時間：2023-10-11 16:23:53
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關鍵詞：集體智慧政府社交媒體社交媒體文件檔案化管理
Abstract： On the basis of review of the domestic and foreign government social media file archiving， this paper analysis the concept of government social media files and collective intelligence， put forward the integration of collective intelligence and govern？ ment social media files archival management. On this basis， discusses the implementing subject， pro？ cess and strategy of government social media file ar？ chival management. In order to provide reference for long-term management of government social media files.
Keywords： Collective intelligence； Government social media；Social media file； Archival management
“互聯網+”時代政府社交媒體發揮的作用日益凸顯，特別是隨著政務微博、官方微信的應用，政府社交媒體逐漸成為公開政務信息的新渠道。目前，公眾的參政意識逐漸增強，政府社交媒體的信息資源總量不斷增加，加上政府社交媒體本質上具有檔案屬性，其管理同樣涉及信息的采集、識別、歸檔等過程。[1]在這樣的背景下，如何對政府社交媒體文件進行科學的檔案化管理，提高政府社交媒體信息資源的效用，發揮集體智慧的作用尤為重要。
一、基于集體智慧的政府社交媒體文件檔案化管理的提出
（一）國內外相關研究
社交媒體信息存檔研究源于近年來社交媒體的迅速發展與廣泛應用，2010年以來，歐美等一些發達國家的政府部門、檔案管理機構紛紛開展了不同層次、不同目的、不同形式的政務社交媒體文件歸檔實踐項目，其中一些已經形成了較為成熟的實施流程和管理規范。如英國國家檔案館負責的英國政府網絡存檔項目[2]在歐洲網絡記憶基金的支持下，開發了能夠確保社交媒體文件產生背景、結構與內容原始性的信息采集工具，按照《英國國家檔案法》的相關規定，與Twitter、You？ Tube等機構合作，對英國中央政府各部門官方Twitter和YouTube公眾號上公開的政務信息和政治熱點事件等政府社交媒體文件進行檔案化管理。目前，該項目歸檔保存的Twitter文件已達65000多份，You？ Tube文件數量超過7000個，文件類型涵蓋文本、圖片、音視頻等。此外，美國北卡羅來納州政府社交媒體檔案館項目[3]通過人工選擇的方式識別需要歸檔的州政府部門所使用的Blogs、Wikis、Twitter、Facebook等主流社交媒體賬戶，參照項目所制定的“頁面宏觀評估計分表”，對待采集的政府社交媒體文件進行評價和精確計分，根據得分情況來確定采集的頁面范圍和采集頻率。并依托第三方信息服務機構――Archive Social所提供的社交媒體信息捕獲和歸檔服務構建北卡羅來納州政府社交媒體文件數字檔案館。
與國外相比，我國在社交媒體信息歸檔保存方面的研究尚處于萌芽階段。在理論上，如王煥[4]通過系統分析和梳理國外政務社交媒體文件歸檔工作的流程與管理模式，為我國檔案管理機構提供了具有參考價值的政務社交媒體文件歸檔辦法。黃霄羽等[5]探討了社交媒體文件權屬問題，提出社交媒體文件應采用合作共管的歸檔管理模式。趙躍[6]對政務新媒體文件歸檔的動因、主體、內容、策略進行了思考，并指出了當前我國政務新媒體文件歸檔面臨的挑戰與應對策略。在實踐領域，國內相關的實踐應用研究尚處于起步階段，系統應用實踐發展尚不成熟。
（二）概念辨析
1.集體智慧。集體智慧即將大量松散的個人、組織或機構集合在一起，通過集體成員間的互動協作所產生的高于個體所擁有的能夠進行理性思考、制定決策、執行任務、解決復雜問題的團體性智慧或能力。在信息資源管理與服務領域，集體智慧已廣泛應用于社會網絡服務、眾包服務、信息資源共建共享等多個方面，維基百科、Yahoo！、Answers等都是典型的成功案例。[7]
2.政府社交媒體文件。政府社交媒體文件可定義為國家政府機構在履行行政活動或處理事務過程中，使用社交媒體制作或接收的具有保存價值的信息，這些信息符合文件的真實性、可靠性、完整性的基本特點，具有憑證、參考、情報等主要的檔案價值屬性。[8]目前，政府社交媒體信息的文件屬性已經得到很多國家的認可，如加拿大國家檔案館認為政府社交媒體信息是政府文件的重要組成部分，并通過政策法規進行規范，使其與政府電子文件和政府網站信息等數字資源一樣成為當前檔案部門長期歸檔保存的重要對象。需要指出的是，與政府辦公系統中生成的電子文件和政府網站信息不同，社交媒體文件一般是借助第三方社交媒體平臺形成的，政府的社交媒體文件保存在社交媒體平臺運營商提供的服務器上，這就決定了政府社交媒體文件對第三方平臺的依賴性。因此，與電子文件和政府網站信息的歸檔保存相比，政府社交媒體文件的歸檔工作流程和管理模式還應充分考慮到第三方因素。
（三）集體智慧與政府社交媒體文件歸檔的融合
政府社交媒體文件歸檔不僅涉及第三方運營機構的問題，還要面臨大量社會公眾參與的網絡社區中信息交互與公眾反饋信息的整理，加上這些信息動態增長、分享與轉載導致其更新頻繁，且重復、無序內容較多，很難準確識別和捕獲，致使政府社交媒體文件歸檔工作面臨巨大的挑戰。因此，對政府社交媒體文件的歸檔不能僅靠某個機構，需要多機構的共同參與，而且有必要吸納公眾加入，發揮集體智慧的優勢，協同高效開展政府社交媒體文件歸檔工作。其中，集體智慧與政府社交媒體文件歸檔的融合具體表現為：一是采用公眾參與的社交媒體信息采集策略，基于公眾、團體的智慧來選擇有保存價值的信息，最終建立能夠反映集體記憶、社會感知的政府社交媒體文件數字檔案館；二是建立分布式合作存檔機制，政府社交媒體歸檔應由文件的形成機構、社交媒體平臺運營商、記憶機構共同參與，在各司其職和運用自身特有資源下協同解決政府社交媒體文件歸檔面臨的各種難題。
綜上，我們應借鑒國外實踐經驗，發揮多個主體協同管理的優勢，同時借助政務社交媒體廣泛群眾基礎，征集、內化網絡用戶的意見和建議，實現集體智慧視角下政府社交媒體文件檔案化管理模式的創新，為國內政府社交媒體文件存檔工作面臨的挑戰提供新的解決思路。
二、基于集體智慧的政府社交媒體文件檔案化管理的分析
（一）政府社交媒體文件檔案化管理的實施主體
如上所述，政府社交媒體文件的歸檔涉及新媒體運營商、政府機構和檔案部門三個實施主體，三者之間的關系如圖1所示。這些機構通過分工協作，共同承擔政府社交媒體文件的檔案化管理工作，從而通過分擔責任、降低風險，使效益最大化。
1.新媒體運營商。政府社交媒體文件屬于電子文件的范疇，同樣具有完整的產生背景、內容、結構等信息，這些信息同元數據一同捕獲，成為識別文件真實性與可靠性的重要標識。[9]元數據管理作為社交媒體文件管理的核心，為了實現政府社交媒體文件完整捕獲歸檔與真實保存利用，需要對文件著錄的元數據標準提出特殊要求，由于社交媒體文件存儲在新媒體運營商提供的服務器上，因此，需要具備技術優勢的新媒體運營商提供相應的技術解決方案，滿足政府社交媒體文件歸檔保存的管理需求。
2.政府機構。政府機構作為社交媒體文件的直接形成機構，擁有對文件的管理與處置權，能夠在文件的整個生命周期內對其進行管理與控制。同時由于政府機構更了解文件形成的背景信息與內容結構，因此，在文件的真實性與完整性等價值鑒定與識別上具有不可替代的地位。此外，作為政府社交媒體文件檔案化管理的領導和監督主體，負責社交媒體文件管理意見與政策的制定，指導并監督檔案部門和其他合作機構對政府社交媒體文件的管理。
3.檔案部門。檔案部門是政府社交媒體文件檔案化管理實施的責任主體，一方面，檔案部門作為專門的文化記憶機構，在政府社交媒體文件采集內容涉及范圍確定、歸檔工具與技術選擇、保存標準體系和流程規范制定、管理平臺構建、歸檔信息服務利用等方面具有天然的優勢，通過形成包括方案、標準、規范、程序、技術等諸多要素在內的管理框架體系，可為政府社交媒體文件歸檔提供必要的制度環境。另一方面，檔案部門借助其完善的專業人員配備和資金支持，參照其在文件歸檔方面成熟的業務流程，可以實現政府社交媒體文件在捕獲、處理、存儲、利用等環節的標準化操作。
（二）政府社交媒體文件檔案化管理的實施流程
政府社交媒體文件作為一種有特定內容、結構、背景信息的文件，在一定程度上屬于電子文件范疇，因此，電子文件歸檔管理的一些理念和方法可以應用到政府社交媒體文件的檔案化管理中。根據文件生命周期理論，同樣可以把政府社交媒體文件的生成、、捕獲、歸檔視為完整的生命周期，按照相關標準和規范，沿著文件歸檔管理工作采集、管理、保存的思路對其全程管控，保證政府社交媒體文件從采集到長期保存管理上的連續性和規范性。考慮到開放檔案信息系統（OAIS）模型已經成為國際上公認的實現數字資源長期保存與獲取的標準，政府社交媒體文件歸檔的整個流程也可以參考OAIS模型作為其實施檔案化管理的邏輯架構，如圖2所示。
1.政府社交媒體文件的采集。與常規電子文件不同，政府社交媒體文件依賴于第三方平臺具有的深層次的復雜結構，其海量性、復雜性、技術性強等特點導致政府社交媒體文件的采集面臨諸多問題，如對動態持續生長信息的實時采集，以及對豐富的社交媒體情境信息的有效獲取等。因此，結合政府社交媒體文件的特點，在借鑒電子文件獲取相關方法的基礎上，還應與社交媒體平臺運營商合作，尋求捕獲社交媒體文件的有效技術解決方案，包括資源選擇標準、網絡爬蟲工具配置、數據交換格式、元數據編碼及轉換標準等。以英國國家檔案館對Twitter的捕獲為例，該館在實施信息采集時遵循Twitter提供的REST API標準、數據獲取API服務標準等，對收割Twitter信息的網絡爬蟲工具進行了規范配置，獲取以JSON、XML等標準格式數據集形式呈現的包含Twitter信息原始數據及其元數據的檔案信息包（AIP）。[10]
2.政府社交媒體文件的管理。利用網絡爬蟲工具捕獲的文件多是雜亂無序的，還應通過編目著錄與鑒定整理等管理操作使無序信息有序化。比如，歐盟FP7支持的ARCOMEM項目通過構建通用的元數據模型對采集的文件內容、結構、管理過程、形成背景等信息進行統一的資源描述，并將描述的信息以標準的WARC網頁檔案文件格式保存，實現對采集的社交媒體文件的編目著錄。[11]此外，可以借鑒電子文件鑒定理念，將政府社交媒體文件的鑒定整理劃分為文件識斷與文件可用性判斷兩個部分。其中，文件識別用于判斷文件檔案信息包中的元數據、長期保存方式等要素是否齊全。文件可用性判斷即對已捕獲文件背景信息、內容、結構等特征的可用性檢查，確保文件的真實性、完整性、有效性。
3.政府社交媒體文件的歸檔保存。社交媒體文件的歸檔保存主要涉及存檔方式與存儲架構的選擇。目前對社交媒體文件進行存檔的方式較多，包括直接存檔、網絡鏈接存檔、內容尋址存檔等。[12]社交媒體文件具有數據量大和存取頻繁的特點，解決社交媒體文件在海量存儲與高效存取方面存在的沖突，可以借鑒澳大利亞Pando？ ra項目采用的社交媒體文件存檔方式，將文件歸檔分為三個部分，即提供訪問的存檔、長期保存文件的存檔以及持續工作所需的存檔，通過多個機構共建共享的方式進行分布式存檔，提升社交媒體文件歸檔效率。在存儲架構選擇方面，社交媒體文件歸檔作為一項持續性活動，保存文件數量的動態增長對存儲管理提出了挑戰，云存儲作為動態易擴展、安全可靠、易于管理、成本低廉的數據存儲方式可為海量政府社交媒體文件的長期保存提供有效的解決方案。
（三）政府社交媒體文件檔案化管理的實施策略
1.采用基于群眾智慧的歸檔信息采集策略。集體智慧視角下的政府社交媒體文件檔案化管理所采用的信息采集策略應強調“全民參與、共享記憶”。因此，可借鑒美國國家檔案與文件署官方網站開展的“公民檔案員”項目，[13]提倡國家檔案館等有影響力的文化記憶機構積極建立公眾號，鼓勵公眾參與政府社交媒體文件的采集工作，按照“明確政府社交媒體信息采集主題利用社交平臺宣傳社交媒體用戶自發參與相關主題信息資源的征集與內容評價負責機構有選擇地優先采集重要信息建立反映集體記憶、社會感知的政府社交媒體文件數字檔案館”的流程，利用群眾的智慧決定采集哪些有保存價值的政府社交媒體文件，從而將政府網絡信息資源采集與保存轉變為基于社會意識和社會驅動的存儲模式。[14]
2.開發智能化社交媒體信息存檔技術。當前國內在社交媒體信息捕獲方面，大多采用截圖、手動打印等傳統方法，而現有的針對淺層網的網頁自動采集方法并不能有效解決這類信息的采集問題。因此，由檔案部門與社交媒體平臺運營商合作研發智能化的方法和工具來實現社交媒體信息的存檔，是我國開展政府社交媒體文件檔案化管理工作需要突破的重要問題。國外研發的ARCOMEM Crawler、Archive Social等智能化社交媒體信息存檔工具所實現的技術創新與突破可為國內社交媒體信息存檔技術的研發提供參考。國內在開發智能化的社交媒體信息存檔技術的過程中，可考慮以國外成功的實踐案例為“藍本”，結合實際需求，對現有的網絡信息存檔技術和方法進行優化，實現面向我國主流社交媒體信息存檔的智能化工具，通過技術創新，來減輕政府社交媒體文件存檔的工作量，降低信息保存成本，提高信息歸檔質量。
3.建立分布式合作保存機制。政府社交媒體文件歸檔是一項持續而復雜的工程，需要發揮集體智慧的作用來共同解決。結合國情，國內可建立由政府機構為主導、檔案部門為責任主體、社交媒體運營商參與，吸納那些對政府社交媒體文件歸檔保存的重要性有足夠認識、有意向參與這項公益事業的公眾和社會組織所組成的分布式合作保存機制。其中，政府機構應發揮引導作用，獲得政策法規方面的支持，鼓勵公眾和社會組織參與政府社交媒體文件管理工作，利用群眾智慧來提高文件檔案管理的質量。具備技術優勢的社交媒體平臺運營商需要在技術上改革創新提高社交媒體信息采集的效率與質量，為政府社交媒體文件的歸檔提供重要的技術支撐。檔案部門需要制定科學規范的社交媒體文件采集標準、策略、方案等，確保資金與資源的有效利用與優化配置，與政府機構、社交媒體平臺運營商、社會組織和公眾合作協調規劃任務框架，實現政府社交媒體文件歸檔工作的有序進行。
*本文為吉林大學研究生創新基金資助項目“大數據環境下政府網站原生數字政務信息長期可存取研究”（項目編號：2016048）的研究成果之一。
注釋及參考文獻：
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關鍵詞：高校；財務會計；檔案管理；內控制度
當前，國家財務部門對高校的內部控制規范建設做出了明確的規定，高校應該積極響應財務部門的號召來建設內部控制規范。高校財務會計檔案管理是財務管理的重要內容，在學校的內部控制建設中也具有非常重要的作用，成為了高校內部控制的重要防控對象。但是，從實際的高校財務會計檔案管理的現狀來看，內控現狀不容樂觀，這就要求高校要引起高度重視，要積極探索有效的策略來做好內控制度的建設。
一、高校財務會計檔案管理對內部控制中的重要性
高校財務會計檔案是指會計核算過程中產生和接收的會計資料，包括各種圖表形式、文字形式的資料，能夠有效反映高校的經濟業務事項。1.高校財務會計檔案在內控過程中的重要性。內部控制建設在高校的財務會計檔案管理中具有非常重要的作用，財務會計檔案在高校的內部控制建設中也發揮著非常重要的作用。財務會計檔案本身形成的過程就能夠有效體現內部控制，財務檔案客觀記錄了高校財務管理等各種經濟活動，全面覆蓋了各類經濟活動的全過程，無論是預算管理、事中核算還是事后的決算、對賬，記錄都非常詳細，并且檔案具有嚴肅性和真實性，不能篡改。因此，會計檔案形成過程的本身就體現了內部控制的過程。2.高校財務會計檔案管理體現了內部控制的原則。高校的財務會計檔案管理過程中體現了內部控制的原則，行政事業單位響應國家財務部門的號召，注重內部控制，在實施內部控制的過程中要遵循重要性、適應性、全面性和制衡性的原則。因此，在具體的內部控制實施過程中，要對所有的經濟活動和業務事項進行全面的控制。同時，要記載各種具有保存價值的圖表、文字等會計資料，這凸顯了全面性和重要性的原則。在不同的社會背景下，高校的財務會計檔案管理要采用不同的方法和模式，例如，在當前信息技術不斷發展的背景下，高校的財務會計檔案管理也出現了一定的改變，財務會計檔案的記載方式也更加先進和科學，這就體現了內部控制的適應性原則。3.內部控制方法指導高校財務會計檔案管理。內部控制方法中對財務會計控制做出了明確的規定，指出行政事業單位要建立完善的財務管理制度，建設會計機構，不斷提升相關工作人員的業務水平和工作技能，落實會計人員的崗位責任制度，并對會計的基礎工作做出規范，重視會計檔案管理工作，并對會計憑證處理、財務會計報告處理以及會計賬簿處理程序做出了明確的規定。高校財務會計檔案管理本身就是內部控制的一種重要途徑和方法，這就要求檔案管理要確保質量，保障所有的會計資料都是準確和客觀的，這樣才能真正落實高校的內部控制。因此，高校內部控制的方法對高校的財務會計檔案管理有重要的指導作用，能夠為高校的財務會計檔案管理提供重要的方向和有效的手段。
二、當前高校財務會計檔案管理內控存在的不足
1.沒有正確認識到高校財務會計檔案管理的功能。高校的財務部門在高校中具有非常重要的地位，可以說高校所有重要功能的體現都離不開財務部門，無論是科學研究還是人才培養過程中，財務部門都發揮著非常重要的服務作用，是高校的核心部門之一。但是，從實際的情況來看，大部分的高校財務人員都將工作重點放在和財務相關的工作上，包括財務預算、核算和決算等，但是卻沒有充分認識到檔案管理的重要性，對會計檔案的認知程度不夠，這樣就導致在財務會計檔案管理過程中投入的精力和時間比較少，沒有對會計檔案進行有效的管理，領導層和相關的檔案管理人員的檔案管理意識比較薄弱，這和高校的內部控制建設的要求不相符合。2.高校會計檔案管理系統有待升級。近年來，隨著我國高等教育的普及化，導致很多高校都在不斷擴招，學生數量越來越多，高校的各種經濟活動也越來越多樣化。所以，會計檔案的資源信息也在日漸增多。當前，高校的會計檔案管理系統主要是針對以紙質為載體的檔案信息和數據進行管理，隨著信息技術的不斷發展和進步，這種落后的會計檔案管理系統凸顯出很多的問題和不足，無法對海量的數據存儲進行處理。近年來，內部控制規范建設也在不斷進步，財務核算系統也正朝著電子化建設的方向發展，由于信息技術的介入，導致檔案信息的儲存介質也變得更加多樣化，而當前高校使用的會計檔案管理系統和其他部門的信息化管理系統還很難實現兼容，存在著信息孤島和兼容性的問題。不僅如此，高校會計檔案管理系統在電子存儲方面還具有一定的提升空間，在對紙質會計檔案進行存檔時雖然比較穩定，但是，對于紙質會計檔案的利用和查詢具有較大的難度。內部控制規范建設工作需要查詢大量的賬目，當前的高校會計檔案管理系統還很難實現，這就要求要采用電子查詢系統，發揮電子查詢系統的功能和優勢來快速檢索大量賬目，同時還可以調取打印已經成像的原始憑據，并且對于電子檔案還能夠進行加密，能夠確保電子檔案的真實性和可靠性，這就要求會計檔案管理系統要及時升級。3.高校會計檔案管理缺乏健全的制度。當前，大部分的高校會計檔案管理都歸于獨立的檔案管理部門，但是，由于會計檔案管理對管理人員的專業性要求比較高，所以檔案部門對會計檔案的管理只是流于形式，真正來對會計檔案進行管理的還是財務人員。財務人員對會計檔案進行管理時，一般是以我國的會計檔案管理法來開展工作，高校自行制定的會計檔案管理的制度比較少，這就導致了高校會計檔案管理缺乏健全的制度的情況。高校的財務工作具有特殊性，并非是純粹的行政性也不是盈利性，所以，高校的會計檔案管理在實際的工作中，不知道是按照行政會計來執行還是按照企業會計來執行，陷入了兩難的境地。由于高校財務檔案管理的特殊性，導致高校對會計檔案的存檔內容以及檔案的保存標準都做出了獨立的規定，而很多高校并沒有結合自身發展的具體情況，來制定健全的財務會計檔案管理的制度，最終導致了會計檔案管理出現各種問題。4.高校會計檔案管理人員的管理水平有待提升。高校會計檔案管理對管理人員的專業化水平要求比較高，但是，從實際的情況來看，部分高校財務部門并沒有專業的會計檔案管理人員，并且也只有極少數的高校在財務部門設置了獨立的檔案管理科室，和其他的業務科室相比，會計檔案管理受到的重視不夠，缺乏專業的會計檔案管理人員，很多都是勤工助學的人員或者是其他部門的人員來兼職，導致會計檔案管理的專業化水平比較低。近年來，隨著信息技術的不斷發展，檔案管理也朝著數字化的方向發展，這就對會計檔案管理人員的信息化水平提出了更高的要求。但是，由于會計檔案管理人員的專業化水平比較低，導致會計檔案的信息化建設和數字化管理難以實現，不符合內部控制建設的要求。
三、高校財務會計檔案管理的內控制度建設
1.重視會計檔案管理的內控建設。高校要對會計檔案管理的內控建設給予高度重視，深刻認識到內部控制貫徹在會計檔案管理全過程的重要性和必要性，重視預算管理，并在預算管理的過程中做好各項經費預算，結合高校往年的情況以及當年的工作計劃和活動計劃來做好預算。在分配經費預算時，一定要將會計檔案管理中的各項必要的支出都充分考慮進去，對于系統維護、設備添置以及平臺建設等各項工作都要做好充足的預算，確保基本建設有充足的經費，建立經費內部控制的有效機制。制定會計控制內控的規范，并建立健全的會計檔案管理制度，以制度為導向，讓各項檔案管理的相關業務都能夠有章可循。高校可以結合最新的會計檔案管理辦法來制定會計檔案管理制度和辦法，同時，也要結合高校的實際情況來進行調整，詳細規定會計檔案的入冊、登記、保管和交接等一系列的工作，形成系統、規范工作流程，通過有效的會計檔案管理機制來促進會計檔案管理工作的科學性和有效性。2.會計檔案管理實現專人專管。高校會計檔案管理的專業性比較強，因此，應該由專門的人員來進行專業管理。高校要對會計檔案管理實施專人專管的制度。在實際工作中，可以由業務科室的工作人員來做好會計檔案的收集和整理工作，然后由專業的會計檔案管理人員來審核業務科室提交的原始數據，將符合要求的會計檔案入冊并進行裝訂。裝訂之后進行歸檔，歸檔也應該由專業的人員來進行專管，各個環節的專業管理人員要做好交接工作，交接完之后才能進行下一個流程。在會計檔案的專人專管過程中，一定要充分結合會計檔案的管理制度來完成對應的工作，對于會計檔案的管理要制定崗位責任制，對于每一個環節的檔案管理人員的工作職責和工作要求都做出明確的規定。為了取得更好的效果，可以建立考核機制，通過獎懲制度來調動會計檔案人員的工作積極性和崗位責任意識，從而高質完成對應的工作。3.做好會計檔案管理的組織建設。高校會計檔案管理的內部建設離不開好的組織建設，在會計檔案管理的過程中，如果管理的層級比較多，那么將會導致管理的力量分散，會嚴重影響管理的效果。當前，高校會計檔案在管理過程中，檔案職能在業務科室，在管理過程以及傳達指令時要經過科室來進行轉達，這樣就導致了會計檔案管理的執行力比較分散。內部控制制度具有制衡性的特點，要按照制衡性的原則來進行管理，而會計檔案的管理當前功能不獨立，沒有形成平等的關系，這樣業務科室容易對會計檔案管理職能造成一定的影響，使得會計經濟活動等的相關數據和信息很難客觀記錄下來，影響了會計檔案的真實性和可靠性。針對這種情況，就要求高校會計檔案要獨立設置科室，由會計管理部門直接領導，會計檔案管理功能科室應該和預決算功能科室、會計核算功能科室、收費功能科室以及資金管理功能科室等形成平等的關系，相互之間能夠平等制衡。4.以內部控制原則來規范會計檔案管理。在高校的會計檔案管理過程中，一定要嚴格按照內部控制的原則來對會計檔案的管理進行規范，尤其是要針對會計檔案保管和查閱做好規范。高校要建立專門的會計檔案管理科室，并選擇2～3人來做好會計檔案管理的專職工作，會計檔案保存和查詢有專門的人員負責，建立臺賬，會計檔案的查閱都要做好登記備案，建立對應的臺賬和查閱制度流程，想要查賬要先提交申請，經過財務管理部門的人員簽字之后才能查賬，并且只能在檔案室查賬和拍照，以此來確保會計檔案的安全性。如果有一些特殊的用途和原因一定要外借的，一定要經過內部授權審批才能執行，會計管理相關的負責人同樣需要簽字，并且要約定好歸還的時間，使用完之后一定要及時歸還。會計檔案管理人員要對相關的會計檔案進行定期的清點和整理。5.升級會計檔案管理系統，提升管理人員專業素質。要做好會計檔案管理的內部控制，升級會計檔案管理系統和提升管理人員的專業素質是基礎。因此，會計檔案管理部門要對檔案管理系統進行升級，使其和財務核算的平臺能夠相適應，將數字存儲技術、數字成像技術、信息化錄入技術以及電子掃描技術等都及時應用到會計檔案的管理過程中，以此來強化內部控制的效果和效率。利用計算機技術來完善存儲設施，不僅要對傳統的紙質檔案進行存檔，同時還應該利用掃描儀掃描原始單據，并進行存檔，這樣在檔案查閱時就更加便捷，只要通過憑證號就能夠快速、準確、便捷地將需要的檔案調取出來。通過電子檔案備份能夠延長檔案的保存期限。另外，還應該提升會計檔案管理人員的專業素質，加強信息化建設，對檔案管理崗位的會計人員進行計算機信息化培訓和會計電算化培訓，不斷提升會計檔案管理人員的綜合素養。
四、結語
當前，高校財務部門面臨著新的挑戰，在內部控制制度的背景下，財務部門要加強對會計檔案的管理工作，將其當成核心的業務，并引入內部控制規范建設來強化會計檔案管理工作，讓會計檔案的管理效率和質量得到顯著提升，以此來適應當前社會的需求和環境變化。
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[關鍵詞]檔案管理科學方法檔案安全
中圖分類號：F761 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2017）11-0354-01
一、疾病控制中心的檔案規范化管理的必要性
近年來由于疾控中心改革的原因，科室變動較大，管理人員兼職，事務性工作任務繁重。每個科室設1名兼職檔案員，在收集及管理中不盡相同，為了工作方便，材料往往在個人手中，使檔案歸檔的不完整性突出。加強疾病控制中心的檔案規范化管理勢在在必行，根據《檔案法》及檔案管理規范規章，根據行業特點、工作性質，有理有據的制定部門和單位檔案管理規定，建立健全檔案管理工作制度，達到規范化標準，使檔案管理工作達到完整、準確、安全和有效利用的要求。
1、做好檔案管理工作的基礎前提是抓好上級發文的甄別和本單位公文制發環節。辦理文件過程必須按程序標準進行，存檔的文件，必須保證文件內文字字跡清晰、鮮明，文件真實、連貫性性強。
2、做好檔案管理工作要做好文件的歸檔。為了疾病控制中心檔案管理利用的最大化、查找方便化和案卷的完整化，保證“以本單位形成文件為主”，上級與同行單位文件為輔這一工作原則，并且重點明確對文件和資料進行分類歸檔。
3、做好檔案管理工作的重要環節是案卷的整理質量。案卷整理以利于分類、檢索、利用，按照本單位制定的檔案標準化管理的要求，不斷完善檔案質量標準。根據單位經濟情況，提升檔案計算機技術，逐步實施電子檔案管理工作程序，利于檔案有效利用。
4、做好檔案管理工作的服務，利于單位閱檔和借閱。建立健全檔案借閱制度及程序，按照規章制度制作 “檔案借閱登記表”，為查閱、借閱檔案的人員提供滿意的服務。對檔案信息利用效果要進行及時的跟蹤、統計，并進行電話回訪，進一步完善檔案信息資源有效利用效果的反饋機制。
5、檔案的安全是檔案管理的保障，應采取一定的防范措施，加強重點設施安全排查，避免安全事故的發生，明確責任，措施到位，確保檔案的安全性。
二、加強疾病控制檔案的規范化管理
疾病控制中心檔案的規模越來越大，社會發展越來越多樣化，檔案的內容越來越豐富，我們首先著手規范統一了各種傳染病、地方病、寄生蟲病流行報告、防治方案、規劃、總結；監測點、防治點數據記錄等有關材料；其次對傳染病爆發流行防治工作記事、照片、錄像、總結等文件材料提升；第三是對疫情報表和統計材料；環境衛生監測材料強化征集；第四擴大了射線防護、設計方案；實驗數據圖表、專題調查、總結報告、儀器制作有關材料，職業病危害現場調查、測定及勞動條件評價、職業病防治；急慢性職業中毒報告、報表及統計數據等衛生檔案的管理。
（1）疾控中心檔案工作納入每年考核目標，老師責任，建立檔案考核辦法，把檔案工作完成情況與個人掛鉤，使檔案工作人員更有責任心。
（2）凡需要歸檔的文件材料，必須遵循文件材料的自然形成規律，保持歸檔材料之間有機聯系，便于保管和利用的原則直接性系統整理，組卷。必須保證歸檔材料文件的完整性、真實性系統性。
三、檔案規范化管理后的收效與成績
1.疾控中心檔案管理工作規范化、制度化、有序化，使檔案入檔齊全，管理有序，提高了疾控的聲譽，促進了疾控中心的發展。在國家實驗室的評審中，提供了大量的資料和檔案。
疾控中心檔案資料齊全、系統，給科技人員的研究提供可靠的數據。近幾年來，疾控中心工作人員在國家級刊物430余篇，省級刊物330余篇，其中相當一部分與利用檔案資料有關。如“青島市食物中毒案例分析”，“青島市慢性病發病動態分析”等均在國家級刊物上發表。其中“青島市流感流行特點分析”以及“青島市艾滋病的探討”等均在查閱大量檔案資料，分析規律，并結合近年的發病新動向，開展研究工作。.對疾控中心186名專業技術人員建立了技術檔案，為全面、系統反映出專業人員技術水平、工作業績，在人才使用考核、評審職稱等方面提供了可靠依據。
四、疾控中心檔案管理工作的幾點感悟
1.疾控中心領導重視是搞好檔案管理的關鍵。由于領導重視檔案管理工作才會建立健全檔案管理體系，把檔案管理工作列入議事日程，在辦公用房和資金較緊張的情況下，增加對檔案工作的物資和經費的投入，這是搞好工作的重要保證。
2.檔案規范化和制度化是檔案工作的根本。搞好檔案工作，一定要規范歸檔范圍、檔案保管期限、檔案分類編號等。健全檔案各項規章制度，使檔案工作內容易操作，規范劃一。
我將在今后的工作中，牢牢把握“與時俱進，開拓創新”這個關鍵，把檔案信息資源開發利用作為工作重點，把創新作為一項長期任務。
——黃曉莉
各位評委、各位同事：
大家好！首先我要感謝公司領導給我這樣一個鍛煉的機會,不論這次成功與否，我都將獲益匪淺，對我今后做好本職有很大幫助。我今天競聘的是負責科技、會計、聲像檔案管理工作的四級職員崗位，我之所以競聘這個崗位，是因為我相信自己已經具備擔任這項職務的基本條件。
我叫黃曉莉，現年37歲，中專學歷，會計員職稱，原司辦檔案室檔案員。1991年我畢業于陜西省高等教育職業技術學校，工作后通過考試取得了中央黨校經濟管理專業學校大專學歷，先后從事過基層財務出納、內部銀行儲蓄代辦等工作，1999年調入檔案室從事會計檔案和聲像檔案管理工作至今。
一、對競聘崗位的認識
這次機關全員下崗，競聘上崗是企業精兵簡政，提高工作效率，整頓機關干部工作作風的一大舉措，作為機關的一名員工我積極響應和擁護，因為企業只有以市場為導向，抓品牌拓市場，抓管理增效益。才能提升企業的核心競爭力。[找材料到 --網上服務最好的文秘資料站點]
二、個人優勢
1、具有較強的會計理論知識和業務能力。本人自1991年中專畢業從事財務工作至今已經8年多了，1999年調入檔案室從事會計檔案和聲像檔案管理工作至今也有6個年頭，對國家金融政策、會計制度、業務流程等比較熟悉，會計知識、銀行業務技術功底扎實，實踐經驗豐富，具備良好的業務素質。
2、具有較強的檔案管理能力、組織能力和協調能力。我先后參加過鐵道部組織的檔案管理培訓班、總公司組織的《電子文檔管理》培訓班、鐵道部對我公司目標管理升級復查活動，積累了豐富的工作經驗，已經熟悉和掌握了公司的各項檔案管理規章制度，能夠輕車熟路地掌握各類檔案的業務技能，并得到集團公司檔案科和主管領導的一致認可。
3、取得助理會計師資格的我，具有任勞任怨的黃牛精神，作風踏實，具有一絲不茍的敬業精神，認真工作、思維活躍，為人正直善良,愛好廣泛，能歌善舞是我的強項。
各位領導，如果公司領導聘用我，我將充分運用我的會計工作經驗和會計管理知識，做好檔案工作。
三、履行職責的打算
1、明確職責。編制好檢索工具，嚴格檔案借閱、復印審批和保密制度，對到保管期限的檔案提出鑒定銷毀意見。積極開展檔案利用工作，自覺樹立為公司生產經營服務的意識，不斷加強業務敏銳性、服務預見性和工作的前瞻性，積極為公司各部門提供多方位、多層次的服務，確保檔案的查考工作快而準。
2、強化檔案業務管理。認真貫徹實施總公司的《檔案管理實際細則》并組織實施。把好收集進口關，提高公司檔案的整體案卷質量，確保檔案的安全和完整。
3、加強檔案信息化建設。通過去年總公司組織的《電子文檔管理》的學習，充分利用現代化先進的設施設備，配置檔案管理軟件，實現與機關大樓辦公網安全鏈接，實現網上檢索和檔案信息共享，為今后的文檔一體化管理打下良好基礎。
總之，我非常熱愛自己的工作。如果我競聘上了這個工作崗位，我將更加珍惜這次機會，并在今后的工作中，牢牢把握“與時俱進，開拓創新”這個關鍵，把檔案信息資源開發利用作為工作重點，把創新作為一項長期任務。我深信如果組織給我這次機會，我有信心，有能力干好這份工作，不辜負領導和同志們的期望。
管理人員素質低下，社會保險檔案管理人員的素質直接決定了檔案信息服務的質量,社保機構為了節約成本,很少聘用專業的檔案管理人才。大部分檔案管理人員都是身兼數職,一方面缺少專業的檔案知識,業務不熟練;另一方面對社保檔案管理的精力投入不夠,對參保人的資料不能及時歸檔和整理,損害參保人的利益的同時也大大降低了檔案管理的質量。
存在的問題
1、提高全民檔案管理意識。改善社保檔案管理首先要解放管理人員的思想,這就要求各級檔案管理部門要加強宣傳,增強全社會的社保檔案管理意識和法制意識。讓社會和管理人員深刻理解社保檔案管理的重要性和必要性,從而才能在思想上重視社保檔案管理,在工作中端正態度。在日常工作中,各級管理部門要協調共進,定期做好業務知識和經驗的交流,共同致力于探索高效科學的管理機制。此外,政府和人民的宣傳工作也要提上日程,在取得政府和人民的大力支持下,社會保險檔案管理事業才能蒸蒸日上。
2、建立健全管理制度。建立健全社會保險管理制度是管理工作有效開展的保障。針對多頭管理的現狀,社保部門要嚴格遵循《檔案法》和《社會保險法》的規定,設置統一的管理機構,實現管理工作的集中化。檔案行政管理和社會保險主管部門,盡快制定《社會保險檔案管理辦法》和《社會保險檔案分類大綱》及有關各門類社保檔案的《保管期限表》,以便各地社保部門科學管理檔案。構建完善的社保檔案管理體系,還需各基層管理部門做出努力,完善社保檔案鑒定、銷毀以及借閱和查詢等制度,在健全的管理制度保障下,確保各門類檔案的科學管理,提高社保檔案管理水平。
3、提高管理人員素質。社保檔案具有廣泛性、變動性、權益性和規范性四個特征,對社保管理人員的素質提出了很高的要求。因此,必須高度重視人才的引進、培養和管理人員素質的提升。一要建立健全用人機制,聘用專業的檔案管理人員;二要加強對管理人員的業務培訓,提高工作質量和工作效率;三要提高管理人員的職業道德素質,培養樂于奉獻、愛崗敬業的工作精神,為參保人提供優質的服務。業務精湛又精通計算機的管理人員為社會保障檔案管理的改革提供了智力支持。同時,把《檔案法》《保密法》和《社會保險法》列為社保檔案管理人員業務學習的重要內容,通過學習相關法律法規,增強他們做好工作的自覺性和責任感。
關鍵詞：職業院校 服務職能 檔案利用
職業院校中的檔案是對學校的歷史的記載，記錄著學校教學、管理、培訓等各方面的檔案資料，形成了大量對學校具有極大保存、利用價值的文獻。對檔案的管理就是對檔案資料分類整理的一系列管理活動。國家設立職業院校就是為國家、為社會培養當今社會所需的高技能人才。因此，國家重點建設發展職業院校，由此院校招生增加，檔案的資料種類繁多，檔案管理面臨著新的挑戰。面對管理的現狀，職業院校的管理工作應該充分發揮自己的各種職能，以更好地為學院服務，讓學院能夠更好地發展。
一、職業院校檔案管理工作現狀
1.檔案利用率低
在院校檔案的管理實際中發現，學校檔案的某些資料利用率并不高，還有一些資料的利用并不均衡，如對教學檔案的利用率達到30%，黨群類的檔案信息的利用率達到35%，而設備儀器檔案、出版檔案、技能鑒定檔案利用率只占1%。
在對學校檔案的推廣過程中，使用了微信這一載體，可其推進的力度并不大，甚至一些教師、學生根本不了解它的作用。學生在查找有關檔案資料時，也不能及時地反饋相關信息。在傳送有關科研方面的資料時，也容易出現被他人改動的重大問題。由于微信平臺水平低，以至于存在各種安全隱患，例如一些用戶會故意散播不利的信息、病毒，甚至會對科研資料進行改動，科研資料的真實性受到侵犯。同時，由于在信息的傳播時，可能會出現無法識別的情況，從而對檔案的信息用戶產生不必要的影響。
2.檔案的服務種類單調
職業院校在提供檔案信息時，必須回到學校，讓工作人員進行查詢，而非是建立檔案庫，對于某些用戶急需的檔案資料，卻又無法趕回學校時，不能及時獲得信息，而且在查詢檔案時也需要出示相關證件。這樣不僅不能滿足用戶的需求，而且嚴重影響工作的效率。
3.工作人員素質低
大多數學校都會建立服務平臺來管理檔案，但在使用過程中，發現有些工作人員，甚至某些高層領導并不重視。因此，在招聘管理人員時，門檻低，工作人員專業知識不夠，素質低。在一些專業性的科研信息管理上立刻就表現出明顯的不足，缺乏相關技術，管理經驗不足，工作效率低，信息傳送慢，進而出現更多的問題。還有一些工作人員的服務意識較差，不能及時解答用戶的咨詢，或者工作人員對相關信息不了解，無法解答。還有的人在用戶進行咨詢時，不注重與用戶的交流、溝通，造成用戶對這一部門的印象極差，部門的形象受損。在服務過程中，工作人員不重視服務方式，工作懶散，服務管理的效果不理想。
二、提高檔案管理服務水平的對策
1.建設網絡信息查詢服務平臺
在開展檔案管理服務工作時，首先要建造網絡信息查詢平臺，來提高工作的效率，當然可以使用微信服務平臺，但在使用時，一定要選擇適于信息傳遞的載體，同時要充分考慮檔案信息的特點，先對可能出現的種種情況進行分析，加以改善，提前預防，也要注意到網絡癱瘓時可能引起的問題，提出解決辦法。建立平臺首先需要考慮到的就是平臺的穩定性，能夠將信息及時發送，同時保障不會出現信息的安全問題，提高工作的效率。
2.保障資料的準確性
要提供良好的服務，信息的準確性是最基本的要求，不僅要對平臺的建設有技術要求，而且還要保證信息的及時性。通過利用現有的技術，過濾出不利信息與帶有病毒的信息，維護正常的信息，職業院校進而對這些信息進行分類，建立獨特的信息系統。
3.加強教育培訓與宣傳
要培養優秀的管理檔案信息的技術型人才，通過各種形式開展檔案信息的培訓活動，幫助管理人員學習更多的專業知識與技能。開展管理人員的交流活動，鼓勵管理人員學習新技術，營造良好的學習氛圍。
加強工作的宣傳，可以通過舉辦各種展覽，來展現檔案資源的文化價值。
4.提高服務管理工作人員的素質
提高檔案管理工作的整體形象，重點是要培養高素質的工作人員。管理檔案，不僅要建立管理機制，而且要對服務人員進行培訓。學校可以聘請專業人員進行管理，也可讓專家定期到學校進行培訓，提高服務人員的專業素質。還可以開展各種優秀檔案管理的學習活動，更好地提高服務人員的素質。加強工作人員的服務意識，為用戶提供更好的服務。
5.提高工作效率
今時代是科技高速發展的時代，所有的工作要求都要高效率、高收益，速度快、效率高必然是未來發展的趨勢。在進行檔案信息的錄入時，為了保證信息的安全性，要建立計算機防護系統，對重要的信息備份。同時建立檔案信息的數字化檔案庫，方便對信息的下載，提高工作效率。
6.增加服務渠道
在網絡時代，我們應該充分利用網絡的各種優勢，豐富我們的服務方式。但這并不代表我們要拋棄原有的服務方式，例如，工作人員親自辦理，或是可委托他人辦理的服務方式都可保存下來。同時增加新的服務方式，可以利用電話、QQ、微信等方式解答用戶的問題，并利用各種傳送介質的載體向用戶發送所需資料，以此節約雙方的時間。我們還可以對檔案管理進行展覽，例如，以設立網頁專題、在學校內展覽區展覽等方式進行，以此來加深大家對檔案管理工作的了解，讓用戶可以通過多種方式來解決他們的問題。其次，工作人員可以將各種信息存入電腦，并編寫好目錄，將信息進行分類整理，方便用戶的查詢。
三、小結
目前職業院校的管理水平不斷提高，院校內的檔案資料種類、數量也更加豐富，雖然各種服務手段也進一步完善，可服務職能仍舊處于低水平的狀態。本文針對各種問題和安全隱患，提出了各種對策，希望有利于改善當前的情況。職業院校在進行檔案管理服務時，首先要對相關工作人員進行培訓，充分利用現代科技對檔案信息進行管理，提供良好的服務，增強管理人員的服務意識，加強工作人員與用戶的交流、溝通，提高使用檔案的效率。
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關鍵詞：智慧檔案 信息安全 檔案管理
隨著社會進程的不斷向前推進，人類正逐漸從檔案管理的傳統時代走入數字時代，并在數字管理模式不斷推行和普及的過程中慢慢走向智慧時代。但是對于檔案管理這項工作而言，無論具體采取什么樣的模式、使用如何的管理方法，檔案信息安全問題都是其無法繞開的關鍵性一環。
一、何謂智慧檔案
智慧的一個重要表現特征是“獨立”，而“智慧檔案”的概念從根本上延續了這樣一種特征，成為能夠實現獨立管理和運行的，基于智慧時代、智能化兩大背景所提出的概念，是伴隨著云計算、互聯網+以及大數據分析等技術逐漸被應用于檔案管理領域而生成的一種智能化的檔案管理模式和手段。從其所呈現出的基本特征來說，智慧檔案具有強烈的開放性，是基于多樣化技術的融合而展開服務與管理的技術集合；也是能夠打破檔案擁有者或所屬管理區域、地域和時空上的界限，進行高度共享和信息傳輸的資源整合機構；更是一種能夠不斷吸收新資源、整合舊資源，依靠對外在形勢和信息內容不斷吸收、整合來實現自我更新和模式遞進的可持續發展系統。而且從其展開服務的對象，以及生存與發展的必然性來說，所呈現出強烈的以人為本的特征，即意味著其一切發展、規劃、細節設置和戰略選擇都必然基于社會大眾對于智能化、服務性的心理需求，也意味著其管理必然更加具有針對性。
二、智慧檔案的信息安全范疇
（一）信息傳輸安全
智慧檔案之所以會給人們生活帶來一定的便捷、給所有檔案管理工作人員帶來快速和高效，離不開基于網絡和數字信息所產生的傳輸性。當今社會大量的檔案信息通過云端存儲、通過計算機在四通八達的網絡當中進行點對點、甚至點對面的傳播，而這其中絕大部分信息都是具有一定隱秘性、不可對外泄露和公開的內容，一旦云端被攻克，或個人信息傳輸記錄被網絡漏洞所竊取，那么隨即而來的就是檔案信息安全性的全面喪失。所以說，智慧檔案的信息安全首先包括的是傳輸安全。
（二）信息介質安全
檔案信息之所以會面臨危險，除卻上文所提到的傳輸漏洞外，還有諸多來自客觀環境及人為的介質因素。當網絡和計算機技術成為智慧檔案生成的重要載體時，以計算機為代表的硬件設施，安全與否、其抗災害能力如何就成為關系到檔案安全的重要因素。舉例來說，檔案存儲的外在介質，當遭遇到不可抗力災害（地震、火災或其他類型的自然災害）時，其固有的信息數據很有可能隨著外在介質的被破壞，或遭到嚴重的損害；再比如進行信息數據維護的工作人員一旦出現擅離職守，或工作失誤對計算機操作和檔案管理系統造成數據損壞、導致其無法還原和備份時，便極容易造成智慧檔案獨立運作系統的全盤崩潰。鑒于此，智慧檔案生成和管理過程中所涉及到的各類介質以及工作人員的良性操作就成為維護其檔案安全的重要因素和環節。
三、智慧檔案的信息安全提升路徑
檔案管理的信息化、數字化和智能化進程是其不斷發展并實現自我更新的必然趨勢，但如何在延續和秉承這樣一種發展歷程的基礎上，維系其信息安全，實現智慧與安全的和諧與平衡，是長久以來我國眾多業內專家和科研工作人員始終專注于探討和研究的重要議題。筆者認為“安全”是一個相對概念，就如同意識形態中的正確與否并不是某一種絕對值，是基于一定的參照對象而產生的一種評判標準一樣，所以“安全”也是一個相對而生的概念。因此，對于智慧檔案的信息安全，只能在原有管理模式上不斷提升其安全指數，無法實現絕對安全、一勞永逸。
（一）重視智慧檔案信息安全內涵，加強相關安全業務培訓
基于上文中所提到的智慧檔案的信息安全范疇，故而加強對于智慧檔案信息安全的維護主要就是保障信息內容的完整性、可用性以及嚴密性。同時相對于傳統紙質檔案只限于紙質載體媒介的客觀形式，智慧檔案則將存儲介質擴充為光盤、硬盤等一切可以用于存儲數據的電子化載體，這就使得對其的安全性維護變得更加復雜與艱難；同時現階段電子設備更新換代的頻率日趨增高，在軟硬件設備交替的過程中，其固有的用于存儲電子信息和數據的載體是否能夠完整地保留到下一個時代卻是一個未知數（無數年前用于聽取音樂的磁帶因為錄音機的停產和消失，已經推出了歷史舞臺，而且近年來傳統CD和DVD隨著數字影像的傳播也開始呈現出消退的趨勢）。
鑒于此，相關檔案管理部門務必及時展開有關檔案信息安全的業務培訓，重視安全內涵、強化安全意識。從理論和實踐兩個角度出發，在提升其理論素養、促使廣大工作人員從理論上了解我們當今社會技術和科技的發展趨勢的同時，還要從實踐操作的角度加強其基本的業務技能，提升其有關計算機網絡應用技術、云端、大數據等的操作使用本領，強化自身的技能水平。此外，檔案管理人員個人的職業道德、敬業態度也是檔案安全鏈條中的重要一環，如果不加強對于自我嚴謹性的要求，那么人為原因造成的檔案管理疏忽，所帶來的損失亦是巨大的。
（二）打造互聯網+物聯網的安全監控體系
所謂的物聯網就是物物相連而形成的網絡，近年來頻繁出現在生活中的“二維碼”就是一個簡單的物聯網形式，是能夠讓任何物品都能夠有效地和網絡發生關聯，快速實現定位、監控和管理的重要方式之一。那么將其與檔案管理相結合，就能有效實現對于檔案信息的追蹤定位、對于維護其安全、生成具體的安全監控體系具有十分重要和直觀的作用。而要想完善智慧檔案的整個監控網絡還需要從以下兩個角度來開展和推進。
首先，對檔案管理機構進行全方位立體監控，包括人口密集區、重要進出口通道以及檔案借閱和查詢大廳、微機室等。監控攝像頭的設置要以靈活性和流動性為主，重要場所要實施多重控制，將指紋、門禁以及電子信息警報器等通過有效的程序設置，開發出對于安全隱患出現的警報功能。其次，構建重點檔案網絡，現階段國內的很多檔案都是“斷本”產品，一旦被損壞或丟失后果不堪設想。因此針對重點檔案要著重采用互聯網標簽和物聯網系統，在維系日常的監控設施基礎上，應善用網絡進行追蹤管理，使其不游離于檔案管理的網絡，一旦出現非常規走向，便可立刻在網絡系統中做出警告和提示。
（三）云端分級，劃分共享和安全指數
檔案云端雖然是能夠實現網絡共享和平臺公用的非常有效的檔案管理方法，但是其所埋伏的有關信息泄露的安全隱患也是十分令人惶恐和擔憂的。作為智慧檔案的重要操作平臺，為了維護其內部的信息安全，需要將傳統的政務專網與物聯網和互聯網相結合來進行管理，通過彼此間的相互獨立運作，來保障檔案信息的安全、獨立、不為外界所竊。而要想實現這一點，則要構筑嚴格的云端分級系統，將其內部所置檔案信息的可共享程度、安全指數進行一定程度的劃分，核心程度和密級要求越高的信息內容越需要置于與外界相互隔離的核心平臺進行存儲和管理；而對于安全要求和密集程度較低的非核心性檔案則可以利用普通的云端進行管理。這樣將有助于實現檔案管理過程中云端共享和安全維護的所能融合共生的最大化。
（四）適時安全備份，降低風險指數
非人為的不可抗力因素，是能夠對檔案信息安全造成重大損害的癥結之一。計算機網絡硬件故障、各類自然災害和不可預估性事故一旦出現對于檔案，尤其是“孤本”檔案所造成的危害無疑是致命性的。其不僅會威脅到檔案信息本身的完整性，更會影響其使用價值以及日后可用性，所以在提高智慧檔案的信息安全性同時，還要適時做好數據安全備份工作，以備不時之需。筆者建議檔案工作者可對檔案信息進行多重備份，并定期進行數據在線、脫機模式下的雙重檢驗。備份至云端的數據需要及時構筑防火墻藝術、數字驗證碼及密碼校驗技術和入侵檢測技術來為其安全性提升打下籌碼。同時為了避免出現“一用皆可、一損俱損”的狀況出現，數據的備份還要充分考慮到原始數據所處地區可能會誘發的各類自然災害或是其它會威脅到檔案安全的因素，并基于此搭建異地備份平臺，必要時需要增加一定的資金和設備投入，來完善對于兩地同其檔案的備份與數據更新，以備突發事件下的特殊需求。
綜上所述，智慧時代的檔案信息呈現出一系列的優勢與特點，但其中也存在著如何提升其安全性的問題。筆者認為，智慧檔案是從原始管理到數字時代，再由數字時代進化到智能時代這種必然發展趨勢下的必然產物，要想維護其安全性，就要在理解其內涵的條件下，從數據備份、云端分級和物聯網監控等多重角度打造共性的安全系統維護網絡，從而讓檔案建設事業不斷發展的同時，進一步實現進步與安全的平衡，為我國的現代化檔案管理事業提供更多的發展可能性。
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城建檔案是城市規劃建設和管理的主要依據和條件，城建檔案的管理水平是城市管理水平高低的衡量標準之一，是城市管理科學化的主要渠道[1]。城建檔案優化管理，是城市人們正常生活的保障，人們生活中所涉及到基礎設施建設檔案的正確性與完整性，直接作用于人們的正常生活。城市檔案是預防自然災害，減少城市損失的重要基礎。城建檔案在社會主義經濟發展過程中，占據舉足輕重的地位，完整的城建檔案是城市在破壞后及時恢復與重建的依據[2]。城建檔案從科學的角度反映城市的發展規律，是城市科學研究與發展的重要信息資源。城建檔案集中反映城市規劃建設和管理的過程，對于城市規劃與發展以及城市建設科學研究水平具有重要作用。1960年在城市建設基本建設檔案規劃中，明確城建檔案范圍包括工業建筑工程、民用建筑工程、交通運輸工程、市政工程以及城市規劃五分方面[3]。其中國城市規劃檔案包含城市基礎設施建設檔案、城市規劃檔案以及國土整治規劃檔案三大方面。城建檔案管理工作具有綜合性、完整性、專業性以及特殊性的特點，城市的本身就是一個綜合體，城市規劃的各項工作以城市為基礎展開。基礎設施項目在建設過程各項內容相互交錯，通過單行工程互相配合，實現城市規劃以及城市規劃管理工作。基于城市規劃的綜合性，城建檔案管理工作必須要與城市規劃需求相符合。工程項目建設項目眾多，涉及內容甚廣，城市規劃發展與建設需要基于城市的歷史情況開展，因此檔案在管理過程中應注重其完整性。城鎮檔案項目具有專業性特征，因此在開展管理工作時，必須要注重檔案的專業區分，保證其專業性特點。城市規劃中，以特殊性事件為對比，規避傳統規劃過程中存在的弊端[4]。因此城鎮檔案管理工作在開展過程中，應注其特殊性，為城市規劃發展奠定基礎。
2城建檔案管理在城市規劃中存在問題
2.1城建檔案利用意識不強
城建檔案伴隨著城市的發展而產生，在城鎮規劃中發揮著重要作用。檔案管理不僅在于保存，發揮檔案信息價值才是檔案管理工作的真諦。當下社會人們對檔案利用意識較低，一定程度上影響城市現代化建設與發展。城建檔案管理工作是城市現代化建設、改進以及管理的依據，在城市規劃建設之前，將城建檔案作為參考依據，避免及建設過程中產生不必要的浪費。由于我國城鎮檔案管理工作起步較晚，相關系統建設處于發展階段，導致檔案意識不強的現象產生。檔案利用意識不強直接影響城鎮檔案作用的有效發揮，對城市規劃產生一定負面影響。
2.2城建檔案管理制度不健全
城建檔案管理制度不健全的根本原因在于城建檔案并沒有形成行之有效的檔案管理機構，導致檔案管理的各項工作無法落實，行政執行力缺乏，檔案管理組織系統與工作任務內容不符，難以形成上下統一，兼具系統性以及全面性的管理系統。基于此種管理體系，難以對城建檔案管理工作進行專業的指導，使之與城市規劃需求不匹配，難以發揮城建檔案管理工作在城市規劃中的重要作用。
2.3城建檔案信息化建設落后
智慧城市的建設，對城市管理各項工作提出新要求。城建檔案作為促進城市現代化發展的重要信息基礎，其信息化建設的重要性不言而喻。然而在實際建設過程中，由于決策層的不重視、設備配備不到位、城建檔案管理專業性、規范性以及標準化等不達標，導致城建檔案管理信息化建設相對滯后。
3改進城建檔案管理在城市規劃中應用對策
3.1加強宣傳引導，強化檔案利用意識
擴大檔案的影響力，使群眾了解城建檔案在日常生活中的重要性，以此強化群眾檔案利用意識，提升城建檔案在城市規劃中的利用率。檔案是依法治國的重要基礎，強化人們的檔案意識是提升人們法律意識的方法之一。基于法律保證，宣傳檔案正確利用的重要意義，強調忽略檔案利用而造成的經濟損失現象，通過對比的方式強化人們的檔案利用意識。在此過程中，城建檔案管理部門應充分挖掘城建檔案信息資源，發揮城建擋在城市規劃中的作用，讓人們在利用檔案的過程中受益，以此強化人民的檔案管理意識，促進城市檔案的利用，推動城市規劃建設發展。
3.2依據法律法規，健全檔案管理制度
基于城建檔案的重要性，我國已經出臺關于城建檔案管理的相關法律法規，如《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國城市規劃法》、《建設工程質量管理條例》、《科學技術檔案工作條例》等。城建檔案管理工作在開展時應以國家相關法律法規為基礎，健全城建檔案管理制度，保障檔案管理工作的制度化、專業化以及規范化。加大城建檔案法律法規的宣傳，普及城建檔案的法律意識，將檔案管理工作上升至法律層面，落實檔案管理工作人員的責任以及工作內容，保證檔案管理的專業性和完整性質。政府在這一過程中應充分發揮自身職能，強化檔案管理工作的權威性，降低社會上違反城建檔案法律法規現象的產生。
3.3拓寬應用渠道，完善檔案信息系統
城建檔案管理信息化、智能化建設是智慧城市建設的重要體現，也是城建檔案適應社會發展與進步的關鍵。城建檔案信息化建設，需要轉變傳統檔案管理觀念，以現代化城市規劃與建設需求為基礎，建立城建檔案信息化平臺管理。檔案信息化建設實現辦公自動化，強化檔案管理、收集以及利用各個方面。強化城建檔案宣傳力度，拓寬檔案管理應用渠道，實現城建檔案信息資源共享，有效發揮城建檔案在城市規劃中的重要作用。城建檔案信息化管理，強化檔案管理質量效率的同時，提升城建檔案管理工作的服務水平，滿足城市規劃的實際需求。
4結語
在城建檔案管理工作中，結合城市規劃的具體情況，促進城市現代化以及信息化建設。在檔案建設過程中，強化管理效率和管理質量，使城建檔案管理工作與城市規劃發展相符合，進而推進智慧城市建設與發展。
參考文獻：
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[2]周惠英.謀定后動厚植優勢———杭州市城建檔案館基于新時代智慧檔案館建設的創新實踐[J].浙江檔案，2018（3）.
一、形成及其相對封閉性
國土規劃數字檔案館管理對象是國土檔案，即國土資源部門在日常工作活動中形成的具有保存價值的文字、圖紙、照片、聲像、實物等不同形式和載體的歷史記錄①。由于檔案類型多樣，形態差異大，質地多樣，管理國土檔案存在一定的困難。20世紀90年代，在國家信息化策略推動下，國土規劃部門開始檔案數字化工作，建立數字檔案目錄，使用計算機進行檢索利用等。進入21世紀初，目錄數據庫已經完成，全文數據庫不斷增多，形成了大量的國土檔案，相關管理部門開始建設國土檔案管理系統，并不斷進行改造、升級，形成了比較成熟的國土檔案信息管理系統。
近10年來，尤其是在《國土資源信息化“十二五”規劃》的引導下，數字檔案館基本建成。如武漢市國土規劃數字檔案管理系統、山東省濟寧市國土一張圖檔案管理系統、安徽省安慶市可視化城建檔案管理系統等結合自身工作職能，稱謂“不同的數字檔案館”。目前，全國范圍內，國土規劃數字管理系統不僅能夠滿足特定區域內國土資源系統檔案管理的實際需求，而且能夠滿足T級檔案信息數據的可靠存儲和快速檢索，對土地、地質礦產、測繪、綜合文書、聲像等各大類檔案數據進行統一集中管理，實現了國土檔案數、圖、文“一體化管理”。②近年來，國土檔案管理系統通過與GIS技術的結合，形成了“空間庫、目錄庫、圖文庫”三庫合一的數字檔案館管理模式，不僅將電子公文流程形成的電子檔案、檔案數字化后形成的檔案進行統一管理，而且具有統一的檔案管理平臺和檔案利用平臺，實現了檔案利用的電子化、平臺化，初步建成了國土規劃數字檔案館。這種數字檔案館，通過與規劃部門、土地管理部門、測繪部門等的結合，形成了一個開放的數字檔案館生態系統。
應該說，從國土檔案到國土檔案信息管理系統，再到國土規劃數字檔案館生態化，是計算機技術、通信技術、GIS等現代信息技術發展的必然趨勢，也是國土規劃管理部門不斷創新的結果。然而，目前看來，國土規劃數字檔案館生態系統是一個相對封閉的系統，主要體現在：以管理為主，利用為輔；以系統內部使用為主，公共使用為輔；以土地規劃為主，與其他部門的結合有限；以區域內利用為主，全國范圍內的整體使用尚未形成。也就是說，數字檔案館的功能集中在工作人員對檔案信息資源的管理，主要是單位內部國土規劃部門使用，面向社會公眾、面向其他管理機構、面向全國銜接的統一平臺尚未建立，導致了國土資源規劃數字檔案館檔案信息的“管理”與“利用”和“輸出”與“輸入”存在著不平衡現象。這種現象的產生，一是因為數字檔案館建設的時間不長，其功能的完善需要時間；二是因為從已有的檔案管理系統開發成數字檔案館是一個質的飛躍，這在不少單位并沒有清晰的概念。
因此，需要充分認識國土規劃數字檔案館生態系統的開放性，促進其快速成熟。數字檔案館生態系統是“數字檔案館空間范圍內的人與其生存的環境相互作用而形成的統一復合體”，“是用生態系統的概念、理論和方法研究數字檔案館的結構、功能和管理運作”③。據此，國土規劃數字檔案館生態系統是一個由人、國土數字檔案信息資源、地域環境等要素組成的完整統一體。國土規劃數字檔案館作為一個有機的生命體，不僅涉及該生態系統的形態結構，而且存在結構要素及其相互之間的關聯，以及工作人員與數字檔案館生存環境之間的相互協調，從而實現數字檔案館檔案信息的“管理”與“利用”和“輸出”與“輸入”之間的平衡。
二、開放性是基本體現
檔案館在社會中是一個獨立存在的個體，是社會的一個組成部門，它存在于社會之中，受社會的制約，同時也對社會產生作用，具有社會服務性。檔案館不同于檔案室，它保管檔案的目的不是為某一單位、某一系統小范圍服務，而是為社會各項工作提供服務。它的服務范圍大而廣，面向社會各個方面，遍及機關、團體、企事業單位和公民個人，④這是自19世紀40年代至今檔案開放的基本結論。數字檔案館的本質是檔案館。數字檔案館是利用各種信息技術手段將原有的館藏檔案數字化，并收集、采集、捕獲有價值的數字檔案信息資源，通過網絡技術建立分布式、跨地域的有序的檔案信息資源管理系統；該系統以數字檔案信息資源為基礎，以信息技術、網絡技術、數字技術、多媒體技術等為平臺，以用戶需求為根本，提供各種信息服務。⑤國家檔案局的《數字檔案館建設指南》⑥指出，數字檔案館的四項基本業務功能“收集、管理、保存、利用”，一旦缺乏廣泛的、本機構以外的“利用”環節，便不能稱為數字檔案館。基于這種認識，國土規劃數字檔案館理應是服務社會大眾的檔案館，是大眾利用國土資源信息的開放性的窗口。
1.是自然生態系統基本法則任何一個自然生態系統都是開放的，有輸入和輸出，而輸入的變化總會引起輸出的變化。雖然輸出并不是立即變化，有時會延遲，但是決不會趕在輸入之前。輸出是輸入的結果，輸入是原因和源頭，兩者呈現一種動態的平衡。⑦信息生態系統中，信息的生產者、傳遞者、分解者、消費者與外界環境之間的信息交換，構成了一個信息生態循環。⑧數字檔案館生態系統作為人與其生存環境相互作用而形成的統一復合體，與外界環境有著不斷的交流，其自身處于不斷輸入和輸出的循環往復之中，通過信息傳遞和價值轉化不斷地與外界進行交流，包括機構、人員之間的相互交流與合作，這是自然生態系統的基本法則。
2.是技術發展的必然產物20世紀60年代以來，隨著全球范圍內“第三次浪潮”的興起，信息技術對檔案工作產生了極大的沖擊，對數字檔案館的產生和發展產生了重大的驅動作用。近年來，計算機技術、信息處理技術、信息可視化技術、存儲技術、網絡技術以及web2.0技術、云計算技術的發展，為數字檔案館的建設和發展提供了技術支撐平臺。在一定程度上，數字檔案館是現代信息技術發展的產物，也是集成了眾多現代技術的復合系統。國土規劃數字檔案館生態系統在建設過程中主要依托3S技術、物聯網、ArcGIS、WebService等先進技術，這些先進技術在國土規劃數字檔案館開發應用，本身就是一個種開放性的體現。同時，這些技術不斷更新、升級，早期的國土檔案數字化也不斷發展成國土規劃數字檔案館生態系統，不僅體現了技術的推動作用，也展示了國土規劃數字檔案館的開放性。
3.是落實民生政策的必然要求自2007年黨的十七大召開以來，各級政府部門紛紛將民生問題與部門職能相結合，形成了全社會關注民生、重視民生、保障民生、改善民生新局面。國家檔案局頒布的《關于加強民生檔案工作的意見》提出，要建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系和服務人民群眾的檔案利用體系。顯示了我國在推進政治民主化、打造陽光政府、滿足公民信息獲取過程中所做出的積極努力，也為進一步發揮檔案信息資源社會價值、實現檔案信息共享邁出了堅定步伐。國土規劃數字檔案館保存有國計民生的重要檔案信息。例如，征地文書、土地調查、土地登記、違法占地處理材料等，詳細地記錄了土地開發利用過程的基本情況。這些信息不僅是確定土地權屬的依據，也是征地、處理糾紛的依據，還是土地科學規劃利用的依據。從這個角度看，落實民生，也必須將國土規劃檔案館設計成一個開放的生態系統。
三、進實踐應用
國土規劃數字檔案館生態系統的開放性符合數字檔案館本質與時展潮流，有著堅實的理論基礎，也有著廣泛的實踐應用。
1.應用視角
(1)多目標不同的使用者，對同一檔案信息有不同的使用需求。例如，國土規劃數字檔案館的人口信息，可以用作學區規劃，也可以用作住房區規劃等。檔案資源具有多目標的使用特性，從而大幅度地提高了開放國土規劃的檔案資源的價值。
(2)多內容國土規劃數字檔案館含有豐富的專業化檔案信息資源，在開放性的視角下，可以將不同來源、不同載體的檔案信息資源進行整合。例如，同一主題下不同載體（紙質和聲像）檔案進行整合，或透過共同的地理坐標系統將各種不同主題的檔案資源套疊，以方便對檔案信息的深度挖掘，并逐步形成良好的生態環境。
(3)多途徑國土規劃數字檔案館擁有調查、收集、整理的專業檔案，是真實、完整、可靠的檔案信息資源，為利用土地的不同機構（尤其是政府機構）和個人提供了保障。例如，有關機構進行土地規劃、旅游規劃、商居土地投入或個人進行土地置換、拆遷補償等，就可以通過專業數字檔案館的平臺進行咨詢利用。通過協調“管”與“用”的關系，形成良好的生態平衡。(4)多范圍公路建設選線、垃圾場選址、工業發展區區位規劃等空間選址，均需要利用國土規劃數字檔案館生態系統的支持，再配合專業的數據庫，整合專家系統，出臺建設規劃方案，分析各種方案的優缺點，從而使決策的過程更加科學化。國土規劃數字檔案館整合了龐大的國土及規劃專業檔案信息，通過該數字檔案館生態系統不斷與外界進行信息交換，有利于未來空間發展。
2.應用重點
(1)與政府部門相結合，實現生態系統的區域開放性為政府部門規劃服務是國土規劃數字檔案館生態系統的基本任務。2014年以來，國家發展改革委、國土資源部、環保部和住建部在28個市縣開展了“多規合一”試點。⑨隨之，其他市縣甚至一些省級行政區也陸續提出。究其實質，“多規合一”就是國土規劃數字檔案館與政府部門結合，不同的政府機構利用數字檔案館平臺，消除原有的市縣規劃下的自成體系、內容沖突、缺乏銜接協調等問題，以此來提升政府對于土地空間的管控能力，促進國土空間集約、高效、可持續利用和規劃管理。國土規劃數字檔案館生態系統開放性應用最早體現在政府規劃方面。在國土規劃數字檔案館建設以前，由于政府部門之間的“信息壁壘”，各種與規劃相關的信息無法及時地傳送，沖突時有發生。國土規劃數字檔案館擁有精準的土地檔案信息等資源，通過信息的及時推送，打破了政府部門之間的“信息壁壘”，實現了國土資源與管理機關與政府其他部門之間的信息共享，進而為政府各部門之間搭建起了“橋梁”，形成了節約型的生態系統。
(2)與“智慧城市”相結合，實現生態系統的整體開放性為“智慧城市”服務是國土規劃數字檔案館生態系統功能的拓展。近年來，國土檔案管理系統通過與GIS技術的結合，形成了空間庫、目錄庫、圖文庫三庫合一的數字檔案館管理模式。例如，陜西省西安市勘察測繪院建立了規劃用地檔案管理的GIS系統，科學管理大量征地信息和檔案資料⑩；安徽省安慶市城建檔案館通過融合城建檔案管理規范、著錄規范和GIS技術，研制開發了“可視化城建檔案管理系統”；山東省濟寧市國土資源局建立的“國土一張圖檔案管理系統”，實現了國土檔案“數、圖、文”一體化管理；武漢市國土資源局開發設計了國土規劃數字檔案館，初步實現了國土規劃數字檔案圖文一體化查詢。隨著城鎮化進程的加速，我國城市人口激增，交通等問題開始凸顯。國土規劃數字檔案館為加強城市管理，為“智慧城市”建設提供了框架和基礎。“智慧城市”絕不僅僅是實現城市的智能化，還包括人的智慧參與、以人為本、可持續發展等，具有豐富的內涵。國土規劃數字檔案館生態系統的整體開放性就是與“智慧城市”建設全面結合，充分展現國土規劃數字檔案館生態系統的開放性建設在“智慧城市”建設過程中的重要地位，全面實現檔案信息與地理信息、社會信息的融合與共享。例如，與實時路況結合，實現智能交通；與遺產資源結合，實現歷史遺產的保護；與旅游資源結合，推動旅游業的發展等。總之，國土規劃數字檔案館生態系統與不同行業、系統或空間的結合，創建“互聯網+”國土規劃數字檔案的空間，衍生出基于國土規劃數字檔案館生態系統的新平臺，從而推動“智慧城市”的發展。