦公室文書檔案管理工作中容易出現的問題與困境，單位內部各部門之間的有效溝通才能得以實現。
（一）缺乏整體的文書檔案整理規劃。在信息化檔案管理中，電子存檔系統是一個重要的組成部分，該系統雖然能夠對檔案管理的系統化與規范化起到幫助作用，但是整體規劃性較弱，該系統缺失了協調運作模式，導致無法信息化地自動生成各部門的文書管理歸檔，對管理工作形成了阻礙，因此應對文書檔案進行整體的協調與規劃。
（二）文書檔案管理人員的認知水平不一。將信息技術應用于文書檔案管理中，需要高業務水平與高綜合素質的管理人員進行操作。但是，由于個體間具有不同的認知水平與不同的操作能力，而檔案管理工作的智能化與科學化均需要較高的技術水平與認知能力，因此容易在檔案管理工作中產生問題。
（三）忽視了文書檔案管理工作，檔案價值沒有得到發揮。單位領導對文書檔案管理工作的關注度較低，導致檔案價值無法得到充分的發揮，而檔案管理信息系統的運行與資金投入均較為滯后，并出現信息不匹配等現象。因此，應對辦公室文書檔案管理機制進行不斷完善，并對其有效價值進行充分利用，才能保證單位文書檔案管理工作能夠順利地發展。
二、在信息社會背景下如何改革辦公室文書檔案管理工作
（一）實施“三全”管理。“三全”管理指的是全過程管理、全員管理以及全方位管理。在全過程管理中，起點為檔案形成，終點為歸檔。由起點到終點的過程中，相關管理人員應抓住重點，制定并實行科學的管理規劃，重點發展管理工作的科學性。在搜集材料時，對相關信息進行有效、科學地整理，以防檔案中混入虛假信息，并使信息搜集的準確性得到保證。在歸檔時，應對檔案文書的寫作進行規范，同時應統一將檔案進行分類編號。在全員管理中，應建立單位所有員工的檔案，并將每一位員工的工作性質進行標注，統一管理所有的文書檔案，并落實各部門的責任；同時將單位員工配合檔案管理工作的積極性進行調動，實現“人人負責，人人監管”。在全方位管理中，應注意檔案管理工作的安全隱蔽性，應統一管理相關部門，并均衡其力量；重視檔案的安全，避免產生信息外漏而對單位或員工個人產生不良影響。
（二）實施“三化”管理。“三化”管理指的是精細化、流程化、標準化的管理。在管理文書檔案時，應結合單位的具體發展情況進行管理，通過“三化”管理能夠使辦公室檔案管理的系統化得以實現。管理與編制文書檔案時，應遵循“標準統一、上下一致”的管理模式，使檔案管理信息技術化，與時展相適應。雙重備份檔案的文檔版與電子版，并采用機讀模式管理檢索式的文檔，避免產生因為意外或黑客造成電腦信息缺失的情況。
三、對辦公室文書檔案管理工作進行創新
（一）創建科學的文書檔案管理系統。規范地管理辦公室文書檔案，并創建科學的文書檔案管理系統，將檔案進行分類，主要分為一般、秘密、機密以及絕密四種形式；建檔管理工作應根據文件的機密等級進行展開，收文、分文、傳送、催辦、立卷、歸檔、銷毀這個順序是檔案的歸檔順序。在一個單位中，只有擁有閱文資格的管理人員與起草人才能批示機密的等級；當文件起草與建檔時，應遵循相應的規章制度，嚴格、細心地對檔案進行分類與歸檔。
（二）提高k公室文書檔案管理工作人員的專業素質。辦公室管理文書檔案的工作人員首先應具有強烈的保密意識，才能使歸檔、建檔的管理水平得到提高。檔案管理人員不僅應對自身行為進行規范，并明確自己職責所在，同時還應掌握檔案管理的方法，并遵循保密制度，及時地銷毀不易泄露且無價值的文件。提高辦公室文書檔案管理工作人員的專業素質，能夠使檔案管理工作的規范性得到提升。
（三）完善文書檔案管理制度。單位相關管理人員應完善、規范文書檔案管理制度，叮囑辦公室檔案管理人員在工作時一定要遵守規章制度，從而在實現責任分工化的同時提升管理工作效率。首先，不同內容的文件應給予明確的責任分工。其次，分離具有公眾內容與保密內容的文件，使信息化系統的內外網分離得以實現。最后，對辦公室文書檔案的防護措施進行加強，可在計算機系統中安裝報警、防火墻等安全軟件，阻止檔案泄露的情況發生。
【參考文獻】
[1]陳黎.信息社會視角下企業辦公室文書檔案管理工作的改革與創新[J].辦公室業務，2013（01）：191+194.
[2]聶菊梅.信息社會背景下辦公室文書檔案管理工作的改革和創新[J].城建檔案，2016（03）：57-58.
[3]胡西春.文書檔案管理工作在信息社會的改革與創新[J].辦公室業務，2013（05）：99+100.
一、辦公室檔案管理的弊端
進行辦公室檔案管理的目的是使檔案更加完整，更加有秩序，這樣才能使利用者更加方便的工作，而檔案管理也才能達到本身的目的。但現在的檔案管理卻并不那么完善，以下幾個問題在辦公室檔案管理中就很常見：
（一）淡薄的管理意識和落后的管理方式
淡薄的管理意識主要是針對我國從事辦公室檔案管理的工作人員講的，這些工作人員中的很大一部分都是來自兼職人員，專業素質低，導致工作效率以及工作水平也很低，對檔案管理工作的完善造成影響的同時，也就造成了管理方式越來越落后。時代在發展，為了辦公室檔案管理工作更好的進行，有必要在這一領域進行改革，既把現代網絡信息技術應用到其中。
（二）專業水平有待提高的管理人員
首先，管理人員專業水平的低下以及專業知識的缺乏使管理人員及辦公室的檔案管理越來越不能適應時代的發展，提高管理人員的素質成為了當務之急。其次，傳統的辦公室檔案管理模式已經無法適應這個時代的要求，信息化時代要求辦公室的檔案管理這個領域也要實現信息化，這就在無形中對工作人員的素質的要求也上升了一個臺階，而只有信息網絡化與具有專業素質的工作人員結合起來，才能是檔案管理的效率進一步提高，使我國的檔案管理工作更上一層樓。
（三）亟需強化網絡信息化建設在辦公室檔案管理領域的發展
首先，作為辦公室檔案管理人員，在基本要求的基礎之上還要能夠把各個時段以及各個種類的檔案進行整理，管理人員如果繼續應用傳統的檔案管理模式，根本無法適應辦公室檔案管理的發展。其次，目前在檔案管理工作中應用網絡信息技術只是一個開始，有很多地方還不夠完善，導致目前還存在信息化檔案與紙質的檔案并存的現象，這一點同樣有待于改善。再次，現階段的檔案管理模式不夠系統化，不夠專業化，許多應用網絡信息化的管理模式只是在初步的階段，并未形成規模，因此會對檔案管理工作造成諸如保存不善之類的不便。
二、如何提高辦公室檔案管理工作的效率
辦公室的檔案管理工作在企業中是非常重要的一項內容，它與辦公室的各項業務息息相關，一旦辦公室檔案管理工作做不好，其他的工作也會受到不同程度的影響。辦公室檔案管理工作往往比較復雜，因為需要管理的檔案通常屬于不同的種類，因此，如何提高辦公室檔案管理工作的效率便變得尤為重要，以下是幾點在這項工作中需要改進的地方：
（一）辦公室檔案管理制度需要完善
檔案管理工作的落后有一點原因是其在過去并未受到重視，因此檔案管理制度的完善程度就有所欠缺，加之與其想聯系的文件管理的工作也有所欠缺，因此要想使檔案管理工作能夠協調有序的進行，就要對檔案管理及文件管理工作同時加以重視，并且積極使其得到完善。這就要做到以下幾點：首先，為解決檔案的安全性問題，要對重要的文件進行保密處理，并且針對不同等級的保密文件采取不同的措施，這樣才能是檔案的保密工作更加徹底，更加有效。其次，為解決檔案管理工作因檔案種類繁多造成的無秩序的問題，應采取分類管理的措施，這樣有利于以后的使用及查找。再次，監督工作在檔案管理工作領域中也非常重要，因此此項工作應由兩個人同時完成，既保證了團隊合作又可以保證互相監督，更加確保了檔案的安全性，加強了檔案管理制度的完善性
（二）相關人員及單位的檔案管理意識需要加強
目前檔案管理工作沒有明顯的進展，有一方面是因為相關單位對其重視程度還不夠，缺乏足夠的管理意識，然而為了使檔案管理工作正常有序的進行，加強單位對此項工作重要性的認識是非常必要的，因此有關單位應做到，管理意識加強，管理方式改進，管理理念與時俱進等，這樣才能使檔案管理工作有明顯的起色。
（三）檔案管理人員的專業水平還不夠高
檔案管理人員的專業素質不夠高會導致辦公室的檔案管理工作無法跟緊時代的發展，對辦公室的檔案管理工作是十分不利的，為了增強管理人員的專業水平，一方面要從根源開始，選拔高素質人才，一方面就是對原有的工作人員進行專業素質的培訓，使其適應時代的發展以及工作的需要。
（四）檔案收集工作不夠強化
不夠強化的檔案收集工作會導致檔案的管理工作無法有秩序的進行，因此一定要加強辦公室的檔案收集，從類別或時間等不同的角度進行整理收集，并用計算機進行有效的管理。
（五）檔案管理需要與網絡信息化技術相結合
將檔案管理與網絡信息化相結合可以有效的提高管理人員的工作效率，是管理工作快速有序的進行，網絡信息化的應用會使檔案管理工作更加方便快捷，同時也改變了低效率的紙質管理模式，加強了檔案管理工作的秩序性，準確性，及快捷性。
關鍵詞：檔案管理；辦公室；改進；人員素養
Abstract: with the development of the society and the development, office archival management should advance with The Times and continue to improve work efficiency, and this cannot leave the archives management hardware and software resources improvement. The paper describes the concept and file management office archival management based on the content, according to your work experience, this paper puts forward the improved office archival management and to improve the file management personnel literacy proposal, the hope to perfect the institutions of the office archival management at present.
Keywords: file management; Office; Improvement; Personnel literacy
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A文章編號：
一、辦公室檔案管理工作的內容
檔案系統的基礎工作是檔案實體管理，信息的開發和反饋是在檔案實體管理的提前下進行的，檔案實體管理就使對檔案進行集中，安全，統一，高質量的管理，檔案實體管理分收集、整理、鑒定和保管四個環節：
（一）收集
檔案的收集是豐富館藏的重要工作環節，是實現檔案集中管理的前提。科學技術的發展，使檔案的載體記錄方式出現了多樣化趨勢，現在很多的社會活動的記錄都不在采用紙質的記錄方式，而是伴隨著計算機網絡技術的產生，以聲像，圖片等多媒體方式進行保存記錄，這樣就一定程度上增加了檔案收集的難度。檔案通過各種方法存入計算機，作為機讀檔案數據庫，完成檔案收集工作，確保檔案收集的完整性。
（二）整理
檔案整理是一種系統的整理過程，將多種多樣的零散的文件按照一定的規律進行整體歸納，從而化零散為系統。檔案整體的對象為收集的有價值資料，一般手動操作，現在主要為計算機操作。當分類、組卷時計算機隨時可以迅速的對電子檔案中的單份文件從任何角度進行分類組合，可以盡可能的表現文件之間的在來源、內容、時間、形式等方面的歷史聯系。
（三）鑒定
檔案的鑒定是鑒別檔案的價值大小，確定檔案的保管期限，決定檔案保存和銷毀的一個工作環節。將檔案由龐雜狀態轉化為優質狀態，使檔案存貯優質化。
（四）保管
檔案的保管工作是保護檔案安全，延長檔案壽命的一個工作環節。保護檔案的完整與安全，保證檔案存儲井然有序，提高檔案傳遞效率，及時提供利用。科學技術的發展為檔案的管理工作提供了新的手段。
二、對辦公室檔案管理工作的改進建議
上述工作內容既是事業單位中辦公室檔案管理中基礎的工作，也是非常重要的工作。辦公室工作的主要職能是參與政務，管理事務，搞好服務。而檔案管理工作是辦公室“三務”工作的一個重要組成部分，是做好辦公室工作的基礎和前提。加強檔案規范化管理，開發和利用檔案信息資源，充分發揮檔案在實際工作中的作用，是辦公室工作的一項重要任務。因此，在長期的辦公室檔案管理工作中，筆者根據自己的工作經驗，對事業單位中辦公室檔案管理工作提出幾點改進建議：
（一）將辦公室檔案管理工作制度化
建立健全檔案管理工作規章制度，實現檔案管理科學化、規范化，是檔案管理的保證。建立健全檔案管理的各項規章制度，是做好檔案工作的關鍵，是開展檔案工作的行為準則。辦公室要認真研究檔案工作中遇到的新情況、新問題，根據《檔案法》，完善檔案管理“三合一”制度，建立檔案員管理考核制度。同時結合本單位的實際，細化檔案管理的流程，明確檔案管理的職責和要求，使檔案管理工作進一步向規范化、標準化邁進。
（二）辦公室檔案管理工作要完善硬件資源
做好檔案工作必須有一定的設施保證，辦公室要按標準設置檔案庫房、閱覽室、檔案人員辦公室，做到庫房、閱覽室、辦公室三分開，按照有電腦，有檔案柜，有溫濕計，有防火、防潮、防高溫器材，有防盜、防火、防潮、防高溫、防塵、防光、防有害氣體、防蟲設施等“五有”要求，做好庫房的安全管理工作，這樣既為檔案管理創造良好的工作條件，又確保檔案運行的完整與安全，也為檔案工作的發展奠定了良好的基礎。
（三）推進辦公室檔案管理方式的電子化
科學技術的進步為檔案管理方式方法的創新提供了條件。電子政務的推行使檔案的歸檔整理產生了根本性的變革，傳統紙質檔案一統天下的局面受到沖擊。為了適應變革，國家檔案局已頒布了《電子公文歸檔管理暫行辦法》和《電子文件歸檔與管理規范》等一系列法律法規。檔案部門必須從當前電子文檔形成的特點出發，采取相應的對策做好電子文檔管理工作。此外，在檔案管理從手工操作走向智能化的趨勢下，無論是檔案載體，還是檔案的收集、整理、保管、利用等工作實踐，無不滲透著人類科技進步的成果。
三、辦公室檔案管理工作人員素養的提高
21世紀是知識經濟時代，是信息時代。經濟的發展必然會豐富檔案內容，不斷出現的新載體和現代化管理手段如計算機、互聯網等的應用，讓辦公室檔案管理工作面臨著機會，也面臨著諸多困難。辦公室檔案管理工作的順利開展，離不開檔案管理人員的高素養。作為一名路政大隊的辦公室檔案工作人員，筆者認為可以通過以下幾點來提高檔案管理工作人員的素養：
（一）從選人源頭把好關
在選配檔案工作人員時，要認真堅持德才兼備的標準，特別是在道德品質方面，要挑選那些愛崗敬業、公道正派樂于奉獻、、遵紀守法、保密觀念強的同志從事人事檔案工作。要定期進行業務培訓，上級業務主管部門應定期舉辦相關知識培訓班，組織檔案管理人員學習上級文件，了解業務知識，交流工作經驗和心得，以適應形勢發展的要求。要鼓勵檔案管理人員加強進修學習，提高專業素質，解決“半路出家”、專業性不強的問題。
（二）培養強烈的責任意識
1、有平常心
檔案管理人員任務重、要求嚴、責任大，工作沒有前臺的輝煌，只有后臺的艱辛；沒有顯赫的名位，只有無私的奉獻。這些要求工作人員發揚“老黃牛”的精神，勤勤懇懇，任勞任怨，置個人得失于度外，力求達到“淡薄以明志，寧靜以致遠”的崇高境界。
2、有上進心
檔案工作者只有保持旺盛的學習上進心，不斷從學習中汲取營養，才能更好地適應形勢發展的需要。在“學習―實踐―提高”的循環往復中使檔案管理工作始終保持蓬勃的生機和活力，不斷開創檔案工作新局面。
（三）優化人員的知識結構
第一，要有扎實的信息理論知識和相關知識。檔案工作者必須掌握信息管理和文件、圖書、情報等領域的基本理論和專業管理技能，才能應對面臨的挑戰。
第二，要熟悉當代政策法律知識，并掌握管理科學的基本知識。
第三，要不斷提高自己的計算機水平。事業單位檔案標準和規范本身是一個系統工程，必須推進事業單位檔案數字化和電子化建設，這就需要檔案管理人員要有熟練的計算機操作技術，充分利用網絡資源，不斷提高自己檔案管理的水平。
參考文獻：
【關鍵詞】辦公室 檔案管理 工作效率
信息化技術的廣泛運用使得社會各行各業的辦公方式煥然一新，而辦公室管理是單位各類工作開展的基礎，這也對檔案管理模式提出了更高的要求，要能緊跟時代的發展趨勢，體現創新進步，故需要采取一系列措施來進行革新。辦公室檔案管理的工作特點是能保持檔案的完整性，便于檢索，實現檔案的最大利用價值。而隨著時展與工作要求的進一步提高傳統檔案管理模式中弊病逐漸凸顯，工作效率有待進一步提高，這不利于人們最大程度的展現檔案管理的功效，故急需研究出科學合理的處理措施。
一、影響辦公室檔案管理工作效率的因素
辦公室檔案管理最大的職責便是記錄各項業務的歷史軌跡和憑證，以保持檔案的完整性。通過檔案管理帶來非常多的益處，方便相關人員查詢所辦業務的具體情況。但由于受到一系列因素的干擾，使得管理工作在發展過程中仍存在著弊端。
（1）管理工作觀念淡薄。長時間以來，我國許多單位對于檔案管理工作的重視程度不高，沒有嚴格按照要求來展開檔案管理工作，認為檔案管理是一項比較隨意的事情，致使因檔案管理不當而引發了一系列問題的情況時有發生，檔案管理相關材料混淆、檔案內容缺失這些現象頻頻出現，這給單位的正常工作造成了非常大的影響，極大地減緩了工作的開展進程，甚至給單位帶來難以承受的虧損。同時，部分單位對檔案管理人員的選擇也較為隨意，招聘一些兼職人員來管理檔案，最終造成檔案管理工作無法順利推行。
（2）從業人員專業水平有待進一步提高。現如今雖然部分單位加強了對檔案管理的重視，雇傭專員來管理檔案，但由于缺乏專業技術水平較高的人才，檔案管理工作已無法滿足社會發展的需求，與此同時，由于信息化技術不斷的深入人們的生活，在一定程度上改變了了人們的工作工作方式，促使工作人員對工作效率的提高有了更高追求。為順應這種發展趨勢，工作人員必須精通一些辦公軟件，并在網絡技術和檔案管理方面具有豐富的經驗。建立網絡技術與檔案管理工作著緊密的聯系，推動辦公室檔案管理工作速率不斷提升，
（3）辦公室檔案管理的網絡信息化建設有待加強。辦公室檔案管理工作具有很強的綜合性，其涉及到的內容及種類繁多，這就給管理人員帶來了更大的壓力，故引入了網絡技術來輔助管理工作人員進行記錄和整理檔案迫在眉睫。如今許多單位的信息化管理相關的基礎設施還不夠完善，管理體系沒有徹底落實，這使得員工的部分工作還無法運用網絡技術來開展。同時，部分單位信息系統建設不夠科學，致使部分數據在儲存過程中損壞或缺失，故有待進一步強化系統。
二、提高辦公室檔案管理工作效率的措施
（1）完善管理制度。單位負責人不能忽視檔案管理工作的重大意義，要加強檔案管理各方面的建設和完善。單位要針對檔案管理確立一系列管理制度形成獨特體系，并不斷的進行完善，從而使管理工作能夠合理有秩序的進行。在制定過程中，要充分考慮單位的具體實際狀況，全面理清單位組織結構以及管理的各方面業務，從而使制度切實合理。
（2）提高從業人員的技術水平。檔案管理人員的專業能力對檔案管理工作有著很強的影響，如果工作人員的專業水平較低，則將會阻礙管理工作順利進行，因此相關單位有必要努力提高工作人員的綜合素質。單位負責人在為辦公室招收管理人士時，最好選擇那些專業水平較高的人士來單位工作。同時，相關單位也要投入大量資源來開展員工專業素質培訓課程，不斷強化工作人員的綜合能力，從而推進檔案管理工作快速有效的完成。
（3）綜合運用網絡技術。在進行檔案管理工作時，要充分運用網絡技術來協助管理，最大程度的發揮出網絡技術的優勢，從而極大的減少管理人員的工作時間，也可以運用電子信息技術對單位內部資料進行分類管理，對各類檔案資料進行補漏，從而提高管理效率。故網絡技術對于檔案管理的作用是不容小覷的，可以優化檔案資料紙質管理模式，減少一定的管理工作量，通過運用網絡來查看檔案資料，不必像以前那樣到辦公室去閱覽紙質檔案材料，這種方式非常節省時間。
三、結束語
辦公室檔案管理工作與單位內部的其它工作之間有著非常緊密的關聯，能夠協助其它工作順利進行，故要想推動單位事業蓬勃發展，則不容忽視檔案管理工作的重要作用。單位負責人要持續優化完善檔案管理體系，及時清除檔案管理中存在的問題，盡可能的采取一系列措施來增強工作人員的能力，從而促使他們的工作效率迅速提升。
參考文獻：
[1]劉淑仙.關于如何提高辦公室檔案管理工作效率的思考[J].人才資源開發，2015，（24） .
1 文書檔案管理的特點
1.1 文書檔案管理的重要性
文書檔案主要是做文書材料的立卷、文書檔案的收集、整理、縮微、鑒定、檢索、保護、利用、信息和統計等環節的工作。這些環節之間既相互連接，又相互制約，而利用則是諸環節中的中心環節，其它環節都為利用服務，為利用打基礎和創造條件。做好文書檔案工作，為本部門、本單位的中心工作服務，是辦公室人員的重要工作之一。作好文書檔案管理工作，是為了保證文書檔案在中心工作中的作用，即作為工作的參謀作用，作為宣傳教育的素材，作為歷史的憑證，作為科學研究的必要基礎條件，其重要性是不言而喻的。
1.2 文書檔案載體多樣，內容豐富
作為單位工作中的重要組成部分，文書檔案有著對單位工作的各方面一種有效的反應以及真實記錄的作用。文書檔案的載體具備了多樣性，主要包含了單位所簽訂的各種協議、合同、電子檔案、責任書等以及上級部門所下發的各類文件。檔案的內容十分豐富，主要體現在科技檔案、會計檔案、行政管理以及各類載體檔案等方面。
1.3 文檔工作一體化
文書檔案應用于文書工作，也形成于文書工作。文書檔案整理是文書工作的最后歸宿，是在文件搜集、文件運轉、文件催辦、文件承辦的基礎上進行的，二者相輔相成，文書檔案主要來源于文件工作，文書檔案的質量直接影響著檔案的質量和檔案工作。
2 當前文書檔案管理存在的問題
2.1 文書檔案管理制度不規范
當前，許多企事業單位的文書檔案管理一般都設置在行政辦公室的綜合檔案室里，由于行政辦公室工作任務繁重，沒有及時將分散在其他科室的文書檔案資料歸檔；或由于辦公室人員為了方便使用，沒有及時將使用完畢的文件歸檔；或其他科室人員對文書檔案歸檔沒有足夠的重視，使用后將文檔放在自己科室而導致流失，這樣的檔案管理不利于綜合開發利用，造成管理松散，使用效率低下，在出現問題時各個部門相互推諉，不利于管理。另外，目前很多單位不重視文書檔案的管理，管理意識薄弱，檔案管理的制度不完善，職責分工不明確。文書檔案的管理利用，跟不上企事業單位發展的新形勢，文書檔案資料如果能夠得到充分的利用，將會為企事業創造極大的經濟利益，促進單位管理的科學規范。
2.2 文書與檔案工作在銜接上存在著問題
文書檔案工作，即文書和檔案兩者組成，它們既有區分也有聯系，既有分工也有統一。一個“分體式”的管理體系能夠從根本上實現在現實中文書工作與檔案工作的和諧配合。就目前的情況看來，在大多數單位當中，“分塊管理”是文書和檔案工作中所實行的管理制度。雖然說這種管理制度具備了有效性和科學性，但在現實工作當中由于文書人員對于檔案的意識較為單薄以及檔案人員對于文秘的工作也很少有考慮，在某種程度上這種制度卻讓文書工作和檔案工作產生了分歧，沒能夠真正做到和諧的統一。
2.3 檔案人員缺乏較強的檔案管理意識與工作責任心
在文書檔案的管理過程中，由于部分檔案人員的管理意識較為薄弱，僅側重于紅頭文件的管理，忽略無編號或一般性的文件資料，這間接影響了的歸檔工作，致使歸檔文件材料質量不高，加上少數檔案人員的工作責任心不強，沒有認真記錄與整理相關的檔案文件，造成檔案文件的真偽性不明，文件材料分散不好管理和利用查閱。具體表現于：個別檔案人員在處理文件資料時，沒有仔細鑒別檔案文件的真實性，不能區分檔案文件的原件與復印件，沒有及時歸檔文件資料的原件，無法確保它們的完整性與正確性，這些均會導致檔案文件材料的利用價值喪失或降低，法律依據性不強。因此，針對上述存在的管理問題，我們必須及時采取相應的改進措施，加強辦公室文書檔案的收集與歸檔工作，保證檔案管理工作的順利進行。
3 辦公室人員做好文書檔案管理的措施
辦公室文書檔案管理工作與辦公室各項業務工作直接掛鉤，辦公室文書管理工作是否到位直接影響著一個辦公室的業務效率和業務質量，也直接影響著文書檔案管理工作的效率。由于辦公室文書檔案種類繁多，管理工作復雜，我們應該從規范體制、充分運用計算機技術、提高人員素質等方面入手，做好辦公室文書檔案管理工作。
3.1 完善檔案管理制度，切實提高文書檔案管理水平
文書檔案管理對一個單位的管理有著重要作用，單位領導要充分重視文書檔案的管理工作，完善檔案管理制度，完善檔案管理需要的硬件配套，并將單位文書檔案管理制度深入貫徹實施，促進文書檔案管理規范性和標準性，切實提高文書管理水平。要提高檔案管理工作的規范化現代化管理水平，必須穩辦公室人員隊伍，提供較好的工作條件和環境，使其能安心文書工作于檔案管理工作。另外，要從思想上牢固樹立做好文書檔案工作的責任意識，發揚奉獻精神，認真地做好文件資料的收集整理工作，進行統一保管，以便查找和利用。
3.2 建設“自動化”系統，實現一體化管理
在自動化環境下，將實現淡化文書和檔案二者界限的效果。所有的文書將在相應設定的系統下得到統一的體現，文書的儲存、分類、瀏覽等將更加容易、更加規范。在自動化系統的設計時，需要考慮的是前期的文書處理以及后期的歸檔管理工作。將文書和檔案的信息歸入到相應的系統之中，再通過計算機對其進行有效的管理，從而達到資源共享的作用，并且能夠實現文書、檔案工作合二為一的實現“多途徑檢索”“一次性輸入輸出”的信息化管理效果。這樣的情況下，能夠有效的將兩者的工作精密的結合起來，從根本上實現文書處理、檔案管理的一體化。
3.3 強化檔案管理人員的培訓
作為一名檔案的管理人員，需要具備豐富的檔案管理知識與扎實的管理能力。除利用業余時間自我學習外，還可參加相應的省市檔案局的有關檔案管理培訓，以此不斷深化自身的檔案管理專業知識與業務水平。同時，也要加強兼職檔案管理人員的知識與技能培訓，使他們深化了解并掌握有關文書檔案的收集與歸檔范圍、歸檔流程、文書檔案的整理、分類、編目、編號、裝訂、立卷、保管、借閱管理等方法，以便為檔案管理工作打好基礎。對于檔案文件的收集期間存在的問題，檔案管理部門應及時向各部門反饋，并要求其修改。對不熟悉的人員，可給予相關的業務指導，以確保辦公室文書檔案管理工作的順利進行，減少檔案收集完成后出現較多的返工情況，確保檔案管理工作有序開展。同時也要爭取本單位本公司領導、同事們的高度重視支持和配合，才能確保檔案管理工作有序開展。
1.1 重要性
文書檔案所涉及的工作基本上就是對文書檔案進行立卷、收集整理、縮微、鑒定、檢索、保護利用、統計等等，這些工作不但是互為相連的，也是互為制約的。在這些工作內容中，尤為重要的就是文書檔案的利用，其余的皆是服務于文書檔案的利用工作并為文書檔案的利用創造條件。通過文書檔案管理而服務于單位、部門的中心工作是辦公室人員的主要任務，加強文書檔案的管理也是為促進文書檔案在中心工作里的參謀作用，并且也被視作宣傳教育素材以及歷史根據，其重要性不言而喻。
1.2 特征
1.文檔工作一體化。文書檔案的應用與形成都是在文書工作中促成的，文書工作的最終步驟就是整理文書檔案，是基于文件搜集、運轉、催辦、承辦來進行的，二者密不可分。文書檔案主要是在文件工作中形成的，文書檔案的質量對檔案工作及檔案管理的質量有直接影響。2.文書檔案管理的綜合性。文書檔案管理工作的開展主要是在單位辦公部門的文檔室進行，它有著一定的綜合性。它不但負責管理文書檔案，還管理著人事、財會等檔案，分類眾多、內容繁復、工作系統，為單位的各項工作及時、準確地提供參考資料，也由此提高了管理難度。當前，隨著單位的不斷發展，辦公室人員和文檔室人員身兼多職的情況較多。所以，辦公室人員必須要提高文秘工作水平，同時具備文書檔案工作意識，不斷學習相關的專業理論、業務、技能等等，才能做一個優秀的文書檔案管理者。
2 文書檔案管理現狀中出現的問題
2.1 文書檔案管理制度方面不完善
通常辦公室文書檔案資料都設置于綜合檔案室或庫房里，辦公室工作人員由于主觀上的個人原因如工作繁重、使用方便等及客觀上的存放檔案受區域限制，沒有及時將文書檔案資料歸檔。這造成管理松散，使用效率低下，在出現問題時各個部門相互推諉，十分不利于管理。加之文書檔案管理工作得不到重視，管理意識薄弱，檔案管理制度不完善，職責分工不明確等最終造成了管理成果與管理標準相去甚遠的結果。
2.2 辦公室文書與檔案工作認知不足
文書與檔案工作相輔相成，目前大多數單位采用的是文書和檔案“分塊管理”的制度。雖說這種管理制度具備一定的有效性和科學性，但文書管理人員在實際工作中對檔案意識較為單薄，對自身職責認知不清以及檔案人員對于其工作內容理解的不到位，不愿意花精力作指導，于是在某種程度上這種制度讓文書工作和檔案工作產生了分歧，無法真正做到和諧的統一。 甚至會導致管轄區內的文書檔案管理工作存在一定的滯后性。
2.3 文書檔案管理工作人員缺乏專業素養
由于文書檔案的管理人員存在專業知識與文化程度的差異。很多人員基本素質有待提高，新知識明顯儲備不足。專業知識的欠缺在實際工作中會致使歸檔文件材料質量不高，文件材料分散不利查閱和管理。再加上少數檔案人員的工作責任心不強，沒有認真記錄與整理相關的檔案文件，造成檔案文件的真偽性不明。這些均嚴重影響了文書檔案管理工作的可持續發展。
3 辦公室文書檔案管理效率提升對策
3.1 利用信息化管理提高效率
辦公室文書檔案管理需要改變以往的那種獨立、封閉的管理方式，將文書檔案和網絡、通信技術有機結合起來，建設文書檔案信息管理系統。當前，因為網絡數字技術的飛速發展，將之運用到文書檔案管理中，可以實現管理的便捷性與規范性，提升文件歸檔速度，減少文件歸檔時間，從而極大地降低了文書檔案管理者的工作強度，也有利于避免因為人為原因而導致的檔案遺漏、操作不規范等問題出現。運用信息化管理文書檔案還有助于保護和補充遺漏文件。具體來說，就是運用計算機數據庫技術讓按件歸檔效果更加穩定，最終可以更好地補充、插入遺漏文件。還有就是，在文書檔案的借閱上實行單份文件管理模式，讓借閱者不能接觸別的文件，以實現文書檔案的保密。運用數字化掃描更清楚、方便地了解文件的原始面貌，在保護原件的同時也簡化借閱工作。
3.2 提高“文檔一體化”意識
文檔一體化的最終目的就是將文書檔案的管理工作在組織制度與具體運作程序上進行有機融合，超前控制文件管理，確保檔案質量，使檔案工作程序簡化，防止出現重復工作，促進文檔工作流程更加合理化。文檔一體化的基礎工作就是文書工作，辦公室人員的檔案意識極其重要。要高度重視文書材料的立卷歸檔，處理文件時必須和檔案工作聯系在一起，讓文書、檔案管理一體化。因此，辦公室人員一定要確保文件材料的質量，使文件材料的文體、格式等要規范而標準，不能使用復寫紙、圓珠筆等起草、修改、謄印，文件要完整且齊全。
3.3 完善文書檔案管理制度
單位領導需真正認識檔案管理的重要性，重視制度的制定，完善管理中需要的配套硬件，并能深入貫徹實施文書檔案管理制度。文書是檔案的來源。遵照立檔歸檔原則，以企業形成的文書為準則，工作中嚴格統一工作流程，建立健全歸檔制度。認真學習省檔案局頒布的規章制度，擬定相應的工作計劃。并在工作中注意：1.嚴控立卷歸檔的時效。2.保證文書的完整并合理分組。3.明確分檔的重點。4.定期清理已無保存價值的文檔。
3.4 保證文書檔案齊全完整
辦公室文書檔案管理工作者在工作中不僅要將已形成的檔案收集齊全完整，而且還應關心文書檔案的形成與辦理過程中的相關情況。文書工作者在最初歸檔時要認真檢查材料，發現應有附件而未及時歸檔的要記得催要；有外借卻未按時上交的文件要跟蹤收回。在做收文登記后應甄別該文件會否具有保存價值，不具社會價值的無需歸檔。在檢閱完畢后進一步完成歸檔工作。認真完成從零散“頁”到“件”，再到裝盒為“卷”的檔案入庫工作。
街道行政辦公室主要抓了以下幾項工作今年第一季度:
文件來了之后都由行政辦公室進行存檔，一是文書管理方面。然后進行登記，登記時，分類處理，分類保管，分類存檔。同時，還要把她規范化的保管好。
按照區有關部門的指示精神，二是檔案管理方面。分別在北厚社區、鋼南社區建立了基礎性檔案，今年3月的初級檔案檢查過程中，區檔案局等有關部門，經過檢查都比較滿意，從而為下步在其他社區開展這項工作，不僅奠定了良好的基礎，而且還起到積極的示范作用。
都首先進行登記，三是文件管理方面。凡是上級下發的各項文件。然后送給有關領導進行批閱，領導批示后，由行政辦公室負責進行催辦、查辦，最后進行歸檔。由于，文件批閱制度的建立，從而使文件收發制度日趨完善，文件運行更加規范，歸檔工作比較及時。
街道領導為了完善部門管理職能，四是制度建設方面。今年年初。要求各部門分別制定了科室管理工作制度，按照領導的要求，行政辦公室制定了行政工作管理辦法》
行政辦公室的兩名工作人員，五是檔案管理方面。為了加強對街道檔案的管理工作。都能夠按照上級有關部門的要求，定期對街道檔案室進行衛生保潔和文件歸檔檢查工作，從而使檔案管理實現了制度化、規范化和經常化。
過去是食堂把錢全部交給炊事員進行管理，六是食堂管理方面。由炊事員安排食譜，為了改善伙食狀況，現在將伙食費分成四份，每星期支付一份給炊事員，這種情況下，可以節約資金，還可以使伙食越辦越好。另外，伙食的管理方面，現在無論是買米還是買面都由行政辦公室具體操作，并且能夠在每星期對一次帳。總之，這方面我加大了管理力度。
由過去隨意管理變為科學管理，具體做法是:物品入庫要進行登記，物品發放也要進行登記,七是物品管理方面。這樣不僅控制了物品的使用周期,而且還實行了節約的原則,某種程度上還節約了辦公經費。
一、成立專門機構、落實人員、明確工作任務
1、成立領導小組，由黨組書記、局長擔任領導小組組長，各黨組成員任副組長，各科室、直屬單位主要領導任成員。
2、由局辦公室主任負責，指定專職人員對物價局各部門、各環節、各類檔案進行清理、整理；了解接受上級價格主管部門、市委、市政府、市發改委、市檔案局和相關部門的文件、資料；指導和統籌本局各科室、直屬機構開展工作，接收全部檔案；制定檔案管理制度、規范各環節、各責任人行為。
3、各科室（含成本分局、監測分局、年審辦、價調辦）領導負責，指定專人對本部門各環節、各類檔案進行清理、整理；了解接收所對口的上級部門文件、資料；向局辦公室移交本部門全部檔案。
4、各直屬單位（檢查分局、認證中心、拍賣中心）主要領導負責，指定專職人員對各類檔案進行清理、整理；了解接收所對口的上級部門文件、資料；向局辦公室移交部門全部檔案。
5、檔案包括物價局歷年黨務、政務、業務文件、資料；價格處理案件、成本監審、價格監測、價格認證、公物拍賣文件及資料。
二、工作要求
1、各科室（含成本分局、監測分局、年審辦、價調辦）按自身職責范圍對2002年以來各類文件、資料統一按本局發文、上級文件、相關部門文件和其它資料分別整理送局辦公室歸檔，自己備份留存。因自身工作需要整理的文件、資料將卷宗目錄送局辦公室歸檔留存。
2、局辦公室對2002年以前的文件、資料屬于本局現有留存的進行分類清理、登記；屬于市發改委留存的接收后進行分類清理、登記；屬于市檔案局留存的經與市檔案局對接后登記目錄留存；并負責不涉及其它部門和直屬單位的文件、資料整理。
3、各直屬單位對歷年的文件、資料統一按本局發文、上級文件、相關部門文件分別整理送局辦公室歸檔，自己備份留存。因自身工作需要整理的文件、資料將卷宗目錄送局辦公室歸檔留存。
4、局辦公室負責與市檔案局聯系，請求派員指導，按照檔案管理的要求開展工作。
5、局辦公室負責建立市物價局檔案室，統一購買提供文件、資料整理工作所需物品。
6、局辦公室負責對局各科室（含成本分局、監測分局、年審辦、價調辦）、直屬單位的文件、資料整理工作的督促檢查和驗收，并向局黨組匯報。
一、立足全局，不斷提高服務意識。
辦公室的主要職能是服務。服務工作搞得好不好，能不能讓領導、科室和群眾滿意，是衡量辦公室工作的根本標準。為此，我們圍繞確保養老金按時足額發放、養老保險擴面和關系接續等中心工作，著眼全局，不斷提高服務意識。
——超前服務意識。在辦公室工作中，我們注重調動工作人員的主動性和積極性，要求做到腦勤、手勤、腿勤、口勤，凡事想在前、做在前、服務在前，明確任務要求，并按照分工負責的原則抓落實，形成了布置、落實、監督、檢查反饋、緊密銜接、運轉暢通的工作機制，避免了“領導說了再干、催了再辦、推了再轉”的被動應付、工作滯后問題的發生，使辦公室真正成為領導稱職的參謀助手。
——協調服務意識。對局內部科室，我們強調辦公室工作人員要有顧全大局、團結協調意識，按照“有理、有節、有度”的原則，對領導決定的工作主動協調，對一些急事、要事和難度較大的工作及時協調，對領導關心和群眾關注的熱點、難點問題著力協調，并時刻注意協調方式、方法和效果，使問題及時有效地得到解決，從而避免了科室之間相互掣肘、“雞毛”擋車現象的發生，較好地發揮了“喉舌”作用，保證了政令暢通。
——日常服務意識。接聽電話、收發文件、編發信息等，這些工作看起來是小事，耽誤了就是大事。為此，我們在工作中力求做到積極主動，一絲不茍地進行縝密處理，確保了辦公室日常工作的順利進行。
——為群眾服務意識。我們除積極推行政務公開、大力實施“民心工程”外，還在勞動和社會保障系統內率先實行了首問負責制，規定工作人員對每一位來電、來信、來訪的群眾都要熱忱服務、負責到底，能作答復的，及時答復，不能答復的，要耐心做好解釋工作，不是職責范圍內的，要指引、帶領來電來訪群眾到相關科室，決不能在工作中出現相互推諉、相互扯皮問題，杜絕“門難進、臉難看、話難聽、事難辦”現象發生。
二、協調各方，強化綜合管理職能。
近年來，在辦公室管理工作中，狠抓綜合管理不放松，進一步健全和完善了內部管理體系，使我局辦公室工作基本實現科學化、規范化、優質化、高效化管理，為我局各項工作開展創造了良好條件。
——綜合協調，形成推動工作的整體合力。為做好綜合協調工作，我們從建立制度入手，規范程序、理順關系、明確職責，形成了科學、規范、有序的綜合協調工作機制。一是建立健全了黨政聯席會議制度，傳達上級有關重要會議，討論研究報請上級審定的重要事項，決定其它需要領導集體決定的重要事項等；二是建立健全辦公會、專題業務工作會制度，學習和傳達上級的重要文件、重要會議精神，研究貫徹實施意見，聽取各科室匯報階段性的工作，并對下一步工作進行部署安排；三是辦公室積極加強與業務科室的溝通，盡力發揮好上傳下達、聯絡左右、協調各方的樞紐作用。通過以上制度，在全局上下形成了規范的協調工作機制，對重要工作、重大問題及時聯系，互相溝通，統一步調，整個工作出現了圍繞中心、整體聯動、互相配合的良好局面。
——嚴格考核，認真實行目標管理制度。每年年初，根據省下達年度工作任務，我們及時制訂年度工作目標計劃，并對執行情況進行檢查督辦，嚴格考核，認真實行目標考核管理。一是簽訂目標責任書，局長為第一責任人，分管副局長為第二責任人，科室負責人專管，層層簽訂目標責任書，落實管理責任到人。二是實行定時定量考核制、專人專班負責制，細化和量化各項工作指標，將全年工作目標管理考核的內容分為量化、質化、黨風廉政建設三大塊，量化目標根據各科室的工作職責分別制定，考核內容和考核標準全部用數字、百分比進行量化；質化目標則分解成領導班子和干部隊伍思想政治建設、文明創建、綜合治理等六個方面。三是強化措施，嚴格考核。為確保考核工作順利進行，防止流于形式，我們成立了“量質化目標管理考核領導小組”，實行平時考核與集中考核相結合的方式，按月通報考核情況，并制定嚴格的獎懲措施，確保目標考核落到實處。
——健全制度，提高規范化管理水平。按照《湖北省養老保險管理系統建設規劃》的思路和方法，我們從健全制度入手，規范工作程序，明確職責范圍、工作流程和工作標準，不斷完善涉及辦公室工作的一系列 規章制度，確保了辦公室工作快速高效運轉。一是由辦公室承辦的全局性工作的規章制度，如辦事議事規則、會議制度、學習制度等管理規程；二是辦公室承擔的各項工作的規章制度，包括辦公室公文處理、檔案工作、文印管理、綜合治理、財務管理、后勤服務等工作制度；三是將工作紀律、科室工作職責等制度制成標牌，統一懸掛在一樓社會保險申報服務大廳的墻上，提高政務公開透明度，認真接受群眾監督。
三、夯實基礎，全力抓好內部管理。
內部管理是全局工作的基礎，也是辦公室的重要工作。在內部管理工作中，我們不斷加大力度，堅持做到：
——實行陽光財務。我們以機構改革為契機，全面推進了財務制度改革。一是嚴格遵守財經紀律，局經費收支由基金管理科移交到辦公室，既便于和市勞動保障局對口管理，又增強了聚財能力。二是改過去科室分散收費為局辦公室集中收費，規范了票據管理，堵塞了收費環節中出現的各種漏洞，又便于辦公室及時掌握各科室的收費情況，有效預防各科室坐收坐支、私設小金庫現象的發生。三是實行陽光財務，細化定額標準嚴格按員支出，按月公布全局經費收支情況，重大經費開支由集體研究決定，財務管理實現了全透明管理。四是按照《局經費財務管理制度》，遵守審批程序，嚴格執行了財務報銷審批制度。
——注重信息宣傳。隨著國有企業改革的不斷深入，養老保險工作的新熱點、新難點層出不窮，如何捕捉其中的問題，讓參保人員了解政策、熟悉政策、運用政策，成為擺在宣傳工作面前的一道新課題。為創造良好輿論氛圍，使養老保險工作向縱深發展，我們從三個方面做好了宣傳工作：一是適時開展對上宣傳報道工作，近兩年來累計在各級報刊媒體發表宣傳稿件余篇。二是加大本地新聞媒體宣傳力度，通過報紙、電視、電臺等媒體，使“參加養老保險、安度幸福晚年”的道理逐步深入民心。三是舉辦養老保險政策培訓班，開展上街咨詢活動，深入企業和參保人員開展宣傳工作。為及時反映養老保險工作動態，我們還將各項工作進展情況、工作難點撰寫成簡報，報送各級勞動保障行政部門和各級領導以及有關部門，引起大家對養老保險工作的重視，并建立了內部養老保險工作通報制度，按月通報養老保險工作進展情況，起到表揚先進、激勵后進的作用。
——重視檔案管理。在檔案管理工作中，我們不斷加大檔案管理力度，狠抓軟、硬件建設，檔案管理水平在晉升省一級基礎上得到了進一步提高。一是配備專人，建立綜合檔案室，完善檔案管理網絡，并定期總結檔案管理工作經驗，找出薄弱環節，狠抓整改，提高了檔案管理工作質量。二是在檔案管理工作中，對文字材料實行定期收集，年終進行清理和核對后，認真分類組卷，把好案卷質量關。三是編制了案卷文件目錄、離退休人員目錄、養老保險卡片目錄等多種檢索工具，并利用館藏檔案資料組編有關專題和文件匯集、全宗介紹等文字資料，并主動為局領導、業務科室提供檔案服務。四是提高檔案管理自動化水平，利用計算機進行檔案分類、組卷、檢索、統計等工作，建立文書檔案數據庫，為查閱資料提供了極大的便利，得到了各級領導和廣大參保單位的好評。
四、推行“五優”，全面提高工作質量。
面對新形勢和新任務，養老保險事業發展日新月異，為高標準、高要求的完成各項辦公室工作，我們在辦公室工作中認真推行“五優”，以全面提高工作質量。
——業績優秀。我們鼓勵辦公室工作人員在工作中樹立管理創新、服務創新，勇爭一流工作業績的意識，特別是要有良好的敬業態度和精神風貌，牢固樹立大局意識、中心意識，自覺地將個人利益服從群眾利益、部門利益、組織利益。近年來，養老保險工作重要性日益突出，文件多、材料多、檢查多，辦公室工作量非常大，經常加班加點，但大家絲毫沒有怨言，團結協作，努力克服各種困難，全身心地投入到工作中，出色地完成了各項工作任務，使我局養老保險工作得到了各級領導和上級部門的肯定。
——作風優良。我們把“忠誠進取，求實創新，公正廉潔，團結奉獻”作為辦公室工作人員行為準則，要求大家在工作作風上做到既“實”又“快”。一方面，抓工作求真務實，向上匯報情況要實，提供的各類信息要實。另一方面，要做到反應、思考問題快、工作節奏快和對科室和群眾提出問題的答復要快。
——服務優質。除實行首問負責制外，我們還要求辦公室工作人員切實轉變服務作風，按照機關作風建設的“六個一”作好各種接待工作，做到文明服務、禮貌接待，樹立辦公室工作人員良好的聲譽和形象。
——管理優化。我局在辦公經費十分緊張的情況下，仍擠出資金，為辦公室配置了三臺套計算機，復印機、傳真機、掃描儀、彩色打印機各一臺，對干部檔案、工資福利等全面實行計算機管理，基本實現了辦公自動化和規范化管理，為辦公室管理優化奠定了良好的物質基礎。