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導語：在檔案工作規(guī)范化管理的撰寫旅程中，學習并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領您探索更多的創(chuàng)作可能。
領導重視不夠，投入不到位。由于檔案管理不規(guī)范，也沒有引起領導對檔案工作的重視，設施設備、裝具用品等投入不足，檔案資源的保存和開發(fā)利用價值也就無法體現(xiàn)；檔案管理無專用庫房和辦公場所。由于沒有專門庫房和檔案室，院里的檔案資料在一段時間內都散落在各科室，有時領導因工作查找一些檔案資料都找不見，更談不上集中統(tǒng)一管理等等。這些問題的存在直接影響了醫(yī)院檔案工作的正常開展，在一定程度上影響了醫(yī)院的整體發(fā)展。
二、實現(xiàn)醫(yī)院檔案工作規(guī)范化管理的必要途徑
隨著經濟社會的不斷發(fā)展，我院檔案開發(fā)利用的頻率逐年提高，也讓我們看到了檔案規(guī)范化管理的重要作用與效能。2005年，我院現(xiàn)任領導班子組建后，著力打造“全國知名的，全省一流的、學科優(yōu)勢突出的三級甲等婦幼保健院”，在狠抓醫(yī)院綜合管理的基礎上，院領導對檔案工作高看一眼、厚愛一層，對檔案工作高度重視和大力支持。
一是在組織管理方面。成立和調整了院檔案工作領導小組，確定了主管領導、分管領導和檔案專職人員；建立了符合我院工作實際的檔案管理組織網絡，抽調各科室精兵強將負責科室檔案資料的收集、整理、保管和歸檔工作，明確了工作職責、強化了責任意識，建立和完善了綜合檔案室和各科室檔案管理制度，實行了檔案工作同業(yè)務工作同部署、同安排、同檢查、同考核。
二是在設施設備方面。我院在原有基礎上，先后增加了60平方米的檔案專用庫房，做到了檔案庫房與辦公室、閱覽室、陳列室“四分開”，進一步完善了“八防”措施；新增了檔案柜、密集架、消毒柜、資料柜、防磁柜、加濕器、除塵器、空調、打印機、復印機、掃描儀、檔案管理軟件等設備。
三是在業(yè)務建設方面。我院嚴格按照國家檔案局頒布的關于《科學技術檔案案卷構成一般要求》和《山西省歸檔文件整理規(guī)則》實施細則以及《事業(yè)單位檔案分類編號標準》，對我院13個類目的檔案資料重新進行了編目、排序和上架管理。對檔案資料管理臺賬：即案卷目錄、全引目錄、歸檔文件目錄、移交清冊、查借閱登記簿、利用登記簿等都進行了重新整理和裝訂。同時我們還按照國家檔案局10號令的規(guī)定，重新修訂了我院《文件材料收集范圍和文書檔案保管期限表》。
四是在檔案隊伍建設方面。為盡快提高檔案人員業(yè)務素質，更好地適應新時期檔案工作的需要，我們在確定各科室檔案員的基礎上，每季度進行一次檔案業(yè)務知識的培訓，邀請市檔案部門的工作人員進行專門輔導，同時我們還組織有關人員參加省、市舉辦的檔案專業(yè)知識培訓。多次到省級和市內兄弟單位參觀學習檔案工作，增強檔案意識、借鑒管理經驗、提高業(yè)務素質、提升管理水平。
關鍵詞：檔案工作領導制度人員
檔案——歷史的痕跡，在人類發(fā)展中具有舉足輕重的作用，大到一個國家，小到一個單位，檔案都是不可忽視的部分。檔案因其特殊的作用而受到國內外的高度重視。國際檔案大會[1，2]的召開、人民大學檔案學院的誕生[3]、《檔案法及實施辦法》的出臺，都充分說明了這一點。俗話說“沒有規(guī)矩不成方圓”，國有國法，家有家規(guī)。企事業(yè)要有自己的制度，各項工作也要有自己的規(guī)范。所謂的規(guī)范化管理，就是管理者制定了一定的規(guī)范，工作人員要按照此規(guī)范開展工作。檔案作為一個學科，自有一套完整的理論體系。從21世紀開始，各地陸續(xù)制定了適合自己的檔案規(guī)范。那么如何有效地推進檔案規(guī)范化管理呢？翻開歷史的畫卷可以發(fā)現(xiàn)，對于此問題的理解大家真可謂是各抒己見、遍地開花。有的認為要切實加強對檔案工作的領導，有的認為要實行檔案的法制化，有的認為要實行檔案的業(yè)務指導，有的認為有必要把檔案工作納入目標管理，有的認為應把檔案工作納入部門、個人年終崗位責任制考核，有的認為要把檔案管理導入ISO 9001質量管理標準，還有的認為要加強檔案工作人員的培訓，提高檔案工作人員的素質等等。雖然各有千秋，但卻不失片面。作者結合自己的工作實際，認為要有效地推進檔案工作的規(guī)范化管理，需要從領導、制度、人員三方面下功夫，三方面都要抓，三方面都要硬。
一、要有效地推進檔案工作的規(guī)范化管理，首要的也是最關鍵的是單位領導要有重視檔案的意識[4]
單位領導要參與檔案工作，對檔案工作進行戰(zhàn)略部署，保證檔案工作在本單位的貫徹執(zhí)行。具體地說，有以下幾個方面。
1.單位領導或者主管和分管檔案工作的領導參與上級部門組織召開的檔案方面的宣傳會、培訓會、現(xiàn)場會、經驗交流會，從而更加了解檔案工作，檔案意識就會進一步提高。
2.督促和領導相關部門制定檔案工作制度，明確目標，督促相關業(yè)務人員對檔案工作人員進行文件的解讀和培訓。
3.督促和領導相關部門制定嚴格的檔案工作獎懲制度，并在年度內體現(xiàn)。
4.督促和領導本單位收文、行文機構向檔案室歸檔工作，賦予檔案工作人員指導行文和歸檔的權力，保證檔案工作的順利進行。
二、要有效地推進檔案工作的規(guī)范化管理，必須要建立健全檔案工作制度
在單位領導的帶領下，相關部門要建立健全檔案工作制度，在檔案的收集、保管、利用、人員崗位職責、經費保障等方面都有章可循、有法可依。具體地說，有以下幾個方面。
1.建立健全納入檔案管理工作的領導負責制度、目標管理制度、綜合計劃制度、部門和個人考核制度及獎懲制度。
在單位領導分工的職責中要明確檔案管理工作；在目標管理考核實施細則、任務分解表、目標管理考核結果中體現(xiàn)檔案管理工作；在綜合計劃的制定中，要充分考慮檔案軟硬件的需求，保證檔案管理的設備齊全、經費充足；在部門的考核制度中、在個人的崗位責任制及年終考核中，要體現(xiàn)出檔案管理工作，部門領導應把檔案工作作為衡量部門工作的一面鏡子，列入評先、年終考核等活動中去，與部門、個人考核進行掛鉤。對檔案管理工作抓得好的部門、個人進行表彰獎勵，對造成檔案材料損失或其他原因造成歸檔材料不齊全的單位或個人不能獲得某項榮譽、獎勵或晉升，并視情節(jié)的輕重依法論處，獎懲應在年度內體現(xiàn)。
2.建立健全檔案管理方面的制度，使檔案管理的各項工作環(huán)節(jié)都按一定的標準來進行。如制定案卷質量標準，使分類組卷達到最佳水平；制定接收檔案標準，以確保進館（室）質量；制定整理、鑒定、著錄、標引、檢索、利用等標準，使各項管理工作規(guī)范化、統(tǒng)一化；制定檔案電子化管理制度，使檔案數(shù)據入庫，實現(xiàn)檔案管理的科學化、現(xiàn)代化。
為了使制度能夠上行下效，為了使院所統(tǒng)一、步調一致，為了使工作人員能夠很好地領會制度的精神，上層檔案業(yè)務專業(yè)人員要加強對各級檔案工作人員的業(yè)務指導。上層管理部門應該組織大家學透檔案法規(guī)和各項標準、規(guī)范，使檔案工作人員明白分類的依據、保管期限的劃分等細節(jié)問題，避免由下層檔案室單方面決定帶來的局限性；同時，上層管理部門要理順分工，加強與檔案人員的溝通，及時發(fā)現(xiàn)、解決問題，做到上下信息暢通，指導工作到位。
3.檔案管理工作加強流程管理。檔案是由文件材料轉化而來的，檔案工作通過抓好文件材料形成過程各個環(huán)節(jié)的質量控制，對檔案工作管理質量的提高具有重要意義。
檔案即“產品”，產品的設計、開發(fā)和服務全過程都要符合質量管理要求。要提高檔案的標準化、規(guī)范化要求，必須先從文件形成的各個具體環(huán)節(jié)抓起。從某種程度上講，檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，比較容易解決，而文件材料的形成辦理過程中出現(xiàn)的問題，就難以解決，有些問題即使補救了，文件材料也會失去原始憑證和依據作用，檔案就會失去了保存價值。加強流程管理，控制好產品的各個過程，才能保證歸檔文件的有效性，檔案工作規(guī)范化管理才可持續(xù)性改進。
三、要有效地推進檔案工作的規(guī)范化管理，必須要加強檔案工作人員的管理[5]
檔案工作始終離不開檔案工作人員的管理。現(xiàn)代化科學技術手段和先進的科學管理方法，都要由人去掌握和運用。因此，加強檔案工作人員的管理，具有重要的意義。具體地說，有以下幾個方面。
1.檔案工作人員必須具有較高的政治素質，要有埋頭苦干、無私奉獻的高尚的道德情操，這是由檔案工作的性質和特點決定的。檔案是人們社會活動的原始記錄，無論什么情況，檔案工作人員都必須忠于職守，維護黨和國家歷史的真實面貌，必須忠誠可靠、意志堅定、嚴守黨和國家秘密。
2.檔案工作人員要積極參加教育培訓，提高業(yè)務水平。在新形勢下，檔案管理人員要有緊迫感和危機感，要不甘落伍于時代的要求，主動地參加繼續(xù)教育，更新知識，提高業(yè)務能力和水平，檔案管理人員只有掌握廣博的專業(yè)知識，開拓視野，提高綜合素質，才能高標準、高質量地做好檔案管理工作。
3.同一個單位的檔案工作者，要形成立體知識結構，改變同等知識水平構成的平面結構。一個檔案館（室）工作人員要具有高級（精通專業(yè)技術、進行課題研究）、中級（通曉管理技術）和初級（能夠進行熟練操作）等不同層次知識的人才。對于比較大的立檔單位來說，檔案工作人員比較多，這種層次分類就比較容易；對較小的立檔單位來說，檔案工作人員比較少，有可能就會集研究、管理、技術于一人，對檔案工作人員的要求就會更高。
4.檔案工作人員要履行《檔案法》賦予的權力，理直氣壯地對檔案的前期控制工作進行監(jiān)督、指導、檢查[6]。檔案的前期工作就是文件材料形成辦理的各個過程。而文件材料齊全完整、規(guī)范標準是保證案卷質量的先決條件和開發(fā)利用的基本要求。目前，我國的大多數(shù)立檔單位，文件材料的形成工作和檔案工作是分開的，所以檔案工作人員參與文件的形成過程尤為重要。檔案工作人員要經常參與單位的行政、經營管理活動，參與工程竣工、設備開箱驗收、產品創(chuàng)優(yōu)活動，參與科研課題及成果評獎等活動，有針對性地加強單位內部科室文件材料的收集積累工作，從而保證歸檔文件材料齊全完整有效，對達不到規(guī)范標準的文件材料不予接收立卷歸檔。
綜上所述，要有效地推進檔案工作的規(guī)范化管理，領導、制度、人員三方面缺一不可。只有領導參與、重視檔案工作，才會建立健全檔案工作體制和制度并貫徹執(zhí)行，形成依法治檔的氛圍，檔案管理工作的各方面才會有章可循，檔案工作人員的管理才會到位，檔案工作才會順利開展。總之，要推進檔案規(guī)范化管理，只有上行才能下效。只有上下形成合力，整齊劃一，檔案管理才能真正地規(guī)范化。
參考文獻：
[1]王熹.難忘的盛會難忘的經歷[J].中國檔案，2012（10）.
[2]黃霄羽.對十三到十六屆國際檔案大會的回顧與評價[J].中國檔案，2012（10）.
[3]賴世鶴.中國人民大學檔案學院誕生記[J].中國檔案，2012（11）.
[4]黃海濤.切實加強對檔案工作的領導[J].四川檔案， 2004（5）.
一、認證檢查簡介
目前，邵陽市直一、二級機構有近200個單位檔案工作規(guī)范化管理未達到省二級以上標準，為促進這些單位檔案工作發(fā)展，我局決定2012年開展市級標準認證工作，納入全年工作計劃，并經市委常委會議研究同意，納入“檔案工作規(guī)范化管理年”活動一項重要內容。年初，在印發(fā)的《邵陽市檔案工作規(guī)范化管理年》（邵檔發(fā)[2012]2號）中推出市級認證標準，文件中確定“8月為評估合格認證月”。6月，我局印發(fā)了《關于開展首批檔案工作規(guī)范化管理合格認證檢查的通知》（邵檔業(yè)[2012]4號）文件，首批確定134個單位為合格認證檢查對象。8月份，全局領導、干部分成6組開展合格認證檢查。截止目前，一共檢查了99個單位，達到市級合格標準有50個，限期改正有49個，其中書面限期改正28個，口頭限期改正21個，較好地促進了基層單位檔案工作的發(fā)展。
二、認證檢查的特點
1.追究性特點。根據《檔案法》第六條規(guī)定“國家檔案行政管理部門主管全國檔案事業(yè)，對全國的檔案事業(yè)實行統(tǒng)籌規(guī)劃，組織協(xié)調，統(tǒng)一制度，監(jiān)督和指導”，《檔案執(zhí)法監(jiān)督檢查工作暫行規(guī)定》第八條規(guī)定“縣級以上檔案行政管理部門對各自管轄范圍內檔案法規(guī)的貫徹實施情況進行監(jiān)督檢查。檔案執(zhí)法監(jiān)督檢查應與檔案業(yè)務工作密切結合，檢查的內容和重點應根據檔案法規(guī)實施的情況具體確定”。為此，我們按“檢查的內容和重點”結合本地的實際情況，加大對基層單位檔案工作薄弱環(huán)節(jié)的監(jiān)督指導，以認證的形式，重點檢查薄弱環(huán)節(jié)，促進工作發(fā)展。這樣，依法檢查，合格底線，不容打折。凡是認證不合格的單位，依法追究，限期改正。認證檢查與其他檢查有明顯的不同，非淺嘗輒止，而是追究到底，直到合格。追究性特點，提示我們“開弓沒有回頭箭”。
2.必檢性特點。凡未達到檔案工作規(guī)范化管理省二級標準以上的單位，都在合格檢查認證之列，一改過去對那些檔案工作管理差的單位沒有一個較硬的措施來監(jiān)督的局面，“江邊洗蘿卜，一個個來”。同時也強化了檔案行政管理部門的職責，就是不能容許檔案工作不合格的存在，沒認證的必須檢查認證，不合格的必須抓緊改正。合格認證評估借鑒《湖南省檔案工作規(guī)范化管理標準》的評估模式，按照《邵陽市檔案工作合格標準評分細則》的內容全面檢查評估，集檢查、監(jiān)督、指導為一體，采用100分制，其中組織管理20分，保管保護25分，基礎業(yè)務工作35分，開發(fā)利用20分。通過聽、看、評、議等程序，將認證檢查情況向被檢查單位反饋。必檢性特點，告訴我們檔案行政管理部門贏得了“發(fā)球權”。
3.強制性特點。認證合格除評估總分要求在60分以上，還強調必須具備3個條件：一是必須健立健全檔案管理各項工作制度。如檔案工作人員崗位職責、保密、庫房管理、安全保衛(wèi)、查閱利用、立卷歸檔、電子文件歸檔管理等制度，缺一項扣0.5分，缺3項制度（含3項）的為不合格標準。二是必須不存在安全隱患。三是必須各門類檔案整理達到80%的記分比例。如文書檔案、業(yè)務或專業(yè)檔案、會計檔案、基建檔案、特殊載體檔案等門類檔案整理規(guī)范（10分），每門類檔案整理計2分。這3條是檔案執(zhí)法監(jiān)督下達整改通知前提條件，10項行為所涵蓋的內容，我們從中選擇這3條，是基層單位普通存在的薄弱環(huán)節(jié)，把它作為合格認證檢查的重點，也是單位必須做好檔案工作的底線。同時，也是我們開展認證工作的底氣，具有較強的強制性。強制性特點揭示認證檢查的底線和底氣所在。
三、認證檢查的意義
1.加大依法行政力度，形成長效機制。合格認證檢查的推出，檢查對象廣，按《檔案法》規(guī)定屬地管理的原則，任何單位無一例外，對檔案工作規(guī)范化管理未達到省二級以上標準的單位都有了約束機制。檔案工作搞得差的，限期改正，搞得好的，鼓勵爭創(chuàng)省二級以上標準，使檔案工作監(jiān)督指導得以全面展開，具有追究性、必檢性、強制性三大特點，加大了依法行政的力度，并且合格證不搞終身制，3-4年復查一次。由此，激活整個認證體系，形成了對基層單位檔案管理長效的監(jiān)督機制。
2.促進平衡發(fā)展，消除死角隱患。我市共有省特級檔案室 28個，市直單位省一級檔案室65個，而還有為數(shù)不少的單位沒有達到省二級標準，檔案工作缺乏爭先創(chuàng)優(yōu)、上等達標意識，發(fā)展不平衡。開展檔案合格認證檢查，不管你愿不愿意，回避不回避，都要進行認證，這樣對后進單位有較大的促進作用。確保合格的底線，單位再無理由借口，推諉不動，停滯不前，促使全市檔案工作全面、平衡發(fā)展。特別是消除了基層單位檔案工作存在的安全隱患，以及《檔案法》難以輻射到的死角。
3.完善認證體系，打造高低呼應的格局。檔案工作認證管理，是國家檔案局在《加強對基層單位檔案工作的監(jiān)督指導的意見》文件中，給予充分肯定的一種監(jiān)督指導方式。但僅有的《湖南省檔案規(guī)范化管理標準》的自愿申報認證模式，尚不足以推動工作全面開展，新建立的市級標準合格認證檢查模式，能彌補省級上等達標輻射面的不足。省、市標準一高一低，一柔一剛，這樣就自然形成高低呼應、剛柔相濟的認證格局，使認證管理體系更逐完善。
四、認證檢查的不足
1.出臺模式還不夠規(guī)范。合格認證工作在今年全市檔案工作會議上進行了部署安排，合格認證標準在《邵陽市檔案工作規(guī)范化管理年》文件中推出，而沒有單獨行文，相應的認證管理辦法，由于種種原因沒有及時跟進，合格認證管理辦法正式出臺，要爭取市委、市政府兩辦的名義，甚至以市政府的名義印發(fā)，這樣文件出臺規(guī)格高，執(zhí)行力度大。
2.宣傳、行動還不夠深入。合格認證工作是我市檔案工作的一項新生事物，市直動了，縣區(qū)沒動，這項工作要進一步宣傳貫徹落實，統(tǒng)一認識，統(tǒng)一標準，統(tǒng)一行動，要努力形成合格認證大勢所趨的氛圍。同時對基層單位要掌握認證的主動權，分期分批督促他們達到合格標準。對基層單位也要相應開展以合格標準為內容的專門培訓、指導，如我局9月份組織了未合格單位開展檔案整理“三集中”立卷活動。
3.評估條款還有待完善。目前認證還處于試行階段，通過試行檢驗，評估條款有的需要調整。如評估條款中涉及當前檔案中心工作的，可隨時調整，如圍繞貫徹國家檔案局8號令，編制檔案保管期限表，圍繞民生檔案工作，開展家庭建檔工作，這些工作有的只是一時的。所以，今后修改時以“檔案中心工作或當前檔案工作”靈活設置考評欄目為宜。
檔案是有形的，但是它存在的價值是無形，小到對于一個單位，大到對于國家，都是必不可少的，對于檔案的管理工作也是相當嚴格的，由于長期以來大家都忽略了它的重要性，只有在需要用的時候才會想起來，所以造成檔案管理工作的嚴重滯后，要想在新形勢下生存，必須改變以往的管理模式，不斷創(chuàng)新，使檔案管理工作可以有效開展。
一、新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化的意義
檔案的存在為了更好地記錄歷史，還原事件的原貌和唯一的有效憑證。在過去檔案大部分都是以手的形式存在的，這樣既不規(guī)范也不利于它的完整性保存；而如今不管是發(fā)票還是有效證件，都是通過電腦系統(tǒng)打印出來并且?guī)в猩w章或是鋼印的，保存管理起來都相當方便，而且即使遺失了也可以提前備份，然后通過電腦系統(tǒng)找回來。所以鑒于檔案涉及多個領域，且具有較大的社會地位，那么我們就更要注重對檔案管理工作的?范化，保證檔案資料不受損毀，加強運用先進技術和設備提高對檔案的管理力度，改善檔案管理模式和方法，更新管理者思想觀念，從而提高檔案的管理水平。
二、檔案管理工作存在的問題
就目前了解，很多單位還有企業(yè)都沒有做到對檔案管理工作的重視，認為檔案管理工作過于繁瑣，需要耗費大量的人力物力，所以到目前為止檔案管理工作都存在很嚴重的問題，具體表現(xiàn)在以下幾個方面：
1.檔案資料的嚴重流失
由于檔案管理工作人員整體意識不足，在工作中沒有樹立正確的價值觀，對于檔案的管理過于疏忽，造成很多重要的檔案資料都未能及時有效的進行保管，日積月累，不僅加大了工作量還無法將檔案合理的進行分類，所以導致很多檔案資料不翼而飛，最終造成嚴重的流失。
2.未能制定完善的工作制度
一直沿用傳統(tǒng)老套的工作模式，導致很多企業(yè)都沒有將檔案資料的管理制定相應的制度，導致檔案工作人員漫無目的，認為企業(yè)沒有將責任到人，所以可干可不干，最終讓檔案管理工作越發(fā)難以開展，嚴重影響了檔案管理的有效性。
3.未能全面認識檔案管理工作
目前檔案管理相關人員，普遍意識不夠，未能從新形勢下審視檔案管理工作，缺乏全面認識，認為檔案工作就僅僅只是進行資料整理和分類匯總保存，是個普通工作人員都可以處理的，忽視了新形勢下檔案工作的專業(yè)性，這也是造成檔案管理工作一直無法規(guī)范化創(chuàng)新管理的原因。
4.檔案管理設備落后
普遍檔案室的基礎設施設備都過于陳舊，無法滿足管理標準化的需要，甚至對于檔案的管理還停留在手寫上，都沒有引進先進的信息技術，導致工作效率低，管理者投入少，基礎設施不完善，使得檔案室工作開展困難。檔案室工作人員年齡結構老化，基本上都是快退休的工作人員，他們缺乏對新鮮事物的了解和接受能力差，這些都是導致檔案工作無法突破更新的原因。
三、提高檔案管理工作規(guī)范化的有效措施
1.實行檔案的全面調查
要實現(xiàn)檔案規(guī)范化管理，首先必須對所有檔案進行全面的了解普查，將保存時間長、標題內容不明確以及保存價值不大的檔案，進行分門別類的處理；其次對所有檔案進行重新排序、編碼，便于錄入電腦系統(tǒng)，實現(xiàn)信息化管理；最后，過于厚重的資料，進行整理，編排頁碼，方便以后查找做準備。這樣不僅可以創(chuàng)造一個干凈整潔舒適的工作環(huán)境還大大方便了管理工作，提高了工作效率。
2.加強檔案管理工作的重視
只有領導首先發(fā)揮帶頭作用，充分認識到檔案管理工作的實在價值，加大對檔案管理工作的重視，才能提高工作人員的積極性，使他們端正態(tài)度，認真工作。
3.制定完善的檔案管理制度
要想保證檔案管理工作的規(guī)范化開展，必須得有完善的制度進行指導和約束。完善的制度首先是讓相關人員明確自身任務和職責所在，讓他們擺正態(tài)度，其次是需要他們能夠提高檔案的管理水平，將檔案管理工作落到實處，加強檔案管理的嚴謹性、科學性和安全性，保證檔案信息不被泄露，在輸入檔案信息的時候，建立加密系統(tǒng)，絕對保證檔案的安全性，并且設立檔案借閱保密原則及檔案歸檔整理原則，安排專人對稀有文件的進行保管確保，來確保其價值的開發(fā)，保證檔案工作各個環(huán)節(jié)的連續(xù)完整性，從而保證檔案的管理工作更加規(guī)范化。
4.運用先進的信息化管理
淘汰以往的人工管理技術，全面實行現(xiàn)代化、信息化的管理方式。首先將所有資料建立一個電子檔案，運用掃描儀將過去手工記載的檔案資料都掃入電腦系統(tǒng)，進行電子檔案管理；運用檔案管理軟件將檔案進行分類保存，實現(xiàn)查閱、檢索以及存儲一體化的功能，以便日后可以在短時間內查找和翻閱資料，不僅節(jié)省了大量時間還減輕了勞動強度，有效的提高了檔案管理工作效率。雖然有了先進信息技術的支持，工作人員仍有必要定時定期對檔案進行整理、分類儲存，讓管理質量得到最優(yōu)的保障；同時還要定期對電腦系統(tǒng)進行安全保護，以防信息化時代，不法分子運用先進技術竊取重要信息。
5.提高管理人員的整體素質
對檔案管理人員進行定期培訓，提高他們的管理專業(yè)水平及業(yè)務能力的拓展，讓他們明白優(yōu)勝劣汰適者生存，增加學習提升自己的緊迫感，在不斷地實踐中總結經驗，完善自我，實現(xiàn)檔案管理的綜合水平。
6.加大依法管理力度
必須得依靠法制化的建設，任何行業(yè)可以健康發(fā)展的前提都是收到法律保護的，然而檔案管理工作也不例外，要想建立健全檔案管理工作，必須進行依法管理，加強法制化建設，使得檔案管理工作更加規(guī)范、合理和科學。通過檔案工作相關法的建立，讓檔案工作可以依法開展，依法完善、依法執(zhí)行，堅持走受法律保護的健康大道，是檔案管理工作更具保障性，從而充分發(fā)揮檔案的社會作用。
關鍵詞：檔案管理；規(guī)范化；途徑
檔案是單位、組織、個人在發(fā)展過程、社會活動中形成的具有保存價值的歷史原始記錄。對于企事業(yè)單位來講，檔案是單位進行文化建設的重要素材，也是企事業(yè)單位規(guī)范管理的基礎和憑證。在新形勢下，企事業(yè)單位檔案管理內容和環(huán)境都出現(xiàn)了新的變化，檔案管理工作也變得更加復雜。因此，走檔案管理規(guī)范化發(fā)展之路，也成為單位的必然選擇。
1 檔案管理工作規(guī)范化的必要性
檔案是企事業(yè)單位在生產管理、經營活動中形成的各種資料，它對于企事業(yè)單位來說有著重要意義。如一些企事業(yè)檔案記錄了企事業(yè)發(fā)展創(chuàng)新成果、企事業(yè)經營整體狀況，所以，企事業(yè)在人事安排、經濟決策中都要以檔案為依據來進行戰(zhàn)略部署，以促進企事業(yè)健康發(fā)展。因此，可以說，做好檔案管理、開發(fā)和利用工作，維護檔案的完整性、真實性，是企事業(yè)單位的重要管理任務，是提高企事業(yè)單位工作效率和工作質量的關鍵，也是企事業(yè)單位發(fā)展的需求。企事業(yè)單位的檔案形成范圍非常廣，檔案形式也是豐富多樣，各種文字、圖表、聲像資料和實物等，都有可能是檔案載體。在新形勢下，隨著企事業(yè)單位發(fā)展規(guī)模的不斷擴大，企事業(yè)單位的檔案數(shù)量也與日俱多，檔案管理難度也隨之加大。但是，許多單位在檔案管理中，始終存在管理意識淡薄、管理不規(guī)范等問題。如企事業(yè)單位檔案管理部門在檔案收集、歸檔和利用方面都存在許多問題，這不得不引起我們的重視。要想解決這些問題，必須走檔案規(guī)范化管理之路。
2 檔案管理工作規(guī)范化途徑
2.1 提高檔案管理意識，完善檔案管理制度
態(tài)度決定行動，提高檔案管理意識，是做好企事業(yè)單位檔案管理工作的出發(fā)點。因此，在新形勢下，企事業(yè)單位要提高檔案管理意識，轉變傳統(tǒng)的檔案管理觀念，樹立“人人有責”的檔案管理思想，將檔案管理工作納入單位工作計劃，制定和完善檔案管理工作制度，明確各類檔案分類、整理、歸檔要求和標準，從檔案搜集到保管建立嚴格的工作流程和管理制度，要求有關部門將檔案管理工作落到實處。然后，成立專職檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理工作人員，明確工作人員的工作職責，并實行崗位責任制，對檔案管理工作進行督查和考核，以提高檔案工作者的責任感和工作熱情，進而提高單位檔案管理和利用率。在此基礎上，在單位內部加大檔案管理工作宣傳教育，營造重視檔案管理的氛圍，使單位職工充分認識到檔案及檔案管理工作的作用，為檔案規(guī)范化管理打好基礎。
2.2 完善檔案管理設施，提高檔案技術管理水平
檔案管理設施不完善，檔案管理技術落后，是企事業(yè)單位在檔案方面普遍存在的一個問題。在科學技術快速發(fā)展的大環(huán)境下，傳統(tǒng)的檔案管理模式和方法，已經無法滿足企事業(yè)單位檔案管理工作需要。因此，企事業(yè)單位要抓住發(fā)展機遇，加強檔案管理設施建設，將信息技術運用到檔案管理中來，以提高檔案管理質量。這就要求企事業(yè)單位強檔案管理的資金投入，完善檔案管理軟硬件設備，為檔案現(xiàn)代化管理打好基A。如在資金允許的情況下，單位要購買更加先進的消防系統(tǒng)、防盜報警裝置、防蟲、防濕設備，確保檔案安全。在此基礎上，發(fā)揮計算機技術、網絡技術以及數(shù)據庫管理技術的作用，走檔案信息化之路，提高檔案管理和利用效率。如完善檔案管理網絡環(huán)境，購買先進的檔案管理硬件和系統(tǒng)軟件，建設檔案數(shù)據資源庫，建設單位內部服務館內網和公眾服務網，允許職工群眾通過網絡查詢、瀏覽、使用檔案。與此同時，完善檔案信息化管理制度，明確檔案信息化建設標準，要求工作人員按照工作規(guī)定，采用科學的方法進行檔案管理，如采用科學的技術手段進行光盤、磁帶類檔案讀取、保存和管理，以防止檔案信息丟失。
2.3 提高檔案工作者的素質水平
工作人員素質偏低，是影響企事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理的一個重要因素。如許多單位的檔案管理人員都缺少專業(yè)的檔案管理知識和技能，根本無法勝任檔案管理工作要求，所以他們在檔案管理中，難以做到得心應手，也無法做到規(guī)范化管理。鑒于此，在新時期，企事業(yè)單位要重視和加強檔案管理工作隊伍建設，嚴把檔案工作人員招聘質量關，確保錄用的檔案工作人員具有檔案管理專業(yè)能力和素養(yǎng)。然后，建立健全工作人員培訓機制，制定檔案管理隊伍學習和培訓計劃，針對檔案管理隊伍進行信息技術教育、職業(yè)道德教育和專業(yè)技能培訓，提高培訓工作的實效，以提高檔案工作隊伍的整體素質，進而提高檔案標準化、規(guī)范化管理水平。
參考文獻
[1]何志海.探究新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化[J].電腦迷，2016，08：83.
【關鍵詞】鄉(xiāng)鎮(zhèn)；檔案；規(guī)范化
東沙河鎮(zhèn)位于滕州東部，京臺高速公路縱貫全境，北留、滕徐、東木三條省市級公路交匯而過，京滬高速鐵路滕州客站位于境內，鎮(zhèn)駐地距市行政中心2.3公里，交通十分便利。轄40個行政村，總人口5.5萬人，境內山青水秀、區(qū)位優(yōu)越、資源豐富、百業(yè)興旺，是“山東省童車童床生產基地”和“山東省小企業(yè)創(chuàng)業(yè)輔導基地”，被列為滕州市“一體兩翼”新型城鎮(zhèn)化發(fā)展架構中的重要組成部分，是滕州市高鐵新區(qū)建設的主戰(zhàn)場。 鎮(zhèn)黨委、政府在抓好經濟建設的同時，十分重視檔案管理工作，去年以來， 堅持以創(chuàng)建“山東省檔案科學化管理先進單位”為中心，以加強硬件建設為重點，以資源建設和擴大檔案覆蓋范圍為總抓手，以檔案信息化建設為手段，以完善制度，逐步提高檔案管理的規(guī)范化為保證，不斷創(chuàng)新管理辦法，強化工作實效，狠抓措施落實，全鎮(zhèn)檔案工作逐步走上了制度化、規(guī)范化和科學化長效管理道路，為各項工作良性開展奠定了堅實的基礎。2015年獲得了“棗莊市檔案工作規(guī)范化管理單位”和“幸福新棗莊建設檔案工作示范鎮(zhèn)”等榮譽稱號。
一、強化領導，提升檔案管理建設水平
為適應新時期檔案管理工作發(fā)展要求，加快檔案管理規(guī)范化建設，該鎮(zhèn)成立了以鎮(zhèn)黨委副書記為組長，一名副科級領導為副組長，檔案室、黨政辦、宣傳、組織、財政等部門負責同志為成員的檔案管理工作領導小組，選任政治素質高、工作能力強、有責任心的3名同志擔任專兼職檔案管理員，確保檔案工作有人管、有人抓、有人干，并不斷健全完善全鎮(zhèn)檔案管理領導網絡，制做上墻網絡圖版面，定期召開檔案管理工作會議，全面安排布置檔案管理工作，要求各職能部門自覺配合檔案管理工作人員提交有關資料、信息等，有力促進了檔案工作規(guī)范化管理。同時，在年初把檔案工作納入鎮(zhèn)目標考核，列入全鎮(zhèn)工作重要議事日程，逐步規(guī)范鎮(zhèn)綜合檔案管理，收到較好的效果。
二、加大投入，夯實檔案管理基礎陣地
去年，不斷加大對檔案陣地建設投入力度，新建高標準的檔案陣地，配有高標準檔案室、閱覽室和庫房（面積達60多平方米），新上安裝高檔密集架，配備電腦、打印復印機、吸塵器、滅火器等裝備，配置了溫濕度計、中央空調、去濕機、消毒滅菌機等設施設備，達到了“九防”要求，購置一套檔案管理軟件，實現(xiàn)了辦公自動數(shù)字化，為做好檔案工作奠定了堅實的基礎。
為切實做好檔案工作規(guī)范化運作，不斷加大對檔案的移交和整理力度，明確一名副科級領導牽頭，抽調專業(yè)力量，于2015年7月3日啟動了全鎮(zhèn)檔案整理工作，利用近20天的時間，完成了1994―2011年度441卷檔案的整理錄入，梳理卷內目錄3537條，并將1994―2004年的241卷檔案移交市檔案局。同時，利用近一個月的時間，對2012―2014年及以前老舊檔案，按件盒分類整理法進行整理歸檔。同時，抓好對部門單位檔案的整理，每個部門、科室分別明確一名同志專門負責各自檔案工作，集中進行檔案整理，使各部門、科室檔案與鎮(zhèn)級檔案同步規(guī)范。
三、注重長效，推進檔案管理規(guī)范化
為使檔案管理工作規(guī)范有效，該鎮(zhèn)立足鎮(zhèn)情實際，健全了檔案管理工作制度，建立文件歸檔、檔案保管、保密、統(tǒng)計、鑒定銷毀、查閱利用、檔案設備維護使用、重大活動檔案登記等制度，規(guī)范使用，保證了檔案管理工作的高效運轉，杜絕了因管理不善造成的檔案丟失，并加強對檔案管理人員的業(yè)務知識培訓，制定考核辦法，確保檔案管理有章可循。同時，加強工作人員崗位職責的建設，貫徹執(zhí)行《檔案法》以及國家有關檔案工作的方針政策，定期做好宣傳工作，增強各部門工作人員的檔案意識，并依照相關法規(guī)，切實加強對文件材料收集和鑒定銷毀工作的監(jiān)督、檢查和管理，使管理更趨合理化、規(guī)范化、科學化。
四、突出特色，拓展功能
隨著新農村建設和城鎮(zhèn)化進程的加快，農村檔案工作呈現(xiàn)出新的特點和要求，我們根據發(fā)展形勢變化，不斷擴展管理范圍，建立了土地流轉檔案、村情檔案、農民專業(yè)合作社檔案、拆遷檔案等特色檔案。為配合“兩學一做”的深入開展，更好地服務鎮(zhèn)中心工作，建立了全鎮(zhèn)黨員檔案。配備一名專職檔案員，專門負責黨員檔案的收集、整理、信息錄入。同時健全完善檔案收集歸檔工作機制，對黨員檔案分類登記造冊，統(tǒng)一編號，便于管理查閱。同時，采取“一人一袋、一人一表、一人一號”檔案管理模式，配備專門黨員檔案柜和檔案袋，建立電子檔案信息庫，及時更新檔案資料，確保歸檔資料適時完整、真實準確、能隨時調閱。
通過建立黨員檔案，使檔案的憑據、依據和參考作用得到全面發(fā)揮，先后配合鎮(zhèn)“兩學一做”開展了“一小時課堂學習”“五步法黨風廉政建設”“我的抗戰(zhàn)”“慶七一”等主題活動。挖掘整理的東沙河東小宮村老黨員任懷法同志的先進事跡編寫的――《八路軍戰(zhàn)士智勇斃敵酋》，榮獲棗莊“我的抗戰(zhàn)”主題征文二等獎。貧困黨員檔案資料為全鎮(zhèn)精準扶貧提供了詳細的依據。先后幫助東沙河鎮(zhèn)陳崗村困難黨員陳慶法和二養(yǎng)德村困難黨員郝子英等解決了生活困難。
關鍵詞：新形勢；檔案管理工作；規(guī)范化
引言
現(xiàn)如今，為了滿足人民群眾的各項需求，政府以服務為宗旨，確立了“管理路徑本身就是服務”的中心思想。各個機關單位在廣泛關注競爭環(huán)境的同時，還要盡最大能力的滿足人民群眾的需求，并且據此整理出一套完善的戰(zhàn)略策略。要將人民群眾的需求和先進的管理思想緊緊地聯(lián)系到一起，讓人民群眾由始至終都能夠相信政府部門，從而加強政府機關在社會中的競爭力，以及提高政府機關的社會地位。
一、新形勢下檔案管理工作中常見的問題
（一）領導階層的管理力度不夠，導致服務不徹底
檔案管理工作并不是在短時間內管理一下就能達到目的的，這是一個長期的過程。將檔案管理工作和服務緊密地聯(lián)合在一起，才能更好的為人民服務。因此，政府事業(yè)單位的領導階層要時刻開展檔案的管理工作。
（二）檔案管理人員的綜合素質較低，工作能力較弱
機關事業(yè)單位要對管理方式進行不斷的改革和創(chuàng)新，并在現(xiàn)有的管理經驗、操作能力等的基礎上，提出更高的要求。要聘請有思想的人才去進行管理工作。要求他能對業(yè)務知識、工作經驗如數(shù)家珍，并且能夠不斷地提出新的管理方式。新形勢下的檔案管理工作會逐漸成為政策性、專業(yè)性、技術性都很強的工作，因此，機關事業(yè)單位要加強對管理人員以及他們的管理方式的指導和培訓，確保每一個管理人員都能夠重視這份工作，為更好地為人民服務打下良好的基礎。
（三）檔案管理設備不夠完善
在檔案管理的過程中，有關的機關事業(yè)單位應該不斷地更新檔案管理設施，并保證治理體制的合理到位，使檔案能夠保持它自身的完整性。目前，有一些機關單位由于硬件設備不夠完善，比如計算機老舊等，導致它與其他部門的差距越來越大。因此，要將財政支出用在必要的地方，及時的對管理設施進行更新?lián)Q代，從而更好地服務于人民群眾。
二、解決檔案管理工作出現(xiàn)問題的方法
（一）加強機關事業(yè)單位的檔案管理工作
要讓整個機關重視檔案管理這項內容，只有這樣，才能保證各項工作任務能夠順利展開。機關的領導階層也應該認識到檔案的價值，改善他們對檔案管理工作的態(tài)度，從而保障檔案管理工作的健康發(fā)展，以及保障人民群眾的最終受益。另外，檔案管理人員也應該加強對檔案的主觀能動性，并用自己的實際行動來提升機關事業(yè)單位在社會中的競爭力和地位。
（二）實現(xiàn)現(xiàn)代化管理
在我國社會迅猛發(fā)展的今天，檔案管理工作會出現(xiàn)各種各樣的問題以及漏洞，比如說檔案的數(shù)量越來越多、數(shù)據也越來越大等，這就要求有關人員及時的改變和完善管理策略，所以，在檔案管理工作中實現(xiàn)現(xiàn)代化管理就變得尤為重要。我國作為最大的發(fā)展中國家，可以借鑒其他發(fā)達國家的優(yōu)秀技術資源以及管理經驗，在保留自身優(yōu)點的基礎上，學習國外的先進技術，將二者相結合，取長補短，并進行一定的創(chuàng)新，從而解決一些以往解決不了的問題或漏洞。
（三）及時的增加管理人員
現(xiàn)如今，各個機關事業(yè)單位的檔案管理人員較少，導致檔案管理思維比較單一，有關機關事業(yè)單位應該加大對檔案管理人員的培訓，還可以將管理人員從一人增加到三人或四人，使他們能夠相互借鑒優(yōu)秀的管理經驗，并且能夠一起學習國外新的科學管理技術，從而真正意義上的實現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新性、規(guī)范性以及合理性。
三、加強檔案管理工作規(guī)范化的措施
（一）改變或完善以往陳舊的管理觀念
為了應對日益激烈的競爭環(huán)境，機關事業(yè)單位要科學合理的制定一個全面的、標準的檔案管理系統(tǒng)以及檔案管理的方針，這樣才能保證檔案管理的高效性和規(guī)范性。而改變以往的管理觀念，主要針對的對象就是確保檔案管理規(guī)范化的實施者，也就是檔案管理人員。檔案管理人員雖然不是機關事業(yè)單位的主要部分，但是卻是機關事業(yè)單位不可或缺的一部分。目前，有很大一部分的領導對于管理是有經驗的，但是對具體的檔案管理知識了解的卻不多，因此，檔案管理人員可以及時地向領導管理階層傳授相關的檔案管理信息，讓領導階層在帶領整個機關事業(yè)單位進步的同時，對檔案管理工作的信息有一個基本的認識與了解，從而更好地融入進平時的工作中去。也可以在恰當?shù)臅r機，為整個機關事業(yè)單位的職工進行檔案管理規(guī)范化的教育，令所有的職工都能夠或多或少的加入進檔案管理工作中去，進而實現(xiàn)單位的可持續(xù)發(fā)展。
（二）加強績效考核
在整個機關事業(yè)單位中進行績效考核活動，可以使領導以及職工都能夠客觀的對整個機關的經營成績和經營模式進行評價。通過這種方式，人們可以快速的將檔案管理部門存在的管理缺陷以及規(guī)范化不到位的地方找出來，還可以根據員工提出的建議來進行改正或完善。我們可以從中認識到，要將檔案管理的規(guī)范化放到經濟利益的前面，不要將經濟利益看得過于嚴重，否則，會對整個國家以及社會造成巨大的損失。
（三）完善檔案管理工作的規(guī)章制度
要想在新形勢下保證檔案管理工作的規(guī)范化，首先應該使檔案管理的基礎工作保持穩(wěn)定，它可以提升整個檔案管理工作的合理化、規(guī)范化、科學化，同時，也能保證檔案管理工作的法制化。針對檔案管理工作，我國政府已經出臺了一系列的法律法規(guī)，這就在很大程度上保證了檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展，也為檔案管理工作在進行收集、整理等工序時提供了有利的法律保障。但是，隨著社會的不斷發(fā)展以及科技的不斷進步，檔案管理工作也在向著更高級發(fā)展，伴隨著檔案管理設施的不斷更新和檔案種類的不斷增多，檔案管理的方式方法也要與時俱進。
（四）在檔案管理工作中運用信息技術
新形勢下，在對檔案管理工作實行規(guī)范化的過程中，應該充分利用現(xiàn)有的信息技術，來實現(xiàn)檔案管理的信息化。因此，各個機關事業(yè)單位應該構建一個高效的檔案管理系統(tǒng)。在構建檔案管理系統(tǒng)時，各個機關單位應該根據單位自身的特點和檔案管理需求，并充分的參考和借鑒國內外先進的、成熟的、完善的檔案管理信息系統(tǒng)，經過不斷的摸索和總結經驗，來構建能夠滿足自身檔案管理需求的信息管理系統(tǒng)，用以提高整個檔案管理工作的效率，并為實現(xiàn)檔案管理工作規(guī)范化打下基礎。
四、結語
檔案管理工作在目前的機關事業(yè)單位中占有著非常重要的地位，它將與各項活動以及各大社會組織有關的極具價值的文件進行了科學合理的保存，這說明，在整個檔案管理工作中，檔案的收集只是第一道工序，收集完畢后的檔案編排、鑒定、整理、保管等任意一道工序也是非常值得關注的。隨著高科技的不斷發(fā)展，檔案管理工作的方式也多種多樣。重視檔案的管理工作，學習并借鑒國內外先進的檔案管理技術，并將它和自身的優(yōu)勢結合在一起，不斷改進和完善，不斷地進行學習，讓檔案管理和服務相互并存、相互統(tǒng)一，實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化，才能創(chuàng)造出更加科學合理的檔案管理方式，進而提高整個機關事業(yè)單位的競爭力和社會地位。
參考文獻：
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我國檔案管理基礎工作總體較差，尤其是基層檔案管理存在種種不足，很難達到運用計算機管理現(xiàn)代化的要求。檔案代表著一個單位的歷史沿革，它能真實地反映一個單位職能活動的整體面貌，同時也方便日后的查找和利用。因此，要強化文書處理工作規(guī)范化、標準化與檔案工作規(guī)范化、標準化的工作意識和指導思想，在實際操作中，嚴格把住文書處理工作規(guī)范化、標準化的入口關，做好實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標準化的基礎工作。
一、全面普查案卷
這是實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化、標準化的第一步工作。因為一般的綜合性檔案館多年來大多未做全面的清查，有移交單位劃分保管期限不準確，有案卷標題不規(guī)范或無標題，有缺少卷內目錄，組卷混亂，不可避免地存在許多重份現(xiàn)象，也有相當一部分無查考價值的文件充數(shù)其中。首先要剔除這些無用的文件，去糟取精，以防計算機管理時出現(xiàn)重復與低效率的情況。
二、重新組合案卷
將那些組卷過厚內容混雜、魚目混珠的案卷進行重新組卷。重組原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。應對那些無頁碼、無卷內目錄、無案卷標題或標題模糊不清的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規(guī)范。這不但可以優(yōu)化館藏、科學保管而且可以提高實行計算機管理檔案后的利用率。
三、注意有效的維護全宗的完整性
在堅持貫徹“以我為主”的歸檔原則的前提下，要注意有效的維護全宗的完整性。“以我為主”的歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則。在歸檔工作中既要掌握重點，分清主次，把住全宗的入口關，使不該歸檔文件不致混入，同時，又要注意防止歸檔文件的散失。分別是在立卷中，要把具有內在聯(lián)系的文件材料組在一個卷內，保持同一問題的完整性，反映同一問題的全部處理過程及來龍去脈，從而在提高檔案利用價值的同時，使立卷歸檔后形成的檔案既完整，又不龐雜，為檔案的規(guī)范化、標準化管理奠定堅實的工作基礎。
四、用“關鍵詞”替代“主題詞”
用“關鍵詞”替代“主題詞”，簡化查找時間，提高效率，即從題名或文件主題中靠思維歸納出揭示主題內容的詞匯、關鍵詞，進行標識，待錄入計算機后利用計算機批量處理的功能進行處理。例如：擬寫關于廠房基礎建設事一事的關鍵詞有人寫“基本建設”，有人寫“基建”，有人寫“廠房建設”在進行計算機后控時統(tǒng)一規(guī)范為“基建”。還可利用計算機“活動增加”的功能把一些不規(guī)范的詞與主題詞中詞義相同的合并，這種做法不僅解決了手工標引速度慢，計算機自動標引不準確的缺點，而且解決了主題詞的詞義含量問題。最后調查檔案全宗的保管狀況。這項工作主要是摸清家底，了解目前館藏的庫房條件：包括庫房裝具數(shù)量、長度，庫房面積及其它保管條件等；以及將來的發(fā)展趨勢：比如設備的增添、面積的擴建等，為全宗的科學排放做好“硬件”規(guī)劃。
五、實施“以我為主”的歸檔原則
“以我為主”的歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，不僅是我們文書立卷歸檔工作實踐中形成并長期堅持下來的一條原則，而且還是推進檔案工作規(guī)范化、標準化、乃至現(xiàn)代化的一個重要原則。它要求我們實際工作中，在嚴格執(zhí)行國務院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎上，要注意解決好三個問題：一是要準確把握文件歸檔的時機，只有完成現(xiàn)行階段任務的文件才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的則不能立卷或歸檔，否則，將會給檔案管理造成無序和混亂。二是要明確文件歸檔的重點和進行合理的分工，即要在“以我為主”原則指導下確立文件歸檔的重點，在實際工作中注意區(qū)分文件與資料，特別是要注意區(qū)分在內容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，具體問題具體分析，以減少檔案管理中的重復度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。三是在堅持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點，分清主次，把住全宗檔案的入口關，使不該歸檔的文件不致混入，同時又要注意防止應歸檔文件的散失。
六、提高人員素質
【關鍵詞】建設規(guī)范化；政府采購檔案；管理工作；分析探究
政府的采購工作是一項規(guī)模較大的系統(tǒng)性工程，需要根據法律規(guī)定的方式、程序和方法等，對具體的物品進行采購，并且在政府采購的整個活動中，政府采購檔案管理工作尤為重要，它是對政府采購行為和相關決策的詳細記錄，具有真實性、客觀性、反腐倡廉等功能，不僅可以提高政府采購工作的效率，同時對政府良好社會形象的樹立也有著重要的作用。
一、政府采購檔案的基本內涵及意義
（一）政府采購檔案的基本內涵。政府采購檔案主要就是對政府進行采購活動的整個過程和相關決策內容的詳細記錄，是指我國政府采購管理工作部門、相關采購工作人員、各個采購部門在政府采購活動中的記錄，一般情況下都是以圖片、表格、硬盤、文字、聲像等形式存在的，有利于實現(xiàn)各個政府部門公平、公開地進行采購活動。
（二）政府采購檔案管理工作的意義。政府采購檔案管理工作是我國政府強化管理、提高采購管理和規(guī)范采購行為的重要工作內容。它可以為政府的采購行為進行詳細記錄、統(tǒng)計分析、結果總結、財政支出的節(jié)約、接受監(jiān)督部門的檢查、處理各項采購活動的問題提供有力證據，強化政府采購檔案的具體管理工作可以有效規(guī)范政府的各種采購行為，對維護社會穩(wěn)定發(fā)展和國家利益有著重要的意義。此外，建立完善的政府采購檔案管理機制，有利于推進政府的清正廉潔建設，幫助政府樹立良好的采購形象和社會公眾形象。
二、建設規(guī)范化的政府采購檔案管理工作的方法
（一）建立健全政府采購檔案管理體系。政府在采購檔案的管理工作過程中，要選用工作人員來專門負責采購檔案的管理工作，對政府的采購活動和相關決策進行詳細的記錄和收集，將收集到的政府采購檔案以時間的順序或者是特征進行合理的分類、管理、編排等，保證政府采購檔案管理朝著合理化、科學化的方向發(fā)展，防止各種不良因素對采購檔案的破壞，強化對政府采購檔案的管理工作，提高采購檔案的有效使用年限，保證政府采購檔案的全面性和完整性，不僅可以提高政府采購檔案的利用效率，同時還可以對政府采購過程中的具體行為進行全面反映。
（二）完善政府采購檔案的管理制度，保證采購檔案的安全性。政府要建立完善的采購檔案管理制度，并保證采購檔案的安全性和完整性，促進政府采購檔案的可持續(xù)健康發(fā)展。首先，政府要建立健全采購檔案的相關借閱制度，對于那些已經整理好的政府采購檔案文件，如果沒有領導的批準和允許不得私自進行借閱和查閱。如果是工作原因需要借閱采購檔案，借閱人需要通過寫申請書或者填申請表，并在其中詳細說明所借檔案的名稱、借閱日期、借閱數(shù)量、保管方法以及借閱的具體原因等，交給相關部門或領導審核后才可以進行借閱。但是，對于那些關于商業(yè)的機密投標文件卻不能隨意進行借閱，防止政府的機密文件發(fā)生泄露。
（三）要明確政府采購檔案工作的職責，提高采購檔案管理工作人員的業(yè)務水平。在當前政府采購檔案的管理工作過程中，由于政府采購檔案的管理工作人員普遍存在專業(yè)素養(yǎng)和職業(yè)水平不高的現(xiàn)象，大部分檔案管理工作人員身兼數(shù)職，很多甚至沒有相關的工作經驗以及沒有經過檔案知識培訓，對我國當前政府采購工作的相關程序和法律規(guī)范并不了解，進而無法有效地對采購檔案進行收集、歸檔和整理，致使政府采購檔案的管理工作效率低下。由此可見，我國政府采購檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)和能力還有待進一步提高和加強，需要檔案管理人員不斷學習檔案管理方面的新知識、新技能，熟練掌握當前我國政府存在的相關法律法規(guī)和工作要求，加強自身對政府采購檔案工作的認識和了解。同時，政府還應該對檔案管理工作人員進行定期培訓，讓檔案管理人員熟練地掌握采購檔案工作的具體環(huán)節(jié)，提高檔案管理工作人員的業(yè)務水平和職業(yè)技能，掌握高效合理的檔案管理方法，提高政府采購檔案管理工作的效率，提高政府采購檔案資料的使用壽命。
（四）從根本上掌握政府采購檔案信息的精準性和真實性。政府采購檔案管理人員在對相關資料進行建檔時，要保證書寫的字跡清晰，必須選用鋼筆書寫或者是打印，保證政府采購檔案的原始性。歸檔后的資料一律不允許隨意地修改，并且在借閱的過程中不可以在檔案資料上進行標記，例如劃線、折疊、圈點、折頁等，保證政府采購檔案的完整性。此外，政府各項目的負責人在完成工作之后，需要立刻將項目資料交給檔案管理工作人員進行建檔，然后檔案管理人員在對各種資料進行整理、分離、立卷、歸檔、保存等，保證政府采購資料檔案的全面性和真實性。
三、結語
總而言之，政府采購檔案的相關管理工作是政府采購工作中的一項非常重要的環(huán)節(jié)，強化政府采購檔案的具體管理工作可以有效規(guī)范政府的各種采購行為，對維護社會穩(wěn)定發(fā)展和國家利益有著重要的意義。因此，我國應該建立健全政府采購檔案管理體系；完善政府采購檔案的管理制度，保證采購檔案的安全性；要明確政府采購檔案工作的職責，提高采購檔案管理人員的業(yè)務水平；從根本上掌握政府采購檔案信息的精準性和真實性，有效提高我國政府采購檔案管理工作的效率。
【參考文獻】
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