時(shí)間：2023-07-13 16:43:43
導(dǎo)語(yǔ)：在檔案管理的基本知識(shí)的撰寫(xiě)旅程中，學(xué)習(xí)并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
關(guān)鍵詞：城市發(fā)展 園林檔案 管理措施
1 城市園林檔案的內(nèi)容及其作用
在現(xiàn)代社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)不斷發(fā)展的今天，檔案管理已經(jīng)成為企事業(yè)單位行政管理工作一項(xiàng)不可或缺的工作，并且隨著電子檔案的不斷建立和普及，檔案管理所起的作用也是越來(lái)越重要。城市園林檔案亦是如此，由于城市園林檔案在城市的規(guī)劃和建設(shè)中充當(dāng)著重要的角色，這就要求我們首要要認(rèn)真了解和掌握其基本內(nèi)容，努力學(xué)習(xí)建立和管理城市園林檔案的方法及其措施，使之更好的為城市建設(shè)發(fā)揮更大的作用。
城市園林檔案所記載的內(nèi)容是非常廣泛的，它不僅記載著以往城市中各種風(fēng)景區(qū)、旅游區(qū)和綠地的規(guī)劃、建設(shè)和管理的信息，不僅記載著城市園林中各種珍貴樹(shù)木、花卉、雕塑、建筑物的信息，而且連歷年的花草樹(shù)木的種植情況和城市園林工程的建設(shè)情況都有清楚的記載，可以說(shuō)，城市園林檔案就是一部城市園林建設(shè)史。
城市園林檔案對(duì)城市的建設(shè)和發(fā)展起著不可替代的作用，其作用主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：首先，城市的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)及綠化、園林規(guī)劃、建設(shè)與維護(hù)都離不開(kāi)園林檔案。城市園林的突出特點(diǎn)就是具有連續(xù)性和周期性，而城市園林檔案對(duì)于城市的規(guī)劃、建設(shè)和綠化，樹(shù)木花草的種植品種、培育方法都有詳細(xì)的記載，這就必然決定了城市園林檔案在城市規(guī)劃、綠化和園林的規(guī)劃、建設(shè)中的重要作用。其次，城市園林檔案對(duì)于一個(gè)城市旅游業(yè)的開(kāi)發(fā)和建設(shè)具有重要的促進(jìn)作用。我們可以通過(guò)查找園林檔案，對(duì)那些名勝古跡、名貴樹(shù)木花草等進(jìn)行開(kāi)發(fā)和維護(hù)，多途徑、多舉措的開(kāi)發(fā)城市的旅游資源和發(fā)展城市的旅游經(jīng)濟(jì)，最終為提高城市的知名度和城市的經(jīng)濟(jì)發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。
2 城市園林檔案管理中存在的問(wèn)題
城市園林檔案不僅對(duì)于城市的經(jīng)濟(jì)發(fā)展具有促進(jìn)作用，而且對(duì)于我國(guó)和諧社會(huì)的建設(shè)具有重大的意義，但是目前我國(guó)城市園林檔案管理還存在不少的問(wèn)題，這些問(wèn)題主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
第一，對(duì)檔案重視程度不夠，投入不足，設(shè)備陳舊。目前，在大多數(shù)企事業(yè)單位中，檔案工作并不能給單位帶來(lái)直接的經(jīng)濟(jì)效益，因此沒(méi)有把檔案管理當(dāng)作單位的一項(xiàng)主要工作來(lái)抓，這種錯(cuò)誤的思想觀念和管理觀念必定會(huì)束縛檔案管理工作的發(fā)展，并且由于檔案管理缺乏足夠的資金支持，這就造成檔案管理工作不能向數(shù)字化、現(xiàn)代化的方向邁進(jìn)。目前大多數(shù)園林檔案管理缺乏必備的條件，檔案室的環(huán)境也是十分簡(jiǎn)陋和陳舊的，更有甚者，有些珍貴的檔案材料出現(xiàn)了發(fā)霉、蟲(chóng)蛀的問(wèn)題。在硬件和軟件設(shè)備上都亟待更新?lián)Q代，這就不得不引起人們的思考和關(guān)注。
第二，管理員業(yè)務(wù)素質(zhì)有待提高。從事園林檔案管理的人員很多缺乏崗前系統(tǒng)的有關(guān)園林檔案管理知識(shí)的培訓(xùn)，許多檔案管理人員身兼多職，他們或是缺乏園林檔案管理的基本知識(shí)，或是對(duì)園林檔案管理的操作不夠精通，這些問(wèn)題必然會(huì)對(duì)園林檔案管理造成混亂，導(dǎo)致園林檔案資料出現(xiàn)收集不及時(shí)、歸檔錯(cuò)誤、甚至出現(xiàn)檔案丟失和缺損的現(xiàn)象。另外，在管理觀念和管理方法上，大多數(shù)檔案管理人員的思想觀念和工作方法還是處于傳統(tǒng)的模式上，這也是束縛我國(guó)城市園林檔案發(fā)展的一個(gè)重要的問(wèn)題。
3 完善城市園林檔案管理工作的策略
城市園林檔案的管理是一個(gè)系統(tǒng)的工作，需要多方面的努力和多舉措并舉才能夠解決目前園林檔案管理工作中存在的問(wèn)題，從而實(shí)現(xiàn)城市園林檔案管理工作又好又快的發(fā)展。
3.1增強(qiáng)園林檔案管理意識(shí)
從事園林檔案的管理工作，必須要在思想上高度重視這項(xiàng)工作。首先主管園林檔案的領(lǐng)導(dǎo)要加大思想認(rèn)識(shí)，提高思想觀念，并且把園林檔案工作當(dāng)作單位一項(xiàng)日常的工作來(lái)抓，并且要抓出成效；其次，作為園林檔案管理工作的普通員工，要增強(qiáng)思想認(rèn)識(shí)，學(xué)習(xí)了解國(guó)家有關(guān)園林檔案管理的基本知識(shí)，提高園林檔案管理的業(yè)務(wù)素質(zhì)，在園林部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)下，積極做好園林檔案的建立和歸檔工作，從而為城市的建設(shè)和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展創(chuàng)造良好的條件。
3.2做好園林檔案的收集和整理工作
不管是哪方面的檔案管理工作，檔案的完整性和真實(shí)性都是至關(guān)重要的，也是最根本的，對(duì)于園林檔案的管理工作也是這樣的，這就要求園林檔案管理人員在日常的工作中一定要做好園林檔案的收集和整理工作。對(duì)于園林的規(guī)劃、建設(shè)、完善、和維修中的每一個(gè)階段都應(yīng)該做好信息的收集工作，并且要及時(shí)核實(shí)所收集的信息，要做到檔案收集工作有機(jī)會(huì)、有目標(biāo)、有方法的進(jìn)行。另外，在園林檔案的整理工作中，要對(duì)收集上來(lái)的檔案材料進(jìn)行編排處理，并且對(duì)檔案材料實(shí)施科學(xué)分類、排列和歸檔，從而實(shí)現(xiàn)所有檔案資料的有效整合。
3.3提高園林檔案管理人員素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理
隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，傳統(tǒng)的管理觀念和管理模式已經(jīng)很難能夠滿足當(dāng)今城市園林的建設(shè)和發(fā)展的要求。這一方面要求檔案管理人員要不斷的學(xué)習(xí)掌握現(xiàn)代的電子檔案管理技術(shù)，對(duì)檔案資料采取信息化的采集、梳理和檢索，并且要形成一種比較熟練和快捷的現(xiàn)代管理模式，來(lái)促進(jìn)城市的園林建設(shè)。另一方面，要求園林主管單位的領(lǐng)導(dǎo)，要加大資金投入，及時(shí)更新園林檔案管理的硬件和軟件設(shè)備，從而為實(shí)現(xiàn)園林檔案的數(shù)字化管理提供設(shè)備上的保障。
參考文獻(xiàn)：
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在我們這次海關(guān)檔案培訓(xùn)工作過(guò)程中，我們很榮幸的邀請(qǐng)到國(guó)家檔案局及海關(guān)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)專家給我們進(jìn)行授課，通過(guò)這次培訓(xùn)，我們主要學(xué)習(xí)了專業(yè)的檔案管理知識(shí)、檔案管理的綜合知識(shí)、基礎(chǔ)的檔案管理實(shí)踐操作，同時(shí)還參加了一些海關(guān)檔案庫(kù)房關(guān)及相關(guān)互動(dòng)活動(dòng)。
在為期兩周的培訓(xùn)工作中，我們?nèi)w參訓(xùn)人員深入的學(xué)習(xí)了檔案管理的專業(yè)的知識(shí)，提高了我們自身的管理水平，這些有利于提升我們海關(guān)檔案管理的科學(xué)性。接下來(lái)我就本期培訓(xùn)工作做一個(gè)簡(jiǎn)短的總結(jié)。
一、專業(yè)檔案管理知識(shí)的培訓(xùn)
本次的檔案管理培訓(xùn)的時(shí)間很短暫，但是培訓(xùn)的內(nèi)容很豐富，在每次的培訓(xùn)之后，學(xué)員們都在積極的消化學(xué)習(xí)內(nèi)容，以此來(lái)提升自己的檔案管理理論水平和專業(yè)技能。
（一）增強(qiáng)了檔案管理的法制意識(shí)
在培訓(xùn)中，國(guó)家檔案局的專家給我們講解了我國(guó)目前海關(guān)檔案管理的基礎(chǔ)檔案法律法規(guī)的制定情況，并且詳細(xì)的學(xué)習(xí)了海關(guān)檔案管理的檔案違法行為，讓我們參訓(xùn)人員了解到哪些是屬于檔案違法行為，這些違法行為有什么樣的特點(diǎn)，違法了這些檔案法有什么樣的法律后果，以及當(dāng)事人或責(zé)任人會(huì)受到什么樣的法律制裁等等，通過(guò)對(duì)這些知識(shí)的全面而系統(tǒng)的了解之后，增加了我們海關(guān)檔案管理人員的法律意識(shí)，以及提升了檔案的規(guī)范化管理水平。
（二）檔案管理的專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)能力的提升
在培訓(xùn)中，專家詳細(xì)的講解了檔案的管理知識(shí)，提升了我們海關(guān)檔案管理人員對(duì)于檔案管理知識(shí)的水平。
在檔案管理培訓(xùn)中，了解了檔案業(yè)務(wù)的規(guī)范化管理的各個(gè)環(huán)節(jié)及步驟，還掌握了不同類型、不同載體檔案資料的整理管理辦法，夯實(shí)了檔案管理的理論基礎(chǔ)。
通過(guò)對(duì)檔案管理的理論學(xué)習(xí)，強(qiáng)化了自身對(duì)檔案工作的要求，更加全面的掌握了管理的基礎(chǔ)知識(shí)，提升了我們海關(guān)在檔案管理方面的工作技能及業(yè)務(wù)水平。
（三）提升了檔案管理科學(xué)化
從這次的培訓(xùn)中，我們充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作必須從平時(shí)做起，要養(yǎng)成自覺(jué)的習(xí)慣。
在平時(shí)的檔案管理工作中，就要做好檔資料的收集、整理及管理工作。平時(shí)工作中要做到主動(dòng)的收集檔案資料并及時(shí)的存檔；按時(shí)歸檔、并要定期整理檔案資料和經(jīng)常檢查檔案資料的完整性；對(duì)于不同的檔案要做到整理有序，科學(xué)化的管理，把不同的類型的資料進(jìn)行分類分柜的存放，以方便今后查閱。
（四）有利于完善檔案管理制度
通過(guò)這次培訓(xùn)，讓我們認(rèn)識(shí)到檔案管理制度的重要性，規(guī)范化的管理制度是提升我海關(guān)檔案管理水平的基礎(chǔ)。
這就要求我們的檔案管理人員在平時(shí)的工作中，認(rèn)真總結(jié)在管理中所遇到的新問(wèn)題、新情況，及時(shí)做好匯總，同時(shí)負(fù)責(zé)人要做好記載，以此來(lái)作為完善檔案管理制度的基本材料，通過(guò)對(duì)我們的檔案管理制度的完善，促進(jìn)了海關(guān)檔案管理的規(guī)范化建設(shè)進(jìn)程。
二、提升了我們的綜合知識(shí)的水平
今年我國(guó)就正式進(jìn)入“十二五”時(shí)期，這是我國(guó)的經(jīng)濟(jì)、社會(huì)發(fā)展向著更高的層次和水平跨越的關(guān)鍵時(shí)期，科學(xué)發(fā)展速度在不斷加快，推動(dòng)了我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速協(xié)調(diào)發(fā)展。但是此時(shí)我國(guó)仍然處在重要的戰(zhàn)略機(jī)遇期，所要面臨的機(jī)遇和挑戰(zhàn)都是前所未有的。
（一）社會(huì)發(fā)展面臨眾多的挑戰(zhàn)
我國(guó)是一個(gè)多民族、多人口的發(fā)展中國(guó)家，整個(gè)人均資源占有率想對(duì)不足，因此我國(guó)目前正在積極實(shí)施計(jì)劃生育，不斷控制人口數(shù)量。從而提升我國(guó)公民的基本素質(zhì)，優(yōu)化我國(guó)人口結(jié)構(gòu)，促進(jìn)了我國(guó)人口、資源環(huán)境與我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的協(xié)調(diào)快速發(fā)展。
目前我國(guó)正處在一個(gè)社會(huì)的轉(zhuǎn)型時(shí)期。由于社會(huì)各階層的利益分布不均衡，社會(huì)政策的調(diào)整等等因素導(dǎo)致社會(huì)利益格局多元化發(fā)展趨勢(shì)加劇，各種社會(huì)矛盾突出，恐有加劇之勢(shì)。如果這些矛盾處理不好，很容易會(huì)誘發(fā)社會(huì)穩(wěn)定問(wèn)題。
（二）科學(xué)技術(shù)發(fā)展的提高
改革開(kāi)發(fā)幾十年來(lái)，我國(guó)的科學(xué)技術(shù)有了質(zhì)的飛躍。我國(guó)的科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步為我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的貢獻(xiàn)正在不斷加強(qiáng)，科學(xué)技術(shù)推動(dòng)了我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的快速發(fā)展。尤其是在我國(guó)的現(xiàn)代化建設(shè)中，提高我國(guó)自主的創(chuàng)新能力，建設(shè)創(chuàng)新性國(guó)家做出巨大的貢獻(xiàn)。
（三）進(jìn)一步學(xué)習(xí)保密法
為了進(jìn)一步貫穿落實(shí)新的《保密法》，切實(shí)做好海關(guān)工作的保密工作，因此在培訓(xùn)中，專家給我們?cè)敿?xì)的講解了新的《保密法》的各項(xiàng)規(guī)則，并結(jié)合我們海關(guān)的工作實(shí)際特點(diǎn)和性質(zhì)，從新《保密法》的保密范圍、重點(diǎn)以及如何提高保密技能和水平以及一些法律責(zé)任等內(nèi)容，我希望我們的同志學(xué)習(xí)之后，要高度重視工作中的保密性，自覺(jué)的提升的安全意識(shí)，為我們的海關(guān)的工作做出新的貢獻(xiàn)。
三、拓展我們檔案管理的思路和眼界
在此次培訓(xùn)中，為了打破我們傳統(tǒng)的思維方式，拓展我們的視野，特別安排了專家為我們講解其他先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)，創(chuàng)新發(fā)展思維，開(kāi)闊管理視野，提升工作水平。
通過(guò)這次培訓(xùn)情，各位專家詳細(xì)的講解了國(guó)際先進(jìn)的工作經(jīng)驗(yàn)，讓我們開(kāi)拓了眼界，打開(kāi)了思路。盡管時(shí)間很短暫，但整個(gè)學(xué)習(xí)過(guò)程給我留下了深刻印象，深受啟發(fā)。在學(xué)習(xí)中，結(jié)合自身實(shí)際和檔案管理工作的實(shí)際情況，著重了解和學(xué)習(xí)了檔案管理建設(shè)方面的一些情況，獲益匪淺。
四、培訓(xùn)考核
在培訓(xùn)學(xué)習(xí)完成之后，我處結(jié)合培訓(xùn)內(nèi)容，對(duì)參與培訓(xùn)的工作人員進(jìn)行了培訓(xùn)考試，主要涵蓋檔案管理的專業(yè)理論知識(shí)、實(shí)際操作技能，國(guó)家發(fā)展規(guī)劃及科學(xué)發(fā)展前沿的基本知識(shí)理論等相關(guān)知識(shí)，因此來(lái)檢驗(yàn)我們學(xué)習(xí)的成果。
在這次的培訓(xùn)中，除了要感謝為我們的教授專業(yè)知識(shí)的各位專家教授，還要感謝海關(guān)檔案庫(kù)房方面工作人員的大力支持。
一是有的會(huì)計(jì)核算中心沒(méi)有或未及時(shí)向委托單位移交會(huì)計(jì)檔案，不符合《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定。《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第6條明確指出，“當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終結(jié)后，可暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊(cè)，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管”。會(huì)計(jì)核算中心成立后形成的會(huì)計(jì)檔案是委托單位委托被委托單位進(jìn)行會(huì)計(jì)核算而形成的，盡管會(huì)計(jì)檔案的實(shí)體由于保管單位的變更而變更，但其所有權(quán)仍是委托單位，屬于委托單位全宗的一個(gè)門(mén)類，應(yīng)當(dāng)保持一個(gè)單位全宗的完整性和連續(xù)性。
二是紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案與存儲(chǔ)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)檔案沒(méi)有同步歸檔。會(huì)計(jì)工作由傳統(tǒng)的手工記賬形式到運(yùn)用電子計(jì)算機(jī)形式記賬，會(huì)計(jì)核算形式發(fā)生了變化，財(cái)政部頒發(fā)的《會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》第四章第7條明確指出：“電算化會(huì)計(jì)檔案，包括存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)硬盤(pán)中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、其他磁性介質(zhì)或光盤(pán)存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和計(jì)算機(jī)打印出來(lái)書(shū)面形式的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。”《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》第45條規(guī)定，“實(shí)行會(huì)計(jì)電算化的單位，有關(guān)電子數(shù)據(jù)、會(huì)計(jì)軟件資料等應(yīng)當(dāng)作為會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行管理”。然而實(shí)際工作中，會(huì)計(jì)委派制核算的地區(qū)或部門(mén)，基本都實(shí)行了電算化會(huì)計(jì)，形成的大量磁介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案都保存在會(huì)計(jì)核算中心，即便是定期向委托單位移交會(huì)計(jì)檔案的核算中心，也只移交紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案。
三是會(huì)計(jì)工作與會(huì)計(jì)檔案管理脫節(jié)。會(huì)計(jì)檔案是會(huì)計(jì)核算的產(chǎn)物，它產(chǎn)生于會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)工作之中，是會(huì)計(jì)工作的延伸，也是會(huì)計(jì)工作的終結(jié)。但在實(shí)際工作中，會(huì)計(jì)委派制管理下的會(huì)計(jì)人員對(duì)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)非常熟練，經(jīng)常參加會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，但對(duì)檔案知識(shí)，特別是會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化整理標(biāo)準(zhǔn)知之甚少，也沒(méi)有參加過(guò)會(huì)計(jì)檔案管理的培訓(xùn)與學(xué)習(xí)。各單位普遍重會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)，輕會(huì)計(jì)檔案管理。在各單位制定的會(huì)計(jì)制度中突出強(qiáng)調(diào)了會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)，卻忽視了制定詳細(xì)的具有可操作性的會(huì)計(jì)檔案管理制度，沒(méi)有把會(huì)計(jì)檔案的規(guī)范化管理納入會(huì)計(jì)人員崗位職責(zé)中。在會(huì)計(jì)人員上崗前，沒(méi)有邀請(qǐng)檔案專業(yè)人員講授會(huì)計(jì)檔案管理的基本知識(shí)與操作技能，造成會(huì)計(jì)檔案整理質(zhì)量不高，封面內(nèi)容填寫(xiě)不全，裝訂不整齊，有的分類、排列不規(guī)范，無(wú)目錄等現(xiàn)象，使整理出的會(huì)計(jì)檔案沒(méi)有達(dá)到規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)，更談不上科學(xué)管理。
四是財(cái)政部門(mén)與檔案行政管理部門(mén)缺乏必要的溝通與合作。由于會(huì)計(jì)委派制是近些年來(lái)新型的管理模式，其業(yè)務(wù)主要接受同級(jí)財(cái)政部門(mén)的監(jiān)管。然而從其成立至今，無(wú)論財(cái)政部門(mén)還是檔案部門(mén)都沒(méi)有對(duì)新管理模式下會(huì)計(jì)檔案的管理作出具體的要求和規(guī)定，檔案部門(mén)也沒(méi)有主動(dòng)地介入其中進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)與監(jiān)督。財(cái)政部門(mén)只強(qiáng)調(diào)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)規(guī)范與否，而對(duì)會(huì)計(jì)檔案規(guī)范與否少有問(wèn)津，使會(huì)計(jì)委派制下的會(huì)計(jì)檔案基本屬于“失控”狀態(tài)。
五是會(huì)計(jì)檔案管理制度不完善。制度不健全勢(shì)必造成管理無(wú)章可循。不少會(huì)計(jì)核算中心并沒(méi)有制定較為完善的會(huì)計(jì)檔案立卷、歸檔、保管等制度，對(duì)會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍、歸檔時(shí)間，整理標(biāo)準(zhǔn)，移交等問(wèn)題沒(méi)有作出具體的可操作性強(qiáng)的規(guī)定。只突出強(qiáng)調(diào)了會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)工作，忽視了會(huì)計(jì)檔案管理，沒(méi)有把會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化管理納入會(huì)計(jì)人員崗位責(zé)任制中，也沒(méi)有配備專人管理會(huì)計(jì)檔案。
針對(duì)會(huì)計(jì)管理體制改革給會(huì)計(jì)檔案管理帶來(lái)的問(wèn)題，筆者認(rèn)為應(yīng)強(qiáng)化以下方面工作：
一要加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理，理順會(huì)計(jì)檔案管理體制。實(shí)行委派制管理的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照《檔案法》、《會(huì)計(jì)法》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等有關(guān)規(guī)定，明確會(huì)計(jì)檔案的所有權(quán)是委托單位，將委托單位的會(huì)計(jì)檔案整理規(guī)范，在核算中心暫保管一年，期滿后編制會(huì)計(jì)檔案的案卷目錄，連同打印出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案和存儲(chǔ)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，向委托單位的檔案機(jī)構(gòu)移交。
二要加強(qiáng)會(huì)計(jì)人員崗位培訓(xùn)，提高會(huì)計(jì)檔案的案卷質(zhì)量。會(huì)計(jì)人員是會(huì)計(jì)檔案整理的第一責(zé)任人。會(huì)計(jì)人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化整理的熟知、熟練程度，決定了會(huì)計(jì)檔案案卷質(zhì)量的高低。因此，必須將會(huì)計(jì)檔案管理及操作技能的培訓(xùn)，納入會(huì)計(jì)人員崗前培訓(xùn)，從會(huì)計(jì)檔案整理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)學(xué)起，使其熟練掌握會(huì)計(jì)檔案管理的基本知識(shí)與操作技能，進(jìn)而從源頭上做好會(huì)計(jì)檔案的整理規(guī)范工作。
[關(guān)鍵詞]建筑設(shè)計(jì)；文書(shū)檔案；管理；信息化
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.14.127
[中圖分類號(hào)]G275.2 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2016）14-0-01
1 建筑設(shè)計(jì)單位文書(shū)檔案管理的特點(diǎn)
建筑設(shè)計(jì)單位的文書(shū)檔案主要包括生產(chǎn)合同、人事檔案、行政檔案、院內(nèi)重大活動(dòng)（如職代會(huì)、建院周年慶等）的方案及記錄、各類合作協(xié)議、各種上級(jí)來(lái)文、院務(wù)及黨委會(huì)議紀(jì)要、院內(nèi)普發(fā)文件、各項(xiàng)規(guī)章制度以及各種重要時(shí)刻的照片與影像，等等。對(duì)大多數(shù)建筑設(shè)計(jì)單位而言，設(shè)計(jì)圖紙等技術(shù)檔案有著重要的價(jià)值，自然受到格外的重視，一般設(shè)有專門(mén)的圖檔室并安排專業(yè)人員負(fù)責(zé)管理，而文書(shū)檔案則沒(méi)有得到足夠的重視。與技術(shù)檔案管理相比，整體上還處于比較原始的階段，還有較大的提升空間。
1.1 文書(shū)檔案管理過(guò)于分散
建筑設(shè)計(jì)單位根據(jù)業(yè)務(wù)需要，一般會(huì)設(shè)置不同的職能管理部門(mén)，比如：生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)處、技術(shù)處、人事處、財(cái)務(wù)處、后勤處與辦公室等，在日常工作中，這些職能部門(mén)均是為一線生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)部門(mén)服務(wù)的，每個(gè)部門(mén)每年都會(huì)產(chǎn)生一定量的文書(shū)檔案。為了使用的方便，這些檔案大都由各職能部門(mén)自行存檔管理，比如：生產(chǎn)合同由生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)處保管、人事檔案由人事處保管、財(cái)務(wù)資料由財(cái)務(wù)處保管、各種文件由辦公室保管等，這就不可避免地造成了檔案管理的過(guò)于分散，不利于建筑設(shè)計(jì)單位文書(shū)檔案的整體控制與保管。
1.2 管理人員不夠?qū)I(yè)
建筑設(shè)計(jì)單位普遍缺乏專職文書(shū)檔案管理人員，文書(shū)檔案管理往往由其他崗位的工作人員兼任，例如：生產(chǎn)合同一般由生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)處負(fù)責(zé)資質(zhì)證書(shū)、項(xiàng)目登記，或者由生產(chǎn)一線的人員兼職管理；人事檔案則由人事處負(fù)責(zé)，或由工資社保的同志兼職管理；辦公室的檔案管理一般由秘書(shū)負(fù)責(zé)，秘書(shū)的主要任務(wù)是起草文字、收發(fā)文件、登記傳閱、上傳下達(dá)等，日常瑣事繁多。這些人因?yàn)槎疾皇菍Ｂ毜奈臅?shū)檔案管理人員，用在檔案管理上的時(shí)間和精力就十分有限，管理也不夠科學(xué)，收集、存放、保管都比較隨意，存在收集不完整、歸檔不到位、借閱不歸還的現(xiàn)象。
1.3 檔案管理手段和技術(shù)落后
建筑設(shè)計(jì)單位的技術(shù)檔案（圖紙）管理水平十分先進(jìn)，大多已采用了電子歸檔，之前沒(méi)有電子歸檔的圖紙，也已全部掃描成電子文件，極大地方便了圖紙的歸檔整理和查閱。相比而言，文書(shū)檔案則落后的多，基本全是紙質(zhì)檔案，由于沒(méi)有專門(mén)的檔案室，檔案保存條件簡(jiǎn)陋，年代久遠(yuǎn)的一些文件資料，紙張開(kāi)始變得發(fā)黃發(fā)脆，在翻閱時(shí)稍有不慎便會(huì)對(duì)這些寶貴的資料造成損害。因此，在文書(shū)檔案管理過(guò)程中，引進(jìn)一些現(xiàn)代化的管理手段和技術(shù)是十分必要的，充分利用現(xiàn)代化的一些軟件和設(shè)備，實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案管理的信息化、數(shù)字化并不是難事。
2 建筑設(shè)計(jì)單位文書(shū)檔案管理的改進(jìn)策略
文書(shū)檔案管理作為建筑設(shè)計(jì)單位職能管理的一部分，有其自身的價(jià)值和意義，文書(shū)檔案中的各種文件、合同、圖片、影像等資料，是一個(gè)單位業(yè)績(jī)的體現(xiàn)和歷史文化的積淀，對(duì)于提升一個(gè)單位的聲譽(yù)、影響有潛移默化的作用。因此，應(yīng)重視文書(shū)檔案管理，提升管理水平，發(fā)揮其潛在價(jià)值。
2.1 加強(qiáng)對(duì)文書(shū)檔案管理的重視，整合職能，統(tǒng)一管理
建筑設(shè)計(jì)單位的一個(gè)共同特點(diǎn)是，重業(yè)務(wù)、輕黨建，重生產(chǎn)、輕管理，文書(shū)檔案管理與生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)關(guān)系不大，不能帶來(lái)直接的經(jīng)濟(jì)效益，所以很難引起領(lǐng)導(dǎo)的重視。但一個(gè)現(xiàn)代化的建筑設(shè)計(jì)企業(yè)，必須既重經(jīng)營(yíng)，也重管理，對(duì)記載著單位發(fā)展歷程和重大成果的文書(shū)檔案，更應(yīng)引起足夠的重視。首先，應(yīng)成立專門(mén)的檔案室，將單位所有的文書(shū)檔管集中存放管理。如果條件不允許，至少在現(xiàn)有職能管理部門(mén)內(nèi)開(kāi)辟一個(gè)單獨(dú)的空間有序存放本部門(mén)負(fù)責(zé)保管的文書(shū)檔案。其次，配備專職的管理人員，專門(mén)負(fù)責(zé)文書(shū)檔案的收集、整理、統(tǒng)計(jì)、歸檔和借閱等。再次，要依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》制定適合本單位的檔案管理制度，使文書(shū)檔案管理更加規(guī)范化、科學(xué)化。最后，要將文書(shū)檔案管理納入單位的質(zhì)量管理手冊(cè)，每年進(jìn)行質(zhì)量抽查，確保安全有效。
2.2 加強(qiáng)對(duì)管理人員的培訓(xùn)，提高職業(yè)素養(yǎng)
文書(shū)檔案管理人員除了應(yīng)具備基本的政治素質(zhì)、敬業(yè)精神、服務(wù)意識(shí)、保密意識(shí)和業(yè)務(wù)知識(shí)外，還要通過(guò)不斷學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，提高職業(yè)素養(yǎng)。首先，建筑設(shè)計(jì)單位的文書(shū)檔案管理人員大多不是科班出身，缺乏基本的檔案管理知識(shí)，因此要對(duì)他們普及檔案管理的一些基本知識(shí)和技能，經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的培訓(xùn)再安排上崗；其次，根據(jù)建筑設(shè)計(jì)單位文書(shū)檔案的特點(diǎn)，文書(shū)檔案管理人員應(yīng)學(xué)習(xí)一些勘察設(shè)計(jì)方面的知識(shí)和法律、法規(guī)，以便對(duì)所管理的檔案有更深刻的了解，對(duì)檔案的功能和價(jià)值有較好的把握；再次，檔案管理人員要學(xué)習(xí)保密法，對(duì)文件要嚴(yán)格保管，以免因好奇泄密而觸碰法律；最后，管理人員要充分利用文書(shū)檔案的價(jià)值，為生產(chǎn)一線服好務(wù)。
2.3 加強(qiáng)信息化建設(shè)，提升工作效率
建筑設(shè)計(jì)單位文書(shū)檔案管理的信息化、現(xiàn)代化水平普遍較低，應(yīng)向圖書(shū)館、檔案館以及一些大型現(xiàn)代化企業(yè)的檔案管理部門(mén)學(xué)習(xí)，加快信息化建設(shè)，進(jìn)一步提升工作效率。首先，單位應(yīng)投入一定的資金采購(gòu)硬件設(shè)備，如掃描儀、硬盤(pán)等；其次，將現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案全部掃描、分類存儲(chǔ)；再次，建立綜合信息查詢借閱系統(tǒng)，通過(guò)設(shè)置一定權(quán)限，方便職工查詢借閱相關(guān)資料；最后，逐步實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公，新形成的文書(shū)檔案由電子文書(shū)逐步取代紙質(zhì)文書(shū)，當(dāng)然，這是一個(gè)慢長(zhǎng)的過(guò)程，不是一個(gè)單位的事情，需要全社會(huì)的共同努力。
主要參考文獻(xiàn)
就業(yè)服務(wù)人員的信息量比較大，與其他部門(mén)的服務(wù)性質(zhì)不同，檔案管理工作更加復(fù)雜。作為檔案的管理人員，即使實(shí)際工作的服務(wù)價(jià)值很難快速得到體現(xiàn)，但高尚的服務(wù)意識(shí)是大家不可或缺的職業(yè)素養(yǎng)，只有這樣才能做好內(nèi)容復(fù)雜繁多的檔案管理工作。檔案管理工作是一項(xiàng)復(fù)雜繁瑣的工作，但是這項(xiàng)工作系于政治性，同時(shí)還有較強(qiáng)的服務(wù)性，這就要求檔案管理人員在工作過(guò)程中要細(xì)致、細(xì)心，要做到一絲不茍，親力親為，做到不出差錯(cuò)，不辦錯(cuò)事。因此嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作作風(fēng)是就業(yè)檔案管理工作者所必須具備的。
二、提高就業(yè)檔案管理工作的對(duì)策
（一）健全檔案管理制度，做到有章可循規(guī)范操作建立檔案管理制度時(shí)應(yīng)按照規(guī)范的操作流程，一定要體現(xiàn)其合理性和實(shí)際性。建立起來(lái)的規(guī)章制度必須符合單位特點(diǎn)和檔案管理實(shí)際，統(tǒng)一了規(guī)范和章程后，需要檔案管理工作部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)和我們工作人員的認(rèn)真遵守，規(guī)范正常的操作流程，認(rèn)真細(xì)致地工作。在規(guī)章制度的執(zhí)行過(guò)程中，要做到賞罰分明，充分體現(xiàn)制度的權(quán)威性。（二）提高就業(yè)檔案管理意識(shí)，嚴(yán)格就業(yè)檔案管理程序提高工作人員的管理意識(shí)，培養(yǎng)其嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真的工作作風(fēng)。還要加強(qiáng)每一個(gè)人的綜合素質(zhì)，調(diào)動(dòng)其工作積極，從根本上確保檔案材料準(zhǔn)確完整性，做到及時(shí)歸檔，只有這樣，才能滿足現(xiàn)代社會(huì)就業(yè)檔案管理工作的需要。
三、提高就業(yè)檔案管理人員的信息化素質(zhì)
隨著社會(huì)信息化時(shí)代的大發(fā)展，原有的檔案管理受到了現(xiàn)代化信息管理模式的沖擊和挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)逐漸被淘汰，就業(yè)檔案管理人員要不斷充電更新知識(shí)，適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展需要。（一）檔案管理人員學(xué)習(xí)現(xiàn)代的計(jì)算機(jī)、外語(yǔ)知識(shí)在實(shí)際的信息檔案管理工作中，檔案管理人員一定要能熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)的理論和網(wǎng)絡(luò)管理的基本知識(shí)，還要具備計(jì)算機(jī)、英語(yǔ)和網(wǎng)絡(luò)知識(shí)等基礎(chǔ)綜合素質(zhì)。只有掌握了這些現(xiàn)代化的知識(shí)，才能做好現(xiàn)代化的檔案管理工作，為人民服好務(wù)。（二）培養(yǎng)檔案管理人員的現(xiàn)代化創(chuàng)新能力社會(huì)在快速地發(fā)展，就業(yè)檔案管理工作也在不斷地改革發(fā)展，檔案管理人員需要從各方面提升和培養(yǎng)自己的創(chuàng)新能力，在工作之余學(xué)習(xí)更多的檔案信息化專業(yè)知識(shí)，把傳統(tǒng)的檔案管理與現(xiàn)代化管理理論相結(jié)合，更好地做好就業(yè)服務(wù)工作。
四、結(jié)語(yǔ)
關(guān)鍵詞：人口；計(jì)劃生育；檔案管理；規(guī)范
1 科學(xué)管理計(jì)劃生育檔案的重要性
（一）計(jì)劃生育檔案是制定當(dāng)?shù)赜?jì)劃生育政策的重要資料，見(jiàn)證了人口和計(jì)劃生育發(fā)展的歷程，是對(duì)過(guò)去計(jì)劃生育工作成效的存儲(chǔ)，是今后開(kāi)展人口和計(jì)劃生育各項(xiàng)工作的重要依據(jù)。
（二）計(jì)劃生育檔案為計(jì)劃生育家庭享受優(yōu)先、優(yōu)惠、獎(jiǎng)勵(lì)扶助政策提供了重要證明和證據(jù)，對(duì)維護(hù)廣大人民群眾合法的利益，維護(hù)廣大人民群眾對(duì)計(jì)生工作的參與權(quán)、知情權(quán)、監(jiān)督權(quán)，防止和杜絕不公平、不公正現(xiàn)象的發(fā)生，發(fā)揮了積極、重要的作用。
（三）計(jì)劃生育檔案資料是各級(jí)計(jì)劃生育單位統(tǒng)計(jì)人口數(shù)字的來(lái)源，是各級(jí)政府決策人口政策的重要依據(jù)。不僅為政府決策提供人口數(shù)據(jù)，為經(jīng)濟(jì)、社會(huì)發(fā)展明確工作重點(diǎn)，還為科學(xué)統(tǒng)籌安排生產(chǎn)、生活提供有效的各項(xiàng)資料和信息。同時(shí)，為各級(jí)黨委、政府在干部選拔與任用中嚴(yán)格把好計(jì)劃生育關(guān)，提供準(zhǔn)確依據(jù)。
2 人口計(jì)生檔案管理現(xiàn)狀
（一）檔案管理意識(shí)淡薄，重視程度不夠高
人口計(jì)生檔案數(shù)據(jù)的整理和保管工作是基層計(jì)生工作的重要環(huán)節(jié)，根據(jù)多年從事人口計(jì)生檔案的工作實(shí)際，發(fā)現(xiàn)在計(jì)劃生育工作中，計(jì)劃生育具體的事做的很好，但對(duì)后續(xù)的檔案管理卻不在意，單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)這項(xiàng)工作沒(méi)有足夠的重視，計(jì)生工作人員缺乏正確的工作意識(shí)，不能真正意識(shí)到檔案管理工作對(duì)人口和計(jì)劃生育工作的重要作用。在實(shí)際的工作中管理人員對(duì)檔案管理工作缺乏積極的工作態(tài)度，對(duì)工作不夠認(rèn)真，馬虎大意以及專業(yè)素質(zhì)不強(qiáng)等因素造成在檔案管理中的失誤，造成對(duì)檔案的開(kāi)發(fā)利用不足，管理不能到位。
（二）管理設(shè)備投入不足，人員不到位
在檔案管理工作中除了領(lǐng)導(dǎo)重視程度不高外，還存在著資金投入不足的問(wèn)題。從硬件管理上來(lái)講，各基層計(jì)生單位普遍缺乏微機(jī)等現(xiàn)代化的管理設(shè)備，檔案存放的地方在防潮以及防蟲(chóng)火等方面也沒(méi)有必要的設(shè)備，從而容易造成檔案保存不當(dāng)并出現(xiàn)損壞。部分計(jì)生檔案管理不符合檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理設(shè)備陳舊，管理技術(shù)落后，跟不上科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，基本還停留在手工收集、檢索，不利于檔案的收集利用和開(kāi)發(fā)。從人員配備上講，計(jì)生檔案工作人員兼職多，專職少，大都缺乏檔案保管技術(shù)的基本知識(shí)和業(yè)務(wù)能力，運(yùn)用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)從事檔案管理的較少，普遍存在著結(jié)構(gòu)不合理，學(xué)歷偏低，專業(yè)知識(shí)老化，知識(shí)面狹窄，思想觀念和管理水平相對(duì)滯后等多方面問(wèn)題，從而嚴(yán)重制約了檔案管理水平的提高。
（三）管理渙散，制度不健全
在檔案管理工作中，還存在計(jì)生檔案管理制度不健全的問(wèn)題。各基層計(jì)生管理單位，計(jì)劃生育檔案管理分散，缺乏科學(xué)、嚴(yán)格規(guī)范的績(jī)效考核體系，個(gè)別基層單位甚至沒(méi)有將計(jì)生檔案管理納入考核范圍，這就造成檔案管理部門(mén)紀(jì)律渙散，服務(wù)意識(shí)性不強(qiáng)。具體來(lái)講，在實(shí)際的檔案管理中沒(méi)有按照工作的實(shí)際要求制定相應(yīng)的制度，即使制定了一些，但在具體的實(shí)施中卻沒(méi)有嚴(yán)格按照其進(jìn)行。在內(nèi)容上往往對(duì)職責(zé)的劃分不夠明確，同時(shí)對(duì)相應(yīng)的程序上要求也不夠嚴(yán)謹(jǐn)，在這種不健全的檔案管理制度下為計(jì)生后續(xù)管理工作埋下了隱患。計(jì)生檔案管理工作制度不健全，缺乏統(tǒng)一、科學(xué)、規(guī)范化的管理準(zhǔn)則，缺乏具體的工作章程、考核評(píng)價(jià)方式，沒(méi)有制定規(guī)范的檔案管理制度，必將導(dǎo)致檔案資料錄用、搜集、開(kāi)發(fā)利用等工作的效率偏低，檔案資料的完整性不足，檔案管理的工作方式與時(shí)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展相脫節(jié)，沒(méi)有發(fā)揮檔案管理工作在計(jì)生工作中的實(shí)際價(jià)值。
3 健全機(jī)制，規(guī)范檔案管理
（一）建立計(jì)劃生育檔案長(zhǎng)效管理機(jī)制。建立科學(xué)、現(xiàn)代化的基層計(jì)生檔案管理體系，健全各項(xiàng)規(guī)章管理制度。檔案管理的相關(guān)制度不僅是收集、存儲(chǔ)、匯總計(jì)生數(shù)據(jù)，還應(yīng)在實(shí)際工作中做到全員參與，上下一心，共同努力。以規(guī)范化、制度化的管理理念來(lái)做好當(dāng)前計(jì)生檔案管理工作，就要進(jìn)一步提高認(rèn)識(shí)，落實(shí)責(zé)任，明確基層計(jì)生單位檔案管理的第一責(zé)任人，一級(jí)抓一級(jí)，層層抓落實(shí)；同時(shí)要加大宣傳力度，嚴(yán)格制度，規(guī)范管理，要立足長(zhǎng)遠(yuǎn)，常抓不懈。
（二）加大設(shè)備投入，提高檔案管理人員素質(zhì)，優(yōu)化人才結(jié)構(gòu)。要按照專業(yè)化、現(xiàn)代化的要求，積極組織檔案人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)和新技術(shù)學(xué)習(xí)班，提高檔案人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)和整體水平，并注重增強(qiáng)檔案信息觀念和提高檔案信息服務(wù)的能力。檔案管理人員要主動(dòng)學(xué)習(xí)信息技術(shù)、科學(xué)管理檔案等相關(guān)知識(shí)，掌握和提高應(yīng)用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和使用新技術(shù)的能力，讓管理人員各司其職，專人專事，專人負(fù)責(zé)。
一是檔案管理人員的知識(shí)水平不夠全面。由于很多單位開(kāi)展會(huì)計(jì)電算化時(shí)間不長(zhǎng)，沒(méi)有意識(shí)到電子會(huì)計(jì)檔案管理的重要性，沒(méi)有采取措施加大會(huì)計(jì)檔案保管人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，很多單位負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案管理的人員沒(méi)有電子檔案管理的經(jīng)驗(yàn)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，缺少電子檔案管理和計(jì)算機(jī)應(yīng)用等方面知識(shí)。
二是會(huì)計(jì)檔案管理安全隱患突出。雖然計(jì)算機(jī)系統(tǒng)技術(shù)先進(jìn)，功能強(qiáng)大，但也存在著不少缺陷：由于電子會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)被記錄在磁盤(pán)、光盤(pán)等磁性介質(zhì)上，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)存儲(chǔ)電子會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)容易不留痕跡被非法修改，而且磁盤(pán)、光盤(pán)容易損壞，如果不及時(shí)備份，一有突發(fā)事件可能損失極大；網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)容易受到計(jì)算機(jī)病毒的危害，計(jì)算機(jī)中的會(huì)計(jì)系統(tǒng)軟件易被破壞，電子會(huì)計(jì)信息易被非法增刪改、竊取或泄露，不僅很難發(fā)現(xiàn)，而且破壞性極大。
二、要建立健全會(huì)計(jì)檔案管理制度
要保證會(huì)計(jì)資料準(zhǔn)確、可靠，必須首先建立嚴(yán)格的會(huì)計(jì)內(nèi)控制度并嚴(yán)格執(zhí)行，嚴(yán)格的會(huì)計(jì)內(nèi)控制度能保證電子會(huì)計(jì)檔案材料全面及時(shí)歸檔、運(yùn)行安全可靠。如建立會(huì)計(jì)歸檔登記簿、借閱登記簿等防止檔案丟失、泄密和毀損。建立嚴(yán)格的電子檔案管理認(rèn)證制度，引進(jìn)電子檔案加密技術(shù)可有效保證電子會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的安全性，防止外人非法進(jìn)入電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)，認(rèn)證技術(shù)包括指紋認(rèn)證、口令認(rèn)證、全息認(rèn)證等。建立授權(quán)操作制度，可設(shè)立系統(tǒng)管理員、操作員、主管等崗位，專人專職避免越權(quán)操作，不同崗位的職責(zé)和權(quán)限不同，相互牽制和監(jiān)督。
三、要加強(qiáng)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)安全風(fēng)險(xiǎn)防范
計(jì)算機(jī)取代傳統(tǒng)會(huì)計(jì)核算后，電子會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)主要存儲(chǔ)于光盤(pán)、磁盤(pán)等磁性介質(zhì)，一旦發(fā)生盜竊、火災(zāi)、水災(zāi)等突發(fā)事件，就可能導(dǎo)致全部數(shù)據(jù)丟失和毀損。因此，要高度重視加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理工作，一方面，要加強(qiáng)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的日常安全，養(yǎng)成及時(shí)備份電子會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的習(xí)慣，注明備份時(shí)間和操作員的編號(hào)，備份文件最好用質(zhì)地優(yōu)良的光盤(pán)刻錄確保數(shù)據(jù)安全。年終要將本年度所有會(huì)計(jì)檔案整理歸類，標(biāo)明內(nèi)容目錄、日期、備份人姓名等內(nèi)容。另一方面，要做好會(huì)計(jì)檔案保管工作。會(huì)計(jì)檔案室應(yīng)滿足防塵、防蟲(chóng)、防磁、防火、防潮、防變形、防磨損、防強(qiáng)震等要求，有條件的單位應(yīng)安裝監(jiān)控和報(bào)警防盜設(shè)備，一旦有火災(zāi)發(fā)生，可及時(shí)報(bào)警。
四、提高會(huì)計(jì)檔案保管人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)
由于會(huì)計(jì)信息化條件下，保管電子會(huì)計(jì)檔案需要保管人員有更高的素質(zhì)，因?yàn)楸９苋藛T要定期對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行檢測(cè)，及時(shí)做好數(shù)據(jù)維護(hù)工作。保管人員應(yīng)掌握檔案學(xué)、會(huì)計(jì)學(xué)和計(jì)算機(jī)應(yīng)用等方面的基本知識(shí)和技能，定期對(duì)電子會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行優(yōu)化和備份，及時(shí)對(duì)已經(jīng)存檔備份的會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查和核對(duì)，以便及時(shí)解決發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題。同時(shí)，還要定期進(jìn)行病毒查殺和人工檢查，防止財(cái)務(wù)系統(tǒng)專用計(jì)算機(jī)感染病毒。因此，要采取措施提高電子會(huì)計(jì)檔案保管人員的素質(zhì)，比如加大對(duì)現(xiàn)有的會(huì)計(jì)檔案保管人員培訓(xùn)力度、選拔招聘符合條件的保管人員等等。
五、總結(jié)
關(guān)鍵詞：檔案管理 問(wèn)題 建議
1.檔案管理中存在的問(wèn)題
1.1檔案管理現(xiàn)代化的意識(shí)不強(qiáng)
當(dāng)前，我們正走向檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程中。但是，由于社會(huì)上對(duì)“檔案”的作用和概念，熟知者甚少，對(duì)檔案管理的意識(shí)相當(dāng)薄弱，甚至某些領(lǐng)導(dǎo)對(duì)為何與如何加強(qiáng)檔案工作的現(xiàn)代化認(rèn)識(shí)不足，導(dǎo)致了許多單位的檔案工作仍舊沿用傳統(tǒng)的工作方法。由此可見(jiàn)，這嚴(yán)重的影響檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程，降低了工作效率。
1.2現(xiàn)代化的人才不足
要實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，跟上時(shí)代的步伐，前提是人才現(xiàn)代化。但是縱觀當(dāng)前人員現(xiàn)狀，在許多企業(yè)、事業(yè)單位、機(jī)關(guān)的檔案管理人員、文書(shū)人員，大多數(shù)還只是停留在收發(fā)與查找的階段，缺乏現(xiàn)代化管理的基本知識(shí)，也沒(méi)有具備現(xiàn)代化設(shè)備操作的技能。
1.3基礎(chǔ)工作太差
檔案管理要走上現(xiàn)代化的道路的前提是檔案工作基礎(chǔ)必須要標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。目前事業(yè)單位、企業(yè)、機(jī)關(guān)的檔案工作管理仍舊存在著很多的問(wèn)題：許多部門(mén)未能按國(guó)家檔案局制定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)范的操作。大量的案卷質(zhì)量含量不高 ，有的企業(yè)甚至缺乏完整的檢索工具。
1.4網(wǎng)絡(luò)安全隱患
現(xiàn)在許多的檔案都會(huì)在網(wǎng)絡(luò)上傳輸，這樣做方便、快捷，而且省去了在途中丟失和傳輸時(shí)間長(zhǎng)的麻煩。但是，這同時(shí)也引發(fā)了一個(gè)重要的問(wèn)題，那就是網(wǎng)絡(luò)存在著許多的黑客、病毒等等會(huì)竊取檔案資料。造成檔案資料的泄漏，檔案的丟失，或者是檔案被人任意篡改的危險(xiǎn)。
1.5電子檔案管理過(guò)程中的問(wèn)題
檔案信息安全性主要涉及到傳輸安全性和檔案信息載體安全性。載體安全性主要指存儲(chǔ)介質(zhì)對(duì)信息安全的影響。電子檔案通常以光盤(pán)、U盤(pán)為載體,這類載體成分復(fù)雜，性能不穩(wěn)定，常常會(huì)出現(xiàn)檔案失真的問(wèn)題。而且它們對(duì)溫度防機(jī)械損傷、環(huán)境、濕度、防磁等條件要求比較高，一不小心就會(huì)損壞和變質(zhì)，保存年限也低于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案。傳輸安全性指的是網(wǎng)絡(luò)的安全性，網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展使電子檔案能實(shí)現(xiàn)更大范圍內(nèi)的資源共享，但有利必有弊，不勝防的計(jì)算機(jī)病毒無(wú)和孔不入的網(wǎng)絡(luò)黑客也給電子檔案管理帶來(lái)了極大的安全隱患。
2.檔案管理問(wèn)題的建議
2.1堅(jiān)持依法治檔是做好檔案管理工作的必由之路
法制化是做好檔案管理工作的一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)，要做好檔案管理工作必須以依法治檔作為根本，落實(shí)好檔案管理制度化。要走到檔案管理設(shè)備的現(xiàn)代化的時(shí)代，需要的是檔案種類和載體的多樣化，這決定了檔案管理方式要不斷的革新，只有堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，符合時(shí)代要求，才能夠適應(yīng)好新形勢(shì)，開(kāi)創(chuàng)企事業(yè)檔案管理工作的一個(gè)全新的局面。因此，日新月異的形勢(shì)對(duì)檔案工作人員在業(yè)務(wù)知識(shí)、科學(xué)知識(shí)以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。檔案事業(yè)的發(fā)展必須堅(jiān)持走依法治檔的道路
2.2實(shí)現(xiàn)檔案管理同現(xiàn)代技術(shù)的有機(jī)結(jié)合
隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)一步的發(fā)展，對(duì)如何做好檔案管理工作新的挑戰(zhàn)逐漸的被提出了，只有正視并切實(shí)的接受這個(gè)挑戰(zhàn)，實(shí)現(xiàn)檔案管理與現(xiàn)代管理技術(shù)有機(jī)的結(jié)合起來(lái)，檔案管理工作才能走上有前景的發(fā)展軌道上。檔案管理是一門(mén)專業(yè)性比較強(qiáng)的工作，要求檔案管理人員具備檔案管理者應(yīng)具備服務(wù)意識(shí)，同時(shí)也要求掌握現(xiàn)代化的管理技能。檔案匯集了大量的指示性資料，也記載了許多豐富的信息，成為一種及其豐富的信息總匯和信息資源。但檔案的整理工作有繁瑣的東西，勞動(dòng)強(qiáng)度大，重復(fù)勞動(dòng)多。而且如果使用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化方式去整理復(fù)雜的檔案信息，就可以收到了事半功倍的效果，提高工作效率。在高科技情況下，檔案管理又可按照文件形成先后的順序進(jìn)行排列打印，既可以降低因?yàn)槿藶橐蛩貙?dǎo)致文件歸檔工作中的影響，又可以發(fā)揮計(jì)算機(jī)的管理的優(yōu)勢(shì)，減少手工操作，提高工作效率。
2.3提高檔案管理人員素質(zhì)
檔案管理人員是檔案工作的直接負(fù)責(zé)人員，所以，檔案管理人員對(duì)不僅對(duì)整個(gè)的檔案工作管理甚至是企事業(yè)單位的發(fā)展都起著舉足輕重的作用。要注意加強(qiáng)好干部檔案工作隊(duì)伍的建設(shè)，選擇作風(fēng)正派、責(zé)任心強(qiáng)的、政治上可靠的員工從事檔案工作的管理工作，更要時(shí)刻的注意對(duì)他們思想教育的培養(yǎng)，定時(shí)的關(guān)心他們工作和生活，充分的發(fā)揮好他們工作的積極性、創(chuàng)造性。檔案管理的做的成功與否，在很大的程度上取決于負(fù)責(zé)的檔案工作人員。作為一個(gè)合格的檔案工作人員，要注重自身專業(yè)水平修養(yǎng)的提高，通過(guò)自學(xué)或者是參加培訓(xùn)等方式，熟悉與掌握各個(gè)檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，與工作的最基本要求，努力的掌握科學(xué)管理的方法和原則，提高管理的工作效率，提高檔案的質(zhì)量。積極的探索新的、有效的現(xiàn)代管理模式，使檔案工作能夠更實(shí)用、更科學(xué)，為不斷發(fā)展進(jìn)步的社會(huì)提供更有利的資源。
2.4加強(qiáng)電子檔案的保管與數(shù)據(jù)備份恢復(fù)工作
電子檔案的存貯內(nèi)容具有不穩(wěn)定性，存儲(chǔ)介質(zhì)易受溫度、濕度、細(xì)菌、磁場(chǎng)等因素的影響，電子文件本身還很容易受到電腦黑客、計(jì)算機(jī)病毒的破壞，所以，檔案管理必須要建造一個(gè)檔案柜、專用庫(kù)房來(lái)存放電子檔案，配備專業(yè)的電子檔案機(jī)房與安全性較強(qiáng)的電腦設(shè)備。盡量使用一次性的寫(xiě)入光盤(pán)，因?yàn)橐淮涡缘墓獗P(pán)比硬盤(pán)、磁帶、磁盤(pán)等具有更好的穩(wěn)定性，而且又只有只讀性，可以避免修改。保持良好的濕度和溫度,并能同時(shí)滿足防塵、防蟲(chóng)、避光、甚至是強(qiáng)烈震動(dòng)和防機(jī)械磨損等條件。要幾十的進(jìn)行文檔耳朵備份，備份技術(shù)也是是一種安全技術(shù)，是確保電子檔案信息不丟失的一個(gè)非常重要的技術(shù)方法。備份對(duì)象主要為照片音頻、視頻、文書(shū)等電子檔案與傳統(tǒng)的檔案數(shù)字化后等文件，最還是實(shí)行雙備份制，一份提供借閱，一份封存。針對(duì)網(wǎng)絡(luò)的不安全性，要建立恢復(fù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)備份和，確保關(guān)鍵的信息能夠在計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)發(fā)生災(zāi)難性故障后得以恢復(fù)。
總之，在新的歷史條件下檔案工作必須要緊緊聯(lián)系時(shí)展要求，要從觀念上更新采取有效措施，時(shí)刻的留意研究和總結(jié)出檔案工作中存在的問(wèn)題與漏洞，積極探索檔案現(xiàn)代管理模式，促進(jìn)社會(huì)主義和諧社會(huì)建設(shè)。
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一、醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)實(shí)狀況
（一）檔案管理體系不全面。目前，我國(guó)醫(yī)院檔案管理過(guò)程中，已經(jīng)將雜亂無(wú)章的檔案進(jìn)行合理的分類，可是這些資料的使用率卻比較低，醫(yī)院檔案管理還沒(méi)有形成全面的監(jiān)管機(jī)制和監(jiān)察機(jī)構(gòu)，這對(duì)我國(guó)醫(yī)院檔案信息化進(jìn)程建立構(gòu)成了一定阻礙，再加上我國(guó)醫(yī)院的管理人員尚未形成重視醫(yī)院檔案管理的意識(shí)，難以全面開(kāi)發(fā)和利用醫(yī)院檔案，讓我國(guó)醫(yī)院檔案無(wú)法最大程度地體現(xiàn)出使用價(jià)值。
（二）缺少專業(yè)管理團(tuán)隊(duì)。當(dāng)前，我國(guó)醫(yī)院內(nèi)部負(fù)責(zé)管理檔案的工作人員整體專業(yè)素質(zhì)較低，工作技能較差，大多數(shù)沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)的訓(xùn)練和培訓(xùn)，缺乏管理檔案的基本知識(shí)。同時(shí)，很多管理人員不太熟悉醫(yī)院開(kāi)展的新項(xiàng)目，只是進(jìn)行重復(fù)性勞動(dòng)，難以充分利用檔案信息資源，阻礙我國(guó)醫(yī)院檔案管理的信息化建設(shè)。
二、醫(yī)院檔案管理信息化建立的合理方案
（一）制定合理的醫(yī)院檔案管理相關(guān)管理機(jī)制和章程。醫(yī)院檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化的首要內(nèi)容之一就是建立完善的資料管理機(jī)制與相關(guān)制度。醫(yī)院檔案管理與國(guó)家衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)有著密切的聯(lián)系，是落實(shí)衛(wèi)生改革的重要保證。因此，進(jìn)行醫(yī)院檔案管理信息化時(shí)，加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理機(jī)制建設(shè)，讓醫(yī)院檔案管理工作人員可以依據(jù)具體的行為規(guī)章進(jìn)行管理，從而實(shí)現(xiàn)有章可循。檔案管理的各個(gè)步驟與各個(gè)細(xì)節(jié)約束管理工作，保障資源本身的有效性和科學(xué)性。
（二）強(qiáng)調(diào)醫(yī)院檔案管理信息化的作用。在信息化建設(shè)過(guò)程中，一定要加強(qiáng)醫(yī)院管理人員對(duì)于信息化建設(shè)的意識(shí)，讓他們感受到醫(yī)院檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化的便捷性和有效性。其中，醫(yī)院管理人員應(yīng)該在決策上對(duì)信息化建設(shè)給予肯定，并且愿意投入足夠的資金進(jìn)行信息化基礎(chǔ)設(shè)施的構(gòu)建。運(yùn)用醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)權(quán)力鼓勵(lì)檔案管理工作人員積極工作，提高工作的熱情，提升工作的效率，從而轉(zhuǎn)變工作人員的觀念，逐步走向服務(wù)型檔案管理工作。